GemeenteBesteden met beleid

Gaby van der Peijl

Agenda

1. Inleiding

2. DPA Supply Chain

3. Gemeente volop aan het inkopen

4. DPA Supply Chain denkt EN werkt graag mee

5. Linking Knowledge voorbeelden

6. Resultaten Best of Public Procurement onderzoek

7. Meten is weten

8. Waarom DPA Supply Chain?

Bijlagen

1. Inleiding

• Inkoop en aanbesteding zijn interessant als onderwerp omdat het financiële belang dat er mee gepaard gaat groot is. Daarnaast heeft het onderwerp ook juridische raakvlakken en wordt vaak een verbinding gelegd met integriteit van medewerkers en bestuurders. Het beleid en de beheersorganisatie op het gebied van inkoop en aanbesteding moeten zodanig zijn dat bij inkoop en aanbesteding financiële en juridische aspecten evenals integriteit in voldoende mate geborgd zijn.

DPA SC denkt EN werkt graag met u meeom de inkoopdienstverlening op een nog hoger niveau te brengen.

2. DPA Supply Chain (1/3)

Consultancy

Traineeship

Detachering

Werving & Selectie

InkoopInkoop Logistiek

Logistiek

One-stop-shopOne-stop-shop

OperationsOperations

• DPA Supply Chain is onderdeel van de aan de Amsterdamse Beurs genoteerde DPA Group NV.

• DPA Supply Chain is een gespecialiseerde dienstverlener (145 FTE) die kennis en capaciteit op het gebied van supply chain management levert in zowel de publieke als private sector (zie bijlage 1. voor enkele van onze referenties uit de publieke sector).

Shared Service Center

DPA Flex Group

DPA Finance DPA IT DPA Supply

Chain GEOS

2. DPA Supply Chain (2/3)

Supply chain management

Inkoop Logisitiek Operations

Business consultancy

Detacheren

Project consultancy

Traineeship

Werving en selectieKen

nis

en c

apac

iteit

2. DPA Supply Chain (3/3)

• DPA SC begrijpt de Gemeente cultuur goed en heeft reeds diverse opdrachten uitgevoerd:

Als opdrachtgever van DPA Supply Chain heeft u toegang tot DPA Linking Knowledge, het formele en informele kennisnetwerk van de DPA Groep.

Omschrijving Gemeente Periode

Senior aanbestedingsspecialist werken Vlaardingen 2009

Adviseur, uitvoeren CAS Amsterdam 2009

Inkoopcoordinator Amsterdam 2009

Aanbesteding HR diensten Venlo 2009

Senior inkoper, o.a. verantwoordelijk voor formats Haarlemmermeer 2009

3. Gemeente volop aan het inkopen

• Het speelveld van inkoop is volop in beweging

Het inkoop beleid speelt in op verschillende ontwikkelingen

Demografische ontwikkelingen

Maatschappelijke ontwikkelingen

Besparen Professionaliseren

Technologische ontwikkelingen

Economische ontwikkelingen

Europees aanbestedenSynergie

Cultuur

Wet- en regegeving Besturing

Politieke ontwikkelingen

4. DPA Supply Chain denkt EN werkt graag mee (1/2)

• DPA is zich bewust van haar positie in en haar verantwoordelijkheid voor de maatschappij en heeft Social Entrepreneurship als één van de speerpunten van het DPA beleid benoemd. Social Entrepreneurship betekent voor DPA betrokken, transparant en duurzaam ondernemen en beslaat de volgende gebieden:– Milieu– Arbeidsomstandigheden– Diversiteit– Maatschappelijke betrokkenheid

Voor details zie bijlage 2. DPA paspoort Social Entrepreneurship

DPA ontplooit activiteiten die een bijdrage leveren aan betere kansen en een toekomst voor de ogenschijnlijk kansarmen in de wereld.

4. DPA Supply Chain denkt EN werkt graag mee ( 2/2)

5. Linking knowledge voorbeelden

• Ronde Tafels Inkoop

• Master classes

• VIP meetings

• Publieke kwaliteitssessies

• Jaarcongres

• BoPP 2009 - Onderzoek naar Europees aanbesteden en professioneel inkopen in het publieke domein (www.bestofpublicprocurement.nl)

• Etc.

DPA Supply Chain beschikt over veel kennis, ervaring en benchmarkgegevens op het gebied van inkoop en Europees aanbesteden

6. Resultaten Best of Public Procurement onderzoek (1/7)

• DPA Supply Chain heeft samen met NEVI en diverse andere partners een uniek onderzoek uitgevoerd met als doel om publieke/aanbestedingsplichtige organisaties (BAO/BASS) te ondersteunen bij het verder professionaliseren van hun inkoopfunctie. Zeer veel organisaties hebben deelgenomen, uiteindelijk hebben meer dan 145 organisaties, waarvan 51 gemeenten, alle vragen ingevuld. De officiële resultaten zijn in boekvorm beschikbaar en werden tijdens een speciaal BoPP congres op 10 september gepresenteerd.

• Om te behoren tot die organisaties die de naam “best of public procurement” verdienen, moeten organisaties wat ons betreft voorafgaand aan de aanbesteding (fase 1) goed “nadenken”, de aanbesteding goed uitvoeren (fase 2) en bovenal verstandig implementeren (fase 3).

• De overall resultaten, op basis van een meetlat bestaande uit 24 elementen (8 per fase) en 40 verklarende factoren, laten in ieder geval zien dat de huidige manier van professioneel inkopen en aanbesteden op zich voldoende zijn (gemiddeld 6,12 op een schaal van 0-10) maar dat het aanzienlijk beter kan (gemiddeld een 7,45). Met name in de fase voorafgaand aan de aanbesteding en bij het implementeren van de uitkomsten van de aanbesteding zit het verbeterpotentieel.

6. Resultaten Best of Public Procurement onderzoek (2/7)

• De respondenten hebben het volgende verbeterpotentieel geïdentificeerd:– Grotere doelmatigheid (+24%)– Toegenomen rechtmatigheid (+21%)– Grotere inkoopbesparingen (+17%)– Minder leveranciersklachten (-17%)– Minder juridische procedures (-11%)– Kortere doorlooptijd van aanbestedingen (-14%)– Lagere aanbestedingskosten (-11%)

• Als voorbeeldrapportage hebben wij voor u de resultaten van een gemeente in Fase 3, Contractering en Implementatie, bijgevoegd. Achtereenvolgens ziet u score (1) en het belang dat u aan de verschillende elementen in fase 3 heeft toegekend (2). Het verschil tussen uw score en het belang geeft het verbeterpotentieel weer (3,4). Ook hebben we nog een voorbeeld van een verklarende factor weergeven (% van de inkoopspend dat Europees aanbesteed wordt/zou moeten worden).

• DPA SC maakt graag een complete maatwerkrapportage voor u. Een maatwerkrapportage biedt praktische en concrete aanknopingspunten om het verbeterpotentieel inzichtelijk en realiseerbaar te maken.

6. Resultaten Best of Public Procurement onderzoek (3/7)

• Voorbeeld rapportage 1

Score elementen fase 3: contractering/implementatie

6,66,0

5,3 5,2 5,3 5,04,2 4,5

6,7

5,54,7 4,6 4,6 4,2

3,8 3,9

6,9

5,95,1 5,0 5,0 4,7 4,4 4,4

5,0 5,0 5,0

4,0

5,0 5,0

6,0

5,0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

star

t van

de

impl

emen

tatie

over

drac

htpr

ojec

torg

anis

atie

,st

aand

e or

gani

satie

form

ele

man

ier v

oor

impl

emen

tere

n co

ntra

cten

perio

diek

e to

etsi

ngle

vera

ncie

rsm

anag

emen

t

vast

legg

en v

anco

ntra

ctue

le w

ijzig

inge

n

perio

diek

e to

etsi

ng v

anhe

t con

tract

form

eel a

fges

lote

n en

geëv

alue

erd

gehe

el g

eëva

luee

rd e

nte

rugk

oppe

ling

Totaal Gemeente 100 – 500 miljoen euro Gemeente Haarlemmermeer

6. Resultaten Best of Public Procurement onderzoek (4/7)

• Voorbeeld rapportage 2

Belang elementen fase 3: contractering/implementatie

7,7 7,6 7,57,9 7,7 7,5

5,7

6,87,7 7,8 7,4 7,8 7,5 7,5

6,06,7

7,8 7,6 7,58,0 7,8 7,6

6,1

7,18,0 8,0 8,0 8,0 8,0 8,0

7,0

6,0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

star

t van

de

impl

emen

tatie

over

drac

htpr

ojec

torg

anis

atie

,st

aand

e or

gani

satie

form

ele

man

ier v

oor

impl

emen

tere

n co

ntra

cten

perio

diek

e to

etsi

ngle

vera

ncie

rsm

anag

emen

t

vast

legg

en v

anco

ntra

ctue

le w

ijzig

inge

n

perio

diek

e to

etsi

ng v

anhe

t con

tract

form

eel a

fges

lote

n en

geëv

alue

erd

gehe

el g

eëva

luee

rd e

nte

rugk

oppe

ling

Totaal Gemeente 100 – 500 miljoen euro Gemeente Haarlemmermeer

6. Resultaten Best of Public Procurement onderzoek (5/7)

• Voorbeeld rapportage 3

Verschillen Score vs. Belang fase 3

5,0 5,0 5,0

4,0

5,0 5,0

6,0

5,0

8,0 8,0 8,0 8,0 8,0 8,0

7,0

6,0

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

star

t van

de

impl

emen

tatie

over

drac

htpr

ojec

torg

anis

atie

,st

aand

e or

gani

satie

form

ele

man

ier v

oor

impl

emen

tere

n co

ntra

cten

perio

diek

e to

etsi

ngle

vera

ncie

rsm

anag

emen

t

vast

legg

en v

anco

ntra

ctue

le w

ijzig

inge

n

perio

diek

e to

etsi

ng v

anhe

t con

tract

form

eel a

fges

lote

n en

geëv

alue

erd

gehe

el g

eëva

luee

rd e

nte

rugk

oppe

ling

Score Belang

Gemeente Haarlemmermeer

6. Resultaten Best of Public Procurement onderzoek (6/7)

• Voorbeeld rapportage 4

Verschil fase 3: contractering/implementatie (belang - score)

1,0

1,7

2,2

2,72,4 2,5

1,5

2,4

1,0

2,32,7

3,22,9

3,3

2,2

2,8

,9

1,7

2,4

3,0 2,8 2,9

1,7

2,73,0 3,0 3,0

4,0

3,0 3,0

1,0 1,0

,0

,5

1,0

1,5

2,0

2,5

3,0

3,5

4,0

4,5

5,0

star

t van

de

impl

emen

tatie

over

drac

htpr

ojec

torg

anis

atie

,st

aand

e or

gani

satie

form

ele

man

ier v

oor

impl

emen

tere

n co

ntra

cten

perio

diek

e to

etsi

ngle

vera

ncie

rsm

anag

emen

t

vast

legg

en v

anco

ntra

ctue

le w

ijzig

inge

n

perio

diek

e to

etsi

ng v

anhe

t con

tract

form

eel a

fges

lote

n en

geëv

alue

erd

gehe

el g

eëva

luee

rd e

nte

rugk

oppe

ling

Totaal Gemeente 100 – 500 miljoen euro Gemeente Haarlemmermeer

6. Resultaten Best of Public Procurement onderzoek (7/7)

• Voorbeeld rapportage 5

Geef in procenten aan welk deel van het totale inkoopvolume Europees is aanbesteed.

35

25

34

20

10

20

30

40

50

60

% van totale inkoopvolume dat Europees is aanbesteed

Totaal Gemeente 100 – 500 miljoen euro Gemeente Haarlemmermeer

Geef in procenten aan welk deel van het totale inkoopvolume Europees aanbesteed had moeten zijn.

43

33

47

35

10

20

30

40

50

60

70

% van totale inkoopvolume Europees dat aanbesteed had moeten zijn

Totaal Gemeente 100 – 500 miljoen euro Gemeente Haarlemmermeer

7. Meten is weten (1/4)

• DPA SC adviseurs zijn praktisch ingesteld en werken klant- en resultaatsgericht. In bijna al onze opdrachten zetten wij onze spend management oplossing CAS (Crediteuren Analyse Systeem) in om bijvoorbeeld eenmalig of periodiek:– Inkoopspend in kaart te brengen (wie, wat, waar, hoe, hoeveel, etc.) – Verbeterpotentieel te identificeren en te prioriteren– Category management op te zetten – Europese aanbestedings- en inkoopkalender op te stellen– Leveranciers te beoordelen– Contracten te beheren– Inkoopprestaties te meten en te verbeteren

Besparingen Leverancier reductie Factuur reductie Contract compliance Rechtmatigheid Social return en maatschappelijk verantwoord ondernemen compliance

CAS is ontwikkeld voor inkopers door inkopers,is snel en gemakkelijk te implementeren, te gebruiken en te beheren.

WATwordt er ingekocht?

WIEkoopt er in?

WAARbij welke leveranciers?

7. Meten is weten (2/4)

• Voorbeeld rapportage mogelijkheden, hoeveel verbeteringen heeft u al gerealiseerd?Groep EUR x 1.000 Contract compliance # Leveranciers # FacturenNaam % 2007 +/- 2008 +/- 2009 2007 +/- 2008 +/- 2009 2007 +/- 2008 +/- 2009 2007 +/- 2008 +/- 2009Facilitair 40% 16.413 58% 25.940 66% ▲ 70% 959 ▼ 937 7.594 ▲ 8.504HRM 20% 8.350 21% 10.072 13% ▲ 14% 741 ▲ 813 4.465 ▲ 4.957ICT 19% 7.654 10% 8.449 15% ▲ 22% 360 ▲ 369 2.555 ▲ 2.641Marcom 15% 6.183 -1% 6.107 3% ▼ 3% 655 ▲ 691 5.836 ▲ 5.837Niet toegewezen 6% 2.636 -7% 2.463 0% - 0% 1.018 ▲ 1.025 2.566 ▲ 2.941

TOTAAL 100% 41.236 +29% 53.032 32% +8% 40% 3.733 +3% 3.835 23.016 +8% 24.880

0

10.000

20.000

30.000

40.000

50.000

60.000

Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4

2007 2008 2009

0%

20%

40%

60%

80%

100%OverigContract%Contr.

0

200

400

600

800

1.000

1.200

1.400

1.600

1.800

Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4

2007 2008 2009

0

1.000

2.000

3.000

4.000

5.000

6.000

7.000

8.000#Leveranciers #Facturen

Facilitair40%

HRM20%

ICT19%

Marcom15%

Niet toegewe

zen6%

7. Meten is weten (3/4)

• Voorbeeld rapportage mogelijkheden, hoe effectief en efficiënt koopt u in*?

0%

2%

4%

6%

8%

10%

12%

Bouw, verbouw,aannemers

Adviseurs,organisatieadviseurs

Uitzendkrachten Bedrijfslidmaatschappen Zakenreizen, tickets,hotels

% Leveranciers % Facturen % Inkoopvolume (€)

Top 10 Categories EUR x 1.000 Contract compliance # Leveranciers # FacturenNaam c% 2007 +/- 2008 +/- 2009 2007 +/- 2008 +/- 2009 2007 +/- 2008 +/- 2009 2007 +/- 2008 +/- 2009Bouw, verbouw, aannemers 9% 3.686 181% 10.353 56% ▲ 74% 75 ▲ 94 687 ▲ 891Software 17% 3.163 28% 4.062 5% ▼ 5% 176 ▲ 181 784 ▼ 767Adviseurs, organisatieadviseurs 22% 2.323 15% 2.682 0% ▲ 2% 58 ▲ 70 278 ▲ 344Schoonmaak 27% 2.108 16% 2.449 86% ▲ 98% 16 ▼ 11 679 ▼ 539Uitzendkrachten 32% 1.770 46% 2.588 55% ▼ 46% 30 ▲ 37 1.569 ▲ 1.758Datalijnen, internet providers 36% 1.782 31% 2.331 56% ▲ 70% 91 ▼ 90 757 ▼ 732Bedrijfslidmaatschappen 41% 2.095 -10% 1.894 8% ▲ 8% 20 ▲ 22 2.813 ▼ 2.643Gas, energie 45% 1.676 36% 2.276 100% ▼ 91% 5 - 5 376 ▼ 370Zakenreizen, tickets, hotels 49% 1.510 24% 1.875 7% ▲ 7% 316 ▲ 370 1.592 ▲ 1.849E&W Technische installaties & onderhoud 53% 1.629 4% 1.694 95% ▼ 81% 22 ▼ 18 376 ▲ 540Subtotaal Top 10 61% 21.742 48% 32.204 0% -0% 0% 2.816 2.906 11.918 12.441Overige categories 39% 19.494 7% 20.828 0% +0% 0% 917 929 11.098 12.439TOTAAL 41.236 +29% 53.032 32% +8% 40% 3.733 +3% 3.835 23.016 +8% 24.880

* Ook als het om duurzaamheid/MVO/MVI/SR gaat is CAS uw partner!

7. Meten is weten (4/4)

• Voorbeeld rapportage mogelijkheden, hoe goed werkt u al samen?Top 10 Categories EUR x 1.000 Contract compliance # Leveranciers # Facturen EUR x 1.000/ Leverancier # Fact / LeverancierNaam 2007 +/- 2008 2007 +/- 2008 2007 +/- 2008 2007 +/- 2008 2007 +/- 2008 2007 +/- 2008Bouw, verbouw, aannemers 3.687 181% 10.359 56% ▲ 74% 81 ▲ 104 696 ▲ 902 46 ▲ 100 9 ▲ 9Schoonmaak 2.125 15% 2.453 86% ▲ 98% 21 ▼ 13 696 ▼ 545 101 ▲ 189 33 ▲ 42Gas, energie 1.676 36% 2.276 99% ▼ 91% 5 - 5 376 ▼ 370 335 ▲ 455 75 ▼ 74E&W Technische installaties & onderhoud 1.682 4% 1.755 92% ▼ 78% 84 ▲ 91 474 ▲ 639 20 ▼ 19 6 ▲ 7Meubilair, inrichting 1.094 -26% 806 0% - 0% 40 ▲ 41 540 ▲ 606 27 ▼ 20 14 ▲ 15Bankkosten en verzekeringen (concern) 680 59% 1.079 98% ▲ 99% 10 - 10 76 ▲ 90 68 ▲ 108 8 ▲ 9Catering, food inkoop, evenementen (intern) 810 17% 945 82% ▼ 78% 79 ▼ 78 857 ▲ 1.120 10 ▲ 12 11 ▲ 14Architecten, (bouw)adviseurs 542 111% 1.144 35% ▲ 49% 7 ▲ 8 77 ▲ 161 77 ▲ 143 11 ▲ 20Printen, kopiëren (centraal) 770 -0% 767 97% ▲ 98% 15 ▼ 14 464 ▲ 480 51 ▲ 55 31 ▲ 34Beveiliging, receptie 594 10% 653 97% ▼ 97% 5 ▼ 4 68 ▼ 66 119 ▲ 163 14 ▲ 17Subtotaal top 10 13.660 63% 22.237 73% ▲ 78% 347 ▲ 368 4.324 ▲ 4.979 39 ▲ 60 12 ▲ 14Overige categories 3.037 24% 3.768 28% ▼ 20% 654 ▼ 606 3.583 ▲ 3.764 5 ▲ 6 5 ▲ 6TOTAAL 16.697 +56% 26.005 65% +5% 69% 1.001 -3% 974 7.907 +11% 8.743 17 60% 27 8 14% 9

0%

20%

40%

60%

80%

100%

2007 2008 2007 2008 2007 2008 2007 2008 2007 2008 2007 2008 2007 2008 2007 2008 2007 2008 2007 2008

Bouw , verbouw ,aannemers

Schoonmaak Gas, energie E&W Technischeinstallaties &onderhoud

Meubilair,inrichting

Bankkosten enverzekeringen

(concern)

Catering, foodinkoop,

evenementen

Architecten,(bouw )adviseurs

Printen, kopiëren(centraal)

Beveiliging,receptie

>6 BU4-6 BU2-3 BU1 BU

4-6 BU2%

>6 BU8%

1 BU63%

2-3 BU27%

8. Waarom DPA supply Chain?

• 10 goede redenen om met DPA Supply Chain aan de slag te gaan:

DPA Supply Chain: 1. Levert kennis, kunde en capaciteit (145 FTE) op het gebied van supply chain

management (inkoop, logistiek en operations): 50% in de publieke, 50% in de private sector

2. Is een one-stop-shop en kan diensten als Business Consultancy, Detachering, Project Consultancy, Traineeship en Werving & Selectie leveren

3. Levert toegevoegde waarde door klant- en resultaatgericht te werken (denken EN doen)

4. Beschikt over veel kennis en ervaring en heeft een groot netwerk in de publieke sector

5. Beschikt over veel en actuele expertise op het gebied van Europees aanbesteden6. Is flexibel en kan snel inspelen op veranderingen in uw omgeving en uw behoeftes7. Geeft een ‘geen-gezeur-garantie’8. Wil en kan als uw ‘partner’ inkoop op een nog hoger niveau brengen (continue

verbeteren)9. Is inspirerend en leuk om mee te werken en kijkt er naar uit om met u en uw team

aan de slag te gaan10.Heeft ontwikkeling hoog in het vaandel staan, BoPP is hier een goed voorbeeld van.

Bijlagen

1. Referenties in de publieke sector2. Contactgegevens

Bijlage 1. Referenties in de publieke sector

Publieke Sector

Bijlage 1. Referenties in de publieke sector

Bijlage 2.Contactgegevens

Gaby van der Peijl

DPA Supply ChainGatwickstraat 11 1043 GL Amsterdam

M 06-53464510E gaby.vanderpeijl@dpasc.nl I www.dpasupplychain.nl

• Voor vragen over DPA Supply Chain kunt u contact opnemen met: