Od 2015 05 l

8
JAARGANG 69 | JUNI-JULI 2015 | #5 actueel TMLO en de digitale erfenis achtergrond Nieuwe Omgevingswet stelt hoge eisen case Risicoanalyses informatiebeheer in Den Bosch actueel Melding Openbare Ruimte overal mogelijk? Zomer

description

Extract van Od 5 met o.a. omgevingsvergunning, risicomanagement, digitalisering en nog veel meer. www.od-online.nl

Transcript of Od 2015 05 l

Page 1: Od 2015 05 l

JAARGANG 69 | JUNI-JULI 2015 | #5

actueelTMLO en de digitale erfenis

achtergrondNieuwe Omgevingswet stelt hoge eisen

caseRisicoanalyses informatiebeheer in Den Bosch

actueelMelding Openbare Ruimte overal mogelijk?

Zomer

LTR_P001_LTR-OD-05-2015 1 30-6-2015 16:11:28

Page 2: Od 2015 05 l

Od | juni-juli 2015 | #5 3inhoud

redactioneel

4 / TMLO en de digitale erfenisHet Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) kan gebruikt worden in systemen van de administratie. Maar wat te doen met de enorme hoeveelheid bestaande digitale informa-tie op de netwerkschijven? 6 / De nieuwe OmgevingswetHij komt er echt aan, de nieuwe Omgevingswet. De systemen en koppelingen voor het inrichten van het informatie- en archiefbe-heer moeten deels nog ontwikkeld worden. De auteur legt uit wat er op ons af komt.

10 / Risicoanalyses informatiebeheer in Den BoschBij de gemeente ’s-Hertogenbosch voert het bureau Documen-taire Zaken risicoanalyses uit op het informatiebeheer van af-delingen. In dit artikel vertelt de auteur wat deze risicoanalyses hebben gebracht.

14 / Melding Openbare Ruimte overal mogelijk?Gemeenten zetten al jaren in op digitale dienstverlening. Denk bijvoorbeeld aan het maken van een afspraak voor een nieuw paspoort of het opvragen van een uittreksel. Hoe staat het met de meeste gebruikte dienst, de Melding Openbare Ruimte?

18 / Ketenarchivering voor de OmgevingswetDe Omgevingswet moet vergunningverlening bundelen en daar-mee vereenvoudigen. In dit artikel stelt de auteur de ketenarchi-vering van de Omgevingswet centraal voor de samenwerking en informatisering bij de vergunningverlening.

22/ IV-functie in een dynamische omgeving De IV-functie zal over een flinke dosis innovatiekracht moeten beschikken om alle uitdagingen op het gebied van de e-overheid het hoofd te kunnen bieden. Volgens de auteur van dit artikel vraagt dat om een andere kijk op de IV-functie.

De zomer is een periode van uitersten. Van volledige ontspanning op een heerlijk zonnige bestemming tot een superhectisch periode waarin deadlines en een magere bezetting niet elkaars beste vrinden zijn. Ook is de periode tot aan de zomer een periode waarin veel congressen worden gepland en bezoekers lokt met vakantieachtige locaties en exotisch eten.

Om in de stemming te komen als het ware.

Hoewel we tegenwoordig elk moment van het jaar zon, zee, strand, bergen en meren kunnen opzoeken, presteren we het elk jaar weer om met zijn allen binnen een tijdsbestek van – pak hem beet – twee maanden onze vakantie te plannen. Te zot voor woorden!

In ieder geval levert de zomerperiode ook tijd op voor bezinning, inzicht, strategiebepaling en visievorming. Want wat is er nu lek-kerder dan onder genot van een drankje na te denken en bespiege-lingen te houden over je eigen toekomst. Want ligt deze nog wel in het vakgebied, bij dezelfde werkgever? Wordt het nu niet eens tijd om zelfstandig te gaan, de overstap te maken naar die andere functie? Het leidinggeven te ontdekken of

je juist meer te specialiseren? Je droom te volgen of kiezen voor zekerheid? Een master of toch maar een cursus?

Waar het pad ook naar toe leidt en waar je uiteindelijk terechtkomt is niet belangrijk. Wat wel belangrijk is, is dat je er energie van krijgt en dat je kwalitei-ten volledig tot bloei kun-nen komen.

De redactie van Od wenst iedereen een hele fijne zomervakantie. Dat de maand augustus dit jaar maar meer zonuren in Nederland mag brengen dan vorig jaar.

Al is het maar omdat ik in augustus op de camping in Oostkapelle sta..

Zomerhitte!

Edwin Driessenredactielid [email protected]

LTR_P003_LTR-OD-05-2015 3 30-6-2015 16:11:03

Page 3: Od 2015 05 l

actueel4 Od | juni-juli 2015 | #5

In de afgelopen maanden heeft u kunnen lezen hoe het Toe-passingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) toe-gepast kan worden in systemen van de administratie. Maar wat te doen met de enorme hoeveelheid digitale informatie op de netwerkschijven? Het is zaak zoveel mogelijk van het TMLO toe te passen, vinden de auteurs.

TEKST VINCENT SLEEBE EN THOMAS ROERDINK

De bedoeling is dat het TMLO zo snel mogelijk wordt ingevoerd. De invoering van nieuwe ap-plicaties, zaaksystemen en dergelijke kan een goed moment zijn om ermee te starten.

Maar daarmee zijn we er nog niet. Sinds overheden zijn begonnen met digitaal werken, alweer zo’n vijftien tot twintig jaar geleden, is er een enorme hoeveelheid digitale informatie geproduceerd. Archieven uit die periode zijn vaak hybride bewaard gebleven: deels papier, deels digi-taal. De dragers variëren. Diskettes, maar ook zipdrives en CD-ROM’s komen nog voor, maar het gros bevindt zich op externe harde schijven, op netwerkschijven, in de werk-bestanden van (vroegere) medewerkers of in de omgeving van bepaalde afdelingen of diensten.

Legacy-probleemVoor grote gemeenten kan het al gauw gaan om vele tera-bytes aan digitale informatie, waarvan lang niet zeker is of het om te bewaren of te vernietigen informatie gaat, of dat het digitale kopieën of originelen betreft. Om een voorbeeld te noemen: uit onderzoek van de gemeente Utrecht met Het Utrechts Archief bleek dat de dienst Culturele Zaken zo’n 4200 mappen met daarin 54.000 bestanden onder zijn hoede had. De hele gemeente Utrecht telt in totaal zo’n tien miljoen digitale bestanden.1

Hoe ga je hiermee om met het oog op de metadatering? Het is ondoenlijk om met terugwerkende kracht het TMLO te implementeren op al die bestanden, als die al voor blij-

vende bewaring in aanmerking komen. Alleen de gedachte aan zo’n exercitie doet je al de moed in de schoenen zakken. Hoe moet je daaraan beginnen en hoe krijg je het ooit af? Aan de andere kant, het e-depot van het Nationaal Archief vereist dat het TMLO is toegepast. Bestanden met meta-data die niet aan de minimale verplichtingen uit het TMLO voldoen, kunnen niet in het e-depot, is de regel.

Het zal duidelijk zijn dat we er zo niet komen. Als we willen dat ook het archiefwaardige materiaal van de afgelo-pen tien à twintig jaar duurzaam wordt beheerd en ontslo-ten, zullen we een oplossing moeten vinden voor het pro-bleem van de legacy. Die oplossing moet erop gericht zijn om met zo min mogelijk inspanning tot een zo hoog moge-lijke niveau van metadatering volgens het TMLO te komen.

Vier stappenHet is daarom zaak om de erfenis goed te verdelen, de waardevolle spullen te selecteren, en wat weg kan te ver-wijderen. Met die waardevolle spullen gaan we dan aan de slag om er een goede bestemming voor te vinden en ze daar duurzaam onder te brengen. Daarvoor moeten we zoveel mogelijk van het TMLO toepassen.

Er moeten de volgende stappen worden doorlopen:

1 In kaart brengen van digitale bestanden in diverse ap-plicaties Een handig hulpmiddel hiervoor is DROID (Digital Record Object IDentification).2 Deze gratis tool is ontwikkeld door de Britse National Archives om analyses uit te voeren op grote hoeveelheden bestanden. Hij geeft informatie over

TMLO en de

digitale erfenis

nut van het TMlO bij opname van archiefbestanden in het e-depot

Het zijn vele terabytes aan digitale informatie, waarvan lang niet zeker is of het om te bewaren of te vernietigen informatie gaat

LTR_P004_LTR-OD-05-2015 4 30-6-2015 16:15:51

Page 4: Od 2015 05 l

actueel Od | juni-juli 2015 | #5 5

Zie ook www.od-online.nl

versies, omvang, ouderdom, laatste wijziging en het voor-komen van duplicaten.

2 Vaststellen of het om originelen of duplicaten gaat. In principe hoeven dubbelen niet bewaard te worden, maar dit is niet altijd eenvoudig na te gaan. Als er meerdere digi-tale exemplaren bestaan, gaat het nog. Veelal is er een hy-bride situatie, waarbij delen van een archief of een dossier analoog (op papier) en andere delen digitaal bewaard wor-den, zonder dat beide groepen documenten volledig zijn. In dat geval is het raadzaam om een digitaal exemplaar te bewaren als je niet zeker weet of er ook een analoog exem-plaar is, en andersom. Het zou anders te veel tijd kosten om dat allemaal uit te zoeken.

3 Selecteren wat voor bewaring in aanmerking komtDit kan gebeuren door toepassing van de selectielijst. In principe hoeven alleen permanent te bewaren bestanden duurzaam te worden bewaard, maar wellicht zijn ook an-dere bestanden het bewaren waard, zoals dat in het acqui-sitieprofiel van de ontvangende archieforganisatie is vastge-legd. Uiteraard is het niet doenlijk om een dergelijke selectie op documentniveau uit te voeren en blijft die beperkt tot het dossier- of zelfs bestandsniveau. In het Utrechtse ge-val bleek bij de bestanden van Culture Zaken eenvoudig te kunnen worden geselecteerd op basis van naamgeving van hoofd- en submappen. Aldus kon 35 procent van alle bestanden voor vernietiging worden geselecteerd.3 Selectie op bestandsniveau is gedeeltelijk geautomatiseerd uit te voeren. Het aantal te vernietigen bestanden, zoals concept-versies en dubbelen, kon op deze wijze met nog eens 10

procent worden vergroot. Verdere selectie op bestandsni-veau is tijdrovend en kostbaar handwerk.

4 Quickscan welke metadata aanwezig zijn en welke ont-brekenVan de bestanden die permanent bewaard gaan worden en dus aan het e-depot overgedragen kunnen worden, moet nagegaan worden welke metadata uit het TMLO wel en niet aanwezig zijn. Om het ons niet te moeilijk te maken, beperken we ons in eerste instantie tot de verplichte velden uit het TMLO. Dat zijn in eerste instantie de vier die te allen tijde verplicht zijn: identificatiekenmerk, aggregatieniveau, naam en vorm. Aangezien dat TMLO tijdens het ontstaan van de bestanden nog niet bestond zal een deel van die ver-plichte velden ontbreken. Voor zover ze ontbreken, zullen ze dus toegevoegd moeten worden, maar dat moet dan wel in bulk kunnen. Een verzameling documenten uit één map moet dan vrij simpel van de goede metadata kunnen wor-den voorzien.

Tot besluitHet is duidelijk dat het TMLO een belangrijk onderdeel is van het di-gitale informatiebeheer van lokale overheden en zou zo snel mogelijk geïmplementeerd moeten worden in de lopende informatieprocessen. Maar hoe gaan we om met de digi-tale erfenis van de afgelopen vijftien jaar? Daarvoor geldt: waar niets is, verliest de keizer zijn recht. Het is weinig zinvol om enorm veel tijd en energie te steken in het TMLO-proof maken van een digitale erfe-nis. Maar dat betekent niet dat we die erfenis ongezien in het e-depot kunnen kieperen. Er zal het nodige werk moeten worden gestoken in het structureren en selecteren ervan. Vervolgens zal het te bewaren deel zo goed mogelijk worden voorzien van de metadata uit het TMLO. Die taak moet zeker niet worden onder-schat, maar is met een goede voor-bereiding en structurering absoluut geen onbegonnen werk..Noten1 Eindverslag Werkpakket Digitale erfenis

in kaart: Pilot e-depot Gemeente Utrecht

& Het Utrechts Archief 2014, 20.

2 http://www.nationalarchives.gov.uk/

information-management/manage-

information/preserving-digital-records/

droid/

3 Eindverslag Werkpakket Digitale erfenis

in kaart: Pilot e-depot Gemeente Utrecht

& Het Utrechts Archief 2014, 12.

Het is weinig zinvol om enorm veel tijd en energie te steken in het TMLO-proof maken van een digitale erfenis

Vincent [email protected]

Vincent Sleebe werkt bij het Historisch Centrum Overijssel (e-depot/verwerving).

Thomas [email protected]

Thomas Roerdink is trainee bij het Historisch Centrum Over-ijssel (e-depot/metadata).

Foto: TaMaNKung | Shutterstock

LTR_P004_LTR-OD-05-2015 5 30-6-2015 16:15:57

Page 5: Od 2015 05 l

6 achtergrondOd | juni-juli 2015 | #5

Medio 2011 stuurde Melanie Schultz van Haegen als minister van Infrastructuur en Milieu (I&M) de beleidsbrief ‘Eenvoudig beter’2 naar de Tweede Kamer. Zij schetste

daarin de hoofdlijnen van een omvangrijke herziening van het huidige omgevingsrecht. Dat recht omvat nu meer dan zestig wetten, meer dan honderd Algemene Maatregelen van Bestuur (AMvB’s) en enkele honderden ministeriële regelingen. Burgers, ondernemers en overheden worstelen daarmee. De nieuwe wet moet een fors aantal bestaande wetten vervangen, waaronder de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) en de Wet ruimtelijke ordening (Wro), maar ook minder bekende wetten zoals de Wet hy­giëne en veiligheid badinrichtingen en zwemgelegenheden.

UitgangspuntenNaast de genoemde complexiteit zijn er ook andere pro­blemen. Het huidige omgevingsrecht biedt te weinig ruimte voor een integrale benadering van de uitdagin­gen in een dichtbevolkt land als Nederland. Daarnaast is voor burgers en bedrijven vaak niet duidelijk wat per gebied wel en niet mogelijk is. Een nieuwe wet moet zor­gen voor een integrale én gebiedsgerichte benadering. Een ander uitgangspunt is ‘decentraal tenzij’. Voor de uitvoe­ring zullen nog iets meer dan voorheen vooral de gemeenten,

provincies en waterschappen in beeld zijn, naast uiteraard uitvoeringsorganisaties zoals regionale omgevingsdiensten. De rol van de burger wordt zeker groter, want er komt meer ruimte voor publieksparticipatie. Daarvoor gaat de overheid veel informatie actief openbaar maken. Digitale dienstverlening was al een uitgangspunt van de over­heid. Burgers en bedrijven moeten een vergunning voor het bouwen van een huis of het aanleggen van een parkeerplaats digitaal kunnen aanvragen. Veel aanvragen worden nu echter niet goed en volledig ingevuld. Dat kan beter als de overheid daarbij meer en betere informatie aanbiedt, uiteraard digitaal.

Na het indienen van een aanvraag volgt behandeling door een overheidsorganisatie volgens een meer integra­le benadering. Ook daarvoor is meer informatie nodig, waaronder informatie die berust bij andere overheden. Ten slotte is het belangrijk dat burgers en bedrijven, en ook de overheid zelf, alle geldende regels kunnen raadplegen. Dit om in hun dagelijks handelen binnen die regels te blij­ven én om het niet naleven van die regels door anderen te kunnen vaststellen. Naast uiteraard de regels in wetgeving zijn dat regels in vergunningen en in plannen, waaronder ruimtelijke plannen.

De Laan van de Leefomgeving Het zal duidelijk zijn: de nieuwe Omgevingswet vraagt om het uitgebreid delen van informatie. En waar mogelijk moet de informatiepositie van burgers en bedrijven dezelfde wor­

Hoge eisen aan informatie- en archiefbeheer

Hij komt er echt aan, de nieuwe Omgevingswet1 met daarin ‘regels over het beschermen en benutten van de fysieke leef-omgeving’. De inwerkingtreding is gepland voor 2018. Maar de systemen en koppelingen die ervoor nodig zijn, moeten deels nog ontwikkeld worden. Dat geldt ook voor het inrich-ten van het informatie- en archiefbeheer. De auteur legt uit wat er op ons af komt.

TEKST ADRIE SPRUIT

De nieuwe Omgevingswet

Het huidige omgevingsrecht biedt te weinig ruimte voor een integrale be-nadering van de uitdagingen in een dichtbevolkt land als Nederland

LTR_P006_LTR-OD-05-2015 6 30-6-2015 16:16:21

Page 6: Od 2015 05 l

7achtergrond Od | juni-juli 2015 | #5

den als van de behandelend ambtenaren. Transparantie dus, en dat allemaal digitaal. Als oplossing voor het delen van informatie is de Laan van de Leefomgeving bedacht. Dat wordt een virtuele laan, met daarlangs informatiehuizen waarin digitale registers zijn opgenomen voor alle betrok­kenen, dus ook burgers en bedrijven. In die registers, ook wel registraties genoemd, gaan samenwerkende overheidsorgani­saties informatie verzamelen om deze vervolgens digitaal en breed te ontsluiten. De laan die zo ontstaat, wordt onderdeel van het Digitaal stelsel Omgevingswet met binnen dat stelsel niet alleen informatie en ICT, maar ook organisatorische en financiële afspraken en afspraken over standaarden.

De metafoor van de laan is onderdeel van het zogenoemde rotondemodel.3 Dat model komt uit de wereld van de in­formatiearchitectuur, gegevensuitwisseling en het stelsel van landelijke basisregistraties. Een rotonde maakt met één regel omvangrijke verkeersstromen beheersbaar. Het rotondemodel met daarin op de rotonde aansluitende la­nen moet daar ook voor zorgen: een eenvoudig en helder concept voor het organiseren van informatiestromen en het delen van informatie. Figuur 1 toont het model.

Bij de inwerkingtreding van de wet per 1 januari 2018 moet een minimale variant van het stelsel en de laan werken en al gevuld zijn, onder andere met informatie over centrale en decentrale regels. Al bestaande voorzieningen moeten dan zijn ingepast zoals het Omgevingsloket online op www.om­gevingsloket.nl en het internetportaal voor ruimtelijke plan­nen op www.ruimtelijkeplannen.nl. En er zullen koppelingen moeten werken. Het streefbeeld van de betrokken bestuurs­lagen gaat echter verder. Uiteindelijk moet bij een verandering in de leefomgeving één klik op een digitale kaart voldoende zijn om alle daarvoor relevante informatie op te roepen. Dat streefbeeld is uitgewerkt in het document ‘Naar de Laan van de Leefomgeving’4, de programmadefinitie van het onder I&M vallende programma GOAL (Gegevensvoorziening Omgevingswet voor Activiteiten in de Leefomgeving).

De registers in de informatiehuizen van de laan gaan qua vorm vooral drie soorten informatie bevatten:• vergunningen en plannen in de vorm van tekstdocumen­

ten;

• gestructureerde gegevens, zoals die uit landelijke basis­registraties, maar ook meet­ en onderzoeksgegevens van bijvoorbeeld het RIVM (Rijksinstituut voor Volksge­zondheid en Milieu);

• ruimtelijke plannen met vooral geo­informatie.

Figuur 2 toont de laan met informatiehuizen per omge­vingscomponent, met over een paar jaar het register met ruimtelijke plannen in het informatiehuis Ruimte. Maar uiteindelijk gaat het natuurlijk niet om de vraag welke in­formatie onder welk virtueel dak ligt, maar of alle infor­matie beschikbaar én vindbaar is en of die in samenhang wordt gepresenteerd.

Hoe gaat de laan werken?De laan krijgt toeleveranciers. Overheidsorganisaties die on­der het nieuwe omgevingsrecht vergunningen afgeven, zul­len die niet alleen voor zichzelf archiveren. De vergunningen gaan ze leveren aan een landelijk register met vergunningen. Daar worden ze ontsloten voor raadpleging door burgers en bedrijven en ook medeoverheden. Want veel overheden zullen uiteindelijk zowel toeleverancier zijn als gebruiker. Zo zal het ook werken bij ruimtelijke plannen, volgens een opzet overigens die deels al bestaat. Sinds 2010 zijn over­heden vanuit de Wet ruimtelijke ordening (Wro) verplicht om ruimtelijke plannen te digitaliseren en toegankelijk te maken via de al genoemde voorziening www.ruimtelijke­plannen.nl. Artikel 1.2.3 van het bij de Wro horende Besluit ruimtelijke ordening5 bepaalt dat bij geschillen de digitale en niet de papieren versie bepalend is. Dat maakt het goed digitaal archiveren van ruimtelijke plannen belangrijk. Te­gelijkertijd is dat een problematisch onderwerp, want de onderliggende ICT van digitale ruimtelijke plannen is com­plex. Bovendien verandert in de tijd gezien de inhoud van

Uiteindelijk moet bij een verandering in de leef-omgeving één klik op een digitale kaart voldoen-de zijn om alle relevante informatie op te roepen

Figuur 1. Het rotondemodel, met daarin onder andere de Laan

van de Leefomgeving

Figuur 2. De Laan van de Leefomgeving

LTR_P006_LTR-OD-05-2015 7 30-6-2015 16:16:22

Page 7: Od 2015 05 l

Od | juni-juli 2015 | #58 achtergrond

Zie ook www.od-online.nl

sommige plannen. Een vergunning kan de bestemming van een kavel veranderen en daarmee een ruimtelijk plan.

Wat decentrale overheden en regionale uitvoeringsorga­nisaties gaan aanleveren aan de laan zal moeten voldoen aan hoge eisen. Die zullen betrekking hebben op de inhoud van digitale informatie, maar ook op diverse aspecten van informatie­ en archiefbeheer waaronder opslagformaten en metagegevens. Daarbij zal het niet alleen gaan om het ontsluiten van gearchiveerde dossiers. Burgerparticipatie betekent ook meer inkijk in nog lopende dossiers.

Verkenning Omgevingswet & ArchiveringIn de herfst van 2014 gaf I&M het adviesbureau PBLQ HEC opdracht tot een onderzoek naar de consequenties van de nieuwe Omgevingswet voor dossiervorming en archivering. Daarbij werd samengewerkt met specialisten vanuit de be­stuurslagen. Dat leverde in februari van dit jaar een rapport op met de titel ‘Verkenning Omgevingswet & Archivering’.6 Het rapport begint met de constatering dat overheden vaak nog onvoldoende zijn voorbereid op het duurzaam beheren van digitale informatie. Terwijl dit een eerste vereiste is om plannen, vergunningen en andere omgevingsproducten langs digitale weg te ontsluiten. Overheden moeten zowel hun werk­processen als het beheer van hun procesgebonden informatie digitaliseren, zo stelt het rapport. Waarna het advies volgt om daarvoor aan te sluiten bij het concept ‘zaakgericht werken’. Want dat biedt mogelijkheden voor het gestructureerd invul­len van digitaal werken in combinatie met digitale dossier­vorming en archivering, althans binnen een organisatie.

Het rapport noemt ook e­depotachtige voorzieningen van vooral regionale archiefdiensten als oplossing. Wel zullen die archiefdiensten strenge eisen stellen aan wat decentrale overheden aan dergelijke voorzieningen gaan aanleve­ren. Dat betekent dat de taak om – daaraan voorafgaand – eerst goed digitaal archief te vórmen, wat bij de decen­trale overheden zelf blijft liggen, zo stelt het rapport vast. Voor de landelijke voorziening www.ruimtelijkeplannen.nl adviseert het rapport deze te voorzien van een archieffunc­tie. Dat moet het mogelijk maken om ook de historie van ruimtelijke plannen te reproduceren. Dat dit bij, bijvoor­beeld, geschillen nu niet kan, is als problematiek al geruime tijd bekend en zelfs gesignaleerd door de Raad van State.

Het rapport benoemt ook het samenwerken in ketens. Zo lezen we in hoofdstuk 1 dat “digitaal gearchiveerde dos­siers een integraal onderdeel van het nieuwe digitale Stelsel van de Leefomgeving moeten worden.” Minder duidelijk is het rapport over het feit dat juist voor het inrichten van ketens veel nog uitgewerkt moet worden. De combinatie van zaakgericht werken, dossiervorming en archivering met ketenprocessen is namelijk wel relatief nieuw. Er zullen

concepten en bijbehorende afspraken nodig zijn om verant­woordelijkheden af te bakenen. Ook meervoudige opslag van informatie en mogelijke onduidelijkheid over wat dan de juiste versie is, is een aandachtspunt. Wel noemt het rap­port met name voor zaakgericht werken andere op te pak­ken aspecten, zoals het ontwerpen van zaaktypen voor het uniform inrichten van werkprocessen.

Tot slotDe samenwerkende bestuurslagen en organisaties moeten vóór 2018 nog veel uitwerken én realiseren. Rond de zomer van 2015 moet er voor de implementatie van de wet een bestuursakkoord liggen van het rijk, de VNG (Vereniging van Nederlandse Gemeenten), het IPO (Interprovinciaal Overleg) en de UvW (Unie van Waterschappen). Dat zal inclusief het realiseren van het digitale stelsel met de laan zijn. De minimale variant daarvan moet eind 2017 klaar zijn. Dan moeten de eerste in­formatiehuizen dus gevoed zijn met be­trouwbare digitale informatie. Daarom een welgemeend advies aan de in­formatiebeheerders, archiefspecialisten, proceseigenaren én automatiseerders van alle betrokken organisaties: zorg dat je op tijd klaar bent en digitaal kunt leveren en zet op de agenda hoe jouw organisatie dat gaat doen..Noten1 http://www.eerstekamer.nl/behandeling/20140616/voorstel_van_

wet/document3/f=/vjkpn6uuc5vp.pdf; http://www.eerstekamer.nl/

wetsvoorstel/33962_omgevingswet; http://www.rijksoverheid.nl/on­

derwerpen/omgevingswet

2 http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/omgevingswet/documen­

ten­en­publicaties/kamerstukken/2011/06/28/beleidsbrief­eenvou­

dig­beter.html

3 http://www.rijksoverheid.nl/documenten­en­publicaties/publica­

ties/2014/05/22/rapport­task­force­rotondemodel.html

4 http://www.rijksoverheid.nl/documenten­en­publicaties/rappor­

ten/2015/02/18/bijlage­2­naar­de­laan­van­de­leefomgeving­bouw­

steen­voor­een­digitaal.html

5 http://wetten.overheid.nl/BWBR0023798

6 http://omgevingswet.pleio.nl/file/download/32102352

7 http://www.noraonline.nl/wiki/Digitale_Duurzaamheid

8 http://www.gemmaonline.nl/index.php/Gemeentelijke_Model_

Architectuur_%28GEMMA%29

Adrie Spruit [email protected] en [email protected]

Adrie Spruit werkt als infor-matiearchitect e-overheid bij ICTU aan het thema Digitale duurzaamheid van NORA7 en bij KING aan het thema Infor-matie- en archiefbeheer van GEMMA8.

Een welgemeend advies: zorg dat je op tijd klaar bent en digitaal kunt leveren en zet op de agenda hoe jouw organisatie dat gaat doen

LTR_P006_LTR-OD-05-2015 8 30-6-2015 16:16:23

Page 8: Od 2015 05 l

Od | juni-juli 2015 | #5 9

prikkel

Inmiddels heeft iedereen de beroemde brandbrief van een verte-genwoordiging van bestuurders uit de lokale overheid wel gelezen. De brief is zelfs integraal afgedrukt in de vorige uitgave van Od. Met veel ruimte voor de handtekeningen van de betreffende onder-tekenaars. Erg veel ruimte zelfs. U hebt kunnen zien dat een hele pagina eigenlijk niet voldoende was voor de handtekeningen van deze burgemeesters, commissarissen van de koning en dijkgraven. Dat deze brief is gestuurd is in principe natuurlijk positief. Want aandacht op dit niveau voor de problematiek rond informatievoor-ziening en archivering in deze moeilijke tijden voor ons vakgebied is altijd goed. Maar toch geeft het een dubbel gevoel. Dat begint bij de grote van de handtekeningen in het document. Eigenlijk so-wieso al de ondertekening door een selecte groep namen. Hebben deze ondertekenaars meer zorgen dan hun collega-bestuurders? Of willen zij zich extra inspannen om de situatie te verbeteren? Zo ja, mogen wij ze dan persoonlijk aanspreken op de bezuinigingen die onder hun bestuur hebben plaatsgevonden? Of is het ondertekenen van de brief een kwestie van profileren? Of indekken, omdat 2017 opeens tegelijkertijd heel erg dichtbij en heel erg ver weg blijkt te zijn?Ik weet het niet. De brief en plotselinge urgentie lijkt een beetje ‘too little, too late’. Het gaat hier immers niet om een plotselinge ontdekking. Iedereen die de afgelopen jaren een beetje interesse

heeft getoond in ons zag dit aankomen (zie eerdere rapporten) of realiseerde zich dat 2017 extreem ambitieus was (op zich niks mis met ambitie, mits gepaard met realiteitszin). Zeker in combinatie met de veranderingen en bezuinigingen bij overheidsorganisaties. Of zit ik er nu volledig naast en toont deze brandbrief juist visie?Ik ben dan ook benieuwd naar de mening van de overbodig ver-klaarde gemeentelijke DIV-medewerker die als goedmakertje opeens een opleidingsbudget van € 3000 meekrijgt om zich-zelf verder te ontwikkelen voor een betere kans op de arbeidsmarkt. Terwijl die de afgelopen vijf jaar elk verzoek om een opleiding te volgen zag sneuvelen om financiële redenen… Geheel in lijn met het be-leid van de ondertekenen-de bestuurders.Ook dit is een kwestie van ‘a little too late’!.

Too little, too late?

Eric Kokkeredactielid [email protected]

agenda

7 juli 2015Ter ere van het vijfjarig bestaan van eHer-kenning is er het Congres ‘Publiek Private Samenwerking en Identity Management’. Op het programma staan workshops en masterclasses, verzorgd door de erkende leveranciers van eHerkenning.Inschrijven via www.eherkenning.nl

22 september 2015Thema van het congres ‘Zaakgericht Wer-ken voor de Overheid’ is dit jaar: ‘Voorbij digitale dienstverlening’: zaakgericht wer-ken is meer dan tooling alleen.Meer informatie op overheid.heliview.nl

1 & 2 november 2015Thema van het jaarlijkse VIAG-congres is ‘De Informatiesamenleving’. Naast wel achttien parallelsessies en een beursvloer

geven digicommissaris drs. Bas Eenhoorn en informatiemanagementgoeroe prof. dr. ir. Rik Maes acte de présence.Alle informatie op www.viag.nl 12 november 2015De zesde editie van het KCC Congres wordt een uniek congres over klantcon-tact in de overheid. Met visies en erva-ringen en als voornaamste doel aankno-pingspunten bieden voor een succesvolle inrichting van het KCC.Schrijf u in op www.kcc-congres.nl

12 november 2015Op het KNVI/ NVBA/ SOD jaarcongres ‘Over de grens’ verzorgen Archief2020 en de Vereniging SOD samen een track met als werktitel ‘O, zit dat zo!’. Deelnemers worden door vier handreikingen geloodst.

Meer informatie volgt op www.vereni-gingsod.nl

19 november 2015Onderwerpen als internetveiligheid, big data, 3D printing, eHealth, robotisering, eID, internetstandaarden, maar ook ethi-sche en maatschappelijke vraagstukken passeren de revue op het Jaarcongres ECP 2015.Aanmelding via http://www.jaarcongres-ecp.nl/aanmelden

24 & 25 november 2015Op het jaarlijkse congres met beurs over Geo-Informatie zijn er speciale lezingen over gebruik van Geo-Informatie, over nieuwe inzichten en het belang ervan voor maatschappelijke vraagstukken. Kijk op http://geobuzz.nl/informatie/

LTR_P009_LTR-OD-05-2015 9 30-6-2015 16:13:20