Apr 13, 2023

Naar een planmatige acquisitie van archief.

KVAN-dagen 2010, 14 juni.Geert Luykx

Apr 13, 2023 2

Een zee van ruimte…...

• Bouw archiefbewaarplaats Heerlen, 1976.

Apr 13, 2023 3

Afwezigheid van beleid / planmatige aanpak.

• Acquisitie van particuliere archieven;

- Op basis van gezond verstand.- Op persoonlijke titel. - Vaak gelieerd aan o.a. bestuursfuncties van GA.

- Daardoor gericht op de persoonlijke interesses van archivaris. - Schenkingen werd (vrijwel) nooit afgeslagen, ongeacht inhoud van

publicatie, archief of collectie.

Apr 13, 2023 4

Grondslag voor acquisitie .

• Gemeentelijke archiefverordening:

“De Gemeentearchivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.”

Apr 13, 2023 5

Problemen tgv acquisitiepraktijk.

• 1. Bronnenmateriaal niet / rudimentair ontsloten. • 2. Geen materiële verzorging. • 3. Geen overeenkomst van bruikleen of schenking. • 4. Geen afspraken over wijze aanleveren.• 5. Sturen/plannen van verwerving en verwerking niet mogelijk. • 6. Verantwoording over verwerving niet mogelijk. • 7. Scheefgroei collectie Heerlen en DVO-gemeenten.

Apr 13, 2023 6

Andere knelpunten.

• 1. Ruimtegebrek. • 2. Aanwezigheid van “waardeloze bronnen”.• 3. Onevenwichtige samenstelling van collectie. • 4. (te) Weinig aandacht voor documentaire collecties.• 5. Geen aandacht voor digitale bronnen.

Apr 13, 2023 7

Drie te ondernemen acties.

• 1. Wegwerken van achterstanden in waardering & bewerking. • 2. Voorkomen van nieuwe achterstanden.• 3. Invulling geven aan de actieve acquisitie.

Apr 13, 2023 8

Waarom verwerving?Wat is het doel?

• Antwoord deels in archiefverordening.“….indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis

van

belang kan worden geacht.”

Apr 13, 2023 9

Naar planmatige acquisitie, Stap 1.

Een doelstelling:

Rijckheyt verwerft geschreven bronnen opdat een toekomstig gebruiker op een zo nauwkeurig en correct maar tevens zo divers mogelijk wijze rekenschap kan geven en kennis kan nemen van het verleden in de regio.

Apr 13, 2023 10

Naar planmatige acquisitie, Stap 2.

Algemene criteria.

- Bronnen dienen ontsloten en materieel verzorgd te zijn.

- Geen verwerving van (op termijn) vernietigbaar archief.

- Geen verwerving van niet-openbaar archief.

- Nadere afspraken over aanvullingen.

Apr 13, 2023 11

Naar planmatige acquisitie, Stap 3.

Opstellen specifieke criteria.

Archieven en Documentaire collecties ingedeeld in categorieën.Archieven:

Overheid en semi-overheid.

Bedrijven.

Verengingen en Stichtingen.

Personen en families en huizen.

Organisaties van levensbeschouwelijke aard.

Documentaire collecties: Fotos en Prentbriefkaarten.

Genealogieën.

Films en video.

Bidprentjes.

Kaarten en Prenten.

Publicaties.

Websites.

Apr 13, 2023 12

Naar planmatige acquisitie, Stap 3.

Opstellen specifieke criteria. Voorbeelden van dergelijke criteria.

- Genealogieën enkel indien uit regio en voorzien van bronvermelding.

- Fotos: Primair verwerving van digitale foto’s (scans of digital born).- Architect-archieven, alleen verwerven indien meer dan 50% van bouwwerken binnen de aangeduide regio tot stand zijn gekomen.- Bedrijfsarchieven van kantoren of filialen met een hoofdkantoor buiten de regio komen niet voor verwerving in aanmerking. - Gelijksoortige bedrijfsactiviteit in aard en schaalgrootte over hetzelfde tijdvak betekent in principe; niet verwerven.

- Enkel verwerving van documentatie en archief, geen corporalia.- Prentbriefkaarten worden alleen in originele staat verworven, geen reproducties of foto’s van prentbriefkaarten.

Apr 13, 2023 13

Naar planmatige acquisitie, Stap 4

Stap 4. Opstellen stroomschemas.

Apr 13, 2023 14

Naar planmatige acquisitie, van passief naar actief.

• 1. Opstellen basisprofiel; categoriale opsomming van hetgeen er te verwerven is.

• 2. Basisprofiel concretiseren (van categorie naar archiefvormer).

• 3. Prioriteiten stellen.

Apr 13, 2023 15

Naar planmatige actieve acquisitie, Stap 1.

Categoriale opsomming van hetgeen er te verwerven is.

Overheid en semi-overheid.

Bedrijven.

Verengingen en Stichtingen.

Personen en families en huizen.

Organisaties van levensbeschouwelijke aard.

Arbeid en sociale zekerheid.

Gezondheid en welzijn.

Vrije tijd en cultuur.

…………………

Kunst.

Muziek.

Sport.

……………….

Apr 13, 2023 16

Naar planmatige actieve acquisitie, Stap 2.

Invullen van concrete archiefvormers.

Bedrijven;

detailhandel consumptie.

Cafes.

Cafetarias.

Restaurants.

In gen Thun, Welten.

De Leuf, Ubachsberg.

Eten bij Michel, Nuth.

L’Atelier, Gulpen.

Catering.

Chardine, Heerlen.

………………….

Apr 13, 2023 17

Naar planmatige acquisitie, Stap 3.

• Prioriteiten stellen, – wat niet? – wat wel? – …. en vervolgens, wat eerst?

• Zowel t.a.v. (sub)categorieen als voor concrete archiefvormers.

• Prioriteitsstelling niet uit losse pols, maar beredeneerd, “berekend”.

Apr 13, 2023 18

Naar planmatige acquisitie, Stap 3.

• Aan elke (sub)categorie: toekennen van 2 cijfers.

1) Mate van impact/invloed van instellingen uit die betreffende subcategorie op maatschappij. (1 = niets tot 6 = heel veel)

2) Mate waarin de activiteiten van instelling sporen nalaat in het archief. (1 = niets tot 6 = heel veel)

Product (1 – 36) is relatieve indicatie voor de prioriteit waarmee archieven uit die (sub)categorie verworven dient te worden.

Apr 13, 2023 19

Naar planmatige acquisitie, Stap 3.

• Aan elke archiefvormer: toekennen van 2 cijfers.

1) Mate van impact/invloed van instelling binnen diens betreffende subcategorie. (1 = niets tot 6 = heel veel)

2) Mate van risico van verlies van archief/gegevens indien niet tot verwerving wordt overgegaan. (1 = laag, 2 = gemiddeld, 3 = hoog)

Product (1 – 18) is relatieve indicatie, binnen de categorie, voor de prioriteit waarmee dat specifieke archief verworven dient te worden.

• Product van alle vier de cijfers (getal tussen 1 en 648) is relatieve indicatie, uit het gehele aanbod, voor de prioriteit waarmee dat specifieke archief verworven dient te worden.

Apr 13, 2023 20

Naar planmatige acquisitie, Stap 3 (Voorbeeld).

Subcategorie Restaurants:

Mate van invloed op maatschappij: 3 (beneden gemiddeld)

Mate van weerslag activiteiten in archief: 3 (beneden gemiddeld)

Totaalscore Restaurants: 9

Subcategorie Sportverenigingen:

Mate van invloed op maatschappij: 5 (boven gemiddeld)

Mate van weerslag activiteiten in archief: 4 (gemiddeld)

Totaalscore Sportverenigingen: 20

Apr 13, 2023 21

Naar planmatige acquisitie, Stap 3 (voorbeeld).

Subcategorie Restaurants: Restaurant de Leuf, 2 sterren, Ubachsberg.

Mate van invloed binnen categorie: 6 (hoog)

Mate van risico verlies gegevens bij niet verwerving: 2 (gemiddeld)

Subscore: Restaurant de Leuf: 12

Totaalscore: Restaurant de Leuf: (9 x 12) = 108

Subcategorie Sportverenigingen: RKVV Bekkerveld, opgericht 1944.

Mate van invloed binnen categorie: 4 (gemiddeld)

Mate van risico verlies gegevens bij niet verwerving: 2 (gemiddeld)

Subscore RKVV Bekkerveld: 8

Totaalscore: RKVV Bekkerveld: (20 x 8) = 160

Apr 13, 2023 22

Naar planmatige acquisitie,

Zijn er nog vragen?