Decision Enhancement voor Sourcen met Shared Service Centra bij de Rijksoverheid

Promotieonderzoek Arjan KnolJanuari 2013

Presentatie

• Promotieonderzoek over effectieve besluitvorming en shared service centra• Besluitvormingstheorie• Shared service centra• Studio voor sourcing & sharing

• Opdrachtgeverschap

Effectieve besluitvorming (theorie)

• Een effectief besluit is een besluit waarin rekening gehouden wordt met drie aspecten:

• Financieel perspectief: wat levert het op? (business case)

• Stakeholderperspectief: wat vindt men ervan? (zorgen, interesses, weerstand)

• Best & worst practices perspectief: wat hebben we geleerd in het verleden?

Shared service centra

• Van een gefragmenteerde naar een geconcentreerde situatie met een SSC...

• ... is makkelijker gezegd dan gedaan

Studio voor sourcing & sharing

• Studio voor effectieve besluitvorming in SSC ontwikkeltrajecten over:• Welke activiteiten gezamenlijk sharen• Welke organisaties doen mee

• Tijdens studiosessies online tool inzetten (group decision support system) om een scenario-overzicht o.b.v. drie perspectieven te maken

Eindresultaat: scenario-overzicht

Samengevat: inzet studio

Resultaten expert panel

Studio is bruikbaar voor:• Effectieve besluitvorming• Overzicht• Gezamenlijk begrip

• Inzicht in mate van consensus• Kennis delen

Zeer positief over daadwerkelijke inzet van studio in SSC ontwikkeltrajecten

Aandachtspunt: inzet studio met expert begeleiding

Evaluatie in praktijkcasussen

• Bruikbaarheid studio wordt nu verder getoetst in praktijkcasussen

• Casus Rijksincasso (CRD 10): welke incasso-organisaties doen mee?

• Casus Academies (CRD 2): welke activiteiten sharen met welke academies?

• Casus Gerechtshof ‘s Hertogenbosch: 2 of 3 interne rechters per zitting hoger beroep? (ander domein)

Opdrachtgeverschap 1

• Invulling opdrachtgeverschap: bij SSO zelf, bij eigenaar of bij (gedelegeerde) afnemende departementen?

• Alienation (Cooke, 2006): vergrote afstand tussen afnemer en SSO met schaduwadministratie en verminderde beleefde kwaliteit als gevolg

• Verlies afnemende departementen nooit uit het oog

Beleg opdrachtgeverschap altijd bij afnemende departementen

Beleggen bij gedelegeerde departementen hangt van verschil in wensen af

Opdrachtgeverschap 2

• Kostenbeheersing: kosten SSO zelf monitoren, kosten proces als geheel monitoren of ook kijken naar de kwalitatieve meerwaarde?

• SSO wordt primair opgericht om kosten te besparen (Schulz & Brenner, 2010) logisch om kosten te monitoren

• Echter, verlies afnemers en de door hun beleefde kwaliteit niet uit het oog (alienation)

Kijk ook altijd naar de kwalitatieve meerwaarde

Opdrachtgeverschap 3

• Verwevenheid bedrijfsvoering met primair proces: lokaal inbedden (geen SSO), specifiek SSO (DJI) of generiek SSO (P-Direkt)?

Antwoord is situatieafhankelijk, hangt af van:• Aard van het proces: bijv. salarisadministratie

onderbrengen in generiek SSO als P-Direkt

• Afstand tot macht: bijv. als hechte band met minister vereist is kiezen voor lokaal inbedden

Maak juiste keuze over SSC inrichtingsscenario’s met studio

Contact

arjan.knol@minbzk.nl / arjan.knol@rug.nl

0631622738