Paper 2 Scope

27
PAPER 2 Project Scope Management Oleh: I Gede Agus S.N. 1101130240 Hamdan Mubarokah 1101130241 Andy Sastrawinata 1101130337 Muhammad Afiq 1101130339 Reza Abdul Rozaq 1101130340 Immanuel Wicaksono 1101131351 KELOMPOK 4 TT-37-G1 Telkom University Bandung 2015

description

Project Scope Management

Transcript of Paper 2 Scope

Page 1: Paper 2 Scope

PAPER 2

Project Scope Management

Oleh:

I Gede Agus S.N. 1101130240

Hamdan Mubarokah 1101130241

Andy Sastrawinata 1101130337

Muhammad Afiq 1101130339

Reza Abdul Rozaq 1101130340

Immanuel Wicaksono 1101131351

KELOMPOK 4

TT-37-G1

Telkom University

Bandung

2015

Page 2: Paper 2 Scope

PAPER 2

Project Scope Management

Oleh:

I Gede Agus S.N. 1101130240

Hamdan Mubarokah 1101130241

Andy Sastrawinata 1101130337

Muhammad Afiq 1101130339

Reza Abdul Rozaq 1101130340

Immanuel Wicaksono 1101131351

KELOMPOK 4

TT-37-G1

Telkom University

Bandung

2015

1

Page 3: Paper 2 Scope

Project Scope Management

Project Scope Management pada dasarnya berkaitan dengan pendefinisian semua pekerjaan proyek

dan pekerjaan-pekerjaan yang diperlukan untuk memenuhi tujuan dari proyek tersebut. Project

scope management meliputi dari 2 hal yaitu ruang lingkup proyek dan produk. Ruang lingkup

produk berkaitan dengan karakteristik produk, layanan atau hasil dari proyek yang dikerjakan.

Sedangkan ruang lingkup proyek meliputi pekerjaan pekerjaan yang harus dilakukan untuk

membuat atau memberikan sebuah produk, layanan atau hasil dari proyek dengan fitur dan atau

fungsi tertentu. Proses biasanya mengatur atau mengelola ruang lingkup proyek yang bervariasi dan

biasanya didefinisikan sebagai bagian dari siklus hidup proyek. Dalam project scope management

ada 5 proses yang dilakukan adalah :

1. Collect Requirements

Proses mendefinisikan dan mendokumentasikan keinginan stakeholders untuk memenuhi

tujuan proyek

2. Define Scope

Proses mengembangkan/membuat penjelasan secara detail atau rinci mengenai proyek dan

produk

3. Create WBS

Proses membagi project deliverables dan pekerjaan proyek ke bagian yang lebih kecil lagi

dan lebih mudah mengelola komponen-komponennya

4. Verify Scope

Proses menyusun penerimaan deliverables proyek yang telah selesai

5. Control Scope

Proses mengawasi status dari ruang lingkup proyek dan produk dan mengatur/mengelola

perubahan dengan ruang lingkup dasar/baseline

I. Collection Requirement (Mengumpulkan persyaratan/kebutuhan)

Proses untuk mendefinisikan dan melakukan dokumentasi terhadap keinginan stakeholder. Hal

tersebut berguna untuk untuk menemukan kebutuhan produk, termasuk kuantitas dan kebutuhan

dokumen dan harapan sponsor, customer, dan stakeholder lainnya. Permintaan tersebut butuh untuk

dianalisis, dicatat pada detail yang cukup untuk dipastikan ketika proyek tersebut berjalan. Collect

requirement adalah mendefinisikan dan mengatur harapan customer.

2

Page 4: Paper 2 Scope

1. Collection Requirement : Inputs

a. Project Charter

Project charter menyediakan kebutuhan level tinggi dan deskripsi produk level tinggi

dari sebuah proyek sehingga detail dari kebutuhan produk dapat dikembangkan.

b. Stakeholder Register

Stakeholder register digunakan untuk mengidentifikasi stakeholder yang menyediakan

informasi pada detail proyek dan kebutuhan produk

2. Collection Requirement : Tools and Techniques

a. Interviews

Adalah pencapaian formal dan informal untuk menemukan informasi dari stakeholder

dengan berbicara secara langsung. Caranya adalah bertanya secara spontan dan

mencatat jawabannya. Interview dilakukan secara satu per satu. Namun dapat dilakukan

bersamaan menjadi sebuah “multiple interview”.

b. Focus group

Adalah untuk mengetahui harapan mengenai produk, jasa, dan hasil. Moderator yang

terlatih memimpin grup melalui diskusi interaktif, dirancang lebih interaktif dibanding

dengan interview.

c. Facilitated workshops

Facilitated workshops merupakan sebuah sesi focus untuk stakeholder dalam

mendefinisikan permasalahan yang ada dan menemukan solusinya bersama-sama.

Keuntungan dari teknik ini adalah permasalahan dapat diselesaikan lebih cepat

dibanding dengan sesi individu. Contoh: facilitated workshops bernama Joint

Application Development (JAD) digunakan pada software pengembangan industry.

Fasilitas ini focus untuk membawa user dan tim pengembang bersama-sama melakukan

improve pada software pengembangan.

d. Group creativity techniques

3

Page 5: Paper 2 Scope

1) Brainstorming: tekik yang digunakan untuk mengumpulkan berbagai usulan yang

berkaitan dengan proyek dan kebutuhan produk

2) Nominal group technique: teknik yang melengkapi brainstorming dengan proses

pengambilan suara, sehingga dapat diketahui usul yang dapat diprioritaskan.

3) The Delphi technique: merupakan grup terpilih dari jawaban yang paling baik pada

kuesioner, sehingga dapat memberikan feedback.

4) Mind Mapping: ide-ide yang tercipta melalui brainstorming kemudian

digabungkan pada single map, untuk merefleksikan persamaan dan perbedaan

dalam pemahaman untuk kemudian menciptakan ide baru.

5) Affinity Diagram: Merupakan ide-ide yang berjumlah banyak, untuk kemudian

diseleksi pada group-group sesuai analisis.

e. Group decision making techniques

Proses mengumpulkan beberapa usulan dengan harapan hasil dalam bentuk resolusi

masa depan yang nyata. Berikut merupakan metode untuk menentukan keputusan,

contoh:

1) Unanimity: semua setuju pada keputusan

2) Majority: lebih dari 50% member pada grup

3) Plurality: blok terbesar pada grup

4) Dictatorship: satu orang yang memutuskan

f. Questionnaries and Surveys

Kuesioner dan survey adalah beberapa pertanyaan untuk melakukan akumulasi

informasi terhadap responden yang jumlahnya besar.

g. Observations

Observasi menyediakan cara langsung mengenai cara pandang pribadi di lingkungan

dan bagaimana mereka melakukan pekerjaan atau tugas. Observasi dikenal juga

sebagai, “job shadowing”, karena dilakukan secara eksternal oleh observer yang

melihat performansi kerja.

h. Prototypes

Menyediakan model pekerjaan dari harapan produk sebelum benar-benar dibangun. Hal

tersebut memungkinkan stakeholder untuk melakukan percobaan dengan model dari

prototype, dibanding harus melakukan diskusi abstrak mengenai proyek tersebut

4

Page 6: Paper 2 Scope

3. Collection Requirement : Outputs

a. Requirement documentation

Deskripsi bagaimana kebutuhan pribadi bertemu dengan kebutuhan bisnis untuk

proyek, komponen dari requirement documentation tidak terbatas pada:

1) Kriteria yang disetujui

2) Akibat kepada organisasi lainnya, seperti, call center, grup teknologi, dsb

3) Functional requirement, mendeskripsikan proses bisnis, informasi,

didokumentasikan dalam bentuk requirement list.

b. Requirement management plan

Bagaimana dokumentasi dianalisis, didokumentasi, dan diatur dalam sebuah proyek.

Manajer proyek harus memilih hubungan yang paling efektif untuk proyek dan

mendokumentasikan approach tersebut dalam requirement management plan.

Komponen dari requirement management plan tidak terbatas pada:

1) Bagaimana aktivitas permintaan direncanakan dan dilaporkan.

2) Proses prioritas kebutuhan

3) Matriks produk yang akan digunakan

c. Requirement traceability matrix

Tabel yang menghubungkan permintaan dan melacak hal tersebut melalui project life

cycle. Implementasi dari requirement traceability matrix membantu untuk memastikan

setiap requirement menambahkan nilai bisnis dengan menghubungkan ke obyek

proyek. Sehingga memastikan bahwa requirement tersebut disetujui pada dokumentasi

permintaan dan dapat tersampaikan pada akhir proyek. Proses tersebut termasuk:

1) Requirement untuk design produk

2) Requirement untuk perkembangan produk

3) Requirement untuk lingkup proyek

II. Define Scope (Mendefinisikan Ruang Lingkup)

Pendefinisian ruang lingkup adalah proses mendeskripsikan atau menyampaikan sebuah proyek

kedalam area yang lebih rinci dan detail. Definisi ruang lingkup yang benar merupakan faktor

penting bagi keberhasilah sebuah proyek. Jika definisi ruang lingkup tidak jelas, maka akan terjadi

beberapa hal yang tidak diinginkan seperti estimasi biaya menjadi tidak jelas, waktu pengerjaan

tidak dapat diperkirakan dengan pasti, adanya permintaan dari stakeholder diluar service yang

diberikan, dan lainnya. Definisi ruang lingkup sendiri merupakan kontrol terhadap variabel-variabel

5

Page 7: Paper 2 Scope

yang berpengaruh didalam sebuah proyek. Proses pendefinisian ruang lingkup ini meliputi 3 alur

proses yaitu inputs, tools & technique, dan outputs.

Gbr. Model proses define scope

1. Define Scope : Inputs

a. Project Charter, merupakan dokumentasi sebagai dasar awal dari proyek yang akan

dilakukan. Project Charter ini terdiri dari beberapa kesepakatan atau deskripsi inti

mengenai proyek yang akan dikerjakan secara jelas.

b. Requirements Documentation, merupakan dokumentasi yang dibutuhkan sebagai acuan

untuk memperbaharui dokumen proyek atau acuan untuk pernyataan ruang lingkup

proyek.

c. Organizational Process Assets, termasuk didalamnya adalah kebijakan, prosedur, dan

templat untuk project scope statement, dll.

2. Define Scope : Tools and Technique

a. Expert Judgement, merupakan pendapat atau kebijakan yang dikeluarkan oleh pihak-

pihak tertentu yang ahli dalam bidangnya dan cukup sering digunakan untuk

menganalisa informasi yang dibutuhkan untuk membuat project scope statement.

Expert judgement biasanya dilakukan oleh unit tertentu didalam sebuah organisasi,

konsulltan, stakeholder (pelanggan maupun sponsor), dan lainnya.

b. Product Analysis, merupakan tool yang dapat mentranslasikan hasil sebuah produk

menjadi hasil sebuah produk yang memiliki nilai tertentu. Tool ini menggunakan teknik

seperti system engineering, value engineering, dan lainnya.

c. Alternatives Identification, digunakan untuk mencari benang merah dan

menggabungkan beberapa pendekatan yang bermacam-macam sehingga proyek dapat

dilaksanakan. Teknik yang digunakan adalah brainstorming, dan lainnya.

d. Facilitated Workshop, digunakan untuk menetapkan karakteristik kritis dari sebuah

produk atau service yang sedang dibuat. Contoh: facilitated workshops bernama Joint

Application Development (JAD) digunakan pada software pengembangan industry.

6

Page 8: Paper 2 Scope

Fasilitas ini focus untuk membawa user dan tim pengembang bersama-sama melakukan

improve pada software pengembangan.

3. Define Scope : Outputs

a. Project Scope Statement, merupakan penggambaran detail mengenai service yang

dilakukan terhadap pengerjaan proyek, sehingga terjadi sebuah kesepakatan mengenai

batasan pengerjaan proyek antara tim proyek dengan stakeholder. Project Scope

Statement dapat menjadi dasar dari tim proyek untuk melakukan perencanaan yang

spesifik, menjadi acuan tim proyek dalam melakukan eksekusi, dan melakukan evaluasi

atas batasan proyek. Detail yang ada pada Project Scope Statement, baik secara

langsung, maupun referensi dari dokumen lain, adalah :

Project scope description, merupakan bentuk deskripsi mengenai karakteristik dari

produk atau service yang tercantum dalam project charter dan requirements

documentation.

Product acceptance criteria, mendefinisikan proses dan kriteria untuk menerima

produk, service, atau hasil yang sudah selesai.

Project deliverables, hasil akhir termasuk produk atau service dalam sebuah proyek,

dapat berupa project management reports atau dokumentasi,

Project exclusions. Secara umum mengidentifikasi sesuatu yang tidak termasuk

kedalam proyek. Secara eksplisit mengarahkan ekspektasi dari stakeholder mengenai

batasan proyek.

Project constraints, mendeskripsikan kendala proyek secara spesifik bersamaan dengan

ruang lingkup proyek yang membatasi pilihan dari sebuah tim.

Project assumptions, mendeskripsikan asumsi proyek secara spesifik bersamaan

dengan ruang lingkup proyek dan potensi akibat yang bisa terjadi jika asumsi yang ada

terbukti salah.

b. Project Document Updates, merupakan Project Document yang dapat diperbaharui,

tetapi tidak terbatas untuk :

- Stakeholder register,

- Requirements documentation, dan

- Requirement traceability matrix

7

Page 9: Paper 2 Scope

III. Create WBS (Membuat Work Breakdown Structure)

Membuat WBS adalah proses membagi project deliverables dan pekerjaan proyek ke bagian yang

lebih kecil lagi dan lebih mudah mengelola komponen-komponennya. The WBS atau work

breakdown structure adalah deliverable-oriented hirarki dekomposisi pekerjaan yang harus

dijalankan oleh tim proyek untuk mencapai tujuan proyek dan menciptakan hasil yang diperlukan,

dengan tingkatan semakin menurun dari WBS mewakili semakin rinci definisi pekerjaan proyek

tersebut. WBS mengatur dan mendefinisikan total ruang lingkup proyek dan merepresentasikan

pekerjaan yang telah ditentukan/dispesifikasikan dalam project scope statement yang disetujui.

Dalam WBS , tingkatan terendah adalah Work Packages, dimana work packages bisa dijadwalkan ,

diestimasikan biayanya, diawasi dan dikontrol. Hal ini mengacu pada pengerjaan produk atau

deliverables/hasil proyek bahwa hasil tersebut adalah hasil usaha dan bukan untuk usaha itu sendiri.

Gbr. model proses create WBS

WBS penting untuk dibuat karena :

1. Menyediakan framework untuk perencanaan proyek lainnya

2. Membantu meyakinkan bahwa semua pekerjaan proyek sudah termasuk didalam rencana

3. Menghasilkan estimasi yang akurat dan pengukuran tujuan yang tepat

4. Menyediakan alat bantu yang lengkap dan konsisten untuk pengumpulan dan pelaporan

status proyek (jadwal progress dengan perencanaan, progres penghitungan biaya dengan

perencanaan, dan laporan proyek kepada manajemen)

8

Page 10: Paper 2 Scope

Gbr. Create WBS data flow diagram

1. Create WBS : Inputs

a. Project scope statement

Detail yang ada pada Project Scope Statement, baik secara langsung, maupun referensi

dari dokumen lain, adalah :

Project scope description

Product acceptance criteria

Project deliverables

Project exclusions

Project constraints

b. Requirement documentation

Deskripsi bagaimana kebutuhan pribadi bertemu dengan kebutuhan bisnis untuk

proyek, komponen dari requirement documentation tidak terbatas pada:

1) Kriteria yang disetujui

2) Akibat kepada organisasi lainnya, seperti, call center, grup teknologi, dsb

9

Page 11: Paper 2 Scope

3) Functional requirement, mendeskripsikan proses bisnis, informasi,

didokumentasikan dalam bentuk requirement list

c. Organizational process assets

Proses organisasi aset yang dapat mempengaruhi proses Create WBS adalah :

1) Kebijakan, prosedur dan template untuk WBS

2) File proyek dari proyek sebelumnya

3) Pelajaran dari proyek sebelumnya

2. Create WBS : Tools and Techniques

a. Decomposition

Dekomposisi adalah membagi dari deliverables proyek menjadi bagian lebih kecil lagi,

komponen lebih mudah dikelola sampai pekerjaan dan deliverables ditetapkan ke paket

tingkat pekerjaan. Dalam work packages level, biaya dan durasi aktivitas dapat

diestimasi dan dikelola secara andal. Tingkatan pekerjaan tersebut tergantung dari

variasi ukuran dan kompleksitas proyek.

Dekomposisi dari total pekerjaan proyek menjadi paket pekerjaan proyek melibatkan

berbagai aktivitas diantaranya :

1. Identifikasi dan analisis deliverables(hasil) dan pekerjaan yang berkaitan

2. Strukturisasi dan mengatur WBS

3. Dekomposisi level atas WBS menjadi level yang lebih rendah

4. Pengembangan dan penugasan identifikasi kode kode untuk WBS komponen

5. Verifikasi tingkatan pekerjaan yang penting/perlu dan cukup

10

Page 12: Paper 2 Scope

Struktur dari WBS dapat dibuat dalam beberapa bentuk, seperti :

1. Menggunakan fase dari siklus hidup proyek sebagai level paling atas dalam

dekomposisi, dengan produk dan hasil proyek masuk dalam level setelahnya

11

Page 13: Paper 2 Scope

2. Menggunakan tujuan/hasil utama sebagai level pertama tingkat dekomposisi

3. Menggunakan subproyek yang mungkin dikembangkan oleh tim lain tim selain

proyek seperti kontrak kerja. Dan penjual memberikan dukungan kontrak WBS

sebagai bagian dari kontrak kerja

WBS dapat dikerjakan dengan berbagai metode seperti fishbone diagram, diagram

organisasi atau metode lainnya. Namun jika dekomposisi berlebihan dapat mengarah ke

usaha nonproduktif manajemen, ketidakefisienan sumber daya dan mengurangi

efisiensi performansi dalam pekerjaan. Namun dekomposisi ini tidak cocok jika

digunakan untuk proyek atau subproyek yang akan dicapai jauh dimasa yang akan

datang.

3. Create WBS : Outputs

a. WBS

WBS difinalisasi dengan menetapkan akun control untuk paket pekerjaan dan identitas

yang unik dari sebuah kode akun. Identitas ini menyediakan struktur untuk simpulan

hirarki dari biaya, jadwal dan sumber daya informasi. Masing masing akun control

mungkin bisa termasuk dalam satu atau lebih paket pekerjaan tetapi tiap paket

pekerjaan harus berhubungan/terkait hanya dengan satu akun control.

b. WBS kamus

12

Page 14: Paper 2 Scope

Adalah dokumen yang dihasilkan dengan proses create WBS yang mendukung WBS.

Isinya adalah menjelaskan lebih detail lagi paket pekerjaan dan akun

pengendali/control. Seperti kode dari pengenal akun, deskripsi kerja, organisasi yang

bertanggung jawab, urutan dari jadwal, berkaitan jadwal aktifitas, sumber daya yang

dibutuhkan, estimasi biaya, kualitas yang diinginkan, kriteria yang diterima/sesuai,

informasi kontrak.

c. Scope baseline

Komponen dari ruang lingkup dasar yaitu :

1) Pernyataan ruang lingkup proyek

Termasuk deskripsi ruang lingkup produk dan proyek deliverables/hasil dan

menentukan kriteria lulus produk

2) WBS

WBS menentukan masing-masing deliverables dan dekomposisi dari deliverables

menjadi paket kerja

3) Kamus WBS

Menjelaskan secara rinci deskripsi dari pekerjan dan dokumentasi teknik untuk tiap

elemen WBS

d. Project document updates

Proyek dokumen akan diperbarui jika permintaan perubahan yang disetujui hasil dari

proses pembuatan WBS.

IV. Verify Scope (Verifikasi ruang lingkup)

Verifikasi ruang lingkup adalah proses menyusun penerimaan deliverables proyek yang sudah

selesai. Dalam verifikasi, terdapat tinjauan deliverables dengan pelanggan atau sponsor untuk

meyakinkan bahwa mereka telah memenuhi kepuasan dan memperoleh penerimaan deliverables

dari pelanggan atau sponsor. Verifikasi ruang lingkup fokus pada penerimaan deliverables.

13

Page 15: Paper 2 Scope

Gbr. Model verifikasi ruang lingkup

Gbr. Diagram flow data verifikasi ruang lingkup

1. Verify Scope : Inputs

a. Project management plan

1) Pernyataan ruang lingkup proyek

Termasuk deskripsi ruang lingkup produk dan proyek deliverables/hasil dan

menentukan kriteria lulus produk

2) WBS

WBS menentukan masing-masing deliverables dan dekomposisi dari deliverables

menjadi paket kerja

3) Kamus WBS

Menjelaskan secara rinci deskripsi dari pekerjan dan dokumentasi teknik untuk tiap

elemen WBS

b. Requirements documentation

Urutan atau catatan semua proyek, produk, teknis dan semua kebutuhan yang harus

tersedia untuk proyek dan produk, bersamaan dengan penerimaan kriteria.

c. Requirements traceability matrix

Berhubungan dengan kebutuhan untuk keaslian dan mengarahkannya kearah siklus

hidup proyek.

d. Validated deliverables

Validasi deliverables diselesaikan dan diperiksa ketelitian dengan proses kontrol

kualitas tampilan

14

Page 16: Paper 2 Scope

2. Verify Scope : Tools and Technique

a. Inspection

Semua aktifitas seperti pengukuran, pengujian, verifikasi untuk menentukan apakah

pekerjaan dan deliverables memenuhi persayaratan dan memenuhi kriteria produk.

Inspeksi sering disebut meninjau , meninjau produk, audit dan panduan.

3. Verify Scope : Outputs

a. Accepted deliverables

Deliverable yang memenuhi kriteria penerimaan produk ditandatangani dan diterima

oleh pelanggan atau sponsor. Dokumentasi resmi yang diterima dari pelanggan atau

sponsor mengakui penerimaan stakeholder atas deliverables proyek dan dilanjutkan ke

close project.

b. Change requests

Deliverables yang tidak diterima didokumentasikan , bersama dengan alasan

penolakannya. Deliverables tersebut mungkin membutuhkan perubahan permintaan

dari perbaikan kesalahan/cacat.

c. Project documents update

Dokumen proyek mungkin diperbarui sebagai hasil dari proses verifikasi ruang lingkup

termasuk semua dokumen yang menentukan produk atau laporan status dalam

penyelesaian produk.

V. Control Scope (Mengontrol ruang lingkup)

Control scope (mengontrol), proses pemantauan status proyek ,ruang lingkup produk dan mengelola

perubahan ruang lingkup proyek.

Gbr. Model proses control scope

1. Control Scope : input

a. Perencanaan menejemen proyek

15

Page 17: Paper 2 Scope

1) Scope Baseline(ruang lingkup secara garis besar)

Membandingkan hasil aktual untuk menentukan apakah adanya perubahan,

tindakan korektif, atau tindakan pencegahan yang diperlukan

2) Scope management plan( perencanaan)

Menjelaskan bagaimana ruang lingkup proyek akan dikelola dan dikendalikan.

3) Change management plan( perubahan perencanaan )

Mendefinisikan proses untuk mengelola perubahan pada proyek

4) Configuration management plan

5) Requirements management plan

Mencakup bagaimana persyaratan kegiatan akan merencanakan, mencari,

melaporkan dan bagaimana perubahan pada produk, layanan, atau persyaratan hasil

akan dimulai

b. Informasi kemampuan kerja

Informasi mengenai perkembangan proyek, penyampaian dari hasil kerja dari awal

proyek sampai akhir

c. Persyaratan dokumen

Urutan atau catatan semua proyek, produk, teknis dan semua kebutuhan yang harus

tersedia untuk proyek dan produk, bersamaan dengan penerimaan kriteria

d. Persyaratan traceability matrix

Berhubungan dengan kebutuhan untuk keaslian dan mengarahkannya kearah siklus

hidup proyek.

e. Proses kepemilikan organisasi

2. Control Scope : Tools and Techniques

a. Analisis varian

Proyek pengukuran kinerja digunakan untuk menilai berapa besar variasi dari ruang

lingkup. Aspek penting dari pengendalian proyek termasuk menentukan penyebab dan

tingkat varians relatif terhadap ruang lingkup.

3. Control Scope : Output

a. Pengukuran kemampuan kerja

Pengukuran dapat mencakup kinerja teknis yang direncanakan atau pengukuran di

ruang lingkup lainnya

b. Proses kepemilikan yg baru

1) Penyebab dari varians

16

Page 18: Paper 2 Scope

2) Loreksi, perbaikan atau tindakan terpilih dan (alasan)

c. Change request

Mencakup tindakan preventif, korektif atau perbaikan

d. Rencana menejemen proyek terbaru

1) Scope baseline update

Apabila permintaan perubahan disetujui dan berpengaruh pada ruang lingkup

proyek, maka pernyataan ruang lingkup direvisi lalu diterbitkan kembali untuk

menggambarkan adanya perubahan yang disetujui

2) Other baseline update

jika permintaan perubahan disetujui memiliki efek pada ruang lingkup proyek,

maka dasar biaya yang sesuai dan baseline jadwal direvisi lalu diterbitkan kembali

untuk menggambarkan adanya perubahan disetujui

e. Dokumen proyek terbaru

Dokumen proyek mungkin diperbarui sebagai hasil dari proses verifikasi ruang lingkup

termasuk semua dokumen yang menentukan produk atau laporan status dalam

penyelesaian produk

VI. Studi Kasus

Proyek Online trading system pada PT. Universal Broker Indonesia

PT. Universal Broker Indonesia ingin mengubah sistem lama dalam penjualan saham menjadi

sistem trading online. Kemudian manajemen merencanakan proyek online trading system selama

135 hari oleh 14 orang. Dalam proyek tersebut dilakukan dalam 6 tahapan yaitu planning, initiation,

design, coding, testing dan implementation. Dalam pelaksanaannya diperlukan manajemen ruang

lingkup yakni untuk mengembangkan dan membatasi ruang lingkup proyek yang akan

dikembangkan. Setelah menentukan tim proyek , maka selanjutnya tim proyek menyiapkan

dokumen yang diperlukan, perjanjian proyek atau project charter dan organizational process

(kebijakan yang dibuat, prosedur proyek) sebagai input untuk menentukan ruang lingkup proyek

tersebut. Kebijakan dari perusahaan tersebut ada 2 yaitu mengganti sistem lama dengan sistem

online yang lebih berkembang atau tetap menggunakan sistem lama yang secara offline. Dokumen

yang dibutuhkan adalah petunjuk pengajuan server, surat persetujuan pembelian server, dll. Lalu

produk yang akan dibuat dianalisa apakah layak dan menguntungkan bagi perusahaan tersebut. Dan

meminta penjelasan informasi dari stakeholder sebagai owner. Setelah itu ruang lingkup dihasilkan

17

Page 19: Paper 2 Scope

yakni : trading (meliputi jual,beli,perubahan dan pembatalan) dan online trading (informasi

saham,pembatalan,jual,beli dan portofolionya. Lalu dibuatlah WBS :

Work Breakdown Stucture Online Trading System Phase

Setelah WBS selesai dibuat menghasilkan kamus WBS yaitu jadwal atau estimasi waktu yang

diperlukan unruk menyelesaikan proyek dimana proses-proses tersebut ada yang dapat dikerjakan

secara bersamaan dengan jumlah pekerja sebanyak 14 orang.

Dalam proses planning tujuan atau deliverables yang dicapai adalah

Data yang terkumpul sudah sesuai dengan apa yang dibutuhkan

Sudah sesuai dengan keinginan dari owner atau sponsor

Dalam proses initiation deliverablesnya adalah

Terpasangnya hardware yang dibutuhkan dan terintegrasi satu sama lain

Jaringan komunikasi juga tersambung ke semua bagian di Bursa Efek

Dalam proses design deliverablesnya adalah

18

Online trading system

135 hari

Planning

2 hari

Initiation

50 hari

Design

11 hari

Coding

102 hari

Testing

10 hari

Implantation

7 hari

1 Meeting

1 collect data3 Buy modul

35 Hardware

50 komunikasi

10 internal test

5 external test

7 Training

Page 20: Paper 2 Scope

Mendesain sistem yang sesuai

Perubahan dalam proses atau melaporkan change request kepada pimpinan proyek

Dalam proses coding deliverablesnya adalah

Program yang terinstal/terpasang di hardware dan sistem

Dalam proses testing deliverablesnya yaitu

Sistem yang ada sudah terpasang semua dan mengecek apakah terdapat error atau tidak

Dan dalam proses implementasi deliverablenya yaitu

Sistem dapat digunakan sesuai dengan keinginan owner dan bertanggung jawab kepada

pimpinan proyek

Setelah deliverables ada, dilakukan verifikasi untuk memastikan apakah deliverables yang telah

selesai dapat diterima oleh pelanggan, dalam hal ini PT. Universal Broker Indonesia. Jika belum

maka perlu adanya change request yang akan membuat dokumen yang ada menjadi update/terkini.

Jika sudah sesuai maka akan masuk ke tahap close project dimana deliverables dapat diterima oleh

pelanggan. Kemudian jika ada change request akan masuk ke proses perform integrated change

control untuk dikelola kembali change request untuk dikerjakan kembali dan disesuaikan dengan

dokumen terkini agar deliverables atau produk dapat diterima kemudian selama proses berlangsung,

ruang lingkup tersebur dikontrol dan diawasi agar tetap sesuai dengan tujuan

proyek/deliverablesnya.

19