.txl

Machteld Haaksman, Ministerie van JustitieSanne Grotenbreg, gemeente ZaanstadSylvia Schuite, gemeente AlmeloRoel ter Borg, gemeente EnschedeEsther van Dijk, gemeente LelystadEric Stegehuis, gemeente AlmeloMelani Boumans, gemeente Hollands Kroon

De aanleidingTexel is een bijzondere gemeente. Het is een kleine gemeenschap met bijna 14.000 inwoners. Daarnaast ontvangt Texel jaarlijks 900.000 bezoekers. Er is het hele jaar door ontzettend veel te doen, voor 2013 staan er bijna vijftig evenementen gepland. Dit loopt van toeristische publiekstrekkers als de Ronde om Texel, tot relatief kleine evenementen en belangrijke tradities voor de eilandbewoners zoals Meierblis.

De inwoners van Texel zijn actief betrokken bij hun eiland. De initiatieven van de inwoners van Texel worden door de gemeente ondersteund. Het is niet duidelijk wie welke inititieven inzet krijgt. De buitendienst levert op eigen initiatief diensten en materiaal. Ook is niet duidelijk waarop de inzet gebaseerd is.

Texel heeft de wens uitgesproken om een regiegemeente te zijn, en wil een slanke en fitte organisatie worden.

De opdrachtDe gemeente Texel heeft de ambtenaren van Serious Request uitgenodigd om mee te denken. De opdracht luidt:

Maak duidelijke afspraken waarbinnen de gemeente verenigingen en organisaties ondersteunt bij het houden van hun verschillende activiteiten en evenementen

De gemeente Texel geeft concreet aan dat het gaat om de volgende punten:- Rol gemeente bij ondersteuning van activiteiten- Inzet medewerkers gemeente en gemeentelijk materieel- Is het evenement/de activiteit commercieel - Wanneer kosten in rekening brengen - Wanneer vrijstelling van kosten (container/ grof vuil/ vegen)- Hoe om te gaan met “oude” afspraken- Integriteit (ons kent ons)

Beeldvorming en opdrachtafbakeningDe presentatie van de heer Bolier van de gemeente Texel gaf aanleiding om het beeld van de opdracht nog eens scherp te stellen. Conclusie van de werkgroep is:

Waar legt Texel de grens (inzet capaciteit gemeente) bij inzet van evenementen

De projectgroep is bij de beeldvorming tot de conclusie gekomen dat voor het stellen van grenzen kaders en criteria nodig zijn om een goede belangenafweging te kunnen maken. Wij kunnen de grenzen niet aanleveren maar kunnen wel een bijdrage leveren om de bouwstenen klaar te leggen voor het vaststellen van de grenzen.

Opstellen van criteria bij evenementenHet verlenen van diensten is een vorm van verkapte subsidie en zou onderhevig moeten zijn aan criteria. Vormen van verkapte subsidie die de gemeente Texel hanteert zijn:

- Gratis extra containers bij sportevenementen;- Uitlenen van gemeentelijke materialen tbv evenementen;- Inzetten van gemeentelijke medewerkers.

Door het verlenen van deze hand- en spandiensten kost het de gemeente teveel personele capaciteit en middelen die economisch niet meer verantwoord is. Ook de integriteitkwestie speelt een rol. De gemeente moet bewust gaan kiezen welke evenementen wel en niet ondersteund worden. Aan de hand van criteria kan de gemeente Texel die bewuste keuze maken. De criteria zijn opgemaakt aan de hand van de kernwaarden zoals genoemd in het evenementenbeleid van de gemeente Texel.

De kernwaardenRuimte en RustCultuurhistorie en identiteitEilandgevoelNatuur en landschapNachtelijke duisternis

De projectgroep heeft onderzocht welke mogelijkheden er zijn om te bezien welke evenementen ondersteund kunnen worden door de gemeente. Hierbij zijn wij terecht gekomen bij de gemeente Ede die een matrixschema met criteria heeft ontwikkeld. De gemeente Ede geeft aan dat er een aantal instrumenten zijn om evenementen te ondersteunen. Aan de hand van de te ontwikkelen toolkit worden middelen vanuit de gemeente Texel afgebakend. Voor dit beleid verwijzen wij u naar Pleio – Serious Ambtenaar Texel.

Een voorbeeld van een aantal criteria zijn opgenomen in de onderstaande schema. Let op, dit is een ruwe versie.

WAARDEN CRITERIAEconomisch belang Kwaliteit boven kwantiteit

InnovatieImagoversterkendAantrekkingskracht verblijfstoerismeHoofdactiviteit vind plaats op TexelAansluiting bij kernwaarden gemeenteDuurzaamheid

Gemeenschappelijk belang

Kwaliteit boven kwantiteitSamenwerken partners onderlingStimuleren zelfredzaamheid burgerAantoonbaar breed draagvlak bij sponsorAantoonbaar breed draagvlak bij publiekAansluiting bij kernwaarden gemeenteBijdrage aan sociale/maatschappelijke cohesieFolklore

Organisatie belang(gemeente en organisator)

TransparantieInteger handelenInzichtelijk maken van eigen kosten

* commerciële evenementen met winstoogmerk ondersteunen wij niet kosteloos.

Stellingen/discussiepuntenDe projectgroep is van mening dat er een discussie moet plaatsvinden om helder te krijgen wat de gemeente Texel nu wil. Wil gemeente Texel een slag maken met cultuur en integriteit of gaan we toch op de huidige voet verder. Om te komen tot een slagvaardige discussie heeft de projectgroep acht stellingen geformuleerd waarover gediscussieerd kan worden. De discussie is gericht op het stellen van grenzen.

Stelling 1Het is inherent aan een kleine gemeente als Texel om vriendendiensten t.b.v. evenementen en activiteiten te verrichten door medewerkers van de gemeente.

Stelling 2Texel ondersteunt activiteiten en evenementen niet meer in financiële of materiële zin tenzij de organisator het overduidelijke belang voor Texel aantoont.

Stelling 3Voor elke bijdrage van de gemeente Texel aan evenementen, zowel materieel als immaterieel, moet betaald worden.

Stelling 4In een fitte en slanke organisatie past geen overbodige ballast, zoals de "oude afspraken" ten aanzien van activiteiten en evenementen.

Stelling 5De gemeente ondersteunt alle evenementen, want het eiland is van iedereen en het gaat om gemeenschapsgeld.

Stelling 6Als de gemeente geen hand- en spandiensten meer levert, stoppen vrijwilligers met inzet.

Stelling 7Als de gemeente geen hand- en spandiensten meer levert, nemen commerciële partijen activiteiten en evenementen over waar winstoogmerk de boventoon voert.

Stelling 8In tijden van economische crisis gaat commercieel belang van evenementen boven gemeenschapsbelang.

AanbevelingHet genoemde vraagstuk betreft ons inziens een politieke keuze waarvoor het antwoord zou moeten komen vanuit de discussie tussen raad en college en de betrokken dienst over kaders en criteria.

Maak naar aanleiding van deze discussie heldere afspraken en zet deze op papier.Verbindt ze aan de doelstellingen mbt integriteit, waarbij het college het goede voorbeeld geeft.Vertaal dit vervolgens in breed gedragen beleid.

Met betrekking tot de concrete vragen in onze opdracht:

Wat is rol van de gemeente mbt inzet van medewerkers en materieel bij activiteiten?Indien ervoor gekozen wordt medewerkers en materieel in te zetten, verbindt dan voorwaarden aan deze inzet, zoals bijvoorbeeld kosten doorberekenen.

Wanneer is een evenement of activiteit al dan niet commercieel?Dit is een vraagstuk waar we in zo korte tijd geen passend antwoord op kunnen geven.

Wanneer brengen we kosten in rekening voor inzet van medewerkers en materieel bij activiteiten?. Wij zien kosteloze inzet van medewerkers en gemeentelijk materieel als een verdekte vorm van subsidie. . Er zou een budget moeten komen voor verstrekking van inzet en materieel, van waaruit de gemeente activiteiten zou kunnen ondersteunen zodat de afdeling die medewerkers en materieel verstrekt hier een begroting op kan maken. Kosten kunnen daardoor hetzij worden verhaald op de organisator, hetzij worden verhaald op het gemeentelijk budget. En zijn daardoor helder en inzichtelijk. Dit voorkomt het ‘ons-kent-ons’ ritselen.

Wanneer geven we vrijstelling van deze kosten?Daarop kunnen wij als niet-Texelaren geen antwoord op geven. Dat is een gesprek dat op intern beleidsniveau gevoerd moet worden.

Hoe gaan we om met oude afspraken?Voor verenigingen die momenteel kosteloos ondersteund worden met bijv. containers zouden o.i. deoude afspraken losgelaten moeten worden om vervolgens met alle verenigingen op gelijke wijzeafspraken te kunnen maken. Verwerk deze afspraken in de matrix met criteria de je ook gebruikt voor evenementen. Zie nota Ede.

TOELICHTING

Voorbeelden andere gemeenten

Terneuzen: Het evenementenbeleid van de gemeente Terneuzen is gewijzigd. De belangrijkste wijziging is dat het college meer zelfwerkzaamheid van evenementenorganisaties vraagt. Onder meer zelf materialen ophalen, plaatsen en terugbrengen (dranghekken, vlaggenmasten, etc.) en 'handjes' leveren om de gemeente te ondersteunen (bij het plaatsen van verkeersborden, opzetten podium, etc.). Het is niet de bedoeling organisatoren van evenementen op hoge kosten te jagen. De gemeente probeert zoveel mogelijk mee te denken, geeft tips en oplossingen voor knelpunten.

Meerssen: De gemeente Meerssen werkt aan de deregulering van evenementen. Er gaan minder regels gelden voor degene die een evenement wil organiseren. Dit wordt bereikt door evenementen, die binnen een aantal criteria vallen, vrij te stellen van een vergunning op grond van de APV. De openbare orde, hygiëne en de veiligheid moeten wel worden gewaarborgd. Voor dit doel worden algemeen geldende voorschriften opgesteld, te raadplegen via de gemeentelijke website of op papier verkrijgbaar. De verantwoordelijkheid van burgers neemt toe. Maar er is voor hen duidelijkheid betreffende de criteria, de voorschriften en de procedures.

Helmond: Het nieuwe evenementenbeleid van de gemeente Helmond kent een aantal begrenzingen. Niet om de creativiteit in de stad te remmen, maar vooral om te kunnen focussen op evenementen die een positieve bijdrage leveren aan het imago van Helmond (succes), de recreatieve/toeristische/culturele meerwaarde (thematiek), de economische spin off (geld) en de maatschappelijke cohesie (trots). Zo kunnen evenementen elkaar onderling ook versterken. Uiteindelijk is deze evenementennota flexibel genoeg om elk uniek en kansrijk idee te honoreren