Papier....zeg maar dag met je handje!

25
Information & Information & Document Management Document Management 2009 2009

description

Het Nationaal Business Archief (NBA) en de Maatschappelijke Kosten Baten Analyse (MKBA)

Transcript of Papier....zeg maar dag met je handje!

Page 1: Papier....zeg maar dag met je handje!

Information & Information & Document Document ManagementManagement20092009

Page 2: Papier....zeg maar dag met je handje!

Visie op documenten, Visie op documenten, informatie en haar informatie en haar samenhang samenhang

Ben A.Otten MITBen A.Otten MIT

Projectdirecteur Projectdirecteur

Nationaal Business Archief Nationaal Business Archief

Page 3: Papier....zeg maar dag met je handje!

Visie op documenten, Visie op documenten, informatie en haar informatie en haar samenhangsamenhang

Enorme papier groeiEnorme papier groei Behoefte aan samenhangende informatieBehoefte aan samenhangende informatie Automatische toegankelijkheidAutomatische toegankelijkheid Netwerk generator van zoekbegrippenNetwerk generator van zoekbegrippen

Page 4: Papier....zeg maar dag met je handje!

Visie op documenten, Visie op documenten, informatie en haar informatie en haar samenhangsamenhang

Achtergrond informatieAchtergrond informatie Functie interesseprofielenFunctie interesseprofielen Personaliseren van informatiePersonaliseren van informatie Zoeken naar documenten: Zoeken naar documenten:

van mensenwerk naar intelligente van mensenwerk naar intelligente

softwaresoftware

Page 5: Papier....zeg maar dag met je handje!

Papier…….Papier…….

zeg maar dag met je handjezeg maar dag met je handje

Page 6: Papier....zeg maar dag met je handje!

TopicsTopics

Proces denken en doenProces denken en doen Automatische toegankelijkheidAutomatische toegankelijkheid en retrievalen retrieval MKBA voor investeringenMKBA voor investeringen

Page 7: Papier....zeg maar dag met je handje!

BedrijfsArch.

Ex. Arch.

Reg. Arch.

Opslag

IndexDoc

Mag

netis

ch

Doc.

Algemene Configuratie NBA-unit en services

Scanner

Data base

Afhandelaars

Print Serv.

Internet

Interne en externe gebruikers

BAO/26/11/2007

Doc.

ProcessFlow

Jukebox

of

Computer Services

Page 8: Papier....zeg maar dag met je handje!

PROCES DENKEN PROCES DENKEN EN DOENEN DOEN

Page 9: Papier....zeg maar dag met je handje!

Veel projecten lijken op Veel projecten lijken op een roulettespeleen roulettespel

hoge inzethoge inzet

lage winstlage winst

Page 10: Papier....zeg maar dag met je handje!

Hard- en software Hard- en software leveranciersleveranciers

Zijn geen vijandenZijn geen vijanden

Doch compagnonsDoch compagnons

Page 11: Papier....zeg maar dag met je handje!

Visionair managementVisionair management

Is de reddingsboei voor organisatiesIs de reddingsboei voor organisaties

In crisistijdIn crisistijd

Page 12: Papier....zeg maar dag met je handje!

De 8 PROJECTREGELSDe 8 PROJECTREGELS

BBlijf de baas over je lijf de baas over je projectproject

EErger je alleen aan je rger je alleen aan je zelfzelf

NNeem de tijd voor je eem de tijd voor je mensenmensen

OOntloop niet de ntloop niet de problemenproblemen

TTerug kijken is erug kijken is vooruit zienvooruit zien

TToon leiderschapoon leiderschap EEenvoud siert de envoud siert de

oplossingoplossing NNeem altijd besluiteneem altijd besluiten

Page 13: Papier....zeg maar dag met je handje!

AUTOMATISCHE AUTOMATISCHE TOEGANKELIJKHEIDTOEGANKELIJKHEIDEN RETRIEVALEN RETRIEVAL

Page 14: Papier....zeg maar dag met je handje!

NBA Schematisch

Uniforme Voorschriften

Digitaliseren Computer

Opleiding en training

Bedrijfs-Archief

Openbaar Archief

Business Archief

Bedrijven DerdenSelectie

NBA(POG)

StichtingNBA

WEB

· Scanning· Toegankelijkheid· Computeropslag· Bewaartermijnen· Archiefselectie· Leerdoelen· Organisatie· Rapportage

Doc.

Index

BAO

Page 15: Papier....zeg maar dag met je handje!
Page 16: Papier....zeg maar dag met je handje!

MKBA VOOR MKBA VOOR INVESTERINGEN INVESTERINGEN

Page 17: Papier....zeg maar dag met je handje!

MKBA voor investeringenMKBA voor investeringen

Vooronderzoek Vooronderzoek MKBAMKBA

Nationaal Business Nationaal Business ArchiefArchief

Onderzoek Onderzoek uitgangspuntenuitgangspunten

Effecten NBAEffecten NBA BedrijfseconomischBedrijfseconomisch MaatschappelijkMaatschappelijk HaalbaarheidHaalbaarheid

Page 18: Papier....zeg maar dag met je handje!

MKBA voor investeringenMKBA voor investeringen

Bronnen Bedrijfseconomische EffectenBronnen Bedrijfseconomische Effecten Bronnen Maatschappelijke EffectenBronnen Maatschappelijke Effecten Haalbaarheid van het OnderzoekHaalbaarheid van het Onderzoek

Page 19: Papier....zeg maar dag met je handje!

Mogelijke besparingen in Mogelijke besparingen in het proceshet proces

elektronische dossiers elektronische dossiers personeelscapaciteit - 20%personeelscapaciteit - 20%

doorlooptijd - 20%doorlooptijd - 20% bewerkingstijd - 10%bewerkingstijd - 10% zoektijd - 50%zoektijd - 50% klantvragen - 20%klantvragen - 20%

Page 20: Papier....zeg maar dag met je handje!

Mogelijke besparingen in Mogelijke besparingen in het proceshet proces

workflow -30%workflow -30% doorlooptijd - 50%doorlooptijd - 50% bewerkingstijd - 25%bewerkingstijd - 25% zoektijd - 70%zoektijd - 70% klantvragen -50%klantvragen -50%

Page 21: Papier....zeg maar dag met je handje!

ConclusiesConclusies

Ten aanzien van de kosten is voldoende Ten aanzien van de kosten is voldoende

informatie beschikbaarinformatie beschikbaar

Ook voor de baten is voldoendeOok voor de baten is voldoende

Informatie beschikbaarInformatie beschikbaar

Page 22: Papier....zeg maar dag met je handje!

Algemene conclusie Algemene conclusie is dat het uitvoerenis dat het uitvoerenvan een MKBA goed van een MKBA goed mogelijk is mogelijk is Indien u het realiseren van het NBA Indien u het realiseren van het NBA wilt ondersteunen kunt u lid worden wilt ondersteunen kunt u lid worden van de “vrienden van het NBA” en van de “vrienden van het NBA” en ontvangt u als eerste het ontvangt u als eerste het eindrapport eindrapport

Page 23: Papier....zeg maar dag met je handje!

Bedrijfseconomische Bedrijfseconomische effecten NBAeffecten NBA

Kosten worden gevormd door het Kosten worden gevormd door het digitaliseren van het archiefdigitaliseren van het archief Baten ontstaan door de besparingenBaten ontstaan door de besparingen bij effectievere bedrijfsvoeringbij effectievere bedrijfsvoering het instellen van elektronischehet instellen van elektronische dossiers die via internet toegankelijk zijndossiers die via internet toegankelijk zijn het verwerken van data met eenhet verwerken van data met een geautomatiseerd workflow procesgeautomatiseerd workflow proces

Page 24: Papier....zeg maar dag met je handje!

KEEP on SMILINGKEEP on SMILING

The BossThe Boss Loves IdiotsLoves Idiots

Page 25: Papier....zeg maar dag met je handje!