Ondersteuningspakket Participatief Werken · Ondersteuningspakket Participatief Werken...

27
Ondersteuningspakket Participatief Werken Klimaatneutrale Organisatie 2020 De ondersteuningscampagne voor gemeenten die zich engageren om in 2020 een klimaatneutrale organisatie te zijn. Besluitvorming is alleen effectief als er gezamenlijke besluitvorming gebeurt (bron: Bruin, J.A. de, E.F. ten Heuvelhof en R.J. in ’t Veld (1998) Procesmanagment: over procesontwerp en besluitvorming, Schoonhoven: Academic Service)

Transcript of Ondersteuningspakket Participatief Werken · Ondersteuningspakket Participatief Werken...

Page 1: Ondersteuningspakket Participatief Werken · Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020 2. Inhoud Het pakket Participatief Werken is het tweede ondersteuningspakket

1

Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020

Ondersteuningspakket

Participatief Werken

Klimaatneutrale Organisatie 2020

De ondersteuningscampagne voor gemeenten

die zich engageren om in 2020

een klimaatneutrale organisatie te zijn.

Besluitvorming is alleen effectief als er

gezamenlijke besluitvorming gebeurt

(bron: Bruin, J.A. de, E.F. ten Heuvelhof en R.J. in ’t Veld (1998) Procesmanagment: over procesontwerp en besluitvorming, Schoonhoven: Academic Service)

Page 2: Ondersteuningspakket Participatief Werken · Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020 2. Inhoud Het pakket Participatief Werken is het tweede ondersteuningspakket

2

Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020

Page 3: Ondersteuningspakket Participatief Werken · Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020 2. Inhoud Het pakket Participatief Werken is het tweede ondersteuningspakket

3

Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020

1. Inhoudsopgave 2. Inhoud 4

3. Waarom participatief werken? 5

3.1 Doel ........................................................................................................... 5

Bijkomende effecten campagne in de gemeente ................................................... 6

3.2 Doelgroepenanalyse ..................................................................................... 7

Hoe start ik met een doelgroepenanalyse? .......................................................... 7

Voorbeeld doelgroepenanalyse provincie Antwerpen ............................................. 8

3.3 Aanpak per doelgroep .................................................................................. 9

Voorbeeld participatief werken provincie ............................................................. 9

Praktische methodiek: Whole brain model van Ned Hermann ................................. 9

3.4 Wanneer inzetten op participatie? ................................................................ 11

Betrokkenheid voor langere periode ................................................................. 12

Hoe liep het participatief proces bij de provincie? ............................................... 12

4. Technieken voor participatief werken 16

4.1 Krachtenveldanalyse .................................................................................. 16

Stap 1 Brainstorm omgevingsfactoren .............................................................. 16

Stap 2 Ordenen en aanscherpen van de informatie ............................................. 16

Stap 3 Maak een grafisch overzicht .................................................................. 16

Stap 4: Inzicht in omgaan met weerstanden ..................................................... 17

Stap 5 Acties ................................................................................................. 18

Stap 6 Evalueren en bijstellen ......................................................................... 18

4.2 Free Writing .............................................................................................. 18

Stap 1 Kader de oefening ................................................................................ 18

Stap 2 Overlopen ideeën ................................................................................. 18

Stap 3 Bespreking output ................................................................................ 18

Stap 4 Afbakenen concrete acties .................................................................... 19

4.3 Ideeënverzamelaars via participatief proces .................................................. 19

Techniek Discussietafels ................................................................................. 19

Techniek Zwijgende discussie .......................................................................... 19

Techniek Positief gesprek ................................................................................ 19

Techniek Doorgeefgesprek .............................................................................. 19

Techniek Speeddate ....................................................................................... 20

4.4 Ideeënverzamelaars op een evenement........................................................ 20

Ideeënkaarten ............................................................................................... 20

Ideeënkraampjes ........................................................................................... 20

Probleemstellingen ......................................................................................... 20

Meer methodieken? ........................................................................................ 21

4.5 Bijlage: Argumenten om diensten te overtuigen ............................................ 22

4.6 Bijlage: Vereenvoudigde test denkvoorkeur Whole brain model, Ned Hermann .. 24

4.7 Bijlage: Stappen participatief proces ............................................................ 26

4.8 Bronnen ................................................................................................... 27

Page 4: Ondersteuningspakket Participatief Werken · Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020 2. Inhoud Het pakket Participatief Werken is het tweede ondersteuningspakket

4

Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020

2. Inhoud Het pakket Participatief Werken is het tweede ondersteuningspakket van de campagne

‘Klimaatneutrale Organisatie 2020’. Dit pakket biedt instrumenten om de gemeentelijke

diensten en medewerkers participatief te betrekken bij de campagne. Zo creëer je

draagvlak.

In de eerste plaats worden de diensten betrokken die ook de impact van deze doelstelling

het sterkst zullen voelen.

Het participatief proces loopt over de volledige looptijd van de campagne

‘Klimaatneutrale Organisatie 2020’.

Inventarisatie

Analyse

Maatregelen

Compensatie vanaf 2020

In dit pakket wordt toegelicht waarom je in een complexe campagne als ‘Klimaatneutrale

Organisatie 2020’ best participatief kan werken. Daarna gaan we in op de praktische

toepassing van participatief werken in je gemeente, door eerst duidelijk het doel te

zetten, daarna een doelgroepenanalyse uit te voeren, de aanpak per doelgroep te

bepalen en af te bakenen wanneer het proces best loopt.

We geven je een overzicht van de technieken die je in de organisatie kunt inzetten om

van start te gaan. Als toemaatje zijn ook een paar technieken toegevoegd voor ruimere

participatie.

Naast theorie en achtergrond over participatief werken, wordt steeds de werkwijze en

ervaring van de provincie vermeld. De voorbeelden van de technieken zijn opgemaakt

zodat ze voor de campagne ingezet kunnen worden.

Participatief

proces

Page 5: Ondersteuningspakket Participatief Werken · Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020 2. Inhoud Het pakket Participatief Werken is het tweede ondersteuningspakket

5

Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020

3. Waarom participatief werken? Participatief werken zorgt ervoor dat de uitvoering van complexe projecten afgestemd is

op de specifieke situatie in je gemeente. Participatief werken levert betere inhoud voor

deze uitvoering en dus ook een betere aanvaarding. Klimaat is een beleidsthema dat

samenhangt met zeer veel gemeentelijke diensten. Om een Klimaatneutrale Organisatie

te zijn in 2020 is de inzet en betrokkenheid van al deze diensten essentieel. Als elke

gemeentelijke dienst actief mee zoekt naar mogelijkheden en kansen voor de gemeente,

haalt de campagne meer resultaat.

Wet van Maier: E = K x A

Het effect (E) van een beslissing of keuze is de kwaliteit (K) van de beslissing gecombineerd met de acceptatie (A) ervan.

Om de campagne ‘Klimaatneutrale Organisatie 2020’ efficiënt uit te voeren zal een

gedragsverandering nodig zijn, zowel van individuele medewerkers, als van de werking

van diensten. Een gedragsverandering in een organisatie werkt alleen als er aandacht

wordt besteed aan tweerichtingsverkeer. Enkel boodschappen zenden is niet voldoende.

Via de methodiek van participatief werken luister je ook naar anderen. Zo bereik je meer

en leer je heel wat bij.

Door participatief te werken, kun je mensen waar je geen hiërarchische relatie mee hebt

overtuigen en tot actie aanzetten. Door rekening te houden met de input van alle

diensten bij de uitvoering van de campagne, wordt de campagne mee opgenomen in alle

beleidsdomeinen.

TIP: laat mensen zelf de wil ontdekken om mee te werken

Je kan mensen niet motiveren. Mensen kunnen alleen zichzelf motiveren.

Je kan wel een zo gunstig mogelijk klimaat scheppen opdat mensen in zichzelf de wil ontdekken om mee te werken aan je project.

Een projectmatige aanpak helpt om geen stappen in het participatief proces over te slaan

en niemand te vergeten. Doorloop volgende stappen:

Doel: Bepaal wat je wil bereiken met het participatief proces. Wie: Analyseer wie participatief betrokken wordt Hoe: Kies de methodiek van participatie per doelgroep Wanneer: Bepaal per doelgroep de timing

3.1 Doel

Een eerste stap bij een participatief proces is helder formuleren wat je wil bereiken. Wat

is het doel van de participatie? In communicatietermen worden vaak de volgende drie

doelstellingen onderscheiden:

Kennis: het informeren van doelgroepen; inzicht geven in een probleem, oorzaak

en oplossing of in de doelstelling van een project.

Houding: beïnvloeden hoe doelgroepen tegenover je project staan.

Page 6: Ondersteuningspakket Participatief Werken · Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020 2. Inhoud Het pakket Participatief Werken is het tweede ondersteuningspakket

6

Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020

Gedrag: bijvoorbeeld eigen gedrag aanpassen, zoeken naar kansen voor

gedragsverandering binnen de werking van andere diensten.

Het doel van de campagne ‘Klimaatneutrale Organisatie 2020’ is omgezet naar een

kernboodschap. Dit is de boodschap die samenvat waarom andere diensten moeten

meehelpen om een Klimaatneutrale Organisatie te worden in 2020.

De kernboodschap van de campagne ‘Klimaatneutrale Organisatie 2020’:

Alle gemeentelijke diensten beperken de broeikasgasuitstoot waarop ze impact

hebben met hun eigen werking. Zo werken we samen aan een Klimaatneutrale

Organisatie tegen 2020 en vormt de gemeente een voorbeeld voor haar burgers,

zodat deze zelf actie ondernemen.

Deze kernboodschap helpt je de interne communicatie over de campagne te

stroomlijnen. Je mag aspecten aan deze kernboodschap toevoegen, zodat ze beter

samenvalt met de argumenten waarmee diensten in jouw gemeente overtuigd kunnen

worden. Behoud wel steeds de basis.

Met deze boodschap kan je rechtstreeks verwijzen naar andere gemeentelijke initiatieven

zoals lokaal toerisme, fietsbeleid, wegeninfrastructuur, steun aan lokale winkels, …

De kernboodschap helpt je om volgend doel te bereiken via participatie van alle

gemeentelijke diensten:

De huidige werking analyseren

Alle mogelijkheden van de gemeente benutten om het klimaatbeleid te integreren

in alle beleidsdomeinen

De gemeente voorbereiden op toekomstige Europese wetgeving

De middelen van de gemeente effectief en efficiënt inzetten

Een Klimaatneutrale Organisatie worden tegen 2020

Een gemeente kan enkel een Klimaatneutrale Organisatie worden als alle diensten

gemotiveerd zijn om deze doelstelling mee naar de praktijk om te zetten. Hoe deze

omzetting gebeurt, wat het tempo is van de omzetting en op welke maatregelen eerst

wordt ingezet zal sterk verschillen van gemeente tot gemeente. Via het participatief

proces wordt dit bepaald door de betrokken diensten.

Bijkomende effecten campagne in de gemeente

De campagne ‘Klimaatneutrale Organisatie 2020’ wordt gerealiseerd door een intense

samenwerking van diensten in de gemeente. Dit zorgt voor een aantal bijkomende

effecten:

Verinnerlijken van milieuvriendelijke waarden en normen

Paraplu voor andere acties vanuit andere diensten

Acties voortbrengen vanuit de milieudienst gedragen door andere diensten

Adviezen geven vanuit de milieudienst aan andere diensten

Page 7: Ondersteuningspakket Participatief Werken · Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020 2. Inhoud Het pakket Participatief Werken is het tweede ondersteuningspakket

7

Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020

Afstemming kernboodschap op campagne naar burgers

Tegen midden 2013 wordt een campagne voor burgers door Ecolife ontwikkeld.

Afhankelijk van de kernboodschap van deze campagne wordt de interne kernboodschap

voor gemeenten nog aangepast.

Oefen het brengen van de boodschap

Zorg ervoor dat je de kernboodschap enthousiast kan overbrengen. Oefen een paar keer

met het vertellen aan collega’s, vrienden, … Als je de kernboodschap een paar keer hebt

verteld, is het makkelijker anderen te overtuigen.

Test deze boodschap vooraf met een paar medewerkers. Doe dit bij voorkeur niet zelf,

maar laat een collega waaraan je de boodschap vertelde een paar medewerkers

aanspreken. Als je zelf de test uitvoert, kun je het resultaat door je enthousiasme

beïnvloeden. Uit deze test kun je afleiden hoe personen die niet bij het project betrokken

zijn reageren en voor de echte campagne-start argumenten bedenken om iedereen te

motiveren.

3.2 Doelgroepenanalyse

Voor je het participatief proces bij de gemeentelijke diensten opstart is een

doelgroepanalyse noodzakelijk. Hiermee breng je in kaart wie je wil betrekken en welke

personen essentieel zijn om de campagne te doen slagen. Zorg ervoor dat je een

duidelijk beeld hebt van je verschillende doelgroepen en hoe je deze wenst te betrekken,

voor je de uitvoeringsfase start.

Tip: Betrek mensen en ze zullen beleid beter aanvaarden

Een goede voorbereiding is het halve werk. Effectieve communicatie staat of valt met een goed begrip van de doelgroep: de mensen die je wilt bereiken.

Hoe start ik met een doelgroepenanalyse?

Geef vooraf een antwoord op volgende vragen:

Op welke doelgroepen is de communicatie gericht? Welke mensen zijn voor het

project van belang?

Hoe groot is elke doelgroep?

Wat is het huidige kennisniveau ten aanzien van het thema?

Welke houding heeft de doelgroep ten aanzien van het thema? Welke waarden

spelen een rol?

Welke belangen heeft de doelgroep ten aanzien van het thema?

Welk gedrag van de doelgroep heeft een relatie met het thema?

Welke opinieleiders zijn voor de doelgroep belangrijk?

Welke relatie heb je met de doelgroep?

Hoe kijkt de doelgroep tegen je aan?

Welke communicatiekanalen gebruikt de doelgroep?

Breng echt alle mogelijke doelgroepen in kaart. Soms zal het nodig zijn om zelf op

persoonsniveau een opsplitsing te maken. Zet de verschillende doelgroepen uit in het

diagram op de volgende bladzijde om de belangrijkste partners voor het participatief

proces af te bakenen. Bepaal dan per doelgroep de aanpak voor participatie.

Page 8: Ondersteuningspakket Participatief Werken · Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020 2. Inhoud Het pakket Participatief Werken is het tweede ondersteuningspakket

8

Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020

TIP: Van de doelgroep kun je niet genoeg weten

De grootte van de doelgroep bepaalt in belangrijke mate de middelen die je inzet. Als je een kleine doelgroep wilt bereiken, kun je ze beter persoonlijk benaderen.

Voorbeeld doelgroepenanalyse provincie Antwerpen

Zie punt 3.4 voor de verdere uitwerking van de doelgroepenanalyse bij de provincie.

Voelt impact van de campagne

Deputatie

Diensthoofden van bovenstaande diensten

Departementshoofden betrokken diensten

Terugkoppelen en

Betrekken bij besluit.

Gebouwverantwoordelijken/contactpersoon per gebouw voor opvolging

Overige diensten

Overige personeel

Burgers

Gebouwenpark en hernieuwbare energie: Dienst Infrastructuur, Kamp C, verantwoordelijke energieboekhouding

Mobiliteit: Dienst Mobiliteit, Facilitaire dienst

Landbouw: Dienst Landbouw- en Plattelandsbeleid, Hooibeekhoeve, Proefbedrijf Veehouderij

Machines en toestellen: Facilitaire dienst, gebouwverantwoordelijke gebouwen met veel machines en toestellen

Natuur: Dienst Natuur en Landschap

Compensatie: Dienst Noord-Zuidbeleid

Afzonderlijke vergaderingen voorzien: diensten met weerstand voor samenwerking

Voelt impact van de campagne

Belangrijke partners in participatie

f proces

Moet akkoord

geven over wat en waarom

Communicatie over campagne en zorgen voor ondersteuning bij uitvoering

Af en toe informeren

over campagne

Consulteren

Controleren

Partners Informeren

Heeft invloed op besluitvorming en

uitvoering

Terugkoppelen

Heeft invloed op besluitvorming en

uitvoering

Page 9: Ondersteuningspakket Participatief Werken · Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020 2. Inhoud Het pakket Participatief Werken is het tweede ondersteuningspakket

9

Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020

3.3 Aanpak per doelgroep

Analyseer eerst hoe je je belangrijkste doelgroepen kunt motiveren.

Sluit hierbij aan op hun belevingswereld.

Werk samen met goede partners. Zoek mensen in de organisatie die voortrekker

willen zijn voor het project.

Speel in op agenda's van projectpartners en doelgroepen.

Zorg voor continuïteit.

Volg een projectmatige aanpak.

Formuleer argumenten volgens het denkpatroon van de doelgroep.

TIP: Vertrek uit het denkpatroon van de ander (zie Whole brain model van Ned Hermann)

We willen vaak mensen overtuigen door argumenten die ons zelf overtuigen, want daar geloven we in. Er is veel kans dat je doelgroep andere argumenten nodig heeft.

Bedenk zo veel mogelijk verschillende invalshoeken om je boodschap aan te bieden en vertrek hierbij uit het denkpatroon van de ander.

Om te bepalen welk denkpatroon je doelgroep heeft, of kan hebben, kun je je baseren op

het ‘Whole brainmodel van Ned hermann’.

Voorbeeld participatief werken provincie

Via het Whole brain model van Ned Hermann werd gezocht naar bijkomende argumenten voor alle denkpatronen. Deze argumenten vind je terug in de bijlage.

Het model gaf inzicht in de eigen denkpatronen en hoe door de aanpak te verruimen het

participatief proces meer vaart kon krijgen.

Praktische methodiek: Whole brain model van Ned Hermann

"De meeste van ons nemen aan dat zij de wereld zien zoals die is.”

Mensen zijn divers en denken verschillend. Elk brein werkt anders. Via onderzoek is

gebleken dat zich dominanties in het brein ontwikkelen. Deze breindominanties zorgen

ervoor dat mensen denkvoorkeuren ontwikkelen.

Iedereen beschikt in principe over alle verschillende denkstijlen, maar ontwikkelt een

denkvoorkeur. Bij de ene persoon is deze voorkeur meer uitgesproken dan bij de andere.

Het Whole Brain Model van Ned Hermann brengt denkstijlen in kaart en geeft aan met

welke aspecten je rekening moet houden om iedereen te motiveren.

In bijlage zit een korte test waarmee je kunt nagaan welke denkstijl jij hoofdzakelijk

hanteert.

Page 10: Ondersteuningspakket Participatief Werken · Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020 2. Inhoud Het pakket Participatief Werken is het tweede ondersteuningspakket

10

Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020

De theorie gaat uit van vier denkstijlen: logisch (analysator), praktisch (organisator),

creatief (innovator) en emotioneel (communicator).

Analysator:

Dit is iemand met de mentale voorkeur ‘logisch’ die onder druk vooral rationeel zal

blijven. Een logische denkstijl kenmerkt zich door een sterk analytisch en kritisch

vermogen, cijfermatig inzicht, feitelijkheden en een gevoel voor status.

Je kunt een analysator motiveren door details en logica aan te bieden.

Organisator:

Dit is iemand met de mentale voorkeur ‘praktisch’ die onder druk vooral structureel zal

zijn. Een praktische denkstijl kenmerkt zich door een behoudende maar planmatige

aanpak, ordelijkheid, en handhaven van regels.

Je kunt een organisator motiveren met een pragmatische benadering.

Innovator:

Dit is iemand met de mentale voorkeur ‘creatief’ die onder druk vooral avontuurlijk zal

zijn. Een creatieve denkstijl kenmerkt zich door grensverleggend , nieuwsgierig, visueel

ingesteld te zijn en een voorliefde voor metaforen te hebben.

Je kunt een innovator motiveren door hem enthousiast te maken.

Communicator:

Dit is iemand met de mentale voorkeur ‘emotioneel’ die onder druk vooral vanuit het

gevoel zal handelen. Een emotionele denkstijl kenmerkt zich door een groot

samenhorigheidsgevoel, expressiviteit, het willen delen van ervaringen en een

empathisch vermogen.

Je kunt een communicator motiveren door hem te laten voelen dat er begrip is.

Denkvoorkeur Analysator Organisator Innovator Communicator

Focus op Hoe: uitdenken Wanneer: uitvoeren

Wat: uitvinden Wie: uitdragen

Kernexpertise Planmatig werken Resultaatgericht

werken Initiatief en verbetering

Succesvol werken en samenwerking

Hoe

communiceren? Logisch, structuur,

details

Concreet, doelgericht,

nuchter

Creatief, suggestief, motiverend

Mensgericht, participerend,

dialoog

Hoe neem ik

beslissing?

Analystisch, objectief, alles

uitzoeken

Gefundeerd, planmatig,

middelen in functie van doelen

Intuïtief, visionair, van buiten cirkel

Overleg, inlevend, win-win

Wat heb ik

nodig? Geef me details en

logica Wees pragmatisch

Maak me enthousiast

Laat me voelen dat je me begrijpt

Hoe omgaan

met druk? Trekt zich terug, vermijdt conflict

Versterkt controle, defensief

Daagt uit, verandert van

onderwerp

Probeert spanning weg te praten

Hoe omgaan

met

Ik hou alles liefst bij het oude

Ik neem berekend risico’s

Ik kick op verandering

Ik kies voor verandering in harmonie met

Page 11: Ondersteuningspakket Participatief Werken · Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020 2. Inhoud Het pakket Participatief Werken is het tweede ondersteuningspakket

11

Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020

verandering anderen

Hoe kunnen

anderen me

motiveren?

Appreciatie voor mijn werk en

respect voor details

To the point communicatie, me zelf laten beslissen

Meegaan met enthousiasme, belangstelling

tonen

Open en warme dialoog,

persoonlijke attentie

Hoe mezelf

ontwikkelen?

Zelf initiatief nemen, durven risico’s nemen, kansen grijpen

Meer luisteren, menselijkheid,

geduld met anderen

Minder praten, meer luisteren, zelfdiscipline, realiteitszin

Minder praten, meer doen, meer gestructureerd

werken

Het Whole Brain Model geeft inzicht in de manier waarop iemand waarneemt, de

leerstijlen die hij hanteert en de manier van informatieverwerking. En dat leidt mogelijk

tot verhelderende inzichten in de communicatie en samenwerking binnen je organisatie.

TIP: Werk aan je overtuigingskracht

Inventariseer de belangrijkste argumenten (zie bijlage)

Ga vooraf na wat de concrete voordelen zijn van jouw voorstel voor je gesprekspartner en duid deze met herkenbare voorbeelden (of gebruik hier een participatieve methodiekTechnieken voor participatief werken)

Herhaal, bij weerstand, je argument niet meer dan één of tweemaal. Stel in de plaats vragen: Wat zou jij dan willen? Wat houdt je tegen? Hoe kunnen we hier uitkomen zonder er een win/verlies verhaal van de maken? En luister.

Doseer je argumenten en neem voldoende tijd om elk argument te bespreken.

Verifieer na de vergadering of discussie of je gesprekspartner akkoord is met het voorstel en het voorstel

op dezelfde manier hoorde als jij. Toon jezelf steeds enthousiast over je eigen standpunt. Ga er nooit van uit dat jouw voorstel of standpunt ‘evident’

is. Voorzie altijd argumenten.

3.4 Wanneer inzetten op participatie?

Zet zo snel mogelijk in op participatie. Hoe vroeger je mensen aanspreekt, hoe groter de

betrokkenheid.

Leidt uit de analyse over wie betrokken moet worden af hoe je de participatie zal

organiseren. Er zijn verschillende mogelijkheden. Eerst de diensthoofden, daarna

opgesplitst met de betrokkenen per thema; dienst per dienst; een algemene

informatievergadering voor personeel; via mailings; informeel gesprek; …

Laat door de doelgroep mee

de agenda bepalen. Knelpunten bespreken is gemakkelijker dan nieuwe ideeën

creëren.

het beleid en de besluiten bepalen (zorg dat ze over voldoende informatie en

denkvermogen beschikken om het geheel te overzien)

de uitvoering bepalen (voor de eigen werkplek en/of organisatie)

evalueren: effecten, gevolgen, ervaring kunnen meedelen

Page 12: Ondersteuningspakket Participatief Werken · Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020 2. Inhoud Het pakket Participatief Werken is het tweede ondersteuningspakket

12

Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020

Afhankelijk van de impact op de campagne zal op een andere manier participatief

gewerkt worden per doelgroep:

Informeren: hen op de hoogte stellen van de campagne

Uitleggen: resultaten bespreken/tonen en dan beleidskeuzes meedelen

Consulteren: hun mening, argumenten, ervaring kennen om er rekening mee te

kunnen houden

Advies geven: hun voorstellen kennen en integreren

Beslissen: mee beslissen over de timing en eventuele bijkomende doelstellingen

Betrokkenheid voor langere periode

Als je resultaten zichtbaar maakt vergroot de betrokkenheid bij een project. Door

mensen te laten zien wat het effect was van hun inzet, wat de resultaten en de

toekomstplannen zijn, wordt het nut van de betrokkenheid duidelijk en kan het project

rekenen op betrokkenheid gedurende langere periode.

Hoe meer draagvlak, hoe meer betrokkenheid … Door achtergrondinformatie te geven

over de klimaatverandering, kun je draagvlak voor de doelstelling vergroten.

Voer regelmatige interne communicatie over de campagne. Zo hou je de campagne

levend. Een driemaandelijkse nieuwsflash binnen de organisatie kan werken. Koppel deze

nieuwsflash best aan een bestaand initiatief en communiceer steeds met korte berichten.

De provincie levert je hiervoor voorbeelden aan vanaf 2013.

TIP: Bouw feestjes

Werpt de campagne vruchten af in de gemeente? Bouw een feestje met de resultaten van de campagne. De provincie voorziet midden 2013 een draaiboek en coördineert via de overlegvergaderingen de feestmomenten zodat perscommunicatie vanuit de provincie mogelijk is.

Hoe liep het participatief proces bij de provincie?

Begin 2008: Deputatie keurde eerst de klimaatdoelstellingen goed in het provinciaal

milieubeleidsplan 2008-2013.

Februari 2011:

De broeikasgasinventaris werd opgesteld.

Deputatie neemt kennis van de inhoud van de broeikasgasinventaris van 2008 en

keurt het principe om participatief te werken bij de opmaak van het Klimaatplan

goed.

Opbouw deputatiebesluit:

Verwijzing naar provinciaal milieubeleidsplan (bij de gemeente kan dit

vervangen worden door engagement voor campagne ‘Klimaatneutrale

Organisatie 2020’

Voorstel opdeling Klimaatplan in een Basistekst met krijtlijnen en

verfijning doelstellingen en in een Actieplan dat op participatieve

manier binnen de organisatie wordt uitgewerkt.

Timing.

Aankondiging tweejaarlijkse opmaak broeikasgasinventaris.

Page 13: Ondersteuningspakket Participatief Werken · Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020 2. Inhoud Het pakket Participatief Werken is het tweede ondersteuningspakket

13

Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020

Bespreking resultaten broeikasgasinventaris 2008 met bepaling

prioritaire entiteiten en gebouwen om de campagne op toe te passen.

Bespreking communicatie binnen organisatie. mail naar [email protected] om dit deputatiebesluit als voorbeeld te

ontvangen

Start opmaakproces van de Basistekst van het Klimaatplan samen met het

departementshoofd Leefmilieu en de medewerkers uit dienst Duurzaam Milieu- en

Natuurbeleid.

Mei 2011:

Deputatie keurt de Basistekst van het Klimaatplan en de gedetailleerde beschrijving

van het participatief proces goed. Er wordt aangegeven dan verschillende diensten

betrokken worden van juni 2011 tot oktober 2011.

In deputatiebesluit is het volgende opgenomen:

‘Het definitieve Klimaatplan moet een realistisch Actieplan bevatten dat door

de hele organisatie gedragen wordt. Daarom wordt het Actieplan uitgewerkt

met alle betrokken diensten. Er zal een ruim participatief proces opgestart

worden van juni tot en met september 2011.’

Opsomming van de diensten betrokken bij het participatief proces.

Timing oplevering Actieplan van het Klimaatplan.

Diensthoofden van de betrokken diensten krijgen een voorstelling over de resultaten

van de broeikasgasinventaris en de doelstellingen goedgekeurd door deputatie. De

diensten werden op de hoogte gebracht van het participatief proces. Hier konden

opmerkingen en weerstand meteen besproken worden.

Inhoud presentatie

Algemene informatie over klimaatverandering

Klimaatbeleid van de provincie in doelstellingen

Resultaten broeikasgasinventaris op basis van grafieken

Timing opmaak Klimaatplan en participatief proces

Thema’s Klimaatplan met randvoorwaarden mail naar [email protected] om deze presentatie als voorbeeld te ontvangen

Het departementshoofd Leefmilieu koppelt terug met de andere

departementshoofden.

Juni 2011:

Naar alle diensthoofden van de organisatie werd een open oproep gestuurd om input

te geven voor het Actieplan van het Klimaatplan. Via deze oproep werden bestaande

acties in kaart gebracht, maar ook ideeën opgevraagd voor acties in de eigen dienst

en voor acties bij andere diensten.

Start van het opmaakproces van het Actieplan van het Klimaatplan met

werkgroepvergaderingen per thema. Er werd een methodiek opgesteld voor het

participatief proces.

Over elk thema werd een startvergadering gehouden met de betrokken diensten.

Op deze vergadering werden de resultaten van de broeikasgasinventaris besproken, waarna via free writing (zie verder) een eerste inventarisatie van de

mogelijkheden gebeurde.Soms werd deze vergadering per dienst georganiseerd

om ervoor te zorgen dat iedereen vrijuit input kon geven. Op basis van de

resultaten, samen met de input geleverd bij de open oproep werd gepraat over

wat wel, of niet mogelijk was voor de betrokken diensten.

Volgende thema’s werden uitgewerkt:

Gebouwen en hernieuwbare energie (met dienst infrastructuur, Kamp C en

ICT)

Mobiliteit (met dienst mobiliteit en facilitaire dienst)

Landbouw (met dienst landbouw- en plattelandsbeleid, proefbedrijf

veehouderij en Hooibeekhoeve)

Machines en toestellen (met facilitaire dienst en ICT)

Page 14: Ondersteuningspakket Participatief Werken · Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020 2. Inhoud Het pakket Participatief Werken is het tweede ondersteuningspakket

14

Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020

Natuur (met team Natuur en Landschap)

Compensatie (met dienst Noord-Zuidbeleid)

Gemeenten (met regiowerking en duurzaamheidsambtenaren gemeenten)

Burgers (met diensten die een werking naar burgers hebben)

Een eerste tekst werd opgesteld en doorgestuurd.

Via vergaderingen werd de eerste tekst besproken en bijgeschaafd tot alle

partijen zich erin konden vinden.

De definitieve tekst bevatte eveneens de verantwoordelijke dienst voor uitvoering

en timing.

De definitieve teksten van alle thema’s werden samengevoegd tot het Actieplan

van het Klimaatplan. In een xls werd er een schatting van de budgetten en impact

op de uitstoot aan gekoppeld.

November 2011:

Deputatie keurt het Actieplan van het Klimaatplan goed.

Januari 2012:

Per thema werden opvolgvergaderingen opgestart. Afhankelijk van de impact op de

organisatie is de frequentie van deze opvolgvergaderingen tweemaandelijks, tot jaarlijks.

Via deze vergaderingen kunnen acties van het Actieplan bijgestuurd worden, behoudt de

milieudienst het overzicht op de uitvoering van het Klimaatplan, wordt dubbel werk

vermeden en is er een basis voor samenwerking.

Maart 2012:

De gebouwverantwoordelijken worden aangesproken op het belang van de

verzameling van gegevens.

De gebouwverantwoordelijken krijgen informatie over het Klimaatplan en de

mogelijkheden die er zijn om acties mee op te starten en door te geven.

Juni 2012:

Het klimaatplan zal worden voorgesteld aan alle diensthoofden. Er wordt opgeroepen

voor samenwerking bij de uitvoering en communicatie naar burgers.

Nog in te plannen bij realisatie concreet project:

Andere diensten die niet betrokken zijn bij het Klimaatplan worden op de hoogte

gesteld. Er wordt opgeroepen om bijkomende kansen door te geven aan de dienst

Duurzaam Milieu- en Natuurbeleid via het communicatieplatform ‘Vriend van’ (zie

verder).

Vanaf 2013:

Opstart van interne communicatie naar het personeel met een driemaandelijks

nieuwsbericht op intranet.

Het communicatiemateriaal voor de campagne ‘Klimaatneutrale Organisatie 2020’ is

uitgewerkt. De communicatiecampagne ‘vriend van’ voor burgers wordt opgestart

voor zowel de provincie als de gemeenten, gevolgd door lancering van een campagne

voor burgers die aanzet om zelf stappen te ondernemen. Meer informatie hierover

vind je in het Draaiboek communicatie.

Page 15: Ondersteuningspakket Participatief Werken · Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020 2. Inhoud Het pakket Participatief Werken is het tweede ondersteuningspakket

15

Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020

Succesfactoren van participatief werken

Hoe succesvol het participatief proces verloopt wordt bepaald door een aantal factoren:

De leiding van de organisatie moet overtuigd zijn van de noodzaak om gezag,

informatie en/of eigendom met medewerkers te delen.

De werknemers hebben de achtergrondinformatie over de campagne en de

mogelijkheid om zich te uiten.

De onderneming en de groep medewerkers hebben een volwassen relatie: de

noden en behoeften van beide partijen komen in gelijke mate aan bod.

Wederzijds vertrouwen en respect.

Wie gemotiveerd is, neemt mee verantwoordelijkheid.

Page 16: Ondersteuningspakket Participatief Werken · Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020 2. Inhoud Het pakket Participatief Werken is het tweede ondersteuningspakket

16

Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020

4. Technieken voor participatief werken

4.1 Krachtenveldanalyse

Een krachtenveldanalyse is een omgevingsanalyse die zich richt op bijvoorbeeld het

implementeren van een verandering, een projectresultaat, een theorie of een

vernieuwende activiteit. Deze analyse is belangrijk:

Om naast de inhoud ook aandacht te besteden aan de implementatie

Om bij de start van een project factoren op te sporen die extra aandacht nodig

hebben (interne en omgevingsfactoren)

Om bij deelnemers van het projectteam te zorgen voor een gevoel van

verantwoordelijkheid bij de implementatie

Stap 1 Brainstorm omgevingsfactoren

Beleg een vergadering waarop je de campagne ‘Klimaatneutrale Organisatie 2020’

beknopt voorstelt en maak samen met de deelnemers op een flipchart twee lijsten,

namelijk een ‘misluk-lijst’: welke omgevingsfactoren zullen de invoering negatief

beïnvloeden, en een ‘meewerk-lijst’: welke omgevingsfactoren zullen de invoering

stimuleren.

Let op:

Beschrijf concrete ervaringen

Alles mag worden opgeschreven

Geen discussie

Stap 2 Ordenen en aanscherpen van de informatie

Licht punten toe.

Stel elkaar vragen.

Rafel elk punt uiteen in deelpunten.

Zoek verschillen en overeenkomsten.

Maak zonodig een aparte lijst per onderdeel.

Stap 3 Maak een grafisch overzicht

Stel met een staafdiagram voor welke factoren grote of kleine weerstand en grote of

kleine stimulans vormen voor implementatie van de campagne.

Controleer of je volgende omgevingsfactoren zeker bekeken hebt:

Cultuur en politieke sfeer bij organisatie

Invloed van leidinggevenden

Invloed van collega’s

Invloed van stafmedewerkers

Invloed van voortrekkers

Invloed van de politiek

Invloed die de invoering op de werkbeleving van medewerkers heeft

Invloed die de invoering heeft op de werkomstandigheden

Status van deelnemers binnen de organisatie

Bestaande interne systemen die met het onderwerp te maken hebben

Interne know-how over het onderwerp

Relatie met interne deskundigen en de belangen die daarbij spelen

Ondersteuning van externe deskundigen

Relatie met sleutelfiguren in de gemeente

De overige veranderingsprocessen die aan de gang zijn

Page 17: Ondersteuningspakket Participatief Werken · Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020 2. Inhoud Het pakket Participatief Werken is het tweede ondersteuningspakket

17

Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020

Externe veranderingen die van invloed zijn op de organisatie

Hieronder volgt een algemeen voorbeeld van een krachtenveldanalyse op een

vergadering met een dienst die meewerking gevraagd werd bij de campagne

‘Klimaatneutrale Organisatie 2020’. De misluk- en meewerk-lijst is in twee kolommen

samengevat. De grootte van de staaf geeft aan hoe sterk elke factor meeweegt.

Stap 4: Inzicht in omgaan met weerstanden

Een krachtenveldanalyse zorgt ervoor dat weerstanden uitgesproken worden. Door alle

weerstanden in kaart te brengen en te behandelen kan er verder gewerkt worden aan

een resultaat. Niet aan elke weerstand moet je evenveel tijd en energie besteden.

Richtlijnen voor het besteden van tijd en, in dit geval mentale, energie in een

krachtenveld:

Focus eerder op positieve factoren dan op weerstanden die vooral veel energie

vragen.

Richt je eerder op weerstanden die gemakkelijk te verhelpen zijn, dan op

weerstanden die veel energie kosten.

Geef weerstanden die je niet kan veranderen wel aandacht maar geen energie.

Bijvoorbeeld: maak duidelijk dat je nota hebt genomen van het probleem en dat

je het in latere uitvoering pas zal meenemen.

Je kunt weerstanden beïnvloeden door een bepaalde verwoordering of

benadering.

o Bijvoorbeeld: Bij weerstand over gebrek aan controle over de acties in het

Actieplan.

In plaats van te zeggen dat de medewerkers van de dienst

mobiliteit alle acties van het thema mobiliteit uitvoeren,

kun je zeggen dat de medewerkers van de dienst mobiliteit mee de

inhoud bepalen en instaan voor succesvolle implementatie van het

Actieplan mobiliteit.

+

-

Link met beleid dienst

ontbreekt

Nog geen budgetten vastgelegd

Te weinig personeel

Informatie over waarop eerst inzetten ontbreekt

Samenwerking

groepeert en

vermindert werk.

Bestaand project dienst in de

kijker.

Beleid van twee

diensten koppelen

Hervorming van

dienst starten

Page 18: Ondersteuningspakket Participatief Werken · Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020 2. Inhoud Het pakket Participatief Werken is het tweede ondersteuningspakket

18

Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020

Kies bij een taakverdeling voor door jou makkelijk beïnvloedbare factoren. Of:

kies bij een taakverdeling voor de factoren die jij makkelijk kan beïnvloeden. Zorg

ervoor dat anderen dezelfde houding aannemen.

Stap 5 Acties

Vertaal het krachtenveldoverzicht naar acties, met zo veel mogelijk effect.

Richt je op activiteiten met kans van slagen

Richt je op factoren die zo weinig mogelijk energie vragen voor een zo groot

mogelijk resultaat

Eerlijke verdeling van activiteiten is NIET het belangrijkste

Stap 6 Evalueren en bijstellen

Beleg na enige tijd een nieuwe bijeenkomst

Om de bereikte resultaten uit te wisselen

Om de huidige situatie in te schatten

Zonodig kun je

Het inhoudelijk resultaat aanpassen voor grotere slaagkans

Nieuwe acties afspreken

Sleutelfiguren uitnodigen

4.2 Free Writing

Een techniek om bij een vergadering ervoor te zorgen dat alle ideeën van elke deelnemer

aan de vergadering besproken worden is Free Writing. Bedenk vooraf een duidelijke

stelling waarover je ideeën wil verzamelen. Bijvoorbeeld: Hoe kan de gemeente haar

gebouwenpark veranderen om een Klimaatneutrale Organisatie te worden.

Stap 1 Kader de oefening

Leg aan de groep het concept van Free Writing uit:

Noteer in 10 minuten zoveel mogelijk oplossingen voor onze stelling op een blad papier.

Alle ideeën zijn goed. Vel dus nog geen oordeel en ga niet met elkaar in discussie.

Dan krijgt iedereen nog een halve minuut de tijd om een utopisch idee te noteren.

Als leider van de brainstorm doe je mee aan de oefening, maar hou je tegelijk de tijd in

het oog.

Stap 2 Overlopen ideeën

Eén voor één overlopen alle leden van de groep luidop wat genoteerd is. Je noteert de

ideeën op plakbriefjes.

Ook nu worden nog geen opmerkingen gegeven over de ideeën.

De plakbriefjes worden opgehangen. Gelijkaardige ideeën worden gegroepeerd en

iedereen mag met een streepje de drie beste ideeën aanduiden.

Stap 3 Bespreking output

Nadien volgt een bespreking over de output en wie waarom bepaalde ideeën gekozen

heeft.

Page 19: Ondersteuningspakket Participatief Werken · Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020 2. Inhoud Het pakket Participatief Werken is het tweede ondersteuningspakket

19

Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020

Stap 4 Afbakenen concrete acties

In een volgende vergadering wordt besproken welke acties concreet weerhouden kunnen

worden.

4.3 Ideeënverzamelaars via participatief proces

Frisse ideeën kunnen een nieuwe wind door een campagne blazen. Hieronder volgen

technieken die je kunt toepassen in je organisatie om ideeën en uitwisseling uit te

lokken. Niet elke techniek is even geschikt voor elke doelgroep.

Deze technieken zijn nog niet uitgetest voor de campagne ‘Klimaatneutrale Organisatie

2020’ bij de provincie. In de volgende overlegvergaderingen met gemeenten zal telkens

een techniek gebruikt worden zodat je zelf kunt ervaren wat de positieve en negatieve

aspecten zijn.

Techniek Discussietafels

Bij de techniek van discussietafels nemen twee mensen plaats aan een tafeltje tegenover

elkaar. Een munt bepaalt wie voor en wie tegen moet reageren op een bepaalde stelling.

Daarna wordt er een kaart met een stelling van de campagne getrokken. Voorbeelden

zijn:

de gemeente wordt een Klimaatneutrale Organisatie door haar hele

gebouwenpark te renoveren voor 2020

mobiliteit van gemeentepersoneel kan volledig klimaatneutraal zijn tegen 2020

alle diensten van de gemeente moeten samen werken om een Klimaatneutrale

Organisatie te worden.

De deelnemers discussiëren over de stelling vanuit het standpunt dat de munt hen heeft

toegewezen. Hun argumenten schrijven ze op grote vellen papier op het tafelblad. Na

tien minuten wordt het gesprek stopgezet.

Techniek Zwijgende discussie

Bij de techniek van de zwijgende discussie, worden de tafels in de ruimte bekleed met

wit papier. Hierop worden stellingen over de campagne geschreven. In deze ruimte mag

men niet spreken, deelnemers mogen slechts schrijvend en tekenend op de statements

en elkaar reageren.

Techniek Positief gesprek

Een manier om constructief te denken is via een Positief gesprek waarbij de deelnemers

op hun rug gaan liggen, kijkend naar het plafond. Voortdurend wordt er een gesprek

gevoerd waarbij alleen maar positief gesproken mag worden, dus geen tegenwerpingen

of jamaars. Er wordt doorgedacht, aangevuld en doorgeassocieerd op wat de laatste

persoon heeft ingebracht.

Techniek Doorgeefgesprek

Tenslotte zijn er nog de doorgeefgesprekken waarbij door het hele gebouw voortdurend

tien 'kartonnetjes' zwerven. Elk 'kartonnetje' opent met een statement over de

campagne. Voorbeelden zijn:

alle lichten zijn steeds uit als er niemand is

er is nog heel wat nutteloos energieverbruik in dit gebouw

de verwarming van dit gebouw is perfect afgesteld

De deelnemers moeten op deze stelling reageren en daarna het 'karton' aan een

willekeurige voorbijganger doorgeven.

Page 20: Ondersteuningspakket Participatief Werken · Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020 2. Inhoud Het pakket Participatief Werken is het tweede ondersteuningspakket

20

Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020

Deze techniek is vooral geschikt voor een ruime bevraging en heeft het meeste nut in de

beginfase van een participatief proces. Uit de verzamelde informatie kunnen bepaalde

thema’ s geselecteerd worden die later meer diepgaand kunnen behandeld worden.

Er wordt een brede maar weinig afgebakende groep bereikt. Een kleine attentie kan

deelname stimuleren.

Schrijf vooraf op je karton, wanneer het teruggebracht moet worden naar de

milieudienst.

Techniek Speeddate

Dit is een snelle en eenvoudige manier van kennismaken. Afhankelijk van het aantal

deelnemers duurt deze methodiek 20 tot 40 minuten.

Aanpak:

Voorbereiding: maak vragensets die aansluiten op doel en aard van de

bijeenkomst.

Trek een (denkbeeldige) lijn door de ruimte, deelnemers stellen zich tegenover

elkaar op. Als alternatief kun je een lange tafel of meerdere tafeltjes gebruiken,

maar dat is wat minder dynamisch.

De deelnemers rechts van de lijn krijgen een speeddatekaart met vragen. Binnen

de afgesproken tijdslimiet (bijvoorbeeld 1 of 2 minuten) moeten alle vragen

gesteld en beantwoord zijn.

Deelnemers met de kaart begint. Als de tijd om is gaat de kaart naar de

deelnemer aan de andere kant.

Daarna doet de ene rij een stap naar rechts. Nu staan er nieuw deelnemers

tegenover elkaar en kan de volgende speeddate beginnen.

Vraag na afloop aan deelnemers wat hun algemene indruk is.

4.4 Ideeënverzamelaars op een evenement

Vindt er een evenement plaats in je gemeente en wil je graag ruimer gaan dan intern en

ook ideeën van burgers verzamelen, dan kun je onderstaande technieken toepassen.

Ideeënkaarten

Op attractieve, kleurrijke kaarten beantwoorden deelnemers een aantal vragen die peilen

naar hun mening, idee. Ook kunnen op deze kaarten bepaalde stellingen gedrukt zijn

waarop deelnemers kunnen reageren. Deelnemers lezen de suggesties van anderen en

gaan ermee akkoord of juist niet.

Ideeënkraampjes

Rond een bepaald thema of project kan een kraampje met visueel materiaal opgesteld

worden. De voorbijgangers worden gestimuleerd om hun wensen en ideeën op te

schrijven (eventueel via beperkte enquête) of mondeling kenbaar te maken (kort

interview).

Probleemstellingen

Deelnemers kunnen naast infopanelen/probleemstellingen op flappen hun mening

schrijven of mondeling toelichten (kort interview). (ook te combineren met beperkte

enquête). Deze ideeën worden verzameld en zichtbaar aangebracht in de buurt van de

stand, dit geeft mensen de gelegenheid om zo diepgaand als ze wensen te reageren.

Page 21: Ondersteuningspakket Participatief Werken · Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020 2. Inhoud Het pakket Participatief Werken is het tweede ondersteuningspakket

21

Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020

Bij deze technieken is het voorbereidende proces gelijklopend.

Stap 1 Voorbereidende vergadering

Er wordt vastgelegd wanneer de ideeën worden verzameld.

Men definieert de af te toetsen thema’ s en methodieken.

Taakverdeling en praktische afspraken worden gemaakt.

Wervende aankondiging voorzien.

Stap 2 Trek de aandacht

Trek op het evenement duidelijk de aandacht (visueel en/of auditief). Aan de hand

van visueel materiaal, bv. Panelen, kan men informatie geven over het project,

ook een mondelinge toelichting is mogelijk. Medewerkers kunnen rondlopen

tussen het publiek om de thema’ s bekend te maken en actieve deelname te

stimuleren.

Stap 3 Kies je techniek om ideeën te verzamelen

Stap 4 Verwerk gegevens

Na afloop wordt een verslag opgemaakt met overzichten van de

verzamelde informatie, opmerkingen, ideeën.

De verzamelde gegevens worden teruggekoppeld naar publiek en beleid.

De verzamelde informatie kan een basis vormen voor afbakening van een

probleem en een meer gerichte discussie. Achteraf worden werkwijze en

resultaten geëvalueerd.

Meer methodieken?

Zie op www.participatiewiki.be, deze website wil een bron van inspiratie zijn voor actieve

burgers, participatiebegeleiders, en andere praktijkwerkers. Kortom: een virtueel

naslagwerk voor iedereen die het belangrijk vindt dat besluiten, oplossingen en

activiteiten gedragen worden.

Page 22: Ondersteuningspakket Participatief Werken · Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020 2. Inhoud Het pakket Participatief Werken is het tweede ondersteuningspakket

22

Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020

4.5 Bijlage: Argumenten om diensten te overtuigen

We bieden alvast een aantal argumenten aan om diensten van de gemeenten te

motiveren om mee te doen aan de campagne ‘Klimaatneutrale Organisatie 2020’. De argumenten zijn zo goed mogelijk opgesplitst volgens het ‘Whole brain model’ van Ned

Hermann.

Deze bijlage bevat een beperkte hoeveelheid argumenten en wordt participatief verder

aangevuld na overlegvergadering met de gemeenten. Alle feedback over deze lijst is

welkom op [email protected].

Analysator

Europese wetgeving voor overheidsgebouwen wordt steeds strenger. Via de

campagne ‘Klimaatneutrale Organisatie 2020’ wordt hierop ingespeeld en kunnen

diensten zich voorbereiden op deze veranderingen.

Concrete voorbeelden van projecten van Eandis bij gemeenten (zie presentatie

Eandis 8 mei 2012).

Gemiddeld CO2-equivalenten uitstoot per overheidsgebouw bedraagt 280 ton. Als

we veronderstellen dat het energieverbruik van het gebouw 70% van deze

uitstoot uitmaakt, dan bedraagt de jaarlijkse verbruikskost 50.000 EURO. Door

grondige energierenovatie kan deze uitstoot gedeeld worden door 10, en zo ook

de energiekost.

Maatregelen met terugverdientijd op korte termijn, praktijkvoorbeelden

o Provinciehuis: door een betere instelling van verwarming en koeling is er

een jaarlijkse besparing van 75.000 euro (68 000 l stookolie, 610 m³

water en 500 000 kWh)

o Plantijn Hogeschool: er is een jaarlijkse besparing van 27% op

elektriciteitsverbruik en van 30% op gasverbruik na kleine investeringen

en grondige opvolging van het verbruik.

Voorbeeld: de drankautomaat met verlichting, zonder tijdsturing

werd vervangen door een drankautomaat zonder verlichting met

tijdsturing. Jaarlijks kost het verbruik van deze automaat 300€

minder.

ESCO-diensten, dit zijn diensten voor energiebesparing die door bedrijven

voorzien worden, worden algemener voor overheidsgebouwen. Een voorbeeld is

het renoveren van een overheidsgebouw, waarna de lening wordt terugbetaald

aan de hand van de energie die bespaard wordt. Hiermee verdwijnt de initiële

meerkost van de renovatie.

Alle gemeenten van de provincie Antwerpen samen betalen jaarlijks voor hun

gasverbruik > 100 miljoen euro

Door een broeikasgasinventaris op te stellen, krijgt de gemeente een zicht op

haar uitstoot en de impact van maatregelen.

Organisator

Energieverbruik van eigen organisatie is onvermijdelijke kostenpost. Er is een

groot potentieel voor structurele verlaging van deze kosten. Nu reduceren en

investeren, is straks kosten besparen. Hoe sneller de investering plaatsvindt, hoe

meer ze opbrengt voor de gemeente.

De provincie ondersteunt nu gemeenten die het engagement nemen om een

Klimaatneutrale Organisatie in 2020 te worden.

We maken samen een plan van aanpak op lange termijn om in de organisatie de

doelstelling te bereiken. Hiermee kaderen we acties en investeringen in een

onderbouwd beleid. De broeikasgasinventaris volgt de uitvoering van dit plan van

aanpak op.

Page 23: Ondersteuningspakket Participatief Werken · Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020 2. Inhoud Het pakket Participatief Werken is het tweede ondersteuningspakket

23

Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020

Innovator

Maatregelen op mondiaal niveau tegen de klimaatverandering laten op zich

wachten. Het is tijd voor openbare besturen om zelf initiatief te nemen. Als de

gemeente zelf het voortouw neemt, kunnen andere sectoren makkelijker

overgehaald worden om ook te volgen.

Klimaatbeleid is het enige beleidsdomein met het potentieel om zichzelf terug te

verdienen.

Nu reduceren, nu innoveren = nu de economie aanzwengelen op een duurzame

manier

Communicator

De campagne zorgt ervoor dat alle acties van diensten die een link hebben met

klimaatbeleid gegroepeerd worden, waardoor de burger een beter overzicht krijgt

van de voorbeeldfunctie van de gemeente.

De gemeente geeft het signaal aan de burgers dat ze zich inzet voor het klimaat

en geen belastinggeld wil uitgeven aan overbodig energieverbruik.

Door samen te werken aan het klimaatbeleid van de gemeente, kunnen projecten

van de dienst meer uitstraling krijgen. (bijvoorbeeld breder bekend gemaakt

worden)

Door de gezamenlijke inspanning met de provincie en andere gemeenten daalt de

werklast voor de gemeenten. Er wordt een breed uitwisselingsvangnet voor

vragen gecreëerd.

Page 24: Ondersteuningspakket Participatief Werken · Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020 2. Inhoud Het pakket Participatief Werken is het tweede ondersteuningspakket

24

Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020

4.6 Bijlage: Vereenvoudigde test denkvoorkeur Whole brain model, Ned Hermann

Onderstaande termen zijn competenties. Duid met een ‘+’ 6 competenties aan waar je

goed in bent, en met een ‘-‘ 4 competenties waar je niet goed in bent.

Analytisch

Administratief

Conceptueel denken

Ideeën uitdrukken

Integreren

Schrijven

Technisch

Implementeren

Plannen

Relationele vaardigheden

Problemen oplossen

Vernieuwing

Lesgeven

Organiseren

Creatieve aspecten

Financiële aspecten

Page 25: Ondersteuningspakket Participatief Werken · Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020 2. Inhoud Het pakket Participatief Werken is het tweede ondersteuningspakket

25

Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020

Duid in deze competenties met ‘+’ en ‘-‘ aan in de cirkel hieronder en bekijk waar jouw

denkvoorkeuren liggen. Is bij jou een duidelijke dominante denkvoorkeur aanwezig? Of

ben je meer een mix van verschillende denkvoorkeuren? En hoe beïnvloedt dit je overtuigingsvermogen? (Whole brain model van Ned Hermann)

Analytisch

Technische

aspecten

Problemen

oplossen

Financiële

aspecten

Administratief

Implementeren

Plannen

Organiseren

Ideeën

uitdrukken

Schrijven

Relationele

vaardigheden

Lesgeven

Conceptueel

denken

Integreren

Vernieuwing

Creatieve

aspecten

analysator iinnnnoovvaattoorr

communicator organisator

Page 26: Ondersteuningspakket Participatief Werken · Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020 2. Inhoud Het pakket Participatief Werken is het tweede ondersteuningspakket

26

Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020

4.7 Bijlage: Stappen participatief proces

Als samenvatting van het ondersteuningspakket Participatief Werken herhalen we

hieronder de stappen die een participatief proces doorloopt:

Doel: Bepaal wat je wil bereiken met het participatief proces.

Wie: Analyseer wie participatief betrokken wordt

Hoe: Kies de methodiek van participatie per doelgroep

Wanneer: Bepaal per doelgroep de timing

Page 27: Ondersteuningspakket Participatief Werken · Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020 2. Inhoud Het pakket Participatief Werken is het tweede ondersteuningspakket

27

Ondersteuningspakket Participatief Werken klimaatneutrale organisatie 2020

4.8 Bronnen

Bruin, J.A. de, E.F. ten Heuvelhof en R.J. in ’t Veld (1998) Procesmanagment: over

procesontwerp en besluitvorming, Schoonhoven: Academic Service

www.talentontwikkeling.be

www.toolkitvoorlichting.nl (Nationale Commissie voor internationale samenwerking en

Duurzame Ontwikkeling)

Stichting Lodewijck De Raet, documenten studiedag overtuigen

De krachtenveldanalyse: het doorbreken van de impasse door mr drs A.H. Lazeron;

Capita Selecta van Kessels & Smit, The Learning Company

Tandem: Participatief werken bij gemeenten

Ned hermann, Whole brain model, samenvatting via D-na Training, Coaching & Consulting en www.hbdi.com

Radarwerk, Een beleidscompendium, Recource Analysis NV, www.resource.be

Graag blijven we op de hoogte van het verloop van het proces ‘participatief werken’ in je

gemeente. Wil je graag bijkomend ondersteuningsmateriaal? Heb je interessante

technieken gebruikt die dit ondersteuningspakket kunnen aanvullen?

Mail naar [email protected] met je ervaringen.