M ANAGEM ENT SOLUTIONS FOR COM PANIES AND GOVERN M EN TS

Policy Research Corporat ion MANAGEMENT SOLUTIONS FOR COMPANIES AND GOVERNMENTS

Policy Research Corporation

Organisatie Strategische Inkoop

Eindrapport

9 juli 2018

INHOUD

Onderzoeksvraag

Aanpak

Bevindingen

Bijlages

2

AANLEIDING VOOR HET ONDERZOEK

3

PIANOo, Expertisecentrum Aanbesteden van het ministerie van Economische

Zaken en Klimaat, heeft als taak het inkopen en aanbesteden bij alle overheden

te professionaliseren

In 2017 is de publicatie ‘Van bestuurlijke ambitie naar professioneel inkopen’

uitgebracht, daarin enkele vaststellingen:

• Inkopen begint niet pas bij het opstellen van de offerteaanvraag, maar bij de visie

van opdrachtgevers op inkoop als strategisch instrument

• Nu bestaat er nog onvoldoende kennis en inzicht om buiten de primaire ambities

van de organisatie, ook de horizontale beleidsambities (duurzaamheid, innovatie,

social return, integriteit, etc.) goed te ondersteunen

• Overheidsinstanties zijn zoekende naar optimale inkooporganisatie die bijdragen

aan het behalen en waarborgen van de primaire- en horizontale ambities

DOELSTELLING VAN HET ONDERZOEK

4

PIANOo heeft Policy Research opdracht gegeven om te onderzoeken hoe

overheidsinstanties inkoop optimaal kunnen organiseren om de primaire en

horizontale beleidsambities maximaal te ondersteunen.

Concreet is gevraagd om de bevindingen:

• In te bedden in een theoretisch kader;

• Praktisch goed toepasbaar te maken zodat meer awareness kan worden

gecreëerd op verschillende niveaus.

Metadoelstelling van PIANOo met betrekking tot dit project:

• Verbeteren van de inkoopfunctie, door deze aantrekkelijker te maken;

• ‘Kantelmoment’ teweeg brengen door de inkoopfunctie strategisch te benaderen.

ONDERZOEKSVRAAG VERTAALD NAAR FRAMEWORK

5

“Hoe moeten de (semi) overheden de inkoopfunctie organiseren

zodat zij hun primaire en horizontale (beleids)ambities zo optimaal

mogelijk kunnen realiseren?”

Scope: alle aanbestedende

overheidsdiensten (lokaal, regionaal,

landelijk en alle organisaties die

wettelijke taken hebben en die een

uitgesproken publiek belang dienen)

Inkooporganisatie wordt breed

geïnterpreteerd: Waar en hoe

worden de inkoopactiviteiten

belegd?

Onderzoeksvraag:

Framework onderzoek:

Context bepaalt de aanbevelingen voor de inkooporganisatie

Wegwijzer

Aanbevelingen inkooporganisatie

Context

Checklist

Inkooporganisatie legt randvoorwaarden op

INHOUD

Onderzoeksvraag

Aanpak

Bevindingen

Bijlages

6

AANPAK

7

Desk Research

• Zowel Nederlandse als internationale

bronnen

• In bijlage literatuurlijst

Toetsing experts 1-1

• In bijlage geraadpleegde experts

Toetsing d.m.v. vragenlijst:

• Uitgestuurd naar ca. 450 personen

waarvan 15 respondenten

FRAMEWORK

Relaties tussen context en

inkooporganisatie werden

bijgeschaafd en onderbouwd

Inkoop

organisatieContext

Advies & toetsing

begeleidingscommissie:

• In bijlage leden BC

Output onderzoek:

1. PowerPoint Rapport (dit document)

2. Wegwijzer

3. Checklist

INHOUD

Onderzoeksvraag

Aanpak

Bevindingen

Bijlages

8

DE INZICHTEN VAN HET ONDERZOEK

ZIJN OP PRAGMATISCHE WIJZE IN 2 TOOLS VASTGELEGD

9

De meest determinerende

kenmerken van een

inkoopcontext bepalen mee

hoe de inkoop optimaal

georganiseerd wordt

Fundamentele verschillen

tussen inkooporganisaties

hebben te maken met waar

welke activiteiten zijn

verankerd

Op de volgende sheets wordt dit framework toegelicht, in het

word document (bijlage) zijn de verkregen inzichten in teksten

voor de wegwijzer en de checklist gegoten

Context bepaalt de aanbevelingen voor de inkooporganisatie

Wegwijzer

Aanbevelingen inkooporganisatie

Context

Checklist

Inkooporganisatie legt randvoorwaarden op

LINKS: ER ZIJN 5 DETERMINERENDE VRAGEN M.B.T.

CONTEXT GEÏDENTIFICEERD

10

WAT? Welk product / dienst wordt ingekocht (en bij wie kan het ingekocht worden)

1. Gestandaardiseerd, herhaaldelijk ingekocht, eenvoudig product of dienst OF Complex,

uniek, innovatief product / dienst?

2. Zijn er veel OF weinig (minder dan 5) aanbieders voor het product / dienst beschikbaar

in de markt?

HOE? Over de horizontale doelstellingen

3. Naast kwaliteit, vooral kostenefficiëntie nastreven (minder focus op innovatie,

duurzaamheid) OF vooral focus op innovatie en duurzaamheid?

WIE? Over de aanbestedende overheid

4. Voldoende OF weinig beschikbare capaciteit en expertise in functie van de complexiteit

van de benodigde aankoopprocedure?

5. Zijn er natuurlijke samenwerkingspartners (met gelijkaardige doelstellingen)?

Deze 5 vragen worden gesteld in de wegwijzer

(vereenvoudigde zwart/wit voorstelling van realiteit)

RECHTS: ER WORDEN 4 TYPES

INKOOPACTIVITEITEN ONDERSCHEIDEN

A

F Fundering leggen: standaardcontracten, inkoopvoorwaarden, financiële kaders,

zorgen voor competence development, software tools, ontwerprichtlijnen en normen,

etc. (bovenop het wettelijk kader EU / NL)

Analyseren: data mining, product-, prijs- en marktonderzoek, leveranciersonderzoek,

contractonderzoek (typisch activiteiten op meta-niveau, niet voor individuele

inkoopprojecten)

Specificeren: omschrijving van de te volgen inkoop- of aanbestedingsprocedures,

inschatting doorlooptijd project, beschikbare budget, eisenpakket, productspecificatie,

functionele specificatie, gunningscriteria, etc.

Uitvoeren inkoopprocedure: aankondigen opdracht, toetsen uitsluitingsgronden en

minimumgeschiktheidseisen, herstel van fouten en verduidelijken van inschrijving,

toetsen of de inschrijvingen voldoen aan de gestelde eisen, gunnen, individuele

contracten opstellen en toezien op uitvoering ervan

S

U

11

In de wegwijzer wordt aangegeven op welke manier hier

het beste invulling aan wordt gegeven

RECHTS: INKOOPACTIVITEITEN KUNNEN OP

VERSCHILLENDE PLAATSEN WORDEN BELEGD

CENTRALER

Support = Ondersteuning die geboden wordt hetzij

vanuit een centrale stafafdeling van de AD zelf, hetzij

vanuit een centraler overkoepelend niveau door

samenwerking tussen een aantal organisaties

LOKAAL

AFD = Afdeling; bij de eigenlijke behoeftesteller

AD Aanbestedende Dienst = juridische entiteit die inkoopcontracten afsluit

AFD 1 AFD 2

Support

Noot :

- Houd rekening met desintegratie van organisaties; overal kunnen externen

(consultants / leveranciers) worden betrokken, zoals in geval van in- en outsoucing.

- Binnen organisaties bestaan meestal meerdere types inkooporganisaties naast elkaar,

de zogeheten ‘hybride inkooporganisaties' (in functie van context van het

inkoopproject) en afhankelijk van het abstractie, aggregatie- en beschouwingsniveau.

12

WEGWIJZER

Input:

Input:

Beantwoording van 5 vragen

1. Gestandaardiseerd, herhaaldelijk

ingekocht, eenvoudig of complex, uniek,

innovatief product?

2. Zijn er veel of weinig aanbieders voor het

product / dienst beschikbaar in de markt?

3. Naast kwaliteit, vooral kostenefficiëntie

nastreven of vooral focus op innovatie en

duurzaamheid?

4. Voldoende of weinig beschikbare capaciteit

en expertise in functie van de complexiteit

van de benodigde aankoopprocedure?

5. Zijn er natuurlijke samenwerkingspartners?

Output: tips en voorbeelden voor elk van de 4 activiteiten op het vlak van inkooporganisatie

Activiteit Tips & voorbeelden

F

A

S

Inkoop betrokkenen krijgen op basis van eenvoudige vragen een

inzichtelijke ‘wegwijzer’ met tips en voorbeelden

U

DE CHECKLIST BEHANDELT 3 THEMA’S Deze moeten op elkaar zijn afgestemd

14

Mensen , middelen en

Cultuur

Processen

Strategie

Voor elk van de thema’s wordt een beoordeling gemaakt, met tips

en voorbeelden (en verdere verwijzingen)

INHOUD

Onderzoeksvraag

Aanpak

Bevindingen

Bijlages

15

BIJLAGE 1: BIBLIOGRAFIE

Stukken aangedragen door PIANOo

Bryson, J. M. (2018) Strategic planning for public and nonprofit organizations

Buchinger, E. (2017) Benchmark Austrian Innovation Procurement Policy & Measurement

Buchinger, E. (2017) Presentatie Innovation Related Procurement

Driedonks, B. A., & Stein, W. J. (2011) Team success in large organizations

EC & DG GROW (2016) Strategic use of public procurement in promoting green, social and innovation policies

EC & DG GROW G4 (2015) Public Procurement Indicators

EC (2017) Mutual Learning Exercise on capacity building for innovation related procurement evidence lessons learned

EC (2017) Mutual Learning Exercise on developing strategic frameworks for innovation-related public procurement

EC (2018) Mutual Learning Exercise on Innovation Related Procurement; Horizon 2020 Policy Support Facility

Edler, J. (2014) Presentatie Public procurement for innovation Characteristics benefits and risks

Edler, J., et al., (2005) Innovation and public procurement. Review of issues at stake

Georghiou, L., Edler, J., Uyarra, E., & Yeow, J. (2014) Policy instruments for public procurement of innovation

Glock, C. H., & Hochrein, S. (2011) Purchasing Organization and Design: a literature review

Government Offices of Sweden (Ministry of Finance) (2016) Sweden National Public Procurement Strategy

Heijboer, G. J. (2003) Quantitative analysis of strategic and tactical purchasing decisions

Kibbeling M. (2010) Creating Value in Supply Chains Suppliers Impact on Value for Customers, Society and Shareholders

Mera Ruiz de Lira, J. (2011) The strategic role of the purchasing

OECD (2015) Government at a Glance 2015

OECD (2017) Public Procurement for Innovation: Good Practices and Strategies, OECD Publishing, Paris

Organisation for Economic Co-operation and Development (2011) SIGMA - A JOINT INITIATIVE OF THE OECD AND THE EU

Robbe, T. H.G. (2011) Inkoop in de publieke sector: met uitsterven bedreigd

Schotanus, F. (2007) Horizontale Inkoopsamenwerking

Todeva, E., & Rakhmatullin, R. (2016) Industry Global Value Chains, Connectivity and Regional Smart Specialisation

Zhang, X. & Aramyan, L.H. (2009) A conceptual framework for value chain governance mechanisms & transaction attributes

BIJLAGE 1: BIBLIOGRAFIE

Stukken research Policy Research team (1/2)

Bakker, E., et al., (2008). Choosing an organisational form: the case of collaborative procurement initiatives.

Bals L., (2012) Procurement Organization: Evolving models

British Columbia Government Procurement Bodies

Buckley, G. (2010) Procurement Organizational Design

Bureau Verkenningen en Onderzoek (2013) Interbestuurlijke Shared Services

Colwell, T. (2011) 5 organisation models for procurement

Constructing Excellence (2009) Collaborative Procurement

Department of Housing and Public works Australia (2017) QUEENSLAND PROCUREMENT POLICY

Directie Juridische Zaken – Bestuur en Organisatie (2015) Bevoegdhedenbesluit en lead buyership

Ingolfsdottir E.S. & Dyndegaard, J.H.S. (2012) Purchasing organisational structure and competence level

ISBW, (2015) Centraal en decentraal inkopen

Isbw, Centraal en decentraal inkopen voor en nadelen

Kamann (2007) Organizational design in public procurement: A stakeholder approach

Kochersperger G., Nougues X., Calderini D. et.al., (2017) Designing the perfect procurement operating model.

Ministreie van Justitie en Veiligheid (2018) Innoveren en innovatiegericht inkopen

BIJLAGE 1: BIBLIOGRAFIE

Stukken research Policy Research team (2/2)

Monczka, R. M., et al. (2015). Purchasing and supply chain management.

National Audit Office (2010) A review of collaborative procurement across the public sector

National Procurement Service 2015-2019 (2015) Business Plan

Nesta (2015) Opportunities for innovation through local government procurement

NEVI Organisatievormen voor de inkoopfunctie

Nguyen Pham, L-L. (2005) The role of early purchasing involvement in innovative projects at public research institutes

NSW Government, (2015) NSW PROCUREMENT: Policy Frameworks for NSW government Agencies

O’Gorman, J. (2013) Why Earlier Is Better: Getting Procurement & Suppliers Involved

Republic of cyprus (2008) PUBLIC PROCUREMENT BEST PRACTICE GUIDE

Rietveld, G. J. (2009). Inkoop, een nieuw paradigma.

Rijksdienst, (2011) COMPACTE RIJKSDIENST UITVOERINGSPROGRAMMA

Rijkswateratraat, (2014) Beleidskader Innovatiegericht Inkopen

Rijt, J., & Santema, S. C. (2013) Prestatieinkoop: met Best Value naar succesvolle projecten

Schotanus, F. (2018) Introductie inkoopsamenwerking

Telgen, T. & de Boer (2004) Het Racewagenmodel

Uyarra, E. (2010) Opportunities for innovation through local government procurement

van Weele, A. J. (2008). Inkoop in strategisch perspectief: analyse, strategie, planning en praktijk.

Vliet, van P. (2011) Onderzoek naar de behaalde resultaten van gemeentelijke structurele samenwerkingen

Wilde-van Stee, T. D. (2006). “Hoe beter, hoe eerder”: Een onderzoek naar de ‘early involvement’van de inkoopfunctie bij projectorganisaties

BIJLAGE 1: BIBLIOGRAFIE

Stukken aangedragen door leden BC (1/2)

Brinkerhoff, J.M. (2002). Assessing and improving partnership relationships and outcomes

Dubois, A., & Pedersen, A.C. (2002). Why relationships do not fit into purchasing portfolio models

Gelderman, C.J., & van Weele, A.J. (2003). Handling Measurement issues and strategic directions

Kaats, E., & Opheij, W. (2011). Leren samenwerken tussen organisaties.

Keough, M., (1993). Buying your way to the top.

Kraljic, P. (1983). Purchasing must become supply management.

Lanng, C. (2015, February, 2015). Rethinking Your Business For The Circular Economy

Mckinsey& Company. (June, 2015). Growth Within: A circular economy vision for a competitive Europe.

Monczka, R.M., et al., (1998). Succes Factors in Strategic Supplier Alliances: The buying company Perspective.

Nollet, J. & Beaulieu, M., (2003). The development of group purchasing: an empirical study in the health sector.

Rozemeijer F., Weele, van A., Weggeman, M., (2003). Creating Corporate Advantage through Purchasing

Rozemeijer, F., (2000), Creating corporate advantage in purchasing.

Rozemeijer, F., (2000). How to manage corporate purchasing synergy in a decentralized company?

Rozemeijer, F., (2015). Organizational Development Day 3 - Morning.

Schiele, H., (2007). Supply-management maturity, cost savings and purchasing absorptive capacity

BIJLAGE 1: BIBLIOGRAFIE

Stukken aangedragen door leden BC (2/2)

Schotanus, F., (2007). Horizontal cooperative purchasing.

Schotanus, F., (2013). Inleiding in inkoopsamenwerking.

Schotanus, F., Boer de L., & Telgen, J., (2010) Critical success factors for managing purchasing groups.

Schotanus, F., Lans, van der M., & Telgen, J., (2004). Inkoopsamenwerking: van theorie naar praktijk. Zoetermeer: NEVI.

Stuijts, M.A.J., (2013) Inkoopsamenwerkingen: Kansen voor verdere professionalisering

Vliet, van M., (1998). Samen inkopen: Ja of nee.

Weele, van A., (2008). Inkoop in strategisch perspectief: analyse, strategie, planning en praktijk.

Weele, van A., Rozemeijer F., & Rietveld G., (2000). Professionalizing purchasing in organizations

Zweig, P.L., & Zelner, W., (1998). Locked out of the hospital: are medical buying consortiums squelching competition?

BIJLAGE 2: GERAADPLEEGDE EXPERTEN

21

Jaap Haenen: CIO Portefeuille Bedrijfsvoering gemeente Eindhoven

Maurits Haitsma: Afdelingshoofd Inkoop & Contractmanagement SSC ONS

Bertwin Lussenburg: Programmamanager Innovatieteam Justitie en

Veiligheid

Anita Poort : Directie Juridische Zaken van Bestuur en Organisatie

gemeente Amsterdam

Gerco Rietveld: Strategist Inkoop en auteur

Fredo Schotanus: Associate Professor inkoop management &management wetenschap Universiteit Twente en auteur

BIJLAGE 3: LEDEN BEGELEIDINGSCOMMISSIE

Job Domela Nieuwenhuis: Afdelingshoofd informatie en

contractmanagement maatschappelijk domein gemeente Zaanstad

Maarten Kaster: Manager PIANOo

Ralph Rheiter: Inkoopmanager Inkoop Bureau Midden Nederland

Huib van Romburgh: Juridisch adviseur Ministerie van EZK / Bijzonder

hoogleraar Aanbestedingsrecht Rijksuniversiteit Groningen

Marcel Stuijts: Chief Executive Officer Chief Executive Officer BIZOB

Leentje Volker: Hoofddocent in Publiek Opdrachtgeverschap Technische

Universiteit Delft