O365

Het nieuwe werken is OPEN!

V-ICT-OR Shop IT 2016

Agenda

1. Introductie

• Over “Kind en Gezin”• Keuze en meerwaarde O365

voor Kind en Gezin

2. O365 – Risicobeheersing

• Dataclassificatie• Informatieveiligheid

• Andere randvoorwaarden

3. O365 – Implementatie

• Veranderingsbeheer• Inspiratie –

Implementatievoorbeelden

binnen Kind en Gezin

Over Kind en Gezin

• IVA met rechtspersoonlijkheid

• Missie:

Kind en Gezin wil, samen met zijn partners, voor elk kind, waar en hoe het ook geboren isof opgroeit, zo veel mogelijk kansen creëren.

• 3 beleidsdomeinen:

o Preventieve gezinsondersteuning Preventieve dienstverlening aan gezinnen met jonge

kinderen, overal in Vlaandereno Kinderopvang

Regie van de kinderopvang en “vergunner”o Adoptie

Organisatie van “Kind en Gezin” (cijfers zomer 1995)

Gedecentraliseerd:

• 1 Centrale administratie - Brussel• 5 Provinciale afdelingen• 63 Regiohuizen• 342 Erkende consultatiebureaus voor het Jonge Kind• 118 Huizen van het Kind

1288 personeelsleden

• 788 regioteamleden zijn altijd onderweg

Externe partners in de consultatiebureaus• 1288 artsen• Ongeveer 5500 vrijwilligers

+50 partners met wie we samenwerken

Ons O365 verhaal start met…

visievorming

of:waar zit de

meerwaarde?

2009 We hebben onze missie aangepast

MISSIE Kind en Gezin

Kind en Gezin wil, samen met zijn partners, voor elk kind, waar en hoe het ook geboren is of opgroeit, zo veel mogelijk kansen creëren.

Onze 4 interne waarden

Open, Positief, Gedreven en Deskundig

OPEN: we vinden het belangrijk dat

informatie en kennis niet toebehoort aan

een individu, maar aan onze organisatie

2010 4 interne waarden gekoppeld aan de missie

• Sinds 2011: intern samenwerkingsplatform SharePoint 2010

• Doelstelling:

– steeds maar 1 en meest recente versie van een document

beschikbaar

– 1 zoekingang voor alle documenten

– toegangsbeheer door eindgebruikers (site-verantwoordelijken)

– ondersteuning levenscyclus beleidsdocumenten (aanmaak

tot publicatie)

– digitalisering documenten en centrale bewaarruimte voor alle toepassingsdocumenten

– efficiëntere samenwerking.

Intern samenwerkingsplatform SharePoint

2012 strategische keuze - Informatie is OPEN !

Kennis en documenten behoren niet toe aan

de organisatie maar moeten zo veel als mogelijk

gedeeld kunnen worden met partners

geen antwoord op vragen als:

virtueel overleg,

Byod (bring your own device),

integratie sociale media (Yammer)

…

ONS INTERN SAMENWERKINGSPLATFORM DEKTE NIET DE BEHOEFTE

Platform niet toegankelijk voor derden

En dit is waarom … onze mensen niet gemanagde en onveilige platformen gebruikten om info te delen

Voordelen publieke cloud:

• Toegangbaarheid & controle

– Beheer en ondersteuning meerdere browsers/OS Platforms en toestellen (Smartphones, Laptops, PCs) - BYOD

– Bereikbaar los van K&G-netwerk

– Beheersbare omgeving (anders dan bijv. DropBox,…)

– Externe gebruikers: geen extra beheer en geen toegang tot interne K&G-systeem

• Cloud-partner

– Beheerst het externe datacenter

– Garandeert een hoge beschikbaarheid van het platform (SLA)zonder extra infrastructuurkost

– Beschikt over de noodzakelijke IT-expertise & veiligheidsmaatregelen

TO CLOUD OR NOT TO CLOUD, dat was de vraag…

K&G

Doorslaggevende factor op dat ogenblik:

Collaboratie

Teamwerking

Najaar 2012 - Organisatie van een BATTLE

De winnaar

Google : document is van individu die beslist met

wie hij/zij dit document deelt

Microsoft: document aangemaakt/opgeladen in

teamsite, behoort de facto tot team

=> sloot volledig aan bij onze open visie

Groot nadeel van de publieke cloud: informatieveiligheid

Cloudproviders: vaak VS-bedrijven

– VS wetgeving aangaande Data Privacy is een issue!

– Informatieveiligheid IS een issue

Ons antwoord: risicoanalyse en risicomanagement

TO CLOUD OR NOT TO CLOUD, THAT’S THE QUESTION

door management van Kind en Gezin – resultaten:

• Vlot informatie delen met derden = belangrijk onderdeel van onze visie

• Gegevens bevinden zich in een beveiligde omgeving specifiek voor Kind en Gezin.

• Gegevens zijn volgens KG niet beter maar ook niet minder

beveiligd als bij K&G zelf.

• Bedrijf als Microsoft kan het zich niet permitteren om grote

veiligheidsrisico’s te lopen.

• Indien we geen oplossing bieden aan onze collega’s, zullen deze heel

wat zaken via een niet-gemanaged cloudplatform delen met

externen (of zichzelf).

O365 gebruiken we als platform

om samen te werken intern en met externen

MAAR nood aan…

1) een grondige dataclassificatie,

2) richtlijnen over cloudgebruik en

3) een aangepast arbeidsreglement

Beslissing door management Kind en Gezin

1. Publiek: Informatie die K&G bewust deelt met alle burgers/de buitenwereld (persberichten, communicatie woordvoerder, website, …)

2. Intern: Informatie die K&G intern deelt en/of met betrouwbare externe partners, conform de interne waarde <open>. Dus alles is gedeeld tenzij je een reden hebt om informatie te beschouwen als vertrouwelijk of privacygevoelig.

3. Vertrouwelijk: Informatie die K&G selectief deelt, eventueel met partners. Een lek schaadt de integriteit van K&G of van betrokkenen niet.

• Interne vertrouwelijke nota’s

• Identificatiegegevens, zoals NAW, telnr, mailadres,…

• Tijdelijke documenten die men nog niet wil delen

4. Privacygevoelig: Informatie die K&G selectief deelt, eventueel met partners. Een lek schaadt de integriteit van K&G of van betrokkenen.

• Rijksregisternummers

• Gerechtelijke gegevens

• Socio-medische gegevens van gezinnen

• Inkomensgegevens van gezinnen, …

DATACLASSIFICATIE binnen Kind en Gezin - 4 categorieën

De dataclassificatie van O365 is “vertrouwelijk”

Governance

IAM

IT Security

OperationalSecurity

Cloud service DOES NOT satisfy

Cloud service MAY satisfy

Cloud service DOES satisfy

0%

20%

40%

60%

80%

100% Governance = “beheer”, juridische zekerheden etc…

IAM = Toegangscontrole, authenticatie enz.

IT Security = “beveiliging”,

Bronnen:

- Risicomodel van SMALS

- Aanvaard door regulatoren zoals Privacycommissie

(advies nr 04/2015 van 25 februari 2015)

- Conform de nieuwe minimale veiligheidsnormen van KSZ,

geldig vanaf 2016

Minimale beveiliging per datacategorie

BYOD (Bring Your Own Device)

- Niet K&G toestellen via O365 portaal

- Mobiele toestellen krijgen toegang, maar:

- Aanvaarding toestellen op het centraal platform- 7Zip encryptie en paswoordbeveiliging

- 2 Factor Authenticatie (nog in onderzoek)- Digital Rights Management (nog in onderzoek)

GROTE CHANGE!

Werken met een nieuwe toepassing…maar vooral een CULTUURWIJZIGING om

anders te gaan samenwerken en documenten/kennis te delen!

Grootste uitdaging K&G = verandering implementeren

• 1.400 collega’s zonder IT-focus

op een goede manier

leren samenwerken en kennisdelen met collega’s en partners

• Implementeren van nieuwe werkwijze/cultuur = groter uitdaging dan

implementeren van een nieuwe technologie

• Continue zoektochtnaar meerwaarde en efficiëntiewinst

voor collega’s, partners en de burger

• Stapsgewijze aanpak

• Waarbij de IT-afdeling moet leren loslaten

Oprichting EHBO-team

1ste hulp bij O365

Aanpak veranderingstraject

Vragen komen paswanneer collega’s O365 stapsgewijs in gebruik nemenen niet tijdens opleidingssessies.

(cf olifant… gewoon te groot om ineens op te eten)

• Office 365 IT-accounts&

Office 365-ambassadeurs (gerbuikers) verzorgen de ondersteuning van de afdelingen

• Aanpak/Ondersteuning op maat

• Infosessies, workshops, “Leuk & Leerrijk”-activiteiten onder de middag, trainingen op maat, …

Intranetberichten

SKYPE – K&G Academie TV: live infosessies vanop eender welke plaats

Artikel in personeelsblad

Lync/Skype verkoopt zichzelf

Verschillende initiatieven:

• Minder verplaatsingen

• Ad-hoc kennisdeling• Snel toegang tot experten

• Interactieve webinars met

partners, ouders,…• Inzet van afstandstolken

• Extra communicatiekanaal

intern, met partners en de burger

• Online trainingskanaal

• Online ondersteuningskanaal

SKYPE

SKYPE - Gebruik van polycoms voor efficiënter overleg

NU: Inzet (doven)afstandstolk op consultatiebureau

TOEKOMST: online vertalingen

Huis van het Kind Antwerpen Samenwerken en kennisdelen met externen via Office 365 Sites

Meerwaarde

CONTACT

MAILS

GEEN LICENTIEvoor externe

K&G O365 (team)sites – Office OnlineReal-time samenwerkenaan documenten

met interne en externe teamleden

Officevoor externe leden

K&G O365 (team)sites – Standaardopbouw a.d.h.v. K&G APP

K&G O365 (team)sites – Standaardopbouw met 3 componenten

VERGADEREN notitieblok DOCUMENTEN BEWERKEN & DELEN - OPEN (iedereen team + K&G) gedeelde documentenbib.

KENNISDELEN & BRAINSTRORMEN - VERTROUWELIJK (enkel team) teamdocumentenbib. via nieuwsfeed

K&G O365 (team)sites – OneNote:Agenda voorbereiden & verslaggeving + kennisdeling

• VROEGER

– Aanmaak of netwerkfolders

– Toegang tot de folders

• NU

– Aanmaak nieuwe (team)sites via app

• Standaard “Kind en Gezin”-thema

• Creatietijd < 5 sec

– Toegang verlener zonder IT interventie

• Eindgebruiker is verantwoordelijk voor de toegang tot zijn/haar site/document

• Eenvoudig via 1 klik (‘delen’)

– Beheer van de verschillende sites door eindgebruikers

• Mogelijkheid om apps toe te voegen tot (team)site

• Mogelijkheid tot wijzigen opstartpagina

ICT is NIET langer de enige eigenaar van sites

Andere opstartpagina’s sites

O365 SITES &ONEDRIVE – Persoonlijke folder in O365

&ook lokaal offline beschikbaar(indien gewenst – richtlijnen!)

OUTLOOK: Fysieke bijlagen vermijden –documenten delen via linken

URL based on DocId

• STAP 1 – Digitalisering en centralisering personeelsdossiers (SharePoint)

• STAP 2 – dossierbeheerders personeel die over de grenzen van deprovinciale afdelingen samenwerken als 1 team (Skype)

minder verplaatsingen

flexibele inzet van personeel

inzet per expertise

Case PersoneeldossierbeheerdersFlexibel werken met SharePoint en Skype

CLOUD PBX – Integratie telefonie project RTL nabij

Steeds nieuwe mogelijkheden ..

DELVE – Efficiënter (samen)werken

…

SAMENWERKENover de grenzen van de organisatie

MET PARTNERS

HET NIEUWE WERKEN / O365bij “Kind en Gezin”

betekent

niet alleen KANTOORINNOVATIE,satellietkantoren en thuiswerken

OPENHEID / TRANSPARATIE in kennis en data

SAITMicrosoft …

De nieuwe manier van (samen)werken is OPEN

Dank je voor jullie aandacht