Presentatie Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst

18
2 juli 2022 17 juni 2009 Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst

description

Presentation Trusted Digital Repository, aimed at members of Kennislab and the Governemental Departments

Transcript of Presentatie Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst

Page 1: Presentatie  Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst

10 april 2023

17 juni 2009

Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst

Page 2: Presentatie  Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst

10 april 2023

Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst

Ontwikkelingen

.Sinds eind jaren Negentig steeds meer digitale

informatie in archieven

.Bewustwording van risico’s voor digitale informatie

.Bewustwording van de rol voor de archiefdienst ten

aanzien van beheer en behoud van digitale

informatie

Page 3: Presentatie  Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst

10 april 2023

Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst

De GARantie voor duurzame toegankelijkheid

Filmpje

Page 4: Presentatie  Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst

10 april 2023

Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst

Wat nu?

.Het gemeentearchief heeft twee opdrachten:

. Als informatiebeheerder van Rotterdam, klaarstaan

voor de digitale informatie (foto’s, websites, archief)

. Zorgen dat de overheid nog iets te bewaren heeft

Page 5: Presentatie  Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst

10 april 2023

Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst

Digitaal depot?

Waarom zelf een Digitaal Depot ontwikkelen?

Is toch gewoon een ICT oplossing op het gebied van

opslag?

Is volgens die aardige meneer van mijn ICT

leverancier gewoon in

te kopen…

Page 6: Presentatie  Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst

10 april 2023

Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst

Digitaal depot?

.Maar houdt dan wel rekening met:

Page 7: Presentatie  Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst

10 april 2023

Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst

Start E-depot GAR (2004)

Het opzetten van de functionaliteiten voor een digitaal

depot, bestaande uit:

. instructies,

. procedures

. Opgeleide medewerkers,

zodat de archiefinstelling digitale informatie in een

goede, geordende en toegankelijke staat

kan beheren, acquireren en ter beschikking stellen.

Page 8: Presentatie  Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst

10 april 2023

Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst

Verschil papier en digitaal?

.Vooraf maatregelen treffen = op tijd

.Achteraf maatregelen treffen = misschien te laat

.Preserveren, van passief naar actief beheer

Page 9: Presentatie  Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst

10 april 2023

Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst

Ondertussen bij de overheid…

.Veranderingen in informatiebeheer:

. “Post” gaat niet meer lineair de organisatie door

positie DIV verandert

. Processen worden anders ingericht

organisaties veranderen

. Ambities veranderen

transparante overheid, e-loket etc.

Page 10: Presentatie  Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst

10 april 2023

Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst

Nieuwe uitgangspunten

.Uitvoering geven aan het record continuüm

. Informatie koppelen aan stappen in het werkproces

.Duurzaamheid en de factor tijd meenemen in de

automatisering (Informatie blijft betrouwbaar, volledig, integer

en toegankelijk)

Page 11: Presentatie  Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst

10 april 2023

Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst

Digitaal Depot in relatie tot andere systemen

.DMS en RMS vormen een service om digitale bestanden die

door het concern worden geproduceerd te beheren

.DMS en RMS vormen een service die bewaar- en

overdrachtstermijnen bewaakt

.DMS en RMS geven geen garantie voor de toegankelijkheid

en bruikbaarheid op lange termijn van digitale data

Page 12: Presentatie  Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst

10 april 2023

Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst

Bedreigingen voor digitale informatie (1)

.Onverenigbaarheid van systemen en formaten

.Vergankelijkheid van opslag media

.Gebrek aan adequate metadata om relevante

digitale informatie te vinden en de authenticiteit te

garanderen

.Opzettelijke of onopzettelijke menselijke fouten

.Afhankelijkheid van leveranciers en technologie

.Discrepantie in de mate waarin een organisatie

klaar is voor het preserveren en ontsluiten van

digitale informatie

Page 13: Presentatie  Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst

10 april 2023

Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst

Bedreigingen voor digitale informatie (2)

Vierde dimensie: TIJD

Page 14: Presentatie  Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst

10 april 2023

Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst

Gevolgen van informatieverlies

.Bedreiging voor de transparantie van het bestuur, de administratie en de

dienstverlening van de overheid

.Bedreiging voor de betrouwbaarheid en de verantwoordelijkheid van de

overheid

.Risico van verlies aan bewijskracht

.Risico van verlies van historische identiteit

Page 15: Presentatie  Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst

10 april 2023

Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst

E-depot Concern als service voor duurzame opslag

. E-depot verzekert de betrouwbaarheid, toegankelijkheid en bruikbaarheid van overheidsinformatie op lange termijn

. E-depot ondersteunt een grote variëteit aan digitale formaten uit zeer uiteenlopende bronnen

. E-depot biedt on-line toegang tot de informatie

. E-depot beheert een uitgebreide set aan metadata

. E-depot ondersteunt alle archiveringstaken (beheer, behoud en beschikbaarstelling)

Page 16: Presentatie  Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst

10 april 2023

Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst

E-depot Concern als service voor duurzame opslag

PC’s en Netwerk(e-mail, documenten en files)

opslag

Actieve documenten

Inactieve documenten

RDMS

Gemeentelijke systemen

Legacy systemen en data

Gemeentelijke websites

Scanning en imaging

E-depot Concern E-depot GAR

Private schenkingen

Page 17: Presentatie  Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst

10 april 2023

Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst

E-depot Concern biedt:

.Duurzame opslag elektronisch dossier

.Duurzame opslag relevante zaakinformatie

.Beschikbaar stellen relevante onderdelen

Benaderen als serviceAfspraak over input en outputAfspraak over kwaliteitsnormen

Page 18: Presentatie  Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst

10 april 2023

E-depot Concern

Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst?!