G40

23 mei 2019

De Omgevingstafel

Programma

• Welkom

• Nieuwe vergunningverlening onder de Omgevingswet

• De werkwijze in Zaanstad

• Integraal samenwerken aan de Omgevingstafel

• Schuif zelf aan bij de Omgevingstafel (simulatie)

• Hoe ga je hiermee aan de slag in je gemeente?

De Omgevingstafel

Nieuwe vergunningverlening onder de Omgevingswet

De Omgevingstafel

Impact van de OmgevingswetOmgevingsweteisen

Van 26 weken

naar 8 weken

Integraliteit

Zaakgericht

werken

1 loket, 1

voorkant

• De doorlooptijd van een vergunningsaanvraag

wordt verkort van 26 weken naar 8 weken

• Het kerninstrumentarium is integraal en bevat

alle aspecten van toepassing op de fysieke

leefomgeving

• Zaakgericht werken wordt verplicht gesteld

• Bij een aanvraag voor meerdere overheden wordt

de gemeente aanspreekpunt en verantwoordelijk

voor de afhandeling in de keten

Verduidelijking

Gelijke informatie

positie

• Overheden, burgers en initiatiefnemers hebben

dezelfde informatie positie wat eisen stelt aan

informatie ontsluiting

Verplichte

participatie• Bij het aanvragen van een vergunning wordt

participatie verplicht

… sneller, transparanter, inwoner centraal

Bron: Van der Steen en Van Buuren (2017)

Anders werken onder de Omgevingswet

Serviceformules Omgevingswet

Top 9 grootste klantpijnen

1. Ik vind het onduidelijk hoe procedures in elkaar zitten en wanneer er

wat gebeurt: het is voor mij een black box.

2. Ik vind dat processen te lang duren.

3. Ik moet mij baseren op versnipperde, ongestructureerde en

tegenstrijdige informatie van veel verschillende bronnen.

4. Er wordt niets gedaan met mijn input.

5. Ik heb geen duidelijk contactpersoon, iemand die mij helpt en mijn

dossier goed kent.

6. Tijdens het proces moet ik van alles en nog wat onverwacht

veranderen.

7. Ik begrijp de informatie niet en vind het taalgebruik te ingewikkeld.

8. Ik kom er veel te laat achter dat er iets gebeurt in mijn omgeving.

9. Er is geen echte aandacht voor mijn verhaal.

Serviceformules Omgevingswet

100 innovaties bedacht samen met gemeenten, provincies en Omgevingsdiensten

Serviceformules Omgevingswet

Omgevingswet : vier serviceformules

Serviceformules Omgevingswet

Het probleem De oplossing:snel & simpel

▪ 70% van de initiatieven bij gemeenten is een

eenvoudige verbouwing: het gaat om

bulkproducten zoals de dakkapel, de uitbouw, de

schuur, kappen, etc.

▪ Het gaat om onervaren inwoners en ondernemers

▪ Voor deze initiatieven ontbreekt een simpele en

snelle route.

▪ Initiatiefnemers ervaren deze dienstverlening als

complex, niet-transparant en te langdurig.

▪ Het doel van de Omgevingswet is de

dienstverlening sneller en eenvoudiger te

maken

▪ Het betreft een eenvoudige verbouwing, die

afgehandeld kan worden met

geautomatiseerde toetsing, door toetsing

door de initiatiefnemer zelf of met een

melding of lichte vergunning. Ook

vergunningvrij valt onder deze formule.

Binnen een kwartier heeft inwoner of

ondernemer:

✓ Inzicht welke regels gelden voor het adres

✓ Antwoord of een vergunning nodig is

✓ Zo ja, de aanvraag gedaan en de

vergunning of verklaring ontvangen

Wat verandert?

Wanneer de Snelserviceformule?

Innovaties Snelserviceformule Omgevingswet

Werken aan de Snelserviceformule

Snelle

processen

Simpele

interactie

Simpele

regels

Ik begrijp de regels

Ik ben snel klaar

Ik begrijp de processen

*

* = Wat de gebruiker ervaart:

de Happy Flow

Innovaties Snelserviceformule Omgevingswet

Het probleem De oplossing:relevant & compleet

▪ 20% van de initiatieven is complex. Het gaat om

vestigen of uitbreiden van bedrijven en woningen,

met complexe regelgeving

▪ De initiatiefnemers zijn vaak bedrijven, samen met

hun adviseurs

▪ Voor deze complexe aanvragen ontbreekt een

integrale en interbestuurlijke route en één loket

▪ Initiatiefnemers ervaren deze dienstverlening als

versnipperd, niet transparant en te langdurig

▪ Het doel van de Omgevingswet is de

dienstverlening transparanter,

eenvoudiger en sneller te maken

▪ Het betreft aanvragen, waaraan vaak

meerdere professionals en

expertises, veelal ook van andere

organisaties, te pas moeten komen

De initiatiefnemer:

✓ treft een overheid die niet meer toetst maar

meedenkt

✓ kan terecht bij de gemeente als één loket voor

alle service, ook die van provincie, Waterschap

en Rijk

✓ ontvangt binnen acht weken een

Omgevingsvergunning of Ontheffing

✓moet participeren met belanghebbenden en

stakeholders

Wat verandert?

Wanneer de Ontwerpformule?

De werkwijze in Zaanstad

Yousuf

De Omgevingstafel

Omgevingswet

Focus op de initiatiefnemer

Presentatie Yousuf Yousufi

Instrumenten Omgevingswet

15

omgevingsvergunning

omgevingsplan en

omgevingsverordening

Omgevingsprogramma

Omgevingsvisie – lange termijn

Omgevingsvergunning

16

- Beslissen binnen 8 weken in plaats van 26 weken

- Minder vergunningen door algemene regels

- Meer nadruk op voortraject en link met

dienstverlening

Project: Samenwerking in de keten rond omgevingsvergunning

Deelnemers Pressure Cooker oktober 2017

17

Perspectieven

18

Serviceformules VNG

19

Uitwerking Serviceformules Zaanstad

20

Waar zijn we mee bezig?

21

De Wegwijzer

22

De Wegwijzer

• Uitbreiden van de informatie op de website:

- Meer informatie over welke stappen doorlopen worden voor/tijdens/na een vergunningaanvraag

- Meer inhoudelijke informatie; veelal bestaande informatie gebruiken en samenbrengen

- Klanten stimuleren zelf vooronderzoek te doen

• Een beslisboom die mensen naar de juiste ingang leidt:

- Vragen: naar pagina’s waar die informatie te vinden is of contact

- Initiatieven/plannen: naar BLITTS of het intakeformulier

• Een intakeformulier omgevingsvergunning:

- Informatie over het initiatief

- Welke antwoorden wil de klant van de gemeente krijgen?

23

De snelserviceformule

24

BLITTS vergunningen

In 2016 gestart

Nu volledig digitaal indienen, toetsen en automatisch verlenen:

• een dakkapel

• een bijgebouw

• een erfafscheiding

• een dakraam

• zonnepanelen

• asbest meldingen

25

Initiatieventeam en voortraject

26

Ingangen

27

1 ingang

• Wegwijzer

• Agenda overleg

• Initiatieventeam

• Vergunningadvies

• Vakmarkt

28

Vragen

29

Integraal samenwerken aan de Omgevingstafel

De Omgevingstafel

De vijf principes van de Omgevingstafel

De Omgevingstafel

De gebruiker centraal

Voor de aanvraag

Integraal advies

Samen Centrale intake

De Omgevingstafel

IntakeVerkennen en

definiëren

Ontwikkelen globaal

ontwerp

Opstellen definitief

ontwerpIndienen aanvraagStart

De Omgevingstafel

De stappen in het Omgevingstafel proces

GesprekInitiatiefnemer

IntaketafelÉén ingang

Omgevingstafel

Aanvraag

Diverse ingangen blijven, maar één registratie

VergunningenHandhavingKCCPlanjuristAfdeling RuimteAccountmanager EZOndernemersloketAdviseur BedrijventerreinenGebiedsadviseurWijkmanagerAfdelingshoofdWethouderOntwerper Openbare RuimteSociaal domeinBeleidsmedewerkerDiverse mailboxen

Een gemeente heeft diverse ingangen:

De Omgevingstafel

Eén ingang

Verschillende routes synchroniseren

Zaanstad

De Omgevingstafel

Eén ingang

De Omgevingstafel

Wat wordt anders?Eén ingang Waarom?

• Voorkomen dat

aanvragers zonder

contact een vergunning

indienen

• Voorkomen dat we 8

weken hebben voor de

afhandeling

• Totaal overzicht van alle

plannen en ideeën

• Stroomlijnen van de

afhandeling

• Kunnen sturen op de

afhandeling

Fase van de klant: start / zoek contact met gemeente

De Omgevingstafel

Wat wordt anders?Wegwijzer Waarom?

• Zorgen dat eenvoudige

initiatieven de snelle

route in gaan

• Zorgen dat de complexe

initiatieven signaleren

en op de intaketafel

komen

• Eenvoudige initiatieven

worden anders

afgehandeld dan

complexe

• We krijgen meer inzicht

in de initiatieven

Fase van de klant: ik geef de gemeente info over mijn plan

Onderscheiden van type complexe initiatieven

Eenmalig

Frequent

BedrijvenWoningen

Een project-ontwikkelaar realiseert een

gebouw met 80 woningen

IKEA wil een nieuwe

vestiging

Een bedrijf vestigt zich op

een bedrijventerrein

Iemand bouwt een eigen huis

De Omgevingstafel

IntakeVerkennen en

definiëren

Ontwikkelen globaal

ontwerp

Opstellen definitief

ontwerpIndienen aanvraagStart

De Omgevingstafel

Omvang Omgevingstafel is afhankelijk van het initiatief

Één ingang IntaketafelGesprek

Initiatiefnemer

Omgevingstafel

Aanvraag

De Omgevingstafel

Wat wordt anders?Intaketafel Waarom?

• Zorgt dat de

initiatiefnemer vroeg

weet of een plan

wenselijk is

• Alleen een plan in

behandeling nemen als

het zinvol is

• Nieuw intaketeam

• Alles komt op de

intaketafel

• Mandaat bij intaketeam

• Initiatief kan stranden

• Vooraf proces helder

met initiatiefnemer

Fase van de klant: vindt de gemeente mijn plan wenselijk?

De Omgevingstafel

Wat wordt anders?Waarom?

• De initiatiefnemer krijgt

alle informatie

• Het gesprek aan de

Omgevingstafel gaat

niet over de procedure

• Gelijke informatie bij alle

deelnemers

• Bezoek op locatie

• Alle informatie helder

voor de initiatiefnemer

(en diens adviseur)

• Vooraf proces helder

voor initiatiefnemer

• Route & timing is vooraf

helder

Fase van de klant: ik ontvang informatie over regels en procedure

Contact Initiatiefnemer

GesprekInitiatiefnemer

De Omgevingstafel

Wat wordt anders?Omgevingstafel Waarom?

• Integraal

• Interbestuurlijk

• Gelijktijdig advies

• Ja, mits

• Participatie

• Dialoog

• Tijd

• Vaste momenten

Omgevingsteam

• Mondeling reageren

i.p.v. schriftelijk

• Beslisser

• Interactie met

initiatiefnemer

• Goede aanvraag

Fase van de klant: hoe maken we samen mijn plan mogelijk?

De Omgevingstafel

Wat wordt anders?Aanvraag Waarom?

• In 8 weken beslissen is

te snel

• Voor de aanvraag

zoveel mogelijk gedaan

hebben

• Indienen ‘voorgebakken

broodje’

• Afhandelen wordt

stempelen in plaats van

toetsen

• De aanvraag is niet

meer het startsignaal

om aan de slag te gaan

• Goede aanvraag

• Heel snel klaar

Fase van de klant: ik dien mijn definitieve aanvraag

IntakeVerkennen en

definiëren

Ontwikkelen globaal

ontwerp

Opstellen definitief

ontwerp

Ingediende

aanvraag

De Omgevingstafel

Een vergelijkbare proces als een aanvraag direct wordt ingediend zonder contact met gemeente

Besluit

Één ingangGesprek

InitiatiefnemerIntaketafel

Omgevingstafel

Besluit

De Omgevingstafel

Heeft u nog vragen over de Omgevingstafel?

De Omgevingstafel

G40

23 mei 2019

De Omgevingstafel

Schuif zelf aan bij de Omgevingstafel

De Omgevingstafel

Waarom doen we de simulatie?

• Op een andere manier nadenken over dezelfde vraag: wat betekent werken met de Omgevingstafel?

• Beschouw de simulatie als een licht experiment om van te leren

• We willen graag van jullie horen of en hoe het zo gaat werken

• Wat kunnen we nog verbeteren?

• We hebben de setting bewust klein gehouden, dus weinig spelers aan tafel en weinig om te bespreken

• We werken in twee rondes. De eerste ronde is behoudend en in de tweede ronde is er ruimte om dingen uit te proberen.

De Omgevingstafel

Doelen van de simulatie

We oefenen, experimenteren, en gaan de eerste ervaring opdoen met:

• samen tegelijkertijd met adviseurs (collega’s), met initiatiefnemer en belanghebbende aan tafel

• het integraal kijken naar een vraag van een initiatiefnemer

• een dialoog met de initiatiefnemer en belanghebbende

• een nieuwe manier van interactie met de initiatiefnemer en belanghebbende: samen op zoek naar een oplossing.

• Ja, mits. Hoe ga je van toetsen naar adviseren?

• nieuwe rollen: beslisser, gespreksleider

De Omgevingstafel

51

De case aan de Omgevingstafel: bedrijfspand

De Omgevingstafel

IntakeVerkennen en

definiëren

Ontwikkelen globaal

ontwerp

Opstellen definitief

ontwerpIndienen aanvraagStart

De Omgevingstafel

Één ingang IntaketafelGesprek

Initiatiefnemer

Omgevingstafel

Aanvraag

Wat zijn de onderdelen in de simulatie?

Simulatie

Overzicht rollen in de eerste ronde

De Omgevingstafel

Bestaande rollen

• Bestemmingsplantoetser

• Accountmanager Economische Zaken

• Casemanager

In de werkelijkheid zijn er meer mensen betrokken

• Observator Initiatiefnemer

• Observator Adviseurs

• Observator Competenties

Observatoren

Overzicht rollen in de tweede ronde

• Initiatiefnemer

• Architect

• Belanghebbende

• Gespreksleider

• Beslisser

• Initiatiefmanager

De Omgevingstafel

Nieuwe rollen Bestaande rollen

• Bestemmingsplantoetser

• Accountmanager Economische Zaken

In de werkelijkheid zijn er meer mensen betrokken

• Observator Initiatiefnemer

• Observator Adviseurs

• Observator Competenties

Observatoren

Hoe ga je nu aan de slag in je eigen gemeente?

De Omgevingstafel

De Omgevingstafel

Stap 1: ga met elkaar de dialoog aan

De Omgevingstafel

Stap 2: probeer het uit met een simulatie

WELKE PRIJS GAAN WE REKENEN

VOOR DE OMGEVINGSTAFEL?

WELKE NIEUWE ROLLEN?

WIE KRIJGT EEN NIEUWE ROL?

HOE GAAN WE OPLEIDEN?

WELKE DOORLOOPTIJD?

WELKE KWALITEIT?

WELKE INITIATIEVEN HOREN BIJ

DE ONTWERPFORMULE?

WAT IS HET VERSCHIL MET

DE HUIDIGE PROCESSEN?

HOE GAAN WE VAN OUDE

NAAR NIEUWE PROCESSEN?WAT IS DE ROL VAN BESTUUR EN DIRECTIE?

WAT BETEKENT HET VOOR DE LEGES?

GAAN WE FORMATIE VERSCHUIVEN?

GAAN WE ZAAKGERICHT WERKEN?

HOE RICHTEN WE DE

KETENSAMENWERKING DIGITAAL IN?

HOE WERKEN WE MET JA, MITS?

HOE RICHTEN WE DE INTAKETAFEL

EN DE OMGEVINGSTAFEL IN?

WAT VERANDERT ER OP ALLE KANALEN

EN IN DE SCHRIFTELIJKE UITINGEN?

De Omgevingstafel

Stap 3: ga aan de slag met een plan van aanpak