TIPS

ICT leuk…?

…natuurlijk wel

Wanneer uw werk niet meer onderbroken wordt door storingen in uw ICT-omgeving, ontdekt u hoe leuk ICT kan zijn. Hoe? Dat vertellen wij u graag. Onze eerste vraag is: is uw ICT-omgeving in orde?

Ontdek het met onze 18 tips!

Netwerkbeheertips

e-mailarchiveringWanneer gebruik wordt gemaakt van de archiveringsfunctionaliteit in e-mail-cliënts als microsoft Outlook en lotus Notes, worden gearchiveerde e-mail-berichten standaard lokaal opgeslagen. Hierdoor ontstaat het risico dat deze ge-gevens niet worden meegenomen in een

backup-procedure. In geval van een ernstige calami-teit is de kans dan groot dat deze gegevens verloren gaan. Door een aanpassing in de instellingen worden de gegevens automatisch op de server op geslagen en meegenomen in de backupprocedure.

Ook wanneer u niet over een eigen mailserver beschikt en gebruik maakt van POP-accounts, worden e-mailberichten standaard lokaal opgeslagen. Zorg ervoor dat deze gegevens ook op de server worden bewaard, zodat deze worden meegenomen in de backupprocedure.

michel 1

nieuwe internetverbindingSteeds meer bedrijven schakelen over naar een snellere internetverbinding. Wanneer u beschikt over een eigen mailserver zo-

als microsoft exchange of lotus domino, moet u er rekening mee houden dat ook uw e-mail instellingen (DNS) moeten worden aangepast. Doorgaans neemt dit 24 uur in beslag, waardoor u in deze periode nauwelijks tot geen e-mail berichten ontvangt. Plan daarom een dergelijke verhuizing op een vrijdag-namiddag, zodat uw organisatie het minst hinder hiervan ondervindt.

2rOn

netwerkdOcumentatieveel organisaties bewaren de documen­tatie van de gehele ICT-infrastructuur op de centrale fileserver. het is belangrijk deze documentatie regelmatig bij te wer-ken en een kopie hiervan op een externe

locatie te bewaren. In het geval van een serieuze servercrash is anders uw (up-to-date) documentatie niet meer beschikbaar, waardoor herstel van de omgeving onnodig veel tijd (en geld) kan kosten.

3

nancy

disaster recOveryZorg dat u naast een goede backup van alle belangrijke gegevens, ook beschikt over een disaster recovery van uw server(s). veel organisaties be-seffen niet dat in geval van een crash,

eerst de server hersteld moet worden en vervolgens het besturingssysteem opnieuw moet worden geïn-stalleerd. daarna moet de backup & restore soft-ware worden geïnstalleerd en dan pas kan de backup worden teruggeplaatst. Dit zorgt voor langdurige, vaak kostbare “momenten van stilstand”. — in het geval van een disaster recovery kan een server in minder dan 1 uur volledig operationeel zijn, waardoor de continuïteit van uw organisatie gewaar-borgd is.

4 TON

gedragscOdeWist u dat u als werkgever niet zo-maar ontvangen en verzonden e-mail-berichten van een medewerker mag lezen of het internetgebruik mag con-troleren? De medewerker kan zich be-roepen op zijn of haar “privacy” en dat

kan u als werkgever in juridische problemen brengen. Zorg voor een gedegen gedragscode waarin staat omschreven wat uw medewerkers mogen doen en moeten laten en wanneer u als werkgever bevoegd bent om zaken als e-mailberichten en internetgebruik te controleren en de wijze waarop. O4S beschikt over een gedragscode-model dat wij graag samen met u op maat aanpassen voor uw organisatie.

meer informatie? download de gratis informatie­brochure van onze website www.o4s.nl. Hierin vindt u alle do’s & don’ts.

5evi

OnderhOud werkplekkenOnderhoud ook de software op de werk-plekken en niet alleen op de server(s). voor bijna alle programma’s worden regel-matig updates uitgebracht, die bestaande

fouten herstellen. vaak worden netwerken besmet doordat lokaal verouderde programmatuur wordt gebruikt die vatbaar is voor virussen en spyware.

6sven

beveiligingstips

vertrek medewerkersIndien een medewerker uw orga-nisatie verlaat, is het belangrijk dat de betreffende gebruikersaccount direct wordt geblokkeerd. Denk hier-bij ook aan het blokkeren van web-mail­toegang, vpn certificaten e.d.

bovendien is het verstandig om ook de wachtwoorden van de andere medewerkers te wijzigen, omdat dit soort gegevens (te) vaak onder-ling worden uitgewisseld.

7 hans-peter

data-encryptie notebooks en usb sticks die ook veel mobiel – extern – worden gebruikt vormen een verhoogd risico. Deze produc-ten worden vaak gestolen of raken verloren. Hierdoor kan bedrijfsgevoelige informatie eenvoudig op straat komen te liggen, of nog erger, in han-den van uw concurrent.

Er zijn diverse oplossingen voorhanden die deze ge gevens volledig versleutelen, waardoor de op-geslagen data niet door onbevoegden kan worden gebruikt.

8andré

FirewallIndien u beschikt over een eigen mail- , web- of FTP-server, maak dan niet uitsluitend gebruik van de firewall in uw internet­ modem/router. Zorg voor een separate hardwarematige fire-wall waardoor u verzekerd bent van voldoende afscherming van uw netwerkomgeving.

De ideale en meest veilige situatie is het gebruik maken van een aparte “netwerkzone”. Hierin plaatst u de publieke diensten, volledig afgeschermd van uw interne netwerkomgeving. U voorkomt hiermee dat internetbezoekers onbevoegd toegang krijgen tot uw interne systemen en informatie.

9JENS

backup-encryptieZorg dat uw backupmedium zoals tape of disk, is voorzien van een goed en betrouwbaar wachtwoord. In het geval van

verlies of diefstal van een dergelijk medium is de op-geslagen informatie anders makkelijk toegankelijk.

de meeste professionele backup & restore toe­passingen beschikken over de mogelijkheid om de backup te beveiligen met een wachtwoord of zelfs geheel te versleutelen (encryptie).

Zorg dat altijd minimaal 1 backupmedium extern is opgeslagen!

10

william

administratOr-rechtenvoorkom zoveel mogelijk dat gebrui-kers op de lokale werkplek beschikken over beheerrechten. Dit is het grootste

risico op spyware, die zich in een dergelijke situatie makkelijk nestelt op een lokale werkplek en van daar-uit het hele netwerk besmet.

bovendien voorkomt u hiermee het risico dat gebrui-kers zelf software installeren (of de-installeren) en hiermee uw bedrijf in gevaar brengen met betrekking tot de tegenwoordig bijzonder hoge boetes voor het gebruik van illegale software (www.bsa.nl).

11

michael

daniel

draadlOZe verbindingen Wanneer u gebruik maakt van draadloze netwerkverbindingen,

zorg dan dat deze goed beveiligd zijn. meestal is deze functionaliteit standaard aanwezig in alle draad loze routers. vaak heeft u de keuze uit wep en wpa encryptie. wpa is beduidend veiliger dan WEP, welke voor de creatieve “crimineel” binnen 5 minuten is te kraken met standaard beschikbare software.

12

wachtwOOrden Zorg dat uw gebruikers be-schikken over een voldoende veilig wachtwoord. Interne wachtwoorden wor den ook steeds vaker gebruikt voor externe diensten, zoals web-

mail. Hierdoor ontstaat een verhoogd risico op informatie diefstal.

Een veilig wachtwoord bestaat uit minimaal 8 karakters, waarvan minimaal 1 leesteken, mini-maal 1 cijfer en minimaal 1 afwijkende hoofd- of kleine letter. vervolgens mag het niet voorkomen in het woordenboek en niet gerelateerd zijn aan privé-omstandigheden (naam kinderen, huisdier, nummerplaat e.d.).

13tOm

Financiële tips

garantietermijnbij de aanschaf van kritieke net-werkcomponenten, zoals servers en switches, is het verstandig om direct bij de aanschaf een

garantieovereenkomst af te sluiten van vijf jaar. steeds meer a­merken, waaronder dell, bieden deze mogelijkheid. De garantie loopt hierdoor gelijk met de fiscale afschrijvingsperiode.

voor kritieke componenten biedt dell een mission critical garantiemogelijkheid voor bij-voorbeeld de afgesloten garantieperiode van vijf jaar. In het geval van serieuze calamiteiten is een monteur uiterlijk binnen vier uur ter plekke. De continuïteit van uw netwerkomgeving is hiermee sterk gewaarborgd.

14

andré

leaseDenk bij het uitvoeren van een ICT-project ook eens aan een leaseconstructie. In een Financial lease kunnen niet alleen hard- en software-componenten worden on-dergebracht, maar ook alle

met het project gemoeide uren. Op deze wijze kunt u over de nieuwste ICT-technologieën beschikken, terwijl uw liquiditeit op peil blijft.

O4s biedt daarnaast een “sale & lease back” moge-lijkheid. Hiermee kunt u investeringen die u de af-gelopen 12 maanden heeft verricht, alsnog met terug-werkende kracht in een leaseconstructie opnemen. dit geldt enkel voor a­merk apparatuur.

15 nancy

ms OFFice te huur wist u dat microsoft haar software niet alleen verkoopt, maar ook verhuurt? bijna alle pakketten van microsoft, waar onder microsoft Office,

kunnen worden gehuurd in plaats van eenmalig gekocht. Dit biedt een groot aantal voordelen. U spreidt de betaling over meerdere periodes en u beschikt altijd over de meest up-to-date software. Jaarlijks kan u dit vele honderden euro’s schelen. bovendien mogen sommige huurlicenties ook thuis worden gebruikt.

de licentie­experts van O4s kunnen u precies ver-tellen welke licentievorm voor uw organisatie het meest voordelig is.

16evi

Open sOurce 5OpenOffice is een Office­applicatie van sun micrososystems. Open­Office is het alternatief voor microsoft Office, met het verschil

dat Open Office volledig gratis is. het is een Open Source toepassing, die vrij beschikbaar is voor iedereen die ermee wil werken, privé en zakelijk. De suite bevat een tekstverwerker, calculatie-programma, presentatieprogramma, grafisch bewerkprogramma en een databaseomgeving en is beschikbaar in vele talen, waaronder Neder-lands. een volwaardig alternatief voor ms Office waarbij alle mogelijke bestandsformaten volledig uitwisselbaar zijn. het gebruik van Open Office in het bedrijfsleven is wereldwijd sterk in opmars. meer informatie vindt u op http://www.openoffice.org

17

jerOen

laatste tip

ict in dienst van u! Zorg dat uw ICT-omge ving goed wordt beheerd en perfect functioneert. Uw ICT-omgeving moet in dienst staan

van u, uw medewerkers en van uw organisatie. Door de toepassing van nieuwe technologieën kunt u efficiënter werken en loopt u altijd een stapje voor (op de concurrent).

Zorg dat het werken met uw ict­omgeving leuk is voor u en uw medewerkers!

18

michel

Open for Support (O4S) is een enthousiast en innovatief ICT-bedrijf. Wij denken graag met u mee en laten u zien dat in principe alles kan. We zijn dan ook altijd op zoek naar nieuwe mogelijkheden en als de technologie die u nodig heeft niet voorhanden is, ontwerpen we die zelf. Dat kan alleen met gecertificeerde en hoog gekwalificeerde medewerkers. We besteden daarom veel tijd aan onderzoek en studie. Zodat we alleen grenzen verleggen die voor u ook het verleggen waard zijn.

Wie wij zijn

Open for Support vestiging maastricht amerikalaan 46199 ae maastricht­airport+31 (0)43 88 000 88

Open for Support vestiging bergen op Zoom boerenverdriet 2a4613 ak bergen op Zoom +31 (0)164 261 222

www.o4s.nl