Plan van aanpak

Plan van Aanpak Concept Cooking pagina 1

Plan van aanpak

Project: Concept Cooking

Organisatie: Business Meeting Twente

Plaats, datum: Enschede, 08-09-2009

Opgesteld door: Projectgroep V.E.R.A.[V. Geerdink] [[email protected]][E. Ravenhorst] [[email protected]][R. Moelard] [[email protected]]


[A. Trines] [[email protected]]


Inhoudsopgave plan van aanpak

1. Achtergronden...................................................................................................................3

2. De projectopdracht............................................................................................................4

3. Projectactiviteiten..............................................................................................................7

4. Projectgrenzen...................................................................................................................8

5. De producten......................................................................................................................9

6. Kwaliteit concept.............................................................................................................10

7. De projectorganisatie......................................................................................................11

8. Planning............................................................................................................................12

9. Risico’s..............................................................................................................................13

10. Gedragsregels Team V.E.R.A.....................................................................................14

Bijlage I....................................................................................................................................15

Het script...................................................................................................................................15

Instructies en tips De indeling van dit plan van aanpak is volgens hoofdstuk 5 van het boek Projectmanagement door Roel

Grit, uitgegeven bij Wolters-Noordhoff te Groningen. In dit boek vind je een uitgebreide beschrijving hoe je een plan van aanpak kunt maken. Op de website http://www.grit-projectmanagement.wolters.nl bij het boek is een checklist te vinden

waarmee je het plan van aanpak op kwaliteit kunt controleren. De bovenstaande inhoudsopgave is automatisch gegenereerd. Deze kun je opnieuw genereren door met

de rechtermuisknop in het tekstvlak van de inhoudsopgave te klikken en vervolgens te kiezen voor: ‘!Veld bijwerken’, ‘In zijn geheel bijwerken’.

Door op de paginanummers achter een hoofdstuk in de inhoudsopgave te klikken, wordt automatisch naar het betreffende hoofdstuk gesprongen.

Vergeet niet de kop- en voetregels aan te passen. Gebruik altijd de spellingscontrole van Word. Een plan van aanpak is geen blauwdruk. Hoewel het plan een zo specifiek mogelijke inschatting is van

het project, is het plan nooit af. Wijzigingen aanbrengen mag dan ook altijd.

Vergeet niet bovenstaande en overige instructies te verwijderen.

http://www.grit-projectmanagement.wolters.nl/


1. Achtergronden

Team V.E.R.A gaat een commercial, in de vorm van een viral, produceren in opdracht van

BMT, Business Meeting Twente. Deze commercial maken we, zodat we meer mensen naar

dit evenement kunnen lokken.

Business Meeting Twente is een business-to-businessevent voor Oost-Nederland waar

ondernemers, managers en bestuurders elkaar kunnen ontmoeten, informeren en inspireren.

Een boeiend programma, inspirerende sprekers, een professionele beursvloer, het netwerkcafé

en de uitreiking van de Beste Werkgever Award maken dit evenement tot een succesvol

ondernemersplatform. De aankleding en inrichting van de beursvloer zorgen voor de

informele sfeer en een uitstekend klimaat om de netwerkactiviteiten van de bezoekers verder

te ontplooien.

De beurs staat dit jaar in het teken van het thema “bouwen aan de toekomst”. De crisistijd zo

snel mogelijk achter ons laten en een positieve blik werpen op de toekomst en groei; dat is het

thema waar het om draait tijdens Business Meeting Twente 2009.

De belangrijkste contactpersonen zijn:

Beursdirectie: Clemens van den [email protected]

Projectmanagement: Sharon Idink M: 06-52 687 [email protected]

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]


2. De projectopdracht

Team V.E.R.A gaat een commercial, in de vorm van een viral, produceren in opdracht van

BMT, Business Meeting Twente. BMT organiseert jaarlijks een beurs waar lokale

ondernemers, bedrijven, starters en studenten contact zoeken met elkaar. Dit met als

hoofddoel de zakelijke netwerken uit te breidden, mensen in contact met elkaar brengen, en

kennis te delen.

Tevens kijkt BMT ook buiten de regiogrenzen en zou graag meer ondernemers uit het gehele

land, en zo mogelijk zelfs internationaal naar zich toe trekken.

BMT is in het kort gezegd een matchmaker voor de zakelijke markt.

De sfeer waarin de meeting wordt georganiseerd is serieus met veel ruimte voor gezelligheid

en contact. BMT staat open voor alle soorten van ondernemingen en bedrijven, ze is dus

ruimdenkend.

Wat dit project uiteindelijk zal moeten opleveren, of waarmaken, is meer bezoekers naar de

BMT trekken, zowel regionaal, nationaal, en hopelijk ook internationaal, door middel van een

viral actie in de media.

De viral zal, om in sfeer te blijven van BMT, draaien om de verschillende kernwoorden:

Verleiden, Flirten

Matchmaking

Spanning

Verrassend, experimenteel

Openheid


Om tot een passende viral, een die past bij BMT, te komen zijn er binnen het team

verschillende ideeën ontwikkeld, waarvan uiteindelijk de beste verder is uitgewerkt tot een op

zichzelf staand concept.

De volgende concepten hadden goede kans, maar zijn uiteindelijk terzijde geschoven. Deze

ideeën zullen hier even kort beschreven worden, met de reden waarom zij het niet zijn

geworden.

Een concept wat even speelde was het idee om een zakenman compleet verward over een

verlaten industrieterrein te laten dwalen. Steeds paniekeriger zou hij over het terrein heen

rennen op zoek naar contact met andere mensen. Naarmate de tijd verstrijkt wordt hij

wanhopig, totdat hij op een deur van een bedrijf een briefje ziet hangen met daarop de

mededeling dat ze even naar BMT zijn.

Het feit dat bovenstaand idee niet is uitgewerkt is enerzijds jammer, maar het is afgeketst op

het feit dat het gevaar bestond dat het beeld snel saai zou worden en, bovenal, verwarring

willen wij niet associëren met BMT.

Een ander idee wat even ter sprake kwam, was het beeld van een persoon als levende

reclamezuil waarop post-its worden geplakt en verwijderd met een soort zoekertjes erop. Dit

idee is snel afgekeurd op grond van het feit dat het sterk lijkt op een bestaande commercial en

dat het weinig doorstuur-, of virale waarde heeft.

Over het volgend concept is het team het eens dat het een mooi beeld is, maar toch geen

aanbeveling heeft.

Het idee is om in 3d een top view van twente te laten zien. Vanuit iedere woonplaats groeien

wortels naar het centrum van twente, waar zij samen een grote sterke boom vormen.

Net als bovenstaand idee heeft het weinig virale waarde, en daarbij is het te veel animeer werk

voor de tijd die gegeven is voor dit project.

Maar dan, het laatste idee wat we hier beschrijven heeft de gezamenlijke voorkeur van team

V.E.R.A. We hebben dit concept uitgekozen op de volgende gronden:


De verleiding

Bekend feit is dat sex sells. De viral zal hier ook gebruik van maken, en dan wel op sensuele,

insinuerende, humoristische en smaakvolle wijze.

Matchmaking

De hoofdpersoon uit de viral maakt contact met allerlei mensen, welke metafoor staan voor de

doelgroep, en laat deze mensen kennis maken met elkaar

Het experiment

Het onderzoekende karakter en vrij denkende aspect van BMT komt tot uiting in de viral

door de hoofdpersoon te laten zoenen met een tegenspeler.

Het open karakter

De hoofdpersoon treed in contact met breed scala aan karakters.

De herkenning

Men zal in eerste instantie bij het zien van de viral misschien associaties krijgen met

commercials van o.a Axe en Coca Cola Light. Jongeren binnen de doelgroep zullen op het

verkeerde been gezet worden tot het einde. De beeldtaal van de viral en het bedrijf lijken niet

overeen te komen. Enkel de gebruikte metaforen zullen wijzen op BMT.

Doel is om de BMT hier mee in hetzelfde rijtje te plaatsen als de gevestigde modische

merken.

In het kort is het concept om een mooie Twents sprekende dame te laten flirten met allerlei

mannen in stereotype vormen van ondernemers en bedrijven. De confrontaties zullen op een

sensuele en humoristische manier verlopen.

Op een gegeven moment zal ze een andere vrouw zoenen, waarop iedereen kompleet uit zijn

dak gaat.


3. Projectactiviteiten

De projectactiviteiten en taakverdeling betreft deze activiteiten.Taakverdeling (PROJECT)

Vera: Moodboard maken, Camera hanteren tijdens het filmen, Video monteren,

Audio verzamelen, Onderzoek doen naar andere virals.

Edgar: Planning maken, Werkboek onderhouden, Apparatuur regelen, Crew

Ondersteunen tijdens opnames, Vergaderingen plannen, Onepager maken,

Klant relatie onderhouden, Callsheets maken.

Roy: PVA onderhouden, Assistent Regie op de set, Audio monteren, Video

monteren, Audio verzamelen, Breakdown sheets maken, Scenario schrijven,

Documentatie controleren en verbeteren.

Aloys: Achterliggende gedachte van het verhaal bedenken, Storyboard maken,

Concept Art ontwerpen, Regie op de set, Audio bewerken, Logo ontwerpen,

Huisstijl ontwerpen, Callsheets maken.

Gezamelijk: Brainstormen, Casting werven, (Licht op de set), Filmdagen plannen,

Locatiescouten.


4. Projectgrenzen

Voorwaarden voor de video-viral:

- alle beelden moeten rechten vrij zijn

- compositie van de shots en licht is inhoudelijk passend bij het verhaal

- de mise-en-scene is bewust gekozen en kadrering is bewust gebruikt

- montage is professioneel en draagt bij aan het vertellen van het verhaal

- montage is technisch correct in overeenstemming met het scenario

- er is gebruik gemaakt van Flash, After Effects of Maya

- muziek is vrij te kiezen

- locatie sound mag gebruikt worden

Voorwaarden van de opdrachtgever:

- alles mag, alles kan

- willen graag de doelgroep uitbreiden

- door middel van de viral willen ze bezoekersaantal met 500 verhogen

- deadline van levering is uiterlijk 10 november 2009

- doel viral: BMT op een eigentijdse wijze onder de aandacht brengen

Wat gaan wij doen?

Wij gaan net iets over het ‘randje’. Gewaagdheid mag, is zelfs graag gewild. We willen ook

wat 'jongere' zakenpartners de aandacht trekken dat zij ook welkom zijn. Wij gaan een viral

maken die door zijn verleiding en kracht doorgestuurd zal worden. We zullen zoveel mogelijk

uit de kast halen om onze viral tot een succes te maken.

Wat gaan wij niet doen?

In de viral zullen wij niet meteen duidelijk maken wat je bij Bussiness Meeting Twente zult

vinden, dit moeten ze namelijk zelf ervaren en ontdekken. De gezelligheid en saamhorigheid

op de beurs vinden ze pas als ze er heen gaan! Verder zullen wij een aantal dingen niet

kunnen doen vanwege het budget. We moeten opzoek naar niet betaalde acteurs een ook

zullen wij niet zoveel eisen kunnen stellen aan onze locatie. We zullen ook maar één locatie

gaan gebruiken, aangezien we een redelijk groot aantal acteurs willen. Op één locatie filmen

scheelt tijd en de kans is groter dat alle acteurs tegelijk beschikbaar zijn.


5. De producten

De opdracht van BMT zal buiten het eindproduct, in de vorm van een viral, nog enkele andere

gerelateerde producten opleveren.

Ten eerste is er natuurlijk de viral, van welke de inhoud in het hoofdstuk achtergronden wordt

behandeld. De viral zal aan BMT worden gepresenteerd in een pitch. Met deze pitch zullen

wij onszelf als bedrijf, als wel de viral op een zo gunstige mogelijke manier verkopen aan

BMT.

Vervolgens dient er een one-pager te worden opgesteld. Via deze one-pager zullen we BMT

op een concrete manier de essentie van het concept en het proces op de hoogte stellen. Dit zal

een belangrijke bron van communicatie zijn tijdens de pitch. Dit onderdeel zal geheel

opgemaakt worden conform de huisstijl van V.E.R.A. en appelleren aan de sfeer van BMT.

Ten derde Is de prestentatie van het moodboard een onderdeel wat opgeleverd zal moeten

worden. Dit natuurlijk ten bate van het vormgeven van het eindproduct, de viral, als wel als

communicatiemiddel naar BMT. Het moodboard geeft BMT met een blik een duidelijk beeld

van de sfeer en doelgroep die bereikt dient te worden met de viral.

Om de viral uiteindelijk te kunnen realiseren, en om het concept dat ontwikkeld is over te

kunnen brengen aan BMT, zal er gebruik gemaakt gaan worden van een storyboard. Deze zal

bij de pitch gepresenteerd worden. Ook deze is conform de huisstijl van V.E.R.A.

vormgegeven.

Naast deze onderdelen zal ook het plan van aanpak en de verslaglegging van het proces als

document worden opgeleverd.

Buiten deze verplicht grote onderdelen zullen er meerdere kleinere producten gerealiseerd

moeten worden. Deze zijn opgenomen in de go-nogo momenten en zullen hier niet specifiek

worden beschreven.

Nadere details over de producten zullen gaandeweg worden opgenomen in het PVA.


6. Kwaliteit concept

Het eindproduct wordt pas leverbaar genoemd als deze voldoet aan de volgende punten:

Compleet PVA

Deze is vormgegeven naar onze persoonlijke stijl en heeft de volgende eisen:

– Regelafstand van 1,5

– Times New Roman

– Paginanummering

– Inhoudsopgave

– Individuele onderdelen

Moodboard

Deze moet de sfeer weergeven van Business Meeting Twente en van onze viral.

Viral

Deze wordt als kwalitatief goed beschouwd zodra deze voldoet aan de volgende

punten:

– Gebruik van HD kwaliteit opnames.

– Het filmpje 2 tot 4 minuten duurt.

– Montage van individuele beelden zorgt voor een actief filmpje.

– De audio synchroon loopt met het beeld.

– De boodschap wordt overgedragen.

Storyboard

Deze moet duidelijk weergeven hoe er gefilmd moet worden.

Onepager

Deze bevat de volgende punten:

– Onze huisstijl

– Ons Logo

– Informatie over de voortgang.

– Informatie over ons idee.

– Informatie over belangrijke data

Al deze onderdelen worden besproken tijden geplande vergaderingen en consultatie

momenten.


7. De projectorganisatie

De betrokken studenten:

Vera Geerdink, Edgar Ravenhorst, Roy Moelard en Aloys Trines.

Communicatie:

De communicatie verloopt als volgt.

Dataverkeer : Dit gebeurt allemaal via www.eSnips.com.

Gesprekken : Gesprekken worden gevoerd op stijdens vergaderingen of via e-mail.

Afspraken : Deze worden gemaakt tijdens de vergaderingen.

Vergaderingen : Vergaderingen worden van te voren ingepland. Deze vinden op het Saxion

plaats.

Vooralsnog verloopt de communicatie onderling zeer goed. Met de

opdrachtgever is nog niet gesproken.

Taakverdeling (PVA)

Vera: Projectgrenzen maken, Moodboard.

Edgar: Kwaliteit Concept, Projectorganisatie, Planning.

Roy: Achtergronden opzetten van BMT en waarom we dit project doen, risico’s

samenvoegen.

Aloys: Project en Productomschrijving (pagina 11 van PVA).

Taakverdeling (PROJECT)

Vera: Moodboard, Camera, Video monteren, Audio verzamelen, Onderzoek doen

naar andere virals.

Edgar: Planning maken, Werkboek onderhouden, Apparatuur regelen, Crew

ondersteunen, Vergaderingen plannen, Onepager maken, Klant relatie

onderhouden, Callsheets.

Roy: PVA onderhouden, Assistent Regie, Audio, Video monteren, Audio

verzamelen, Breakdown sheets, Scenario, Documentatie controleren en

verbeteren.

Aloys: Achterliggende gedachte verhaal bedenken, Storyboard, Concept Art, Regie,

Audio bewerken, Logo ontwerpen, Huisstijl ontwerpen, Callsheets.

Gezamelijk: Brainstormen, Casting werven, (Licht), Filmdagen plannen, Locatiescouten.


8. Planning

Maak een strokenplanning (GANTT chart) op basis van onder meer de fasen, activiteiten,

mijlpalen, werktijd, doorlooptijd en taakverdeling.

Houd rekening met speling zodat jullie eigen deadlines eerder zijn dan de ingeroosterde

deadlines.


9. Risico’s

Interne risico’s Hoe kan het gebeuren Hoe kan het voorkomen worden

We kunnen de plank

helemaal misslaan waardoor

de boodschap niet overkomt.

Door de opdracht niet goed te

interpreteren, of door geen

goed onderzoek te doen naar

de doelgroep

De opdracht beter lezen, en

beter voorbereiden op de

doelgroep

Rechten schenden door

mensen en/of merken

ongeoorloofd in beeld te laten

komen.

Mensen en/of merken in

beeld laten komen zonder

daarvoor toestemming te

hebben gekregen

Toestemming vragen voor

het in beeld brengen van de

desbetreffende mensen en/of

merken

Mensen komen ongeoorloofd

niet opdagen

Spijbelen, niet afzeggen Van te voren doorgeven

wanneer een afspraak niet

wordt nagekomen

Mensen komen ongeoorloofd

te laat

Verslapen Van te voren doorgeven

wanneer de persoon te laat

dreigt te komen

Niet genoeg tapes om handen

hebben

Te weinig tapes geregeld Meer tapes regelen

Externe risico’s Hoe kan het gebeuren Hoe kan het voorkomen

worden

Weigerend apparatuur Allerlei technische redenen Proberen zelf het probleem

op te lossen, mocht dit niet

lukken, iemand inlichten die

er verstand van heeft

Accu leeg Accu niet goed opgeladen

van te voren

Op tijd beginnen met opladen

Apparatuur zoek Niet meer weten waar het ligt Onthouden waar het

apparatuur ligt


10. Gedragsregels Team V.E.R.A.

De volgende regels zijn opgesteld om een zo goed als mogelijk functionerend team te vormen

uit de volgende vier deelnemers, Vera Geerdink, Edgar Ravenhorst, Roy Moelard en Aloys

Trines, samen vormen wij team V.E.R.A.

In een poging om mogelijke problemen voor te zijn gelden er binnen in het team, zonder

uitzondering van persoon, de hierna volgende regels.

- Ieder teamlid voltooid zo goed mogelijk naar kunnen zijn of haar taken.

- Ieder teamlid dient op de hoogte te zijn van alle informatie betreffende het project.

- Blijf niet met problemen zitten, vraag het team of docent om raad.

- Afwezigheid van geplande bijeenkomsten zoals vergaderingen of presentaties dienen

gemeld te worden bij de andere teamleden, ofwel via de voorzitter, dan wel

individueel.

- Deadlines zijn deadlines.

- We werken samen aan een coherent eindproduct.

- In dienst van het product dient men kritisch naar elkaars werk te kijken, kritiek is puur

constructief bedoeld voor het eindproduct en niet persoonlijk gericht.

- Laat weten waar je als teamlid mee bezig bent.

- We verlangen bloed,zweet en tranen, maar nog meer, veel plezier bij dit project.

Deze regels zijn in onderling overleg goedgekeurd en zodoende opgenomen in het PVA.


Bijlage I

Het script

In elke verschillende scene zien we een mooie jongedame, sexy gekleed over straat lopen. Zij

pikt allerlei mannen onderweg op, of wijst ze af, begeleidt door haar heerlijke Twentse accent.

De mannen die zij oppikt zijn van divers pluimage, maar staan allemaal als metafoor voor

verschillende zakelijke en ondernemende sectoren.

Per type onderneming zal een stereotiep karakter een confrontatie hebben met de mooie

Twentse dame. Deze Twentse dame staat symbool voor BMT als de grote verleider en

matchmaker. De ontmoetingen worden dan ook begeleid door een suggestief erotisch geladen

tekst passend bij de situatie, maar ook altijd relevant aan zakenrelaties.

Na een hele stroom van confrontaties te hebben gezien, wordt de mooie dame door een horde

mannen gevolgd. Even later draait ze zich abrupt om. De mannen blijven staan en kijken haar

hunkerend aan. Op dat moment stormt de mooie dame door de mannen op zoek naar “die ene

opening”. Op dat moment ziet ze een andere dame staan. Ze blijven verstijfd tegenover elkaar

staan en kijken elkaar aan. Uiteindelijk vliegen de dames elkaar in de armen en ontstaat er een

vurige scene. De mannen zien ze zoenen. Ze zijn enthousiast. Ze juichen, joelen, schreeuwen,

dansen, zwaaien, roepen en schudden elkaar de hand. Hierna vertrekt de mooie dame weer

met de hele groep mannen achter haar aan. De getroffen dame blijft verstijft staan. Na een

paar seconden, komt ze weer bij zinnen en beseft zich dat ze nog meer wil. Ze rent achter de

rest aan.

Plan van aanpak

Documents

Transcript of Plan van aanpak