Nieuwjaarsborrel - 4 februari 2013 Nederlandse Vereniging voor Directiesecretaressen Workshop ZIJ De...

Nieuwjaarsborrel - 4 februari 2013

Nederlandse Vereniging voor Directiesecretaressen

Workshop ZIJDe secretaresse van de 21e eeuw

Workshop NVD 2

Even voorstellen: ZIJ

• Werving & selectiebureau

• Gespecialiseerd in:– Secretarieel/ondersteunend – HRM personeel

• Operationeel in: – Regio Amsterdam – Regio Eindhoven

• 5 talentvolle, enthousiaste en gedreven meiden

• Persoonlijke en professionele aanpak

4 februari 2013

ZIJ maakt het verschil!Werkt & Versterkt

Workshop NVD 3

Even voorstellen: Nathalie Haans

• Werkt met ZIJ sinds begin 2008 (als klant)

• Werkt bij ZIJ sinds juli 2010 als Consultant

• Ervaring:– Office manger (Hairstore)– Afdelingsecretaresse (KPMG)– Opleidingscoördinator (KPMG)– Jr. HR adviseur (KPMG)– HR adviseur (TMF Group)

4 februari 2013

Matchen van kandidaten en organisaties is het leukste dat er is!

Workshop NVD 4

Even voorstellen: Ellen Blom

• Werkt met ZIJ sinds begin 2010 (als kandidaat)

• Werkt bij ZIJ sinds augustus 2011 als consultant

• Ervaring:– Event/ office manager (Brownys Events)– Office manager (NVP)

4 februari 2013

De wensen vervullen van zowel de kandidaat áls de klant geeft mij

enorm veel voldoening!

Workshop NVD 5

Waarom zijn we vanavond bijeen?

• De Secretaresse van de 21e eeuw– Passend thema gezien ontwikkelingen huidige arbeidsmarkt

• Kennismaking met ZIJ

• Kennis en ervaringen met elkaar delen

• Netwerken

• Proosten op het nieuwe jaar!

4 februari 2013

Workshop NVD 6

Wat staat er vandaag op het programma?

1. Introductie: doel van de avond

2. Geschiedenis van het secretaressevak

3. De secretaresse van de 21e eeuw: trends & ontwikkelingen

4. Workshop 1: gevolgen trends & ontwikkelingen

5. Workshop 2: kansen en bedreigingen

6. Workshop 3: hoe omgaan met kansen en bedreigingen?

4 februari 2013

Workshop NVD 7

Agenda

• Introductie: doel van de avond

• Geschiedenis van het secretaressevak

• De secretaresse van de 21e eeuw: trends & ontwikkelingen

• Workshop 1: gevolgen van de trends

• Workshop 2: kansen en bedreigingen

• Workshop 3: hoe omgaan met kansen en bedreigingen?

4 februari 2013

Workshop NVD 8

Etymologie

• De term secretaresses komt voort uit 2 Latijnse woorden:– Secremere (onderscheid maken) en het daarvan afgeleide – Secretum (hetgeen van het andere apart is gezet)

• Hieruit ontstonden de woorden secretarius en secretarum– Persoon die zorgdroeg voor de vertrouwelijke informatie– Meestal in dienst van een machtig persoon zoals een koning of paus

• Aangezien secretaresses nog steeds veel vertrouwelijke informatie beheren, is de term nog steeds toepasselijk

4 februari 2013

Workshop NVD 9

In de middeleeuwen bestonden er dus reeds secretariële beroepen: de secretarum en de monnik

Secretarum:• In dienst van een koning of een landheer • Taken: schrijven + vertalen van teksten • Grote macht in de middeleeuwen,

– Weinig mensen kenden vreemde talen

Monnik:• Hield zich ook bezig met het schrijven

van teksten• Echter meer het vermenigvuldigen

ervan, door middel van overschrijven

4 februari 2013

Workshop NVD 10

In de 17de eeuw ontstonden er door de grote economische bloei veel handelskantoren

• Op die kantoren hielden veel mensen zich bezig met het: – opmaken – versturen – en archiveren van documenten

• Dit waren meestal mannen

4 februari 2013

Workshop NVD 11

Begin 19e eeuw werden uit oogpunt van netheid en discipline steeds meer vrouwen op kantoren aangenomen

• Hun belangrijkste taak was licht administratief werk te doen

• Mannen deden nog steeds het verantwoordelijke werk

• De eerste school waar studenten les kregen in steno liet alleen mannen toe – (Sir Isaac Pitman – 1870)

• Nadat in 1880 de typemachine werd uitgevonden, traden ook vrouwen toe tot beroepen met secretariële taken

4 februari 2013

Workshop NVD 12

Tijdens WO I namen veel vrouwen functies van mannen over

• De mannen gingen naar het front

• Veel voormalig “mannelijke” beroepen werden met succes door vrouwen ingevuld

• Zo ook secretariële beroepen

4 februari 2013

• Vanaf 1925 wilden steeds meer directeuren een assistente die hen direct ondersteunde bij hun werkzaamheden

• Vanaf ongeveer 1930 traden steeds minder mannen toe tot het beroep

• In de jaren ‘40, ‘50 en ‘60 werd het “moderne” secretaressevak ontwikkeld– Dit werd een typisch vrouwelijk beroep

Workshop NVD 13

Vanaf de jaren '70 heeft het beroep een grote groei doorgemaakt

• Eerst was het beroep vooral ondersteunend van aard

• Door de jaren heen is het steeds meer een begeleidend en initiërend beroep geworden.

• Een secretaresse kan tegenwoordig haar eigen werk en dat van anderen plannen

4 februari 2013

Ca. 1900 Ca. 1940

Ca. 1970 Ca. 1990

Workshop NVD 15

Agenda



• De secretaresse van de 21e eeuw: trends & ontwikkelingen& o

• Workshop 1: gevolgen van trends & ontwikkelingen



4 februari 2013

Workshop NVD 16

Trends & ontwikkelingen

Ter verduidelijking:• Er is een verschil tussen “trends” en “ontwikkelingen”

• Ontwikkeling:– Gebeurtenis/ serie van gebeurtenissen

• Trend:– Patroon dat zichtbaar wordt in een serie van ontwikkelingen

4 februari 2013

Workshop NVD 17

De afgelopen jaren zijn ontwikkelingen binnen het secretaressevak in een stroomversnelling geraakt

• Je kunt spreken van een “ Stille revolutie”

• Op welke vlakken zijn er belangrijke trends & ontwikkelingen?– Organisatorisch– Technologisch– Sociaal / cultureel– Arbeidsmarkt

• Wat betekenen deze ontwikkelingen voor de secretaresse?– Naamsverandering van de functie– Inhoudelijke verandering van de functie– Persoonlijke ontwikkeling

4 februari 2013

Workshop NVD 18

Organisatorische ontwikkelingen in de 21e eeuw

Trends & ontwikkelingen:

• Bedrijven steeds informeler– De hiërarchische structuur

doorbroken– Managers makkelijker

benaderbaar– Flexibiliteit neemt toe, deur

staat open

• Snelheid van handelen is een succesfactor

• Opkomst virtuele teams waarbij diverse interne en externe experts betrokken zijn

Secretaresse van de 21e eeuw:

• Weegt zelfstandig urgentie en relevantie van het onderwerp af

• Stelt en bewaakt prioriteiten

• Vervult een verbindende en faciliterende rol

• Is de stabiele factor op kantoor, geen ‘flexer’ maar het vaste centrale punt

4 februari 2013

Workshop NVD 19

Organisatorische ontwikkelingen in de 21e eeuw


• Diverse taken vanuit stafafdelingen overgedragen naar de lijnafdeling/ managers– Bijvoorbeeld HR, facilitaire

taken of centrale inkoop van goederen.

• De rol van de (lijn)manager verandert– Operationele taken en

beslissingsbevoegdheden vaker gedelegeerd naar secretaresse


• Krijgt een uitgebreider en breder takenpakket

• Krijgt meer verantwoordelijkheden

• Neemt meer zelfstandige beslissingen

• De vraag naar hoogopgeleide secretaresses neemt hierdoor toe

4 februari 2013

Workshop NVD 20

Technologische ontwikkelingen in de 21e eeuw


• Kantoren worden meer en meer een ‘paperless offices’ – Toenemende aandacht MVO– Niet meer onnodig verspillen

• Afname administratieve papierstromen (fax en post) – Toename online en

elektronische informatie

• Toename gebruik social media


• Print geen stapels mails en documenten meer, maar archiveert en ordent digitaal

• Speelt sturende rol in co-ontwikkeling en is kwaliteitsbeheerder

• Moet sneller de essentiële informatie begrijpen en hierop actie ondernemen

• Verzorgt vindbaarheid en overzicht

4 februari 2013

Workshop NVD 21

Technologische ontwikkelingen in de 21e eeuw


• Gezamenlijke takenlijst, agenda en documenten in ‘the cloud’

• Vernieuwing van communicatie-middelen: smartphones, tablets en laptops– Manager regelt op afstand

eenvoudig zelf aantal zaken– Persoonlijk contact blijft

essentieel, maar…– … veel zaken kunnen worden

afgehandeld via mail of chat


• Is volledig thuis in de laatste technologische ontwikkelingen

• Ook Social Media kent geen geheimen – Initiatief en actieve participatie

• Kan snel grote hoeveelheden informatie …– Ontvangen– Interpreteren– Verwerken– Versturen

• … via een toenemend aantal kanalen

4 februari 2013

Workshop NVD 22

Een voorbeeld: het dicteren van teksten

4 februari 2013

Tot in de jaren ‘90

Vanaf medio jaren ‘90

Sinds 2008

Workshop NVD 23

Een voorbeeld: tekstverwerking

4 februari 2013

Tot in de jaren ‘90

Vanaf medio jaren ‘80

De jongste versieAl bijna aan een update toe

Workshop NVD 24

Sociaal /culturele ontwikkelingen in de 21e eeuw


• Toename flexibele werktijden en HNW– Parttime blijven werken, ook als

je kinderen krijgt

• Duobanen komen steeds vaker voor in het secretaressevak– Mits duidelijke afspraken– Werkzaamheden goed te

combineren met privéleven

• Het secretaressevak is geen typisch vrouwenberoep meer– Steeds meer mannen kiezen voor

dit vak


• Kan van meer flexibiliteit gebruik maken

• Wordt verwacht zich flexibel op te stellen

• Werkt vaker parttime of in duobaan

• Is niet meer 99% vrouw

4 februari 2013

Workshop NVD 25

Arbeidsmarktontwikkelingen in de 21e eeuw


• Het opleidingsniveau van de secretaresse wordt steeds hoger door:

– Veranderingen in het takenpakket

– Verantwoordelijkheden t.a.v. werkzaamheden


• Is niet langer meer een uitvoerende operationele ondersteuner, …

• … maar meer en meer een adviserende en organisatorische meedenker

• De kwaliteit van instromende secretaresses neemt toe; de kwantiteit neemt af

4 februari 2013

Workshop NVD 26



• Het opdoen van ervaring bij meerdere werkgevers neemt sterk toe

• Je bent niet langer ‘voor je leven lang in dienst van en bij’

• Maar je ontwikkelt jezelf door kennis en ervaring bij diverse organisaties op te doen


• Zal moeten leren omgaan met veranderingen in taken, werkzaamheden

• Maar dus ook in organisaties

• Dat vergt een vergrote mate van flexibiliteit

4 februari 2013

Workshop NVD 27



• Toenemende internationalisering van het Nederlandse bedrijfsleven

• Afnemend aantal vacatures

• Het aantal secretaresses als ZZP-er groeit– Zij hebben vaak een groot

netwerk en stellen zich als adviseur op


• Moet steeds vaker kennis hebben van vreemde talen en culturen

• Moet met meer concullega’s concurreren op minder vacatures

• Werkt vaker als zelfstandige

4 februari 2013

Workshop NVD 28

Dus, wie is de secretaresse van de 21e eeuw?

Structureel kleiner aantal secretaresses, maar gemiddeld:

• Van hoger niveau (opleiding & kennis)• Met bredere vaardigheden & ervaringen

– Kennis van en vaardigheid in techniek en technologie– Inzicht in organisatorische structuren en veranderprocessen– Flexibele en moderne vooruitstrevende collega

• Sterke mate van zelfstandigheid en eigen verantwoordelijkheid– Vaste aanspreekpunt voor de flexibele buitendienst en binnendienst– Sterke samenwerkingsrelatie en vertrouwensband met manager– Sparringpartner (vraagt om inhoudelijke input, fundamenteel onderdeel team)

• Met goede kwaliteiten als netwerker

4 februari 2013

Workshop NVD 29

We zien in de “stille revolutie” dus een transitie van:

Secretaresse (uitvoering) New Assistant (regie)

Ben jij de secretaresse van de 21ste eeuw?!

4 februari 2013

Workshop NVD 30

Agenda




• Workshop 1: gevolgen van trends & ontwikkelingenontwikkelingen



4 februari 2013

Workshop NVD 31

Workshop 1: Gevolgen van deze trends & ontwikkelingen

• Wat herken je van deze trends & ontwikkelingen (in jouw functie)?

• Welke andere trends & ontwikkelingen signaleer je?

• Hoe is jouw werk veranderd in de afgelopen jaren?

4 februari 2013

Workshop NVD 32

Agenda







4 februari 2013

Workshop NVD 33

Workshop 2: Kansen en bedreigingen(30 min)

• Groepsopdracht

• Breng samen in kaart:– Wat zijn de 3 belangrijkste kansen voor jou als secretaresse?– Wat zijn de 3 belangrijkste bedreigingen?

• 15 minuten brainstormen– 1 notulist aanwijzen

• Daarna plenaire terugkoppeling – 1 presentator aanwijzen

4 februari 2013

Workshop NVD 34

Agenda







4 februari 2013

Workshop NVD 35

Workshop 3: Hoe omgaan met deze kansen en bedreigingen?(30 min)

• Groepsopdracht

• Breng samen in kaart:– Hoe je het beste kunt omgaan met de verschillende kansen en bedreigingen– Wat kun je zelf doen?– Waar heb je anderen bij nodig?

• 15 minuten brainstormen– 1 notulist aanwijzen

• Daarna plenaire terugkoppeling– 1 presentator aanwijzen

4 februari 2013

Workshop NVD 36

Neem gerust contact met ons op. Wij helpen jou graag!

Voor:• Een leuke nieuwe passende baan

• Advies over:– CV & motivatiebrief opstellen– Sollicitatiegesprek – Presenteren– Netwerken – Omgaan met sociale media

• Vinden van een nieuwe collega

• Een luisterend oor

Nathalie Haans• [email protected]• 020-6888499• www.zijmaakthetverschil.nl

Ellen Blom• [email protected]• 020-6888499• www.zijmaakthetverschil.nl

4 februari 2013

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

https://mail.google.com/mail/?ui=2&ik=fd965d7b79&view=att&th=13c7bab96c7717d7&attid=0.1&disp=inline&safe=1&zw

Workshop NVD 37

Dank voor jullie aandacht!

Tijd voor de borrel!

4 februari 2013

Nieuwjaarsborrel - 4 februari 2013 Nederlandse Vereniging voor Directiesecretaressen Workshop ZIJ De...

Documents

Transcript of Nieuwjaarsborrel - 4 februari 2013 Nederlandse Vereniging voor Directiesecretaressen Workshop ZIJ De...