Jaarverslag Annual ReportJaarverslag Annual Report

Works Council YEU & YMI SL3

Ondernemingsraad YEU & YMI

Works Council - Annual Report 2019

Yanmar Europe B.V. & Yanmar Marine International B.V.

Members

Yvonne Smit Chairwoman

Olga ter Voert Vice Chairperson / Finance Committee Member

Igor van de Burgt Finance Committee Member

Steven Stoffers HR Committee Member

Kim Mulder HR Committee Member

Festus Cole Arbo & Facility Committee Member

Dick Timmerman Arbo & Facility Committee Member

Contact

yeu-workscouncil@yanmar.com

1 12 23 34abc 4abc

5ab 5ab

67

67

Introductie

OR Leden

OR-werkwijze

Commissierapporten

HR-verslag

Financieel verslag

Arbo & Facility

verslag

Uitgelichte onderwerpen

Aantrekkelijke werkgever

Bijenproject

Europese

ondernemingsraad

COVID-19

Introduction

Works Council Members

Works Council

way of working

Committee reports

HR report

Financial report

Arbo & Facility

report

Highlighted topics

Attractive employer

Bee project

European

Works Council

COVID-19

32 Table of contentsInhoudsopgave

Begin 2019 hebben wij een nieuw lid binnen

het OR-team mogen verwelkomen: Kim Mulder.

Met een korte aanlooptijd heeft Kim de taken van

Vico overgenomen en zich ingezet voor initiatieven

om een betere werkomgeving te creëren.

Een van de voornaamste rollen van de OR is het zijn

van een sparringpartner voor het bestuur. Hierbij gaat

het om zaken als beleid en het welzijn van iedere

collega. Daarnaast fungeren we als spreekbuis van

de werknemers naar de directie.

Voor het uitvoeren van deze rollen hebben wij vier

rechten tot onze beschikking: initiatief-, informatie-,

instemmings- en adviesrecht. Om verandering te

kunnen bewerkstelligen is het belangrijk geduld

en langetermijnvisie te hebben. Zeker binnen een

organisatie als Yanmar, waarbij elke actie gevolgen

heeft voor het gehele bedrijf en haar werknemers.

Sinds de zomer van 2018 verdelen we de projecten

waaraan wij werken onder in de volgende categorieën:

Financieel, Human Resources en Arbo & Facility.

Elk principe wordt vertegenwoordigd door één

of meerdere OR leden.

We informeren elkaar van de voortgang en richten ons

erop elk project af te ronden, ongeacht de uitkomst.

At the start of 2019 we have welcomed a new

member to the Works Council: Kim Mulder.

Within a short time, Kim has taken over Vico

his tasks and contributed to initiatives for

a better working environment.

One of the main objectives of the WC is to be

a sparring partner for the Board. This in relation

to matters concerning company strategy, policy

and the wellbeing of every employee. Besides that,

we act as a spokesperson for employees to the Board.

To execute these roles, we have four rights: to take

initiative, to be informed, to give consent, and to give

advice. To accomplish change, patience and long

term vision are important characteristics. Especially

within an organization as Yanmar, where every action

has consequences for the entire company and

its employees.

Since the Summer of 2018 we divide the projects

we are working on into the following pillars:

Financial, Human Resources and Arbo & Facility.

Every pillar is represented by one or more members

of the Works Council.

We inform each other about the progress and aim

to complete each project, regardless of the outcome.

1Introductie IntroductionFestus Cole

Dick Timmerman Steven Stoffers Yvonne Smit

Kim Mulder Igor van de BurgtOlga ter Voert

54 IntroductionIntroductieIntroductionIntroductie

2OR Leden Works Council Members

Olga

Steven

Kim

Festus

DickIgor

Yvonne

Vice Chairperson & Finance CM

HR Committee Member

HR Committee Member

Arbo & Facility Committee Member

Arbo & Facility Committee MemberFinance Committee Member

Chairwoman

Ik werk sinds 1996 bij Yanmar en in deze jaren

heb ik voornamelijk bij de productieafdeling –

nu Manufacturing - gewerkt. Sinds 2017 ben ik een

OR-lid; eerst als secretaris, en daarna als voorzitster.

Als OR willen we knelpunten onder de aandacht

te brengen, maar merken we dat voor sommige

zaken iets meer geduld nodig is.

Sinds 2015 ben ik werkzaam op de afdeling Marketing

Strategy & Planning. In juni 2018 ben ik lid geworden

van de ondernemingsraad. Samen met Igor vorm ik de

financiële commissie. Mijn focus ligt op de strategie,

doelstellingen en financiële resultaten van Yanmar.

Daarnaast monitor ik de genomen acties op basis van

de resultaten van het Employee Engagement Survey.

Vijf jaar geleden ben ik mijn Yanmar carrière bij Yanmar

Benelux begonnen, momenteel ben ik werkzaam bij

YMI. Sinds drie jaar zit ik bij de OR, met als specialisme

finance. Dit houdt in dat ik me naast de algemene

vraagstukken ook bezighoud met de financiële kant

van het bedrijf en regelmatig updates krijg over de

financiële stand van zaken.

Vanaf 2016 ben ik betrokken bij de ondernemingsraad.

Tijdens deze periode heb ik verschillende taken

gehad. Ik begon als OR-lid voor financiële zaken,

mede door eigen interesse. Ook heb ik de afgelopen

jaren de rol als vicevoorzitter en voorzitter mogen

vervullen. Sinds september 2019 ben ik samen met

Kim verantwoordelijk voor HR-vraagstukken.

Ik ben 12 jaar geleden begonnen bij Yanmar Benelux,

toen nog in Uithoorn. Sinds drie jaar ben ik lid van

de OR. De noodzaak om lid te worden was om een

spreekbuis te zijn voor collega’s, en de communicatie

te verbeteren tussen het bestuur en de collega’s.

Mijn rol binnen de ondernemingsraad is een

vertegenwoordiger te zijn op de KAM.

Twaalf jaar geleden ben ik begonnen bij Yanmar Europe,

eerst op de Industriële afdeling en sinds 2012 bij Brand

& Promotion. Vorig jaar mei ben ik lid geworden van

de OR en heb daarbij Vico zijn taken overgenomen.

Dat houdt in dat ik, samen met Steven, verantwoordelijk

ben voor de HR-gerelateerde onderwerpen.

I have been working at Yanmar since 1996 and during

these years I have mainly worked in the production

department - now Manufacturing. I have been a

Works Council member since 2017; first as secretary,

and then as chairwoman. As a Works Council we

want to bring bottlenecks to the attention, but we

notice that some things require a little more patience.

In 2015 I started working at the Department Marketing

Strategy & Planning. In June 2018 I became a member

of the Works Council. Together with Igor, I form the

financial committee. My focus is on the strategy, objec-

tives and financial results of Yanmar. I also work on other

topics, for example monitoring the actions taken based

on the results of the Employee Engagement Survey.

Five years ago I started my Yanmar career at Yanmar

Benelux, currently I am working for YMI. I joined

the Works Council three years ago, specializing in

Finance. This means that next to the more general

subjects I am taking a special interest in the financial

performance of the company and I am regularly

updated about the financial status.

I have been involved with the Works Council since

2016 and have had a number of roles in this time.

I started off as the Council member for financial affairs,

partly due to my own interest in the area. Over the

past couple of years, I have also held the position

of vice-chair and chair. Kim and I have been jointly

responsible for HR issues since September 2019.

I started my Yanmar carreer 12 year ago with Yanmar

Benelux, then in Uithoorn. I have been a member of

the works council for the past 3 years. The need to

become a member was to be a mouthpiece for my

colleagues, and to help management promote the

very important agenda. My role within the Works

Council is to be a representative at the QHSE.

Twelve years ago I started working at Yanmar Europe,

first at the Industrial Dept and since 2012 at Brand &

Promotion. In May last year I have become a member

of the Works Council and I have taken over Vico

his duties. This means that I am responsible for HR

related topics, together with Steven.

Since April 2012 I’m working for the Agricultural

Department of Yanmar Europe. In 2018 I joined

the Works Council where I focus on Facility and

IT matters. IT interests me, especially now that

data and network security is a hot item.

In addition, I am involved in facility matters such

as the KAM rounds.

Sinds april 2012 ben ik in dienst bij Yanmar Europe

op de Agricultural Equipment Department. In 2018

ben ik ingestapt in de OR. Ik houd me bezig met

facilitaire zaken en ICT. Voornamelijk de ICT kant vind

ik erg interessant. Zeker nu de veiligheid van data en

netwerk een hot item is. Daarnaast houd ik me bezig

met facilitaire zaken als de KAM-rondgangen.

76Works Council Members Works Council MembersOR Leden OR Leden

Er komen in 2020 twee posities vrij in de ondernemings-

raad. In september verlaat Festus na een vol termijn

van 4 jaar de ondernemingsraad en ook de positie

van Dick zal beschikbaar zijn. Lijkt het je leuk om

samen te werken aan een betere werkomgeving voor

iedereen binnen Yanmar? Laat het weten!

yeu-workscouncil@yanmar.com

In 2020 two positions will become available on the

Works Council. In September, Festus will leave the

Works Council after a full term of 4 years and also

the position of Dick will be available. Would you like

to work together on a better working environment

for everyone within Yanmar? Get in touch!

yeu-workscouncil@yanmar.com

Wil je samen- werken aan een betere werkomgeving voor iedereen binnen Yanmar?

Would you like to work together on a better working environment for everyone within Yanmar?

8 9Works Council Members Works Council MembersOR Leden OR Leden

3

Subdivision of departments

Wij hanteren een flexibele methode waarbij iedereen

aan zijn of haar project werkt. Middels e-mail of

persoonlijke gesprekken houden we elkaar op de

hoogte van de voortgang.

De officiële vergaderingen met het bestuur zijn vier keer

per jaar. Twee van deze vergaderingen zijn wettelijke

Artikel 24 vergaderingen. Daarnaast is er persoonlijk

contact met bestuurder en managers om ad hoc

onderwerpen te behandelen. Deze persoonlijke aanpak

helpt om vragen sneller te kunnen beantwoorden.

Artikel 24

Artikel 24 gaat over het bespreken van de algemene

gang van zaken in de onderneming. Dit artikel geeft

aan dat iedere OR met zijn bestuurder en één of meer

leden van de raad van commissarissen of raad van

toezicht, minimaal twee keer per jaar met elkaar in

gesprek gaan over de grote lijnen, de strategie en de

ondernemingsvisie.

We blijven het “active approach initiatief” toepassen.

Hierdoor is er structureel contact tussen OR leden

en de afdelingen. Dit kan zijn door spontaan bij de

afdeling langs te lopen of door aan te sluiten bij een

afdelingsoverleg.

Een voorbeeld van deze aanpak: Olga is één keer per

maand bij de Parts Warehouse opstart meeting aan-

wezig. Informatie gecommuniceerd door de OR wordt

dan besproken, en Parts Warehouse medewerkers

hebben de mogelijkheid om direct vragen te stellen.

We use a flexible approach in which everyone works

on their own project. Progress is regularly shared with

the rest of the team, through e-mail or face-to-face

meetings.

The official meetings with the Board are 4 times per

year. Two of these meetings are statutory Article 24

meetings. Additional face-to-face meetings with

management can be held to handle ad hoc topics.

This personal approach makes it possible to answer

questions more quickly.

Article 24

Article 24 concerns the general course of affairs

within the company. This article indicates

that every WC should have meetings with

the Board and at least one of the members of

the Supervisory Board, at least twice per year

to discuss the general course, company strategy

and vision.

We will keep carrying out the “active approach

initiative”. This approach ensures there is structural

contact between the WC and the departments. Either

by spontaneously visiting to departments or joining

department meetings.

An example of this approach: Once a month,

Olga joins the Parts Warehouse morning meeting.

Information that is shared by the WC is discussed in

this meeting, and Parts Warehouse colleagues have

the opportunity to directly ask questions.

OR- werkwijze

Works Council way of working

Steven YMIOffice

YEU OPSOffice

YEU OPSInspection

YMIWorkshop

YEU Marketing,Strategy &Planning

YEU Brand &

Promotion

YEUAgriculturalDepartment

YEU After SalesSystems

YEUCommercial

Marine

YEUProcurement

YEUIPT

YEU Parts Office

YEU Parts Warehouse

YEU Finance

YEU GeneralAffairs

Festus

Yvonne

Olga

YEU OPSWarehouse

Igor

Dick

Kim

Onderverdeling afdelingen

YEU OPSAssembly

10 11Works Council way of working Works Council way of workingOR-werkwijze OR-werkwijze

4aDe ondernemingsraad krijgt regelmatig vragen over het

personeelshandboek en de reglementen die Yanmar

hanteert. Vragen van collega’s die betrekking hebben

op een enkele persoon kunnen niet door de OR worden

opgepakt. We richten ons op zaken die een groep

medewerkers aangaan. Natuurlijk proberen wij zo goed

mogelijk advies te geven.

Interne communicatie

Een terugkerend thema tijdens besprekingen met

de directie is (interne) communicatie. Het wordt

meestal besproken in relatie tot concrete onder-

werpen als Meraki, het Intranet, Information Security

Policy, Webex of de toekomstvisie van Yanmar.

De ondernemingsraad vindt dat er binnen Yanmar verbe-

tering nodig is wat betreft de interne communicatie. Wij

geloven dat een goede interne communicatie zorgt voor

meer tevredenheid bij collega’s. Dit bleek uit de enquête

van 2017. Hieruit kwam naar voren dat een oorzaak van

mindere betrokkenheid, het gebrek aan communicatie is.

De OR heeft geadviseerd op een aantal vlakken.

Als resultaat zijn er een aantal punten verbeterd:

• De “sharing sessions” zijn afgelopen jaar

geherintroduceerd. Peter Aarsen en Shiori

Nagata delen hierin informatie over de gang van

zaken binnen het bedrijf met de werknemers.

Deze sessies worden als zeer positief ervaren.

• ICT gebruikt nu de nieuwsbriefmodule

om informatie over nieuwe applicaties

te introduceren en uit te leggen en er zijn

ideeën om het intranet te verbeteren.

• Directie heeft plannen gemaakt om medewerkers

middels tv-schermen te informeren.

• Elke afdeling heeft toelichting gekregen

op de “Information Security Policy”.

• De e-mailadressen op ‘Who-is-who’ zijn vanaf

midden 2019 klikbaar gemaakt, waardoor het

direct naar je Outlook linkt.

The Works Council often receives inquiries about

the Yanmar personnel guide and regulations.

Questions related to only one person are not

for the WC to handle, we focus on matters

that concern a group of employees. However,

we will do our best to give everyone the best

possible advice.

Internal communication

A recurring issue in discussions with management

is (internal) communication. It is usually discussed

in relation to specific topics, such as Meraki,

the Intranet, Information Security Policy, Webex

or Yanmar’s vision for the future.

The Works Council believes that Yanmar has to

improve its internal communication; we believe

proper internal communication ensures employee

satisfaction. This is backed up by a 2017 survey,

showing that a lack of communication reduces

involvement.

The Works Council gave advice on a number of areas.

As a result of this, a number of things were improved:

• Last year, “sharing sessions” were reintroduced.

In these sessions, Peter Aarsen and Shiori

Nagata share information with employees about

how business is going with. These sessions have

been welcomed.

• ICT is now using the newsletter module to

introduce information about, and explain, new

applications and there are ideas about how to

improve the Intranet.

• Management has plans to keep employees

informed using TV screens.

• Each department has had the Information

Security Policy explained.

• The e-mail addresses on ‘Who-is-who’ were

made clickable in mid-2019, linking directly to

your Outlook.

HR-verslag HR reportDaarnaast hebben wij een verbetervoorstel voor

het intranet ingediend bij de directie. Wij denken dat

het intranet veel meer proactief gebruikt kan worden,

als het meer toegankelijk, relevant en aantrekkelijk is.

Het komende jaar wordt ernaar gekeken hoe we dit

het beste kunnen aanpakken.

Beoordelingsproces (PMF)

Wij hebben diverse meldingen ontvangen dat

niet iedereen op de gestelde periodes hun

beoordelingsgesprekken hebben gehad met zijn of

haar managers. Dit hebben wij bij de HR-afdeling

aangekaart en er is afgesproken dat de periodieke

reminders nu aan het hele bedrijf worden gestuurd.

De meldingen zijn nu aan het afnemen en ook

tijdens gesprekken met collega’s wordt er steeds

meer aandacht aan besteed door zowel managers,

teamleiders en teamleden.

Wij blijven het beoordelingsproces volgen en

benadrukken bij het bestuur dat iedereen hier genoeg

tijd voor moet vrijmaken.

Alle documenten en uitleg zijn te vinden op intranet.

Afdelingsupdate

Bij Parts Warehouse geeft Olga regelmatig korte

updates. Sinds kort geeft ook Yvonne bij YEU-

manufacturing tijdens het teamoverleg een korte

update over wat de ondernemingsraad doet en wat er

speelt binnen het bedrijf. Op deze manier hopen we

de communicatie en de betrokkenheid te verbeteren.

Flexibilisering Werktijden

Ook is de OR het afgelopen jaar betrokken geweest

bij het Project Flexibilisering Werktijden. Dit project

is opgezet naar aanleiding van een verzoek van Peter

Aarsen om te kijken hoe we ons werktijdensysteem

meer flexibel kunnen inrichten.

Het projectteam werd geleid door Trudy van Eikeren

en bestond daarnaast uit Ryan Lie-Atjam, Wouter

van Beijnum en Olga ter Voert. Hiermee was Yanmar

vanuit alle hoeken van het bedrijf, inclusief de OR,

vertegenwoordigd.

We have also submitted a proposal for improving

the Intranet to the management. We think the

Intranet can be used far more proactively provided

it is more accessible, relevant and attractive.

In the year ahead, we shall be looking at how best

to approach this issue.

Assessment process (PMF)

We have received a number of reports that not

everybody had his or her assessment interview with

the responsible manager during the designated

periods. We pointed this out to the HR department

and agreed that periodic reminders will now be sent

out to the entire company.

The number of messages has now fallen and,

in conversation with colleagues, more attention

is being given by managers, team leaders and

team members.

We will continue to follow the evaluation process

and emphasise to management that everybody must

make enough time available for the process.

All documents and explanatory notes can be found

on the Intranet.

Departmental update

Olga regularly gives brief updates to the Parts

Warehouse. Recently, Yvonne also began giving

brief updates on the work of the Works Council and

on what is going on within the company at YEU

manufacturing team meetings. This way, we hope

to improve both communication and involvement.

Flexible working hours

This past year, the Works Council has also been

working on the Flexible Working Hours Project.

This project was launched following a request

by Peter Aarsen to examine ways to make our

working hours system more flexible.

The project team was headed by Trudy van Eikeren

and included Ryan Lie-Atjam, Wouter van Beijnum

and Olga ter Voert. This meant that every part of

Yanmar was represented, including OR.

1312HR report HR reportHR-verslag HR-verslag

‘‘‘‘ Om de mogelijkheden in kaart te brengen

is er gekeken naar de volgende punten:

• De mogelijkheden binnen onze

arbeidsovereenkomst

• De werktijdenregeling bij vergelijkbare

bedrijven

• De mogelijkheden voor kantoor en werkvloer

• Input van verschillende managers

• Advies vanuit Kelio (ons tijdregistratiesysteem)

Het resultaat van de werkgroep was een pilot met

de volgende flexibilisering van de werktijden:

De pilot liep t/m 1 maart 2020. De OR heeft positieve

reacties over de pilotregeling ontvangen en ziet dat dit

systeem bijdraagt aan aantrekkelijkheid van Yanmar als

werkgever voor zowel huidige als nieuwe medewerkers.

Met ingang van 7 februari is er besloten de pilot te

eindigen en het systeem definitief in gebruik te nemen.

The team looked at the following issues in order

to outline the options:

• The options available in our employment

agreement

• The working time regulations that comparable

companies apply

• Options for the office and shop floor

• Input from various managers

• Advice from Kelio (our time recording system)

The outcome from the working group’s reflections

was a pilot scheme offering the following flexibility:

The pilot ran until 1 March 2020. The Works Council

received positive feedback on the pilot scheme

and can see that this system helps make Yanmar a

more attractive employer for both current and new

employees. On 7 February, it was decided to end the

pilot and make the system permanent.

Old roster Pilot roster

Logged Daily Weekly

Working hours

per day

Min 7.5

Max 8

Min 0

Max 9

Working hours

per week

• Min 37.5

Max 40

• 37.5 hours

according to

contract

• 2.5 hours TBU

• Min 37.5

Max 40

• 37.5 hours

according to

contract

• 2.5 hours TBU

Office hours 07:30 — 18:00

Start:

07:30 — 09:30

07:00 — 19:30

Start:

07:00 — 10:00

Working

from home

Max 1 day per

week,

agreed with

manager

Max 1 day per

week,

agreed with

manager

Oude rooster Pilot rooster

Bijgehouden Dagelijks Wekelijks

Werkuren

per dag

Min 7,5

Max 8

Min 0

Max 9

Werkuren

per week

• Min 37,5

Max 40

• 37,5 uur

volgens

contract

• 2,5 hours TBU

• Min 37,5

Max 40

• 37,5 uur

volgens

contract

• 2,5 hours TBU

Kantoortijden 07:30 — 18:00

Start:

07:30 — 09:30

07:00 — 19:30

Start:

07:00 — 10:00

Thuiswerken Max 1 dag per

week, in over-

eenstemming

met manager

Max 1 dag per

week, in over-

eenstemming

met manager

We richten ons op zaken die een groep medewerkers aangaan.

We focus on matters that concern a group of employees.

14 15HR report HR reportHR-verslag HR-verslag

4b

Financiële commissie

Igor en Olga vormen de financiële commissie van de

huidige OR. Zij zitten een aantal keer per jaar met

Akifumi Iida om tafel om de financiële resultaten van

YEU door te nemen. Voor YMI vindt dit overleg plaats

met Daisuke Suzuki. De bevindingen worden aan de

andere OR leden gerapporteerd en meegenomen

tijdens de afspraken met het bestuur.

De financiële commissie heeft onder andere aandacht

voor de volgende onderwerpen:

• De targets/budgetten

• De achterliggende strategie die daarbij hoort

• De prestaties van de afdelingen ten opzichte van

de doelstellingen

• Organisatorische veranderingen die een rol kunnen

spelen, bijvoorbeeld m.b.t. werknemers, fusies, etc

Financial committee

The current Works Council financial commission

is composed of Igor and Olga. A few times a year,

they sit down with Akifumi Iida to go through YEU’s

financial results. Consultation with Daisuke Suzuki

takes place for YMI. The outcome was reported

to other members of the Works Council and included

in meetings with management.

The financial commission focused on the following

topics, inter alia:

• Targets/budgeting

• Associated underlying strategy

• Departmental performance compared

with targets

• Organisational changes that will have an impact

on e.g. employees, mergers, etc.

YEU financial situation FY2019

The discussions on the YEU results in 2019 had

a positive message: the bottom line is that YEU

continues to be on budget. This was due to the

following departmental results:

IPT Sales better than budgeted. Following

the boost in sales of engines at the end

of 2018, a dip was forecast for 2019.

However, this did not happen.

We still have stocks of old engines

(with the old emissions standards), which

are still in high demand, and we also

sold more of the new (Stage V) engines

than expected.

CM In the first half of the fiscal year,

the results were still slightly lower

than expected, but this corrected

in the second half of the year meaning

the budget was achieved.

Agri Did not meet budget. There were a few

setbacks, partly due to engineering and

seasonal influences; however, current

products also did not meet market

requirements sufficiently.

Parts Results better than expected. Large Engines

and Leisure Marine Parts, in particular,

performed well. These parts have good

margins, therefore having a significant

impact on YEU profit.

Financiële situatie YEU FY2019

De gesprekken in 2019 over de YEU-resultaten

hadden een positieve boodschap: onder aan de

streep lag YEU steeds voor op budget. Dit was het

gevolg van de volgende resultaten per afdeling:

IPT Verkoop was beter dan gebudgetteerd.

Na de boost in verkoop van motoren aan

het eind van 2018 was er voor 2019 een

dip verwacht. Dit blijkt niet het geval. We

hebben nog voorraad van oude motoren

(volgens de oude emissienorm) waar nog

volop vraag naar is, en daarnaast worden

ook de nieuwe (Stage V) motoren meer

verkocht dan verwacht.

CM In de eerste helft van het fiscale jaar

waren de resultaten nog wat minder dan

verwacht, maar deze zijn de tweede helft

rechtgetrokken waardoor de budgetten

toch gehaald werden.

Agri Heeft het budget niet gehaald. Er waren

wat tegenvallers, o.a. met engineering en

door seizoensinvloeden, maar ook was er

onvoldoende aansluiting van de huidige

producten met de markt.

Parts De resultaten zijn beter dan verwacht.

Vooral Large Engines en Leisure Marine

parts deden het goed. Deze onderdelen

hebben goede marges en dus een grote

invloed op de YEU-winst.

Financieel verslag

Financial report

16 17Financial report Financial reportFinancieel verslag Financieel verslag

Financiële situatie YMI FY2019

YMI heeft het afgelopen jaar positieve resultaten

behaald, en dat terwijl het budget wederom hoger lag

dan het afgelopen jaar. Het geconsolideerde resultaat

is ongeveer gelijk aan het budget en bestaat onder

andere uit de volgende onderdelen:

YMI YMI heeft meer omzet gedraaid en een hoger

winstpercentage gerealiseerd door o.a.:

• Het invoeren van een nieuwe prijsstra-

tegie. Dit houdt in dat met name bij OEM-

klanten het winstpercentage is gestegen,

wat duidelijk is terug te zien in de totale

winstmarge. Ook in de toekomst wordt

verwacht dit vast te kunnen houden.

• Het toevoegen van “local dressing”

opties heeft gezorgd voor een grotere

omzet. Het plan om dit komend jaar uit

te breiden naar nog meer OEM-klanten.

Vetus Alhoewel Vetus ongeveer hetzelfde resultaat

als vorig jaar heeft behaald, liggen ze toch

wat achter op budget door hoger gestelde

verwachtingen.

Mastry Door de verkoop van benzine outboard-

motoren hadden ze in FY2018 een

uitstekend resultaat behaald. Deze trend

kon echter afgelopen jaar niet doorgezet

worden en ze blijven wat achter op budget.

Dtorque De verwachting was een stijging met ongeveer

50% ten opzichte van FY2018, maar in werke-

lijkheid is er meer dan het dubbele aantal

Dtorques verkocht, met name door een groot

project in de Verenigde Arabische Emiraten.

Verder wordt komend jaar de voorraad op de verschil-

lende locaties (LIS, MOL, YEU) grondig bekeken en

opgeruimd om onnodige opslagkosten te voorkomen.

Eindejaarbonus

Op basis van de resultaten heeft de Board of Directors

in februari 2020 aangekondigd dat er voor lokale werk-

nemers een eindejaarbonus uitgekeerd kan worden.

Deze bonus is 100% van het bruto maandsalaris van

maart 2020.

YMI financial situation FY2019

Last year, YMI achieved positive results while

its budget was once again higher than the previous

year. The consolidated result roughly matches

the budget and is made up of, among others,

the following:

YMI YMI achieved greater turnover and a higher

profit percentage by, i.a.:

• The introduction of a new price

strategy. This means that for OEM

customers the profit percentage

increased, which can be seen clearly in

the total profit margin. This is expected

to be maintained in the future.

• The addition of “local dressing”

options also boosted turnover.

The plan is to expand this to more

OEM customers in the year ahead.

Vetus Though Vetus achieved roughly the same

result as the previous year, they are slightly

under-budget as regards the expectations

they faced this year.

Mastry Sales of petrol outboard motors led

to an outstanding result in FY2018.

This trend did not continue last year,

though, and they came in a little

under budget.

Dtorque A roughly 50% increase vis-à-vis

FY2018 was expected, but in fact more

than double the number of Dtorques

was sold, thanks to a large project in

the United Arab Emirates.

Furthermore, stocks at the various sites (LIS, MOL,

YEU) will be closely examined in the coming year and

cleared out to avoid unnecessary storage costs.

Year-end bonus

On the basis of the results, the Board of Directors

announced in February 2020 that local employees

would be awarded a year-end bonus.

This bonus is 100% of the gross monthly salary

for March 2020.

18Financial reportFinancieel verslag 19Financial reportFinancieel verslag

4c

Festus en Dick vormen samen de commissie Arbo &

Facility. Het werkgebied van deze commissie omvat

zaken gerelateerd aan huisvesting, Arbo en ICT.

Ook sluit deze commissie aan bij de KAM-rondgang

door het bedrijf. (KAM staat voor Kwaliteit Arbo &

Milieu.) Tijdens deze maandelijkse KAM-rondgang

wordt middels een rondleiding door het gebouw de

veiligheid van de werkomgeving gecontroleerd.

Festus and Dick form the Arbo & Facility

committee whose focus is primarily on matters

regarding housing, Arbo and IT. In addition,

the committee is present during the QHSE-rounds.

(QHSE means Quality, Health, Safety and

Environment) During these monthly QHSE-rounds

through the building, the safety of our work

environment is checked.

Arbo & Facility verslag

Arbo & Facility report

Dit wordt gedaan om een zo goed en veilig mogelijke

werkplek te bieden aan Yanmar medewerkers. Bevin-

dingen worden in een rapport vastgelegd en gedeeld

met de desbetreffende afdelingsmanagers. Zij hebben

dan de tijd om vastgestelde problemen op te lossen.

De rondgang vindt elke eerste maandag van de maand

plaats en wordt bijgewoond door een coördinator,

een OR-vertegenwoordiger, supervisors en HR.

Om een goed werkklimaat te realiseren, volgen we zo

goed mogelijk de zaken omtrent de huisvesting van

Yanmar en geven we advies ter verbetering.

Wat betreft huisvesting en ICT speelden

de volgende zaken:

• In het Parts Warehouse was de temperatuur tijdens

de zomermaanden veel te hoog, waardoor het voor

de medewerkers geen prettig werkklimaat was.

Na verschillende besprekingen met de directie is

er nu een tijdelijke oplossing geïmplementeerd,

namelijk een bepaald soort zonwering. In de

toekomst staat een dakrenovatie gepland. Hierbij

zal ook de temperatuurregeling meegenomen

worden. Wij blijven hier uiteraard bij betrokken.

• In het laatste kwartaal is de bedrijfskantine flink

opgeknapt. Onder andere het keukenblok en de

vloer zijn vervangen. In het voorjaar van 2020

staat een verdere renovatie van de kantine op

het programma.

• Implementatie voor Wi-Fi voor de medewerkers.

Tussen 12:00 en 14:00 wordt de Yanmar Hotspot

opengesteld, zodat iedereen hier gebruik van

kan maken.

• Er is een computer geplaatst in de kantine van de

Productie afdeling voor medewerkers die op hun

werkplek geen beschikking hebben over internet.

• Invoering van Meraki software. De OR heeft

hier vragen over ontvangen en daarom een FAQ

opgesteld welke door IT is beantwoord. Deze is op

intranet te vinden onder General Information - ICT.

• Invoering van Sharefile. Na het afsluiten van

de USB-poorten en verbieden van WeTransfer,

heeft de OR erop aangedrongen een alternatief

te bieden om grote bestanden te delen.

This is done to provide Yanmar employees with the

best and safest possible workspace. Findings are

captured in a report and shared with the responsible

department managers. These have the time to work on

solving the presented issues.

This round takes place every first Monday of the

month, and is attended by a coordinator, a WC

representative, supervisors and HR.

To ensure the best possible working-climate, we follow

cases concerning Yanmar housing thoroughly and

advice where necessary.

As regards accommodation and ICT, the following

topics were discussed:

• During the summer, temperatures in the Parts

Warehouse were far too high, making the working

environment unpleasant for employees. After a

number of discussions with management,

a temporary solution has been implemented in

the form of a type of blinds to reflect the sun.

Roof renovation has been scheduled for the future.

Temperature regulation will be taken into account

as well. Of course, we will be involved in this process.

• In the last quarter, the company canteen has been

refurbished. Among other things, the kitchen

unit and floor were replaced. Further canteen

renovations are scheduled for spring 2020.

• Wi-Fi implementation for employees.

Between 12:00 and 14:00, the Yanmar Hotspot

is open so everyone can use it.

• A computer has been made available in the

Production canteen for employees who do not

have Internet access at their workstations.

• Introduction of Meraki software. The Works

Council has received questions about this

and so drew up a FAQ which IT has answered.

This can be found on the Intranet under General

Information - ICT.

• Introduction of Sharefile. Following the closing

off of USB ports and the prohibition on the use

of WeTransfer, the Works Council pushed

for an alternative large file-sharing solution

to be offered.

2120Arbo & Facility report Arbo & Facility reportArbo & Facility verslag Arbo & Facility verslag

5aEén van de doelstellingen van YEU en YMI is het

worden van een ‘employer of choice’ voor huidige en

toekomstige medewerkers. Op eigen initiatief heeft

de OR meegedacht over hoe Yanmar dit zou kunnen

bereiken. We hebben op basis van de volgende drie

deelonderwerpen concrete suggesties ter verbetering

aan het bestuur gepresenteerd:

One of the aims that YEU and YMI have is to be

an ‘employer of choice’ for both current and future

employees. The Works Council took the initiative

of thinking about how Yanmar could achieve this

status. We presented concrete improvement

suggestions to the management, based on the

following three areas:

Aantrekkelijke werkgever

Attractive Employer

Op basis van onze suggesties zijn de volgende acties

ter verbetering vastgesteld:

Opvolging vanuit het bestuur:

Verbeteren werkomgeving: het bestuur had al

aandacht voor dit onderwerp. De suggesties van de

OR zijn verwerkt in de renovatie van de YEU-kantine.

Verbeteren efficiëntie tussen afdelingen: er wordt

gekeken naar het beter gebruiken van Y-Square /

SharePoint / OneDrive om samenwerken makkelijker

te maken. Ook is het bestuur van plan tv-schermen op

te hangen om medewerkers beter te informeren over

Yanmar en de afdelingen. De tv-schermen moeten

bijdragen aan het aanpakken van de eilandcultuur.

Opvolging vanuit de OR:

Verbeteren vitaliteit en beweging: de OR zal een lijst

opstellen met sportartikelen om in de pauze (sport)

activiteiten te faciliteren.

Verbeteren gevoel van bijdrage (intern): de OR kijkt

samen met de YWK-commissie of er nog onderwerpen

zijn die opvolging nodig hebben, om te zorgen dat

goede inzendingen alsnog uitgevoerd worden.

Verbeteren gevoel van bijdrage (extern): het bestuur

is enthousiast over de suggestie van de OR om als

bedrijf bij te dragen door middel van vrijwilligerswerk

(bijvoorbeeld een dag of een middag). De OR zal een

aantal ideeën voorleggen.

De opvolging van deze acties zal een terugkerend

onderwerp op de agenda van de komende

vergaderingen met het bestuur zijn.

Based on our suggestions the following actions

for improvement were determined:

Management follow-up

Improving the working environment: the management

had considered this. The Works Council’s suggestions

were incorporated into the YEU canteen renovation.

Improving interdepartmental efficiency:

improved use of Y-Square / SharePoint / OneDrive

to facilitate collaboration is being examined.

Management also plans to install TV screens

to inform employees about Yanmar and its

departments. TV screens will contribute to

tackling ‘island culture’.

Works Council follow-up:

Improving vitality and movement: the Works

Council will draw up a list of sports articles

to facilitate (sports) activities during the break.

Improving feeling of contribution (internally):

Works Council will examine with the YWK

commission whether there are areas to be followed

up in order to ensure that good submissions

continue to be implemented.

Improving feeling of contribution (externally):

management is enthusiastic about Works Council

proposal for the company to contribute by

volunteering (e.g. for a day or afternoon). The Works

Council will submit a number of ideas.

Following up on these actions will be a fixed agenda

item in future meetings with management.

AttractiveEmployer

EmployeeHealth

Feeling ofContributing

EmployeeAutonomy &

Flexibility

22 23Highlighted topics Highlighted topicsUitgelichte onderwerpen Uitgelichte onderwerpen

5bVanuit een OR-initiatief is er in 2018 een groep

vrijwilligers gestart met het Yanmar Bijenproject.

Het doel van dit initiatief was en is dat Yanmar

bijdraagt aan een beter milieu. Daarnaast vergroot

het de teamspirit bij de vrijwilligers en brengt het

een gevoel van ‘ergens aan bijdragen’.

Er moesten verschillende voorbereidende werkzaam-

heden gedaan worden, waaronder het prepareren van

twee bloembedden en het bouwen van een overkapping.

In het voorjaar van 2019 werden de twee bijen-

koloniën definitief geplaatst en kregen we een

introductie-presentatie van de imker. Hier werd

het belang van bijen uitgelegd voor de natuur

en onze voedselproductie. De reacties van collega’s

zijn overwegend positief.

Eind 2019 is er een verdeling van de taken gemaakt,

zodat de OR niet alle verantwoordelijkheid meer

draagt. Dit heeft o.a. te maken met het feit dat er

vooral facilitaire taken liggen.

Vanaf nu is General Affairs verantwoordelijk voor

de bloembedden en het onderhoud van de overkapping.

Zij zijn hier ook het aanspreekpunt voor.

De OR ondersteunt dit project uiteraard nog steeds

en houdt zich samen met een aantal vrijwilligers

bezig met de interne en externe communicatie

en het contact met de imker.

Based on a WC initiative, a group of volunteers

launched the Yanmar Bee Project in 2018.

This initiative aims for Yanmar to contribute to

a better environment. It also boosts team spirit

among volunteers, helping them feel like they are

‘contributing to something’.

A lot of preparation was put into this project,

including the preparation for two flowerbeds

and building a canopy.

Two bee colonies were permanently housed at

Yanmar Europe in spring 2019, when the beekeeper

gave us an introductory presentation, explaining how

important bees are for both the ecosystem and for

food production. The response from colleagues was

predominantly positive.

At the end of 2019, tasks were divided up in a way

that means the Works Council no longer bears all the

responsibility. This is in part due to the fact that most

of the tasks are to do with facilities.

As of now, General Affairs is responsible for flower-

beds and for canopy maintenance. They are also the

point of contact in this regard.

It goes without saying that the Works Council will

continue to support this project and, working alongside

the many volunteers, is involved in internal and external

communication and contact with the beekeeper.

Bijenproject Bee project

We verwachten dat er in 2020 een andere indeling

komt qua bloembedden en eventueel een aanvulling

met struiken / bomen.

In 2020, we expect a change in layout

of the flowerbeds and possible adding

of shrubbery / trees.

Responsible Project Tasks

WC Communication:

• Internal

• External (if needed)

GA Flowerbeds:

• Determine location

• Planting / sowing flowers

• Maintaining flowers

WC Contact with beekeeper

GA Maintenance of canopy

WC Distribution of honey

GA Safety:

• ERO training (if needed)

Verantwoordelijk Project taken

OR Communicatie:

• Intern

• Extern (waar nodig)

GA Bloemvelden:

• Locatie bepalen

• Bloemen planten / zaaien

• Bloemen onderhouden

OR Contact met imker

GA Werkzaamheden aan overkapping

OR Distributie van honing

GA Veiligheid:

• BHV training (waar nodig)

24 25Highlighted topics Highlighted topicsUitgelichte onderwerpen Uitgelichte onderwerpen

6Op het moment dat Himoinsa in 2015 door Yanmar

werd overgenomen, kwam het aantal werknemers

van Yanmar in Europa voor het eerst boven de 1.000

uit. Hierdoor hebben de medewerkers binnen de

Yanmar-groep volgens de Europese wetgeving het

recht om een Europese Ondernemingsraad (EOR)

op te richten. Hierdoor was 2019 het laatste jaar

van de eerste vierjaars-cyclus.

De EOR behandelt alleen transnationale zaken:

zaken die meer dan één bedrijf van de Yanmar-

groep in Europa aangaan. De EOR vergadert en

onderhandelt met het Centraal Bestuur, te weten

Peter Aarsen, Leo Lancee en Erik van Stuivenberg.

De verdeling van de zetels wordt aan het begin van

het kalenderjaar vastgesteld op basis van het actuele

aantal werknemers van ieder bedrijf. De complete

ledenlijst in 2019 was:

HIMOINSA Javier Escudero, Francisco Perez,

Agustin Rodrigo (3 zetels)

YCEE Manuel Bogard, Fabrice Lucion,

Yannick Kempf (3 zetels)

YCG Hans-Werner Trittner, Jens Kruse,

Andrea Walther (3 zetels)

VETUS Mariëtte Fieggen (Voorzitter)

(1 zetel)

YI Simone Bettonte (1 zetel)

YEU / YMI James Forrester (Secretaris),

Karel de Ruiter (2 zetels)

De zittingstermijn voor leden van de EOR is vier jaar.

Dit betekent dat Karel en James eind februari 2020

zullen aftreden. Zij worden vervangen door Steven

Stoffers en Yvonne Smit van de huidige YEU-onder-

nemingsraad. Veel van de andere ondernemingsraden

zullen hun EOR-leden tegelijkertijd vervangen.

The acquisition of Himoinsa in 2015 meant that the

number of Yanmar employees in Europe exceeded

1,000 for the first time, above which number the

group companies have the right in European law to

meet and organise. Accordingly, the European Works

Council (EWC) began operation from 1st January

2016. Therefore, 2019 was the final year of the first

four-year cycle.

The EWC exists to discuss transnational issues, i.e.

matters which can affect more than one Yanmar

Group member company in Europe. The EWC meets

and negotiates with the Central Management Team,

existing of Peter Aarsen, Leo Lancee and Erik van

Stuivenberg. The allocation of seats to the different

member companies is reviewed at the beginning of

each calendar year based on the actual number of

employees. The full list of members in 2019 was:

HIMOINSA Javier Escudero, Francisco Perez,

Agustin Rodrigo (3 seats)

YCEE Manuel Bogard, Fabrice Lucion,

Yannick Kempf (3 seats)

YCG Hans-Werner Trittner, Jens Kruse,

Andrea Walther (3 seats)

VETUS Mariëtte Fieggen (Chairwoman)

(1 seat)

YI Simone Bettonte (1 seat)

YEU / YMI James Forrester (Secretary),

Karel de Ruiter (2 seats)

The term of membership of the EWC is four years,

which means that Karel and James will step out

at the end of February 2020. They will be replaced

by Steven Stoffers and Yvonne Smit from the current

YEU Works Council. Many of the other Works Councils

will shuffle their EWC members at the same time.

Europese OR European Works Council

Meeting at Yanmar Construction Equipment EuropeBijeenkomst bij Yanmar Construction Equipment Europe

2726European Works Council European Works CouncilEuropese OR Europese OR

De eerste EOR-bijeenkomst in mei 2019 was een face-

to-face bespreking in Reims, Frankrijk – niet ver van

Yanmar Construction Equipment Europe, dat de teams

de dag ervoor bezocht hadden. De tweede vergadering

vond plaats in januari 2020 via videoconferentie.

De besproken onderwerpen in mei waren:

• De financiële resultaten voor de bedrijven

van de Yanmar-groep in Europa in FY2018;

• Hoe Yanmar van plan is om de betrokkenheid

van zijn werknemers te verbeteren en “employer

of choice” te worden;

• De toekomst van de “compact equipment

business” in Europa, aangezien de twee locaties

in Duitsland en Frankrijk zijn samengebracht;

• De toekomst van de agrarische bedrijfstak

in Europa;

• De toekomst van de Energy Systems bedrijfstak

in Europa (na overname van KKU Eschenfelder);

• Yanmar’s stappen in de richting van elektrificatie

en alternatieve (niet-koolstof) brandstoffen;

• Toekomst van de Europese ondernemingsraad.

In januari was het belangrijkste onderwerp de toekomst

van de EOR, met name de aanvankelijk voorgenomen

intenties van het Centraal Bestuur om:

• Aantal vergaderingen verminderen naar één per jaar;

• Deelname aan de ondernemingsraad te beperken

tot leden die Engels kunnen spreken;

• Een goede band te leggen tussen het lidmaatschap

van de EOR en het lidmaatschap van een lokale OR;

• De functie van secretaris over te nemen.

Gedetailleerde verslagen van de EOR-vergaderingen

zijn te vinden op het Yanmar Europe intranet (dezelfde

locatie als de verslagen van de YEU-ondernemingsraad).

Mochten er vragen of opmerkingen zijn over Yanmar

zaken die Yanmar Europe overstijgen, leg deze dan

voor aan Steven Stoffers.

The first EWC meeting in May 2019 was a face-to-

face meeting in Reims, France - not far from Yanmar

Construction Equipment Europe, which the teams

visited on the previous day. The second meeting took

place by video-conference in January 2020.

In May, the topics under discussion included:

• Financial results for the Yanmar group

companies in Europe in FY2018;

• How Yanmar intends to try to improve

employee engagement and become

“employer of choice”;

• Future of the compact equipment business

in Europe, as the two sites in Germany and

France are brought together;

• Future of the agricultural equipment business

in Europe;

• Future of the energy systems business in Europe

(after the acquisition of KKU Eschenfelder);

• Yanmar’s steps towards electrification and

alternative (non-carbon) fuels;

• Future of the European Works Council.

In January, the main topic was the future of the EWC,

in particular Central Management’s initially stated

intentions to:

• Reduce the number of meetings to one per year;

• Limit participation in the Works Council to

members who can speak English;

• Make a firm link between membership of the

EWC and membership of a local Works Council;

• Take over the function of secretary.

Detailed minutes of EWC meetings are published

on the Yanmar Europe intranet (the same location

as meetings of the YEU Works Council).

If you have any questions or concerns about Yanmar

issues beyond Yanmar Europe, please bring them

to the attention of Steven Stoffers.

2928European Works CouncilEuropese OR European Works CouncilEuropese OR 29

7

Kijk op intranet voor alle agenda’s,

notulen en meer.

Email yeu-workscouncil@yanmar.com

voor vragen en opmerkingen.

Check the intranet for all agendas,

minutes and more.

Email yeu-workscouncil@yanmar.com

for questions and comments.

COVID-19 COVID-19

De laatste weken van Q4 van FY2019 werden

gedomineerd door COVID-19 (oftewel het Corona

virus) Alhoewel het in eerste instantie vooral in Azië

speelde en wij het alleen merkten vanwege vertraagde

leveringen vanuit dat gebied, namen de effecten voor

Yanmar in Europa toe toen in Noord-Italië het aantal

besmettingen enorm steeg. In Nederland werd

de eerste ‘Corona-patiënt’ op 27 februari ontdekt.

Het virus verspreidt zich zo snel dat zowel de overheid

als het bedrijfsleven drastische maatregelen moesten

nemen. Ook onze directie had dagelijks besprekingen

om te bepalen hoe Yanmar hier mee om kon gaan.

Zowel de gezondheid van de werknemers als

de gezondheid van het bedrijf had en heeft nog

steeds prioriteit.

De afgelopen weken zijn er veel maatregelen getroffen

om zo goed mogelijk door deze situatie heen te komen.

Soms moesten beslissingen zo snel genomen worden

dat er geen tijd was om de OR vooraf te informeren.

Wij staan echter achter de besluiten die genomen zijn.

Op het moment dat dit verslag opgesteld is, zitten

we nog middenin de crisis en worden er dagelijks

strategische beslissingen genomen. Dit heeft gevolgen

voor ons allemaal. We moeten ons hier zo goed

mogelijk doorheen zien te slaan.

We hopen dat we over een aantal weken hier allemaal

gezond uit zijn gekomen en dat we ons vertrouwde

ritme weer kunnen oppakken.

The final weeks of Q4 of FY2019 were dominated

by COVID-19 (also known as the Corona virus).

Although initially it mostly affected Asia and we only

noticed it due to delayed deliveries from that area,

it began to impact Yanmar in Europe around

mid-February when the numbers of infections in

North Italy increased enormously. In the Netherlands,

the first "Corona patient" was discovered on February 27.

The virus is spreading so quickly that both

the government and the business community

had to take drastic measures. Our management

had daily discussions to determine how YANMAR

should deal with this. The health of the employees

as well as the health of the company was and still

is a priority.

In the past weeks, many measures have been taken

to get through this situation as well as possible.

Sometimes decisions had to be taken so quickly

that there was no time to inform the Works Council

in advance. However, we support the decisions that

have been made.

At the time of writing this report, we are still in the

midst of the crisis and strategic decisions are made

on a daily basis. This has consequences for all of us.

We need to get through this the best we can.

We hope that in a few weeks we will all come out

of this healthy and that we can continue our normal

pace again.

Almere City Run, one of the initiatives in which

Yanmar stimulates health.

Almere City Run, één van de initiatieven waarbij

Yanmar gezondheid stimuleert.

30 ContactContactCOVID-19COVID-19