Post verzorgenen archiveren

J.H. Altena

I N F O R M A T I E B O E K

secretariële opleidingen

2 3 4

Dit informatieboek bevat de theorie met voorbeelden uit het werkveld

van de administratief medewerker, algemeen secretaresse en manage-

mentassistent. In de bijbehorende praktijkboeken voor niveau 2 en 3/4

zijn realistische opdrachten over de beroepspraktijk te vinden.

Naast Post verzorgen en archiveren zijn er praktijkboeken en

informatieboeken voor de kerntaken Bijeenkomsten verzorgen en

Contacten onderhouden.

De serie biedt een complete ondersteuning in competentiegericht leren

en opleiden voor het middelbaar beroepsonderwijs. De leerling wordt

uitgedaagd om praktische beroepsvaardigheden te ontwikkelen.

9006911107_omslag_TM 09-11-12 14:15 Pagina 1

Post verzorgen en archiveren

Onderdeel van de kerntaken voor de MBO-opleidingen:

• Administratief/secretarieel medewerker (niveau 2)

• Secretaresse (niveau 3)

• Directiesecretaresse/managementassistent (niveau 4)

J.H.�altena

i n f o r m at i e b o e k

9006911107_bw_02-11_TM 12-11-12 14:51 Pagina I

illustratieverantwoording

De uitgever heeft ernaar gestreefd de auteursrechten te regelen volgens de

wettelijke bepalingen. Degenen die desondanks menen zekere rechten te kun-

nen doen gelden, kunnen zich alsnog tot de uitgever wenden.

thiememeulenhoff ontwikkelt leermiddelen voor:

–Primair Onderwijs

–Algemeen Voortgezet Onderwijs

–Beroepsonderwijs en Volwasseneneducatie

–Hoger Beroepsonderwijs

Meer informatie over ThiemeMeulenhoff en een overzicht van onze

leermiddelen: www.thiememeulenhoff.nl

ISBN 978 90 06 91110 7

Tweede, geheel herziene druk

© ThiemeMeulenhoff, Amersfoort, 2012

Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvou-

digd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar

gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door

fotokopieën, opnamen, of enig andere manier, zonder voorafgaande schrifte-

lijke toestemming van de uitgever.

Voor zover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van

artikel 16B Auteurs wet 1912 jº het Besluit van 20 juni 1974, Stb. 351, zoals

gewijzigd bij het Besluit van 23 augustus 1985, Stb. 471 en artikel 17 Auteurs-

wet 1912, dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te vol-

doen aan Stichting Reprorecht (Postbus 3060, 2130 KB Hoofddorp). Voor het

overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en

andere compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet 1912) dient men zich tot de

uitgever te wenden. ii

9006911107_bw_02-11_TM 12-11-12 14:51 Pagina II

inhoud

over�dit�boek� V

1 Postverwerking� 1

1.1 Postdistributie 2

1.2 Inkomende post 4

1.3 Uitgaande post 111.3.1 Registratie van uitgaande post 111.3.2 De adressering 121.3.3 Frankeren van poststukken 141.3.4 Partijenpost 201.3.5 Antwoordnummer 221.3.6 Apparatuur voor verwerking van uitgaande post 23

1.4 Koeriersdiensten 24

1.5 Electronic mail 26

1.6 De proactieve managementassistent 28

2 archivering�� 31

2.1 Het archief 32

2.2 Bewaren van informatie 37

2.3 Opbergmiddelen 402.3.1 Staand opbergen van informatiedragers 412.3.2 Hangend opbergen van informatiedragers 442.3.3 Liggend opbergen van informatiedragers 452.3.4 Binnenmappen 472.3.5 Kasten 48

iii

9006911107_bw_02-11_TM 12-11-12 14:51 Pagina III

2.4 Alfabetisch rangschikken 512.4.1 Alfabetisch rangschikken met de computer 55

2.5 Coderen en sorteren 562.5.1 De volgordecode 592.5.2 De groepscode 602.5.3 De blokcode 612.5.4 De kettingcode 622.5.5 De decimale code 632.5.6 De kleurcode 66

2.6 Archiefbeheer 682.6.1 Uitlenen van stukken 682.6.2 Opschonen van het archief 702.6.3 Archiefbeheer en de computer 72

Samenvatting 73

3 Het�ordeningsplan� 76

4 De�Wet�bescherming�persoonsgegevens� 80

register� 84

iV

9006911107_bw_02-11_TM 12-11-12 14:51 Pagina IV

over�dit�boek

Postverwerking en archivering: iedere administratieve medewerker isermee bezig.Je moet weten, hoe belangrijke stukken zodanig opgeborgen en gere-gistreerd worden dat ze ook weer gemakkelijk zijn terug te vinden,zodat er niets fout loopt binnen het bedrijf.Voor de secretaresse is kennis van postverwerking en archivering extrabelangrijk omdat zij het is die zorgt voor de distributie van inkomendeen uitgaande post en omdat zij ook de spil is binnen het archiverings-systeem van een bedrijf.

Een leerboek over postverwerking en archivering doorwerken zonderer praktisch mee bezig te zijn is vreselijk saai. Daarom is het de bedoe-ling dat je voornamelijk werkt vanuit je praktijkboek en dit informatie-boek pas bestudeert wanneer dat nodig is. Dat is ook de kern vancompetentiegericht onderwijs: praktisch bezig zijn en al doende leren.Maar dat is niet alles, want bij dat praktisch leren hoort ook inlevings-vermogen en dat betekent dat je werkt zoals je dat in de praktijk vanhet bedrijfsleven ook zou doen. In het praktijkboek wordt dan ook uit-gegaan van een 'levensechte context': je werkt bij Silmex, een bedrijfdat zilverwerk verhandelt.

Bij hoofdstuk 1 over postverwerking kom je een heel eind als je hetinformatieboek pas openslaat als dat voor het goed uitwerken van eenopdracht nodig is of omdat je zit met een vraag waar je zonder naslag-werk niet uitkomt. Bij het tweede hoofdstuk over archivering ligt datwat ingewikkelder. Daar kun je soms maar beter terugvallen op hetouderwetse patroon: eerst leren en dan pas toepassen. Dat geldtvooral voor de alfabetiseringsregels en voor het maken van een orde-ningsplan.Het maken van een ordeningsplan (hoofdstuk 3) is alleen bedoeld voorleerlingen van niveau 4, dus voor de directiesecretaresse en de mana-gementassistent.

J.H. Altena

V

9006911107_bw_02-11_TM 12-11-12 14:51 Pagina V

9006911107_bw_02-11_TM 12-11-12 14:51 Pagina VI

PO

ST

VE

RW

ER

KIN

G

1

1

1Postverwerking

Iedereen verzendt of ontvangt wel eens een brief, een kaart of eenpakje. Dit geeft normaliter geen problemen. Als je niet weet hoeveelporto er op een pakje moet, neem je dat gewoon mee naar eenpostagentschap, waar men het keurig voor je uitzoekt. Maar zowerkt dat op kantoor niet. Je kunt nu eenmaal op je werk niet voorelk pakje even naar het postkantoor gaan. En als je te weinig portoop een brief plakt, komt dat wel erg dom en vervelend over (straf-port). Voor de zekerheid dan maar het hoogste tarief nemen is ookgeen oplossing. De kosten kunnen dan behoorlijk oplopen en datvindt de directie weer niet zo leuk.Als we toch bezig zijn, kunnen we ook wel een stapje verder gaan.Uit onbekendheid maken maar weinig bedrijven gebruik vanbestaande kortingsmogelijkheden voor het frankeren van mailings.Handig - en voordelig - als jij het wel weet! Als je een pakje hebt datmet grote spoed naar de andere kant van de wereld moet, bestaandaar goede mogelijkheden voor, maar je moet ze wel weten... Ook een inkomende brief moet op de juiste manier behandeld wor-den. Als daar niet een bepaald systeem voor gehanteerd wordt, is dekans groot dat de brief ergens blijft liggen met als gevolg dat de afhan-deling niet tijdig gebeurt, wat klanten kan kosten. Redenen genoegom eens serieus aan de slag te gaan met zakelijke postver werking.

Wat moet je na bestudering van dit hoofdstuk en de nodigepraktische oefeningen kennen en kunnen? l Je weet hoe je persoonlijke en niet-persoonlijke post onderscheidt. l Je weet welke extra aandacht je moet schenken aan aangetekendestuk ken, aan pakketjes en aan tijdschriften. l Je kent het verschil tussen brieven en pakketpost. l Je weet hoe de inkomende en de interne post binnen het bedrijf ver -spreid wordt. l Je weet welke inkomende en uitgaande post moet wordeningeschreven en hoe dit gebeurtl Je kunt post verzendklaar maken, waarbij je de juisteadresseringsvoorschriften toepast. l Je kent de verschillende manieren van postverzending, zowelnationaal als internationaal (aangetekend, rembours, priority,expresse, koeriers diensten, enzovoort). l Je kunt uitgaande post op de juiste wijze frankeren. l Je weet wanneer je gebruik kunt maken van voordelige tarieven(onder andere partijenpost).

9006911107_bw_02-11_TM 12-11-12 14:51 Pagina 1

1.1 Postdistributie

Bij een klein bedrijf is het meestal de secretaresse die de binnenko-mende post sorteert en rondbrengt. Als het bedrijf een postbus heeftzorgt zij ervoor dat de post iedere morgen opgehaald wordt bij hetbetreffende Business Point. Aan het eind van de dag brengt zij de uit-gaande post weg. Is dat lastig, dan kan deze post – tegen betaling –ook gebracht en gehaald worden. Zodra het bedrijf wat groter wordt iser al snel sprake van een postkamer waar de in- en uitgaande postverzameld en gedistribueerd wordt. Bij de heel grote bedrijven groeitde postkamer uit tot een complete afdeling. Het hoofd van de postka-mer is verantwoordelijk voor een juiste circulatie van de post. Die cir-culatie gebeurt traditioneel volgens het afgebeelde schema ‘post-distributie’.

Zoals je ziet is in het schema een belangrijke plaats ingeruimd voor dehuis postdienst. Een functionaris van de postkamer zorgt er allereerstvoor dat de inkomende post op de juiste plaats terechtkomt. Tegelijkzorgt hij of zij er ook voor dat de inter ne poststroom op een efficiëntemanier verzorgd wordt. Als iedereen binnen het bedrijf zijn eigeninterne correspondentie wegbrengt, kost dat veel tijd; het is veel effici-ënter dat dit door één persoon gebeurt. Die persoon loopt een paarmaal per dag een vaste route. Hij leegt de bakjes ‘uitgaande post’ envult de bakjes ‘inkomende post’. Hij maakt daarbij gebruik van eenwagen tje met hangmappen. In deze hangmappen komt de post voorde verschil lende afdelingen en de post die op de postkamer verderverwerkt moet wor den. Voor de poststukken worden speciale mappengebruikt met een groot aantal vakjes waarop het (volgende) adres

2

Postdistributie

9006911107_bw_02-11_TM 12-11-12 14:51 Pagina 2

geschreven kan worden. Deze mappen zijn voorzien van een aantalronde gaten. Zo kun je in één oogopslag zien of je te maken hebt meteen lege of met een gevulde map.

Bij veel afdelingen van grote bedrijven en zeker bij de directie is desecretaresse de volgende persoon die met de post in aanraking komt.Zij zorgt voor directe afhandeling of verdere distributie Bij kleine afde-lingen dienen de betrokkenen zelf af en toe het bakje ‘inkomende post’te legen. Inkomende post waarvan niet duidelijk is voor wie het bestemd is komtterecht bij de directiesecretaresse. Deze bepaalt, al dan niet in overlegmet de directie, wie een en ander dient af te handelen.

Naast de ‘papieren’ post wordt e-mail steeds belangrijker. De meestebedrijven ontvangen tegenwoordig zelfs (veel) meer e-mail dan ‘papie-ren post’. Wat betreft de interne post geldt dat nog sterker. Een briefje(memo) schrijven naar je collega ergens anders in het gebouw gebeurtbijna niet meer. Een e-mailtje sturen gaat immers veel gemakkelijker ensneller. Daardoor neemt de interne postdistributie sterk af. Ook de toe-nemende e-mailstroom van en naar het bedrijf gaat grotendeels buitende postkamer om. Daardoor ontstaan er in feite twee poststromen dieverschillend behandeld worden, wat niet bepaald efficiënt is. Dit brengtsteeds meer bedrijven ertoe, over te stappen op de ‘digitale postka-mer’. Daarbij wordt alle niet-persoonlijke post centraal gescand en ver-volgens digitaal verzonden naar de geadresseerde. Digitalisering vande post biedt, nog afgezien van het niet hoeven rondbrengen ervan,een aantal bijkomende voordelen, waarop we verderop in dit hoofd-stuk terugkomen.

In bovenstaande tekst werd de meest voorkomende situatiegeschetst. Daarin speelt de (directie)secretaresse een belangrijkerol. Steeds vaker zie je echter ook mannen die een dergelijke func-tie uitoefenen. Op directieniveau spreken we hier van manage-mentassistenten, op lager niveau van secretariaatsmedewerkers(het woord secretaris heeft traditioneel een andere beteke nis). Tel-kens deze benamingen erbij noemen zou de tekst onleesbaarmaken, vandaar dat hier (en verderop) toch gekozen is voor het tra-ditione le, maar in dit verband enigszins dubieuze ‘secretaresse’.

3

PO

ST

VE

RW

ER

KIN

G

1

9006911107_bw_02-11_TM 12-11-12 14:51 Pagina 3

1.2 inkomende�post

We zullen nu eens in detail bekijken hoe de inkomende post verwerktwordt. Voorlopig beperken we ons daarbij tot de traditionele, ‘papie-ren’ post.Allereerst moet de post door de medewerkers van de postkamergesorteerd worden. Vaak is dit pas mogelijk nadat de post geopend is.Voor kleine hoeveelheden gebruikt men een briefopener, voor groterepartijen post een apparaat dat een klein randje van de envelop afsnijdt. Persoonlijke post wordt nooit geopend. Onder persoonlijke post ver-staan we niet alleen post waar ‘persoonlijk’ of ‘vertrouwelijk’ op staat,maar ook post waar op de envelop de naam van de persoon boven defirmanaam staat, dus bijvoorbeeld:

Y. Kip Eierhandel Pluimvee BV Vossenlaan 13 6595 KU EIBERGEN

Post ‘ter attentie van’ wordt meestal niet als persoonlijke postbeschouwd. Toch hoeft men deze post in de postkamer niet te openenomdat de adres sering duidelijk is. Meestal wordt deze post door desecretaresse wel geo pend. In dit geval luidt de adressering:

Eierhandel Pluimvee BV T.a.v. de heer Y. Kip Vossenlaan 13 6595 KU EIBERGEN

Zakelijke post wordt ingeschreven. Dit geldt niet voor folders en anderdrukwerk, maar wel voor alle ‘serieuze’ correspondentie. Men moetimmers altijd kunnen controleren of een stuk werkelijk is aangekomenen zo ja, naar wie het betreffende stuk ter afhandeling gegaan is. Dat klinkt erg logisch, maar de praktijk is vaak anders. Inschrijven vanpost gebeurt steeds minder, met als gevolg dat het steeds vaker voor-komt dat post bij de verkeerde persoon blijft liggen of simpelweg nietbeantwoord wordt omdat degene aan wie het geadresseerd is langdu-rig ziek is. En als de post niet ingeschreven is, kan ook niet gecontro-leerd worden of een brief, een bestelling of een contract wel of nietafgehandeld is. Je zult begrijpen dat zoiets nare gevolgen kan hebben,al was het alleen maar dat de goede naam van de zaak eronder lijdt.Hier ligt een taak voor de secretaresse, die op een eenvoudige manierkan zorgen dat de post geregistreerd wordt en die vervolgens ook in degaten kan houden of er tijdig gereageerd wordt. Hoe doe je dat?Om duidelijk te maken waar het precies om gaat, zullen we eerst de

4

Persoonlijke�post

Zakelijke�post

9006911107_bw_02-11_TM 12-11-12 14:51 Pagina 4

klassieke manier bespreken. Daarna gaan we stapje voor stapje in derichting een zeer moderne manier van inschrijven en controleren.

Bij kleinere bedrijven schrijft degene die de post ophaalt (of bij wie depost binnenkomt) meestal alle post in. Meestal is dat de(directie)secretaresse. Bij wat grotere bedrijven gebeurt het inschrijvenvaak op de afdeling. Dan is het de afdelingssecretaresse die zorgtvoor het inschrijven, waarna ze de post bij de juiste persoon afgeeft. Bij de klassieke manier gebeurde het inschrijven handmatig. Mengebruikte een brie venboek. Zo’n brievenboek ziet er opengeslagenongeveer uit zoals onderstaande afbeelding aangeeft.

Tegenwoordig gebruik je uiteraard de computer bij het inschrij ven vande post. Het grootste voordeel van de computer is dat het terugzoe -ken van geregistreerde post een stuk eenvoudiger wordt. Bij het oudebrievenboek was het alleen maar mogelijk, op datum te registreren. Ditheeft tot gevolg dat je nogal moest zoeken als je wilde weten bij wieeen oud stuk terechtgekomen was. (Was het nu twee of drie maandengeleden?) De computer maakt het mogelijk ook op onderwerp of opafzender te zoe ken. Bij het registreren geef je op, welke persoon ofafdeling de brief of de fax afhandelt. En dus kun je de brief of de faxlater ook weer terugvinden onder de naam van die persoon of dieafdeling. Met andere woorden: er zijn meerdere zoekingangen. Factu-ren kun je met de computer zo registreren dat de afdeling administra -tie automatisch aan bepaalde betalingstermijnen herinnerd wordt (ookin verband met de mogelijke korting bij betaling binnen een bepaaldeter mijn). Dit geldt natuurlijk evengoed voor andere te nemen acties.Een koppeling van ‘De Vries’ en ‘af te handelen voor’, gerangschikt opdatum, levert een snel overzicht van de zaken die de heer De Vries nogdringend af moet handelen. (Of die een ander af moet handelen als DeVries ziek is.)Hieronder zie je een voorbeeld van een scherm voor inkomende brie-ven van zo’n digitaal brievenboek. Zoals je ziet is er veel overeen-komst met het ‘papieren’ brievenboek. De ‘korte inhoud’ kun je als zininvoeren, maar een paar goede trefwoorden gebruiken is slimmer

5

PO

ST

VE

RW

ER

KIN

G

1

brie�venboek

Volg nr. Afzender Datum Korte inhoud Opm. Volg nr. Geadres-seerde

Datum Korte inhoud Opm.

inGekomen UitGeGaan

9006911107_bw_02-11_TM 12-11-12 14:51 Pagina 5

(vanwege het terugzoeken van één of meer brieven over een bepaaldonderwerp).Meestal gaat men tegenwoordig bij het registreren nog een stap verderen wordt de hele brief gescand, respectievelijk de e-mail opgenomen.(Een directe koppeling met het e-mailprogramma is mogelijk.) Vervol-gens kun je op ieder (tref)woord zoeken naar alle brieven waarin datwoord voorkomt. Een beetje vergelijkbaar met de Google-zoekfunctieop internet dus. Zoals je ziet is er ook ruimte voor opmerkingen, bijvoorbeeld ‘spoed’ of‘kopie naar …’.Naast een verbeterde zoekfunctie, vergeleken met het ‘papieren brie-venboek’, is het bij deze manier van registreren ook eenvoudiger enlogischer geworden, de gewone post en de zakelijke e-mails opdezelfde manier te behandelen, ofwel het eerder genoemde nadeelvan twee afzonderlijke poststromen op te heffen.

Scherm digitaal brievenboek

Voor jou (en je manager) wordt het nu heel eenvoudig om na te gaan ofbepaalde post is afgehandeld en bovendien kun je dan snel even eenrappellijst maken bij afwezigheid van iemand. Zo’n rappellijst is eigen-lijk niets anders dan een opsomming van brieven die voor eenbepaalde datum afgehandeld moeten (of moesten) worden. Rappel isFrans en staat voor ‘herinnering’.Soms maakt men een onderscheid tussen een rappellijst en een signa-leringslijst. Een rappellijst is dan een lijst met acties waarvan de dead-line al verlopen is of op de dag van uitdraai verloopt. Bij een overzichtvan nog af te handelen acties (hier post) spreekt men dan liever vaneen signalering.Wij zullen het woord rappellijst verder gebruiken in de betekenis vaneen lijst van acties die dringend nog moeten gebeuren (waarbij dedeadline dus verlopen is of binnen een paar dagen verloopt).

Wat heb je, afgezien van rappellijsten en het koppelen van brieven ene-mails, nu gewonnen ten opzichte van het ouderwetse brievenboek?Stel dat je een brief van ‘ongeveer’ een half jaar geleden wilt inzien. In

6

rappellijst

9006911107_bw_02-11_TM 12-11-12 14:51 Pagina 6

die brief werd een nieuw type bureaustoel aangekondigd en je herin-nert je vaag dat die er zowel mooi als ergonomisch verantwoord uit-zag. (Dat was ook de reden waarom de brief geregistreerd werd.)Helaas ben je ver geten wie de leverancier was. Bij postregistratie ineen ‘papieren’ brievenboek zul je flink moeten zoeken. (Na een kwar-tier blijkt natuurlijk dat de brief al zeven maanden geleden ontvangenwerd, terwijl je in eerste instantie bij zes maanden geleden was begon-nen met zoeken.) Bij computerregistratie – in een digitaal brievenboekdus – zoeken we met behulp van het trefwoord ‘bureaustoel’, waarnade computer ons een lijstje geeft van brieven die over dat onderwerpgaan. Er nu aan de hand van de gege ven data de goede uitzoeken iseen fluitje van een cent.

Professionele postregistratieprogramma’s zijn vaak meer dan alleeneen digitaal brievenboek. Er zijn tal van extra mogelijkheden. Zo wor-den ze vaak gekoppeld aan het binnen het bedrijf gebruikte archive-ringsprogramma.Omdat computers binnen een bedrijf altijd in een netwerk geschakeldzijn, kunnen brieven, nota’s en contracten die door het bedrijf zwer veneenvoudig opgespoord worden omdat het doorsturen ervan eenvou-dig binnen het systeem kan worden aangegeven (mits degene die datdoet toegang heeft tot het programma).De meeste postregistratieprogramma’s zijn heel gebruikersvriendelijk.

Veel postregistratieprogramma’s worden ook gebruikt om de gege-vens van relaties up-to-date te houden. Tegelijk met het registrerenvan de post wor den dan de adresgegevens, de contactpersonen endat soort zaken gecontro leerd. Veranderingen worden aangebracht,zodat uitgaande brieven altijd op nieuwe adressen en bij nieuwe con-tactpersonen terechtkomen. Op het eer ste gezicht lijkt dat niet zobelangrijk, maar je maakt natuurlijk een blunder als je (telkens weer)zakenbrieven stuurt naar iemand die bijvoorbeeld allang gepensio -neerd is. Bedrijven hechten dan ook erg veel belang aan een goedrelatiebe heer! Door dat koppelen aan relatiegegevens wordt het ook mogelijk, directde vaste gegevens voor een antwoordbrief (adres, aanhef, datumingekomen brief, kenmerk, huidige datum) tevoorschijn te toveren. Datde antwoordbrief daarbij automatisch in de voorgeschreven huisstijlwordt opgemaakt zal je niet verbazen.Grotere bedrijven werken vaak met programma’s voor postregistratie,rela tiebeheer en archivering die helemaal op het bedrijf zijn toegesne-den.

We hebben het al kort gehad over de steeds maar toenemende stroomzakelijke e-mails. De belangrijkste voordelen ken je waarschijnlijk wel,namelijk snelheid, gemak en lage kosten. Eén nadeel hebben we ook

7

postregistratie�-

programma’s

PO

ST

VE

RW

ER

KIN

G

1

9006911107_bw_02-11_TM 12-11-12 14:51 Pagina 7

al aangestipt, namelijk het ontstaan van twee - vaak afzonderlijkbehandelde - poststromen binnen het bedrijf.E-mail passeert de secretaresse meestal ongemerkt. Een mailtje gaatimmers in 99 van de 100 gevallen direct naar de betrokkene. Toch zitbij die mail nogal eens iets dat het waard is geregistreerd te worden.Dat kan de ontvanger heel eenvoudig doen via het gebruikte e-mail-programma, meestal Live Mail of Outlook (in een map van het per-soonlijke digitale archief), maar daarmee is de centrale controle ver-dwenen en ook de mogelijkheid om een (complete) rappellijst temaken bij bijvoorbeeld ziekte.Bij een postverwerkingsprogramma dat binnen een netwerk gebruiktwordt, kan men de gebruikers verzoeken, belangrijke e-mail ook in teschrijven. Helaas blijft het vaak bij vragen, gewoon omdat de meestemensen er de tijd niet voor nemen. Bovendien redeneert men dat eeningekomen bericht net zolang blijft staan tot het afgehandeld is, waar-mee een goede postverwerking gegarandeerd zou zijn. Maar in depraktijk gaat het nog wel eens mis...Tenzij je een volledige ommezwaai maakt naar het digitale tijdperk. Ditbetekent dat alle niet-persoonlijke inkomende post geopend engescand wordt. Dat scanner gaat vliegensvlug met speciale appara-tuur. Vervolgens wordt elk – nu digitale – stuk van een intern e-mail-adres voorzien en via het netwerk gestuurd naar degene die het afmoet handelen. Dat verzonden stuk wordt automatisch als uitgaande(interne) post geregistreerd. De ontvanger krijgt ook e-mail van buiten, maar die post komt opdezelfde manier bij hem of haar binnen en wordt dus op dezelfdemanier behandeld als de ‘gewone’ post.Een bijkomend voordeel voor mensen die vaak onderweg zijn en voorthuiswerkers is, dat op deze manier behandeling van inkomende postniet meer gebonden hoeft te zijn aan de werkplek op kantoor. Ookthuis of in het buitenland kan alle post immers via een laptop, tablet ofsmartphone ingezien en waar nodig afgehandeld worden. Via demobiele verbinding is voortdurend sprake van synchronisatie metgegevens op de zaak, zodat de informatie altijd actueel en overal gelijkis. Beantwoording van post gaat via gekoppelde relatiegegevens. Eenuitgaande brief wordt weliswaar geprint en in een envelop gestopt,maar de archivering ervan gebeurt digitaal. Dat betekent dat elke briefdie later via een trefwoord opgezocht wordt, automatisch compleet ophet scherm verschijnt. Geloop naar het archief is dus afgelopen en ookde hele interne postdistributie is beperkt tot het afleveren of ophalenvan een vertrouwelijke brief, een officieel contract of een pakketje.Controle blijft mogelijk doordat de beantwoording en archivering vanpost automatisch volgens een strak systeem gaan. Het managementkan zo altijd nagaan waar een stuk is en wat de status (de bewerkings-

8

9006911107_bw_02-11_TM 12-11-12 14:51 Pagina 8

fase) is. En de secretaresse (of de gebruiker) kan waar nodig rappel-lijsten maken.Het voert in deze context te ver, precies uit te leggen hoe zo’n pro-gramma in elkaar zit, maar het komt erop neer dat een programma alsOutlook wordt ‘opgewaardeerd’, zodat het werkt zoals hier omschre-ven.

Post die gescand en vervolgens digitaal doorgestuurd wordt, is auto-matisch voorzien van een datum (van binnenkomst). Post die nog‘gewoon’ (in papieren vorm) gedistribueerd wordt, wordt na registratievoorzien van een datumstempel. Als een stuk interessant is voor meerdere mensen, kun je beter eenroutingstempel gebruiken (zie afbeelding). Het gaat hier vooral ominformatieve stukken waarop niet (snel) gereageerd hoeft te worden.Ook informatieve stukken, waarvan je verwacht dat ze na lezing doorde geadresseerde doorgestuurd worden naar een ander, kun je hetbest van zo’n stempel voorzien.

Op een dergelijk stem pel wordt niet alleen aangegeven wanneer hetstuk is binnengekomen, maar ook voor wie het bestemd is. Dit laatstegebeurt in verband met de ruimte in de vorm van afkortingen. Zo bete-kent een ✔ in de hokjes ‘dir’ en ‘pr’ op de afgebeelde stempel dat ditstuk bestemd is voor de directie en de afdeling public relations. In delege hokjes kan de afkorting van een persoonsnaam worden gezet. Alsiemand het stuk afgehandeld heeft, zet hij een paraaf en gaat het naarde volgende. Het kan voorkomen dat een van de geadresseerden een✔ toevoegt. Dit zal vrij veel voorkomen met post gericht aan de direc-tie. Nadat de directeur het betreffende stuk heeft doorgenomen, kan hijbeslissen dat de afdeling mar keting een en ander moet bekijken. Hij zaldus een ✔ zetten bij ‘Mark’. Misschien vindt de directeur dat de afde-ling marketing ook actie moet nemen naar aanleiding van dit stuk. Een

9

datumstempel��

routingstempel

PO

ST

VE

RW

ER

KIN

G

1

Routingstempel

9006911107_bw_02-11_TM 12-11-12 14:51 Pagina 9

eenvoudige manier om dit aan te geven is, het ✔–teken in rood op deroutingstempel te zetten.Bij spoedeisende brieven, nota’s en dergelijke wordt de routingstem-pel niet gebruikt omdat het ‘alleen ter informatie’ of een ‘rustige afhan-deling’ suggereert.

Het zal duidelijk zijn, dat bij een goede registratie van inkomende postaltijd na te gaan is, waar een bepaald stuk binnen de organisatie te vin-den is.

Bij bedrijven waar (nog) geen sprake is van digitalisering van alle postworden meestal kopieën van de inkomende post gemaakt. Dit is nuttigals iemand snel op de hoogte gesteld moet worden van bepaalde postterwijl een ander die post moet afhandelen (en dus het origineel krijgt).In het algemeen kun je echter stellen dat er erg veel onnodig gekopi-eerd wordt!Bij het systeem waarbij alle inkomende post gescand en digitaal ver-spreid wordt is het natuurlijk heel eenvoudig, iemand een digitalekopie te sturen (via het venster cc bij de adressering). Maar ook daarbijgeldt: blijf bescheiden. Teveel informatie leidt vaak tot irritatie.

Aangetekende post wordt met extra zorg behandeld. Allereerst moetvoor deze post getekend worden. In een bedrijf mag dat alleen gebeu-ren door degenen die daartoe gemachtigd zijn. Die persoon in kwestiehoudt natuurlijk bijzon der goed in de gaten dat aangetekende stukkendaar terechtkomen waar ze bedoeld zijn.Het is verstandig deze post persoonlijk af te geven. Dus niet zondermeer in een postvakje deponeren!Uiteraard wordt aangetekende post ook ingeschreven.

Postpakketten verdienen bijzondere aandacht. Vaak heeft men degewoonte deze pakketten ongeopend bij de betrokkene af te leveren.Maar dit is een heel slechte gewoonte omdat de factuur nogal eensingesloten is (of in een plastic hoesje onder de adressering zit).Dat merkt de geadresseerde dan pas wanneer hij de inhoud van hetpakket nodig heeft (en daar kan veel tijd overheen gaan). Men kan hetpakket dus beter meteen openmaken en de eventuele factuur of briefnormaal inschrij ven en afhandelen.

Tijdschriften en vakbladen worden niet voorzien van een routingstem-pel, maar van een circulatieformulier waarop alle personen die het bladwillen of moeten lezen vermeld worden.Een probleem hierbij is dat sommigen zo’n blad langer dan afgespro-ken in hun bezit houden, wat heel vervelend is voor de volgende op delijst.Als zoiets bij een bepaalde persoon regelmatig voorkomt is er maar

10

kopieën

aangetekende�post

postpakketten

circulatieformulier

9006911107_bw_02-11_TM 12-11-12 14:51 Pagina 10

één remedie: de betreffende persoon wordt onderaan de lijstgeplaatst.Je kunt een tijdschriftencirculatieformulier het best aan het bijbeho-rende tijdschrift nieten; bij bladen die onbeschadigd dienen te blijvengebruik je uiteraard een paperclip.

Gooi na het openen van een brief de envelop niet weg voordat jegecon troleerd hebt of de gegevens van de afzender op het stukvoorkomen. Bij brieven van bedrijven zul je vanwege het eigenbriefhoofd met logo niet snel in de problemen komen (behalve mis-schien bij antwoordformulieren), maar particulieren vergeten nogwel eens hun adres op de brief te vermelden.Als de datum van binnenkomst van de brief juridisch erg belangrijkkan zijn, niet dan de envelop – met poststempel! – aan de brief vast.

1.3 Uitgaande�post

1.3.1 registratie�van�uitgaande�post

Alle belangrijke uitgaande post wordt – net als inkomende post - inge-schreven in het ‘elektronische brievenboek’. Het registreren van uit-gaan de post gaat ongeveer hetzelfde als het registreren van inko-mende post (zie 1.2). ‘Afzender’ wordt ‘geadresseerde’ en ‘tebehandelen door’ wordt ‘behandeld door’. In feite gebeurt dat meestalal automatisch als je de betreffende brief tevoorschijn haalt met debedoeling hem te gaan beantwoorden. Als je een keertje anders werkt,vergeet dan niet alsnog de koppeling naar de ingekomen brief te leg-gen, zodat die netjes als afgehandeld geregistreerd wordt. Als alleensprake is van een ontvangstbevestiging of een gedeeltelijke afhande-ling dan wordt de inkomende brief uiteraard niet als afgehandeldgeboekt!

Behalve wanneer volledig digitaal gewerkt wordt, worden van brievenen facturen over het algemeen twee kopieën gemaakt: één voor deauteur (opdrachtgever) en één voor het archief. Vaak worden dezekopieën voorzien van een stempel met datum en archiveringsnummer.Dit is niet altijd nodig omdat de datum al boven de brief staat en omdatbrie ven meestal voorzien worden van een kenmerk.Zo’n kenmerk bestaat over het algemeen uit drie delen: l een code voor de auteur; l een code voor de typist(e); l een volgnummer.

11

t i P

kenmerk

PO

ST

VE

RW

ER

KIN

G

1

9006911107_bw_02-11_TM 12-11-12 14:51 Pagina 11

Zo kan een brief, geschreven door mevrouw Nahuis en uitgetypt doorAngelien de Vries de code NH/dv/1225 hebben (in dit geval geeft 12het jaar 2012 aan en is 25 dus het volgnummer binnen dat jaar). Bij hetantwoord op zo’n brief zal de andere partij altijd dit kenmerk opge venzodat snel is na te gaan welk antwoord bij welke brief hoort.

1.3.2 De adressering

Het adresseren van brieven lijkt simpel. Je zet gewoon het adres op deenvelop en klaar is Kees. Maar dat adres en de plaats ervan op deenvelop moeten toch aan een aan tal voorwaarden voldoen, wil hetstuk efficiënt verwerkt kunnen worden.

Allereerst hebben we te maken met de postcode. Zo’n postcode isopgebouwd uit vier cijfers die de plaats of - bij grotere plaatsen - deplaats en de wijk aangeven en twee letters die betrekking heb ben opeen groepje van zo’n 25 huizen of bedrijfspanden (of op een aantalpostbussen). Met uitsluitend de postcode is dus al vrij nauwkeurig te bepalen waarhet betreffende poststuk naar toe moet. Ontbreekt deze code, dan iseen vlotte ver werking niet mogelijk. Daardoor zal de bezorging ver-traagd worden.Mis je een postcode, dan zijn er verschillende sites waar je die eenvou-dig kunt vinden. Het bedrijf kan ook een abonnement nemen op hetelektronische telefoonboek, de CD-Foongids. In dat geval staan allegegevens op het eigen netwerk met als voordeel dat die gegevensweer gekoppeld kunnen worden aan bijvoorbeeld het relatiebestand.Dit is vooral handig bij bedrijven die veel zakendoen via de telefoon,bijvoorbeeld verzekeraars. De klant geeft postcode en huisnummer open de naam, het volledige adres en eventueel de verzekeringsgege-vens van de klant verschijnen op je scherm. (In het laatste geval issprake van een automatische koppeling naar het relatiebestand.) Alssprake is van telefonische verkoop of bijvoorbeeld het toesturen vaninformatie dan kunnen die gegevens al direct als briefhoofd opgeno-men worden. (Uiteraard controleer je de gegevens wel even telefo-nisch, zeker op ‘mevrouw’ of ‘de heer’ en de bijbehorende voorletters.)

De adressering dient uitgevoerd te worden in normaal machineschrift.Opvallend grote of kleine letters en (machine)sierschrift kunnen nietgoed verwerkt worden. De adressering moet minstens drie en hoog-stens zes regels beslaan. De plaats en eventueel het land liefst inhoofdletters printen. Elke regel bevat maximaal 35 tekens. Het landvan bestemming staat - in het Nederlands of Engels - helemaal onder-aan, dus onder de plaatsnaam. In Nederland zetten we de postcode(met één spatie tussen cijfers en letters en twee spaties tussen letters

12

postcode

9006911107_bw_02-11_TM 12-11-12 14:51 Pagina 12

en plaats) voor de plaatsnaam; in het buiten land wordt dit somsanders gedaan. Gebruik in de adressering geen onderstrepingen.

Voorbeeld

Titanic BV Monsieur Deville T.a.v. de heer D.Z. Duiker Rue de la Victoire Zeebodemlaan 11 75018 PARIS 9914 PV ZEERYP FRANKRIJK

Ook de juiste plaats van het adres op de envelop (of de plaats van hetven ster) is belangrijk.De voornaamste regels zijn:l Zet het adres centraal in de adreszone (zie afbeelding). Laat rondomhet adres overal minimaal 15 mm vrij.l Bovenaan moet een strook van minimaal 40 mm vrijgehoudenworden voor postzegels (tot 74 mm vanaf de rechterkant), afzender(links; mag ook achterop) en dienstaanwijzingen (links, eventueelonder de afzender). l Aan de onderkant dient een strook van minstens 20 mmvrijgehouden te worden. In deze indexzone wordt bij het sorteren vande post soms een sticker geplakt, waardoor gedrukte informatieverloren gaat.

Enveloppen (en kaarten) mogen niet kleiner zijn dan 14 x 9 cm. Bijbrede enveloppen zet je het adres wat rechts van het midden op deenvelop (beginnend ca. 125 mm vanaf de rechterkant). Dit laatste geldtniet voor vensterenveloppen. Op de volgende pagina vind je de geadviseerde ruimte-indeling voorde kleinste maat enveloppen.

13

PO

ST

VE

RW

ER

KIN

G

1

9006911107_bw_02-11_TM 12-11-12 14:51 Pagina 13

14

Nietjes en paperclips kunnen schade veroorzaken aan de sorteerappa-ratuur. Gebruik deze dus niet bij brieven!

Wil je een cd meesturen, doe die dan in een hoesje of plak hem metplakband tussen twee stroken karton, zodat hij niet kan verschuiven inde envelop. Nog beter is natuurlijk, daarvoor een speciale envelop tegebruiken.

1.3.3 frankeren�van�poststukken

Als een brief klaarligt voor verzending, moet die uiteraard nog gefran-keerd worden. Zoals je ongetwijfeld weet, zijn de portokosten afhanke-lijk van: l het gewicht; l de afmetingen (kan het door de brievenbus?); l de soort post (brieven, kaarten, partijenpost en enkele bijzonderesoorten post); l bijzondere wensen (aantekenen, verzekeren, rembours); l het land van bestemming;l de gewenste snelheid (spoedservice).

Het gewicht is eenvoudig te bepalen met een brievenweger; vervol-gens kun je in de betreffende gewichtstabel van het tarievenoverzichtzien welk tarief geldt. Dit tarievenoverzicht kun je downloaden van desite van PostNL. Op deze site kun je ook rechtstreeks het tarief van eenspecifieke zending bepalen.Als er geen aanvullende diensten (aantekenen e.d.) nodig zijn en deafmetingen zijn zodanig dat het poststuk door de brievenbus kan, dankun je uitgaan van het tarief voor brieven. Een poststuk kan door de

9006911107_bw_02-11_TM 12-11-12 14:51 Pagina 14

15

brievenbus als het maximaal 38 x 26,5 x 3,2 cm groot is. In alle anderegevallen geldt het tarief voor pakketten (er is dan sprake van ‘belbezor-ging’).Overigens gelden ook voor pakketten maximumafmetingen (zie tarie-ven boekje).

Er bestaan ook minimumafmetingen!

Postpakketten voor binnenlandse bestemmingen mogen maximaal 30 kilo wegen. Heb je een zwaarder pakket, dan kun je in veel gevallentoch terecht bij de ‘speciale services’ van PostNL. Maar meestal kiestmen in zo’n geval voor een expeditiebedrijf (vrachtvervoerder).

Het verzenden van braillestukken of geluidsbanden (tot 7 kilo) vanof naar een erkend blindeninstituut in binnen- of buitenland iskosteloos. Wel even de speciale braillesticker in de rechter boven-hoek plakken.

Voor post die redelijk snel bij de geadresseerde moet zijn, kun jegebruik maken van de zogenaamde spoedservice van PostNL. Voorhet nog snellere werk moet je bij een speciale express- of koeriers-dienst zijn, bijvoorbeeld UPS of DHL. Zulke post kun je ook op latenhalen door de betreffende koeriersdienst. Het ophalen van post en hetvervolgens ter plaatse afleveren wordt ‘desk to desk service’genoemd. Er moet vrijwel altijd een speciaal formulier ingevuld worden(de vrachtbrief of de airwaybill).

Belangrijke post waarvan men een bewijs wil hebben dat het ook werke-lijk aangekomen is (denk bijvoorbeeld aan contracten of de opzeggingdaarvan), kan aangetekend verzonden worden. De afzender krijgt eenverzendbewijs en de geadresseerde moet tekenen voor ontvangst.Een stapje verder gaat aangetekend verzenden met verzekerservice.Dit gebeurt uiteraard alleen bij kostbare post, waarbij je dan een scha-devergoeding kunt claimen bij vermissing.

Omdat de meeste bedrijven vrij vaak aangetekende post versturen,kunnen die een compleet stickerboek met barcodestroken voor aan-getekende post bestellen (zie afbeelding). Het werkt heel eenvoudig.Je frankeert de brief of het pakje met gewone postzegels, een digitalepostzegel of de frankeermachine en plakt de barcodestrook onder deadresgegevens. (Let op: sticker niet vouwen, dus bij een pakket nooit‘om het hoekje’ plakken.) Nog even die adresgegevens invullen in hetbarcodeboek (op de plaats naast de gebruikte sticker) en je bent klaar,inclusief een handig overzicht van alle verstuurde aangetekende post.

Let�oP

Postpakketten

Let�oP

aangetekend

verzendbewijs

verzekerservice

barcodeboek

PO

ST

VE

RW

ER

KIN

G

1

9006911107_bw_02-11_TM 12-11-12 14:51 Pagina 15

16

Is er maar een enkele keer sprake van het versturen van (binnenlandse)aangetekende post, dan kun je – net als bij een privé-zending –gewoon gebruik maken van een speciale prepaid servicezegel vooraangetekende post.

Geld, cheques, toegangskaarten en andere waardepapieren ofkostbaarheden moeten altijd verzonden worden in een speciale‘Sealbag’.

Nog een stapje verder gaat de ‘brief met legitimatie’. Een dergelijkebrief mag alleen uitgereikt worden aan de geadresseerde persoonlijk,waarbij die zich bovendien moet legitimeren en tekenen voor ont-vangst. Zo’n manier van verzenden wordt bijvoorbeeld wel gebruiktdoor banken bij het versturen van bankpasjes. Dit is een contractpro-duct voor speciale gevallen, dus de stickers zijn niet algemeen ver-krijgbaar!

Let�oP

Pagina uit barcodeboek aangetekende post

9006911107_bw_02-11_TM 12-11-12 14:51 Pagina 16

17

ongefrankeerd

onder�rembours

pakketzegels

PO

ST

VE

RW

ER

KIN

G

1

Brief met legitimatie

Het is ook mogelijk post ongefrankeerd te verzenden. De kosten – opbasis van pakketpost plus een toeslag - komen dan voor rekening vande geadresseerde. (Als die het stuk weigert, moet je alsnog betalen.)

Ook verzenden ‘onder rembours’ is mogelijk. In dat geval krijgt degeadresseerde de zending alleen uitgereikt als het daarvoor verschul-digde bedrag (al dan niet inclusief portokosten) aan de postbodebetaald wordt. Postorderbedrijven maken veel gebruik van dezemanier van verzenden.PostNL noemt een rembourszending een ‘zending met betaalservice’.

Prepaid pakketzegel

Voor het frankeren van pakjes worden speciale prepaid pakketzegels

gebruikt. Op die zegels is ook plaats voor de adressering. Op zo’n pak-ketzegel staat een gewichtsaanduiding en een barcode die gebruiktwordt voor de tracering van het pakket. Voor extra diensten zoals ‘aan-getekend’ zijn ook voor pakketten speciale zegels verkrijgbaar. Bijgebruik van een frankeermachine kun je ook speciale stickers gebrui-

9006911107_bw_02-11_TM 12-11-12 14:51 Pagina 17

18

buitenland�

priorityverzending

ken, vergelijkbaar met de hiervoor besproken barcodestickers vooraangetekende post.Bij betaalservice is sprake van een speciale envelop met verzendfor-mulier die op het pakje wordt geplakt.

Zakelijke klanten kunnen ook zelf een compleet verzendlabel samen-stellen. Dat gaat via de site van PostNL, waarbij je – als ingeschrevenklant – inlogt op ‘MijnPost’. Op deze manier kan gewone frankeringgekoppeld worden aan tal van extra diensten. Uiteindelijk draai je hetbetreffende barcode-formulier uit, waarop automatisch ook de afzen-der en de ontvanger komen te staan.Afrekening gebeurt via een periodieke factuur.

Een al eerder genoemde manier om (zakelijk) brieven en pakketten tefrankeren is met de frankeermachine. Voor brieven frankeer je recht-streeks op de brief, voor een pakket kun je een sticker met de gewen-ste frankering uitdraaien. Zoals hiervoor al gesteld moet je voor extraservices een boekje met streepjescodestickers bestellen en die stic-kers samen met de frankeer strook op het pakket plakken. Door diebarcode op het pakje kan de zending beter bewaakt worden, net alsbij de speciale pakketzegel. Daardoor is de kans op zoekraken vrijweluitgesloten.Brieven en postpakketten frankeren met de frankeermachine is in demeeste gevallen goedkoper dan met een gewone frankeerzegel. Datzie je niet bij de waarde-aanduiding; de korting wordt namelijkachteraf verrekend.De frankeermachine kent nog meer voordelen. Hierop komen we inparagraaf 1.3.6 terug.

Voor losse post naar het buitenland maak je altijd gebruik van priority-

verzending. Priority betekent ‘voorrang’, maar voor het eerste deel vande reis – binnen Nederland - is priority gewoon de standaard. Toch iseen priority-sticker noodzakelijk om de brief of het pakje ook in hetbuitenland de gewenste voorrangsbehandeling te geven. Priority-stic-kers zijn gratis verkrijgbaar. Voor gewone brieven kun je ook een prio-rity-zegel gebruiken; hierbij is de sticker geïntegreerd in de postzegel.Een derde mogelijkheid is het gebruik van een speciaal priority-stem-pel. De meeste frankeermachines zijn uitgerust met zo’n stempel.Downloaden van internet en afdrukken op bijvoorbeeld adresstickersof bedrijfsenveloppen kan ook.Priority klinkt wel leuk, maar het wil niet zeggen dat de brief of hetpakje overal met spoed behandeld wordt. Wil je dat wel, dan zul je, netals bij binnenlandse post, moeten kiezen voor spoedservice. In hettarievenboekje kun je zien wat het verschil in snelheid is. Is spoedser-vice nog niet snel genoeg, dan ben je aangewezen op een express- ofkoeriersdienst.

9006911107_bw_02-11_TM 12-11-12 14:51 Pagina 18

19

douaneverklaring

Voor brieven naar het buitenland geldt een maximumgewicht van 2kilo. Pakketten binnen de EU mogen mogen maximaal 30 kilo wegen,daar buiten geldt een maximum van 20 kilo.

Voor de verzending van pakjes naar het buitenland gelden soms aan-vullen de regels. Niet alles mag namelijk zomaar in het land vanbestemming inge voerd worden. De reden hiervoor is duidelijk. Zo zalde douane van veel islamitische landen moeilijkheden maken bij eenzending Nederlandse jenever. Ook is het logisch dat men erg kritischstaat tegenover chemicaliën, vooral bij transport door de lucht. Voor ditsoort speciale gevallen dient men zich te wenden tot de douanekanto-ren, die buiten de grensgebieden te vinden zijn bij de belastinginspec-ties.In deze paragraaf beperken we ons tot de ‘gewone’ post. De daarvoorgeldende verzendvoor waarden kunnen per land trouwens nog aardigverschillen. Heb je maar een enkele keer te maken met het versturenvan ‘moeilijke’ pakjes naar lan den buiten de EU, bel dan gewoon evennaar PostNL (Zakelijke klantenservice). Doe je veel zaken met maareen paar landen? Maak dan een lijstje met de belangrijkste invoerbe-perkingen en verzendbepalingen die voor die landen gelden.

Douaneverklaring

Wil je goederen versturen naar een land buiten de EU, dan moet je eendouaneverklaring invullen. PostNL kent twee verschillende douanever-klaringen. Welke je moet invullen hangt af van de soort postzending ende waarde ervan. De vereenvoudigde douaneverklaring kan gebruiktworden voor aangetekende briefpost, al dan niet aangevuld met niet alte dure kleine goederen. Voor duurdere briefzendingen en ook voor

PO

ST

VE

RW

ER

KIN

G

1

9006911107_bw_02-11_TM 12-11-12 14:51 Pagina 19

20

bijna alle pakketten naar bestemmingen buiten de EU gebruik je de uit-gebreidere douaneverklaring.Voor handelszendingen gelden wat extra eisen; zie achterzijde doua-neverklaring. Geadviseerd wordt, de factuur aan de buitenkant van hetpakket te bevestigen.De uitgebreide douaneverklaring bestaat uit meerdere formulie ren(doorschrijfsysteem). Het bovenste vel is meteen het verzendbewijs.Dit vel krijgt de afzender dus terug bij inlevering van het pakje.

Vereenvoudigde douaneverklaring

Als je goederen verstuurt waarvoor bij de douane uitvoeraangiftegedaan moet worden, dan is daarvoor een extra vergoeding verschul-digd. Het kan ook zijn dat in het land van bestemming invoerrechtenbetaald moeten worden.

1.3.4� Partijenpost

Sinds de liberalisatie van de postmarkt heeft PostNL geen monopolie-positie meer. Met name voor het verzenden van bedrijfspost bestaan inons land verschillende andere postbedrijven die tegen voordeligetarieven de post distribueren. Dat kunnen zowel regionaal werkende‘stadspostdiensten’ zijn als landelijke zoals Sandd. Hoewel het somswel mogelijk is voor enkele stukken gebruik te maken van een stads-postdienst zal een bedrijf alleen geïnteresseerd zijn als het om meer-dere stukken gaat. In dergelijke gevallen biedt ook PostNL kortingen zodat er sprake isvan een gezonde concurrentie, iets wat natuurlijk in het voordeel werktvan de bedrijven die veel post te verzenden hebben.

9006911107_bw_02-11_TM 12-11-12 14:51 Pagina 20

21

partijentarieven

Direct�mail

kiX�

Het gebeurt vaak dat een bedrijf een grote partij post ineens moet ver-zenden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een mailing. Het wordt dan aan-trekkelijk om gebruik te maken van zogenaamde partijentarieven. Hetminimumaantal poststukken waarvoor de kortingsregeling geldt isafhankelijk van de soort post. Voor een gewone mailing is (bij PostNL)het minimumaantal bij binnenlandse verzending 250.De kortingsregeling geldt zowel voor binnenlandse post als voor post,bestemd voor het buitenland. Bij binnenlandse post is alleen sprakevan brievenbuspost, waarbij het tarief afhankelijk is van de afmetingen(binnen de brievenbusnorm) en het gewicht. Bij post, bestemd voor hetbuitenland kan ook sprake zijn van pakjes (waarbij het partijentarief albij een laag aantal geldt). Buitenlandse post wordt in de meeste geval-len als priority-post verzonden, maar voor partijen direct mail kan hierook voor het goedkopere ‘standard’ tarief gekozen worden.Direct mail is post die afgezien van de adressering gelijk is, bijvoor-beeld geadresseerd reclamedrukwerk.

De hoogte van de korting bij partijenpost is afhankelijk van:l Het aantal poststukken.l Het formaat (klein; groot; gemengd; bijzonder).l De bezorgsnelheid (24-uur; 48-uur; 72-uur). l De bestemming (streekpost; overig binnenland; buitenland). l De soort post (brieven; direct mail; periodieken; pakketten). l Het al dan niet gebruiken van de KIX.

De laatstgenoemde voorwaarde voor het krijgen van (extra) kortinghoudt in dat aan het adres een speciale streepjescode wordt toege-voegd (zie afbeelding). Deze code wordt KIX genoemd, wat staat voorKlantIndeX. Door deze streepjescode zijn de sorteermachines in staatde post volledig automatisch te verwerken. De KIX is een gecodeerdecombinatie van de postcode en het huisnummer, postbusnummer ofantwoordnummer. Het adres Soerensebeek 19, 8033 DM Zwolle wordt‘vertaald’ in 8033DM19 en vervolgens omgezet in de betreffendestreepjescode. Staat er achter het huisnummer nog een toevoe ging,dan komt er een X met daarachter de toevoeging bij. Soerensebeek19b, 8033DM Zwolle wordt als KIX dus 8033DM19XB. Het afdrukkenvan de extra coderegel is eenvoudig te doen via de ‘ToolKIX’, een (gra-tis verkrijgbaar) computerprogramma. In feite zorgt dit programmaervoor dat je een extra regel aan je adressenlijst kunt toevoegen endrukt het die regel af in wat je kunt zien als een eigenaardig lettertype,ofwel een font (de streepjes).

Partijenpost wordt niet op de normale wijze gefrankeerd, maar voor-zien van het stempel ‘Port Betaald’ of - voor het buitenland - ‘Port PayéPays-Bas’ of ‘Postage Paid The Netherlands’.

PO

ST

VE

RW

ER

KIN

G

1

9006911107_bw_02-11_TM 12-11-12 14:51 Pagina 21

22

ongeadresseerde�post

Envelop met KIX- en FIM-code

Een bijzonder soort partijenpost is de ongeadresseerde post. Het gaathier in feite om huis-aan-huisbezorging van - meestal - reclamemateri-aal. Het voor deel van verspreiding via de postbode is de hogere atten-tiewaarde; de reclame glijdt tegelijk met de ‘echte’ post de brievenbusin. Dat ongeadresseerde post de laagste tarieven kent is een logischezaak.

Voor haar grotere klanten kent PostNL nog andere (extra) kortingsmo-ge lijkheden, de zogenaamde ‘omzetgerelateerde tarieven’.Bij partijenpost geldt nog een extra korting als je de partij rechtstreeksbij een sorteercentrum aanlevert.

Om voor de in deze paragraaf besproken kortingen in aanmerking tekomen, moet je wel bij PostNL ingeschreven staan als klant. Demeeste bedrijven zijn dat wel, alleen al omdat ze gebruikmaken vaneen frankeer machine. Het saldo daarvan wordt periodiek afgelezen,waarna men een rekening ontvangt. (Vergelijk dit maar met het aflezenvan de watermeter.)

1.3.5 antwoordnummer

Bedrijven maken nogal eens gebruik van een antwoordnummer. Deklant hoeft in dit geval geen postzegel te plakken. De bedoeling isnatuurlijk dat klanten hierdoor sneller op een bepaalde aanbie ding ofdienst reageren. Het antwoordnummer wordt heel veel gebruikt bijmailings. Dit zijn in feite persoonlijk gerichte reclameacties waarbijmen een (grote) potentiële klan tenkring schriftelijk benadert.

Voor een antwoordnummer betaalt een bedrijf over het alge meen eenhoger tarief dan bij gewoon frankeren zou gelden. Daarnaast zijn (jaar-lijks) abonnementskosten verschuldigd. Maar ook hier zijn weer kort-ingsmogelijkheden, afhankelijk van de hoeveelheid poststukken. Een

9006911107_bw_02-11_TM 12-11-12 14:51 Pagina 22

23

fim

frankeermachine

basiskorting wordt gegeven wanneer zowel het verwerken als het her-kennen van de post volledig automatisch kan plaatsvinden. Bij eenantwoordnummer is dat het geval wanneer naast de KIX ook gebruik-gemaakt wordt van een tweede streepjescode, de zogenaamde FIM.FIM staat voor Front Identificatie Merk; eenvoudiger gezegd: de sor-teermachine herkend de voorkant (de frankeerzijde) en het feit dat ersprake is van een antwoordnummer. De FIM-code staat op de plaatsvan de postzegel (zie afbeelding vorige paragraaf).

Men kan zakelijk ook gebruik maken van een internationaal antwoord-nummer.

1.3.6 apparatuur�voor�verwerking�van�uitgaande�post

Voor het frankeren van brieven, kaarten en drukwerk gebruikt men inhet bedrijfsle ven vrijwel nooit gewone postzegels.De frankeermachine heeft de taak van de postzegel overgenomen.Aan deze machine zijn verschillende voordelen verbonden:

l Minder ‘handwerk’; het plakken van postzegels is vooral bij groteaantallen een vervelende en tijdrovende bezigheid, terwijl defrankeermachine een toevoerinrichting voor meerdere brieven heeft. l Men hoeft geen grote voorraad postzegels van verschillendewaarde in voorraad te hebben; de frankeermachine is op elke waardein te stellen.l Het verbruik van zegels hoeft niet bijgehouden te worden; defrankeermachine registreert het verbruik automatisch, verrekening metPostNL vindt (periodiek) achteraf plaats.l Misbruik wordt tegengegaan; de frankeermachine werkt alleen als jeeen sleutel hebt.l Met een frankeermachine kun je naast het tariefstempel zonderextra kosten een eigen logo afdrukken, wat de huisstijl benadrukt. Eenreclameboodschap vermelden is ook mogelijk.

En het allerbelangrijkste: voor frankeren met de frankeermachine gel-den vaak lagere tarieven.

PO

ST

VE

RW

ER

KIN

G

1

9006911107_bw_02-11_TM 12-11-12 14:51 Pagina 23

24

poststraat

desk-to-desk�service

Poststraat

Voor grotere hoeveelheden post kan men (in de postkamer) de fran-keerma chine uitbreiden met een automatische toevoerinrichting, eenapparaat om enveloppen te sluiten en een stapelaar. Dergelijke appa-ratuur heeft ook vaak een mogelijkheid voor automatische toevoer vanzelfklevende labels voor pakketpost. Er bestaat nog uitgebreidere apparatuur die zorgt voor het vouwen vanbrie ven, het vullen van de enveloppen, het sluiten en het frankeren. Indit geval spreekt men wel van een poststraat.

1.4 koeriersdiensten

Als men een brief of een pakje met spoed wil verzenden, blijkt somsdat ‘spoedservice’ nog lang niet snel genoeg is.Ook komt het voor dat men, bij erg kostbare of belangrijke zendingen,‘aangetekend’ nog niet veilig genoeg vindt.In dergelijke gevallen kan men gebruikmaken van een koeriersdienst.

De koerier haalt het pakje af bij de klant en levert het daarna zo snelmoge lijk af bij de geadresseerde. Deze tekent voor ontvangst. Hetpakje wordt dus als het ware van bureau naar bureau gebracht. Menspreekt dan ook wel van desk-to-desk service.In de praktijk kunnen we twee manieren van transport onderscheiden:

1 De koerier haalt deze ene – zeer belangrijke – zending af en gaat ermet een mee naar de geadresseerde zonder zich te bekommeren ommogelijke andere zendingen.

2 De koerier gaat met het pakje of het document – al dan niet via eenaan tal andere klanten – naar een regionaal distributiecentrum. Daarwordt de post gesorteerd, waarna deze per district bezorgd wordt of –bij inter nationale zendingen – verder (per vliegtuig) getransporteerdwordt naar een distributiecentrum elders in de wereld.

9006911107_bw_02-11_TM 12-11-12 14:51 Pagina 24

25

Bij de stapsgewijze verzending (2) wordt het pakje direct bij de klantvoor zien van een streepjescode en vervolgens wordt iedere overdrachtper computer geregistreerd. Men weet dus altijd exact waar het betref-fende pakje zich bevindt. Dit noemt men tracking and tracing.Dit lijkt bijzonder, maar tracking and tracing wordt tegenwoordig ookbij vrijwel alle extra services van de gewone post gebruikt.

Dat de eerste methode aanzienlijk duurder is dan de tweede, islogisch. Een voorbeeld om je een indruk te geven van het prijsverschil.Stel, je hebt een pakje (minder dan 1 kilo) dat snel van Utrecht naarMaastricht moet (half Nederland door dus). Als je extreem veel haasthebt en het pakje dus supersnel op de eerste manier laat bezorgen,kost je dat ongeveer € 200,–. Iets minder snel, maar nog steeds veelsneller dan per gewone post – dus op de tweede manier – kost hetongeveer € 45,–. Het onderstaande tarievenoverzicht geeft je een globale indruk van deprijzen die een koeriersdienst rekent voor internationale bestemmin-gen, waarbij uitgegaan is van het tracking and tracing systeem.Meestal wordt hierbij bezorging binnen 24 uur of bezorging op de dagna verzending gegarandeerd. Voor ‘vreemde’ landen geeft de hetbovenste deel van de afbeelding een indicatie van de transittijd.

Tarieven koeriersdienst

tracking�and�tracing

PO

ST

VE

RW

ER

KIN

G

1

9006911107_bw_02-11_TM 12-11-12 14:51 Pagina 25

26

elektronische�post

We kennen in ons land honderden koeriersdiensten. De meeste wer-ken regionaal of landelijk. Enkele tientallen daarvan mogen het predi-kaat ‘Erkend Koerier’ voeren, wat een zekere kwaliteitsgarantieinhoudt. De grotere koeriersdiensten, waarvan DHL en UPS debekendste zijn, werken ook internationaal. Als je pakjes of documenten per koerier verzendt, horen daar denodige formulieren bij. Centraal daarbij staat het invullen van de zoge-naamde vrachtbrief – internationaal heet dat een ‘airwaybill’. Als dezending handelswaarde heeft, moet daar voor landen buiten de EU inieder geval nog een commerciële factuur bij. Die factuur moet aanbepaalde (vrij strenge) voorwaarden voldoen.Afgezien van de factuur kun je het een en ander het makkelijkst stapvoor stap via de site van de betreffende koeriersdienst invullen, waarnaje de benodigde documenten kunt printen.

Verzendformulier koeriersdienst

1.5 electronic�mail

Het elektronisch overbrengen van berichten is iets wat steeds vakervoor komt. En geen wonder: elektronische post is sneller dan de snel-ste koerier en nog een stuk goedkoper ook! Meestal bedoelen we metelectronic mail (e-mail) het uitwisselen van berichten tussen computer-gebruikers, waarbij we de smartphone ook tot de computers rekenen.Sommigen gaan nog een stapje verder en rekenen ook de faxpost totde elektronische post. Zij hante ren dan (terecht) de volgende definitievan elektronische post.

9006911107_bw_02-11_TM 12-11-12 14:51 Pagina 26

27

Elektronische post is die post, welke langs elektronische weg vanpersoon tot persoon verzonden wordt, waarbij het betreffendebericht zowel afge drukt als op een beeldscherm getoond kan wor-den.

Faxpost valt wel binnen deze definitie, maar berichten, opgeroepen viaeen systeem als Teletekst niet. Daarbij is immers sprake van communi-catie tus sen een persoon en een databank en niet van communicatietussen twee (of meer) personen.

Tot 2000 was de fax superbelangrijk bij de zakelijke berichtenuitwisse-ling. Op dit moment wordt de fax meer en meer verdrongen door e-mail. En wat de fax nooit bereikt heeft, bereikt e-mail wel: PostNLbegint duidelijk te merken dat we het digitale tijdperk zijn ingegaan.Het aantal poststukken is de laatste jaren in rap tempo afgenomen.Tegelijk neemt e-mail op nog veel grotere schaal toe. Menigeen in hetbedrijfsleven spreekt zelfs al van een plaag. Dat komt omdat een mail-tje veel makkelijker verstuurd wordt dan een brief, terwijl de afzenderook meestal verwacht dat men direct reageert.Toch heeft e-mail een heleboel voordelen:

l Het is supersnel.l Je kunt reageren zonder eerst adresgegevens en dergelijke temoeten typen.l Je kunt de informatie zonder moeite doorsturen naar anderen.l Je kunt de informatie direct digitaal archiveren.l Je kunt (delen van) de tekst snel digitaal kopiëren en gebruiken.l Er is sprake van kostenbesparing (geen portokosten).

Elektronische post heeft ook nadelen. De plaag van het (te) snel verstu-ren van mailtjes is al genoemd.Maar zakelijk gezien is het probleem van de bewijsvoering veel belangrij-ker. Wat is de waarde van een mailtje bij verschil van mening? Heeft ermisschien iemand in de tekst zitten knoeien voor het archiveren?Elektronische informatie heeft weliswaar al sinds 1994 een wettelijkestatus, maar vervalsing is heel gemakkelijk. Je zult dus van goedenhuize moeten komen om niet alleen het wettelijk, maar ook het ‘over-tuigend’ bewijs te leveren als je alleen maar over elektronische gege-vens beschikt. Verder laat de registratie van elektronische post vaak tewensen over, en daarmee ook de controle op de afwerking van opdeze manier gemaakte afspraken.

Een bijkomend nadeel is ook het toenemende informele karakter vane-mail. Ook zakelijk wordt (te veel) meegedaan aan de populaire toon

PO

ST

VE

RW

ER

KIN

G

1Let�oP

bewijsvoering�

9006911107_bw_02-11_TM 12-11-12 14:51 Pagina 27

28

van het mailtje en het vlot verzenden ervan. Daardoor kunnen eerdermisverstanden ontstaan dan bij de klassieke brief. Daar wordt immerslanger over nagedacht en bovendien wordt die brief nog eens nagele-zen. Vaak gebeurt dat nalezen zelfs door twee personen: de manageren de secretaresse!

Voor belangrijke stukken, zoals contracten en financiële post blijft deklassieke post voorlopig nog de meest aangewezen weg.

1.6 De�proactieve managementassistent

Als je alles weet van wat er tot nu toe in dit hoofdstuk besproken is, benje er nog lang niet. Als je alles in praktijk kunt brengen, zul je op postge-bied zeker geen blunders meer maken. Maar het staat nog te bezien ofje toekomstige baas je dan ook (wat dit onderdeel betreft) een goedemanagementassistent vindt.Een goede managementassistent gaat namelijk een stapje verder!

Is er geen goed werkend postregistratiesysteem? Dan zorgt hij of zijdat dat er wel komt!Is er wel een registratiesysteem, maar laat de controle op het afwerkenvan ingekomen post te wensen over? Dan komt er een goed rappelle-ringssysteem. En wat dit betreft zal de ‘echte’ managementassistentde officiële gang van zaken zelfs vaak omkeren. Een rappellerings-systeem is vooral bedoeld om het management controle en overzichtte verschaffen. Maar is het niet vaak juist die manager die zijn eigenbrieven te lang laat liggen? Tijdsdruk? Vergeten? Dat moet dan tochwel gesignaleerd worden. En daar heeft hij dan een secretaresse (ofeen assistent) voor! Als die secretaresse er een gewoonte van maakt,een notitie in haar (elektronische) agenda te zetten in de geest van:‘Brief Snelder al beantwoord door B?’, dan is ze prima bezig. En eenopmerking bij het samen doornemen van de post in de geest van: ‘Zalik dat maar even afhandelen?’ (als je dat kunt) zal beslist ook op prijsworden gesteld.En bij een klachtenbrief kun je in ieder geval even een nette ontvangst-bevestiging sturen.Kort samengevat: houd in je eigen omgeving goed in de gaten of zakentijdig afgehandeld worden en doe zelf wat je aankunt. Toon initiatief!In het algemeen betekent dit dat je goed vooruit kunt zien. En dat heetdan proactief zijn.

Zelfs bij ingekomen brieven die je zelf niet verder kunt of mag afhande-len, kun je laten zien dat je verder denkt dan alleen het bepalen wie hetdan wel af moet handelen. Vaak zijn bepaalde stukken nodig bij hetafhandelen van een vraag of een opdracht. Jij kunt er voor zorgen dat

9006911107_bw_02-11_TM 12-11-12 14:51 Pagina 28

29

bij de brief al direct de bijbehorende stukken aanwezig zijn, zodat erlater niet door de manager naar gezocht hoeft te worden.

Bij de uitgaande post kun je meer doen dan alleen het goede tariefbepalen en de juiste formulieren invullen. Je kunt er ook voor zorgendat die formulieren, stickers en dergelijke voor het grijpen liggen. Eenvoorraadje aanleggen is heel erg simpel. Even naar de site van PostNLgaan, het bestelformulier opzoeken, een paar getalletjes intypen en devolgende dag heb je je je voorraad. Iets dergelijks geldt voor de koe-riersdiensten. Soms is het zelfs mogelijk, formulieren te downloaden,zodat je een onbeperkte voorraad hebt zonder dat dat ruimte in beslagneemt. Het rechtstreeks - via de site - invullen en vervolgens uitprintenvan formulieren of stickers is maar een klein stapje verder en wordt danook steeds gebruikelijker.Ook hier geldt weer: het is net dat beetje meer of dat stapje verdergaan dat de goede secretaresse onderscheidt van de middelmaat.

Controleer bij een uitgaande brief altijd even of die getekend is. Indit tijdperk van ‘even uitdraaien’ wordt het nog wel eens vergeten. Is dit nog niet gebeurd? Vraag je dan af of je zelf wel of niet ‘peropdracht’ tekent. Dat laatste doe je zeker niet bij erg formele stukken. Wat je daarwel kunt doen is controleren of er wel de juiste handtekening(en)op staan. Lang niet ieder personeelslid is tekenbevoegd voorbelangrijke officiële stukken. Hou hier ook rekening mee bij hetdistribueren van inkomende post.

En blijf je toch wat formeler dan de middenmoot bij het zakelijk e-mai-len? Lees je het bericht nog even serieus door voor je het verzendt?Prima.

Spreekt dit alles je aan? Dan ben je hard op weg, een competente, pro-actieve managementassistent of (directie)secretaresse te worden.Iemand waar menig manager op zit te wachten!

PO

ST

VE

RW

ER

KIN

G

1

Let�oP

9006911107_bw_02-11_TM 12-11-12 14:51 Pagina 29