Zo werken wijEen beschrijving van onze werkwijze waarin we aan de hand van drie stadia het realiseren van het doel van de klant centraal stellen.

Wij helpen je om resultaat te bereiken. Oplossingen die echt gebruikt worden. Die helpen om beter samen te werken, kennis te delen en te communiceren.

De aanpak van Mixit kenmerkt zich door samenwerking met de klant. Om tot succes te komen en het verschil te maken, kijken we specifiek naar de invulling van de volgende aspecten:

Goede balans tussen de behoeften van gebruikers, de doelen en kaders van de organisatie en de mogelijkheden van de techniek

Continu verbetertraject om doelstelling te realiseren. Daarbij maken we gebruik van statistische gegevens, gebruikersonderzoek, ontwikkelingen in de markt en maatschappij. Daarnaast bieden we ruimte voor voortschrijdend inzicht

Heldere afspraken over te behalen resultaat per stap, en het actief managen van verwachtingen

Een team met teamleden van zowel Mixit als de klant zorgen voor een ‘klik’; het onderling begrijpen van elkaar en zorgen voor plezier in het werk zodat alle teamleden trots kunnen zijn op hun resultaten.

Op basis van onze jarenlange ervaring hanteren wij een werkwijze die drie stadia doorloopt.

Organisatie, mens en techniek in balansWij geloven dat wanneer de wensen van mensen, de kaders vanuit de organisatie en de mogelijkheden van de techniek met elkaar in balans zijn, een optimaal én gedragen resultaat wordt bereikt. Het vooraf inventariseren hiervan, is de basis.

Werken in releasesVervolgens helpen we je om in stappen de oplossing te realiseren. In stappen omdat daarmee ruimte ontstaat voor voortschrijdend inzicht en tussentijds de gebruikers te laten toetsen. Deze cyclus van stappen heet releasemanagement.

Blijvende oplossingDe organisatie verandert en wensen van eindgebruikers veranderen. Na afronding van de releases en oplevering van het project, helpen wij graag de oplossing up to date te houden. Dat doen we door het platform te onderhouden en waar nodig aan te passen, door advies, ondersteuning en service.

Zo werken wij

Iteratief werken - releases in 4 stappen

Blijvende oplossingOrganisatie, mens en

techniek in balans

Zo werken wij

Doel en doelgroepen

Rol en betrokkenheid gebruikers

Technische mogelijkheden

Organisatie, mens en techniek in balans

Organisatie bepaalt de kadersDe organisatie streeft een doel na waarin het realiseren van een intranet een bijdrage kan leveren (bv samenwerken, kennis delen, kosten besparen). De organisatie bepaalt de randvoorwaarden waarbinnen de wensen en behoeften van medewerkers gerealiseerd kunnen worden. Maar ook welke doelgroepen betrokken worden bij het project.

Samen met u wordt vastgesteld welke doelgroepen er zijn, en hoe deze worden betrokken. Dat kan van persona’s (fictieve representanten op papier) t/m een werkgroep per doelgroep zijn. Ook bepalen we welke rol de gebruikers krijgen (meeweten, meedenken, meedoen, meebeslissen). In ieder geval moeten de gebruikers input leveren en resultaten kunnen toetsen.

Kennisdeling staat of valt met de medewerkersWe kunnen nog zo'n innovatieve oplossing neerzetten, maar als medewerkers er niet mee geholpen zijn of niet mee overweg kunnen is het project niet succesvol. Het is daarom van belang medewerkers mee op reis te nemen, zowel tijdens de realisatie van de oplossing als bij de implementatie.

Medewerkers worden optimaal gefaciliteerd wanneer zij zelf kunnen aangeven hoe ze ondersteund willen worden en waar behoefte aan is als het gaat om onderling communiceren, kennisdelen en samenwerken. Daarom moet inzicht worden verkregen in welke doelgroepen nu welke behoeften hebben. En wellicht blijkt dat verschillende doelgroepen verschillende wensen hebben.

TechniekIn de ideale wereld is techniek maakbaar en kan alles. De realiteit is helaas dat niet alles kan of dat het onbetaalbaar wordt. Vanuit de techniek moet bekeken worden waar al in is voorzien, waar de oplossing op moet aansluiten, wat er mogelijk is en wat er echt niet kan, of niet mag. Op hoofdlijnen inventariseren wij deze randvoorwaarden en brengen we advies uit.

Hoe dan?Het voorwerk dat wellicht al door u is gedaan, en de diepgang van de inventarisatie op deze drie invalshoeken bepaalt de hoeveelheid tijd die wij hieraan besteden. De inspanning kan variëren van 2 gesprekken en een workshop tot een compleet analyse traject. Wat vaststaat is dat deze stap de basis legt voor een goed eindresultaat.

Organisatie, mens en techniek in balans

Invalshoek Wat

1. de stip op de horizon (wat is het toekomstbeeld als het gaat om samenwerken, kennisdelen en communiceren)

2. doelstelling en kaders3. doelgroepen/gebruikers (welke doelgroepen en hun rol tijdens project)4. prioriteiten organisatie

1 Op basis van vastgestelde doelgroepen, maken van rolbeschrijving per doelgroep

2 In een bijeenkomst met afgevaardigden van doelgroep, of per doelgroepa. Toetsen doelstellingb. Toetsen rolbeschrijvingc. Aanvullen wensen/behoeften/gewenste functionaliteitend. Prioriteren

1. Inventarisatie a. Bestaande technische omgevingb. Mogelijkheden gewenste koppelingen

2. Advies platform en koppelingen

Het beste van het beste

Releases in 4 stappen

Optimaal vs maximaal

Iteratief werken in releases

Het beste van het besteDe afgelopen decennia zijn tientallen methodieken bedacht en beschreven voor succesvol projectmatig werken. Met bijna al deze methodieken hebben wij ervaring: of het nu waterval, Prince2, Scrum of anders heet. Wij geloven dat het basis principe van Scrum essentieel is voor een goed eindresultaat. De basis is namelijk iteratief werken en zodoende blijven verbeteren. We werken daarom in releases van 4 stappen. Zo zorgen dat wat aangeboden wordt werkt en aansluit bij de behoeften van gebruikers, leren daarvan en nemen het mee in de volgende iteratie

VoordelenMet onze projectaanpak bereiken we de volgende voordelen: 1. We creëren ruimte voor voortschrijdend inzicht. Dat is nodig

want de behoeften van eindgebruikers zijn continu in beweging

2. We kunnen snel deelopleveringen in gebruik nemen, zodat de voortgang zichtbaar is in de organisatie en we gebruik kunnen maken van concrete ervaringen van gebruikers

3. We raken als team steeds meer op elkaar ingespeeld. Binnen onze eigen organisaties zijn we dat al. Maar gedurende de releases is samenwerken met de klant belangrijk.

Releases in 4 stappenWe hanteren in elke release de volgende vier stappen:1. Initiatie2. Realisatie3. Implementatie4. Evaluatie

Aantal releasesEen release is van voldoende omvang om een kwalitatief hoogwaardige oplossing te realiseren. Daarin kunnen we bijvoorbeeld een goede basis neerzetten van een intranet of samenwerkomgeving. Om vervolgens door middel van meerdere releases te blijven verbeteren. Graag adviseren wij jullie op basis van de briefing hoeveel releases wij denken nodig te hebben om aan jullie eisen te voldoen.

Optimaal vs. maximaalUiteraard kun je oneindig veel releases te doorlopen. Veel belangrijker vinden wij het om de juiste oplossing te bieden. Dat betekent dat we samen kunnen bepalen wanneer het goed is. Bijvoorbeeld als de kosten van een release niet meer opwegen tegen de business value.

Iteratief werken

De kern van SCRUM

Alle functionaliteit die de oplossing dient te bevatten, leggen we tijdens het ontwerp vast in een lijst die we de ‘Product Backlog’ noemen. Deze wordt beheerd door de product owner (de klant).

Aan elke functionaliteit kennen we een prioriteit toe. Dit is een continue proces. Door voortschrijdend inzicht kan de prioriteit wijzigen of functionaliteit worden toegevoegd.

Bij aanvang van iedere sprint maakt het team van Mixit samen met de het klantteam een selectie van items uit de product backlog.

Snel resultaat zienAgile Scrum kenmerkt zich door een intensieve samenwerking met de klant in korte, iteratieve stappen. De voordelen:

Snel resultaat: elke paar weken werkende functionaliteit.

Flexibiliteit: ruimte voor voortschrijdend inzicht.

Helderheid: duidelijke doelen en inzicht in prioriteiten

Agile Scrum

- Kick off en doel release- Workshop- Demo - Gebruikers leveren

wensen aan

- Ontwerp- Bouw- Demo - Testen & Bugfixing- Acceptatie- Gebruikers testen

- Evaluatie door gebruik- Advies doorontwikkeling- Lessons learned- Gebruikers delen

ervaringen

- Implementatieplan- Livegang- Gebruikers ondersteund

bij gebruik

Releases in 4 stappen

Kick offAan het begin van de release vindt een kick off plaats. Daarbij is het hele team aanwezig. Zowel van de klant als ook van Mixit. De kick off heeft meerdere doelen:

Kennismaking en helderheid omtrent rolverdeling Overeenstemming met betrekking tot aanpak van het project Het gezamenlijk afstemmen van een haalbare detailplanning,

inclusief de belangrijkste afstemmings- en oplevermomenten Bepalen van eindresultaat van de release Meenemen van de gebruikersgroep als in voorfase is

afgesproken

Workshop en uitwerkingTijdens een workshop bekijken we de al geïnventariseerde functionaliteiten, vullen deze aan en brengen prioriteit aan. We genereren bovendien ideeën voor het grafisch ontwerp. Bij een goede oplossing hoort immers een frisse look and feel in de huisstijl van de klant en passend bij de cultuur.

Na de workshop werken we alles uit. Daarnaast maken we een eerste product backlog (lijst van geprioriteerde user stories en/of functionaliteiten).

Demo / presentatieIn een feedbacksessie nemen we de Product Backlog (functionaliteitenlijst) met het projectteam door en presenteren we de ontwerpen. Tijdens deze bijeenkomst is er nog voldoende ruimte voor feedback zodat we deze mee kunnen nemen naar de volgende stap.

GebruikersGebruikers worden in deze fase vooral betrokken bij het brainstormen over gewenste functionaliteit. Afhankelijk van de gekozen vorm in de voorfase varieert dat van het invullen van een online enquête tot workshops per doelgroep.

Deliverables:Kick offGewenste functionaliteitenProduct Backlog (lijst geprioriteerde user stories en/of functionaliteiten)OntwerpenDemo

Stap 1 - Initiatie

OntwerpOp basis van de deliverables uit de initiatiefase gaan we nog een stap verder. Gezamenlijk denken we de functionaliteiten nog verder uit. Bovendien maken we de laatste keuzes ten aanzien van prioriteiten. Zodra de goedkeuring is verleend, kan de realisatie starten. We weten nu tot in detail wat we in deze release gaan bouwen.

BouwOns ontwikkelteam gaat aan de slag. Ze werken dedicated aan het project. Zo leveren we de kwaliteit die we nastreven. Gedurende de bouw heeft het projectteam een dagelijks overleg. Daarin vertellen de teamleden de voortgang aan elkaar en waar ze eventueel tegenaan lopen, zodat geanticipeerd kan worden.

Bovendien rapporteert de projectmanager van Mixit regelmatig aan de klant zodat de klant continu op de hoogte is van het reilen en zeilen. Zodra de bouw klaar is geeft het team van Mixit een demonstratie aan het projectteam van de klant.

Testen, bugfixing en acceptatieMedewerkers van de klant starten met het testen van de oplossing. Zij registreren hun bevindingen in onze online bevindingentool. Mixit bepaalt in overleg met het projectteam van de klant welke punten opgelost worden om het resultaat van deze realease formeel te kunnen accepteren. Deze lossen we op zodat na het hertesten de acceptatie plaats kan vinden.

GebruikersGebruikers zitten nu vooral in de rol als bij testen beschreven. Welke gebruikers een rol spelen in het testen is in de voorfase bepaald.

Deliverables:DetailontwerpDemo van de gerealiseerde oplossingOpgeloste testbevindingen Acceptatie

Stap 2 - Realisatie

Verschillende opties zijn: Naslag site met video’s Inloop vragenuur: Op locatie beschikbaar zijn om mensen te

ondersteunen en vragen te beantwoorden Telefonische helpdesk Online vragen stellen Training basis: op locatie training in de basisvaardigheden Train de trainer First day wizard: op de dag van lancering krijgen medewerkers

een wizard op een scherm die ze interactief door de nieuwe omgeving loodst.

Praktische quick start handleiding voor medewerkers.

De hulpvraag verandert in de tijd. Ook zullen er nieuwe medewerkers komen. Samen spreken we af of, wanneer en hoe we dat monitoren en omzetten in ondersteuning.

Deliverables:Draaiboek livegangGebruikers op de hoogteLivegang

Stap 3 - ImplementatieImplementatieplanDe livegang bereiden we samen met het projectteam van de klant grondig voor. We maken gezamenlijk een draaiboek zodat iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt. Niets laten we aan het toeval over.

LivegangTijdens de livegang volgen we het draaiboek zoals dat is afgesproken. Met een druk op de knop lanceren we uiteindelijk de oplossing. Iedereen die toegang heeft gaat nu de oplossing ontdekken. Een belangrijk moment dus!

GebruikersEr zijn diverse manieren van ondersteunen bij implementatie. Ook hier geldt; mensen kunnen zelf het beste aangeven hoe ze ondersteund willen worden. Uiteraard kunnen de tot nu toe betrokken gebruikers een rol vervullen in de implementatie. Overige medewerkers kunnen bijvoorbeeld d.m.v. een eenvoudige online enquête aangeven hoe ze bij implementatie ondersteund willen worden.

GebruikDe beste evaluatie van de release is het gebruik ervan. Soms in de vorm van een pilot of een Proof of Concept. Of juist door middel van een livegang voor iedereen tegelijk. Eindgebruikers gaan aan de slag en ontdekken al snel de nieuwe mogelijkheden. Maar ook de onmogelijkheden. Dat hoort erbij. De kunst is om dat te inventariseren (bijvoorbeeld door het inzetten van enquêtes) en er daadwerkelijk iets mee te doen.

Advies doorontwikkelingGebruikers doen graag suggesties voor doorontwikkeling. Wij helpen jullie met het in kaart brengen van die suggesties. Op basis daarvan adviseren we ten aanzien van een volgende release.

Lessons learnedInmiddels werken we geruime tijd samen. We leren elkaar steeds beter kennen. We weten waar we goed in zijn. Maar het kan altijd beter. Aangezien we graag verder met elkaar willen, benoemen we deze zaken. Zodat het vervolg nog beter gaat.

Opzet vervolgNa de evaluatie is het ook tijd om vooruit te blikken naar de volgende release. We gaan doorontwikkelen. Samen nog eens dezelfde 4 stappen doorlopen. Maar dan nog beter op elkaar ingespeeld. Of als de volgende release niet aan de orde is, adviseren we u graag over service en onderhoud.

GebruikersGebruikers leveren vooral hun leerervaringen aan, en geven aan waar ze blij mee zijn, wat minder goed werkt en waar ze aanvullend behoefte aan hebben.

Deliverables:Gebruik van de oplossingAdvies ten aanzien van doorontwikkelingLessons learned Opzet voor vervolgrelease

Stap 4 - Evaluatie

Advies en ondersteuning

Releasemanagement

Service

Blijvende oplossing

Het is niet leuk om te horen, maar je intranet of samenwerkomgeving is nooit klaar. De organisatie verandert, wensen van eindgebruikers veranderen, er zijn continue ontwikkelingen in de wereld die van invloed zijn en er is voortschrijdend inzicht. Wij vinden naast het bouwen van de oplossing, ook het optimaliseren ervan belangrijk.

Nieuwe kansenNieuwe inzichten bieden nieuwe kansen. Vele inzichten komen pas wanneer een systeem een langere periode gebruikt is.

GebruikerservaringenGebruikers zoeken soms zaken die je niet had voorzien,klikken niet waar je dat vooraf had bedacht of een functie blijkt dermate succesvol dat je dit wilt door ontwikkelen.

Je organisatie verandertJe intranet neemt een centrale positie in binnen je organisatie. Je organisatie verandert niet netjes om de drie jaar, maar geleidelijk. Als je niet pro-actief aan je intranet werkt sluit de oplossing al snel niet meer aan bij de behoefte van je eindgebruikers

De wereld verandertDe wereld verandert snel. Bijvoorbeeld: waar Twitter of LinkedIn voor veel organisaties een jaar geleden nog niet zakelijk in beeld was, is het nu al gebruikelijk om relevante communicatie uit de buitenwereld te integreren in je intranet.

Diensten MixitIn dit kader levert Mixit de volgende diensten:

Operations Light

Telefonische ondersteuning voor de superusers 2 x per jaar een evaluatie op locatie 1 x per jaar bepalen waar nieuwe functionaliteiten nodig zijn

Operations Standaard

1 dag per maand of een halve dag per twee weken op locatie Ondersteunen superusers Backlog van vragen wegwerken Trainen/begeleiden nieuwe gebruikers Nieuwe functionaliteiten onder de aandacht brengen Inventariseren behoefte voor nieuwe functionaliteiten

Advies en ondersteuning

Doorontwikkeling in releasesOm de zo veel tijd zijn voldoende verbetersuggesties geïnventariseerd om weer een volgende release op te pakken. We doorlopen dan opnieuw de release in 4 stappen. De klantmanager is het eerste aanspreekpunt tijdens de release, maar ook in de tussenliggende periodes. Voor alle vragen, ook serviceverzoeken en issues met hoge prioriteit, wordt contact opgenomen met de klantmanager.

Voorbereiding releaseElke release start met stap 1: de initiatie. In een overleg wordt de vorige release geëvalueerd en kijken we vooruit naar de volgende release. Vervolgens organiseren we een kick off en maken we tijdens een workshop een lijst met issues, wijzigingen en nieuwe functionaliteit. We prioriteren dan de lijst en bepalen welke zaken we in de eerstvolgende release meenemen.

Een releaseVervolgens wordt er gestart met de realisatie. Aan het eind van de ontwikkelperiode worden alle wijzigingen en nieuwe functionaliteit getest door de klant en worden eventuele issues die daaruit voortkomen opgelost. Als dit is gebeurd en de klant is akkoord met alle wijzigingen, gaan we weer over tot implementatie.

Vooruit kijkenMixit geeft er de voorkeur aan om de tijdstippen van de releases, de regelmaat en de grootte van te voren te bepalen. Op deze manier borgen we capaciteit en voortgang. Dit doen we in overleg met de klant en hiervoor maken we een releasemanagement plan op maat.

Hoge prioriteit calls pakken we buiten een release om op. Deze werkzaamheden zijn vastgelegd in een SLA dat met Mixit is afgesloten voor functioneel applicatiebeheer.

Releasemanagement

Open en eerlijk

Korte lijnen

Beschikbaarheid en betrokkenheid

Beslissingsbevoegdheid

Samenwerking en verwachtingen

Samenwerken is een breed begrip. In de context van de klant valt dat uiteen in o.a. intern en extern samenwerken.

InternSamenwerken is wellicht ook niet meer zo simpel als vroeger. Informatie komt op veel verschillende manieren naar je toe: de herkomst moet betrouwbaar zijn! Er is (zeker in de zorg) minder tijd om zelf informatie tot je te nemen. Maak daarom gebruik van het juiste (mobiele) kanaal! Mensen werken niet meer exclusief vanuit één afdeling: af en toe in een team, soms aan een ziektebeeld, dan in een project. En dat ook nog eens door elkaar.

Extern Ook de ontwikkeling in de zorg heeft invloed op de wijze waarop professionals van de klant samenwerken. Meer gespecialiseerde zorgcentra zorgen ervoor dat richtlijnen en protocollen zullen veranderen. Het de klant ondersteunt hierbij en dat betekent dat de samenwerkomgeving wellicht ‘zwaarder’ ingezet gaat worden. Dat gekoppeld aan het feit dat tijd schaars is en blijft, betekent één ding: de werkomgeving van de klant dient erop ingericht te zijn om snel en makkelijk informatie, mensen en documenten te vinden en er mee te werken!

Keep it simple!Wij zijn ervan overtuigd dat succes langs twee assen loopt: de oplossing moet iteratief groeien. Eerst dus focus op een basis: functioneel goed, technisch stabiel en klaar om te groeien. Daarnaast is de oplossing pas een succes als hij naar tevredenheid gebruikt wordt. Investeringen zijn dus pas rendabel als de adoptie door alle eindgebruikers vanaf dag 1 de juiste aandacht krijgt.

Ruime ervaring met soortgelijke vragen en oplossingenMixit, onderdeel van de Tam Tam Groep, heeft 8 jaar ervaring met SharePoint oplossingen op alle gebieden die de klant vraagt. Van kwaliteitssystemen voor het UMC Utrecht en Rivierenland Ziekenhuis tot een projectomgeving voor het NKI-AVL, en van een iPhone App voor AstraZeneca tot een website voor het Haga Ziekenhuis. We zetten de gebruiker centraal en gebruiken de standaard tools om er een gebruiksvriendelijke, ‘to-the-point’ werkomgeving van te maken. Hierbij kijken we niet alleen naar vandaag, maar ook wat verder in de toekomst.

Een superleuke uitdaging die heel goed past in de ervaring van Mixit. Wij nemen jullie graag mee in onze visie, het concept en de aanpak die leidt tot succes!

Natuurlijk kan dat! Mogen wij helpen?