2Opslag & Back-up

22

Opslag & Back-up

Dankzij onlineopslag zijn bestanden altijd beschikbaar. Of het nu thuis, onderweg of op het werk is. In dit hoofdstuk leggen we uit hoe dit werkt. Ook back-updiensten komen aan bod.

Opslagdiensten in de cloud zijn een goed alternatief voor de usb-stick als opslagme-dium. Bij de meeste diensten is opslag tot enkele gigabytes (GB) gratis. Deze diensten bieden een aantal voordelen:

— Een usb-stick kunt u vergeten of verliezen. Onlineopslag is altijd bij de hand, mits er toegang tot internet is.

— Het is mogelijk bestanden op afstand te delen, te tonen of er samen aan te werken.— De meeste opslagdiensten voegen (desgewenst) een mapje toe aan de compu-

ter. Alle bestanden die daarin staan worden automatisch gesynchroniseerd met de onlinebestanden. Zo is de nieuwste versie altijd beschikbaar.

— Veel clouddiensten bewaren eerdere versies van bestanden. Handig als u per ongeluk een bestand overschrijft of weggooit. Maar let op: oude versies blijven meestal maximaal 30 dagen bewaard.

Er zitten ook nadelen aan het gebruik van cloudopslag:— Zonder internettoegang hebt u geen toegang tot uw bestanden. Dat kan onder-

weg een probleem zijn.— De bestanden zijn niet altijd makkelijk beschikbaar in het buitenland. Roamingkos-

ten kunnen snel oplopen en bundels voor internet in het buitenland van de provi-ders zijn vaak beperkt. In het buitenland is gebruik van wifi aan te raden.

— Er is een kans dat clouddiensten worden gehackt. Ook maken de diensten soms zelf een fout waardoor gegevens op straat komen te liggen. Als iets onder geen beding mag uitlekken, is opslaan in de cloud nooit een goed idee, tenzij u extra ver-sleuteling toepast (zie ‘Encryptie voor opslagdiensten’ op pagina 29).

— Het opslaan van grote hoeveelheden data in de cloud, denk aan honderden giga-bytes, is vaak duurder dan lokale opslag.

Bij onlineopslag onderscheiden we twee soorten diensten: synchronisatiediensten en back-updiensten.

WeTransferEen handige dienst voor het delen van grote bestanden is WeTransfer (www.wetransfer.com). Daarmee kan gratis tot maximaal 2 GB in één keer ver-zonden worden. De ontvanger krijgt per e-mail een melding en kan het bestand via een link binnen 7 dagen downloaden. Let wel op dat de link niet met een wachtwoord is beveiligd en dus doorgestuurd kan worden. Gebruik WeTransfer niet voor vertrou-welijke zaken, tenzij u de gegevens eerst versleutelt

2

Het beste uit de cloud 23

Synchronisatiediensten zijn bedoeld voor het werken aan bestanden die op meerdere apparaten beschikbaar zijn. Met back-updiensten bewaar uw kopieën van bestanden. Op die manier hebt u altijd een kopie achter de hand voor het geval er iets misgaat met de computer. Het zijn dus twee wezenlijk andere diensten.

Back-updiensten

Een back-updienst komt van pas als de nood aan de man is. Dankzij de back-up kun-nen bestanden hersteld worden. Deze diensten zijn dus eenrichtingsverkeer, in te-genstelling tot synchronisatiediensten. Bij een back-updienst kunnen bestanden niet in de cloud of via andere toestellen bewerkt worden.De meeste back-updiensten maken alleen kopieën van persoonlijke bestanden. Denk aan tekstdocumenten, foto’s, mails, contactpersonen enzovoort. Systeembestanden en software worden meestal overgeslagen. Die moeten gebruikers na een crash zelf opnieuw installeren.

Er zijn diensten die systeembestanden en software wel meenemen in de back-up. Dan wordt er een een-op-een kopie van de schijf gemaakt, waardoor je de computer geheel in de oude staat kunt herstellen. Het aantal diensten dat een complete online-back-up aanbiedt, is beperkt.Back-updiensten hebben meer opslagruimte nodig dan synchronisatiediensten, om-dat alle bestanden in de cloud komen te staan. Bij de meeste back-updiensten is gratis opslagruimte beperkt beschikbaar. Voor meer schijfruimte moeten gebruikers bijbe-talen. Gelukkig hebben de meeste onlineback-updiensten wel een gratis proefversie om te bekijken of de mogelijkheden bevallen. Let bij het testen op of het terugzetten van (grote) bestanden soepel verloopt.

BACK-UPDIENSTEN

Gratis Complete back-up*

Versleuteld verstuurd

Versleutelde opslag

Persoonlijke sleutel** Herkomst Locatie

servers

KPN Back-up Online NL NL

Livedrive UK UK

Mozy tot 2 GB (optie) VS VS & EU

Crashplan onbeperkt naar eigen pc (optie) VS VS &

Australië

Acronis True Image (optie)

Zwitser-land VS & EU

* Inclusief besturingssysteem en software** Met een persoonlijke sleutel kunnen ook medewerkers van de dienst niet bij de data

24

Opslag & Back-up

KPN Back-up Online

Hoewel KPN (www.kpn.com/backuponline) deze dienst vooral heeft ontwikkeld voor zakelijke gebruikers, is hij ook de moeite waard voor consumenten. De software van KPN maakt automatisch een back-up van je pc. Je kunt zelf instellen wanneer en hoe vaak de software kopieën op moet slaan. Er is geen maximum aan de hoeveelheid data, al geldt er wel een fair use policy. Bij opslag van ongebruikelijk veel bestanden kan KPN een waarschuwing sturen.De bestanden komen terecht in Nederlandse datacentra, waardoor ze vallen onder de strenge Nederlandse privacywetgeving. De beveiliging van KPN Back-up Online is in orde dankzij het gebruik van een sleutel die alleen de gebruiker kent. KPN kan niet bij opgeslagen data en kan anderen ook geen toegang geven.

Software voor: Windows, MacApps voor: n.v.t.Taal: NederlandsPrijs: € 7,26 per maand

2

Het beste uit de cloud 25

Voor KPN-klanten met een al-les-in-eenpakket biedt KPN een syn-chronisatiedienst met de naam KPN Up. Afhankelijk van het abonnement krijgt u 5 of 25 GB onlineopslagruimte. Er zijn ook apps voor Android, iOS en Windows Phone.

Livedrive (resellers)De dienst Livedrive (www.livedrive.com) is een verhaal apart. Het Britse bedrijf levert zelf een back-updienst aan consumenten, maar werkt ook via een groot aantal (Ne-derlandse) intermediairs. Deze bedrijven bieden onder eigen naam precies dezelfde dienst aan. In Nederland zijn onder andere de volgende bedrijven actief als reseller die ook voor Vlamingen interessant kunnen zijn:

— LiveSchijf (www.liveschijf.nl);— Anatra (www.anatra.nl);— SaveDrive (www.savedrive.nl);— CloudDrive (www.clouddrive.nl).

26

Opslag & Back-up

Er zijn voordelen aan de keuze voor deze intermediairs. Bij eventuele vragen kun je in het Nederlands terecht, terwijl Livedrive zelf in het Engels is. Daar komt bij dat de Nederlandse bedrijven de dienst vaak voordeliger leveren. Waar Livedrive zelf € 5 per maand vraagt voor de back-up van één pc, kost dat bij bijvoorbeeld Anatra maar € 3,95 per maand.Nadeel aan Livedrive is dat gebruikers geen privésleutel kunnen aanmaken. Mede-werkers van Livedrive kunnen dus bij alle gegevens, al zegt het bedrijf hier stringen-te regels voor te hanteren. De meeste resellers van Livedrive bieden ook apps voor Android en iOS.

Livedrive heeft ook een synchronisatiedienst: Briefcase. Alle genoemde Nederlandse resellers bieden ook deze dienst aan.

Mozy

Mozy (www.mozy.nl) heeft synchronisatie- en back-updiensten. Gebruikers krijgen 2 GB gratis opslagruimte en kunnen betalen voor meer opslag. Gebruikers ontvangen 256 MB per keer als ze anderen overhalen Mozy te gebruiken. De bestanden worden versleuteld opgeslagen door Mozy. Hiervoor wordt een standaardsleutel gebruikt die in handen is van de dienst zelf. Mozymedewerkers kunnen dus bij uw gegevens. Het is ook mogelijk een eigen sleutel toe te voegen. Veiliger, maar bedenk dat de bestanden definitief kwijt zijn als u de sleutel verliest.Mozy kan een onlineback-up uitvoeren, maar biedt ook de functie ‘2xProtect’. Daar-mee wordt niet alleen een online-back-up gemaakt, maar ook een back-up op een lokale (externe) harde schijf. Zo zijn de gegevens op twee plekken opgeslagen.

Mozy biedt ook onlinesynchronisatie. Download daarvoor de software Mozy Sync.

Software voor: Windows, Mac OSApps voor: Android, iOSTaal: NederlandsPrijs: € 4,99/€ 8,99 per maand (50/125 GB; tot 2 GB gratis)

2

Het beste uit de cloud 27

CrashPlan

Een opvallende aanbieder van onlineback-ups is CrashPlan (www.code42.com/crashplan). Naast onlineback-up kan de software van CrashPlan gebruikt worden om een back-up naar de eigen harde schijf of NAS te schrijven. Het is zelfs mogelijk een (versleutelde) back-up naar de computer van een vriend te schrijven (en vice versa). Voor deze mogelijkheden is de software gratis te gebruiken. Alleen voor onlineopslag moeten gebruikers betalen.Back-ups kunnen met een privésleutel beveiligd worden, waardoor medewerkers van CrashPlan geen toegang hebben (of anderen toegang kunnen geven) tot de bestan-den.

Software voor: Windows, Mac OS, LinuxApps voor: Android, iOSTaal: NederlandsPrijs: $5,99 per maand

28

Opslag & Back-up

Acronis True Image

Wie de voorkeur geeft aan een volledige back-up van de pc, inclusief systeembe-standen, kan terecht bij de software van Acronis (www.acronis.com). Het programma maakt een exacte kopie van een schijf. Bij het herstellen worden zowel de bestanden als de software teruggezet. Deze mirror kan ook in de cloud worden opgeslagen. Om-dat werkelijk alles wordt opgeslagen, duurt het maken van een back-up in de cloud wel lang (we hebben het dan niet over uren, maar eerder over dagen).De beveiliging van Acronis is in orde. Gegevens worden versleuteld opgeslagen, des-gewenst met een privésleutel. Acronis biedt ook een synchronisatiedienst.

Snelle verbinding: De meeste internetverbindingen zijn snel genoeg voor synchroni-satie, maar bij het gebruik van een back-updienst kunt u tegen de grens aan lopen. Zeker de eerste keer moet u ruim de tijd nemen voor een back-up, aangezien het om honderden gigabytes (of meer) kan gaan. Een snelle (glasvezel)verbinding is aan te raden, maar zelfs dan kan het nog uren of zelfs dagen duren. De uploadsnelheid ver-schilt per dienst en ligt vaak lager dan de downloadsnelheid, zelfs bij glasvezel. Geluk-kig gaat het bij volgende back-ups alleen om bestanden op de pc die zijn gewijzigd. Dat gaat dus veel sneller. Op www.speedtest.net kunt u de upload- en downloadver-binding testen.

Software voor: Windows, Mac OSApps voor: Android, iOSTaal: NederlandsPrijs: € 99,95 per jaar

2

Het beste uit de cloud 29

Synchronisatiediensten

Alle synchronisatiediensten werken globaal hetzelfde. Er komt een map op de pc te staan, waarvan de inhoud automatisch naar de cloud wordt gekopieerd. Als een be-stand op de computer wordt aangepast, wordt het in de cloud automatisch geüpdatet en andersom. De map kan op meerdere computers staan, maar de synchronisatie-mogelijkheden blijven gelijk. Vaak zijn er ook apps beschikbaar voor smartphones en tablets.Het is ook mogelijk bestanden te uploaden zonder de software. Wie inlogt via de browser kan bestanden naar het scherm slepen om ze te uploaden of vanuit de brow-ser door mappen op de computer bladeren om bestanden te selecteren (vaak via een knop die ‘Nieuw’ of ‘Uploaden’ heet). Bij synchronisatiediensten is de gratis schijf-ruimte meestal beperkt: tussen de 2 en 15 GB. Wie zich beperkt tot de belangrijkste bestanden heeft daar meestal wel genoeg aan. Meer schijfruimte is mogelijk tegen bijbetaling.In de volgende paragrafen bespreken we enkele veelgebruikte synchronisatiedien-sten. Daarbij behandelen we ook Google Drive, Microsoft OneDrive en Apple iCloud. Deze diensten zijn onderdeel van een uitgebreider pakket en integreren naadloos met de onlineofficepakketten van respectievelijk Google, Microsoft en Apple. In hoofdstuk 3 gaan we daar dieper op in.

Encryptie voor opslagdiensten: Sommige synchronisatiediensten slaan bestanden niet versleuteld op. Of de bestanden zijn wel versleuteld, maar de sleutel is in han-den van de dienst. Zo kunnen medewerkers, hackers of veiligheidsdiensten erbij. Het programma Boxcryptor voegt encryptie toe zodat niemand anders bij de bestanden kan. De gratis versie is te vinden op www.boxcryptor.com. Met de app is het mogelijk versleutelde bestanden op uw smartphone of tablet te bekijken en zelfs te uploaden.

SYNCHRONISATIEDIENSTEN

Gratis ruimte Versleuteld verstuurd

Versleutelde opslag

Persoon-lijke sleutel* Herkomst Locatie

servers

Dropbox 2 GB VS VS

Tresorit 3 GB VS EU

Google Drive 15 GB** VS wereldwijd

Microsoft OneDrive 5 GB** VS VS & EU

Apple iCloud 5 GB** VS onbe-kend

* Met een persoonlijke sleutel kunnen medewerkers van de dienst niet bij de data** Schijfruimte wordt ook gebruikt door andere diensten van dit bedrijf

30

Opslag & Back-up

Dropbox

Onlinesynchronisatiedienst Dropbox biedt in eerste instantie slechts 2 GB gratis schijfruimte aan. Gebruikers kunnen wat extra gratis ruimte verdienen, bijvoorbeeld 500 MB voor iedere gebruiker die zich via hen aanmeldt. Voor € 9,99 per maand krijgt u 1 TB schijfruimte.Het versiebeheer van Dropbox zit goed in elkaar. Met een paar muisklikken kunnen eerdere versies van een bestand teruggehaald worden. Bij een gratis abonnement worden oude versies 30 dagen bewaard. Wie dit uit wil breiden tot een jaar kan ‘Uit-gebreide versiegeschiedenis’ aanzetten voor € 3,99 per maand (alleen in combinatie met een betaald Dropboxabonnement).Bestanden worden door Dropbox beveiligd verstuurd en versleuteld opgeslagen op Amerikaanse servers. De beveiliging tegen hackers is acceptabel, maar niet ideaal. De dienst heeft zelf de sleutels in handen en medewerkers van de dienst hebben dus toegang tot alle bestanden.

Voorwaarden & privacy: In de voorwaarden is te lezen dat Dropbox bestanden van gebruikers alleen binnen de dienst mag gebruiken. Verder mag de dienst publieke be-standen bekijken om te controleren of ze voldoen aan de voorwaarden. Als een be-stand bijvoorbeeld auteursrechtelijk beschermd materiaal bevat, mag Dropbox het ongevraagd verwijderen. Die scans hebben voor de nodige kritiek gezorgd, omdat Dropbox zo op de hoogte is van alle documenten op de eigen servers.

Beginnen: Het aanmaken van een account gaat eenvoudig via www.dropbox.com. Download daarna de software om Dropbox op de pc te gebruiken. Er wordt een mapje op de pc geplaatst en alle bestanden die daarin staan zijn beschikbaar via Dropbox (via de website of de app). De bestanden worden na bewerking automatisch gesyn-chroniseerd.

Bestanden delen: Bestanden kunnen vanuit Dropbox gedeeld worden. Het is niet noodzakelijk dat de ontvanger ook een Dropboxaccount heeft. Hij krijgt dan een link doorgestuurd waarmee hij het bestand kan bekijken.Houd er rekening mee dat er geen wachtwoord op gedeelde bestanden zit. Iemand kan de link zomaar doorsturen.

Software voor: Windows, Mac OS, LinuxApps voor: Windows Phone, BlackBerry, Kindle FireTaal: NederlandsPrijs: gratis (tot 2GB)

4

2

3

1

2

Het beste uit de cloud 31

1. Log in op www.dropbox.com en klik met de rechtermuisknop op het be-stand dat u wilt delen. Klik op Delen.

2. Vul het e-mailadres van de ontvanger in en voeg, indien gewenst, een bericht toe. Klik op Een link maken om de link beschikbaar te maken voor iedereen die over de link beschikt of alleen voor wie over een paswoord beschikt, voeg een geldigheidsdatum toe, enz.

3. Wilt u een eerder gedeelde link verwijderen. Klik op Instellen voor link om hem te verwijderen.

4. De ontvanger krijgt een bericht. Als er een foto is gedeeld, wordt die me-teen getoond. Gaat het om een bestand, dan kan de ontvanger het via de link downloaden.

Dropbox