Opleiding Duurzaam = gewoon

doen!Sessie 3POM Oost-Vlaanderen, POM West-Vlaanderen, POM Zeelandi.s.m. BECO België

Agenda

Thema: meten en rapporteren van duurzaamheid

1. Duurzaamheidsbarometer (introductie en oefening)2. Stakeholdermanagement (theorie en oefening)3. Duurzaamheidsrapportering (theorie en praktijk)

Aanpak

• Interactief, kennis delen met elkaar

• Op maat, ruimte voor concrete vragen en cases vanuit jullie eigen bedrijf

1. Duurzaamheidsbarometer

Wat is de duurzaamheidsbarometer?

• Initiatiefnemer: POM Oost-Vlaanderen, POM West-Vlaanderen, POM Zeeland

• Doel: meetinstrument en monitoringinstrument voor bedrijven (KMO’s)1e Een instrument om het bedrijfsbeleid naar duurzaam ondernemen te

versterken (sterktes en zwaktes en verbeterpunten in beeld brengen)2e Mogelijk communicatieinstrument naar stakeholders en mogelijke

input voor een duurzaamheidsverslag

Meten?

Wat is de duurzaamheidsbarometer?• De duurzaamheidsindicatoren zijn hoofdzakelijk kwantitatief, deels kwalitatief• Het instrument bevat 66 indicatoren.• Elk bedrijf maakt zelf een selectie; bij voorkeur minimaal 1 uit elk kwadrant• De waarde van een indicator kan vergeleken worden per bedrijfssector of per

cursus• Grafieken bieden overzichtelijke voorstelling van de ingebrachte gegevens• Software (internetapplicatie)• Inlogmodule voor deelnemende bedrijven• Quasi zelfscan (minimale begeleiding)• Managementinformatiesysteem (boordtabel - dashboard)• Multi-usersysteem per bedrijf mogelijk• Beveiliging (back-up) en vertrouwelijkheid van de gegevens die door de gebruiker

zijn ingevoerd

PPP Profit (Economie) Planet (Ecologie) People (Sociaal-Maatschappelijk)Financieel 1 Bruto Winst

2 Omzetgroei3 Algemene investeringsruimte8 Werkvoorraad

4 Duurzame investeringsruimte 9 Duurzaam belegd vermogen10 Winstverdeling66 Gelijke beloning

Klanten / stakeholders 6 Klantenafhankelijkheid12 Leveranciersafhankelijkheid17 Klantentevredenheid18 Beoordeling over leveranciers 19 Leverancierstevredenheid 38 Productklachten

53 Milieuklachten 11 Duurzame inkoop 20 Transparantie21 Sponsoring/Donaties22 Vrijwilligerswerk23 Contactmomenten omgeving

Interne processen (operationeel)

7 Tekortkomingen wet- en regelgeving27 Energiekosten28 (Afval)waterkosten29 Afvalkosten39 Kwaliteitssystemen54 Terugdringen hinder emissies bodem/lucht/water

30 BBT grond- en hulpstoffen31 BBT hinder en emissies37 Productuitval40 CO2 footprint41 Elektriciteitsverbruik42 Gasverbruik43 Warmtegebruik44 Duurzame energie45 Waterverbruik46 Regenwatergebruik47 Afvalproductie48 Scheidingspercentage49 Transportkilometers50 Zakelijke kilometers werknemers51 OV en fietsvervoer52 Milieuzorgsysteem

24 Beoordeling van leveranciers25 Klantenbeoordeling26 Behandeling ketenissues 32 Verzuimpercentage33 Verzuimfrequentie34 Incidenten/ongevallen35 Arbeid/gezondheid/veiligheidsysteem36 BBT veiligheid57 Personeelsverloop58 Medewerkertevredenheid59 Opleiding en ontwikkeling60 Opleiding en ontwikkeling milieu en sociaal/veiligheid 61 Competenties63 Sociale klachten (intern)64 Werknemers met minder kansen65 Vrouwen in management

Leren & verbeteren (ontwikkeling)

5 Risicomanagement13 Marktkennis14 Nieuwe producten/diensten16 (Innovatie)Subsidies

55 KAM vergaderingen 15 Duurzame producten/diensten 56 MVO beleid 62 Medezeggenschap

Stappenplan duurzaamheidsbarometer

• Ga naar:http://barometer.duurzaamisgewoondoen.eu • Aanlogcodes en eerste stappen voor aanloggen: zie brief• Als u voor het eerst inlogt is het systeem nog leeg.

Er zijn nog geen barometers aangemaakt.

Stappenplan duurzaamheidsbarometer

Stap 1:

Kies in het linker menu 'Barometers'

en klik op 'Nieuw'. Vul een naam

voor de barometer in die u wilt

gebruiken, vul een jaartal in en evt.

een korte omschrijving.

Stappenplan duurzaamheidsbarometer• Stap 2: Indicatoren selecteren.• Opslaan!

Stappenplan duurzaamheidsbarometer• Stap 3: Meetwaarden invullen

Oefening duurzaamheidsbarometer

Bepaal de voor uw bedrijf meest relevante indicatoren

Op basis van:1. Eigen uitdagingen2. Vragen vanuit stakeholders3. Minstens 1 indicator uit elk van de kwadrant

Presenteer uw kernindicatoren

• Rol van de groep: stakeholders van het betreffende bedrijf

Huiswerkopdracht:Vul de gekozen kernindicatoren in in

de duurzaamheidsbarometer (bij voorkeur voor drie jaar)

2. Stakeholdermanagement

2.1. Wat zijn stakeholders?

Stakeholders zijn partijen wiens belangen kunnen worden beïnvloed door de activiteiten van de organisatie, of die zelf invloed op de belangen van de organisatie uitoefenen.

Link met MVO?

“Maatschappelijk verantwoord ondernemen is een continu verbeteringsproces waarbij ondernemingen vrijwillig en op systematische wijze economische, milieu- en sociale overwegingen op een geïntegreerde en coherente manier in de gehele bedrijfsvoering opnemen en waarbij overleg met de stakeholders, of belanghebbenden, van de onderneming deel uitmaakt van dit proces”

(ICDO – referentiekader MVO)

Voorbeelden van mogelijke stakeholders

Wat is stakeholdermanagement?

Stakeholdermanagement is het opbouwen, verbeteren en beheren van de relaties met de diverse stakeholders van uw organisatie. Het vereist dat uw organisatie de belangen van de diverse stakeholders begrijpt en erkent en een evenwicht zoekt tussen die belangen en uw eigen belang.

Stakeholdermapping

VeelWeinigL

aagH

oog

Interesse / Aandacht

Macht

A Klanten

B Leveranciers

C Overheid

D Aandeelhouders

E NGO’s/milieu-organisaties

F Medewerkers

G Bank/financiële instelling

H Consumenten

I Vakbond

J Federatie

K Media / pers

L Omwonenden

M Concurrenten

N………

O………

Stakeholdermapping

VeelWeinig

Laag

Hoog

Interesse / Aandacht

Macht

informeren partners

opvolgen

2.2. Redenen voor stakeholdermanagement

1) Risicobeheer en reputatiecontroleEenrichtingsverkeer voor inzicht in risico’s en kansen / benutten kansen en beperken risico’s

2.2. Redenen voor stakeholdermanagement

2) Strategisch management / Veiligstellen continuïteit op lange termijn

Voorbeelden van outcomes voor bedrijf en buurt:– Jobbeurs (regionale recrutering!)– Gezamenlijke shuttledienst, carpooling- of fietsfaciliteiten– Markt met streekproducten en buurtaankopen– Ter beschikking stellen vergader- en parkingfaciliteiten aan de buurt– Buurtfeest– Bedrijfsrondleiding– Opleidingen voor personeel en buurtbewoners– Renovatie van bedrijfsgevel via een buurtproject of renovatie van het buurthuis door

het bedrijf, via bekostiging of vrijwilligerswerk– …

2.2. Redenen voor stakeholderdialoog3) Innovatieperspectief

Inzicht in de behoeften van stakeholders over het bedrijfsproces of het product/de dienst. “Blinde vlekken” voorkomen, door meer gerichte en verscheidene kennis, ideeën en ervaringen.

2.3. Interactievormen1) Informatieverstrekking

Bv. van bedrijf → Buurt

• Brochures• Voordrachten• Opendeurdagen• Advertenties• Website• …

2.3. Interactievormen

2) InformatieverzamelingBv. van buurt → Bedrijf

• Focusgroepen• Enquêtes• Interviews• Behoeftenonderzoeken• Klachten- en ombudsprocedures• Tevredenheidsmetingen• Evaluaties• …

2.3. Interactievormen3) Consultatie

Feedback op specifieke plannen van het bedrijf

• Actieve participatie in werkgroepen• Participatieve workshops• Klankbordgroepen of panels• …

2.3. Interactievormen4) Dialoog

• Structureel proces• Beide partijen bepalen samen de agenda, spelregels en het

procesverloop• Samen op zoek gaan naar oplossingen voor bepaalde problemen• Keuzes maken waar alle partijen zich kunnen achter scharen

2.4. Succesfactoren voor stakeholdermanagement

1) Vertrouwen en betrokkenheidGedeelde agenda en informatie

– Wie neemt deel vanuit welke positie?– Zijn deze personen representatief voor de stakeholdergroep?– Moeten mobiliserende acties en/of specifieke communicatie worden

opgezet om het vertrouwen te winnen?

Altijd in een wederkerige relatie (win-win) !

2.4. Succesfactoren voor stakeholdermanagement

2) TransparantieMaar achter gesloten deuren

• De dialoog maximaal structuren• Regelmatig en open informeren / rapporteren over relevante

projecten, bedrijfsresultaten, vooruitzichtingen, bedrijfsbeleid …

Altijd in een wederkerige relatie (win-win)!

2.4. Succesfactoren voor stakeholdermanagement

3) Realistische verwachtingenKaderschets

– Geef aan waarover men zich kan uitspreken– Inventariseer de inhoudelijke en financiële krijtlijnen waarbinnen het advies

moet geformuleerd worden of de participatie kan plaatsgrijpen– Geef aan wat de timing is en wanneer de participanten resultaten kunnen

verwachten– Maak duidelijk wie wanneer de uiteindelijke beslissing zal nemen en welke

plaats het advies daarin zal innemen– Zorg voor terugkoppeling over wat er uiteindelijk met de inbreng gebeurd is

en wat het resultaat van het proces is (ook al is dit niet het vooropgestelde of meest gewenste).

2.5. Voorbeeld 1: burenplatform BP Geel (1)• ‘Denktank’ – open dialoog op basis van gelijkwaardigheid• Doel: de leefbaarheid van de woonomgevingen en van het bedrijf

optimaal behouden en de continuïteit en groei van het bedrijf verzekeren

• Opgericht na uitbreiding van het bedrijf begin jaren ’90

2.5. Voorbeeld 1: burenplatform BP Geel (2)• 25 leden uit de omliggende gemeenschappen (politiek en burgers),

externe onafhankelijke moderator o.b.v. 4 criteria:1. Moreel hoogstaande personen, beslissers, in nauw contact met grote

delen van de bevolking;2. Ondernemers en vakbondsafgevaardigden;3. Verschillende expertises (bv. brandweer, medisch, milieu);4. Evenwicht in voor- en tegenstanders van BP, politieke overtuiging en

levensbeschouwing.

• 4x/jaar thematische vergaderingen, o.b.v. actualiteit en prioriteitenlijst

2.5. Voorbeeld 2: uitbreiding Koffie kàn met respect voor omwonenden

• Artisanale koffiebrander opererend in de dorpskern van Wenduine• Klein familiebedrijf• Burenbijeenkomsten en rondleidingen n.a.v. de aanschaf van de

nieuwe koffiebrandmachine• Gevolg: angst, geruchten en ontwetendheid weggenomen• Kostprijs nieuwe koffiebrandmachine: € 400.000, waarvan circa €

200.000 voor beperking geur- en lawaaihinder. Gevolg: nieuwe milieuvergunning verkregen

2.5. Voorbeeld 3: een duurzame band met de buurt op bedrijventerrein Gentbrugge II

• Activiteiten: Boerenmarkt, PC-opleidingen, kunstproject, jobbeurs en recrutering i.s.m. de VDAB en de lokale werkwinkel.

• Sleutel: communicatie. Bv.: Op bestuursvergaderingen worden buurtvertegenwoordigers uitgenodigd.

• Bijkomend voordeel: sociale controle.

Stakeholderoefening

Stakeholdermapping• Wie zijn uw stakeholders?

• Hoe belangrijk zijn ze voor uw bedrijf (interesse/macht)?

• Stakeholdermapping d.m.v. figuur

• Over welke thema’s zou u met hen interageren?

• Via welke interactievorm ziet u met hen te interageren?

• Wat zijn eventuele knelpunten?

Stakeholdermapping

VeelWeinigL

aagH

oog

Interesse / Aandacht

Macht

A Klanten

B Leveranciers

C Bevoegd gezag / overheid

D Aandeelhouders

E NGO’s/milieu-organisaties

F Medewerkers

G Bank/financiële instelling

H Consumenten

I Vakbond

J Federatie

K Media (bijv. pers)

L Omwonenden

M…..….

N………

O………

3. Duurzaamheidsrapportering

1. Wat is een duurzaamheidsrapport?2. Waarom een duurzaamheidsrapport?3. Vorm van het rapport4. Global Reporting Initiative (GRI)5. Inhoud: Waar gaat het verslag over?6. Getuigenis Halina Bletek, drukkerij Wils7. Aan de slag8. Trends

3.1 Wat is een duurzaamheidsrapport?• Een duurzaamheidsrapport laat niet alleen zien wat u hebt bereikt, maar

vooral ook hoe u dat hebt bereikt– welke keuzes u maakt– hoe u ervoor zorgt dat u het milieu zo min mogelijk belast – hoe u zorgvuldig omgaat met mensen en maatschappij

• Belangrijk onderdeel van duurzaam ondernemen: dialoog met belangrijke partijen (stakeholders) en transparantie

• U legt dus verantwoording af over uw activiteiten en licht uw beweegredenen toe

3.2 Waarom een duurzaamheidsrapport?

Externe motieven• ‘Aanspreekbaar zijn’ op werkwijze: verantwoording afleggen (vandaar:

maatschappelijk verantwoord)• Versterken overleg met de stakeholders• Tijdens het maken van het verslag krijgt u feedback van stakeholders,

met als resultaat:– Beter inzicht in hun wensen – Innoverende ideeën m.b.t. producten en service

• Profilering als duurzaam bedrijf

3.2 Waarom een duurzaamheidsrapport? (2)

Interne motieven• Nuttig instrument om de koers te bepalen; het nodigt uit om doelen te

stellen en nieuwe initiatieven te starten: verslag als middel om duurzaam beleid te ontwikkelen … en te monitoren

• ‘Trots op het bedrijf’: gemotiveerde medewerkers• Kostenbesparing door kritischer te kijken naar verbruik van energie,

water en grondstoffen, verhoogde inzet medewerkers, enz.• Mogelijkheid tot benchmarking: hoe doe ik het in vergelijking met

anderen?

Ben ik er klaar voor?

Maakt MVO integraal deel uit van de strategie?

3.3 Vorm van het rapport

• Beknopt of heel uitgebreid

• Mooie brochure of magazine in drukwerk• Informatie op internet:

– verslag op internet – specialistische informatie voor beperkte groep

• Andere vormen: powerpointsheets, DVD, enz.

3.3 Vorm van het rapport (2)

1. Intuïtief, volgens het gevoelIn de praktijk beginnen we vaak met het expliciet maken van wat al geweten is (impliciete uitgangspunten, duurzaamheidsbeleid), zoals:

– “Stapsgewijs beter en geen weg terug”– “Duurzaam als het kan”– “Hoogwaardig hergebruik”

Daarna volgen de standaarden ‘vanzelf’

2. Gestructureerd, volgens een standaard -> GRI (Global Reporting Initiative)

3.4 Global Reporting Initiative (GRI)• Referentiestandaard op vlak van duurzaamheidverslaggeving - wereldwijd

de meest gebruikte standaard• Indicatoren voor:

– milieu – mensenrechten – economische effecten – arbeidsomstandigheden en volwaardig werk – maatschappij – productverantwoordelijkheid

• Ieder bedrijf kan zelf de indicatoren kiezen die voor haar situatie geschikt zijn -> materialiteit

3.4 Global Reporting Initiative (GRI) (2)

• Multi-stakeholderinitiatie

• Geschiedenis:– 2000: eerste versie– 2002: belangrijke verbeteringen– oktober 2006: GRI-G3 richtlijnen– Sindsdien: diverse sectorsupplementen en landensupplementen

• www.globalreporting.org

3.4 Global Reporting Initiative (GRI) (3)

Deel 1: Richtlijnen voor het bepalen van: • Inhoud• Kwaliteit• Afbakening

Deel 2: Standaardinformatievoorziening• Strategie, profiel, managementbenadering• Prestatie-indicatoren (economisch, milieu, sociaal)• Aanvullingen per sector en per land (in ontwikkeling)

Principes van GRI-G3

3.5 Inhoud: waar gaat het rapport over?

Belangrijkste ingrediënten:

• Betrokkenheid van belanghebbenden (stakeholders)• Materialiteit• Duurzaamheidscontext

Aanvullende informatie, bedoeld om de gegevens in het verslag te kunnen beoordelen

• VolledigheidGeen belangrijk (materiële) issues weglaten

3.5.1 Betrokkenheid van de stakeholders

• Bepaal welke stakeholders u wil raadplegen en op welke manier (bijeenkomst organiseren, tijdens natuurlijke contactmomenten, telefonische interviews, per mail, enz.)

• Denk na over hoe u deze stap als positief communicatiemoment kunt inzetten

1. Werk vanuit de inhoudsopgave (wat mist er en wat kan eruit) of vanuit de aspectenlijst (wat vindt u belangrijk om te weten over ons bedrijf) – Duurzaamheidsthema’s laten ordenen en aanvullen– ‘Tien lastige vragen’ laten formuleren

2. Op basis van de draftversie van het verslag: vragen naar oordeel over verslag (dit kan evt. worden opgenomen in het verslag zelf)

3.5.2 Materialiteit

Meest relevante onderwerpen op het gebied van duurzaamheid die aansluiten bij de kernwaarden en kernprocessen van de organisatie:

• belang van het onderwerp voor de organisatie (aansluitend bij de activteiten of verslaggevingsdoelen)

• belang van het onderwerp voor de stakeholders • de mate waarin de onderneming invloed heeft op het onderwerp

Dus niet rapporteren over alle duurzaamheidsissues!

Materialiteits-matrix

Rapportageniveaus

Getuigenis Halina Bletek, zaakvoerder drukkerij Wils

3.6 Aan de slag: Stap 1 - voorbereiding

• Stel vast wat het doel is van het duurzaamheidsverslag (bv. stakeholders laten weten dat we al veel doen aan duurzaamheid of het interne bewustwordingsproces op gang brengen)

• Stel een team samen• Benoem een projectleider• Stel de beschikbare en benodigde middelen vast• Maak een planning voor activiteiten• Zorg voor draagvlak door management en medewerkers te informeren

en betrekken

3.6 Aan de slag: Stap 2 – Inhoud bepalen

• Beschrijf visie, activiteiten en doelstellingen• Breng in kaart wie de stakeholders zijn • Stel het bereik van het verslag vast: over welke onderwerpen wilt u

schrijven inhoudsopgave• Stel de grenzen van de verslaglegging vast (over welke onderdelen,

producten en diensten)• Bepaal de verslagperiode

Inhoudsopgave rapport (voorbeeld)1. Voorwoord2. Organisatieprofiel3. Kerngegevens, jaarcijfers4. Ontwikkelingen5. Duurzame ontwikkeling: Missie, strategie, doelstellingen6. Duurzaamheid in de kernprocessen (hoofdactiviteiten van de organisatie)7. Dialoog met stakeholders8. Medewerkers9. Maatschappelijke bijdrage10. Interne bedrijfsvoering11. Colofon

Dit is uiteraard niet de juiste indeling!

Het verslag kan op verschillende manieren worden

opgebouwd.

3.6 Aan de slag: Stap 3 - Informatie verzamelen• Verzamel beleidsstukken• Beschrijf de managementsystemen• Interne bronnen: monitoringssystemen, personeelsdossier, facturen• Stuur vragenlijsten rond (laat mensen zoveel als mogelijk kant en klare

teksten aanleveren)• Houd interviews (directie, medewerkers, stakeholders, …)• Gebruik andere communicatiemiddelen (bv. teksten van de website en

evt. persberichten)

3.6 Aan de slag: Stap 3 - Indicatoren kiezen

• Streep de GRI-indicatoren weg die horen bij categorieën of aspecten waarover u niet zal rapporteren

• Voeg eventueel eigen indicatoren toe• Beoordeel de haalbaarheid om over de indicatoren te rapporteren

– Beschikbaarheid van gegevens: kan de informatie worden verzameld?– Kwaliteit: zijn de gegevens betrouwbaar?– Capaciteit: heeft uw bedrijf voldoende kennis en ervaring om het aspect te

behandelen?– Resources: Wat kost het om de informatie te verzamelen en verwerken?

• Maak gebruik van de duurzaamheidsbarometer !

3.6 Aan de slag: Stap 3 - Informatie verzamelen

• In welke vorm kunt u de informatie het beste presenteren? (Afwegingen: tabel, grafiek, tekst, informatie over voorgaande jaren betrekken, detaillering, relateren aan informatie zoals fte, enz.)

• Wees specifiek en zorg dat de informatie op slechts één manier geïnterpreteerd kan worden

• Verklaar verschillen t.o.v. voorgaande jaren en opvallende zaken• Wees kritisch : niet alles direct voor waar aannemen, doorvragen,

verbanden leggen, relevantie bepalen• Koppel teksten terug met de informatieleveranciers om juistheid te

waarborgen en gevoeligheden te voorkomen• Hou bronnen bij

3.6 Aan de slag: Stap 4 – Redactie

Wat maakt een verslag leesbaar en aantrekkelijk?

• Cases• Medewerkers/stakeholders aan het woord

– Communicatie over MVO heeft vrijwel altijd ook de eigen medewerkers als belangrijke doelgroep, maar is ook belangrijk voor het aantrekken van nieuwe medewerkers

– Voor medewerkers van belang: Opleiding, begeleiding, coaching, doorgroeimogelijkheden, ‘trots op hun werkgever’

• Teksten en kaders• Fotomateriaal en illustraties

Cases worden goed gelezen

Speelt in op de actualiteit

Speelt in op de belevingswereld van de lezer

Maatschappelijk nut van het bedrijf

Positief profiel in de omgeving

Gevoel van trots bij medewerkers

Op wie of wat heb ik invloed als bedrijf, wat zet ik in beweging?

3.7 Trends in verslaglegging

• Bij veel organisaties is de cijfermatige onderbouwing een belangrijk verbeterpunt

• Om die onderbouwing te kunnen doen, moeten bedrijven duurzaamheidsgegevens meten en verzamelen> Voorbeeld registratie gegevens: duurzaamheidsbarometer

• Sterkere rol stakeholders• Betere balans tussen goed en slecht nieuws• Duidelijker verband duurzaamheidsstrategie en bedrijfsstrategie;

duurzaamheid integreren in kernprocessen

Meer weten?

Meer weten? • www.duurzaamheidsverslaggeving.be• Praktijkgids Duurzaamheidsverslagen Business & Society

Belgium (http://www.businessandsociety.be/files/files/Thematische%20publicaties/Praktijkgids_Duurzaamheidsverslagen.pdf)