Posters maken in PowerPoint

Een mini handleiding

Nieuwe Media Dienst 2009 http://www.ua.ac.be/ICNMD

1. Algemeen

Het printen van grote posters is een kostbare zaak en duurt lang. Om mislukkingen te vermijden besteed je best voldoende aandacht aan het ontwerpen van je poster. Zet je ideeën eerst schetsmatig op papier en giet ze daarna via PowerPoint in de juiste vorm. PowerPoint durft al wel eens te “crashen”, bewaar je werk dus meermaals!

2. Starten in PowerPoint

PowerPoint: pagina- afmetingen instellen.

In PowerPoint door: · Lint: tabblad: Ontwerpen… kan je de pagina afmetingen invoeren.

�

De normale afmetingen zijn 90cm breed en 120 cm hoog. De keuze van de afmetingen is afhankelijk van de regels die de organisatie van een congres opstellen. Je kunt best in de juiste afmetingen van de poster werken.

Soms is het toch nodig om een poster te maken die groter is dan de maximale afmeting die je in PowerPoint kan instellen. In PowerPoint is de grootste maat die je kunt instellen 142 cm. Bij het instellen van de afdruk naar de printer kan er nog vergroot worden (en ook verkleind). De maximale vergroting is 400% van de originele pagina- instelling (en maximale verkleining is 25%).

Let op Als de pagina instelling gewijzigd wordt na de opmaak zullen alle teksten verspringen en alle figuren en afbeeldingen vervormen.

Begin met de blanco indeling

Lint: tabblad: Start > Indeling > leeg

Nu is het goed ogenblik om dit bestand al te bewaren.

Bewaar je poster altijd inclusief de gebruikte TrueType lettertypes. Als je ongewone lettertypes gebruikt hebt, en je hebt deze optie niet aan staan dan is de kans groot dat die tekens niet juist geprint worden op een andere computer. Zij zullen op een andere computer vervangen worden door een ander lettertype waardoor de tekst op een andere plaats komt te staan bij het printen. Dit stel je in onder de Office knop: Opties voor PowerPoint

�

Ze het vinkje aan bij Lettertypen in het bestand insluiten. Klik op OK om het venster te sluiten. Daarna het bestand bewaren: Office knop: Opslaan

�

3. Tekst invoeren

De opmaak (lettertype, lettergrootte enz.) van een tekst moet je altijd in PowerPoint doen. Je kan teksten invoeren door: Lint: tabblad: Invoegen > Tekstvak

Dan kan je de tekst intikken in de box. Door in de box te dubbelklikken krijg je het tabblad opmaak

Met de opmaak gereedschappen kan je het tekstvak op maat maken. Door in het tekstvak rechts te klikken krijg je meer opties:

�

Let op: NOOIT met Doorzichtigheid (Transparency) werken! (zelfs niet voor andere PowerPoint objecten): Doorzichtigheid wordt niet altijd afgedrukt. In het tabblad Start kan je de tekst verder opmaken: Vb. Het inspringen van de tekst in het teksvak: Open het dialoog venster Alinea

Met Inspringen kan je de plaats van de tekst in het vak aanpassen.

�

Knippen en plakken (Copy en Paste) van tekst vanuit Word altijd Doelthema of Alleen tekst bewaren.

Gebruik een lettertype dat duidelijk leesbaar is op een afstand. Gebruik een schreefloze letter zoals Arial. Maak de lettergrootte niet te klein: 38 punten is goed, 24 is een absoluut minimum voor tekst. Voor titels is tussen de 56 en de 100 punten aan te raden. Gebruik contrasterende kleuren maar gebruik geen groen -rood contrast. Er zitten in PowerPoint verschillende kleurenschema’s waarbij er gezorgd wordt voor een goed evenwicht. Tip1: een titel van een paragraaf kan je doen opvallen door of Bold of een andere kleur of een grotere letter. Maar liever niet onderlijnen en nog eens een ‘: ‘ achterplaatsen. Meer uitleg over lay-out en kleuren vind je op onze website http://www.ua.ac.be/ICNMD Een goede website over gebruik van kleur: http://www.colormatters.com 4. Grafieken en rekenbladen of tabellen invoeren

Eerst alle grafieken of tabellen zo goed mogelijk afwerken in Excel, exact zoals ze uiteindelijk moeten worden. Let op het gebruikte lettertype (Font): liefst Arial. Probeer niet om de grafiek te verkleinen in PowerPoint: verklein eerst in Exel. Dan Kopiëren en Plakkenspeciaal… Links onder bij tabblad Start onder Plakken op het driehoekje klikken

�

Selecteer Plakken speciaal… Kies Afbeelding (enhanced metabestand)

Algemene regel in PowerPoint Gebruik altijd Plakken speciaal om een

object vanuit een ander programma in PowerPoint in te plakken. Meestal is Afbeelding (enhanced metabestand) de beste optie. Voor sommige programma’s is het beter om Afbeelding (PNG) te gebruiken.

Wil je in PowerPoint de grafiek nog verder opmaken dan kan je op de grafiek rechts klikken en kan je de figuur "Groep opheffen" (Ungroupen) en converteren naar een Microsoft Office figuur. Doe dit 2x om alle objecten te zien. (is niet mogelijk als het een PNG of JPG of GIF of bitmap object is). Op die manier kan je teksten, kleuren en lijndikte nog aanpassen. (lukt niet altijd als het een ingewikkelde tekening is met zeer veel objecten of punten).

�

De lijndikte van Excel figuren is meestal maar 0,25pt. Dit is meestal niet voldoende om goed te printen.

Let op de lijndikte. De lijndikte moet minimaal 1 punt zijn voor donkere lijnen op een lichte achtergrondkleur.

De lijndikte moet minimaal 1,5 punt zijn voor licht gekleurde lijnen op een donkere achtergrond.

Rechtsklikken op de figuur

�

5. Foto’s en illustraties

Foto’s en illustraties moeten op voorhand volledig worden klaargemaakt. Scan illustraties in, maar zorg ervoor dat de bestandsgrootte niet enorm wordt.

• Om technische redenen kies je best voor een resolutie van 100 dpi bij een 100% afdruk. Hogere resoluties geven slechts kleine verbeteringen in kwaliteit van de afdruk. Aangezien een poster van op een afstand bekeken wordt heeft het geen zin haarscherpe foto’s te printen met onhandelbaar grote bestanden. Uitzondering: scannen van lijntekeningen in twee kleuren (zwart en wit) doe je best in 300 dpi.

• Heb je een digitale foto en werk je met Microsoft Photo Editor dan kan je het aantal dpi veranderen met het menu: Bestand > Eigenschappen. Je ziet ook het aantal pixels vertikaal en horizontaal. Hieruit kan je de dpi berekenen als je de afmetingen kent. (dpi: dots per inch, een inch is 2,54 cm). 150dpi komt overeen met 59 dpcm, je mag dit afronden op 60dpcm. Het heeft geen zin een bestaande digitale foto hogere dpi te geven voor dezelfde afmetingen. Er worden dan alleen pixels toegevoegd door interpolatie en deze extra pixels maken het beeld niet scherper!

• Optimaliseer je beelden; zorg ervoor dat contrast en helderheid en scherpte OK zijn.

• Snij (softwarematig) overtollige randen en delen weg en pas de afmetingen tot het gewenste resultaat aan.

• Een geprinte foto lijkt altijd wat donkerder dan de weergave van hetzelfde beeld op een monitor, hou hier rekening mee.

PowerPoint kan met een veelheid van grafische bestanden overweg maar als je foto’s als JPEG (met een gemiddelde kwaliteit of maximum kwaliteit) bewaart zit je altijd goed. (tevens bespaar je hierdoor ruimte op je harde schijf) Illustraties invoegen:

Lint: tabblad: Invoegen > Afbeelding

Ga naar de juiste directory en selecteer het gewenste bestand. Als je figuur nu niet ziet verschijnen; moet je deze opnieuw openen in het programma waarmee je ze aangemaakt hebt. Kies dan bewaar als JPEG en probeer opnieuw in te voegen in PowerPoint.

6. Andere objecten in PowerPoint

Je kan in PowerPoint ook ander objecten invoeren of plaatsen zodat je tekeningen kan maken. Je kan verschillende objecten groeperen: selecteer de objecten: rechtsklikken

Groeperen De objecten zijn nu samengevoegd. Het omgekeerde kan natuurlijk ook. Maak dan eerst een A4 print om lay-out te beoordelen. 7. Bestand aan de Nieuwe Media Dienst bezorgen. Als je een poster wil laten afdrukken op de Nieuwe Media Dienst dan moeten we ook een budgetcode hebben waarop de kosten worden aangerekend. Een poster met afmetingen 90cm x 120cm kost €34,00 (interne prijs zonder BTW, zie onze prijslijst voor andere afmetingen). Soms is de toestemming van een diensthoofd of budgetverantwoordelijke noodzakelijk. Is het bestand kleiner dan 4MB dan kan je de poster ook via e-mail opsturen naar: posters.CDE@ua.ac.be

Als het bestand groter is dan 4MB dan is de kans groot dat er te veel foto’s op te hoge resolutie in zitten. Je kan het bestand dan persoonlijk op CDE bij de Nieuwe Media Dienst, gebouw D, lokaal D0.15 afgeven. Daar moet je ook de poster afhalen. Indien er zich nog problemen zouden voordoen kun je nog altijd een beroep doen op de ingebouwde helpfunctie van PowerPoint (toets F1). Of bellen naar de Nieuwe Media Dienst 2224 of 2223 (03 2652224 of 03 2652223) of via mail naar posters.CDE@ua.ac.be . 8. Overzicht tips

Doe het zo Doe dit NIET Figuur uit een ander programma (vb. Exel) Kopiëren en: Plakken speciaal: Afbeelding (enhanced metabestand)

Copy en Paste

Kleuren aanpassen met het kleuren pallet Transparante kleuren (kunnen NIET geprint worden)

Afmetingen van een figuur uit Exel aanpassen: eerst de figuur in Exel vergroten of verkleinen en dan Copy en Paste Special Herhalen tot de grootte goed is.

Figuur in PowerPoint vergroten of verkleinen.

Afmetingen van een figuur uit Equation Editor aanpassen: eerst de figuur in Equation Editor vergroten of verkleinen en dan Copy en Paste Special : Picture. Herhalen tot de grootte goed is.

Figuur in PowerPoint vergroten of verkleinen.

Eerst de afmetingen van de poster instellen Afmetingen van de poster aanpassen nadat je de lay-out van de poster hebt gemaakt.

Scan 100 dpi op ware grootte van foto in de poster, dan bewaren als JPEG en in PowerPoint: Invoegen: Afbeelding uit bestand

Scannen op max. resolutie.

Versie 24/3/2009