Dienst OndersteuningTeam eventorganisatie

Guimardstraat 1 1040 BRUSSELwww.katholiekonderwijs.vlaanderen

DOCUMENT2019-09-30

Werken met TINK: https://tink.nascholing.be Inhoud

1 Project.................................................................................................21.1 Moet elk project een uniek projectnummer hebben? Neen!....................................22 Module................................................................................................23 Reeks..................................................................................................33.1 Hoe nummeren we een reeks?................................................................................43.2 Wachtlijst................................................................................................................43.3 Evaluatie.................................................................................................................44 Sessie..................................................................................................54.1 Aanwezigheidslijsten...............................................................................................55 Algemene kalender sessies...................................................................56 Lesplaatsen aanmaken.........................................................................67 Gebruikers aanmaken...........................................................................68 Lijst van de deelnemers........................................................................68.1 Materiaal delen.......................................................................................................68.2 Afdruk samenvoegen in Word.................................................................................99 Rollen:...............................................................................................129.1 Admin....................................................................................................................129.2 Algemeen beheer..................................................................................................129.3 Projectleider..........................................................................................................129.4 Lesgever...............................................................................................................139.5 Deelnemer............................................................................................................139.6 Nascholingsverantwoordelijke...............................................................................1310 Werken met vragen............................................................................1311 Werken met workshops......................................................................1412 Meerdere lesgevers............................................................................1413 Moet ik een aanwezigheidslijst hebben?..............................................1414 Evaluatie............................................................................................1415 Welke mails worden verzonden?..........................................................1416 Ik wil een extra boodschap meesturen naar de deelnemers..................1417 Inschrijven vanaf …............................................................................1418 Kortingen toekennen/meerprijs...........................................................1518.1 Automatische kortingen/meerprijs........................................................................1518.2 Manuele korting/meerprijs.....................................................................................1519 Congrespagina...................................................................................1519.1 Reservaties...........................................................................................................1520 Werken met teamgerichte modules.....................................................16

2019-09-30 Werken met TINK: https://tink.nascholing.be 1 van 19

21 Te factureren modules........................................................................1622 Niet ingediende aanwezigheidslijsten..................................................1623 Gebruikersnaam en wachtwoord vergeten...........................................1624 Hoe informatie delen?.........................................................................1625 Hoe kan ik een nascholing/congrespagina al zien voordat deze is

gepubliceerd in het aanbod?...............................................................1726 Hoe kan ik een iemand inschrijven die niet aan een instelling is

gekoppeld?........................................................................................1727 Hoe kan ik inloggen als een deelnemer of nascholingsverantwoordelijke?

.........................................................................................................1728 Wat is de verantwoordelijkheid van de school?....................................17

1 ProjectEen project is een verzameling van nascholingen, van modules. Bijvoorbeeld alles van secundair, van basis, alle betalende, alle gratis vormingen, …

Elk project kent een projectbeheerder, dit is de administratief medewerker verantwoordelijk voor het project.

1.1 Moet elk project een uniek projectnummer hebben? Neen!Op basis van een projectnummer, dat terugkomt in de module, worden de facturen boekhoudkundig gegroepeerd. Het is soms makkelijker en overzichtelijker om meerdere projecten te hebben. Zo staan er geen 50 nascholingen onder 1 project en hou je het overzichtelijk. Als je uitsplitst in meerdere projecten, volstaat het hetzelfde projectnummer te gebruiken.

Let wel op: Je MOET dit projectnummer herhalen in de module, want niet automatisch wordt dit nummer/code van drie cijfers, overgenomen in de facturatie. Er wordt naar de module gekeken.

Je moet manueel aan elk project, projectleiders koppelen. Een projectleider krijgt dan een e-mail ook automatisch wanneer de bevestigingsmail of evaluatiemail is verzonden. Deze rol is noodzakelijk om het aantal deelnemers te kunnen opvolgen en nog andere gegevens te kunnen aanpassen. Het is bijvoorbeeld aangewezen dat de directeur/teamleader/nico’s rechten “algemeen beheer” krijgen. Zo krijgen ze geen overload aan e-mails maar kunnen ten allen tijde alles opvolgen qua deelnemers.

2 ModuleEen module is een nascholing, gegeven op een bepaalde datum of meerdere data.

Let erop dat je aan een module de juiste code meegeeft van 3 karakters. Dit is de boekhoudkundige groepering. Bv. Wil je op het einde van de rit weten of je uit de kosten bent gekomen van het middenkadercongres, dan moet je hier een aparte code aan meegeven. Let wel: de gemaakte kosten, facturen dus van zaal, drank, overnachting, eventueel aankoop textielstikkers enz … moeten dan wel op diezelfde post (code dus) ingeboekt worden. Hierom is het belangrijk op elke factuur steeds de juiste code van nascholing te noteren.

2019-09-30 Werken met TINK: https://tink.nascholing.be 2 van 19

Nieuw is dat je ook een teaser kan meegeven aan een nascholing (bovenaan). Dat leest de potentiële deelnemer onmiddellijk waarover de nascholing gaat. Dit is een korte boodschap, heel doelgericht geschreven. Dezelfde tekst kan verder ook terugkomen, maar staat dan lager op het scherm te lezen waardoor de deelnemer al moet scrollen.

“Inhoud” is het enige verplichte veld. Hoe meer je invult, hoe meer informatie je aan de deelnemer geeft.

Er is een veldje voorzien “extra informatie bevestigingsmail”. Ipv vlak voor de nascholing zelf de deelnemers te mailen “breng je laptop mee” of “zill-klapper”, kan je hier dit al typen. Automatisch gaat een week voor datum een bevestigingsmail naar de deelnemers en daar staat dit in te lezen. De projectleider kan dit ook zelf aanvullen, zolang het maar minimaal een week voor datum is. Bij voorkeur noteer je deze tekst ook bij “bijkomende info” of “voorwaarden” opdat de deelnemer deze informatie ook al heeft gelezen bij inschrijving.

Onderaan noteer je de prijs per reeks of per teamgerichte nascholing.

Je kan aangeven met hoeveel deelnemers de inschrijving kan gebeuren, bijvoorbeeld minimaal met 2.

Je kan ook een maximum meegeven.

Helemaal onderaan kan je aangeven of dit een te facturen nascholing is en later of deze gefactureerd is.

Tenslotte kan je noteren vanaf wanneer ingeschreven kan worden voor deze nascholing. ZO kan je bijvoorbeeld eerst een module aanmaken “save the date” en je laat pas inschrijven vanaf bijvoorbeeld 1 november. Je kan dus op voorhand ingeven en publiceren, maar inschrijven kan pas later. Dit is handig om op voorhand al bepaalde studiedagen, congressen mee te delen in het aanbod, zonder dat het volledige programma al gekend is.

Een tip: zorg voor een mooie opmaak. Iets vet zetten, cursief zetten, eventueel een afbeelding. Immers dit is de tekst die gepubliceerd wordt.

Projectleiders kunnen alle velden van een module aanpassen. Zo kunnen ze bijvoorbeeld zelf de inhoud en doelstellingen bestellen of extra informatie meegeven in de bevestigingsmail.

3 ReeksEen reeks is een datum of meerdere data waarop de nascholing doorgaat.

Heb je 1 nascholing, bestaande uit 3 halve dagen, dat is 1 reeks met 3 sessies.

HERHAALT dezelfde nascholing zich een tweede keer, dan heb je een 2de reeks met eventueel 3 data.

Binnen een reeks kan je een maximum bepalen, steeds rekening houdende met het maximum binnen het leslokaal. Dit kan de projectleider ook zelf aanpassen.

2019-09-30 Werken met TINK: https://tink.nascholing.be 3 van 19

Je kan binnen een reeks ook ervoor opteren om geen evaluatie te zenden. (vink je aan) OF je stuurt een eigen evaluatielink. Dan zitten deze vragen in bijvoorbeeld een google form en dan plak je deze link in de reeks bij evaluatie.

Ook bij een reeks kan je extra informatie meegeven die wordt meegestuurd in een bevestigingsmail. Wanneer is dit handig? De nascholing gaat door in de Guimardstraat, dan kan je bij reeks het leslokaal invullen. Zo weten de deelnemers op voorhand waar ze moeten zijn en moeten ze dan niet ter plaatse uitzoeken.

Een dag van de week moet je niet meegeven. Desgewenst kan je begin- en einduur meegeven. Natuurlijk enkel indien van elke sessie hetzelfde begin- en einduur is.

Indien een nascholing doorgaat op 2 lesplaatsen bijvoorbeeld de eerste sessie in school X en 2de in school Y, dan kies je “meerdere lesplaatsen”.

Je kan ook kiezen “eigen school” wanneer de vorming daar zal doorgaan in de eigen school of scholengemeenschap na contact met deelnemers.

Als je nog niet weet waar de nascholing zal doorgaan, kies je “lesplaats niet gekend”.

Het is voldoende om een reeks aan te maken opdat mensen al kunnen inschrijven. Een sessie is niet noodzakelijk. Natuurlijk moet je, wanneer de datum bekend is, wel de ingeschreven deelnemers hiervan op hoogte brengen.

3.1 Hoe nummeren we een reeks?De nummers van de reeks bepalen de volgorde waarin de verschillende reeksen online gepubliceerd worden.

3.2 WachtlijstAutomatisch wordt er geen wachtlijst aangemaakt. Indien je op voorhand weet dat een bepaalde nascholing veel volk zal trekken, kan je ervoor opteren zelf eentje aan te maken. Een wachtlijst is een reeks zonder sessies met geen begin- of einddatum, maximum deelnemers bijvoorbeeld 100 en lesplaats is “wachtlijst”. Indien je ziet dat er veel mensen zijn ingeschreven op de wachtlijst, kan je met de projectleider overleggen om eventueel een extra reeks te voorzien. Je kan op niveau van sessie, deelnemers makkelijk overzetten van reeks, zo moet je niet in- en uitschrijven.

Projectleiders kunnen alles aanpassen wat je ziet binnen een reeks. Zo hebben ze bijvoorbeeld zelf rechten om het maximum aantal deelnemers aan te passen.

3.3 EvaluatieZoals gezegd bepaal je zelf of een evaluatie moet worden gestuurd. Indien een warme evaluatie wordt gedaan, is het versturen van de evaluatie niet relevant. Je kan aanvinken “geen evaluatie te sturen”.

Je kan ook kiezen om een eigen evaluatielink te sturen naar een online formulier. Hiervoor vul je de link in naar dit formulier.

Een evaluatiemail vertrekt automatisch na drie dagen naar de deelnemers, tenzij anders aangegeven.

2019-09-30 Werken met TINK: https://tink.nascholing.be 4 van 19

De verplichting van het invullen van de evaluatie alvorens een attest te krijgen, is er niet meer, maar wordt niet aangemoedigd natuurlijk. Waarom is deze verplichting eruit gehaald? Omdat je liever 10 echte evaluaties hebt, mensen die het gemotiveerd invullen, dan zij die maar iets aanduiden omdat ze het deelnameattest willen hebben.

De doelstellingen worden op het attest ingevuld indien deze ingevuld zijn in de module. Wat niet is ingevuld, kan niet worden afgedrukt.

Natuurlijk kan het deelnameattest enkel bekomen worden als de deelnemer aanwezig was. Indien je een nascholing organiseert van 4 sessies en maar op 1 sessie was de deelnemer aanwezig, dan zal ook geen attest worden aangemaakt voor de deelnemer. Deze moet minstens 50% aanwezig zijn.

Tip: je kan je eigen evaluatievragen bepalen per project. Liefst niet voor elk project andere vragen, anders kan je nooit een globaal overzicht hebben. Je kan het overzicht van de ingevulde evaluaties raadplegen.

4 SessieEen sessie bestaat uit een datum, data en wordt per halve dagen ingegeven. Een nascholing van 9.00 – 16.00 uur zijn 2 sessies!

Per sessie bepaal je één of meerdere lesgevers. Lesgevers zijn personen die bestaan in de personendatabank https://personen.katholiekonderwijs.vlaanderen. Een lesgever is nooit “schoolbegeleiders basisonderwijs”, je duidt ze dan allemaal apart aan of je kiest als lesgever “meerdere lesgevers” en in de omschrijving van je module noteer je de namen.

Indien je werkt met werkwinkels, heb je steeds “meerdere lesgevers”.

4.1 AanwezigheidslijstenDe aanwezigheidslijsten kan je afdrukken vanuit de sessie. Moet je eentje hebben voor voor- en namiddag? Neen, je kan het standpunt innemen dat wanneer iemand tekent ’s morgens voor aanwezigheid, het de verantwoordelijkheid is van de deelnemers om al dan niet in de namiddag aanwezig te zijn.

Je kan ook ervoor opteren om een eigen aanwezigheidslijst te maken in word of excel. De aangeboden uitprint is maar een hulp, geen verplichting.

Moet je een aanwezigheidslijst laten tekenen? Neen. Voor prioritaire projecten of geïntegreerde projecten, kortom projecten waar subsidies van de overheid aan worden toegekend, moeten we wel deze lijsten hebben als bewijs, alle andere nascholingen, vrije markt, moet dit niet. In de algemene voorwaarden staat immers ook te lezen: ingeschreven betekent aanwezig en dus te betalen. Ook al zijn ze niet aanwezig, toch moeten ze betalen. Ze kunnen zich wel kosteloos laten vervangen.

Aanwezigheden moeten wel aangeduid worden per halve dag en dit voor een correct deelnameattest te kunnen genereren. Dit aanduiden kan gebeuren door projectleider of lesgever. Verder kunnen projectleiders en lesgever hier niks doen. Ze kunnen bijvoorbeeld een datum niet aanpassen.

2019-09-30 Werken met TINK: https://tink.nascholing.be 5 van 19

Werk je wel met aanwezigheidslijsten, dan kan je als projectbeheerder aanvinken dat de aanwezigheidslijst binnen is (dus in jouw bezit).

Tip: werk je met naametiketten dit je uitdeelt op de vorming, dan is een aanwezigheidslijst eigenlijk niet relevant. Immers de opgehaalde stikker/naambadge bewijst ook dat de persoon er was. Die wat blijven liggen, dat zijn de afwezigen. Dit spaart een hoop administratie.

5 Algemene kalender sessiesAls je alle projecten, modules, reeksen en sessies hebt ingevoerd, kan je deze opvolgen bij “algemene kalender sessies”. Hier zie je per “facturatieverbond” per maand:

Datum van nascholing Titel van de nascholing Lesgever(s) Locatie(s) Aantal deelnemers Al dan niet volzet Al dan niet afgelast

Zeker voor projectleiders is dit handig. Ook zij kunnen dit opvolgen voor hun projecten. Ook lesgevers kunnen hun eigen kalender raadplegen van hun eigen vormingen.

Tip: indien het een betalende nascholing is en er zijn voorlopig nog te weinig deelnemers, kan je aan de hand van dit overzicht nagaan of er extra reclame nodig is voor een bepaalde vorming.

6 Lesplaatsen aanmakenDe meest voorkomende lesplaatsen zitten in het systeem. Het kan altijd zijn dat lesplaatsen ontbreken. Personen met de rechten “algemeen beheer” kunnen lesplaatsen aanmaken. Let steeds erop dat deze er toch al niet in zit, misschien onder een andere naam, anders maak je er dubbel.

Je kunt per lesplaats ook een kalender raadplegen.

Tip: per lesplaats kan je eventueel extra informatie meedelen. Indien er wegenwerken in de buurt zijn, kan dit handig zijn of aangeven waar bij voorkeur geparkeerd wordt.

7 Gebruikers aanmakenGebruikers hebben altijd een bepaalde rol. Enkel personen met Admin rechten kunnen gebruikers aanmaken. Deze personen moeten bestaan in de personendatabank https://personen.katholiekonderwijs.vlaanderen. Elke persoon heeft steeds een e-amailadres en dat is niet jouw e-mailadres.

8 Lijst van de deelnemersWel vaker is een lijst van deelnemers interessant. Je hebt daarvoor bij voorkeur de aanwezigheidslijst op niveau van sessie, maar er zijn nog andere manieren om aan de deelnemers te komen:

2019-09-30 Werken met TINK: https://tink.nascholing.be 6 van 19

Op niveau van module – voor de volledige module - of per reeks – voor de volledige reeks – “Inschrijvingen”. Je krijgt een overzicht, niet ideaal op te printen, maar onderaan staan wel alle e-mailadressen in een apart kadertje en kan je kopiëren en plakken in Outlook om de deelnemers aan te schrijven om achteraf eventueel materiaal te delen.

Op niveau van de reeks -> sessies kan je een overzicht in excel bekomen dmv “exporteer antwoorden op vragen” of “etiketten”

8.1 Materiaal delenWanneer gevraagd wordt naar een deelnemerslijst kan dit als doel hebben dat de projectleider of lesgever materiaal wenst te delen met de deelnemers. Dit kan via een documentenpagina in een congrespagina, maar qua opmaak is dit niet mooi. Zie verder 19 Congrespagina

Een makkelijke manier om informatie te delen is bijvoorbeeld via onedrive, dan ligt ook de verantwoordelijkheid van correcte informatie bij de projectleider/lesgever. Toegegeven dat wanneer de link wordt doorgestuurd naar anderen, zij hier ook aan kunnen, maar met een congrespagina is dit niet anders. Als je de directe link naar het document kopieert en plakt, kunnen de deelnemers er ook aan, al is de pagina afgeschermd.

Surf naar portal.office.com waar je aanmeldt met jouw gebruikersnaam @katholiekonderwijs.vlaanderen en wachtwoord

Kies onedrive

Maak nieuwe map en noem die bijvoorbeeld “profs 2 2019-2020”

2019-09-30 Werken met TINK: https://tink.nascholing.be 7 van 19

Open de map en laad je bestanden op (kan je nadien nog bij opladen)

Je moet nog juist de map delen – hiervoor keer je terug niveau hoger

Klik op de puntjes -> DELEN

2019-09-30 Werken met TINK: https://tink.nascholing.be 8 van 19

Koppeling kopiëren klikken

Die koppeling plak je nu gewoon in een document/email dat je verspreid onder de desbetreffende deelnemers. Telkens je bestanden erbij zet, blijft het diezelfde koppeling

2019-09-30 Werken met TINK: https://tink.nascholing.be 9 van 19

8.2 Afdruk samenvoegen in WordJe kan voor de deelnemers etiketten willen hebben, brieven, naambadges, gepersonaliseerde e-mails … ipv deze manueel te maken, werk je best met afdruk samenvoegen in Word.

Voorbeeld 1: etiketten

o Afdruk samenvoegen starten -> etiketten

o Kies de juiste etiketten -> OK

o Makkelijkste heb je alle data in een EXCELo Adressen selecteren -> Bestaande lijst gebruiken -> zoek de excel op je computer

2019-09-30 Werken met TINK: https://tink.nascholing.be 10 van 19

o Resultaat

o Samenvoegvelden invoegenLet erop dat je spaties toevoegt als bijvoorbeeld voor- en familienaam 2 kolommen zijn.

2019-09-30 Werken met TINK: https://tink.nascholing.be 11 van 19

o Resultaat: je velden staan in het eerste etiketveld

o Etiketten bijwerken: dit zorgt ervoor dat op elk volgend etiket dezelfde namen staan

o Resultaat:

o Samenvoegen voltooien: kies steeds afzonderlijke documenten bewerken, dan kan je nog controleren

Voorbeeld 2: brieven

2019-09-30 Werken met TINK: https://tink.nascholing.be 12 van 19

De werkwijze is dezelfde als deze hierboven met dat verschil, dat je eerst de brief/programma kunt typen in Word en je zet “xxx” op de plaatsen waar je gepersonaliseerde informatie wilt hebben.

o Je start na het typen van jouw brief bij “Adressen selecteren” -> Bestaande lijst gebruiken -> zoek de excel op je computer

Voorbeeld 3: E-mailsDe werkwijze is dezelfde als deze hierboven van brieven met dat verschil dat je samenvoegt naar e-mail.

o Samenvoegen voltooien: E-mailberichten verzenden

9 Rollen:Iemand kan 1 of meerdere rollen hebben. Afhankelijk van je rol kan je meer/minder. Niet altijd weet elke collega die lesgever is, dat hij/zij ook soms rechten heeft als projectleider als het zijn eigen nascholing is.

9.1 AdminAdmin rechten heeft enkel team event. Dit om nieuwe gebruikers aan te maken, nieuwsberichten te posten enz …

9.2 Algemeen beheerAlgemeen beheer is bij elk regionaal secretariaat of diensten in Brussel. Zij kunnen doorgaans alles behalve nieuwe gebruikers, verder hebben ze de nodige rechten voor hun dagelijkse werking.

9.3 ProjectleiderProjectleiders kunnen geen lesplaatsen of projecten aanmaken, wel modules aanmaken en bewerken van hun eigen project, reeksen bewerken. Ze kunnen niet de sessie aanpassen, wel workshops toevoegen of verbeteren van hun sessies of vragen aan de modules koppelen. Zie ook de informatie op intranet die wordt gegeven aan nieuwe nascholers.

9.4 LesgeverLesgevers kunnen enkel hun aanwezigheidslijsten opvragen en aanduiden. Zie ook de informatie op intranet die wordt gegeven aan nieuwe nascholers.

2019-09-30 Werken met TINK: https://tink.nascholing.be 13 van 19

9.5 DeelnemerJe bent deelnemer wanneer je

Bestaat in de personendatabank https://personen.katholiekonderwijs.vlaanderen Verbonden bent aan een school/organisatie.

Elke deelnemer kan

Zijn eigen gegevens aanpassen Zichzelf inschrijven (niet uitschrijven) Antwoorden op vragen aanpassen (bijvoorbeeld gekozen workshops) Overzicht van zijn inschrijvingen bekijken Evaluatieformulieren invullen Attesten afdrukken

9.6 NascholingsverantwoordelijkeElke directeur is nascholingsverantwoordelijke, daarnaast kan deze rol gedelegeerd worden.

Het is heel belangrijk dat je als nascholingsverantwoordelijke de gegevens up-to-date houdt van jouw school/organisatie.

Zo kan je:

Jouw schoolteam beheren Gegevens contactpersoon beheren Facturatiegegevens beheren Inschrijvingsoverzicht bekijken Deelnemers in- en uitschrijven Attesten van jouw team opvragen

Zie ook de informatie die wordt gegeven aan de beginnende directeurs PROFs

10 Werken met vragenJe kan ipv met workshops te werken, werken met vragen. Je hebt 4 soorten vragen:

Open vraag bv. bepaalde allergieën Meerkeuzevraag 1 antwoord bv. blijf je overnachten Ja/Neen Meerkeuze meerdere antwoorden bv. Welke vakken geef je? Dan kunnen ze kiezen uit

de lijst van aangeboden vakken Meerkeuze voorkeur bv. Welke workshop wil je volgen, dan geven de deelnemers 5

keuzes op (indien minimaal 5 workshops, anders maar 4 of 3, …) en keuze 1 = voorkeur. Dit heeft als nadeel: veel administratief werk nadien.

Je hebt de mogelijkheid bij de meerkeuzevragen een meerprijs of korting toe te kennen. (zonder teken = meerprijs, met -teken = korting)

Je hebt de mogelijkheid ook een maximum toe te voegen per keuze.

2019-09-30 Werken met TINK: https://tink.nascholing.be 14 van 19

11 Werken met workshopsWaarom zou je met workshops werken ipv met vragen? Een workshop heeft begin- en einduur, een lesgever en inhoud. Dit kan je niet bij vragen noteren.

Workshops worden ook automatisch getoond in een module. Wanneer je werkt met een congrespagina, maakt het niet direct een verschil.

Workshops geef je in per halve dag op niveau van een sessie.

12 Meerdere lesgeversZie 4 Sessie

13 Moet ik een aanwezigheidslijst hebben?Zie 4.1 Aanwezigheidslijsten

14 EvaluatieZie 3.3 Evaluatie

15 Welke mails worden verzonden? Bij inschrijving of uitschrijving (merk op een deelnemer kan zichzelf inschrijven, de

nascholingsverantwoordelijke kan deze enkel uitschrijven) vertrekt een e-mail naar de deelnemer en de contactpersoon ingevolgd voor de desbetreffende instelling.

1 week voor datum vertrekt een bevestigingsmail naar de projectleider en de deelnemer

3 dagen na de nascholing vertrekt een evaluatiemail – mail met link naar de evaluatie – naar de deelnemer en de projectleider

Bij voorkeur binnen de maand vertrekt een factuur per e-mail naar de verantwoordelijke contactpersoon van de facturatie.

16 Ik wil een extra boodschap meesturen naar de deelnemers Zie module Zie reeks Zie lesplaats Zie lijst van deelnemers

17 Inschrijven vanaf …Zie module

18 Kortingen toekennen/meerprijs18.1 Automatische kortingen/meerprijs Wanneer je vragen koppelt aan een module kan je aan bepaalde antwoorden bij

meerkeuzevragen een meerprijs/korting toekennen. Bijvoorbeeld “Wil je een kamer delen?” Ja/Neen -> Ja levert een korting op.

Hetzelfde geldt voor workshops. Bepaalde workshops kunnen meer geld kosten.

2019-09-30 Werken met TINK: https://tink.nascholing.be 15 van 19

18.2 Manuele korting/meerprijsWanneer je een deelnemer opzoekt (Extra – Personen zoeken) en je gaat naar het overzicht van inschrijvingen bij de instelling, kan je voor een bepaalde persoon manueel een korting/meerprijs bepalen. Dit is individueel per deelnemer te doen.

19 CongrespaginaVoordat je een congrespagina kan aanmaken moet een project, module, reeks en sessie bestaan. Je kan ook zonder reeks of sessie deze aanmaken, maar dan kan men niet inschrijven.

Een congrespagina hangt aan een module. Je hebt diverse pagina’s die je kan maken:

De congrestitel is de titel die je gepubliceerd ziet in je aanbod. Hier kan je dus best een mooie omschrijving aan meegeven.

Je kan aan 1 module – bijvoorbeeld middenkadercongres – 1 congrespagina hangen. Je kan er ook voor opteren dat je meerdere modules koppelt op 1 congrespagina. Bijvoorbeeld alles van secundair op 1 website. Je kan elke bijkomende module koppelen “Koppel Modules”.

Je hebt de opmaak zelf in de hand van een congrespagina. Probeer de HTML wat te bewerken gebruikmakend van bijvoorbeeld

H3 = grijze titel H4 = oranje titel H5 = paarse titel <p align=”center”> om te centreren want de centreerknop werkt niet in TINK.

19.1 ReservatiesAls mensen kunnen inschrijven via een congrespagina, kunnen ze ook reserveren. Dit is onlosmakelijk verbonden. Je dient als projectleider/administratief medewerker deze reservaties op te volgen door de deelnemers te mailen.

Waarom zouden mensen een plaats reserveren als iedereen zelf kan inschrijven? Omdat ze hun gebruikersnaam en wachtwoord niet meer weten of omdat ze wel als “persoon” bestaan in de databank maar niet gekoppeld zijn aan een school/organisatie.

20 Werken met teamgerichte modulesWerk je met teamgerichte modules, dan duid je aan in de module “teamgericht” (onderaan)

2019-09-30 Werken met TINK: https://tink.nascholing.be 16 van 19

De locatie is doorgaans “eigen school” – er is wel een reeks, maar geen sessies.

Op het moment dat een inschrijving gebeurt van een teamgerichte nascholing, ontvangt de projectbeheerder een e-mail om hem/haar hierop te attenderen. Deze e-mail kan aan de projectleider worden overgemaakt.

Tegelijkertijd zal je vaststellen dat in TINK de teamgerichte module is gekopieerd. Als de datum gekend is, kan je de sessie(s) aanvullen bij de module behorende tot de school.

Deze module per school leidt nu een eigen leven, alsof het een aparte individuele nascholing is en je kan prijs, data, lesgevers enz … aanpassen.

21 Te factureren modulesEen overzicht van te factureren modules vind je bij Extra. Op voorwaarde dat je op niveau van de module hebt aangeduid “facturatie” “Neen”. Duid je aan “NVT” dan is deze niet van toepassing, “Ja” betekent dat gefactureerd is.

22 Niet ingediende aanwezigheidslijstenWil je een overzicht bijhouden welke lijsten wel/niet ingediend zijn, dat kan ook bij “Extra”

23 Gebruikersnaam en wachtwoord vergetenWachtwoord-reset-link kan je sturen naar de deelnemer vanuit de personendatabank: https://personen.katholiekonderwijs.vlaanderen.

Je zoekt de persoon – opent de fiche – in het menu rechts bovenaan kan je kiezen voor een wachtwoord-reset-link.

Voorbeeld:

Stel iemand heeft een plaats gereserveerd via een congrespagina. Dan check je eerst in de personendatabank of de persoon gekoppeld is aan een instelling, indien niet, doe je dat.

Vervolgens stuur je een wachtwoord-reset-link. Tenslotte mail je de deelnemer met volgende suggestie “Ik heb gezien dat je een

plaats hebt gereserveerd voor xxx. Ik heb je een wachtwoord-reset-link toegezonden. Na instellen van je wachtwoord kan je op de congrespagina xxx aanmelden en je inschrijving zelf voltooien. Het is eenvoudiger wanneer je dit zelf doet omdat er enkele vragen ivm keuze workshops en overnachting/eten moeten beantwoord worden. Alzo kan je deze gegevens makkelijk zelf noteren bij inschrijven. Mocht je nog vragen hebben, kan je mij steeds telefonisch contacteren via xxx”

24 Hoe informatie delen?Zie materiaal delen

25 Hoe kan ik een nascholing/congrespagina al zien voordat deze is gepubliceerd in het aanbod?

Elke module heeft een modulecode bestaande uit 7 cijfers. Ga naar eender welke nascholing en je leest in de url achteraan modID=1234567.

2019-09-30 Werken met TINK: https://tink.nascholing.be 17 van 19

In TINK lees je ook deze code in de url als je de module opent. Vervang de code 1234567 in de url van nascholing door de code die je in TINK hebt

gevonden en je vindt de nascholing of congrespagina.

26 Hoe kan ik een iemand inschrijven die niet aan een instelling is gekoppeld?

Je kan enkel personen inschrijven gekoppeld aan organisaties. M.a.w. er moet een organisatie bestaan. Je kan ervoor opteren een fictieve organisatie “Lincka” ‘VIKOM” “DPCM” “Indina” hiervoor te gebruiken.

Je voegt een deelnemer toe aan deze organisatie met de functie “volgt nascholing”.

Vergeet niet ook de facturatiegegevens toe te voegen van deze persoon.

De persoon kan nu inschrijven onder deze fictieve organisatie en koppelt zijn eigen facturatiegegevens aan een nascholing.

Tip: Bij voorkeur noteer je je eigen gegevens ook als standaard facturatiegegevens. Stel dat de persoon zich inschrijft en niet de juiste facturatiegegevens kiest bij inschrijving, krijgt tenminste geen vreemde de factuur voorgeschoteld, maar jij krijgt die. Je weet dan dat je hier dit moet (laten) aanpassen naar de correcte gegevens.

27 Hoe kan ik inloggen als een deelnemer of nascholingsverantwoordelijke?

Als je via Extra personen opzoekt, zie je aan de hand van dit teken kan je inloggen als de persoon in kwestie.

Dit kan zeer nuttig zijn als een directeur belt en niet weet hoe hij/zij gegevens moet wijzigen of een persoon die niet door een inschrijfproces geraakt. Ipv het over te nemen, duurt het samen doen iets langer, maar op termijn is dit beter, want hij/zij zal dat niet vergeten.

28 Wat is de verantwoordelijkheid van de school?Gegevens correct houden zoals:

Naam directeur Naam contactpersoon (deze ontvangt de bevestiging van inschrijving) Nascholingsverantwoordelijken (merk op dat iedereen zichzelf kan inschrijven,

maar niet uitschrijven. Dat kan enkel de nascholingsverantwoordelijke en de directeur)

Facturatiegegevens (enkel de juiste gegevens behouden. Veel scholen zijn opgegaan in grote vzw’s. Telkens alleen de facturatiegegevens laten aanpassen op verzonden facturen, helpt niet, want de kern van het probleem, de foute gegevens in TINK worden niet aangepast)

Deelnemerslijsten (nieuwe leerkrachten toevoegen, oude stopzetten)Echter een reminder jaarlijks kan zeker geen kwaad want ze vergeten dit.

2019-09-30 Werken met TINK: https://tink.nascholing.be 18 van 19

Een directeur kan ook een inschrijvingsoverzicht jaarlijks opvragen – up-to-date tot op “vandaag”. Hij/zij ziet ook welke nascholingen betalend zijn, welke niet en hoeveel ze kosten:

2019-09-30 Werken met TINK: https://tink.nascholing.be 19 van 19