NMKG-event LEAN en SCRUM

De combinatie van LEAN en SCRUM binnen een

overheidsorganisatie 01-02-2018

1

Programma

• Welkomstwoord en introductie Wigo4it

Spreker - Hessel Westera

• LEAN en SCRUM binnen Wigo4it

Sprekers – Miriam Blommers en Frank Wubben

• Onze lessons learned en oplossingen

Sprekers – Frank Wubben

2

Introductie Wigo4it

3

Domeinen en applicaties:• Inkomen & Zorg: Socrates en Edison• Webservices: GALO.• Werk & Participatie: RMW (Edison)• Schuldhulpverlening: Allegro

Bedient +/- 5000 medewerkers van de sociale diensten en 33% van het totaal aantal bijstandsgerechtigden in Nederland.

Er werken +/- 250 medewerkers bij Wigo4it. Onder andere als ontwikkelaar, tester, architect, database-beheerder en business consultant.

…voor automatisering van de werkprocessen van het sociale domein…

…Wigo4it bundelt de ICT-vraag aan het aanbod en bouwt en beheert verschillende applicaties voor de domeinen Werk, Inkomen en Zorg.

Is het samenwerkings-platform van de G4 sociale diensten…

Sinds 2013 werkt Wigo4it samen met het Programma Professional Portal/Innovatie (PPI) aan de applicatie Edison.

Waarom een overheidscoöperatie?

6

Lagere kosten• Zowel voor de

uitvoering als de ICT• Zowel eenmalig als

structurele kosten.

Hogere kwaliteit• Door kennisdeling• Door betere ICT

ondersteuning

Implementatiesnelheid• Snel en flexibel van idee

tot implementatie (Scrum)

• Ruim 26 releases per jaar snel inspelen op verandering

Grotere invloed G4

Programma Professional Portal

/ Innovatie

Samenwerking G4, Wigo4it en PPI

Directeuren uitvoering

Informatiemanagers

(Hoofden) Functioneel beheer

Etc.

Wethouders G4

Algemeen directeuren sociale diensten en Wigo4it

Algemene deelnemersvergadering

Bestuur

Wigo4itAmsterdam, Den Haag,

Rotterdam, UtrechtPP/I

Afdelingen Regie, Supply

en Staf

Keten- en samenwerkingspartners

17

Bedenken Realisatie ProductieKiezen

BeleidProcesInformatieFunctionaliteit

Verkenning Definitie Ontwerp TestBouw BeheerUitrol & Nazorg

Sturing door DomeingroepSturing op

dienstverleningdoor ´B&D´

Pre-refinement

WATHOE

overleg demandvertegen-woordigers en

PO

planning

verkenning

pre refinement

(G3+PO+analist)

refinement

(team)

sprint Uitrol, nazorg en beheer

Een lean-organisatie herken je aan …

…alleen datgene doen wat waarde heeft voor de

klant…

…met respect voor een ieders vakmanschap en tijd…

…streven naar perfectie, maar er niet op wachten: stap

voor stap.

Lean voor de Overheid: Groep en individu

Overheid:GemeenteProvincieWaterschapRijk

Individu Groep:Buren, BuurtWijk, StadMaatschappij

8 dodelijke verliezen

8 verliezen in mailverkeer

Fouten/Gebreken

Herbewerken

Controle

Wachten

Voorraad

Verplaatsen

Overprocessing

Onderbenutting van talent

PROCESSEN

Traditionele visie op de organisatie

Verliezen leren zien

Hoe u denkt dat het is Hoe het werkelijk is Hoe het zou kunnen zijn

Waardestroomanalyse

Verplaats je in het binnenkomende materiaal, een binnenkomende aanvraag welke route volg het:

➢Wat gebeurt er onderweg allemaal met je?➢Waar lig je te wachten?➢Waar gebeurt er iets met je?➢Is het waarde creëren? Of zijn het verliezen?➢Hoe is de routing?

Waarde Stroom Analyse

Toyotamuseum, Toyota-shi

Verbeterkata

Begrijp deRichting

Begrijp deHuidigeSituatie

Verbeterenrichting doeltoestand

met PDCA

Bepaal het(Volgende)

Doel / Doeltoestand

De verbeterroutine gebruik je alleen bij proactief/gepland verbeteren!

Begrijp deRichting

Begrijp deHuidigeSituatie

Verbeterenrichting het

doel met PDCA

Bepaal hetDoel

Doeltoestand

De uitdaging

We streven naar perfectie (uitdagingen)

Begrijp deRichting

Begrijp deHuidigeSituatie

Verbeterenrichting het

doel met PDCA

Bepaal hetDoel

Doeltoestand

De doelenmatrix

Variantie

Het is niet alleen belangrijk om gemiddeld het doel te raken, maar ook de spreiding te beperken.

Betrouwbaar proces?

Frequentie(hoe vaak heb ik deze meetwaarde gevonden in mijn steekproef)

tijd

Instabiel proces

Stabiel proces Verbeteren

Stabiliteit en spreiding

Do

orl

oo

pti

jd

Onderzoeksplan

Het onderzoeksplan

1. Wat gaan we meten?

2. Hoe gaan we meten?

3. Wie gaat meten?

4. Hoeveel metingen?

5. De periode van meten?

Begrijp deRichting

Begrijp deHuidigeSituatie

Verbeterenrichting het

doel met PDCA

Bepaal hetDoel

Doeltoestand

A

A

D

B

C

B

Dagstart fasen

Definiëren

Normeren

Gamen

Analyseren

Presteren

• Dagstart ontwerpen:-PI’s selecteren-Agenda -Dagstartbord-Moment en tijdstip-Plaats-Deelnemers, rollen

• Zoektocht naar:-Definities van de PI’ster discussie stellen-Waar vind ik de info?-Info niet begrijpen-Gegevens kloppen niet•No Show

•Weten welke knoppen•De PI’s beïnvloeden•Focus•Windowdressing

• Op zoek gaan naar het waarom van het achterblijven van resultaten•Aanvullende cijfers ter onderbouwing

• Snel en grondig reageren op afwijkingen•Deelnemers brengen zelf nieuwe info aan•Verbeterideeen•Marktplaats

Teamprestaties

Individuele prestaties

Begrijp deRichting

Begrijp deHuidigeSituatie

Verbeterenrichting het

doel met PDCA

Bepaal hetDoel

Doeltoestand

De 2e Routine: Plan – Do – Check – Act

PROBLEEM

OPLOSSINGF

PROBLEEM

OPLOSSING

OORZAKEN

Begrijp deRichting

Begrijp deHuidigeSituatie

Verbeterenrichting het

doel met PDCA

Bepaal hetDoel

Doeltoestand

CheckPlan

1. Probleemstelling (wat is er aan de hand?)

©Yokoten

2. Beeldvorming (waar, wanneer, hoe vaak, hoeveel – grafieken, plaatjes, cijfers)

3. Basiscondities (is de basis op orde?) 4. Doelstelling (wat willen we

per wanneer bereiken? - SMART)

5. Bronoorzaken (waarom hebben we het probleem?)

Bronoorzaken 4 M’s

is iedereen voldoende opgeleid? zijn er actuele werkinstructies? worden die door iedereen nageleefd? is het op de afdeling netjes en geordend?

6. Actieplan (wie doet wat wanneer?)

7. De resultaten (wat is er bereikt? – grafieken, cijfers)

8. Borgingsplan en verdere opvolging (hoe borgen we de oplossingen en de resultaten?)

ActienemerWanneerGereed?Actie Gereed

ActienemerWanneerGereed?Actie Gereed

Datum:

Namen:

……/………./……….

……………………………

……………………………………….…

……………………………………….…