Ed Kruithof Margareth Jonker

Samenvatting SIM3fasenvoorbereiden ontwerpen inrichten invoeren integreren

fasenbesturing ontwikkelen voorbereide ontwerpen inrichten managementinformatie; n opzetten en inrichten beheer informatiesysteem business process re-engineering organisatieverandering; mentale implementatie; VOTW informatieanalyse, gegevensmodellering en conversie aanschaf, bouw, aanpassing, test en installatie kennismanagement verandermanagement kwaliteitsmanagement technische middelen contractmanagement projectorganisatie invoeren integreren

bedrijfsprocessen

mensen

informatie

objecten van verandering

project

Samenvatting

Systeem implementatie methode3

Betreft samenvatting van: Ed Kruithof en Margareth Jonker, 'Systeem Implementatie Methode 3' Uitgever Academic Service (2000), ISBN 90 395 1574 3 en 90 395 1575 1 Steenwinkel Kruithof Associates b.v. 30 juli 2002

1

Inhoudsopgave

Inleiding SIM3 ........................................................................................3 Implementeren ......................................................................................4 Typen implementaties .............................................................................6 Implementatieproces ..............................................................................11 Objecten van verandering........................................................................13 Managementaspecten implementatieproject...............................................23 SIM3 ....................................................................................................29

2

Inleiding SIMHet SIM3-boek (Systeem Implementatie Methode 3) is de opvolger van het boek 'SIM' en bestaat uit een theorie- en een praktijkdeel. SIM werd begin jaren negentig geschreven en heeft furore gemaakt in zowel het bedrijfsleven als in het onderwijs. Door de grote veranderingen op het gebied van ICT in de jaren negentig ontstond echter de noodzaak de methode grondig te actualiseren. De toegevoegde '3' staat voor de nieuwe driedimensionaliteit van de methode. SIM3 is ontwikkeld door Ed Kruithof en Margareth Jonker, beide werkzaam bij Steenwinkel Kruithof Associates. De eerste als directeur, de tweede als management- en informatieconsultant. De toepassing van de in het boek beschreven methode kunt u terugvinden in het werk van Odinfo. Deze samenvatting is voor een ieder die kennis wil nemen van de SIM3-methode zonder daarvoor de gehele achterliggende theorie tot zich te nemen. Dit kunnen managers zijn die voor de implementatie van een informatiesysteem staan, studenten die dit een verrijking achten van hun kennis of een ander persoon die gewoon genteresseerd is in deze stof. Wij wensen u veel plezier met het lezen van de samenvatting!

3

IMPLEMENTERENHet begrip implementeren betekent in algemene zin: het uitvoeren, vervullen, verwezenlijken, effectueren, in praktijk brengen van een overeenkomst, verdrag of plan. In de informatica heeft implementeren een meer specifieke betekenis: het realiseren van een ontwerp van een deel van de informatievoorziening van een organisatie. Dit kan dus bijvoorbeeld de invoering van het softwarepakket SAP R/3 zijn om de voorraadsystemen van verschillende magazijnen van n bedrijf te integreren, of het implementeren van een Customer Relationship Managementsysteem (CRM) om beter in te kunnen spelen op de specifieke wensen van klanten.

Opvattingen over wat implementeren is in de informaticaOm een beter beeld te krijgen van alle aspecten die komen kijken bij de implementatie van een informatiesysteem, zullen we de verschillende opvattingen binnen de informatica, over wat een implementatie is, even langslopen: 1. implementatie als de overdracht van het ontwikkelde informatiesysteem aan de gebruikersorganisatie; 2. implementatie als een planningsactiviteit; 3. implementatie als sociale verandering; 4. implementatie als politiek spel; 5. implementatie als marketingactiviteit. In onze ogen geven deze visies in onderlinge samenhang een compleet beeld van alle aspecten die komen kijken bij de implementatie van een informatiesysteem.

Het verloop van het implementatieprocesNaast alle aspecten (zeg maar: aandachtsgebieden) waar we mee te maken hebben bij een implementatie, hebben we ook te maken met de manier waarop het proces van implementeren verloopt. In het denken hierover heeft de laatste twee decennia een verschuiving plaatsgevonden. Waar men vroeger een sequentieel of lineair proces voorstond, gaan er tegenwoordig steeds meer stemmen op voor een iteratief en incrementeel verloop van het proces. Sequentieel of lineair wil zeggen: een 'stap-voor-stap' aanpak. Hierbij gaat men ervan uit dat de hele implementatie van tevoren goed te plannen is. Iteratief of incrementeel wil zeggen: een zichzelf steeds herhalend groeiproces. Hierbij verloopt een implementatie dus niet in een rechte lijn. Er worden afgeronde werkpakketten onderscheiden, zoals: een procesbeschrijving, de technische installatie, contracting en de gegevensconversie. De uitvoering van de werkpakketten vindt - als dat kan - parallel plaats. Bovendien kan in de eerste fase naar een bepaald kwaliteitsniveau worden toegewerkt. In latere fasen van de implementatie wordt dat kwaliteitsniveau dan successievelijk verhoogd.

4

Implementatie als technische en sociale transformatieHet ontwikkelen van een informatiesysteem is te beschouwen als een proces van organisatieverbetering specifiek gericht op de informatievoorziening en communicatie. Het bijzondere van automatisering als verbeteringsproces is het samenspel tussen informatietechnische transformatie en sociaalorganisatorische transformatie. Deze laatste is helaas altijd onderbelicht gebleven wat in nogal wat gevallen geleid heeft tot het falen van de automatisering. Twee aspecten zijn te onderscheiden bij organisatieverbetering: het ontwerp en de verandering. Ontwerpen is het in detail uitwerken van een concept, waarbij beslissingen worden genomen over de functie, vorm en constructie van een structuur. Verandering is de feitelijke transformatie van de oude naar de nieuwe structuur. Juist bij het implementeren van informatiesystemen is een permanente afstemming van technisch en organisatorisch ontwerpen en veranderen binnen de kaders van de 'business' van groot belang.

figuur

5

TYPEN IMPLEMENTATIESHoewel implementaties nooit hetzelfde zijn, kunnen er toch enkele typen onderscheiden worden. Deze typologie is opgebouwd uit drie aspecten: categorie, scenario en strategie.

CategorieImplementaties zijn er in veel soorten en maten. Allereerst onderscheiden we de 'scope' van de implementatie. Als slechts n of enkele bedrijfsprocessen worden ondersteund door de nieuwe ICT, spreken we van een smalle scope. De scope wordt breder naarmate er meer bedrijfsprocessen worden ondersteund. Het tweede onderscheid maken we op het punt van de impact die de implementatie zal hebben. De impact is klein als er geen ingrijpende veranderingen zijn in het werk. Andersom, als de veranderingen groot zijn is de impact groot. Hierbij valt te denken aan het verdwijnen van oude functies en/of het creren van nieuwe functies. Vervolgens is er nog een derde aspect op grond waarvan er een onderscheid gemaakt kan worden. Dit is de schaal of 'scale'. Hier gaat het om het aantal keren dat een implementatie uitgevoerd moet worden. Denk bijvoorbeeld aan een centraal geleide implementatie van een financile applicatie bij een grote bank. Als ieder filiaal gebruik moet gaan maken van deze applicatie, moet de implementatie honderden keren uitgevoerd worden. Van uit dit onderscheid zijn er vier categorien te construeren. 1e categorie is: kleine impact, smalle scope. Deze implementatie is in de regel eenvoudig. 2e categorie is: kleine impact, brede scope. Dit kost veel tijd, maar is relatief simpel. 3e categorie is: grote impact, smalle scope. Op zich is dit complex; de duur zal afhangen van hoeveel mensen gebruik gaan maken van het nieuwe informatiesysteem. 4e categorie is: grote impact, brede scope. Hier hebben we te maken met grote en complexe implementaties. Voor de implementaties van de 3e en 4e categorie is in ieder geval n zaak helder: het niet aanpassen van de werkprocessen, is onmogelijk. Dit alleen al omdat de implementatie van informatiesystemen er juist op gericht is werk dat eerst niet, handmatig, of met andere programmatuur werd gedaan, te verbeteren en dus te veranderen.

figuur

6

ScenarioNaast de verschillende categorien zijn er vier scenario's denkbaar voor de implementatie van een standaard applicatie. In een scenario gaat het om de mate waarin procesverbetering of - vernieuwing - deel uit maakt van de implementatie. In scenario 1, 'proces/applicatie-afstemming en -stroomlijning (business process streamlining)', worden het applicatiepakket en de bestaande werkprocessen op elkaar afgestemd. Dit betekent dat de werkprocessen tot in detail beschreven dienen te worden. Daar waar nodig worden de werkprocessen na de implementatie verder gestroomlijnd. Dit wordt de '1 op 1' implementatie genoemd. In de praktijk zien we dat er in de periode na de implementatie vaak alsnog besloten wordt allerlei organisatorische - of erger nog softwareaanpassingen te doen. Niet zelden komt het topmanagement dan voor niet te omzeilen onverwachte investeringen te staan. Scenario 2, 'procesverbetering met het pakket als bron van verbeteringsmogelijkheden', houdt in dat de werkprocessen worden aangepast op punten waar men voordeel denkt te behalen. Ook hier zijn dus de bestaande werkprocessen uitgangspunt en is een beschrijving van die werkprocessen tot in groot detail vaak vereist. Echter wordt hier het zoeken naar verbeteringen bewust en expliciet in het implementatieproject opgenomen. Er wordt als het ware een proeftuin gecreerd. In scenario 3, 'procesontwerp op basis van de industriestandaard', is het grondplan van het standaard applicatiepakket leidend. Omdat standaard applicaties gebaseerd zijn op 'best practice'- processtructuren uit een bepaalde industrie, hoeven de werkprocessen niet tot in grote gedetailleerdheid beschreven te worden. Dit kan later gebeuren als men de applicatie wederom in een 'proeftuin' met de werkprocessen vergelijkt. Scenario 4, 'procesinnovatie los van het pakket', is een 'revolutionaire' aanpak. Hier worden de werkprocessen geheel opnieuw ontworpen, om ze efficinter en effectiever te maken, en wordt gekeken op welke punten de organisatiestructuur zal veranderen. Vervolgens wordt hier dan de best passende applicatie bij gezocht.

figuur