Evaluatie ATP 2013-2014 Infosessie voor leidinggevenden 2 en 6 oktober 2014

Waarom deze infosessie?

Aantal nieuwe leidinggevenden

Personeelsleden die voor het eerst

een evaluatie hebben

Belang van goede evaluatie

• Motiverende factor voor personeelsleden

• Eerlijkheid en realisme

Strikte procedures

(beroep mogelijk)

Evaluatie voor wie?

vastbenoemd

contract onbepaalde

duur

ATP-personeelsleden

Artikel 1.3 evaluatiereglement

“De evaluatie steunt op een

nauwkeurige, objectieve en billijke inschatting van de vakkennis, de

inzet, de prestaties, de competentie en de verdiensten van het

personeelslid”

De evaluatiecyclus

Functiegesprek

Functioneringsgesprek

Evaluatie-gesprek

Evaluatie-gesprek

3 soorten gesprekken

Functiegesprek

• Duidelijke afspraken

• Functiebeschrijving vormt basis – Verantwoordelijkheden

– Organisatie

– Functiewaardering

• Objectieven

Functioneringsgesprek

• ≠ werkoverleg

• Focus langere termijn

• Tussentijdse resultaten

• Onderlinge samenwerking

• Groei en ontwikkeling medewerker

• 2-richtingsgesprek

Evaluatiegesprek

Terugblik realisaties voorbije evaluatieperiode

Aftoetsen aan functiebeschrijving

Oordeel door leidinggevende

De evaluatie

Functie-beschrijving

Nota’s

Info vragen

Te evalueren periode

Functioneringsgesprekken, specifieke afspraken, notities op evaluatiedocument

Vakchef, vorige leidinggevende, belangrijke klanten

01/01/2013 31/12/2014

Voor-bereiding vanaf nu

Evaluatieformulier Intranet personeeldienst

Evaluatieformulier

Standaardprofielen

UHasselt Personeelsdienst

Overzicht standaardwegingen evaluatiecriteria

De weging van de evalutatiecriteria is aangeduid door de directe chef, in

samenspraak met de betrokken medewerker tijdens het functiegesprek.

Evaluatierubriek

1. Vakkennis E E B B E E E

2. Probleemoplossend vermogen B B E B E

3. Systematisch Werken B E B E B B

4. Kwantiteit van het geleverde werk

5. Rapportage B B E B E

6. Zelfstandigheid B B B B E E E

7. Verantwoordelijkheid B B B B E E E

8. Aanpassingsvermogen B B B E E

9. Nauwkeurigheid B B E E E E B

10. Doorzettingsvermogen E E E E B

11. Eigen ontwikkeling W W E E E

12. Gericht op klanttevredenheid B B B B B B E

13. Respect voor privacy E

14. Bijdrage tot samenwerking /teamgeest E E B B B B E

15. Loyauteit B E

16. Zorg voor werkmaterieel E E

17. Engagement in de organisatie B B B B

18. Leidinggeven (enkel voor directe chefs)

Weging : NR=niet relevant; W=wenselijk; B=belangrijk; E=essentieel

adm

. desk./

coörd

.- g

raad 5

/6

te

chn.

desk./

coörd

.- g

raad 5

/6

exp./

coörd

./m

anag.-

grd

7 t

/m 1

5

te

chn.

medew

erk

er.

- g

raad 2

/3

adm

. m

edew

erk

er

- gra

ad 3

adm

. deskundig

e -

gra

ad 4

te

chn.

deskundig

e -

gra

ad 4

Invullen van het evaluatiedocument

• Overnemen van elementen van standaardprofiel (= definitief)

• Voorstel van score: in potlood Meenemen naar vergadering 1ste afstemniveau

Vergezeld van toelichting & voorbeelden!

Consistentie

T.o.v. feedback in de afgelopen periode

Score – commentaar

Eindscore - deelscores

NOG NIET COMMUNICEREN naar de medewerker!

Enkele bedenkingen

– Waardering van het voorbije functioneren

– Verrassingen inschatten en vermijden

– Realisme in scores

Zeer goed: 15 à 20%

Goed plus: 15 à 20%

Goed (= norm): 35 à 70%

Voldoende: 0 à 20%

Onvoldoende: 0 à 5%

– Een “goed” is ook “goed”

– Gebrek aan differentiatie wordt aangevoeld als gebrek aan waardering

0

10

20

30

40

50

60

0 1 2 3 4 5 6

Eerste afstemniveau

Leidinggevenden en

personeelsdirecteur in groepen

objectiviteit van de evaluaties

• Overlopen van de globale scores

• Luisteren naar motivatie voor scores

• Collegiale beslissing: verantwoordelijkheid opnemen

• Eindresultaat KAN dus verschillend zijn van oorspronkelijk door directe chef voorgestelde score

• Personeelsdienst maakt globaal overzicht eindscores

Doel

20, 22, 23 en 24/10

Tweede afstemniveau

Rector, vicerectoren, beheerder, decanen,

personeelsdirecteur

universiteitsbrede billijkheid verdeling van de scores

! Ook hier mogelijk dat eindbeoordelingen dienen aangepast

Contact met leidinggevende in dit geval

13/11

Doel

Evaluatiegesprekken

• Na goedkeuring 2de afstemniveau (na 17 november 2014):

Definitief invullen van het evaluatieformulier

Evaluatiegesprek evaluator/medewerker

Formulieren ondertekend door beide partijen naar personeelsdienst ten laatste op

12 december 2014

Evaluatiegesprekken

Voorzie voldoende tijd

Voorzie een rustige plaats

Niet alleen benoemen wat kan verbeterd worden, ook stilstaan bij wat goed gaat

Evenwichtig en in functie van eindresultaat

Eerlijke communicatie Beter duidelijkheid (open en eerlijk) dan drogredenen (herhaalde

frustratie)

Vergeet niet document te laten ondertekenen ter kennisneming. Commentaar mag toegevoegd worden door personeelslid

College kwaliteitsbewaking

– Ondervoorzitter Raad van Bestuur, Rector, vicerectoren, decanen, beheerder, expert, vertegenwoordiger van elke vakorganisatie

• Evaluatie van

het globale resultaat

procesbewaking

eventueel nog niet aanvaarde voorstellen terug naar directe chef

09/01

Tijdslijn

Info- sessies

1ste afstem-

ming

2de afstem-

ming

12/12 01/01/2015 09/01 19/01

Evaluatie-gesprekken

chef-medewerker

Docu-menten

bij PER

College kwaliteits-bewaking

Bestuurs-

college

10/01

Communicatie door PER aan

personeel

Mogelijkheid indienen beroep

17/11-11/12

20/01-26/01 27/01-09/02

Ingang financiële gevolgen

loopbaanplan vanaf

20, 22, 23 en 24/10

13/11 2/10 6/10

Verder verloop

Indien er nog vragen zijn: Documenten staan op intranet Evaluatiereglement Loopbaanplan ATP

Personeelsdienst helpt graag

Bevestiging van data volgt nog per mail aan leidinggevenden en medewerkers

Financiële gevolgen

Loopbaanplan

Functie – graad 4

Weddeschaal

4.1 - 4.2 na 6 jaar goed

4.2 - 4.3 na 6 jaar goed

4.2 - 5.1 na 6 jaar zeer goed

5.1 - 5.2 na 6 jaar goed

5.2 - 5.3 na 6 jaar zeer goed