Nieuwsbrief #4

Dossier

Het uiterlijk van Dossier Online is volledig geüp-

datet. Er is nu meer ruimte voor informatie over de

documenten en de manier van navigeren is flexibe-

ler. u kunt kiezen uit drie verschillende weergaven

voor het online dossier:

1. Een mapweergave: er is meer ruimte in de

breedte en de navigatie verloopt via de map-

namen in het kruimelpad aan de bovenkant.

2. Een tag weergave: op basis van de mappen

waar een document in is opgeslagen, kunt u

documenten vinden door tags aan te klikken.

Zo kunt u bijvoorbeeld gemakkelijk in het hele

dossier zoeken naar documenten met de tags

“2011” en “jaarrekening”.

3. De boomweergave: de weergave zoals u dit

reeds kent, maar dan strakker vormgegeven.

Diverse handelingen zijn verplaatst naar een

speciale actie knop en het uploaden van bestan-

den is verplaatst naar het bovenste menu.

iN Dit MAgAziNeCliënt Online 3.4 // Agenda // nieuwe koppelingen // Trainingsdag // In gesprek met Wim De Wert // Even voorstellen... Guido van Lieshout // Aan de slag met ons klantenportaal // Kort nieuws // Wist u dat… // Contactgegevens

Voor

jaar

201

2 //

nIE

uW

SBR

IEF

// P

ink

Web

App

licat

ions

we zijn blij om te melden dat we begin

mei weer een nieuwe versie van het meest

complete accountancy klantenportaal kunnen

aanbieden: Cliënt online 3.4. Bij deze update

hebben twee onderdelen een geheel nieuw

uiter lijk gekregen en hebben we veel

bestaande functionaliteit geoptimaliseerd.

Cliënt online blijft zo het meest volledige

en veel zijdige klantenportaal.

webinars

Hieronder vindt u een overzicht met de belangrijk-

ste nieuwe mogelijkheden. Wilt u een demonstratie

van de nieuwe versie, meld u dan aan voor een

speciale webinar op 15 of 21 mei.

Het onderdeel Home en Dossier Online hebben

nieuwe ontwerpen en meer functionaliteit gekre-

gen, zodat u meer overzicht heeft en meer controle

houdt over uw werkzaamheden.

Home

Het dashboard bestaat nu uit afzonderlijke widgets.

Deze widgets hebben dezelfde opbouw als die

aan de rechterzijde van het scherm. u kunt deze

widgets op het dashboard verplaatsen door deze te

verslepen. De takenlijst is nu compacter. De mel-

dingen zijn gegroepeerd per module. Er is direct

zichtbaar hoeveel meldingen er per module zijn en

als u in de lijst op de module klikt, klapt deze open

om de verschillende meldingen te tonen.

Cliënt online 3.4Redesign Home en Dossier, accorderen door meerdere personen en meer…

AgeNDA

15 mei 2012, 10.30 – 11.00 uur

Webinar nieuwe functionaliteit

Cliënt Online 3.4

Deze webinar is voor vaste klanten

21 mei 2012, 11.30 – 12.00 uur

Webinar nieuwe functionaliteit

Cliënt Online 3.4

Deze webinar is voor vaste klanten

21 mei 2012, 14.30 – 15.30 uur

Webinar Cliënt Online in combinatie

met RADAR Software

29 mei 2012, 11.00 – 12.00 uur

Webinar Cliënt Online in combinatie

met Infine Software en SnelStart

29 mei 2012, 13.30 – 17.30 uur

Presentatie XBRL nederland

7 juni 2012, 12.30 – 17.00 uur

Trainingsmiddag Cliënt Online

Applicatiebeheerderstraining

7 juni 2012

GBnED ICT Accountancy Praktijkdag

Fiscale aangiftesoftware IB/ VPB en

XBRL

26 juni 2012

GBnED ICT Accountancy Praktijkdag

Salarissoftware

31 oktober, 12:00 – 19:00 uur

PinkWeb Portal Event – PinkWeb 10 jaar

Om u aan te melden voor een

traingingsmiddag over Cliënt Online,

mail naar trainingen@pinkweb.nl

of bel met 033 750 13 34.

Om u aan te melden voor een webinar

ga naar www.pinkweb.nl/aanmelden.

Accordering online

u kunt nu aangeven dat er bij een cliënt meer-

dere personen zijn die een document moeten

onder tekenen, bijvoorbeeld bij een gezamenlijke

aangifte of een jaarrekening die door meerdere

vennoten moet worden goedgekeurd. De laatste

persoon die accordeert krijgt, indien van toepas-

sing, de mogelijkheid om het document

te versturen naar een uitvragende partij.

vervolg hoofdartikel op pagina 2 //

Voor

jaar

201

2 //

nIE

uW

SBR

IEF

// P

ink

Web

App

licat

ions

training applicatiebeheer

PinkWeb organiseert elke maand een training over het gebruik en

beheer van Cliënt Online, inclusief de instellingen van alle modules.

u leert gedetailleerd waar u rekening mee moet houden bij het

slim inregelen van het portaal, hoe u werkt met cliënt- en kantoor-

groepen, de rechten voor individuele gebruikers op kantoor en bij

cliënten handig kan differentiëren, welke instellingen er per module

mogelijk zijn en u krijgt tips over hoe u informatie zo handig moge-

lijk kan verspreiden op basis van het profiel van de ontvanger.

De training is ook uitermate geschikt voor alle bestaande gebruikers

van Cliënt Online. nieuwe klanten volgen deze training tegenwoordig

standaard tijdens het implementatietraject.

Data 2012

7 juni

5 juli

6 september

inschrijven

Inschrijven voor de trainingen kan door een mail te sturen naar

trainingen@pinkweb.nl, of door telefonisch contact met ons op

te nemen op 033 750 13 34. Op onze website www.pinkweb.nl

vindt u meer gedetailleerde informatie omtrent de inhoud van de

trainingen.

SCHRIjF u nu In VOOR EEn TRAInInGSMIDDAG

4 oktober

8 november

6 december

innolan Alure

Met deze koppeling kunt u CRM-gegevens en

dossiers uit het CRM-pakket Alure van Innolan

synchroniseren met Cliënt Online. De koppeling

is zeer flexibel en sluit altijd precies aan op uw

werkwijze.

De koppeling is reeds geïmplementeerd bij

onder andere De Wert accountants & belasting-

adviseurs in Eindhoven en wordt op dit moment

bij diverse andere organisaties waaronder

Berghoef accountants en adviseurs in Aalsmeer

in gebruik genomen. Wilt u weten of deze

koppeling ook voor u interessant is, neem

dan contact met ons op.

Cash

Vanuit CASH software kan een OB-aangifte

automatisch ter accordering worden aan -

ge boden in Accordering Online. na akkoord-

verklaring wordt de status weer geüpdatet in

CASH. Daarnaast is er al langere tijd Single

SignOn beschikbaar naar CASH Online.

loket.nl

naast de Single SignOn mogelijkheid tussen

Loket.nl en Cliënt Online, is er nu ook een

koppeling gerealiseerd met Accordering Online.

De loonaangiften worden automatisch vanuit

Loket.nl op het klantenportaal ter accordering

aangeboden aan de cliënt. Zodra het document

is geaccordeerd wordt dit teruggekoppeld naar

Loket.nl.

AuditCase

CRM-gegevens en dossiers uit AuditCase kunt

u eenvoudig synchroniseren met Cliënt Online,

waardoor u contactgegevens van cliënten

en gebruikers up-to-date houdt en vanuit

AuditCase documenten kunt delen in Dossier

Online. De koppeling is recent uitgebreid met

de volgende functionaliteit: zodra een document

geüpload wordt kan een opmerking worden

meegegeven. Deze opmerking wordt vervol-

gens verwerkt in AuditCase. Bovendien bestaat

de mogelijkheid dat geaccordeerde documenten

automatisch naar AuditCase verstuurd worden.

Mocht u gebruik willen maken van deze moge-

lijkheden, neemt u dan contact met ons op.

nieuwe koppelingen

// vervolg vorige pagina Cliënt online 3.4

KPi online

Binnen KPI Online hoeft u de KPI’s niet langer handmatig op basis van

XBRL te refreshen. Als u bijvoorbeeld een KPI aan uw cliënt toont over

zijn omzetontwikkeling, dan wordt deze nu automatisch aangepast als

een nieuwe OB-aangifte in XBRL-formaat is geplaatst en geaccordeerd.

Actueel online

nieuws dat geleverd wordt door PinkWeb, wordt aangeleverd met

afbeeldingen. Deze afbeeldingen worden vanaf nu ook getoond in de

widget op de Home pagina, automatisch meegestuurd in de nieuwsbrief

en getoond in het nieuwsarchief. Wanneer u nieuwsberichten inplant

voor publicatie op een latere datum, dan kunt u naast de publicatie-

datum nu ook de publicatietijd instellen. Berichten zullen daardoor nooit

om middernacht op Twitter, LinkedIn en in de RSS-feed verschijnen.

De publicatietijd staat standaard op 10.00 uur ’s ochtends.

Voor

jaar

201

2 //

nIE

uW

SBR

IEF

// P

ink

Web

App

licat

ions

waarom hebben jullie besloten gebruik te maken van een klanten­

portaal?

Wij zijn continu bezig met het optimaliseren van onze werkprocessen

en zijn van mening dat een klantenportaal hier aan kan bijdragen. Wij

kunnen daardoor beter met onze klanten samenwerken, waardoor we

veel tijd besparen. Het contact met onze klant is door het gebruik van

het portaal intensiever geworden, waardoor zij van meer aandacht

verzekerd zijn. We geloven immers in persoonlijk contact met onze

klanten.

wat heeft jullie doen besluiten om het portaal van Pinkweb te

gaan gebruiken?

Cliënt Online biedt de mogelijkheid om met verschillende software-

pakketten te koppelen. juist deze open structuur heeft ons doen

besluiten voor het portaal van PinkWeb te kiezen. Voor het accorderen

van documenten gebruiken wij PrimaSign en de koppeling met Cliënt

Online werkt heel makkelijk. Ook de Single SignOn naar Twinfield wordt

veel gebruikt en zorgt voor een hoop gemak. Wij zijn nu bezig met de

implementatie van de koppeling met Innolan Alure voor het toegankelijk

maken van het cliëntdossier voor onze klanten.

is jullie focus door het gebruik van Cliënt online ook meer online

komen te liggen?

Tot 2008 hebben wij al onze diensten op de ‘ouderwetse’ manier aan-

geboden aan onze klanten. In 2008 zijn wij naast het aanbieden van

papieren aangiften ook aangiften online gaan aanbieden. Sinds 2012

bieden we de loonaangiften en salarisstroken alleen nog online aan. Een

keuze die ons zeer goed bevalt gezien de tijdsbesparing. Als extra ser-

vice naar onze klanten en om de samenwerking te versterken bieden wij

de inkomstenbelastingen, vennootbelastingen en binnenkort de jaar-

rekeningen zowel online als op papier aan, maar de focus gaat in de toe-

komst steeds meer liggen op het online aanbieden van de documenten.

wat zijn de winstpunten van het gebruik van Cliënt online?

Zowel wij als onze klanten hebben baat bij het gebruik van het klanten-

portaal. De klant hoeft door het gebruik van Single SignOn niet langer

meerdere gebruikersnamen en wachtwoorden te onthouden. Doordat

wij steeds meer online werken worden de processen gestroomlijnd.

Dit levert ons meer inzicht op en we weten altijd wat de status van een

document is.

Hoe zorgen jullie ervoor dat klanten het klantenportaal zijn gaan

omarmen?

Wij hebben onze klanten met zachte dwang op het portaal aangemeld.

Voordat zij een e-mail met inloggegevens ontvingen, hebben zij van ons

een brief met handleiding gekregen. Op dit moment maakt ongeveer 80%

van onze klanten die wij hebben aangemeld gebruik van het klanten-

portaal. Om te zorgen dat onze klanten gebruik blijven maken van het

portaal en wij betrokken blijven, ondersteunen wij de klant op de juiste

wijze. Het klantenteam krijgt een melding en reageert wanneer een klant

een document geplaatst heeft. Daarnaast begeleidt het secretrariaat de

klanten ook bij technische vragen.

In elke uitgave van de nieuwsbrief plaatsen we een interview met gebruikers van

Cliënt Online om te kijken hoe zij het portaal inzetten binnen hun organisatie.

Accountants en Belastingadviseurs

In gesprek met De Wert De wert accountants & belastingadviseurs is een middelgrote maat schap in eindhoven van accountants en belasting­adviseurs met ruime ervaring. Met 40 enthousiaste mensen denken zij graag mee met ondernemers en particulieren. Klein genoeg voor een persoonlijke aanpak en groot genoeg om op een breed vlak te ondersteunen. wim de wert vertelt over de wijze waarop zij Cliënt online gebruiken en hoe zij het gebruik uitbreiden. inmiddels zijn zij ook ver gevorderd met de implementatie van de koppeling met innolan Alure.

eveN voorstelleN... guiDo vAN liesHoutGraag wil ik mij voorstellen als nieuwe medewerker binnen PinkWeb. Om u de service te bieden

die u verdient voeren wij continu verbeteringen door in onze software. Dit doen wij mede door met

u te praten en naar u te luisteren. Om u in de toekomst nog beter te assisteren bij het gebruik van

het portaal zult u mij vanaf nu tegenkomen als relatiebeheerder. Mocht u vragen hebben of ergens

mee zitten, neem dan zeker contact met mij op. Ik hoop u spoedig persoonlijk te kunnen spreken.

Contactgegevens: guido.vanlieshout@pinkweb.nl T 033 750 13 34

Kort NieuwsAfschaffing publicatiestukken in PDF per

1 januari 2013

Per 1 januari 2013 is het niet meer mo-

gelijk om vanuit het Cliënt Online portaal

publicatie stukken in PDF formaat door te

zenden naar de Kamer van Koophandel na

akkoord van de klant. De Kamer van Koop-

handel heeft dit besloten in het kader van de

overgang naar XBRL. Vanaf 1 januari 2014 is

het verplicht om publicatiestukken in XBRL

via Digipoort aan te leveren bij de Kamer van

Koophandel. Het Cliënt Online portaal onder-

steund sinds 2006 al volledig de afhandeling

van XBRL.

Het blijft wel mogelijk om PDF publicatie-

stukken te plaatsen voor klanten, maar

vanaf 1 januari 2013 kunnen deze niet meer

direct na akkoord gedeponeerd worden bij de

Kamer van Koophandel. Deponeren van de

geaccordeerde stukken kan dan wel nog per

post of via e-mail.

PKi overheid services certificaten

Denk eraan om ruim voor 1 januari 2013

een PKI Overheid Services certificaat aan

te vragen, als u voor uw klanten de IB en/of

VpB aangifte verzorgd. Vanaf 1 januari 2013

is het verplicht om de IB en VpB aangifte in

te dienen in XBRL formaat via Digipoort.

Voor de communicatie vanuit het Cliënt

Online portaal met Digipoort is een PKI

Overheid Services certificaat nodig. PinkWeb

raadt u aan om hiervoor een eigen certificaat

te plaatsen in het portaal.

Ook zal het certificaat worden gebruikt om

een machtigingsrelatie tussen uw kantoor

en uw klant in te dienen bij Digipoort, voor

het ontvangen van EKA’s van uw cliënten.

Hetzelfde certificaat kan ook in andere

softwarepakketten worden gebruikt. Het

huidige BAPI certificaat blijft nodig zolang

uw kantoor andere aangiftestromen nog niet

in XBRL-formaat kan aanleveren.

“Cliënten betalen sneller met Factuur online”

Sinds eind 2011 maakt accountantskantoor

Spoelstra & Scherer gebruik van de recent

geïntroduceerde module Factuur Online. Zij

zijn erg enthousiast over deze module. Ze

factureren nu reeds al hun cliënten online. De

integratie met iDeal betekent niet alleen veel

gemak voor de cliënt, maar ook dat ze de

facturen sneller voldoen. Bijna alle facturen

worden binnen de gestelde betalingstermijn

voldaan en de meeste al binnen één week.

Het is volgens Marcel Spoelstra wel belang-

rijk de interne processen op orde te hebben,

zodat je de module ook optimaal kunt inzet-

ten. Kijk voor het volledige interview op de

website bij het onderdeel ‘Klanten’.

Voor

jaar

201

2 //

nIE

uW

SBR

IEF

// P

ink

Web

App

licat

ions

Pink Web Applications BV

utrechtseweg 29H

3811 nA AMERSFOORT

www.pinkweb.nl

tel. 033 750 13 34

e-mail. info@pinkweb.nl

helpdesk: 033 750 13 36

support@pinkweb.nl

Twitter @pinkwebnl

Folders www.issuu.com/pinkweb

LinkedIn Pinkweb / Cliënt Online

YouTube www.youtube.com/pinkwebnl

WIST u DAT…?…PinkWeb dit jaar 10 jaar bestaat en daarom op

31 oktober een feestje organiseert? Er zullen ver-

schillende interessante sprekers zijn. Reserveer

dus nu al tijd in uw agenda en houdt de website

goed in de gaten!

… u in één keer een gerichte e-mail mailing kunt

sturen naar een cliëntgroep? Maak hiervoor een

cliëntgroep aan onder ‘Beheer’ en selecteer welke

cliënten u opneemt in de groep. De cliënten moet-

en wel toegang hebben tot de module Berichten.

u hoeft geen overige rechten in te stellen voor de

cliëntgroep. Ga naar module ‘Berichten’, versturen

mailing en selecteer in de wizard de cliëntgroep.

u kunt bijvoorbeeld groepen aanmaken voor uw

OB- of LB-aan giftecliënten. Zo kan u uw cliënten

herinneren of makkelijk van informatie voorzien.

… u eenvoudig kan zien wanneer uw cliënt voor de

laatste keer heeft ingelogd? Ga hiervoor naar het

overzicht van cliënten onder module ‘Beheer’.

… u cliënten die meerdere bedrijven of BV’s hebben

kunt laten accorderen met SMS-code in plaats

van een PIn-code? Hierdoor hoeft de cliënt geen

PIn-code voor iedere onderneming te onthouden.

u kan dit voor een cliënt instellen door de cliënt

te bewerken en te gaan naar het tabblad ‘Tokens/

Rechten’. Per cliëntgebruiker kunt u vervolgens

aangeven welk soort documenten geaccordeerd

mogen worden. Stel het SMS accorderen in voor

alle cliënten (bedrijven en BV’s) waar de betref-

fende cliëntgebruiker toegang tot heeft.

Pinkweb heeft een nieuwe factsheet gelan­

ceerd die u aan uw cliënten kunt verstrek­

ken ter introductie van uw klantenportaal.

Met deze factsheet wordt uw cliënt in

enkele stappen wegwijs gemaakt in het

portaal.

Er wordt uitgelegd hoe het portaal werkt, hoe

de interface in elkaar zit en welke acties ze

waar en hoe kunnen uitvoeren. Dit alles wordt

ondersteund met screenshots. Een profes-

sionele binnenkomer bij uw cliënten. Ter

illustratie hebben we één exemplaar bij deze

nieuwsbrief bijgevoegd.

Wilt u deze factsheet naar uw cliënten sturen,

dan kunt u de gedrukte versie bij ons bestel-

len. De kosten zijn slechts € 25,- per 250

stuks, inclusief verzendkosten. De PDF-versie

kunt u kosteloos aanvragen.

In de factsheet worden de meest gebruikte

onderdelen van Cliënt Online behandeld. In-

dien deze onderdelen niet op u van toepassing

zijn of u wilt graag screenshots in uw kleuren,

dan kan de factsheet ook gepersonaliseerd

worden.

neem contact met ons op voor het aanvragen

van de factsheet en meer informatie.

AAN De slAg Met oNs KlANteNPortAAl