Project ProfessionalisatieBlok 1, Onderwerp 2: Personal Management

Walter Flaat, 7 november 2006

Inhoud deze maand

• Personal Management

• Het Nut

• De Methoden

• Covey’s 7 habits

• Getting Things Done, David Allen

• De Keuze

Aanpak

Resultaat

Denk Research

Verwoord Maak Permanent

ProbeerDagelijks!

Minimaal Wekelijks!

Niet meedoen een keer? Geef het aan!

Time-Management

Generaties van persoonlijke planning

SystematischZelf-ontwikkeling

Alle aspecten van je leven

Generaties van persoonlijke planning

1e generatie: Reminders Todo

SystematischZelf-ontwikkeling

Alle aspecten van je leven

Generaties van persoonlijke planning

1e generatie: Reminders Todo

2e generatie: Plannen/Voorbereiden Agenda

SystematischZelf-ontwikkeling

Alle aspecten van je leven

Generaties van persoonlijke planning

1e generatie: Reminders Todo

2e generatie: Plannen/Voorbereiden Agenda

3e generatie: Time-management Plan

SystematischZelf-ontwikkeling

Alle aspecten van je leven

Generaties van persoonlijke planning

1e generatie: Reminders Todo

2e generatie: Plannen/Voorbereiden Agenda

3e generatie: Time-management Plan

4e generatie: Personal Management SysteemSystematisch

Zelf-ontwikkelingAlle aspecten van je leven

Inventarisatie

• Ik doe altijd de juiste dingen op een bepaald moment

• Ik ben nooit wat kwijt dat ik nodig heb

• Ik heb een gestructureerde manier van omgaan met alles dat er op mij af komt

• Ik weet dat ik naar met wat ik doe direct naar mijn lange-termijn doelen werk

Het Nut• Zorg ervoor dat je informatie op je af krijgt wanneer

je er ook echt wat aan kan doen

• Zorg ervoor dat je doet wat op dat moment het beste is om te doen

• Zorg ervoor dat je niet na gaat denken over dingen wanneer je er toch niks aan kan doen (in bed of zo)

• Zorg ervoor dat je zo productief mogelijk bent, met zo min mogelijk stress

De Methoden!

Dagelijks werk

(Hele) Lange termijn doelen

De Methoden!

Dagelijks werk

(Hele) Lange termijn doelen

GTD

De Methoden!

Dagelijks werk

(Hele) Lange termijn doelen

GTD

Covey

Getting Things Done

• Mikt op “Stress Free Productivity” door het maken van een betrouwbaar systeem, zodat jij je niet druk hoeft te maken

• ‘Mind Like Water’

• Praktisch, Procedureel en Theoretisch waterdicht. Veel IT-ers zijn fan.

Covey’s 7 Habits

• “7 habits of highly effective people”

• Insteek: Time management etc, is leuk maar met ‘trucs’ los het echte probleem niet op

• Kijk naar je eigen waarden en doelen en zorg ervoor dat wat je doet daarmee in overeenstemming is

• Twee delen: De habits en de planningmethode

• Veel managers zijn fan

GTD... De stappen

• Collect; Alles in een inbox!

• Process; Elk item in de inbox (procedure)

• Organize; Lijsten, Agenda, Filen

• Review; Kijk naar je lijsten, Wekelijks review

• Do; Doe het

Collect

StuffAantekeningen Post/Mail/Voicem. Losse papiertjes

Echtalles!

INBOX

Organize

INBOX

Organize

INBOX

Per item

Actionable?

Organize

INBOX

Per item

Actionable?< 2 min?

Organize

INBOX

Per item

Actionable?< 2 min?

Actie in systeemDoe!

Ja Nee

Organize

INBOX

Per item

Actionable?< 2 min?

Actie in systeemDoe!

Ja Nee

ProjectMeer dan 1 actie nodig!

Bepaal volgende actie

Organize

Systeem

Organize

Systeem

Lijsten

- Next Action- Projecten- Wacht op..- Someday/Maybe- Context lijsten!

Organize

Systeem

Lijsten

- Next Action- Projecten- Wacht op..- Someday/Maybe- Context lijsten!

Agenda

Alleen voor itemsdie echt op eenbepaald momentmoeten- Zoals afspraken

Organize

Systeem

Lijsten

- Next Action- Projecten- Wacht op..- Someday/Maybe- Context lijsten!

Agenda

Alleen voor itemsdie echt op eenbepaald momentmoeten- Zoals afspraken

Filing

A-Z

Tickler

Review- Kijk naar je lijsten, bepaal aan de hand van tijd, energie, context etc wat je doet

- Neem 1x per week je systeem goed door ineen review

PhotoPhoto Photo

Dus:

(Next) Actions

(Hele) Lange termijn doelen

GTDProjecten

Someday/Maybe

Planning demo

Covey, De habits (theorie)

1. Be proactive2. Begin with the end in mind3. First things first4. Think win/win5. Seek first to understand... then to be understood6. Synergize7. Sharpen the Saw

Habits 1 & 2• Be Proactive

• Proactiviteit

• Circle of Influence

• Begin with the end in mind

• “All things are created twice”

• Principle center

• Missie statement

• Visualiseer

• Identificeer rollen & doelen

Habit 3

• First things first

• Kwadrantplanning!

• Zeg nee tegen veel nieuwe Q3 en Q4, zoveel mogelijk Q2!

• Wekelijkse review van rollen, doelen en taken

• Delegeren

• Habits 1 + 2 + 3 = Onafhankelijkheid

Belangrijk & Urgent

1

Belangrijk

2

3

Urgent

4

niks

u

b

1 2

3 4

ideaal

Habits 4 en 5• Think win/win

• Probeer altijd iets zo te regelen dat alle partijen er baat bij hebben. Accepteer geen oplossingen waarbij eenzijdig gewin is

• Seek first to understand... then to be understood

• Empatisch luisteren

• Diagnose vóór recept

• Autobiografisch antwoord

• Zoek daarna begrip

• 1 on 1

Habit 6

• Synergize

• Synergistic Communication

• Fishing for the third alternative

• Negatieve energie

• Waardeer de verschillen

• Force field analysis

• Habit 1 t/m 6: Onderlinge afhankelijkheid

Habit 7

• Sharpen the Saw

• “Opladen” van je capaciteit

• Fysiek, Mentaal, Spiritueel, Sociaal/Emotioneel

• Balans in vernieuwing

• Opwaardse spiraal

Onderlinge afhankelijkheid• Emotionele bankrekening

• ... heb je bij iedereen

• ... bepaald het beeld van jou, tolerantie van je foutjes

• Storten:

• Begrip voor de persoon

• Let op de kleine dingetjes

• Afspraken nakomen

• Verwachtingen verhelderen

• Toon integriteit

• Oprechte excuses

De Methoden!

Dagelijks werk

CoveyMissie statement

Doelen

Waarden

Weekdoelen

Planning demo

Links

- 43folders.com; Life hacks en GTD info. Must read.- lifehacker.com; Life hacks- davidco.com; GTD site, wat gratis materiaal- stephencovey/franklincovey.com; 7 habits- diyplanner.com; Templates voor papieren organizer- hipsterpda.com; 43f informatie capture ‘tool’- pocketmod.com; Een beetje papier- .. en nog meer die later deze maand komen ..

Succes!!!