Workshoponline aanvraagsysteem

Een antwoord op al je vragen en tijd om te oefenen

Verloop van de workshop:• Inleiding (5 min)– Waarom online straatfeesten aanvragen?– Aanmelden op je account – Een account aanmaken– Inloggen en je account beheren– Een aanvraag doen– Een eindafrekening indienen

• Zelf aan de slag (45 min)

• Vraag en antwoord (10 min)

Waarom een online aanvraagsysteem?• Je kan je aanvragen zelf beheren • Je kan je persoonlijke gegevens makkelijk en snel wijzigen • Je aanvraag en eindafrekening worden sneller behandeld• Je kan steeds een stand van zaken opvragen • Nooit meer een verkeerd adres of een aanvraag die verloren

gaat

En tot slot:• Via dit systeem kun je je ook inschrijven voor tal van

workshops van andere stedelijke diensten (sport, jeugd, enz.)

Zelf aan de slag, stap voor stap

Aanmelden op je account1. Surf naar www.opsinjoren.be.

Tip: gebruik bij voorkeur Mozilla Firefox als browser. Deze kan je gratis downloaden.

2. Klik door naar het product van je keuze (bvb. groot straatfeest) en kies “aanvragen” (knop rechtsboven)

of

Aanmelden op je account

3. Klik in het menu (linksboven) op “beheer uw aanvragen”

Aanmelden op je account4. Je komt nu terecht op het aanmeldscherm …

Aanmelden op je accounten 5. Je stelt jezelf volgende vraag …

Aanmelden op je account Heb je in 2013 een Opsinjoren-feest georganiseerd?

JA Dan heb je al een account in de online databank en kan je inloggen met je gebruikersnaam (je e- mailadres) en

wachtwoord.

JA, maar ik ken mijn wachtwoord niet meer … Dan zal één van de medewerkers je nu een nieuw wachtwoord geven.

JA, ik heb een feest georganiseerd maar weet niet meer of dit online werd aangevraagd … Neem contact op met je sectorverantwoordelijke

want die heeft de account in jouw plaats aangemaakt.

NEE Je moet een account aanmaken. Kijk op de volgende dia’s hoe je dat doet.

Een account aanmaken3. Ga naar “registreren” en vul alle velden met een * in

Klik daarna op “verzenden”

Je kan nu meteen aan de slag!

Opgelet:• Je krijgt na registratie een e-mail met je gebruikersnaam en wachtwoord.

Deze heb je nodig om opnieuw in te loggen. Gooi deze e-mail dus niet weg!

Gebruikersnaam = je persoonlijke e-mailadres Wachtwoord = door het systeem gekozen

• Om je wachtwoord gemakkelijk te onthouden, verander je dit best meteen.

Een account aanmaken

Inloggen en je account beheren… dat doe je opnieuw via het aanmeldscherm

Let op: als je lid bent van een vereniging en/of actief als sporter, krijg je bovenop het aanbod van Opsinjoren ook nog andere formulieren te zien.

Je account beheren?Nog enkele weetjes:

Je kan Opsinjoren rechtstreeks contacteren door “contacteer ons” te kiezen in het menu (linksboven)

Je kan je “profiel wijzigen”, bvb. een adreswijziging doen of een e-mailadres toevoegen. Kies daarna voor “opslaan”.

Tip: je kan hier ook aanduiden of je post enkel per e-mail wil ontvangen.

Je “wachtwoord” veranderen doe je hier

Je kan jezelf “afmelden” Hier doe je een “nieuwe aanvraag” voor een feest

Een aanvraag opgeslagen maar nog niet ingediend? Een eindafrekening indienen? Bij “lopende aanvragen” vind je een overzicht.

In “oude aanvragen” worden al je oude aanvragen bewaard. Je kan dus steeds terugkijken naar hoe je je straatfeest vorig jaar hebt georganiseerd of waar de straatafsluitingen moeten komen.

Een aanvraag doen: oefeningWe voegen onmiddellijk de daad bij het woord. We vragen een groot straatfeest 2014 aan.

Een aanvraag doen1. Meld je aan met je gebruikersnaam en wachtwoord

(aanmeldscherm)

2. Kies in het linker menu “nieuwe persoonlijke aanvraag”

Een aanvraag doen3. Maak je keuze uit ons aanbod

Opgelet:• Voor sommige aanvragen zijn er deadlines (speelstraten, lentepoets,

…); als het formulier dat je zoekt er niet tussen staat, is de aanvraagperiode afgelopen.

Een aanvraag doen4. Vul het aanvraagformulier zo volledig mogelijk in.

Tip:

Wanneer je vragen tegenkomt als “Wilt u een culturele act boeken?” of “Wilt u het start-to-koffieklets-spel ontlenen?” krijg je meer uitleg door op de link ernaast te klikken.

Een aanvraag doen5. Opslaan en verzenden

Wanneer je alles hebt ingevuld moet je het formulier opslaan.

Dit kan op 2 manieren:• Ben je nog niet zeker en wil je je aanvraag met een buur nog eens overlopen? Kies

dan enkel “opslaan”.

• Ben je wel zeker kies dan voor “opslaan en indienen”. Dan verschijnt er een waarschuwing: “Bent u zeker dat … U kan hierna geen wijzigingen meer indienen!” Klik op “ja”, het formulier wordt nu verzonden. Een bevestiging verschijnt op je scherm.

Opgelet: een aanvraag wordt pas door ons behandeld als je voor “opslaan en indienen” hebt gekozen!

Een aanvraag doen5. Opslaan en verzenden

Tip:Wanneer je enkel “opslaan” koos kan je de aanvraag op een later tijdstip “indienen”. Kies in het menu dan voor “lopende persoonlijke aanvragen”.

Een eindafrekening indienenLog opnieuw in via het aanmeldscherm, ga naar “lopende persoonlijke aanvragen” en selecteer de aanvraag waarvoor je het eindverslag wil indienen.

De aanvragen worden voorzien van de juiste datum door de sectorverantwoordelijke.

Opgelet: 1 aanvraag = 1 eindafrekening!D.w.z. dat de persoon die de aanvraag invult, ook de eindafrekening invult (is

account-gebonden).

Een eindafrekening indienenKlik op “aanvraag bekijken” en doorloop nu volgende stappen:1. Klik op het tabblad “eindverslag en financiële afrekening” en ga naar “dit formulier

invullen” 2. Vul de 4 vragen in

1. Hoe is de activiteit verlopen? Wat hebt u gedaan?2. Hebt u opmerkingen/ vragen/ suggesties?3. Hebt u een workshop georganiseerd?4. Hoeveel deelnemers hebt u bereikt? *

en klik op “opslaan en indienen” Je krijgt een bevestiging op je scherm.

Tip: het * geeft aan dat je deze vraag zeker moet beantwoorden!

Een eindafrekening indienen

3. Klik in het tabblad “financiële afrekening” op “dit formulier invullen”4. Vul ALLE lege velden in en klik op “volgende”5. Vul nu alle inkomsten in (bvb deelnamegeld of inkomsten van drank) en klik op “volgende”.

Opgelet: ook teruggave op leeggoed zijn inkomsten

Tip: als het feest gratis was, hoef je niks in te vullen. Verwijder het lijntje door op “verwijder” te klikken.

Een eindafrekening indienen

6. Je kan nu je uitgaven invullen. Nummer je bonnetjes en vul het bedrag per kasticket in. 1 kasticket = 1 lijntje.Je kan gemakkelijk en snel lijntjes toevoegen.

7. Wanneer alle uitgaven zijn ingevuld dien je enkel nog het document met de gescande aankoopbewijzen op te laden.

8. K

Een eindafrekening indienenHoe ga je te werk bij het inscannen van de aankoopbewijzen?• Nummer en kleef alle aankoopbewijzen op een blad papier

Opgelet: ‘ontwaard’ de aankoopbewijzen. Dit doe je door 2 schuine strepen op het ticket te zetten met tussenin de datum van die dag.

Voorbeeld

• Scan dit document en sla het op in je computer. Kies daarna voor “opslaan en indienen”. Je krijgt een bevestiging met datum van indiening.

Een eindafrekening indienenHoe ga je te werk bij het inscannen van de aankoopbewijzen?• Scannen doe je

via je printer moderne printers hebben een scanfunctie die het document rechtstreeks op je pc opslaat

met je gsm neem een foto van het document en laad dit op naar je pc

met een digitaal fototoestel idem werkwijze gsm

met de hulp van een buurman/buurvrouw

•

Een eindafrekening indienenWat doe je als je de aankoopbewijzen niet kan inscannen?• Ga langs bij je contactpersoon in het district. Hij of zij kan de aankoopbewijzen samen met jou inscannen.

Lukt niks van dit alles? Neem contact op met jouw sectorverantwoordelijke of bel het gratis nummer 0800 25 8 25.

•

Nog vragen?