Patiëntveiligheid en efficiency in de OK · 2018-07-03 · Centra (NFU), de Vereniging van...

Business case

Patiëntveiligheid en efficiency in de OK Business case GS1 traceerbaarheid

Inhoud

1 Managementsamenvatting 3

2 Inleiding 5

2.1 Wat is traceerbaarheid? 5 2.2 Dé standaard voor de zorg 6 2.3 Scope 6 2.4 Met dank aan 7

3 Achtergrond 8

3.1 Organisatorische context 8 3.2 Huidige situatie 9 3.3 Wettelijke verplichtingen 11 3.4 Internationale ontwikkelingen 11

4 Huidige werkwijze 13

4.1 Leverancier 13 4.2 Ziekenhuis 15 4.3 Verbeterpunten in de huidige situatie 18

5 Gewenste situatie 19

5.1 Doelstellingen 19 5.2 GS1 Traceerbaarheid: hoe werkt het? 20 5.3 Nieuwe werkwijze ziekenhuis 22 5.4 Stappenplan 26 5.5 Checklist 27 5.6 Afspraken in de sector 28

6 Baten, lasten en risico's 29

6.1 Kosten en baten voor het ziekenhuis 29 6.2 Kosten en baten voor de leverancier 32 6.3 Terugverdienmodel ziekenhuizen (ROI) 34 6.4 Risico's 35

7 Conclusies en aanbevelingen 36

7.1 Conclusies 36 7.2 Aanbevelingen 36

Bijlage I 38

Bijlage II 42

All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 3

1 Managementsamenvatting

GS1 Nederland realiseert verbeteringen in de keten. Als neutrale, non profit,

partij dragen we oplossingen aan, verkrijgen we commitment bij de betrokken

partijen en verzorgen we de dienstverlening die voor een succesvolle

implementatie nodig is.

Vanuit de overheid wordt steeds meer aangestuurd op enerzijds

kwaliteitsverbetering - de patiëntveiligheid moet omhoog – en anderzijds op

kostenverlaging binnen de gezondheidszorg. Deze business case toont aan dat

het inzetten van de GS1 Global Traceability Standard for Healthcare bijdraagt

aan het verwezenlijken van deze doelstellingen. Om de business case

overzichtelijk te houden, is ervoor gekozen de scope te richten op medische

hulpmiddelen (exclusief kapitaalgoederen) die worden gebruikt in operatie- en

behandelkamers.

Huidige werkwijze

De huidige werkwijze biedt ruimte voor verbetering. Zo is het inzicht in en de

aansturing van de voorraad niet optimaal, de kostenberekening van een operatie

kan beter en completer en de registratie van gebruikte producten bij patiënten

is nog niet geautomatiseerd. Dit laatste leidt tot onnodige fouten en een

arbeidsintensieve recall-procedure.

Gewenste situatie

Op het gebied van patiëntveiligheid is een geautomatiseerde recall-procedure

wenselijk, evenals 100% zekerheid over product/patiëntregistratie. Daarnaast is

het belangrijk dat voorraden op orde en inzichtelijk zijn. Dit zorgt er onder

andere voor dat derving kan worden verlaagd, operaties niet afgelast hoeven te

worden omdat producten niet op voorraad zijn, de voorraadhoogte verlaagd kan

worden en consignatie optimaal kan worden ingezet. Door ook administratieve

processen te digitaliseren kan bovendien efficiënter worden gewerkt. Wanneer

het proces van bestellen, leveren en factureren eenvoudiger en sneller verloopt,

neemt het aantal fouten af en ontstaat beter inzicht in de kosten.

GS1 Traceerbaarheid

Om deze gewenste situatie te realiseren biedt GS1 de ‘GS1 Global Traceability

Standard for Healthcare’ (GTSH) als oplossing. Wanneer leverancier en

ziekenhuis beide over een goede IT-infrastructuur beschikken, kan hier gebruik

van worden gemaakt om producten door de gehele logistieke keten te volgen

en te traceren.

De GTSH zorgt ervoor dat elk product wordt herkend en elke verplaatsing van

de ene naar de andere locatie wordt bijgehouden. Dit gebeurt doordat het

artikelnummer, de expiratiedatum en het batch- en of serienummer door een

leverancier in een barcode wordt vastgelegd. Wanneer het ziekenhuis deze code

scant, worden de gegevens opgeslagen in het systeem. De locatie van een

product wordt vastgelegd via een GS1-adrescode. Als deze informatie in het

ERP (de software die bedrijfsprocessen ondersteunt) wordt gekoppeld, is altijd

duidelijk welk product zich op welke locatie bevindt. De gegevens kunnen

bovendien worden gekoppeld aan de patiënt, bijvoorbeeld door middel van een

barcode op een polsbandje, en aan een medewerker waarbij een barcode op

de medewerkerpas is aangebracht. Zo is te allen tijde duidelijk welk product bij

welke patiënt is toegepast en wie daar verantwoordelijk voor is.


Baten en lasten

Zowel ziekenhuizen als leveranciers moeten bereid zijn om investeringen te doen

op het gebied van hard- en software en personeelskosten. Daar staan echter

diverse voordelen en besparingen tegenover. Het aantal fouten wordt

gereduceerd, zodat de patiëntveiligheid verbetert. Door het verkregen inzicht in

de logistieke keten kunnen operaties beter worden gepland en kunnen recall-

procedures sneller (en beter) worden uitgevoerd, wat de patiënt ten goede

komt. Daarnaast kan sneller en efficiënter worden gewerkt en verbetert het

inzicht in de aansturing van de voorraden. Dat brengt een aanzienlijke

kostenbesparing met zich mee. Ziekenhuizen kunnen in totaal jaarlijks tussen de

€ 106 en € 168 miljoen besparen.

Aan de slag!

Verhoging van de patiëntveiligheid en een enorm besparingspotentieel: redenen

genoeg om aan de slag te gaan met traceerbaarheid. Hier is commitment voor

nodig op alle niveaus, zeker om ook een aantal knelpunten weg te nemen.

Denk hierbij bijvoorbeeld aan het ontbreken van draagvlak voor logistiek binnen

een aantal ziekenhuizen, onvoldoende koppeling tussen verschillende IT-

systemen in een ziekenhuis en onbekendheid met GS1 Nederland. Voorbeelden

uit het buitenland laten zien dat weten regelgeving een versnelling van de

implementatie kan realiseren. GS1 Nederland pleit er daarom voor om ook in

ons land wetgeving op te stellen over traceerbaarheid.

Om 100% traceerbaarheid te realiseren moeten leveranciers en ziekenhuizen

duidelijke afspraken maken. De GS1 focusgroep Traceability kan en wil het

maken van deze afspraken faciliteren.


2 Inleiding

Patiëntveiligheid heeft op dit moment de hoogste prioriteit in de

gezondheidszorg. Vragen als “Welke patiënt heeft welke hartklep gekregen?” en

“Is het juiste materiaal beschikbaar op het moment dat de operatie begint?” zijn

aan de orde van de dag. Helaas is het beantwoorden van deze vragen niet

altijd eenvoudig. Hiervoor is inzicht nodig in de voorraden en de gebruikte

middelen. Patiëntveiligheid en logistiek zijn dus nauw met elkaar verbonden.

Naast patiëntveiligheid ligt de focus binnen ziekenhuizen steeds meer op

efficiency. De hoogte van de aanwezige voorraden en de hoge (verborgen)

kosten die het beheren van deze voorraden met zich meebrengen, krijgen

steeds meer aandacht. Logistieke en administratieve processen moeten worden

geoptimaliseerd om zodoende de kostprijs naar beneden te brengen en

gegevens eenvoudig en snel te kunnen uitwisselen.

De directe aanleiding voor deze business case is de behoefte om de

patiëntveiligheid te verhogen door 100% traceerbaarheid van de gebruikte

producten bij de patiënt te waarborgen. Hierdoor kunnen ziekenhuizen ook de

recall-procedure verbeteren. 100% traceerbaarheid zorgt bovendien voor meer

efficiency en aanzienlijke kostenbesparingen. Om dit gewenste scenario mogelijk

te maken, is het noodzakelijk dat de logistieke processen goed op orde zijn.

GS1 Nederland realiseert verbeteringen in de keten. We brengen organisaties

binnen de sector bij elkaar om gezamenlijk te bepalen waar de prioriteiten voor

ketenverbetering liggen. Als neutrale, non profit, partij organiseren en

coördineren wij het overleg en de daaruit voortkomende projecten. We dragen

oplossingen aan, verkrijgen committment bij de betrokken partijen en verzorgen

de dienstverlening die voor een succesvolle implementatie nodig is.

GS1 Nederland is onderdeel van de wereldwijde GS1-organisatie,

vertegenwoordigd in meer dan 100 landen. GS1 heeft meer dan 30 jaar ervaring

is het ontwikkelen van wereldwijde standaards, diensten en oplossingen in

verschillende sectoren. Zeker voor de gezondheidszorg is de internationale

component belangrijk omdat veel producenten van geneesmiddelen

multinationals zijn. GS1 Healthcare is een wereldwijde organisaties die alle

betrokkenen samenbrengt op internationaal niveau.

2.1 Wat is traceerbaarheid? Onder traceerbaarheid verstaan we het volgen (to track) en herleiden (to trace)

van artikelen, vanaf het moment van productie tot en met de beëindiging van

de levensduur (door gebruik of vernietiging). De internationale term is

‘traceability’. De GS1 Global Traceability Standard for Healthcare (GTSH) maakt

traceerbaarheid mogelijk.


2.2 Dé standaard voor de zorg Ziekenhuisorganisaties als de Nederlandse Federatie van Universitair Medische

Centra (NFU), de Vereniging van ziekenhuizen (NVZ) en de Nederlandse

Vereniging van Ziekenhuisapothekers (NVZA) hebben uitgesproken dat zij de

GS1-standaard als dé standaard voor de zorg zien. Zij willen daarom met

behulp van deze standaard de patiëntveiligheid verhogen en tegelijkertijd de

kosten in de keten verlagen.

Uitspraak van de NFU, NVZ en NVZA op 27 januari 2011 tijdens het congres

‘Samen zorgen voor de keten van morgen’:

Doelstelling Eind 2012 zijn alle primaire en secundaire verpakkingen voorzien van GS1 codering (GTIN, batch- en/of serienummer, expiratiedatum), bij voorkeur in een GS1 DataMatrix.

Doelstellingen

De GS1 Global Traceability Standard for Healthcare draagt bij aan de realisatie

van een viertal doelstellingen. Deze gelden voor zowel leveranciers als afnemers

van medische hulpmiddelen:

- Patiëntveiligheid verhogen, door 100% traceerbaarheid naar de patiënt te

realiseren en daardoor de recall-procedure te verbeteren.

- Logistieke efficiency verbeteren. Zorgpartijen willen 100% inzicht in de

voorraad, efficiënt beheer van de voorraad en vereenvoudiging van de

logistieke processen.

- Minder administratieve handelingen. Door barcodescanning kan een aantal

processen, dat nu nog handmatig wordt uitgevoerd, worden

geautomatiseerd.

- Derving tegengaan. Door expiratiedata inzichtelijk te hebben, is het

mogelijk om onnodige verspilling te voorkomen. Producten waarvan de

expiratiedatum bijna verloopt, worden eerder gebruikt.

2.3 Scope In deze business case beschrijven we de kosten en de baten van het invoeren

van traceerbaarheid met behulp van de GS1 Global Traceability Standard for

Healthcare op medische hulpmiddelen die worden gebruikt in de operatie- en

behandelkamers. Onder medische hulpmiddelen valt een grote groep producten,

zoals instrumenten, toestellen, apparaten of andere artikelen die worden ingezet

bij diagnose en behandeling van ziekte of beperking bij een mens. Voorbeelden

hiervan zijn implantaten (kunstknie, kunstheup, pacemaker), disposables, stents,

incontinentiemateriaal en chirurgische instrumenten.

Zaken als röntgenapparatuur, MRI-scanners en software vallen buiten de scope.


We richten ons op de kosten en baten die te maken hebben met het logistieke

proces en met de vastlegging van het gebruikte product bij de patiënt.

De focusgroep Traceability heeft ervoor gekozen om de scope te richten op medische hulpmiddelen die worden gebruikt in de operatie- en behandelkamers, exclusief de kapitaalgoederen. Deze keuze is gemaakt om de business case overzichtelijk te houden. In de toekomst kan de scope worden verbreed naar andere toepassingen binnen de ziekenhuizen.

Buiten de scope

De aspecten die te maken hebben met het zorginhoudelijke proces vallen buiten

de scope van deze business case. Hieronder verstaan we bijvoorbeeld

klaarzetprotocollen en regels voor het medische proces die vanuit de Inspectie

voor de Gezondheidszorg worden opgelegd. Ook de financiële gevolgen van

fouten die worden gemaakt naar de patiënt toe vallen buiten de scope. Deze

kosten zijn lastig te kwantificeren en hangen nauw samen met de manier van

archiveren die per ziekenhuis kan verschillen. Tot slot valt ook de

traceerbaarheid van geneesmiddelen buiten de scope van deze business case.

Aanpak

Voor het tot stand komen van deze business case zijn onderstaande activiteiten

ondernomen:

- Beschrijving van de huidige situatie.

- Beschrijving van de ideale situatie.

- Interviews met twee leveranciers en twee ziekenhuizen.

- Bespreken van tussenversies en nieuwe input leveren tijdens

bijeenkomsten van de GS1 focusgroep Traceability.

2.4 Met dank aan

Naam Organisatie

Tom Pereboom UMC Utrecht

Menno Manschot St. Antonius Ziekenhuis

Justin Bitter UMC Nijmegen

Jan Vink Zorgsupply

Henri Wijers Ziekenhuisgroep Twente

Harry Kappert Kappert Consultancy

Stephan Roos Synthes

Hans Lunenborg GS1 Nederland

Sarina Pielaat GS1 Nederland

Esther Peelen GS1 Nederland


3 Achtergrond

3.1 Organisatorische context Deze business case is uitgewerkt op initiatief van de focusgroep Traceability in

de gezondheidszorg. Hierin zijn leveranciers, ziekenhuizen, solution providers en

GS1 Nederland vertegenwoordigd. De focusgroep Traceability is een van de

focusgroepen onder de ‘GS1 Healthcare Taskforce’, die als volgt samenhangt:

De Business Council bepaalt het beleid. De stuurgroep zorgt ervoor dat de

focusgroepen de daaruit voortvloeiende acties uitvoeren. Tevens zorgt de

stuurgroep ervoor dat de focusgroepen op de hoogte blijven van elkaars

werkzaamheden en ontwikkelingen. In de stuurgroep zitten de voorzitters van de

focusgroepen en de projectleiders van GS1 Nederland.

Focusgroepen

- Focusgroep Elektronische Berichten Ontwikkeling, beheer en implementatie van elektronische berichten (EDI)

ter ondersteuning van de logistieke processen. Er zijn bijvoorbeeld

richtlijnen beschikbaar voor commerciële voorwaarden, vraag- en

aanbodsignalen, levering en ontvangst en financiële afhandeling.

- Focusgroep AIDC Ontwikkeling, beheer en implementatie van richtlijnen over GS1-barcodes.


- Focusgroep Traceability Toetsing en ontwikkeling van richtlijnen voor traceerbaarheid. De groep is

ook een platform voor het uitwisselen van ervaringen met traceability-

projecten.

- Focusgroep Datasynchronisatie Ontwikkeling, beheer en implementatie van GDSN/G-Standaard Logic.

Meer informatie over GS1 Nederland, onze oplossingen en projecten is te

vinden op www.gs1.nl/samenzorgen

Internationale samenhang

GS1 Nederland en een aantal deelnemers uit de verschillende focusgroepen

nemen deel aan internationale werkgroepen van GS1 Healthcare. Deze

internationale organisatie heeft als missie om de patiëntveiligheid te verhogen en

de logistieke efficiency te verbeteren door de inzet van GS1-standaards en

oplossingen. Stakeholders uit de zorg, afkomstig uit de hele wereld, zijn bij GS1

Healthcare betrokken. Meer informatie: www.gs1.org/healthcare

GS1 Nederland is betrokken bij onderstaande werkgroepen:

- Traceability in Healthcare II

- AIDC Healthcare Implementation Guide Work Group

- AIDC Healthcare II

- GS1 Healthcare GDSN Implementation

- GSMP Patient and Care Giver ID Work Group

- GSMP Multiple BarCodes Work Group

- GS1 Healthcare Public Policy Work Group

- GS1 Healthcare Provider Advisory Council

- GDSN Level Below the Each

3.2 Huidige situatie Bedrijfsleven Internationaal hebben onder andere de volgende leveranciers van medische

hulpmiddelen ervoor gekozen om hun producten aan de hand van de GS1-

standaards te identificeren: Johnson & Johnson MD, B.Braun, Nutricia MD, 3M,

Abbott, Alcon Laboratories, Baxter, Cook, Covidien, Medtronic en St. Jude.

Ook op de nationale markt zetten diverse leveranciers van medische

hulpmiddelen al GS1-standaards in voor productidentificatie: 3M, ABBOTT BV,

Alcon, Baxter, Biomet, Synthes, Becton-Dickinson BV, B.Braun, Boehringer

Ingelheim BV, Coloplast, Covidien, EV3, J&J BV, Kimberley Clark, Koninklijke

Utermohlen NV, Medeco, Medtronic, Nutricia, Spruyt-Hillen en Van Straaten

Medical.

Het aantal leveranciers dat in ons land kiest voor de GS1-standaards neemt

toe, omdat:

- De Nederlandse zorgverleners (NFU,NVZ, NVZA en KNMP) hier inmiddels

voor hebben gekozen.

- Het verbeteren van de patiëntveiligheid hoog in het vaandel staat.

- Efficiëntieverbetering bij zowel de interne processen als bij het uitwisselen

van de informatie tussen leverancier en afnemer gewenst is.

- Toonaangevende leveranciers de trend zetten en de anderen niet willen

achterblijven.

http://www.gs1.nl/samenzorgen

http://www.gs1.org/healthcare


Ziekenhuizen

De Nederlandse zorgsector (NFU, NVZ, NVZA, KNMP, Z-index, NefeMED en

ZorgDAS) steunt het gebruik van barcodes, maar gebruikt deze in de praktijk

nog nauwelijks. Dit komt onder andere door het gefragmenteerde karakter van

de zorg en het feit dat er eerst geïnvesteerd moet worden alvorens de sector

er vruchten van kan plukken.

Nog maar de helft van de fabrikanten zet een barcode op producten.

Ziekenhuizen hebben vaak wel een eigen verpakafdeling waar codering wordt

aangebracht, wat erg arbeidsintensief is. Veel ziekenhuizen en zorgverleners

doen dat bovendien op hun eigen manier. Het gebruik van veelal ouderwetse,

handmatige systemen bij het toedienen van geneesmiddelen en bij het gebruik

van medische hulpmiddelen is foutgevoelig, inefficiënt en zeker niet

kostenbesparend.

Overheden en politiek

Vanuit de overheid worden bezuinigingen opgelegd aan de

gezondheidszorgsector als geheel. Mede door de vergrijzing van de Nederlandse

bevolking en de toegenomen mogelijkheden voor behandeling, stijgen de

overheidsuitgaven en kost de zorg meer dan voorheen. Daarnaast dreigen er in

de toekomst forse personeelstekorten in de zorg. Om de kostenverhoging en de

personeelstekorten tegen te gaan, wil de overheid dat de sector efficiënter gaat

werken.

De overheid wil tegelijkertijd dat de patiëntveiligheid wordt verhoogd. Uit het

Nivel-onderzoek ‘Monitor zorggerelateerde schade 2008’ blijkt dat er in de

Nederlandse ziekenhuizen ruimte is voor verbetering die de patiëntveiligheid ten

goede komt. In bijna 40% van de gevallen waarbij sprake was van vermijdbare

onbedoelde schade bij een patiënt, was deze schade waarschijnlijk te

voorkomen geweest. Ziekenhuizen zijn daarom bezig met de ontwikkeling van

een veiligheidsmanagementsysteem. Ontbrekende, onduidelijke of een overdosis

aan informatie tijdens de behandeling is een van de oorzaken van onbedoelde

gebeurtenissen en schade bij patiënten.

Zorgverzekeraars

Onder regie van de overheid krijgen zorgverzekeraars steeds meer invloed op

de gezondheidszorg. Een voorbeeld hiervan is de Diagnose Behandeling

Combinatie (DBC) die in 2005 is ingevoerd. Een DBC is een weergave van alle

activiteiten en verrichtingen die een patiënt in het ziekenhuis doorloopt

gedurende een vastgestelde periode. Er is dus sprake van één declarabel

product - de DBC - die het geheel aan ziekenhuisactiviteiten van een patiënt in

het kader van een bepaalde zorgvraag omvat. Op deze manier zou efficiënt

werken gestimuleerd worden: een ziekenhuis ontvangt een vast (gemiddeld)

bedrag per behandeling en ook de medisch specialist ontvangt een vast

uurtarief. Hiermee wordt beoogd dat ziekenhuizen en medisch specialisten

efficiënter werken waardoor marktwerking in de gezondheidszorg ontstaat.

Voor ziekenhuizen is het van groot belang inzicht te hebben in de werkelijke

kosten van de behandeling, zodat zij beter met de zorgverzekeraars kunnen

onderhandelen over de te declareren behandelingen.


3.3 Wettelijke verplichtingen Volgens de Nederlandse wet is een fabrikant van medische hulpmiddelen

verplicht om de volgende incidenten bij de Inspectie voor de Gezondheidszorg

te melden:

- Elke slechte werking of aantasting van de kenmerken of prestaties van

medische hulpmiddelen en elke ontoereikendheid van de etikettering of

van de gebruiksaanwijzing die de dood of een ernstige achteruitgang van

de gezondheidstoestand van een patiënt of een gebruiker kan of heeft

kunnen teweegbrengen.

- Elke technische of medische reden in verband met de kenmerken of de

prestaties van hulpmiddelen die, als gevolg van bij het eerste punt

genoemde omstandigheden, ertoe heeft geleid dat de fabrikant

systematisch hulpmiddelen van hetzelfde type uit de handel heeft

genomen (recall).

Om aan de wet te kunnen voldoen is het van belang de medische

hulpmiddelen te identificeren en deze door de hele logistieke keten te volgen.

GS1 pleit voor wetgeving over traceerbaarheid

Het wettelijk verplicht stellen van het gebruik van barcodes voor

geneesmiddelen en medische hulpmiddelen in de gehele zorgsector is nodig om

de eerder genoemde doelstellingen te realiseren. Voorbeelden uit het buitenland

laten zien dat wetgeving een versnelling van de implementatie kan realiseren.

Reden voor landen als Groot-Brittannië, Frankrijk, Zwitserland en Turkije om

wetgeving op te stellen. Ook landen als Amerika en Canada zijn in

samenwerking met de Food and Drug Administration (FDA) bezig met het

creëren van een wettelijke basis voor het gebruik van barcodes in de zorg. GS1

Nederland pleit ervoor dat traceerbaarheid ook in Nederland wettelijk verplicht

wordt gesteld.

Een wettelijke verplichting zal de patiëntveiligheid verbeteren en tevens de logistieke zorgkosten omlaag brengen. Het is een win-win-winsituatie voor de patiënt, de zorgverlener en de rijksoverheid.

3.4 Internationale ontwikkelingen Zoals hierboven al gemeld, heeft de overheid in verschillende landen het

gebruik van GS1-codes reeds verplicht gesteld. Vaak gaat dit om

geneesmiddelen, waarbij soms ook eisen worden gesteld aan het type barcode:

de GS1 DataMatrix. Er is nu een tendens te zien waarbij overheden en

wetgevingsinstanties zich ook meer gaan richten op weten regelgeving voor

medische hulpmiddelen. Zo heeft de Food and Drug Administration (FDA)

nieuwe weten regelgeving opgesteld die in 2012 van kracht gaat. In deze wet

wordt verplicht gesteld dat medische hulpmiddelen zijn voorzien van een Unique

Device Identifier (UDI), een unieke machine leesbare identificatie, in de vorm van

bijvoorbeeld een barcode. Eind 2012 moeten alle klasse 3 medische

hulpmiddelen voorzien zijn van zo’n UDI en daarna volgen de klassen 2 en 1.

De Europese Commissie heeft aangegeven deze wetgeving over te nemen voor

Europa.


Onderstaande figuur geeft aan in welke landen er eisen worden gesteld aan

medische hulpmiddelen. Dit kan zijn via wettelijke verplichtingen,

contractafspraken of andere ontwikkelingen.


4 Huidige werkwijze

Voor deze business case hebben we in kaart gebracht hoe het huidige proces

over het algemeen verloopt. Het is mogelijk dat het proces voor een aantal

leveranciers en/of ziekenhuizen hier enigszins van afwijkt.

Twee figuren geven de logistieke keten van medische hulpmiddelen weer voor

zowel de leverancier als het ziekenhuis. Ze laten zien welke schakels de

goederen in de keten passeren. Dit inzicht is nodig omdat de gegevens die van

belang zijn voor traceerbaarheid in elke schakel beschikbaar moeten zijn, of in

ieder geval een referentie naar die gegevens.

De logistieke keten start bij het aanleveren van ruw materiaal of grondstof en

eindigt bij het gebruik van het product bij de patiënt.

4.1 Leverancier De leverancier ontvangt grondstoffen ter vervaardiging van het eind- of

tussenproduct van de toeleverancier. Bij deze grondstoffen ontvangt de

leverancier gegevens over onder andere materiaalsoort, batchnummer en

expiratiedatum. Ook het ordernummer van de leverancier wordt vermeld. Deze

gegevens blijven tot aan de levering aan het ziekenhuis bij het product

beschikbaar.

Het figuur op de volgende bladzijde laat de logistieke keten van goederen zien

vanaf de toeleverancier. Hierbij is aangegeven welke gegevens van belang zijn

voor het volgen en traceren van producten. Deze moeten worden uitgewisseld

met de volgende schakel in de keten.


4.2 Ziekenhuis Het ziekenhuis ontvangt medische hulpmiddelen van de leverancier. De daarbij

behorende informatie wordt aangeleverd via de begeleidende pakbon

(elektronisch of op papier) of via de barcode op de verpakking. Na de

ontvangst van de producten worden deze verder gedistribueerd in het

ziekenhuis, naar de locaties waar ze nodig zijn.

Onderstaand figuur geeft de logistieke keten van medische hulpmiddelen binnen

een ziekenhuis weer. Ook hier is weer aangegeven welke gegevens – artikel-,

batch- en/of serienummer en expiratiedatum - van belang zijn voor

traceerbaarheid. Deze gegevens dienen in elke stap van de logistieke keten

beschikbaar te zijn.


Barcodering

Van alle medische hulpmiddelen (binnen de scope van deze business case) die

het ziekenhuis ontvangt, heeft ongeveer 80% één of meer barcodes. Dit houdt

in dat de meeste producten kunnen worden gescand en elektronisch

geregistreerd. Het overige deel moet handmatig worden geregistreerd.

Het lastige hierbij is dat er (nog) geen standaard barcode wordt gehanteerd. De

barcodes op de verpakking zijn van verschillende types: GS1, HIBC of

andersoortige code. Ook is er geen standaard voor de plaats van de barcode

op de verpakking en er is geen standaard voor de gegevens in de barcode. Zo

kan het voorkomen dat er meer dan één barcode op de verpakking staat voor

de verschillende soorten gegevens (artikelnummer, batch- en/of serienummer en

expiratiedatum).

Op dit moment maakt ongeveer 10% van de Nederlandse ziekenhuizen gebruik

van de barcodes op de verpakking voor registratie van medische hulpmiddelen.

Dit aantal is wel groeiende.

Distributie binnen het ziekenhuis

Bij ontvangst van de producten wordt de bestelling gecontroleerd en vervolgens

gedistribueerd in het ziekenhuis. De distributiewijze verschilt per ziekenhuis.

Soms worden de ontvangen levereenheden in originele verpakking direct naar

het volgende punt gebracht. Soms worden de geleverde eenheden gesplitst en

samengevoegd met andere goederen en pas daarna naar het volgende punt

gebracht.

Steriele goederenstroom

Steriele producten vereisen een andere wijze van logistieke afhandeling en

moeten onder speciale condities worden bewaard en gebruikt, zodat de

steriliteit gewaarborgd blijft. In de meeste ziekenhuizen is daarom een

afzonderlijke, geconditioneerde opslagfaciliteit gecreëerd nabij de OK’s. In

sommige ziekenhuizen gaan de steriele producten direct naar de OK-

voorraadpunten en in andere gaan de steriele producten eerst naar een centraal

steriel magazijn.

Geen voorraadregistratie

Wanneer de medische hulpmiddelen aankomen op een van de OK-locaties

(steriele opslag OK, steriele voorraadkamers vlakbij de OK’s, of de OK zelf),

worden deze in de meeste ziekenhuizen niet geregistreerd in een

voorraadsysteem. De OK-afdeling weet zodoende niet precies welke en hoeveel

medische hulpmiddelen op de verschillende voorraadpunten liggen.

Het gebruik van een medisch hulpmiddel bij een patiënt wordt in de regel op

twee manieren vastgelegd:

1 De sticker met informatie over het product (artikelnummer, batchnummer,

expiratiedatum) wordt in het papieren dossier geplakt.

2 De informatie wordt van de verpakking overgenomen door deze

handmatig in te typen in het Elektronisch Patiëntendossier.

In enkele gevallen wordt de barcode gescand die op de verpakking van het

product aanwezig is.

Er vindt geen terugkoppeling plaats naar de Enterprise Resource Planning

software (ERP, zie ook begrippenlijst), zoals bijvoorbeeld Oracle of SAP.

Hierdoor worden de gebruikte producten niet van de voorraad afgeboekt en

worden deze dus niet automatisch besteld om de voorraad op peil te houden.


Van gebruikte producten worden, onder andere op basis van telling, handmatig

nieuwe exemplaren besteld bij de leverancier. Dit gebeurt via de website, per

fax of telefonisch.

Omdat misgrijpen (‘out-of-stock’) op de OK’s zeer onwenselijk is en zelfs

levensbedreigend kan zijn, hebben OK-medewerkers de neiging extra voorraden

aan te leggen. De voorraden zijn hierdoor vaak onnodig hoog, wat de kosten

van de voorraad opdrijft. Daarnaast zorgt dit ervoor dat het controleren van de

voorraad veel tijd kost, zeker omdat dit in veel gevallen nog handmatig gebeurt.

Over het algemeen weet de afdeling inkoop precies welke producten zijn

besteld en geleverd, maar heeft het ziekenhuis vervolgens beperkt inzicht in

verbruik en in de voorraadhoogte.

Derving

De actualiteit van de voorraad is in de huidige situatie niet altijd even

betrouwbaar doordat deze visueel en handmatig wordt vastgesteld. Regelmatig

controleert een medewerker de expiratiedata op de verpakkingen en zorgt

ervoor dat de verpakkingen met de vroegste expiratiedata vooraan staan, First

Expired First Out (FEFO). De expiratiedata worden doorgaans niet geregistreerd

in een voorraadsysteem.

Kostenberekening operatie

Doordat geen geautomatiseerde terugkoppeling van gebruikte producten

plaatsvindt naar het Ziekenhuis Informatie Systeem (ZIS) of naar het ERP, is het

lastig de exacte kosten van een operatie te berekenen. Het is immers niet

precies bekend welke producten bij een operatie zijn gebruikt. De

kostenberekening vindt plaats op basis van een inschatting. De meeste

ziekenhuizen zijn hierdoor niet in staat een goede vergelijking te maken tussen

de kostprijs van een behandeling en de vergoeding.

Recall

Een leverancier weet in de meeste gevallen aan de hand van de geregistreerde

informatie over product-, batch- en/of serienummer en de expiratiedatum, welke

productbatch aan welk ziekenhuis is geleverd. Binnen het ziekenhuis wordt

echter niet geregistreerd op welke voorraadpunten de ontvangen producten zijn

terechtgekomen. In het geval van een terugroepactie kan dan ook niet gericht

worden gezocht. Op alle potentiële voorraadpunten moet fysiek worden

nagekeken of het product er misschien ligt. Om te achterhalen of het product

gebruikt is bij een patiënt, moeten de (papieren) patiëntendossiers worden

doorzocht. Dit is een tijdrovende activiteit, die soms wel een aantal dagen kan

duren en vaak door meer dan één persoon wordt uitgevoerd.

Dit heeft ook gevolgen voor de patiëntveiligheid: het ziekenhuis is meestal niet

in staat om voor 100% te achterhalen welke patiënten welk product (implantaat)

hebben gekregen. In het geval van kwaliteitsproblemen met het product kan dit

vervelende gevolgen hebben voor de patiënt.

Consignatie

Bij consignatie (zie begrippenlijst) legt de leverancier een voorraad aan bij het

ziekenhuis. Deze service van de leverancier kan het ziekenhuis kosten besparen,

doordat het voorraadbeheer over de consignatiegoederen dan wordt uitbesteed

aan de leverancier. Omdat het verbruik van producten binnen ziekenhuizen niet

voldoende wordt geregistreerd, kan consignatie echter nog niet optimaal worden

toegepast. De verbruiksregistratie moet eerst op orde zijn, voordat een


ziekenhuis kan bepalen voor welke en hoeveel producten consignatie rendabel

is.

Courante voorraad Binnen de ziekenhuizen is onvoldoende informatie bekend over de courante

voorraad. Zo is op dit moment niet van elk product duidelijk of het nog kan

worden toegepast bij een operatie of dat dit – bijvoorbeeld omdat het type

verouderd is – niet meer mogelijk is. Ook kan het management bij de keuze

van nieuw assortiment geen gebruikmaken van verbruiksanalyses en is er

onvoldoende inzicht in het nog aanwezige assortiment.

4.3 Verbeterpunten in de huidige situatie In de huidige situatie zien we een aantal aanknopingspunten voor verbetering.

- Er zijn in de keten onvoldoende afspraken gemaakt over het gebruik van

unieke identificatie en elektronische uitwisseling voor de logistieke en

administratieve processen.

- Onvoldoende inzicht in waar het product zich binnen het ziekenhuis

bevindt.

- Vastlegging van gebruikte producten bij de patiënt gebeurt vaak nog

handmatig, waardoor lastig is te achterhalen welke producten zijn

ingebracht/gebruikt. Handmatige registratie is bovendien foutgevoelig.

Beide factoren zijn nadelig voor zowel de patiënt als het ziekenhuis.

- De processen - van het bestellen van een medisch hulpmiddel tot en met

de ontvangst op de OK - sluiten niet goed op elkaar aan omdat de

verschillende IT-systemen niet aan elkaar zijn gekoppeld.

- De voorraden worden op inefficiënte wijze aangevuld. Bestellen betreft

veel handmatige handelingen.

- Het inzicht in de voorraad is niet optimaal. Dit heeft een aantal gevolgen:

- Er zijn te veel producten op voorraad en dat leidt tot (te) hoge

kosten.

- Onzekere planning. Wanneer benodigde producten niet aanwezig zijn

op het moment van een geplande operatie, kan een ingreep soms

geen doorgang vinden op het geplande tijdstip.

- Afhankelijkheid van personeel. Personeelsleden zijn op de hoogte

van de aanwezigheid van producten, maar dit ligt niet vast in een

IT-systeem.

- Het inzicht in expiratiedata van producten is niet optimaal. Dit leidt tot

onnodige derving.

- Kostenberekening van gebruikte producten gebeurt niet exact genoeg,

waardoor er verschil kan ontstaan tussen de kostprijs van een

behandeling en de vergoeding door de zorgverzekeraar (DBC en DOT).

- Recalls kunnen niet voor 100% worden teruggehaald en zijn zeer

arbeidsintensief doordat de procedure nu veelal handmatig wordt

uitgevoerd.


5 Gewenste situatie

In dit hoofdstuk beschrijven we de gewenste situatie, die veel voordeel kan

opleveren voor zowel ziekenhuizen als leveranciers, en de manier waarop dit

kan worden gerealiseerd. Wij zijn ervan overtuigd dat er door het inzetten van

de GS1 Global Traceability Standard for Healthcare (GTSH) veel kan worden

bereikt, zowel op het gebied van patiëntveiligheid als op het gebied van

logistieke efficiency.

5.1 Doelstellingen

Doelstellingen patiëntveiligheid

In de gewenste situatie is op het gebied van patiëntveiligheid het volgende

bereikt:

- Geautomatiseerde recall-procedure. Met één druk op de knop is

inzichtelijk welke patiënt welk implantaat heeft gekregen.

- 100% zekerheid over product/patiëntregistratie. De producten die tijdens

een operatie zijn gebruikt, zijn via EPD en ZIS geheel te achterhalen.

- Operaties vinden altijd doorgang. Aanwezigheid van producten is

afgestemd met de planning.

Doelstellingen logistieke efficiency

In de gewenste situatie zijn onderstaande logistieke voordelen behaald.

- Er is 100% inzicht in de voorraad van het ziekenhuis, waardoor:

- De derving met circa 80% kan worden verlaagd.

- Consignatie optimaal kan worden ingezet.

- De voorraad volledig kan worden aangestuurd (FEFO, planning).

- Er volledig inzicht is in waar het product zich binnen het ziekenhuis

bevindt.

- Er minder spoedorders worden geplaatst.

- De voorraadhoogte is verlaagd.

- Administratieve processen zijn gedigitaliseerd, waardoor:

- Bestellen van producten sneller gaat en er minder fouten worden

gemaakt.

- Producten automatisch worden bijbesteld. Zodra het aantal onder

een bepaald minimum komt, maakt het systeem een order aan.

- Leverancier en ziekenhuis minder tijd kwijt zijn aan assortiment- en

artikelbeheer.

- Inboeken van ontvangst sneller gaat.

- Kostenberekening completer en met minder fouten gebeurt (voor

DBC en DOT).


5.2 GS1 Traceerbaarheid: hoe werkt het? De GS1 Global Traceability Standard for Healthcare (GTSH) wordt ingezet om

traceerbaarheid te realiseren. Hoe dit precies werkt, van processen tot en met

de registratie bij de patiënt, is uitgebreid beschreven in Bijlage I. In deze

paragraaf geven we een beknopte weergave van de inzet van de GTSH.

Randvoorwaarden

We gaan voor deze business case uit van onderstaande randvoorwaarden:

- Cruciaal is dat zowel de leverancier als de afnemer (ziekenhuis) beschikt

over een goede IT-infrastructuur. Deze bestaat ten minste uit:

- ERP-pakket.

- Ziekenhuis Informatie Systeem (ZIS).

- Elektronisch Patiënt Dossier (EPD). Hiermee bedoelen we geen

landelijk EPD.

- Hardware, zoals PC’s, printers en scanners.

- Traceerbaarheid loopt van toeleverancier tot en met de patiënt, dus door

de hele logistieke keten van medische hulpmiddelen.

- Traceerbaarheid wordt gerealiseerd op basis van de GS1 Global

Traceability Standard for Healthcare (GTSH).

De ‘harde’ meetpunten in deze business case hebben voornamelijk betrekking

op de efficiency. De ‘zachte’ meetpunten hebben betrekking op patiëntveiligheid.

Verschillende niveaus van traceerbaarheid

Een omdoos, een krat, een operatiekit, een los product (schroefje, plaatje,

chirurgisch instrument): het zijn allemaal ‘vormen’ die gevolgd moeten kunnen

worden. We noemen zo’n vorm een traceerbaar product. Voor de

gebruiksgoederen op de OK’s zijn de volgende niveaus relevant:

Productniveau Omschrijving

Logistieke eenheid Een verpakking die meerdere producten bevat.

Bijvoorbeeld een doos, krat, kit op operatienet met

(verschillende) artikelen.

Batchniveau Alle producten die in dezelfde batch zijn

geproduceerd. Bijvoorbeeld 1.000 schroefjes met

hetzelfde batchnummer.

Los product Alle producten van een bepaald type. Bijvoorbeeld

hechtdraad of schaar.

Uniek specifiek

exemplaar van een los

product

Bijvoorbeeld een knieprothese.

Een recall vindt meestal plaats op batchniveau: de leverancier roept alle

producten die in een productierun zijn geproduceerd uit de markt terug. Het

batchnummer van het product is hierbij bepalend.

Risico gebaseerde traceerbaarheid

Ziekenhuizen en leveranciers bepalen gezamenlijk op welke producten zij

traceerbaarheid willen toepassen. Een bepalende factor hierbij is of het om een

product gaat dat risico voor de patiënt met zich meebrengt (zoals bijvoorbeeld

implantaten) en of het product relevant is voor de financiële afhandeling (DBC

en DOT registratie).


GS1-identificatie

Om de producten door de hele logistieke keten te kunnen volgen en traceren,

is het nodig de producten te herkennen. Ook is het nodig de verplaatsingen

van de producten van de ene naar de andere locatie in de keten te registreren,

zodat er inzicht is in waar de producten zich in de keten bevinden. Voor het

gebruik van de producten bij de patiënt ten slotte, is het nodig de patiënt te

identificeren evenals de medewerker die het medisch hulpmiddel gebruikt en/of

inbrengt bij de patiënt.

Voor de identificatie heeft GS1 onderstaande oplossingen:

Te identificeren item Internationaal Nederlands

Logistieke eenheid Serial Shipping Container

Code* (SSCC)

GS1-verzendcode

Medisch hulpmiddel Global Trade Item Number*

(GTIN)

GS1-artikelcode

Partij/locatie Global Location Number*

(GLN)

GS1-adrescode

Ziekenhuismedewerker Global Service Relation

Number* (GSRN)

GS1-relatienummer

Patiënt Global Service Relation

Number* (GSRN)

GS1-relatienummer

* Deze identificerende nummers noemen we ook wel ‘GS1-keys’.

Uitwisseling van stamgegevens

Ziekenhuizen en leveranciers wisselen artikelen adresgegevens, ook wel

stamgegevens genoemd, uit. Om dit zo efficiënt mogelijk te kunnen doen, biedt

GS1 Nederland diverse oplossingen die zijn gebaseerd op de GS1-keys. De key

wordt tussen verschillende partijen uitgewisseld en de bijbehorende gegevens

staan in het systeem. Zo wordt de hoeveelheid uit te wisselen gegevens enorm

beperkt.

Het ziekenhuis kan de gegevens over een medisch hulpmiddel verkrijgen via

een bilateraal bestand of via een datapool, waarbij de leverancier de gegevens

invult en deze toegankelijk maakt voor het ziekenhuis.

Voor het uitwisselen van artikelgegevens is het GS1 Global Datasynchronisation

Network (GDSN) beschikbaar. Voor het uitwisselen van adresgegevens het GS1-

adrescodeboek.

Uitwisselen elektronische berichten (GS1 eCom)

Om de logistieke en administratieve processen te ondersteunen kunnen

onderstaande GS1 eCom implementatierichtlijnen worden ingezet:

- Vraag- en aanbodsignalen

- Levering en ontvangst

- Financiële afhandeling

Voor traceerbaarheid van de medische hulpmiddelen is met name de richtlijn

voor levering en ontvangst van belang. Omdat we in deze business case ook

letten op de logistieke voordelen van elektronisch bestellen en factureren,

benoemen we ook de andere richtlijnen.

Meer informatie over onze oplossingen vindt u op www.gs1.nl/samenzorgen.



5.3 Nieuwe werkwijze ziekenhuis Wanneer de leverancier een logistieke eenheid aan het ziekenhuis heeft

geleverd, zijn er twee werkwijzen mogelijk:

- De logistieke eenheid blijft intact en wordt vervoerd naar de OK-afdeling.

- De logistieke eenheid wordt na levering uit elkaar gehaald en de

producten worden verzameld per afdeling.

Om traceerbaarheid te realiseren zijn onderstaande locaties in het ziekenhuis

relevant voor het registreren van de traceerbare producten in het ERP (zie ook

het figuur in hoofdstuk 3: logistieke keten ziekenhuis).

- Aankomst en inboeken centraal magazijn

- Aankomst en inboeken steriele opslag OK

- Aankomst en inboeken voorraadpunten bij OK’s

- Aankomst en inboeken OK

- Gebruik bij de patiënt

Op het niveau van de logistieke eenheid

Wanneer de logistieke eenheid intact blijft tot aan de OK is de werkwijze als

volgt: de verzendcode van de logistieke eenheid wordt bij elke verplaatsing

binnen het ziekenhuis geregistreerd door het scannen van de barcode op een

doos, krat of kit. De locaties zijn geïdentificeerd met een GS1-adrescode (GLN).

Bij elke verplaatsing van de eenheid wordt de barcode gescand en vastgelegd

bij de GLN. Zo wordt zichtbaar dat de logistieke eenheid van GLN1 naar GLN2

wordt gedistribueerd.

Op elk moment is nu duidelijk waar een logistieke eenheid zich binnen het

ziekenhuis bevindt. In de verschillende voorraadpunten bij de OK’s wordt de

eenheid uitgepakt en op de schappen gelegd. De logistieke eenheid houdt hier

op te bestaan en vanaf hier worden de losse producten geregistreerd, al dan

niet als uniek product.

Op het niveau van het product

Onder traceerbaarheid op productniveau verstaan we het volgen van individuele

producten. Het is hierbij niet relevant of het product zich binnen een logistieke

eenheid bevindt of ‘los’ in de keten voorkomt. Wat wel uitmaakt is of het om

een uniek exemplaar van een product gaat of niet.

Het artikelnummer, de expiratiedatum en het batch- en/of serienummer die bij

de producten horen, worden vastgelegd in het systeem door de barcode(s) op

het product te scannen. Hierdoor kan First Expired First Out (FEFO) worden

toegepast om derving tegen te gaan. Daarnaast is, door het vastleggen van een

serienummer, te allen tijde te achterhalen waar dit specifieke product zich in de

keten bevindt.


Naast het scannen van de barcode op het product, wordt de locatie vastgelegd

via een GS1-adrescode (GLN). Door de GS1-artikelcode (GTIN) en de GLN aan

elkaar te koppelen in het ERP, is bekend welk product zich op welke locatie

bevindt.

Het is mogelijk om ook de schappen of rekken in de verschillende OK-

voorraadpunten te voorzien van een GLN. Zo is in het systeem exact bekend

welk product waar te vinden is. Onderstaand figuur geeft aan hoe de

vastlegging van een product op de diverse locaties gebeurt.


Registratie bij de patiënt

In deze business case gaan we ervan uit dat alle secundaire verpakkingen (zie

begrippenlijst) zoals op het onderstaande voorbeeld zijn voorzien van één of

meer barcodes met hierin een artikelnummer, batch- en/of serienummer en

expiratiedatum.

Het gebruikte product wordt gescand en de artikelcode, het batch- en/of

serienummer en de expiratiedatum worden vastgelegd in het EPD. Door de

aangebrachte identificatie op het polsbandje van de patiënt te lezen, worden

deze gegevens aan de patiënt gekoppeld. Ook de gegevens van de

medewerker worden hierbij vastgelegd door de barcode op het

medewerkerpasje te scannen.

Door het product op het moment van gebruik bij de patiënt één keer te

scannen, worden GS1-artikelcode (GTIN), expiratiedatum en batch- en/of

serienummer geregistreerd in EPD, ZIS en ERP.

Onderstaand figuur laat zien hoe productgegevens worden gekoppeld aan een

patiënt en de medewerker die een product inbrengt of toepast.


In het EPD wordt vastgelegd welk product bij een patiënt is gebruikt en door

welke medewerker. Daarnaast wordt de informatie uit de barcode vastgelegd in

het ZIS en het ERP. Hierdoor kunnen de kosten van de gebruikte producten

worden berekend en worden de gebruikte producten direct afgeboekt van de

voorraad. De gebruikte producten worden vervolgens automatisch bijbesteld bij

de leverancier.

Elektronisch bestellen, ontvangen en factureren

Het ERP van het ziekenhuis maakt automatisch een order aan wanneer het

aantal producten op voorraad een bepaald minimum heeft bereikt. De order

wordt verstuurd naar de leverancier. Deze verzamelt vervolgens de gevraagde

goederen en stuurt deze, samen met een verzendbericht, naar het ziekenhuis.

Het ziekenhuis ontvangt de goederen en controleert deze. Hierna stuurt de

leverancier een elektronische factuur aan het ziekenhuis voor de bestelde, en

inmiddels geleverde, producten.

Doordat in de communicatie tussen ziekenhuis en leverancier gebruik wordt

gemaakt van dezelfde GS1-keys (GTIN, GLN, SSCC) voor het identificeren van

producten en locaties, is het eenvoudig de logistieke en administratieve

processen op elkaar te laten aansluiten. Het gehele proces van bestellen,

leveren, gebruiken en factureren verloopt zo veel efficiënter.


5.4 Stappenplan Om traceerbaarheid met GS1-standaards in te voeren, moet een aantal stappen

worden genomen. Het figuur hieronder laat dit zien.

Voor meer informatie en toelichting op het stappenplan, zie GS1 Global

Traceability Standard for Healthcare.

http://www.gs1.org/docs/gsmp/traceability/Global_Traceability_Implementation_Healthcare.pdf



5.5 Checklist In de gewenste situatie moet aan onderstaande punten zijn voldaan.

- Hoofdprocessen zijn geautomatiseerd via ZIS en ERP.

- Patiëntinformatie is aanwezig in Elektronisch Patiëntdossier (EPD).

- Elk afzonderlijk product heeft een GS1-artikelcode (GTIN), expiratiedatum

en batch- en/of serienummer, weergegeven in een GS1-barcode*.

- De locaties waar een logistieke eenheid terechtkomt, zijn geïdentificeerd

met een GS1-adrescode (GLN).

- Elke logistieke eenheid heeft een identificatie. Dit kan een GS1-

verzendcode (SSCC) zijn.

- Elke patiënt heeft een unieke identificatie (GSRN of eigen code, bijv.

BSN), bijvoorbeeld weergegeven in een GS1-barcode* op een polsbandje.

- Elke ziekenhuismedewerker heeft een unieke identificatie (GSRN of eigen

code), bijvoorbeeld weergegeven in een GS1-barcode* op een

medewerkerpasje.

- Leverancier en ziekenhuis registreren elektronisch, via het scannen van de

barcode, het artikelnummer, de expiratiedatum, het batchnummer en

indien nodig ook het serienummer van het product. Uitgangspunt: deze

gegevens staan in één GS1-barcode*.

- Productinformatie (productnaam, afmetingen, leverancier, e.d.) wordt

elektronisch uitgewisseld tussen leverancier en ziekenhuis, bilateraal of via

een door GS1 gecertificeerde GDSN-datapool.

- Elektronische registratie van een gebruikt product bij een patiënt door het

scannen van de productidentificatie (GTIN) in de barcode op de

verpakking, de patiëntidentificatie in een barcode en de

medewerkeridentificatie in een barcode.

- De gebruikte producten op de OK worden geregistreerd in het EPD van

de patiënt.

- De gebruikte producten worden geregistreerd in het ERP om deze af te

boeken van de voorraad. Dit kan leiden tot een automatische bijbestelling.

- De gebruikte producten op de OK worden geregistreerd in het ERP en

ZIS ten behoeve van de kostenberekening (DBC/DOT).

- Het ziekenhuis stuurt een elektronische GS1-order naar de leverancier. - De leverancier stuurt een GS1-verzendbericht (elektronische pakbon) naar

het ziekenhuis. - Bij consignatie verstuurt het ziekenhuis een elektronische

verbruiksrapportage naar de leverancier. - Leverancier stuurt een elektronische GS1-factuur naar het ziekenhuis.

* Het is ook mogelijk de gegevens in een RFID-tag op te nemen. In deze business case richten we ons alleen op de barcodetoepassing. Op deze manier voorkomen we dat er teveel verschillende aspecten meespelen en invloed hebben op de uitkomst.


5.6 Afspraken in de sector Om tot een goede implementatie van GS1 Traceerbaarheid te komen, is het

nodig dat de betrokken partijen, leveranciers en ziekenhuizen, duidelijke

afspraken maken. Alleen dan zijn optimale voordelen voor beide partijen te

behalen.

Gegevens in de informatiedrager

Het is belangrijk om goede afspraken te maken over de gegevens in de

informatiedrager (barcode of RFID-tag). In de huidige situatie staat de informatie

(meestal) verspreid over verschillende barcodes. Ziekenhuizen hebben behoefte

aan duidelijkheid over wat ze moeten scannen. De NFU, NVZ en de NVZA

hebben de wens geuit het artikelnummer, batch- en/of serienummer en de

expiratiedatum in één barcode op te nemen, en wel in de vorm van de GS1

DataMatrix. Dit geldt voor de zogeheten consumenteneenheden en niet voor de

logistieke eenheden. Hier blijft het advies de gegevens op te nemen in een

GS1-128 symbool.

Plaats van de informatiedrager

Voor ziekenhuizen en leveranciers is het tevens belangrijk om afspraken te

maken over de plaats van de informatiedrager. Doordat dit nu niet het geval is,

komt het voor dat de barcodesymbolen de ene keer op de onderkant van de

verpakking staan, een andere keer op de zijkant of bovenkant. Dit leidt tot

vertraging in het scanproces, omdat de eindgebruiker moet zoeken naar de

barcode. Om dit te voorkomen is het noodzakelijk dat de informatiedrager, of

het nu een GS1-128 barcode, een GS1-DataMatrix of een RFID-tag betreft,

altijd op dezelfde plaats op de verpakking of het product zelf staat. Voor de

gebruikers is het zo direct duidelijk waar ze de informatiedrager kunnen vinden

en dat bevordert het product-registratieproces.

Gebruik van serienummers

Voor elk kritisch product dat bij de patiënt wordt toegepast, adviseert de

focusgroep een serienummer aan te brengen. Voorbeelden van dit soort

producten zijn knie-, en heupprothesen, laparoscopische disposables, stents en

rugimplantaten. Leveranciers brengen het serienummer aan op de primaire

verpakking of op de hogere verpakkingslagen en ziekenhuizen leggen dit

serienummer vast bij de patiëntgegevens. Op deze manier is exact bekend

welke patiënt welk specifiek product heeft gekregen.

Knelpunten

Bij het invoeren van traceerbaarheid in de gezondheidszorg volgens de GS1

Global Traceability Standard (GTSH) voorzien we een aantal knelpunten.

- Het draagvlak voor logistiek is binnen de ziekenhuizen niet altijd aanwezig.

- Leveranciers hebben te maken met een versnipperde vraag van

artikelcodes (HIBC, GS1, anders) van afnemers.

- Er is onvoldoende koppeling tussen verschillende IT-systemen in een

ziekenhuis: ZIS, EPD, ERP.

- Grote diversiteit in hardware bij ziekenhuizen voor automatische registratie

van binnenkomende goederen (laser scanners, optische scanners, e.d.).

- Niet alle ziekenhuizen zijn bekend met GS1 Nederland, waardoor niet

altijd rekening wordt gehouden met de GS1-standaards als oplossing.

- Groot aantal leveranciers.

- Uiteenlopende regelgeving in verschillende landen en regio’s.

- Ziekenhuizen wachten op leveranciers en andersom in plaats van te

beginnen.


6 Baten, lasten en risico's

Investeren in GS1 traceerbaarheid levert voordelen op voor de patiëntveiligheid

én leidt tot logistieke efficiency. De ‘harde’ meetpunten in deze business case

hebben voornamelijk betrekking op de efficiency. De ‘zachte’ meetpunten

hebben betrekking op de patiëntveiligheid.

6.1 Kosten en baten voor het ziekenhuis

Baten

In hoofdstuk 5 is omschreven op welke wijze traceerbaarheid gerealiseerd kan

worden. Hieronder werken we de voordelen en besparingen uit die deze

methode kan opleveren.

Voordelen op het gebied van patiëntveiligheid:

- Operaties kunnen volgens planning doorgang vinden. Het inzicht in de

voorraad is optimaal, zodat het personeel zeker weet dat de benodigde

producten aanwezig zijn.

- Verbeterde recall-procedure. Producten worden door de hele logistieke

keten heen geregistreerd, waardoor deze eenvoudig in het systeem zijn

terug te vinden. Het maakt hierbij niet uit of ze nog bij de leverancier

aanwezig zijn, in een voorraadpunt van het ziekenhuis of al zijn gebruikt

bij een patiënt.

- Betere informatie bij vervanging van een implantaat. Als een implantaat,

bijvoorbeeld vanwege beëindiging van de levensduur, moet worden

vervangen, is het noodzakelijk te weten welk implantaat bij welke patiënt

is gebruikt. Doordat de registratie product/patiënt 100% sluitend is,

kunnen de patiënt en het product dat is toegepast eenvoudig worden

teruggevonden in het systeem.

- Minder fouten bij automatische registratie product/patiënt via

barcodescanning. Er is geen handmatige handeling meer nodig wat het

aantal fouten reduceert. Er is onderzoek gedaan naar het effect van

barcodering bij toediening van geneesmiddelen. Dit toonde aan dat het

aantal fouten door de registratie product/patiënt met circa 40% is

gedaald. Voor medische hulpmiddelen is een dergelijk onderzoek (nog)

niet beschikbaar, maar men mag aannemen dat de reductie in

foutpercentage vergelijkbaar zal zijn (onderzoek Poon ea, zie paragraaf

Bronnen en referenties.)

Logistieke voordelen

Op basis van de ervaringen en bevindingen van het UMC Nijmegen, UMC

Utrecht, Ziekenhuisgroep Twente en het St. Antonius ziekenhuis en op basis

van vergelijking tussen jaarverslagen van diverse andere ziekenhuizen (UMC’s en

verschillende kleine en grote algemene ziekenhuizen), hebben we een aantal

voordelen gekwantificeerd.

Doordat de traceerbare producten worden geregistreerd op alle relevante punten

in de logistieke keten, is volledig inzicht in de voorraad mogelijk. Hierdoor kan:


- De voorraadhoogte met circa 20% worden verlaagd.

- Derving met circa 80% worden teruggebracht.

- Door automatisch bijbestellen tijd en geld worden bespaard*.

- Door inzet van de elektronische pakbon tijd en geld worden bespaard*.

- Door inzet van elektronisch factureren tijd en geld worden bespaard*.

- Een recall-procedure sneller worden uitgevoerd. Ziekenhuispersoneel hoeft

niet meer fysiek te zoeken in papieren dossiers en in voorraadpunten,

doordat de informatie in de relevante systemen aanwezig is. De tijdswinst

kan oplopen van een paar uur tot enkele dagen.

- Consignatie optimaal worden toegepast.

*Er zijn bij ons geen gegevens bekend om de besparingen te kwantificeren. Hiervoor is nader onderzoek vereist. Bovengenoemde ziekenhuizen schatten in dat derving in de Nederlandse

ziekenhuizen tussen de 5 en 8% ligt. Daarnaast geven zij aan dat de derving

met circa 80% verminderd kan worden door automatische registratie van

expiratiedata.

Mogelijke besparingen

We hebben vastgesteld dat de voorraadwaarde van medische hulpmiddelen in

Nederland in totaal circa 200 miljoen euro bedraagt.

Volgens cijfers van de NVZ bedraagt de totale omzet van medische

hulpmiddelen, exclusief kapitaalgoederen, 2,4 miljard euro.

Deze bedragen hebben we als uitgangspunt genomen om de mogelijke

besparingen te berekenen voor de ziekenhuizen gezamenlijk, zie onderstaande

tabel:

Kengetallen

ziekenhuisbranche

Conservatief scenario Optimistisch scenario

Voorraadwaarde naar balans € 200 miljoen € 200 miljoen

Omzet goederen exclusief

apotheek*

€ 2,4 miljard € 2,4 miljard

Reduceren balans voorraad 20% 30%

Waste percentage 5% 8%

Reduceren waste 80% 80%

Handelingskosten op peil

houden voorraad

25% 25%

Besparingen

Potentieel waste reductie € 96 miljoen € 153 miljoen

Lagere handelingskosten

over nieuw voorraadniveau

€ 10 miljoen € 15 miljoen

Totaal besparingen € 106 miljoen € 168 miljoen

*Bron: NVZ


Naast genoemde besparingen is er ook een reductie van de voorraad op de

balans ten gunste van de winst- en verliesrekening van het ziekenhuis. Dit

voordeel ligt tussen de 40 (conservatief) en 60 (optimistisch) miljoen euro.

Kosten per ziekenhuis

Om traceerbaarheid volgens de GTSH te realiseren is het noodzakelijk dat

ziekenhuizen bereid zijn om te investeren. Hieronder brengen we in kaart met

welke kosten een ziekenhuis te maken krijgt. Uiteraard zijn deze kosten

afhankelijk van de mate van reeds ingerichte systemen en processen.

Investeringen ziekenhuis Eenmalig Jaarlijks terugkerend

Hard- en software

Aanschaf scanners

- Afschrijvingen

€ 21.200,-

€ 4.500,-

Aanschaf software

- Licentiekosten

€ 50.000,-

€ 7.500,-

Inrichten systemen € 50.000,-

Artikeldatapool € 2.000,-

Deelnemerschap GS1 Nederland

- Bedrijfsnummer/adrescode

- Basispakket eCom

€ 2.000,-

€ 2.500,- € 2.000,-

Subtotaal € 123.200,- € 18.500,-

Personeelskosten

Eenmalige opleidingen € 50.000,-

Plaatsen barcodes € 100.000,-

Onderhoud IT-systemen € 100.000,-

Subtotaal € 50.000,- € 200.000,-

Totale investeringen

€ 173.200,-

€ 218.500,-

Hard- en software

Om barcodes op alle producten te kunnen scannen heeft het ziekenhuis

optische scanners nodig op alle relevante locaties. Een voorbeeld: per OK is

een robuuste scanner nodig voor het lezen van barcodes in lastige

omstandigheden zoals weinig licht en veel reflectie op chirurgische instrumenten.

De kosten hiervoor bedragen € 2.000,-. Per voorraadlocatie zijn twee scanners

Nodig, deze kosten € 600,- per stuk. Voor een gemiddeld ziekenhuis met tien

OK’s, een centraal magazijn en één OK-voorraadpunt, komen de investeringen

op € 21.200,-. De afschrijving gaat over 5 jaar.

Voor zover van toepassing: aanpassen van de administratieve software voor het

automatisch bestellen en het ontvangen van elektronische pakbonnen en

facturen. Geschatte kosten zijn € 50.000,- per ziekenhuis. De licentiekosten zijn 15% van de aanschaf per jaar.

Geschatte kosten voor het inrichten van ziekenhuissystemen zijn € 50.000,- per ziekenhuis.


Deelnemer worden van een Artikeldatapool. Afhankelijk van de gekozen

oplossing is dat voor een gemiddeld ziekenhuis € 2.000,- per jaar.

Deelnemerschap GS1 Nederland voor adrescodes, bedrijfsnummer en het

afnemen eCom (tarieven zijn afhankelijk van het aantal bedden per ziekenhuis).

Voor een gemiddeld ziekenhuis (400 bedden – categorie H) geldt voor:

- Deelname GS1 Nederland (adrescodes en bedrijfsnummer) eenmalig €

2.000,- en daarnaast € 2.500,- per jaar.

- Basispakket GS1 eCom: € 2.000,- per jaar.

Personeelskosten

Eenmalige kosten voor het opleiden van personeel in de gewijzigde procedures

zijn € 50.000,-.

Als de leverancier geen barcodes op de producten heeft geplaatst, dan moeten

deze bij goederenontvangst worden geprint en op de betreffende artikelen

geplakt. (We gaan ervan uit dat het zelf aanbrengen van barcodes steeds

minder nodig is omdat er steeds meer leveranciers hun producten gaan

voorzien van GS1-barcodes.) Geschatte kosten 2 FTE: € 100.000,- per jaar, af te bouwen in 3 jaar.

Onderhoud IT-systemen € 100.000,- per jaar.

6.2 Kosten en baten voor de leverancier In deze business case richten we ons met name op de ziekenhuizen, maar

uiteraard levert het werken met deze methode (zoals beschreven in hoofdstuk 5)

ook de nodige voordelen op voor de leverancier. We hebben de kosten en

baten voor leveranciers iets minder uitgebreid uitgewerkt dan bij het ziekenhuis.

Baten

Het terugbrengen van verschillende soorten van identificatie en barcodes naar

één uniforme codering, leidt tot forse besparingen. Door elektronische

orderverwerking in combinatie met beter beheer van artikelgegevens, kan het

bestelproces worden geoptimaliseerd.

- Een gecentraliseerde datapool leidt tot beter beheer van artikelgegevens

en verhoogt de kwaliteit ervan. Hierdoor ontstaan minder fouten in het

bestel- en leveringsproces.

Potentiële besparing van 1 tot 3 FTE’s door geautomatiseerd

bestelproces: €€50.000 tot €€150.000,- per jaar per leverancier.

- Minder last van piek-orders doordat ziekenhuizen beter zicht hebben op

voorraden.

Beter voorraadbeheer met mogelijke voorraadverlaging van 10-20%.

Geschatte voorraad medische hulpmiddelen in Nederland 400 miljoen

euro, dus voor de hele markt is er een besparing van 40 tot 80 miljoen

euro mogelijk.


Door de verbeterde recall-procedure tot en met de patiënt, heeft de leverancier

meer grip op het aansturen van eventuele terugroep-acties in tegenstelling tot

de huidige situatie.

Hierdoor heeft de leverancier ook meer grip op zijn eventuele aansprakelijkheid.

Kosten per leverancier

Om traceerbaarheid volgens de GTSH te realiseren is het nodig dat ook de

leverancier bereid is om te investeren. Hieronder geven we aan met welke

kosten een leverancier te maken krijgt. Ook hier geldt dat deze kosten

afhankelijk zijn van de mate van reeds ingerichte systemen en processen.

Hard- en software

- Alle producten van een GS1-artikelnummer en barcode voorzien

- Voor de producten waarbij naast een artikelcode ook een batch- en/of

serienummer en de expiratiedatum nodig zijn. Moet er geïnvesteerd

worden in printers en verifiers die GS1 DataMatrix kunnen printen en

controleren tijdens het productieproces.

Geschatte investering € 50.000,- tot € 100.000,- per productielijn. Dit

betreft kosten die worden gemaakt door de productie-unit die op basis

van een gestandaardiseerde toepassing deze kosten kan verdelen over de

verschillende afnemende landen.

- Voor zover van toepassing: aanpassen van de administratieve software ten

behoeve van elektronische orderverwerking, genereren van elektronische

pakbonnen en facturen.

Geschatte kosten €€50.000,-.

- Deelnemer GS1 Nederland voor bedrijfsnummer/adrescodes.

Deelname: eenmalig € 1.000,- en daarna gemiddeld € 1.000,- per jaar.

Basispakket GS1 eCom: ongeveer € 2.000,- per jaar.

- Deelnemer worden van een Artikel Datapool.

Gemiddeld € 2.000,- per jaar.


6.3 Terugverdienmodel ziekenhuizen (ROI)

Conservatief scenario

Kosten in euro Jaar 1 Jaar 2 Jaar 3

Totale opbrengsten €106 miljoen €106 miljoen €106 miljoen

Eenmalige kosten*

Aanschaf hard- en software € 12,3 miljoen - -

Personeelskosten € 5 miljoen - -

Totaal eenmalige kosten € 17,3 miljoen - -

Structurele kosten*

Afschrijvingen hardware € 450.000,- € 450.000,- € 450.000,-

Licentiekosten software € 750.000,- € 750.000,- € 750.000,-

Aansluiting datapool € 200.000,- € 200.000,- € 200.000,-

Deelname GS1 Nederland € 450.000,- € 450.000,- € 450.000,-

Personeelskosten € 20 miljoen € 15 miljoen € 10 miljoen

Totaal structurele kosten € 21,9 miljoen € 16,9 miljoen € 11,9 miljoen

ROI ziekenhuizen + € 66,8 miljoen + € 155,9 miljoen + € 250 miljoen

* Voor de berekening van de kosten gaan we uit van 100 ziekenhuizen.


Optimistisch scenario

Kosten in euro Jaar 1 Jaar 2 Jaar 3

Totale opbrengsten € 168 miljoen € 168 miljoen € 168 miljoen

Eenmalige kosten*

Aanschaf hard- en software € 12,3 miljoen

Personeelskosten € 5 miljoen

Totaal eenmalige kosten € 17,3 miljoen - -

Structurele kosten*

Afschrijvingen hardware € 450.000,- € 450.000,- € 450.000,-

Licentiekosten software € 750.000,- € 750.000,- € 750.000,-

Aansluiting datapool € 200.000,- € 200.000,- € 200.000,-

Deelname GS1 Nederland € 450.000,- € 450.000,- € 450.000,-

Personeelskosten € 20 miljoen € 15 miljoen € 10 miljoen

Totaal structurele kosten € 21,9 miljoen € 16,9 miljoen € 11,9 miljoen

ROI ziekenhuizen +€ 128,8 miljoen +€ 279,9 miljoen +€ 436 miljoen

* Voor de berekening van de kosten gaan we uit van 100 ziekenhuizen.

6.4 Risico's In de huidige situatie zijn nog niet alle producten van GS1-identificatie en/of

barcodes voorzien. Dit is een risico bij de invoering van de voorgestelde

methode. Ongeveer 60% van de producten is echter al wel van de juiste codes

voorzien en het aantal leveranciers dat de GS1-codering als uitgangspunt

neemt, groeit.

Een ander risico is dat er op ziekenhuizen een grote kostendruk wordt

uitgeoefend. Dit kan belemmerend werken voor het doen van investeringen in

IT-infrastructuur. Deze investering is echter wel noodzakelijk om de GS1 Global

Traceability Standard for Healthcare in te voeren.


7 Conclusies en aanbevelingen

7.1 Conclusies

“Welke patiënt heeft welke hartklep gekregen?” en “Is het juiste materiaal

beschikbaar op het moment dat de operatie begint?” deze vragen uit de

inleiding zijn door het inzetten van de GS1 Global Traceability Standard for

Healthcare te allen tijde goed te beantwoorden.

Vanuit de overheid wordt in de gezondheidszorg steeds meer aangestuurd op

enerzijds kwaliteitsverbetering - de patiëntveiligheid moet omhoog – en

anderzijds moeten de kosten van de zorg omlaag.

In de huidige situatie hebben we een aantal punten voor verbetering

gesignaleerd. Het inzicht in en de aansturing van de voorraad is niet optimaal

en de registratie van gebruikte producten bij de patiënt is nog niet

geautomatiseerd. Dit laatste leidt tot onnodige fouten en een arbeidsintensieve,

tijdrovende recall-procedure. Ook de kostenberekening van een operatie kan

beter en completer.

In deze business case hebben we aangetoond dat de patiëntveiligheid door het

inzetten van de GS1 Global Traceability Standard for Healthcare wordt

verbeterd, doordat inzichtelijk wordt bij welke patiënt welk medisch hulpmiddel

wordt gebruikt en wie daarvoor verantwoordelijk is. Hierdoor kunnen recalls

eenvoudiger worden uitgevoerd. Ook leidt de toepassing van de GS1-standaard

tot zekerheid over de planning van operaties: het juiste materiaal is beschikbaar.

Daarnaast kunnen de kosten per operatie voor DBC en DOT nauwkeuriger

worden berekend.

Doordat het inzicht in en de aansturing van de voorraden is verbeterd, kunnen

de kosten worden verlaagd. Ziekenhuizen kunnen hierdoor in totaal jaarlijks

tussen de 106 en 168 miljoen euro besparen.

7.2 Aanbevelingen

Aan de slag!

Aangezien het besparingspotentieel voor ziekenhuizen zeer hoog is en de inzet

van GS1 Global Traceability Standard for Healthcare tevens leidt tot een

verhoging van de patiëntveiligheid, is het advies van de focusgroep

Traceability: begin met het invoeren van de GS1 Global Traceability Standard

for Healthcare.

Het motto luidt: Ga aan de slag, begin! Ga echter wel van start met projecten

die passen bij de organisatie en voer traceerbaarheid stap voor stap in. Maak

gebruik van de ervaringen van collega-ziekenhuizen. Begin bijvoorbeeld, zoals

het UMCU, UMCN en St. Antonius hebben gedaan, met één afdeling en breidt

van daar uit naar de andere afdelingen.

Vorm een projectteam en ga aan de slag met het stappenplan uit hoofdstuk 5.


Doe het samen!

Commitment is noodzakelijk op alle niveaus binnen de organisatie, zowel bij

leveranciers als ziekenhuizen. Om de GS1-standaards in te bedden in de hele

sector gezondheidszorg, is het van belang dat ook op directieniveau de invoer

van GS1 Traceerbaarheid wordt ondersteund.

Om ervoor te zorgen dat de richtlijnen uit de GS1 Global Traceability Standard

for Healthcare goed aansluiten op de processen binnen de Nederlandse

gezondheidszorg, is het nodig dat leveranciers en ziekenhuizen duidelijke

afspraken maken. Deze afspraken betreffen de plaats van de barcode, de

gegevens die per type product nodig zijn en op welke verpakkingslaag

(secundaire of primaire verpakking, of direct op het product).

De GS1 focusgroep Traceability kan en wil het maken van deze afspraken

faciliteren.


Bijlage I

GS1 Traceerbaarheid: hoe werkt het?

De GS1 Global Traceability Standard for Healthcare (GTSH) wordt ingezet om

traceerbaarheid te realiseren. Hoe dit precies werkt, in de verschillende

processen tot en met de registratie bij de patiënt, wordt hier uitgebreid

beschreven.

Verschillende niveaus van traceerbaarheid

Traceerbaarheid kan op verschillende niveaus wenselijk zijn. Wanneer producten

worden getransporteerd van leverancier naar ziekenhuis, gebeurt dit doorgaans

in een doos, krat of pallet met verschillende producten. We noemen dit een

logistieke eenheid. Het is noodzakelijk om zo’n logistieke eenheid te volgen. Op

het moment dat deze bij het ziekenhuis wordt afgeleverd en intern verder wordt

gedistribueerd, kan het nodig zijn de producten afzonderlijk te volgen. Denk

bijvoorbeeld aan een prothese die voor een specifieke patiënt is besteld en die

op een bepaalde tijd in de voorraad van de OK aanwezig moet zijn, omdat een

operatie is ingepland.

GS1-identificatie van de traceerbare producten

Het gewenste traceerbaarheidsniveau bepaalt welke gegevens en welke GS1-

identifier moet worden gebruikt. In onderstaande tabel wordt aangegeven welke

GS1-identifier geschikt is voor welk niveau. Deze richtlijn is gebaseerd op

internationale afspraken.

Traceerbaarheid

Level

GS1-identifier

(Nederlands)

GS1-identifier (Engels) Afkorting

Logistieke eenheid GS1-verzendcode Serial Shipping

Container Code

SSCC

Batch GS1-artikelcode +

Batchnummer

Global Trade Item

Number +

Batchnumber

GTIN + Batchnr.

Los product GS1-artikelcode Global Trade Item

Number

GTIN

Uniek product GS1-artikelcode +

Serienummer

Global Trade Item

Number + Serial

Number

GTIN + Serial nr.

Volgens de GS1-specificaties kent de leverancier aan elk traceerbaar product

een GS1-nummer (GTIN of SSCC) toe. Dit nummer wordt weergegeven in een

GS1-barcode (GS1 DataMatrix, EAN-13, GS1-128 of anders).

Naast de GS1-artikelcode is voor de meeste medische hulpmiddelen ook de

expiratiedatum en het batchnummer relevant voor kwaliteitsbewaking. Indien

deze gegevens nodig zijn, worden deze ook opgenomen in een GS1-barcode.

Dit is mogelijk in een GS1-128 of in een GS1 DataMatrix, afhankelijk van het

proces, het traceerbaarheidsniveau en de verpakking van het product.


GS1 heeft op internationaal niveau een advies geformuleerd voor leveranciers

over de aan te brengen GS1-codering, zie bijlage II. Voor meer informatie over

het advies en de toepassing, kunt u uiteraard altijd terecht bij GS1 Nederland.

Minder fouten

De leverancier brengt de gegevens aan, waarna verschillende partijen in de

logistieke keten deze gebruiken en opslaan in hun systeem. Dat betekent

bijvoorbeeld dat de GS1-barcode(s) wordt gescand door de verschillende

afdelingen binnen het ziekenhuis en de gegevens uit de barcode worden

opgeslagen in het relevante systeem: ZIS, ERP of EPD. Op die manier heeft

elke partij de beschikking over de juiste gegevens van een product. Omdat elke

partij gebruikmaakt van dezelfde gegevens ontstaan er minder fouten in de

communicatie over de producten.

GS1-Identificatie van de ketenpartijen

Voor het herkennen van elke partij in de keten, is het nodig ook deze te

identificeren. Dit kan met een GS1-adrescode ofwel Global Location Number

(GLN). Deze wordt gebruikt in de elektronische communicatie (EDI) bij onder

andere bestellen, leveren en factureren. De GLN is ook het referentiepunt voor

verplaatsingen van goederen in de keten, zoals het onderstaande diagram laat

zien.


Voor het registreren en raadplegen van adrescodes biedt GS1 het

adrescodeboek. Deze tool is toegankelijk voor alle zorgpartijen en het gebruik

ervan is tariefvrij.

GS1-identificatie van patiënten en medewerkers

Voor het herkennen van elke service relatie in de keten is het nodig ook deze

te identificeren. Dit kan met een GS1-servicenummer ofwel Global Service

Relation Number (GSRN).

Een patiënt wordt geïdentificeerd als de partij die de service ontvangt en een

medewerker als de partij die de service verleent. Zo is het mogelijk elektronisch

vast te leggen welke patiënt welk product heeft gekregen en van wie. Een

GSRN ondersteunt ook het controleproces: juiste product bij de juiste patiënt

door de juiste medewerker.

Uitwisselen elektronische berichten (GS1 eCom)

Voor de traceerbaarheid van de medische hulpmiddelen is met name het

verzendbericht van belang. De leverancier levert de bestelde artikelen aan het

ziekenhuis als een logistieke eenheid. Dit kan bijvoorbeeld een omdoos, krat, kit

of andere verpakkingsvorm zijn. De leverancier kent een unieke code toe aan

de logistieke eenheid: een verzendcode, of Serial Shipping Container Code

(SSCC). Synoniemen: batchnummer, logistieke code. De SSCC maakt

traceerbaarheid van de logistieke eenheid mogelijk.

De verzendcode wordt weergegeven in een barcode (meestal een GS1-128

symbool) en de barcode wordt op een label op de logistieke eenheid geplaatst:

Het ziekenhuis scant bij binnenkomst de verzendcode die op de verzendeenheid

is aangebracht in een GS1-128 barcode.

De leverancier stuurt na verzending van de goederen een verzendbericht

(elektronische pakbon) aan het ziekenhuis. Hierin worden de verzendcodes

vermeld met de artikelen die zich in de logistieke eenheid bevinden: de inhoud

van een omdoos, krat of kit. Bijvoorbeeld: SSCC1 bevat 10x GTIN1, 5x GTIN2

en 2x GTIN3.

Het ziekenhuis leest het verzendbericht in zijn ERP in en wanneer de

verzendcode (SSCC) op de goederen zelf wordt gescand, geeft het ERP aan

welke artikelen in de logistieke eenheid zitten. Wanneer de leverancier ook de

expiratiedatum en het batch- en/of serienummer van de producten heeft

vermeld in het bericht, kunnen deze gegevens ook direct in het ERP worden

opgeslagen.

Wanneer de logistieke eenheid binnen het ziekenhuis intact blijft tijdens de

verdere distributie, dan kan het ziekenhuis de verzendcode overnemen in zijn

ERP. Wanneer de logistieke eenheid bij ontvangst uit elkaar wordt gehaald, is

een andere werkwijze nodig. Het centraal magazijn kan bijvoorbeeld besluiten

om de goederen uit verschillende orders per afleverpunt te verzamelen. Het

http://www.gs1.nl/samenzorgen/


ziekenhuis kent dan een eigen nummer (verzendcode) toe aan de nieuwe

samengestelde eenheid.

Voor elektronisch bestellen kan de GS1-order en orderbevestiging worden

ingezet. Voor de financiële afhandeling is er een GS1-factuur en

betalingsspecificatie beschikbaar.

Voor meer informatie, zie www.gs1.nl/samenzorgen

Uitwisselen artikelinformatie

Omdat in de barcode op een product alleen de GS1-artikelcode (GTIN) is

opgenomen en eventueel aanvullende gegevens zoals batchnummer en

expiratiedatum, is ook een bestand nodig waarin wordt vermeld om welk artikel

het gaat, bijvoorbeeld door de naam van het product te vermelden. Ook andere

gegevens over het artikel zijn van belang: afmetingen, gewicht, toedieningwijze,

producentnaam, specifieke productkenmerken, informatie over gevaarlijke stoffen,

etc. Het uitwisselen van deze artikelinformatie kan op verschillende manieren

gebeuren: bilateraal tussen leverancier en ziekenhuis of via een datapool. Dit

laatste houdt in dat de leverancier de gegevens invoert op een centrale plaats

waar ook het ziekenhuis de gegevens kan raadplegen. Op die manier

beschikken alle partijen in de keten over dezelfde gegevens wat de kwaliteit

van de gegevens natuurlijk ten goede komt.

Schematische weergave van uitwisseling artikelgegevens via datapool:

GS1 Nederland beschikt over een internationale standaard voor het uitwisselen

van artikelinformatie: GS1 Global Data Synchronisation. Er zijn diverse

leveranciers van datapools in de markt die voldoen aan deze standaard en

aangesloten zijn op het internationale Global Data Synchronisation Network

(GDSN).



Bijlage II

GS1 heeft op internationaal niveau een advies voor leveranciers geformuleerd

over de aan te brengen GS1-codering. Bij de totstandkoming van dit advies zijn

zowel leveranciers als ziekenhuizen betrokken. Het advies is als volgt:

Wanneer alleen een GTIN voor het product nodig is, en er is voldoende ruimte

op de verpakking: een EAN-13 barcode:

Wanneer een GTIN en aanvullende informatie (expiratiedatum, batchnummer,

serienummer) nodig is én er is voldoende ruimte op de verpakking: een GS1-

128 barcode:

Wanneer een GTIN en aanvullende informatie nodig is en er is niet voldoende

ruimte op de verpakking, dan een GS1 DataMatrix:


Appendix Begrippenlijst

AIDC Automatic Identification and Data Capture. Het geheel aan technologieën en systemen om goederen, partijen, locaties en mensen automatisch te identificeren en om de informatie die zo verzameld wordt, beschikbaar te maken voor systemen.

Batch Een batch is een beheersbare groep goederen die binnen één processtap tegelijkertijd wordt geproduceerd. Synoniem: lot.

Consignatie Bij consignatie legt de leverancier een voorraad aan in het ziekenhuis. Zodra een product uit de consignatievoorraad wordt gebruikt, meldt het ziekenhuis dit aan de leverancier. De leverancier factureert het product en vult de voorraad weer aan.

DBC Diagnose Behandeling Combinatie. De DBC typeert het geheel van (zorg)activiteiten van ziekenhuis en medisch specialist voortvloeiend uit de zorgvraag waarmee de patiënt de specialist van het ziekenhuis consulteert. De DBC is de declarabele prestatie.

DOT DBC’s Op weg naar Transparantie (DOT). Een plan dat DBC-zorgproducten introduceert, die de huidige DBC’s opvolgen. Zorgproducten zijn beter medisch herkenbaar, kostenhomogener en zijn specialisme-overstijgend. In de totstandkoming van DOT werken het Ministerie van VWS, de NZa, brancheorganisaties, zorgaanbieders, zorgverzekeraars, ICT-leveranciers en DBC-Onderhoud nauw samen.

Electronic Data

Interchange (EDI)

Op elektronische wijze gestandaardiseerde handelsberichten uitwisselen. Bijvoorbeeld order, verzendbericht of factuur.

ERP Enterprise Resource Planning. Software ter ondersteuning van bedrijfsprocessen, zoals financiële administratie, voorraadbeheer, inkoop etc.

Expiratiedatum De uiterste datum voor consumptie of gebruik. Het is een aanduiding voor veilig gebruik.

Global

Datasynchron-

isation Network

(GDSN)

Het Global Data Synchronisation Network (GDSN) voorziet in de behoefte om internationaal artikel stamgegevens uit te wisselen. Dit gebeurt via een netwerk van databases, verspreid over de hele wereld maar met eenduidige artikelgegevens.

Global Location

Number (GLN)

Nederlands: GS1-adrescode. Een GS1-identificatienummer (of GS1-key) voor het identificeren van een fysieke locatie of een partij.


GS1 eCom Met GS1 eCom kan uw computersysteem gegevens uitwisselen met de computers van uw handelspartners. Het is een set van afspraken voor elektronische communicatie tussen fabrikanten, afnemers en logistiek dienstverleners. De formaten van de standaards zijn GS1 EANCOM en GS1 XML.

GS1 DataMatrix Een tweedimensionaal symbool dat de datastructuur van het GS1-systeem ondersteunt. Bij dit zeer flexibele symbool worden elementreeksen gecodeerd met behulp van zogeheten Application Identifiers.

Global Trade Item

Number (GTIN)

Nederlands: GS1-artikelcode. Een GS1-identificatienummer voor het uniek identificeren van producten.

GS1-factuur Standaard factuurbericht dat de leverancier aan de afnemer stuurt om afgenomen producten en diensten te betalen. Engels: Invoice.

GS1-order Standaard orderbericht waarmee de afnemer - via EDI - een bestelling kan plaatsen bij de leverancier. Engels: Order.

GS1-

orderbevestiging

Standaard orderbevestigingbericht waarmee de leverancier - via EDI - een terugkoppeling kan geven aan de afnemer over een eerder geplaatste order. Engels: Order Response.

GS1-verzendbericht Met het GS1-verzendbericht geeft de leverancier of logistiek dienstverlener - via EDI - aan de afnemer door wanneer welke producten worden afgeleverd. Engels: Despatch Advice. Synoniem: elektronische pakbon.

GS1 GTSH GS1 Global Traceability Standard for Healthcare. De GS1-standaard die traceerbaarheid ondersteunt.

Logistieke eenheid Elke verzameling goederen die niet ´vast´ is verbonden aan andere goederen en die door de gehele logistieke keten afzonderlijk tussen afzender en ontvanger te volgen is. Dit kunnen bijvoorbeeld dozen, kratten, pallets of containers zijn.

Medisch hulpmiddel Engels: Medical Device. Elk instrument, toestel of apparaat, software, stof of andersoortig artikel dat of die alleen of in combinatie wordt gebruikt, met inbegrip van de software die door de fabrikant speciaal is bestemd om te worden gebruikt voor diagnostische en/of therapeutische doeleinden en voor de goede werking ervan benodigd is, door de fabrikant bestemd om bij de mens te worden aangewend voor: - Diagnose, preventie, bewaking, behandeling of verlichting van ziekten. - Diagnose, bewaking, behandeling, verlichting of compensatie van verwondingen of een handicap. - Onderzoek naar of vervanging of wijziging van de anatome of van een fysiologisch proces. - Beheersing van de bevruchting waarbij de belangrijke beoogde werking in of aan het menselijk lichaam niet met farmacologische of immunologische middelen of metabolisme wordt bereikt, maar wel door dergelijke middelen kan worden ondersteund. Bron: Richtlijn medische hulpmiddelen

http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CONSLEG:1993L0042:20031120:NL:PDF


Primaire verpakking Het eerste niveau van verpakking dat in rechtstreeks contact met het product staat en gemarkeerd is met een datadrager op de verpakking of met een label dat op de verpakking is geplakt. Kan bestaan uit één enkel artikel of een groep artikelen voor één enkele therapie zoals een kit. Voor verpakkingsconfiguraties die een consumentenartikel bevatten, is het primaire verpakkingsniveau een niveau onder dat van het consumentenartikel.

Secundaire

verpakking

Een niveau van verpakking dat is gemarkeerd met een AIDC-datadrager die een of meer primaire verpakkingen of een groep primaire verpakkingen met één enkel artikel kan bevatten.

Serial Shipping

Container Code

(SSCC)

Deze GS1-verzendcode wordt gebruikt om verzendeenheden te identificeren. De SSCC bestaat uit een uitbreidingsnummer, GS1-bedrijfsnummer, volgnummer en controlecijfer.

Traceerbaarheid De mogelijkheid om de historie, toepassing of locatie van een artikel te traceren.


Appendix Bronnen en referenties

GS1 Standards Document – GS1 Global Traceability Standard

for Healthcare

GS 1 Healthcare 2009

GS1 Global Traceability Standard for Healthcare (GTSH) -

Impementation Guide

GS 1 Healthcare 2009.

www.swissmedic.ch/rueckrufe_medizinprodukte/archiv/index.

html?lang=en

Swissmedic 2011

GLN in Healthcare Implementation Guide GS 1 Healthcare 2010

Handboek GS1-codesysteem GS1 Nederland 2007

Invoeringsconventies gezondheidszorg voor de elektronische

berichten, order, orderbevestiging, verzendbericht en factuur

GS1 Nederland vanaf 1993

AIDC in Healthcare Implementation Guide GS 1 Healthcare 2010

AIDC in de gezondheidszorg Implementatierichtlijn (vertaling

van bovenstaande publicatie)

GS 1 Healthcare 2011

Monitor Zorggerelateerde Schade 2008

www.onderzoekpatientveiligheid.nl

Nivel 2010

Inventory Management for the OR at the UMCU:

Are there efficiency opportunities?

Tom Pereboom 2010

Effect of Bar-code Technology on the Safety of Medication

Administration. By Eric G. Poon e.a.

New England Journal of Medicines

2010

Kwestie van meten – voorraadoptimalisatie door integratie en

registratie

UMC Nijmegen 2010

Onderzoek kwaliteit van barcodes op steriele implantaten GS 1 Nederland i.s.m. Erasmus MC

2011

www.igz.nl IGZ 2011

http://www.gs1.org/docs/gsmp/traceability/Global_Traceability_Standard_Healthcare.pdf

http://www.gs1.org/docs/gsmp/traceability/Global_Traceability_Standard_Healthcare.pdf


http://www.gs1.org/sites/default/files/docs/gsmp/healthcare/GLN_Healthcare_Imp_Guide.pdf

http://www.gs1.nl/support/gs1-barcode/gs1-barcode.html



http://www.gs1.org/sites/default/files/docs/gsmp/healthcare/AIDC_Healthcare_Imp_Guide.pdf


www.onderzoekpatientveiligheid.nl

http://www.nejm.org/doi/full/10.1056/NEJMsa0907115

http://www.nejm.org/doi/full/10.1056/NEJMsa0907115

www.igz.nl


Contact

Mocht u naar aanleiding van het lezen van deze business case meer informatie

willen, kijk voor meer informatie op www.gs1.nl/samenzorgen.

U kunt ook contact opnemen met GS1 Nederland via de mail: [email protected] of

bel naar: 020-5113820.

GS1 Nederland is al meer dan 30 jaar de drijvende kracht achter de realisatie van verbeteringen in de keten. Onze aandachtsgebieden zijn samen werken aan een passend aanbod voor de consument, vernieuwende logistiek en het delen van informatie. Met en voor het bedrijfsleven maken wij afspraken en vertalen deze naar concrete oplossingen voor diverse sectoren.


mailto:[email protected]


Deze business case beschrijft de kosten en de baten die zijn gemoeid bij het invoeren van traceerbaarheid van medische hulpmiddelen tot en met de patiënt, met behulp van GS1-standaards.

Patiëntveiligheid en efficiency in de OK · 2018-07-03 · Centra (NFU), de Vereniging van...

Documents

Transcript of Patiëntveiligheid en efficiency in de OK · 2018-07-03 · Centra (NFU), de Vereniging van...