woensdag 11 november 2009

Implementatie Beheer

Hoe gaan we de beheerssituatie aanpakken?

NDoelstelling / VisieNTakenpakket BeheerNGebruik gebouwNOpeningstijden pandNVeiligheidNPlan van Aanpak / StappenplanNCommunicatie / OverlegstructuurNBeantwoording inhoudelijke vragen

Inhoud presentatie

NZodanig exploiteren dat maatschappelijke doelstellingen behaald worden

N iNFacilities verantwoordelijk voor uitvoerende taken met betrekking tot beheer en exploitatie

NStadsdeel en gebruikers blijven eindverantwoordelijk

Doelstelling / Visie

Beveiliging◦ Sleutelbeheer◦ Electronische beveiliging◦ Fysieke beveiliging

Schoonmaak (3 PvE’s) Bedrijfshulpverlening (BHV) Inrichting receptie Afvalverwerking Reprodiensten Sanitaire voorzieningen Kantoorartikelen Horecavoorziening Groenvoorziening Onderhoud gebouw Verhuur multifunctionele ruimtes

Takenpakket Beheer

Toegang

Compartimentering

Receptie werkzaamheden◦ Binnenkomende telefoonlijnen opnemen en (indien nodig)

doorverbinden naar de juiste persoon◦ Ontvangen en helpen van bezoekers en gasten

(signalerende rol; ongewenste gasten herkennen en toegang weigeren)◦ Verwerken van alle inkomende en uitgaande post

Reprodiensten◦ Administratieve en ondersteunende werkzaamheden; kopiëren, faxen

Gebruik gebouw

Openingstijden pand

Facilitair-/ Receptiemedewerker aanwezig

Beheerder aanwezig

Maandag 8:30 – 17:00 07:30 – 23:00

Dinsdag 8:30 – 17:00 07:30 – 23:00

Woensdag 8:30 – 17:00 07:30 – 23:00

Donderdag 8:30 – 17:00 07:30 – 23:00

Vrijdag 8:30 – 17:00 07:30 – 01:00

Zaterdag 8:30 – 17:00 10:00 – 18:00

Zondag 8:30 – 17:00 10:00 – 18:00

Veiligheid

Inbraakinstallatie

Beveiliging◦ Electronische beveiliging◦ Fysieke beveiliging

Bedrijfsnoodplan / Calamiteitenplan

BHV-organisatie◦ Hoofd BHV◦ Ontruimingsoefeningen◦ Vervolgcursussen◦ BHV-benodigdheden

Alle gebruikers dienen eigen BHV’ers aan te leveren

Competentieprofielen (reeds verstuurd)◦ Facilitair Beheerder◦ Facilitair-/ Receptiemedewerker

Afspraken gebruikers (beslissingsbevoegden)◦ De Notenkraker◦ Willem van Boeijenschool ◦ OKC◦ Combiwel◦ GGD◦ Logopedie

Stap 1

Vertaling van de exploitatiebegroting omgezet naar PvE’s

Minicompetitie leveranciers◦ Gebruikmakend van raamcontracten Stadsdeel Oud-Zuid

Afsluiten contracten met gebruikers

Afsluiten contracten met leveranciers

Personele invulling door iNFacilities i.s.m. gebruikers

Stap 2

Verwachtingspatroon van de gebruikers ◦ Totale dienstverlening van iNFacilities◦ Contracten met leveranciers

Facturatie◦ Stadsdeel◦ Gebruikers

Handboek Beheer

Stap 3 Beheerssituatie

Communicatie / OverlegstructuurType overleg Aanwezig Onderwerpen Frequentie ten

minste

Ambtelijk overleg

Beheerorganisatie Ambtenaar stadsdeel

beleid (accountmanager)

Stand van zaken exploitatie Klachtenrapportage Profilering en marketing

4 x per jaar

Vastgoed overleg

Beheerorganisatie Ambtenaar stadsdeel

vastgoed

Planning onderhoudswerkzaamheden

2 x per jaar

Gebruikersoverleg

Beheerorganisatie Alle vaste gebruikers: Willem van Boeijen Notenkraker OKC Combiwel GGD Logopedie DMO (sport)

Onderhoud Schoonmaak Beveiliging Veiligheid Samenwerking Gebruik multifunctionele ruimtes Communicatie & Marketing Andere voorkomende zaken

12 x per jaar

(eens per maand)

Vragen

Inhoudelijke vragen mailen naar s.v.d.rijt@tfm.nl