Aan

Gemeenteraad Hollands Kroon, t.a.v. mevrouw Joke van der Plas (raadsgriffier a.i.) 28 juni 2017

Van

Dr. Igno Pröpper www.partnersenpropper.nl www.opgavengestuurdwerken.nl

Notitie

Doorontwikkeling van de rekenkamerfunctie in gemeente Hollands Kroon

Rapportage en Advies

Inhoudsopgave

1 Introductie ............................................................................................... 1

2 Ambities en organisatorische invulling rekenkamerfunctie ...................... 2

Gemeenschappelijk beeld: huidige Toetsingskamer behouden en uitbouwen ................... 2

Nog open vraagstuk: de onafhankelijkheid van de Toetsingskamer ...................................5

Oplossingsrichtingen versterken onafhankelijkheid en professionaliteit ............................5

3 Versterken van de rol van de raad en van de waarde en de doorwerking van onderzoek ........................................................................................ 6

Werkwijzen om het onderzoek beter te richten ................................................................. 6

Werkwijzen om de raad tussentijds te betrekken .............................................................. 6

Werkwijzen om meer en beter gebruik van het onderzoek te doen ................................... 6

4 Advies..................................................................................................... 8

Bijlage 1: Afwegingkader voor invulling rekenkamerfunctie ............................. 9

Wat wilt u met de rekenkamerfunctie in Hollands Kroon realiseren? ................................. 9

De organisatie van de rekenkamerfunctie ........................................................................ 11

Bijlage 2: Prestatieladder en evalueerbaar formuleren .................................... 13

Bijlage 3: Inventarisatieronde langs alle fracties: vragen aan de raadsfracties .. 16

Pagina 1

1 Introductie Gemeente Hollands Kroon vult met de Toetsingskamer de functie van lokale rekenkamer in. De Toetsingskamer voert geen eigen onderzoek uit, maar toetst bestaande onderzoeken of in samenspraak met de concerncontroller geïnitieerde onderzoeken. Deze onderzoeken gaan over de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid. De voorzitter en de leden van de Toetsingskamer zijn raadsleden en de gemeenteraad benoemt hen. Belangrijke overwegingen van de raad bij de keuze voor een Toetsingskamer waren:

Goede samenwerking tussen rekenkamercommissie en de ambtelijke organisatie vanuit de gedachte dat rekenkameronderzoek meerwaarde heeft voor het gehele gemeentebestuur.

Efficiëntie door het voorkomen van dubbel (onderzoekswerk) in afstemming met onderzoeken door de ambtelijke organisatie zoals audits, beleids- en projectevaluaties, art 213a GW-onderzoeken.

In 2016 heeft een evaluatie plaatsgevonden van de Toetsingskamer door het bureau PublicStuff. Een van de aanbevelingen aan de raad in dit onderzoek was om tot verdere verdieping te komen:

Verdiep je als raad in het instrument rekenkamer(commissie) en het belang dat het kan hebben voor de kwaliteit van het beleid en de invulling van de controlerende rol van de raad. Bespreek met elkaar:

of het vanuit het belang van onafhankelijk rekenkameronderzoek verstandig is een meer onafhankelijke, externe blik te introduceren in de rekenkamercommissie of deze op geheel onafhankelijke leest te schoeien;

of de raad daar de financiële middelen voor over heeft;

en wat een werkwijze zou kunnen zijn in Hollands Kroon die goed past bij de raad en de cultuur.

In lijn met deze aanbeveling heeft de gemeenteraad van Hollands Kroon een traject gestart voor verdere reflectie op de Toetsingskamer. Het doel van dit traject was als volgt: De raad als geheel bewust te maken van de keuzemogelijkheden voor de invulling van een rekenkamerfunctie en op basis van een raadsbrede discussie te komen tot een bij Hollands Kroon passende rekenkamerfunctie op basis van de wettelijke eisen (Bron: Plan van aanpak vervolg evaluatie). De reflectie op de Toetsingskamer heeft vorm gekregen via een startbijeenkomst op 6 april 2016 en gesprekken met alle fracties, met de verantwoordelijke portefeuillehouder en de controller in mei 2017. Deze rapportage bevat de uitkomsten uit het traject en een advies.

Pagina 2

2 Ambities en organisatorische invulling rekenkamerfunctie Op 6 april j.l. vond de startbijeenkomst plaats in Anna Paulowna. Doelen van de bijeenkomst waren:

Inspiratie opdoen en samen bouwen aan de rekenkamerfunctie voor de toekomst.

Zicht krijgen op de ambities van de gemeenteraad met de rekenkamerfunctie in Hollands Kroon.

Inzicht krijgen in verschillende modellen voor de rekenkamerfunctie en relevante beoordelingscriteria.

Zicht krijgen op relevante voorwaarden en condities om van de rekenkamerfunctie een succes te maken.

Bouwen aan een afwegingskader voor de rekenkamerfunctie van de toekomst (zie Bijlage 1).

Gemeenschappelijk beeld: huidige Toetsingskamer behouden en uitbouwen Aan de hand van twaalf vragen met keuzemogelijkheden hebben de raadsleden zich in de startbijeenkomst uitgesproken over de invulling van de rekenkamerfunctie. Belangrijke uitkomst was dat de huidige Toetsingskamer in grote lijnen behouden moet blijven als vertrekpunt voor verdere verbeteringen. Dit beeld werd bevestigd op basis van het ‘rondje langs de fracties’ in mei 2017.

Samenvatting: Wat wilt u met de rekenkamerfunctie realiseren?

De rekenkamerfunctie staat in het teken van controle vanuit een onafhankelijke positie.

De rekenkamerfunctie is primair een instrument van de raad. Het college, de ambtelijke organisatie en verbonden partijen moeten hun voordeel doen met de uitkomsten van rekenkameronderzoek.

De raad organiseert regie op de rekenkamerfunctie en de keuze van onderwerpen. De rekenkamerfunctie staat open voor onderwerp-suggesties vanuit college/ ambtelijke organisatie en de samenleving.

De onderwerpkeuze is altijd maatwerk en vooral gericht op effecten van beleid en de kwaliteit van processen.

Op basis van maatwerk zijn verschillende typen onderzoek mogelijk/ denkbaar: > Diepgaande studie. > Snelle schouw/ quick scan. > Signalement / expertoordeel. > Spiegelend onderzoek. > Realisatiegericht onderzoek.

Samenvatting: Hoe wilt u de rekenkamerfunctie organiseren?

Samenstelling zoals bij de huidige Toetsingskamer: > Leden uit de raad. > Ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie.

Gemeente Hollands Kroon blijft over een eigen rekenkamerfunctie beschikken. Samenwerking met rekenkamers van andere gemeenten is mogelijk rond specifieke onderwerpen. Bijvoorbeeld als onderzoek wordt gedaan naar een gemeenschappelijke regeling waarvan meerdere gemeenten deel uit maken.

Het secretariaat wordt vanuit de eigen organisatie verzorgd, bijvoorbeeld vanuit de griffie.

Er is vanuit de huidige werkwijze al budget beschikbaar om externe onderzoekers of bureaus in te huren voor onderzoek naar ‘ zwaardere onderwerpen’. De rekenkamerfunctie kan ook zelf onderzoek uitvoeren. De huidige werkwijze voorziet daar ook in.

Pagina 3

We geven hieronder het beeld aan de hand van de twaalf kernkeuzen weer. Wat wilt u met de rekenkamerfunctie realiseren?

KERNKEUZE 1: AMBITIES

De ambitie is vooral gericht op controle vanuit een onafhankelijke positie ten opzichte van het college. Genoemd is onder meer:

Onafhankelijke informatiepositie en onderzoeken, onafhankelijk gedegen onderzoek.

Controle gericht op het realiseren van maatschappelijke effecten.

De inzet van middelen volgens gestelde kaders.

Controle op de gang van zaken bij nieuw en lopend beleid om tijdig bij te kunnen sturen in de vorm van tussentijdse evaluaties.

KERNKEUZE 2: NUT VAN DE REKENKAMERFUNCTIE

Het onafhankelijke oordeel staat voorop.

De raad heeft veel regie door verzoeken te doen aan de rekenkamerfunctie voor onderwerpen waar de raad behoefte aan heeft. Onderzoek is geen doel op zich: ‘Geen onderzoeken om te onderzoeken’.

De rekenkamerfunctie kan ook zelf voorstellen doen aan raad. De raad moet daar vervolgens actief op inspelen en meer zijn rol pakken. De raad houdt regie: ‘regie hebben is regie nemen’.

Structureel onderzoek naar onderwerpen die heel belangrijk zijn voor de raad, bijvoorbeeld jaarlijks onderzoek naar het sociaal domein en de Kop werkt.

Onderzoeken afstemmen op tussentijdse evaluatiemomenten vanuit het college en de ambtelijke organisatie. De rekenkamerfunctie kiest geëigende momenten.

KERNKEUZE 3: DOELGROEP VAN DE REKENKAMERFUNCTIE

De rekenkamerfunctie is vooral een instrument van en voor de raad.

Iedereen moet voordeel doen met de resultaten rekenkameronderzoek: raad, college, ambtelijke organisatie, verbonden partijen en andere samenwerkingspartners.

KERNKEUZE 4: ONDERWERPEN

De rekenkamerfunctie zou zich vooral moeten richten op:

De maatschappelijke effecten van beleid.

De kwaliteit van processen of procedures. De keuze van onderwerpen vindt altijd plaats op basis van een goede afweging, onder meer:

Wat is actueel?

Wat is noodzakelijk?

Wat speelt er?

Waar heeft de raad behoefte aan? Onderwerpen met betrekking tot bedrijfsvoering vallen in beginsel buiten de scope. KERNKEUZE 5: MET WIENS VOORKEUREN REKENING HOUDEN BIJ KEUZE VAN ONDERWERPEN

Voorop staat dat de raad regie heeft op de onderwerpkeuze.

Suggesties voor onderzoek zijn welkom en iedereen kan deze doen: raad, college/ ambtelijke organisatie, burgers, maatschappelijke organisaties.

De raad en de rekenkamerfunctie luisteren naar de suggesties voor onderzoek en maken een afweging.

Pagina 4

Onder de regie van de raad is het ook belangrijk om andere groepen aan te sluiten op de rekenkamerfunctie en rekenkameronderzoek.

KERNKEUZE 6: DIEPGANG VAN ONDERZOEK

Voorop staat dat de keuze voor een type onderzoek maatwerk is op basis van een goede afweging. Elk onderwerp en situatie kan om een ander type onderzoek vragen, zoals: a Een studie: grote diepgang, zware onderbouwing, langere doorlooptijd. b Een snelle schouw (quick scan): minder diepgang, onderbouwing volgens wat op eerste gezicht

plausibel is, kortere doorlooptijd. c Signalement: diepgang en onderbouwing afhankelijk van expertoordeel en wat in zeer korte

tijd naar boven gehaald kan worden. KERNKEUZE 7: SPIEGELEND OF REALISATIEGERICHT ONDERZOEK

Dit is eveneens maatwerk: afhankelijk van het onderwerp en het doel van onderzoek. Hoe wilt u de rekenkamerfunctie organiseren?

KERNKEUZE 8: SAMENSTELLING

Gedacht wordt aan de wijze waarop dit nu bij de Toetsingskamer is georganiseerd:

Leden uit de raad – ook om de regie vanuit de raad te borgen.

Ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie. Ook is geopperd om een externe voorzitter aan te stellen. Tegelijkertijd wordt door andere raadsleden opgemerkt dat hierover in het verleden discussie is geweest. Geconstateerd is dat het aanstellen van een externe voorzitter op dit moment zonde is van het geld. Onafhankelijkheid van de rekenkamerfunctie is een punt om goed bij stil te staan. Hoe waarborg je de onafhankelijkheid duurzaam ongeacht de personele bezetting? Hoe creëer je een ‘lichte’ rekenkamerfunctie die ook echt onafhankelijk kan opereren? De Toetsingskamer hoeft niet zelf alle onderzoeken uit te voeren:

Een externe partij kan gevraagd worden om een onderzoek uit te voeren.

Ook is geopperd om een externe onderzoeker toe te voegen aan de rekenkamerfunctie. KERNKEUZE 9: DE VORM/ HET MODEL

Het huidige model voor de Toetsingskamer in de vorm van een rekenkamercommissie voor ‘lichtere onderwerpen’.

Een meer” volledig instituut” voor onderzoek naar ‘zwaardere onderwerpen’. KERNKEUZE 10: EIGEN OF GEZAMENLIJKE REKENKAMERFUNCTIE

Gemeente Hollands Kroon beschikt over een eigen rekenkamerfunctie en houdt zelf de regie. Het is mogelijk samen te werken met andere rekenkamers bij de uitvoering van onderzoeken. Een voorbeeld daarvan is een gezamenlijk onderzoek naar een gemeenschappelijke regeling. KERNKEUZE 11: INVULLING VAN HET SECRETARIAAT

Het secretariaat wordt vanuit de ambtelijke organisatie verzorgd, bijvoorbeeld via de griffie.

Pagina 5

KERNKEUZE 12: ZELF ONDERZOEK DOEN OF UITBESTEDEN

De rekenkamerfunctie kan zelf onderzoek doen en er is budget om een extern bureau in te huren voor het uitvoeren van onderzoek. Zie ook: kernkeuze 8.

Nog open vraagstuk: de onafhankelijkheid van de Toetsingskamer In de startbijeenkomst bleek er tussen de diverse raadsleden verschil van inzicht te bestaan over de vraag hoe je op een goede manier de onafhankelijkheid van de Toetsingskamer kunt waarborgen. De onafhankelijkheid van de Toetsingskamer staat buiten kijf. Het gaat vooral om de manier waarop onafhankelijkheid vorm krijgt. Als we naar het feitelijk functioneren van de Toetsingskamer kijken, erkennen alle gesprekspartners dat het de huidige Toetsingskamer goed lukt om buiten het partijpolitieke vaarwater te blijven. Enkele raadsleden geven aan de voorkeur te hebben voor een geheel externe Toetsingskamer, maar ook zij erkennen dat het huidige model juist ook voordelig is vanwege de betrokkenheid van de raad. De portefeuillehouder die namens het college zich uitsprak over de Toetsingskamer gaf aan dat het versterken van onafhankelijkheid en kwaliteit van de Toetsingskamer nodig is door een externe commissie in te stellen. Een scherpe verantwoording naar de raad en ook naar de samenleving is volgens hem nodig. Harmonie tussen college en raad zijn volgens hem ‘geen doel op zich’. Tegelijkertijd geeft hij ook aan dat de raad te ver af staat van de dagelijkse praktijk om op een goede manier een burg te slaan naar wat voor het college ook leerzaam is. Ook bij diverse fracties is de ‘onderzoeksmatige professionaliteit’ van de Toetsingskamer een punt van aandacht. Het gaat dan niet om het uitvoeren van onderzoek (want dit kan door een externe partij plaatsvinden), maar om het professioneel richten van het onderzoek (onderzoekbare vraagstelling, adequaat normenkader en onderzoeksaanpak). Algemeen beeld is dat veel meer van externe onderzoekers gebruik moet worden gemaakt en dat het inzetten van studenten niet of op een verantwoorde en goed begeleide manier gebeurt. Verschillende gesprekspartners geven aan dat het in de praktijk lastig blijkt voor de controller om geheel onafhankelijk te opereren. Een deel geeft ook aan dat je dit ook ‘niet zou moeten willen’ om de schijn te vermijden.

Oplossingsrichtingen versterken onafhankelijkheid en professionaliteit De volgende oplossingsrichtingen komen aan de orde. Deze zullen in het vervolgtraject door de raad afgewogen moeten worden: 1 Veel meer gebruik maken van externe onderzoekers ter versterking van een onafhankelijke blik

en de kwaliteit van het onderzoek. 2 Het benoemen van een externe voorzitter (sterk onderzoeksprofiel en politieke-bestuurlijk

sensitief). 3 Het benoemen van een externe secretaris.

Pagina 6

3 Versterken van de rol van de raad en van de waarde en de doorwerking van onderzoek Algemeen beeld is dat evaluatie en controle belangrijk zijn voor alle raadsleden en dat deze niet ‘geparkeerd’ moeten worden bij de Toetsingskamer. Algemeen beeld is ook dat de structuur van de Toetsingskamer niet het hoofdthema is, maar meer hoe je binnen de structuur tot een goede werkwijze komt om:

het onderzoek goed te richten;

de raad tussentijds te betrekken;

het onderzoek op een goede manier te gebruiken zodat er ook sprake is van doorwerking. In de gesprekken met de fracties kwamen heel veel suggesties voort om deze werkwijze te versterken (zie ook Bijlage 3):

Werkwijzen om het onderzoek beter te richten 1 Kijk binnen de raad regelmatig naar de voortgang van de politiek meest belangrijke

onderwerpen. Kijk daarbij in het bijzonder ook naar de vraag of de beoogde maatschappelijke effecten zijn gerealiseerd.

2 Evalueer/ controleer bij politiek belangrijke onderwerpen ook tussentijds – juist ook met de mogelijkheid om tussentijds te kunnen bijsturen. Bijvoorbeeld bij de behandeling van de jaarrekening. Spreek bij hele belangrijke onderwerpen aan de voorkant af wanneer het onderwerp wordt geëvalueerd (en wanneer hier een rol voor de Toetsingskamer is weggelegd).

3 Ga als Toetsingskamer met de gehele raad het gesprek aan over de keuze van de onderwerpen. Kijk ook verder dan het onderwerp: bespreek ook de vragen en het toetsings- of normenkader. Maak met andere woorden veel concreter waarover het onderzoek moet gaan. Kijk met elkaar of het doel van het onderzoek scherp is geformuleerd. Agendeer deze bespreking in ieder geval een keer per jaar, of vaker als dat nodig is om dat een actuele situatie om een onderzoek vraagt. Bereid deze voor met een inventarisatie van onderwerpen vanuit de Toetsingskamer zelf en vanuit alle fracties. Doe dit in de vorm van een raadsvoorstel.

4 Agendeer als Toetsingskamer onderzoeksvoorstellen (inclusief de onderzoeksvragen) bij de raad en ga met elkaar hierover het gesprek aan.

5 Als er onderzoek plaats vindt naar de effectiviteit van het beleid en de doelen van het beleid niet evalueerbaar zijn geformuleerd, voer dan binnen de raad discussie over de aanscherping van deze doelen.

Werkwijzen om de raad tussentijds te betrekken 1 Houd de raad tussentijds op de hoogte van de voortgang van het onderzoek

(voortgangsbericht/ mondeling). 2 Betrek bij het onderzoek de woordvoerders/ de raadsleden die zich in het bijzonder op dit

onderwerp richten.

Werkwijzen om meer en beter gebruik van het onderzoek te doen 1 Geef bij het inventariseren van onderwerpen ook aan wat de gebruikswaarde van het

onderzoek is: wanneer zijn de onderzoeksresultaten nodig en voor welk vraagstuk, en/of voor welke beslissing door de raad.

Pagina 7

2 Agendeer vanuit het presidium een afgerond onderzoek in de beeldvormende vergadering. Organiseer vervolgens ook interactie tussen raadsleden en het college over het onderzoek in een oordeelsvormende vergadering. (NB: onderzoek op de lijst ingekomen stukken zetten is geen goede werkwijze).

3 Besteedt in het presidium ook meer aandacht aan de werkvorm en setting waarbinnen het onderzoek wordt behandeld. Bij onderzoek naar maatschappelijke effecten kan het bijvoorbeeld ook nuttig zijn maatschappelijke organisaties, bedrijven of bewoners uit te nodigen – waarbij deze ook het gesprek met raadsleden kunnen aangaan.

4 Maak meer werk van het bespreken van onderzoeksrapporten in de fracties. 5 Formuleer meer concrete aanbevelingen. 6 Geef overzicht over de aanbevelingen, of deze zijn opgevolgd (en hoe) en op de

(maatschappelijke) effecten daarvan. 7 Formuleer ook meer aanbevelingen met een algemene les voor andere onderwerpen. Ontsluit

de lessen van het rekenkameronderzoek op een goede manier op de website. 8 Vraag de griffie bij de behandeling van onderwerpen te attenderen op lessen uit eerder

onderzoek (van de Toetsingskamer). Faciliteer ‘kennismanagement’ vanuit de griffie.

Pagina 8

4 Advies 1 Ga in de basis uit van het huidige model van de Toetsingskamer waarvan raadsleden ook deel

uitmaken. Geef beperkte aandacht aan het verder optimaliseren van de structuur. Focus met elkaar vooral op het versterken van de werkwijze met als doel: > het versterken van de evaluatie en controle vanuit de raad door een grote betrokkenheid

van de raad bij onderzoek van de Toetsingskamer; > het versterken van de gebruikswaarde van het onderzoek door deze beter te richten en

professioneel uit te laten voeren; > beter gebruik en meer doorwerking van het onderzoek door de behandeling van onderzoek

in de raad qua inhoud en werkvorm te versterken. 2 Bespreek het vraagstuk van (formeel) versterken van een onafhankelijke rekenkamer in

samenhang met het verder groeien van de professionele onderzoekstechnische kwaliteit van het onderzoek. Betrek hierbij in ieder geval de volgende opties: > Veel meer gebruik maken van externe onderzoekers ter versterking van een onafhankelijke

blik en de kwaliteit van het onderzoek. > Het benoemen van een externe voorzitter (sterk onderzoeksprofiel en politieke-bestuurlijk

sensitief) – die tevens ondersteuning biedt bij het formuleren van goede onderzoeksvragen.

> Het benoemen van een externe secretaris. 3 Bekijk welke oplossingsrichtingen brede steun hebben en bereidt finale besluitvorming voor

ten behoeve van de nieuwe te installeren raad na de verkiezingen in 2018. 4 Ga vanaf nu concreet aan de slag met de suggesties vanuit de fracties over de werkwijze.

> Organiseer vanuit de raad overzicht over de belangrijke onderwerpen waarbij controle en evaluatie bij uitstek van belang zijn. Hanteer dit overzicht als invoer voor het doen van suggesties aan de Toetsingskamer.

> Werk consequent aan het (beter) formuleren van maatschappelijke effecten: Wat willen we realiseren? Waar staan we nu? Wat moeten we overbruggen? – Dit is over de hele linie belangrijk, maar tevens een voorwaarde voor zinvol

onderzoek door de Toetsingskamer naar effectiviteit van beleid. – Het gereedschap in bijlage 2 kan de raad, het college en de ambtelijke organisatie

helpen om maatschappelijke opgaven evalueerbaar en hanteerbaar te formuleren (en hiermee te oefenen).

> Betrek de raad veel vaker bij de keuze van onderzoeksonderwerpen en de voortgang van onderzoeken. Betrek bij specifieke onderzoeken de woordvoerders/ de raadsleden die zich specifiek op het onderwerp van onderzoek richten.

> Richt de werkwijze op het vergroten van doorwerking van onderzoek: – Meteen bij het inventariseren van mogelijke onderwerpen is de gebruikswaarde van

onderzoek een belangrijk criterium. – Besteed veel meer aandacht aan werkvormen om de onderzoeken met elkaar te

bespreken in het presidium, de fracties en de raad als geheel. – Organiseer kennismanagement over de opvolging en effecten van aanbevelingen,

ontsluiten van lessen uit onderzoeken.

> Evalueer de werkwijze regelmatig binnen de Toetsingskamer, het presidium en de raad als geheel hoe deze werkwijzen bevallen. Dit hoeft niet in de vorm van een uitgebreide evaluatie, maar kan ook aan de hand van een creatief gesprek over ervaringen en tussentijdse resultaten.

Pagina 9

Bijlage 1: Afwegingkader voor invulling rekenkamerfunctie Op de raadsbijeenkomst 6 april vond het gesprek over de invulling van de rekenkamerfunctie plaats aan de hand van het hiernavolgende afwegingskader (zie ook hoofdstuk 2).

Wat wilt u met de rekenkamerfunctie in Hollands Kroon realiseren?

In deze ronde gaat het om de volgende kernvragen: 1 Welke ambities bedient de rekenkamerfunctie? 2 Wat is het directe nut van de rekenkamerfunctie voor de raad 3 Wat is de doelgroep van de rekenkamerfunctie? 4 Op welke onderwerpen richt de rekenkamerfunctie zich? 5 Wie heeft een stem in de onderwerpkeuze? 6 Welke diepgang en typen onderzoek? 7 Spiegelend of realisatiegericht onderzoek?

Ambities met het instellen van een rekenkamerfunctie

Vraag 1: Wat zijn uw ambities met het instellen van een rekenkamerfunctie? Mogelijke antwoorden: 1 Versterken controle via een onafhankelijke positie ten opzichte van het college:

a) Onafhankelijke informatiepositie. b) Vrij zonder binding (door inkapseling / tunnelvisie).

2 Versterken van controle op:

a) Realiseren maatschappelijke effecten. b) Uitvoeringsprestaties. c) Inzet (budgettaire) middelen conform kaders. d) Optreden /handelwijzen van college (en ambtelijke organisatie).

3 Versterken van de controlerende rol combineren met:

a) Versterken politieke sturing, inclusief tijdig heroverwegen en bijsturen. b) Versterken volksvertegenwoordiging: beter zicht op impact van beleid en bestuur vanuit

de optiek van de samenleving. 4 Overig, namelijk … Reikwijdte van de benutting van de rekenkamerfunctie

Vraag 2: Welk nut ziet u van de rekenkamerfunctie – direct voor de raad zelf? Mogelijke antwoorden:

Pagina 10

De ‘geprogrammeerde blik van buiten’:

a De raad doet verzoeken aan de rekenkamerfunctie voor specifieke onderzoeken waar de raad op dat moment behoefte aan heeft (de raad heeft veel regie op onderwerp en vraagstelling, de rekenkamerfunctie is daaraan dienstbaar en speelt hierop in). a) eenmalig onderzoek); b) structureel onderzoek, bijvoorbeeld ieder jaar kijken naar….

b De raad doet verzoeken aan de rekenkamerfunctie ten behoeve van contra-expertise of

‘second opinion’ bij belangrijke dossiers. (De raad heeft ook hier veel regie op onderwerp en vraagstelling, de rekenkamerfunctie is daaraan dienstbaar en speelt hierop in).

De ‘verrassende blik van buiten’:

c De rekenkamerfunctie heeft toegevoegde waarde doordat er ruimte is voor eigen onderwerpen en vragen.

d Overig nut, namelijk…. Vraag 3: Wat is de doelgroep van de rekenkamerfunctie, voor wie is het een instrument? Wie zou kennis moeten nemen van het onderzoek en kan er ook zelf lering uit trekken? Mogelijke antwoorden: a Uitsluitend de raad. b Raad, college en ambtelijke organisatie. c Gemeentebestuur en verbonden partijen. d Gemeentebestuur, verbonden partijen en andere samenwerkingspartners. e Overig, namelijk…

De aard van de onderwerpen

Vraag 4: Welke onderwerpen moet de rekenkamerfunctie oppakken? Mogelijke antwoorden: a De maatschappelijke effecten van beleid. b De kwaliteit van processen of procedures. c De bedrijfsvoering door college en ambtelijke organisatie. d Overige, namelijk…. Vraag 5: Met wiens voorkeuren moet bij de keuze van onderwerpen rekening worden gehouden? Mogelijke antwoorden: a Raad b College / ambtelijke organisatie c Burgers, maatschappelijke organisaties d Overige, namelijk De aard van de onderzoeken

Pagina 11

Vraag 6: Hoe diepgaand moet het rekenkameronderzoek zijn? Naar wat voor type onderzoek gaat uw voorkeur uit? Mogelijke antwoorden: a Een studie: grote diepgang, zware onderbouwing, langere doorlooptijd. b Een snelle schouw (quick scan): minder diepgang, onderbouwing volgens wat op eerste gezicht

plausibel is, kortere doorlooptijd. c Signalement: diepgang en onderbouwing afhankelijk van expertoordeel en wat in zeer korte

tijd naar boven gehaald kan worden. d Overige, namelijk.. Vraag 7: Wilt u spiegelend en/ of realisatiegericht onderzoek? Mogelijke antwoorden: a Spiegelend onderzoek: wat ging er goed er wat kan er beter, in het licht van doelen en normen

(vastgesteld in het verleden)? b Realisatiegericht onderzoek: wat zijn toekomstige ambities en welke lessen zijn er uit het

verleden te trekken om deze ambities te realiseren? (gericht op ontwerp en visievorming) c Beeldvormende onderzoeken gericht op trends, ontwikkelingen en relevante feiten. d Gemengd, of anders namelijk …

De organisatie van de rekenkamerfunctie

In deze ronde gaat het om de volgende kernvragen: 8 Welke model past bij de ambities? 9 Rekenkamer of rekenkamercommissie? 10 Eigen rekenkamerfunctie of gezamenlijke rekenkamerfunctie met andere gemeenten? 11 Hoe is de ondersteuning en het secretariaat georganiseerd? 12 Zelf doen of uitbesteden?

Vraag 8: Hoe moet de rekenkamerfunctie worden samengesteld? a Een directeur die de gehele rekenkamerfunctie voor zijn of haar rekening neemt. b Een meerhoofdige directie. c Externe voorzitter en externe leden. d Externe voorzitter, externe leden en aantal raadsleden. e Externe voorzitter en een aantal raadsleden. f Overig, namelijk… Vraag 9: Welk vorm acht u voor de rekenkamerfunctie gewenst? a Een Rekenkamer – die formeel zwaar is opgetuigd met wettelijke voorschriften en waarborgen. b Een Rekenkamercommissie – waarin u vrij bent in de invulling daarvan. Vraag 10:

Pagina 12

Beschikt de gemeente over een eigen rekenkamerfunctie of een gezamenlijke rekenkamerfunctie met andere gemeenten? a Een eigen rekenkamerfunctie. b Een gezamenlijke rekenkamerfunctie met andere gemeenten. C Anders, namelijk … Vraag 11: Hoe moet het secretariaat van de rekenkamerfunctie worden ingevuld? a Intern (bijvoorbeeld via de griffie) b Extern c Anders, namelijk … Vraag 12: Voert de rekenkamerfunctie onderzoek zelf uit, of besteedt deze het onderzoek deels of volledig uit? a Volledig zelf uitvoeren. b Uitbesteden onderzoek en opstellen rapport van bevindingen. Zelf formuleren conclusies en

aanbevelingen. c Volledig uitbesteden.

(Eventueel: met invloed op conclusies en aanbevelingen door als begeleidingsgroep van het onderzoek te fungeren).

Pagina 13

Bijlage 2: Prestatieladder en evalueerbaar formuleren De Prestatieladder

De Prestatieladder kan je helpen bij het scherp stellen van de resultaten waar het je om te doen is (beoogde eindresultaten) en te bereiken tussenstappen hiervoor (tussentijdse resultaten of mijlpalen). Resultaten kunnen gaan over het inhoudelijke vraagstuk, over de prestaties in het proces, maar ook over de samenwerking met andere partijen. Hoe hoger op de ladder des te betekenisvoller of zingevender het resultaat!

Pagina 14

Zie voor meer informatie: http://opgavengestuurdwerken.nl/wiki/De_Prestatieladder

Pagina 15

Evalueerbaar formuleren

H oe concreter je effecten benoemt, des te resultaatgerichter handel je. Juist door een resultaat heel concreet te formuleren is het ook evalueerbaar. Omgekeerd, als je evalueerbaar werkt ben je ook resultaat gerichter. Dan heb je een veel concreter beeld van wat je wilt bereiken. Evalueerbaar formuleren betekent dat je de kern van de zaak raakt en dat je achteraf kunt na gaan of het resultaat is gerealiseerd. Kortom, wanneer ben je succesvol?

Zie voor meer informatie: http://opgavengestuurdwerken.nl/wiki/Evalueerbaar_werken

Pagina 16

Bijlage 3: Inventarisatieronde langs alle fracties: vragen aan de raadsfracties In de inventarisatieronde langs de fracties kwamen de volgende vragen aan de orde (zie ook hoofdstuk 3). 1 Herkent u zich in de samenvatting van de uitkomsten van de bijeenkomst op 6 april jl.? Indien u zich niet of gedeeltelijk in keuzen herkent: welke keuze maakt uw fractie? Kunt u dit

concretiseren? 2 Hoe kun je de onafhankelijke positie van de rekenkamerfunctie duurzaam borgen als

raadsleden lid zijn van de rekenkamerfunctie?

> Wat vraagt dit van de werkwijze van de rekenkamerfunctie? > Wanneer handelt de rekenkamerfunctie onafhankelijk. Waaraan kun je dat zien of merken? > Wat vraagt dit van de wisselwerking tussen de rekenkamerfunctie en de raad? > Hoe kun je invulling geven aan de observatie in het evaluatie-onderzoek naar de

Toetsingskamer om ‘af en toe onafhankelijk onderzoek uit te voeren en een externe blik te organiseren’? (Public Stuff, Evaluatie Toetsingskamer Hollands Kroon, mei 2016, p. xi)

3 Tijdens de startbijeenkomst van 6 april jl. kwam sterk naar voren dat de rekenkamerfunctie een

instrument van de raad is (én geen afzonderlijk instituut) en dat de raad regie voert over het rekenkameronderzoek. De vraag is hoe je dat doet? Hoe krijg je als raad op een goede manier regie op: a Onderwerpskeuze + vraagstelling (wat is precies de kennis-interesse?). b Het normenkader / de evaluatiecriteria. c De timing van het onderzoek met het oog op goede doorwerking. d De doorwerking van het onderzoek. e ….. overige relevante zaken?

4 Hoe kan de raad meer tijd en aandacht organiseren voor rekenkameronderzoeken? (Zie aanbeveling 2 uit de evaluatie van de Toetsingskamer, december 2016).

Hoe kun je als raad het leereffect en doorwerking van onderzoeken stimuleren?

5 Hoe kan de raad beleid en besluiten veel evalueerbaarder formuleren om daarmee controle en beleidsevaluatie mogelijk te maken?

Wat vraagt dit precies van de raad? Wat vraagt dit van het college? Zie ook bijlage 2: > De Prestatieladder: gereedschap voor focus op resultaten en realiseren. > Evalueerbaar formuleren: handreiking voor het concreet benoemen van effecten.