Opleiding Digitaal Klasseren en Archiveren voor informatiebeheerders

Stadsarchief BZ/SA

Programma

1. Kader en basisbegrippen

2. De taken van de informatiebeheerder2.1 Planning2.2 Principes van het digitale klassement2.3 Klassementen onderhouden

Controle (met RMToolbox) – Rapportering – Aan de slag 2.4 Rechten beheren2.5 Bewaren en vernietigen

Raadplegen overgedragen archieven2.6 Medewerking aan projecten informatiebeheer

3. Verder met informatiebeheer3.1 Opleiding3.2 Intranet

4. KlasseerTool: voordelen en extra tips

1. Kader en basisbegrippen over informatiebeheer

Archief of documentatie?

Archief van de stad of van het ocmw:• documenten opgemaakt of ontvangen in het kader van je taken• met verplichte bewaartermijn

Functies van archief• Efficiënte administratie, bewijsfunctie• Openbaarheid van bestuur, informatieve functie• Historische waarde

Documentatie (bv. boeken, tijdschriften, ontvangen nieuwsbrief,…)• alle documenten die geen archief zijn

d.w.z.: ze zijn niet van de eigen organisatie en niet alleen voor de eigen organisatie bestemd

• geen verplichte bewaartermijn

Om welke documenten gaat het?

TakenPreventie, brandbestrijding,

administratie

Archief=> bewijs- en administratieve waarde en termijnen

Maken

of

Ontvangen

DocumentatieNieuwsbrieven, informatieve

documenten, websites, staatsblad, bibliotheek

=> Louter informatief of hulpmiddel, geen

bewijswaarde, geen termijnen en geen

verplichtingen

Personeelslid

3 fasen in de levensloop van archief

Mappenstructuur(of kantoorruimte)

Iedereen

1. Dynamisch

Mappenstructuur(of kelder den Bell)

Informatiebeheerder

2. Semidynamisch

Zo kort mogelijk

Stadsarchief3. Statisch

Nut

Vernietigen

Geen nut

Einde administratieve waarde

Officiële beslissingStadsarchief

Dynamisch, semi-dynamisch en statisch archief

Dynamisch archief (= actieve klassement) omvat de dagelijks te gebruiken dossiers in je kasten en op de server.

Semi-dynamisch archief bevat dossiers die je niet meer dagelijks nodig hebt, maar die nog niet afgesloten zijn. In Den Bell worden deze dossiers in de kelder bewaard.

Zodra de dossiers worden afgesloten en niet meer frequent worden geraadpleegd (einde administratief nut), worden ze statisch archief:

Statisch archief zijn dossiers of reeksen die niet meer aangroeien. De bewaartermijn wordt bepaald door het stadsarchief en vastgelegd in een InformatieBeheersPlan (IBP). Wanneer deze bewaartermijn bereikt is, worden de archieven overgedragen aan het stadsarchief of vernietigd, naargelang de afgesproken bestemming.

Bouwstenen van een klassement: dossiers en reeksen

Dossiers en reeksen van documenten • Dossiers: documenten over dezelfde zaak samen in één map,

bijvoorbeeld personeelsdossiers, bouwaanvraagdossiers, dossiers inzake de begrotingsopmaak

• Reeksen: gelijksoortige documenten samen in één map, bijvoorbeeld vergaderverslagen, facturen, inkomende brieven

(vergaderdossiers versus vergaderverslagen)

Belangrijk bij dossiervorming:• Volledig

o Ook e-mails in dossiers, alles op 1 locatie• Uniek

o Geen schaduwdossierso Geen afzonderlijke reeksen, wel deeldossiers

• Hybride?Papieren deeltje heeft bv. wettelijke waarde: stem beide delen op elkaar af

Rollen in informatiebeheer

Wie Wat

Alle medewerkers Actieterrein = dossiers

Dossiervorming: documenten in dossiers in het centrale klassement of in digitale toepassingen klasseren

InformatiebeheerdersActieterrein = afdeling

• interne afspraken maken en opvolgen• ‘eigen’ stukje klassement controleren en corrigeren• (jaarlijkse) opruimdag organiseren • overdrachten en vernietigingen uitvoeren

Centrale informatiebeheerdersActieterrein = bedrijfseenheid

• informatiebeheer via IB- overleg coördineren• rapporteren aan directie• rechtenstructuur uittekenen en beheren• mappenstructuur beheren (projectmappen, schijfcapaciteit)

ArchieftoezichtActieterrein = groep Antwerpen

• opleiden• mappenstructuren opvolgen, cijfers ter beschikking stellen• groepsbrede opdrachten aansturen• rapporteren aan Manteam• advies verlenen

2. Taken van de informatiebeheerder

2.1 Planning

Q1 Q2 Q3 Q4

Vormelijk onderhoud

mappenstructuur

Vormelijk onderhoud

mappenstructuur

Vormelijk onderhoud

mappenstructuur

Vormelijk onderhoud

mappenstructuur

IB-overleg IB-overleg

Inhoudelijke controle, eventueel ter voorbereiding van opruimdag (1x/jaar)

Archiveren: overdragen/vernietigen (1x/jaar)

Rapporteren

Planning

2. Taken van de informatiebeheerder

2.2 Principes van het klassement

Unieke, volledige en digitale dossiers in een groepsbrede en taakgericht opgebouwde

mappenstructuur

Principes voor het digitale klassement (1)

Waar zitten onze digitale documenten?

Principes van opbouw van een digitaal klassement

Van links naar rechts: Marketing en Communicatie – Samen Leven – AG Kinderopvang - Financiën

Standaardstructuur

Principes voor het digitale klassement (2)

- Duidelijk en betekenisvolle naamgeving:- Proces- en taakgerelateerd in plaats van indeling op afdeling

of persoon- Wel de map Algemeen, geen ‘Allerlei’/’Varia’/…- Gebruik vaste elementen, in dezelfde volgorde. Spreek intern

af, bijvoorbeeld voor datum JJJJMMDD en versiebeheer v0_1.

Vb. Verslag_teamoverleg_20110114_v0_1.docVb. 20110114_actiepunten_teamoverleg_KCools.msgVb. KCools_actiepunten_teamoverleg_20110114.msg

- Opgelet met afkortingen en herhalingen

- Beperk het aantal tekens:- gebruik A-Z, a-z, 0-9, _- vermijd alle overige vreemde karakters en spaties

Principes voor het digitale klassement (3)

- Vlakke logische structuur: beperk de diepte

Totale pathlengte in windowsomgeving = 256 karaktersBeschikbaar: 240

- Duidelijke, betekenisvolle en korte map- en documentnamen Mapnamen ca. 30 karaktersDocumentnamen ca. 60 karakters

- Alle documenten klasseren in dossiers, in mappen- Geen losse documenten op hoogste niveaus (met

rubricering)

2.Taken van de informatiebeheerder

2.3 Klassementen onderhouden

RMToolbox installeren

Installatiebestand downloaden op het intranet van het stadsarchief:http://www.felixarchief.local/ifa.net?id=8008779

Handleiding zit in het programma, onder de ‘help’-knop

Inschrijven voor de opleiding RMToolbox?

Stuur na overleg met je chef een mailtje naar Archieftoezicht@stad.antwerpen.be of naar informatiebeheer@ocmw.antwerpen.be

Vormelijke controle met de RMToolbox

- Bestaande rapporten raadplegen (bevatten gegevens van hele BE of OCMW)

- Zelf controle uitvoerenAuditfunctie- Ongeldige karakters in

naamgeving mappen en bestanden

- Te lange bestands- en mapnamen

- Diepte van de mappenstructuur- Lege mappen

Aparte functies- Bereken pathlengte- Zoek identieke bestanden

Inhoudelijke controle

Aanwijzingen:Breuk in de logica van de structuur: nummers stoppen, chronologie loopt niet doorMappen ‘oud (klassement)’,’archief’, ‘varia’,…Mappen op persoonsnaamOude mappen (laatst gewijzigd of datum in naam)Te diepe structurenMappen met heel grote inhoud, of heel weinig inhoudLosse documentenOngebruikte mappen (bv. bij interne organisatie)

Hulpmiddelen:RMToolbox: registreer klassement en resultaten audit

Aan de slag met de resultaten

CorrigerenZelf automatische aanpassingen aan naamgeving via de RMToolboxVoorstel voor herstructurering

OpruimenCollega’s aansturenGrote omvang? Organisatie opruimmoment Overdragen en vernietigen (zie verder)

RapporterenDe proceseigenaar is de eindverantwoordelijke, houd hem/haar steeds op de hoogte van de resultaten.

Overleg met gebruikers: plaats een vast agendapunt op teamoverleg

Organisatie opruimmoment

• Plan een opruimdag met je leidinggevende en centrale informatiebeheerder aan de hand van de resultaten van je controle

• Verdeel het werk onder je collega’s

Fouten – dubbels – afsluiten van dossiers en opruim van oude bestanden

• Start met een korte briefing aan je team van wat er moet gebeuren en herhaal nog eens de richtlijnen

• Zorg dat je tijdens het opruimen beschikbaar bent voor vragen

• Meer info

2. Taken van de informatiebeheerder

2.4 Rechten beheren

Principes voor de rechtenstructuur (1)

Algemeen uitgangspunt is informatiedelen

Leesrechten voor iedereen van de bedrijfseenheid, tenzij:- Privacygevoelige informatie- Bedrijfsgevoelige informatie

Schrijfrechten enkel voor de betrokken

medewerkers

Actuele situatie kan je steeds bekijken

met de RMToolbox:

Principes voor de rechtenstructuur (2)

Wijzigingen aan de rechtenstructuur nodig?

Dien een aanvraag in via centrale rechtenbeheerpostbus: BE_Rechtenbeheer@stad.antwerpen.be (zie Outlookadresboek voor de specifieke adressen) of voor OCMW informatiebeheer@ocmw.antwerpen.be

Vermeld daarbij:• In welke mappen lees- en/of schrijfrechten moeten worden toegekend/verwijderd worden. Maak gebruik van de CopyLinks-functie• Geef de naam/namen van de gebruikers over wie het gaat en geef ook aan welke functie ze hebben en/of in welk team ze zitten.

2. Taken van de informatiebeheerder

2.5 Bewaren en vernietigen

Belang

• Ontlasten klassement• Door tijdige overdracht de leesbaarheid van de bestanden garanderen• Duidelijkheid over termijnen en eindbeslissing• Snelle actieve openbaarheid• Juridisch correcte vernietigingen

Procedure

Papier (niet-Bell)

1. Voorbereiding1. Breng het archief globaal in kaart2. Zoek naar bestaande toegangen3. Zoek medewerkers4. Zoek een locatie voor verwerking5. Schat het nodige materiaal in6. Plan de werklast

2. Lijst de archieven op: reeksenpaspoort3. Laat de bestemming bepalen door

archieftoezicht4. Uitvoeren bestemming

1. Overdragen: verpakken en beschrijven2. Vernietigen

Digitaal. A. Nieuwe operaties1. Voorbereiding

Indien nog geen gegevens over eindbestemming geregistreerd zijn (zie verder), moet je eerst onderzoeken welke onderdelen van het klassement in onbruik zijn. Bijvoorbeeld met volgende functies van RMToolbox:

1. Zoek oude/nieuwe mappen: termijn bv. 3 jaar (tonen): Dit geeft aan welke dossiers niet meer gewijzigd zijn.

2. Registreer klassement en bekijk de inhoud (tonen): Mappen “oud”, “archief”, “Varia”, “mijn documenten”, “2001_2010”, persoonsnamen, “Divers”…

Digitaal. A. Nieuwe operaties 2. Bestemming aanvragen

RMToolbox > Archief > Dossiers archiverenPer dossier waar je de bestemming van wil kennen, klik je op

Bestemming aanvragen >toevoegenVoorbeeld: http://www.felixarchief.local/ifa.net?id=8008784 Opm: lukt niet bij mappen dieper dan 255 karakters.

Mogelijke antwoorden:- Overdragen/archiveren: de dossiers worden eeuwig bewaard- Vernietigen: alle juridische termijnen zijn verstreken- Bewaren:

- Termijn van overdracht nog niet verstreken: laten staan- Termijn van vernietiging nog niet verstreken: in geval van grote volumes

contacteer je archieftoezicht.

Digitaal. A. Nieuwe operaties3. Vernietigen

Als je het antwoord “vernietigen” van archieftoezicht gekregen hebt via mail, kies je opnieuw:

RMToolbox > Archief > Dossiers archiveren>Tabblad ‘archiveren/vernietigen’

Per dossier dat je mag vernietigen, klik je op VernietigenVoorbeeld: http://www.felixarchief.local/ifa.net?id=8008787

Het dossier wordt verplaatst naar de map G:\[BE]\Archief\vernietigen

Stadsarchief controleert en vernietigt effectief, pas dan is het dossier weg. Op de oorspronkelijke locatie wordt een .txt bestand achtergelaten dat zegt dat het dossier vernietigd is.

Digitaal. A. Nieuwe operaties4. Overdragen/archiveren (1)

Als je het antwoord “overdragen” van archieftoezicht gekregen hebt via mail, kies je:

RMToolbox > Archief > Dossiers archiveren, tabblad ‘Archiveren/vernietigen’

Per dossier klik je eerst op de knop ‘Schonen’, en verwijder (of laat dit doen door de dossierbeheerders):werkversiessysteembestandenbackupsautosavebestandensjabloonbestanden

Digitaal. A. Nieuwe operaties4. Overdragen/archiveren (2)

Na het schonen, kan je het dossier overdragen, klik op Archiveren

Je krijgt nu een beschrijvingsveld te zien. Standaard zijn titel, begin- en einddatum al ingevuld. Zorg dat de titel begrijpelijk is, en vul indien nodig openbaarheids- en auteursrechterlijke beperkingen in.

Voorbeeld: http://www.felixarchief.local/ifa.net?id=8008786

Het dossier wordt verplaatst naar de map G:\[BE]\Archief\overdragen

Stadsarchief controleert en brengt dit over naar digitaal depotOp de oorspronkelijke locatie wordt een .txt bestand achtergelaten

dat zegt dat het dossier overgedragen is.

Digitaal. B. Jaarlijkse routine1. Controleren bestemmingen

Als de bestemming al geregistreerd is (IBP), wordt ze getoond bij het openen van de functie RMToolbox > Archief > Dossiers archiveren>tabblad Archiveren/Vernietigen

De map links kleurt dan- Blauw: bestemming bekend- Groen: bestemming overdragen, termijn verstreken- Rood: bestemming vernietigen, termijn verstreken

Digitaal. B. Jaarlijkse routine2. Uitvoering bestemming aanvragen

Voor de rood of blauw gekleurde mappen vraag je nu opnieuw een bestemming aan (dit is nodig omdat de concrete uitvoering van een beslissing ook gedocumenteerd moet worden)

Daarna (je hoeft niet op een antwoord te wachten) kies je onmiddellijk:- Rood: vernietigen (zie boven)- Groen: overdragen (zie boven)

Opmerking: als er niets rood of groen gekleurd is, kan je best ook even controleren. Soms zijn documenten later aangepast geweest, of soms is de bestemming geen exacte datum.

Aanpak en timing

Nieuwe operatiesEen opstart en opkuis van oude archieven vraagt veel werk, Ook voor archieftoezichtPlan dit goed in.

RoutineEens de termijnen duidelijk zijn en de oude mappen opgeruimd zijn, is het best om eenmaal per jaar te controleren welke termijnen verstreken zijn, en die over te dragen.

Overdrachten naar het semi-dynamisch archief (archiefkelder Den Bell)

Dit geldt voor papieren archieven, waarvan de overdrachts-of vernietigingstermijnen nog niet verstreken zijn.

Dit is een tijdelijke oplossing, die wordt afgebouwd, recht evenredig met het digitaal werken.

1. Aanvraag met omschrijving reeks, omvang en motivatie verzenden aan Archieftoezicht@stad.antwerpen.be

2. Indien OK:

Korte beschrijving maken in aangeleverd sjabloon

Depotbeheerders zorgen voor verpakking

3. Voor de toekomst: evalueren of reeks digitaal kan

Overgedragen archieven raadplegen?

In het stadsarchief enkel digitale raadpleging- digitale dossiers staan al op de website- papieren dossiers via ScanningonDemand

Loket: http://www.efloris.local/zHome/Home.aspx Info: http://www.felixarchief.local/ifa.net?id=8008872

Zoeken via de website op trefwoord, via de boomstructuur, sommige reeksen via detailtoegang

Dossier onvindbaar? Mailtje aan stadsarchief

In de archiefkelder van Den Bell:Zoek in je eigen dossierlijsten (1_06_Informatiebeheer) het inventarisnummer (bv 3145#45) en vraag het nummer aan via de digitale leeszaal van het stadsarchief: http://www.efloris.local/

Overgedragen archieven raadplegen?

Opmerking:

het is mogelijk dat je in een overgedragen dossier niet meer in kan. Dit is omdat het om een niet-openbaar dossier gaat. Als medewerker kan je dit uiteraard wel inzien, je moet dan eenmaal (per jaar) toegang vragen.

2. Taken van de informatiebeheerder

2.6 Medewerking aan projecten

Medewerking aan projecten

Doelstelling Taskforce Archiveren en Digitaliseren tegen 2014:(manteambesluit)

• Het digitaal werken tegen 2014 uitrollen naar alle diensten van de stad en het OCMW en stevig verankeren in de werking.

• In Den Bell werkt men tegen 2014 volledig digitaal en papierloos. Medewerkers klasseren en archiveren er enkel nog digitale dossiers.– Afbouw papieren reeksen in het semi-dynamisch archief van Den Bell– Project afschaffing handtekening:

http://www.felixarchief.local/ifa.net?id=IFA_START_TABVIER

Afbouw papier

Prioriteit 2014!31/12/2014 geen papieren dossiervorming meer.

Evalueer papieren dossiers op noodzaak

Welke papieren dossiers worden nog gevormd?Is er een wettelijke of andere gegronde reden?Knelpunt => archieftoezicht!

Inkomende post: => scannenUitgaande post kan eventueel (zie ook OS-project), maar wij bewaren geen papieren exemplaar.

Afschaffing handtekening

Manteambesluit april 2012

Vooraleer je een document ondertekent, moet je je afvragen of dat wel nodig

is. Enkel als het juridisch vereist is, moet een document worden getekend. In

alle andere gevallen is een handtekening niet nodig.

Als een handtekening (toch) juridisch nodig is, plaats je deze digitaal. Ook nu teken je al regelmatig digitaal. Zo is een e-mail (met vermelding van je voornaam en naam) een geldige vorm van digitaal tekenen. Heb je in uitzonderlijke gevallen een ‘sterkere’ vorm van ondertekening nodig, dan kan je digitaal tekenen met je elektronische identiteitskaart (eID).

Alle informatie te vinden op:http://www.felixarchief.local/ifa.net?id=IFA_START_TABVIER

3. Verder met informatiebeheer

3.1 Opleiding

-Klassementen onderhouden en beheren met de RMToolboxDemonstratie en inoefenen van de basisfuncties van de RMToolbox

-RMT-doedagenWerken aan een specifieke taak onder begeleidingBv: klassementen opruimen, dossiers archiveren

- Workshops: foto’s beheren in het klassement, rechten beheren, optimaliseren klassementen

Nieuwe medewerkers volgen de Infosessie Digitaal Klasseren en Archiveren (inschrijvingen via PM/Devo)

3.2 Intranet Stadsarchief

Startpagina voor informatiebeheer

www.felixarchief.local

Toegang via de algemene startpagina: bovenaan onder BZ/SA

3.2 Intranet Stadsarchief

Zoeken en opvragen van gearchiveerde dossiers:

www.efloris.local

Toegang via de algemene startpagina: onderaan icoontje eFlorisVragen bij wat je zoekt? Mailtje aan stadsarchief@stad.antwerpen.be

4. KlasseerTool

Voordelen

Zonder twijfel de snelste manier om correct te klasseren!

– Volledige dossiers– Vermijden van volle postvakken– Bijlagen gemakkelijk terugvinden– Keuze om bijlage op te slaan– Eenvormige naamgeving– Mogelijkheid tot klasseren in grote hoeveelheden– Correct bestandsformaat met metadata– Agenda archiveren

Welke e-mails klasseren?

Extra tips voor de KlasseerTool

- Instellingen aanpassen om snel te klasseren- Geklasseerde e-mails herkennen in Outlook- Automatisch klasseren- Zoeken in geklasseerde e-mails- Een bijlage herkennen- Klasseergeschiedenis opslaan/importeren op een nieuwe pc- Agenda archiveren

Slides beschikbaar op:http://www.felixarchief.local/ifa.net?id=8011577

FAQhttp://www.felixarchief.local/ifa.net?id=8016790

KlasseerTool installeren?

– Altiris Software Portal • Office2003: kies Klasseertoolbox 1.3• Office2007/2010: kies Stadsarchief

KlasseerToolbox 2012

– of www.ict-loket.local/

Contact en vragen

Eén gemeenschappelijke mailbox van de afdeling Archieftoezicht: Archieftoezicht@stad.antwerpen.be

Wie zijn dit? Willem Vanneste, Annelies O, Filip Boudrez, Tanneke Kindt, Roeland Verhaert

Voor OCMW: Liesbeth Gios, informatiebeheer@ocmw.antwerpen.be