Arbocatalogus Gezond verbond,

thema software

30 juni 2015

Opdrachtgever: Verbond van Verzekeraars

Contactpersoon: mr. R.A.C. Blijlevens, Verbond van Verzekeraars Auteur: Huub Pennock, De Goede Praktijk Laatste aanpassing: 29 juni 2015

Inhoud

Software .................................................................................................................................................. 3

Doe de Verbetercheck Software ......................................................................................................... 3

Verbetercheck Software werknemer .................................................................................................. 3

Verbetercheck Software voor leidinggevenden .................................................................................. 4

Handleiding Verbetercheck in teams .................................................................................................. 6

Overzicht van alle oplossingen voor software ...................................................................................... 12

Ontwikkeling gebruiksvriendelijke software ..................................................................................... 13

Beoordeling gebruiksvriendelijkheid software ................................................................................. 14

Gebruik van sneltoetsen.................................................................................................................... 16

Gebruik van pauzesoftware .............................................................................................................. 18

Software Bij beeldschermwerk wordt gebruikgemaakt van software. De manier waarop de software is gebouwd en

wordt gebruikt, heeft grote invloed op enerzijds de productiviteit en kwaliteit van het werk en anderzijds op

het ontstaan van RSI/CANS en ongezond hoge werkdruk.

Software die goed is afgestemd op de gebruikers draagt ertoe bij dat zij hun werk efficiënt en zonder

gezondheidsrisico’s verrichten.

Er zijn vier manieren om software af te stemmen op de gebruiker:

1. software (her)ontwerpen;

2. bestaande software beoordelen;

3. gebruik van sneltoetsen stimuleren;

4. pauzesoftware gebruiken.

Doe de Verbetercheck Software De verbetercheck bestaat uit vier vragen, die met ja of nee beantwoord kunnen worden. Iedere vraag is

gekoppeld aan een oplossing. Door het doen van de verbetercheck komen werknemers, leidinggevenden of

teams bij de oplossingen die voor hen van toepassing zijn.

Iedere vraag uit de verbetercheck heeft betrekking op één oplossing uit de arbocatalogus. Van alle vragen

die met NEE worden beantwoord, komen aan het eind van de verbetercheck oplossingen in beeld. Bij

twijfel is het raadzaam voor NEE te kiezen, om te voorkomen dat een belangrijke oplossing gemist wordt.

Bij vragen voor situaties die niet van toepassing zijn, kan N.V.T. worden ingevuld.

Er zijn twee versies van de verbetercheck:

voor werknemers;

voor leidinggevenden.

De verbetercheck voor werknemers is ook bruikbaar voor een heel team. Zie daarvoor de handleiding

verbetercheck in een team.

Verbetercheck Software werknemer

Worden jij of een van je collega's betrokken bij het ontwerp van nieuwe software?

Nee

N.v.t.

Ja Veel organisaties in het verzekeringswezen werken met door hen zelf ontwikkelde of op maat gemaakte

software (computerprogramma’s). Bij het ontwikkelen van dergelijke nieuwe software is het van groot

belang die af te stemmen op de taak en de gebruiker. Dit vergroot de gebruiksvriendelijkheid en de

productiviteit en maakt het werk minder belastend.

Ga naar de oplossing Ontwikkeling gebruiksvriendelijke software

Is de software waarmee jij en je collega's werken gebruiksvriendelijk?

Nee

N.v.t.

Ja Software is vaak nog gebruiksvriendelijker te maken. Bij het in kaart brengen van mogelijkheden voor

verbetering kan gebruik worden gemaakt van checklisten, instrumenten en advies van deskundigen. Op

basis van de informatie die dit oplevert zijn gestructureerde verbeteringen mogelijk.

Ga naar de oplossing Beoordeling gebruiksvriendelijkheid software

Gebruik je regelmatig sneltoetsen (in plaats van de muis)?

Nee

N.v.t.

Ja Sneltoetsen zijn toetscombinaties op het toetsenbord waarmee functies in de software verkort worden

geactiveerd. Door sneltoetsen te gebruiken, zijn minder handelingen nodig en kun je sneller werken. Ook is

deze manier van werken fysiek minder belastend dan werken met de muis.

Ga naar de oplossing Gebruik van sneltoetsen

Gebruik je pauzesoftware tijdens het uitvoeren van beeldschermwerk?

Nee

N.v.t.

Ja

Verbetercheck Software voor leidinggevenden

Worden jij en je werknemers betrokken bij het ontwerp van nieuwe software?

Nee

N.v.t.

Ja Veel organisaties in het verzekeringswezen werken met door hen zelf ontwikkelde of op maat gemaakte

software (computerprogramma’s). Bij het ontwikkelen van dergelijke nieuwe software is het van groot

belang die af te stemmen op de taak en de gebruiker. Dit vergroot de gebruiksvriendelijkheid en de

productiviteit en maakt het werk minder belastend.

Ga naar de oplossing Ontwikkeling gebruiksvriendelijke software

Is de software waarmee jij en de werknemers in je team werken

gebruiksvriendelijk?

Nee

N.v.t.

Ja Software is vaak nog gebruiksvriendelijker te maken. Bij het in kaart brengen van mogelijkheden voor

verbetering kan gebruik worden gemaakt van checklisten, instrumenten en advies van deskundigen. Op

basis van de informatie die dit oplevert zijn gestructureerde verbeteringen mogelijk.

Ga naar de oplossing Beoordeling gebruiksvriendelijkheid software

Gebruiken jij en je werknemers regelmatig sneltoetsen (in plaats van de muis)?

Nee

N.v.t.

Ja Sneltoetsen zijn toetscombinaties op het toetsenbord waarmee functies in de software verkort worden

geactiveerd. Door sneltoetsen te gebruiken, zijn minder handelingen nodig en kun je sneller werken. Ook is

deze manier van werken fysiek minder belastend dan werken met de muis.

Ga naar de oplossing Gebruik van sneltoetsen

Gebruiken jij en de werknemers in je team pauzesoftware tijdens beeldschermwerk?

Nee

N.v.t.

Ja

Handleiding Verbetercheck in teams

Praktisch hulpmiddel om de Verbetercheck in een team toe te passen

22 maart 2011 Betrokken partijen:

Teksten en advies: Huub Pennock en Alex van der Wal

Inleiding De verbetercheck voert individuele werknemers en leidinggevenden door het beantwoorden van een aantal vragen naar oplossingen in de arbocatalogus die passen bij hun werksituatie. Oplossingen die niet relevant zijn worden zo achterwege gelaten. De verbetercheck is ook toe te passen in een team. Deze handleiding geeft aan hoe dit in zijn werk gaat. Bij de uitvoering in een team is het aan te bevelen de uitvoering te laten ondersteunen door een procesbegeleider (arboprofessional, arbocoördinator, P&O-adviseur, externe procesbegeleider, of collega-leidinggevende).

Tips voor leidinggevende Als leidinggevende kun je de 'verbetercheck voor leidinggevende' zelf doen om een beeld te krijgen van de aanknopingspunten voor verbetering in je team. Een volgende stap is de verbetercheck met je team in te vullen. Zo krijg je ook zicht op de ervaringen en meningen van je teamleden. Kijken zij er wellicht anders tegen aan? Je vergroot zo het draagvlak voor invoering van oplossingen, waardoor je ze vaak ook sneller in de praktijk kunt brengen.

Overweeg je te laten ondersteunen bij de uitvoering van de verbetercheck. Je bent zelf ook teamlid. Als een niet-teamlid de verbetercheck begeleidt, voorkom je dat je rol van teamlid botst met die van procesbegeleider.

Wie kun je vragen voor ondersteuning? - arbocoördinator of arboprofessional; - P&O-adviseur; - collega-leidinggevende, - externe procesbegeleider.

Inhoudelijke kennis van arbo is voor de keuze van een procesbegeleider geen must; veel belangrijker is ervaring in het begeleiden van teams.

Tips voor procesbegeleider Vaak is het de leidinggevende die met een verbetercheck aan de slag gaat in zijn team. Daarbij kan hij zich laten ondersteunen door een externe partij. Neem jij die rol op je, dan kun je deze handleiding gebruiken als spoorboekje en inspiratiebron voor effectieve en inspirerende bijeenkomsten. Als ‘hulp van buiten’ ….

stimuleer je dat alle leden van het team voldoende inbreng hebben tijdens de verbetercheck. Denkt en praat iedereen voldoende mee?

vat je zo nu en dan het gesprek samen;

stel je vaker vragen naar het belang dat iemand heeft (‘waarom wil je dat…?’);

vraag je ook eens naar feiten;

beslis je niet over de keuzes. Zorg wel dat de gekozen oplossingen voldoende draagvlak hebben;

ondersteun je de leidinggevende. Door jouw ondersteuning kan hij of zij onderdeel van het team zijn. Zo voorkom je dat zijn of haar rol als teamlid botst met die van procesbegeleider.

Met een team bedoelen we een groep van medewerkers die ongeveer hetzelfde soort werk

doen en gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor een bepaald resultaat. Het is niet altijd hetzelfde als een afdeling. In een afdeling werken soms verschillende teams. De kans op procesverstoringen is groot als de groep deelnemers te veel verschillen vertonen ten opzichte van elkaar in werkzaamheden, verantwoordelijkheden/bevoegdheden of partijen waarmee moet worden samengewerkt. De verbeterpunten worden dan onvoldoende gelijk ervaren én er is vaak te weinig draagvlak voor gezamenlijke actiepunten. Hou de groepen dus liever kleiner en heterogeen.

Stappenplan

De teamaanpak bestaat uit zeven overzichtelijke stappen:

1. Invullen van verbetercheck;

2. Rangschikken;

3. Prioriteren;

4. Kiezen;

5. Maken van actieplan met afspraken;

6. Uitvoeren van de gekozen oplossingen;

7. Evaluatie (eventueel gevolgd door stap 1).

Stap 1: Invullen verbetercheck Duur: ongeveer 15 minuten inclusief doelstelling en programma doornemen.

Kies een arbeidsrisico waar je mee aan de slag gaat (bijvoorbeeld werkdruk of beeldschermwerk). Nodig de deelnemers uit voor een bijeenkomst. Geef aan dat het de bedoeling is om met het team te komen tot een top drie van oplossingen uit de catalogus voor het gekozen arbeidsrisico. Laat de deelnemers de verbetercheck van tevoren invullen, of doe dat aan het begin van de bijeenkomst.

Tips: Als er een procesbegeleider is die (nog) niet alle deelnemers kent, doe dan een kort

kennismakingsrondje. (duur max. 3 minuten per deelnemer * aantal deelnemers). Leuke variant is dan dat iedereen zijn/haar buurman voorstelt aan de hand van: wat is zijn/haar naam, wat is de functie, lang of kort bij de zaak én waar is de andere goed in (talent) en wat kan ik nog van haar leren? Het geeft een hele dynamische start met veel positieve energie (het zijn eigenlijk allemaal complimenten die ze elkaar geven). Procesbegeleider noteert de uitspraken tijdens de kennismakingsronde per deelnemer op een flip-over. Zo leg je de complimenten vast én de leerpunten.

Als je met het thema werkdruk aan de gang gaat is er een ‘kant-en-klare’ presentatie beschikbaar met adviezen aan de presentator/procesbegeleider in de notitievelden. Deze presentatie plaatst werkdruk in het juiste perspectief en stimuleert de deelnemers in hun eigen ‘Cirkel van invloed’ te gaan staan. Duur is ongeveer 30 minuten extra.

Gebruik bij een teamaanpak een papieren versie van de verbetercheck. Die kun je printen via de website in een pdf-formaat.

Laat de deelnemers de check in stilte invullen om te voorkomen dat bij het invullen al discussie plaatsvindt. Het gaat hier immers nog niet over de gezamenlijke beeldvorming, maar over het verzamelen van individuele meningen.

Stap 2: Rangschikken Duur: 15 minuten

Schrijf van tevoren de nummers van de vragen op de flip-over.

Geef aan wat het doel is van deze stap: rangschikken van verbeterpunten uit de check om straks te komen tot een top drie van verbeterpunten voor het gekozen arbeidsrisico.

De begeleider laat handen opsteken voor elke vraag door iedereen die nee heeft geantwoord.

Iedere nee is een turf. Begeleider noteert turven op flipover.

Stap 3: Prioriteren Duur: 30 minuten

Stel vast welke drie verbeterpunten het meest voorkomen. Dit zijn de verbeterpunten die in het team waarschijnlijk het meest leven om mee aan de slag te gaan.

Tips voor verdieping:

Als iedereen een streepje bij een verbeterpunt heeft is het duidelijk dat daar een verbetermogelijkheid zit. Maar wat als niet iedereen dat streepje heeft gezet? Dan is het zinvol om daar even bij stil te staan. Vraag dan bijvoorbeeld na:

- wat maakt dat sommigen deze knelpunten niet hebben aangegeven. Zien zij daar geen knelpunt of gaan zij er ‘handig’ mee om?

- of de anderen daar wat van kunnen leren, ofwel: ligt daar al een gedeelte van de oplossing?

Wie mist in de top drie die nu ontstaat een verbeterpunt dat volgens hem of haar veel belangrijker is dan de top drie? Geef in dat geval die persoon kort de tijd om de anderen te informeren over zijn of haar visie. Daarna kunnen mensen hun score eventueel nog aanpassen en kun je opnieuw kijken of de top drie zo blijft of is veranderd. Hierdoor voorkom je dat puur op statistische gronden punten worden opgepakt die eigenlijk niet het belangrijkste knelpunt aanpakken.

Check of de ernst van het verbeterpunt hoog genoeg is. Soms wordt een punt wel door bijna iedereen genoemd maar ‘accepteert’ iedereen dat punt gewoon. Bijvoorbeeld: veel gestoord worden is op de ‘klantenservice’ gewoon onderdeel van het werk. Er is dan soms helemaal geen draagvlak voor verandering bij de teams. Dus een nee, betekent niet altijd draagvlak om het punt aan te pakken. Check dat eerst!

Stel over de top drie vragen om te checken wat deelnemers met hun nee bedoelen. Zo krijgen de andere deelnemers zicht op elkaars beleving.

Stap 4: Kiezen van concrete maatregelen Duur: Ongeveer 40 minuten per verbeterpunt In de arbocatalogus staan tips die je kunt gebruiken in je team. Voor elk knelpunt zijn er suggesties. Maar wellicht zijn er ook andere maatregelen te bedenken die in het team veel beter gaan werken. Aanpakken van arbeidsomstandigheden is ten slotte maatwerk.

Een methode om de catalogus te combineren met eigen maatregelen.

1. Kies één verbeterpunt uit de top drie. 2. Iedereen leest de maatregelen in de arbocatalogus die bij dit punt horen. 3. Laat iedereen voor zich vijf minuten in steekwoorden zo veel mogelijk ideeën opschrijven die voor

dit onderwerp kunnen gaan helpen. Deelnemers schrijven kernwoorden – geen zinnen! – op geeltjes, bijvoorbeeld ‘Ideeënbus invoeren’, ‘Exitgesprekken uitvoeren’ of 'Voorlichting laten geven'.

4. De begeleider verzamelt de geeltjes en plakt ze één voor één op de muur of een stuk papier. Sorteer de geeltjes in vier groepen:

wat kan elders in de organisatie gedaan worden?

wat kun je als team doen?

wat kun je als medewerker doen?

Wat kan je als leidinggevende doen? Plak geeltjes met gelijke ideeën bij of op elkaar;

5. Spreek af wat je met de ideeën voor elders in de organisatie gaat doen (bijvoorbeeld: de leidinggevende of P&O-adviseur / arboprofessional gaat hierover gesprekken voeren met… )

6. Spreek af wat de werknemers gaan doen met de ideeën die ze voor zichzelf hebben genoteerd (bijvoorbeeld: uitwerken in een eigen actieplan, waarbij ze ondersteuning kunnen krijgen van de leidinggevende / arboprofessional / P&O-er etc).

7. Ga verder aan de slag met de teamoplossingen: kies er één idee eruit. Dit kan door erover te stemmen of door de keuze aan één teamlid over te laten.

8. Maak dat idee concreet: wat kun je doen in het team, wie gaat wat doen om er voor te zorgen dat het idee wordt uitgevoerd en wanneer is dat af? Hier is ook ruimte voor discussie en worden voorlopige keuzes gemaakt over de uitvoering. Het resultaat van deze stap vormt de basis voor het actieplan.

Doe stap 7 en 8 voor meerdere of alle ideeën die het team heeft ontwikkeld.

9. Als je zo meerdere ideeën hebt uitgewerkt, vraag dan één teamlid, die dit tot een actieplan uitwerkt (zie verder stap 5).

Tips:

De grootste valkuil bij deze methode is dat per idee bij punt 4 al discussie ontstaat. Probeer dit te voorkomen. Als bij de geeltjessessie een begrip niet duidelijk is, vraag dan om verduidelijking aan de inzender. Discussie vindt pas plaats bij punt 8.

Als er bij het geeltjesproces toch pittige punten tot debat zijn, parkeer die dan. Schrijf ze bijvoorbeeld op een ‘parkeerflap’, zodat het voor iedereen duidelijk is dat ze nog aan bod komen. Bespreek die parkeerpunten later of een volgende keer.

Stap 5: Maak een actieplan met afspraken en bespreek dit in het team

Dit kan in of buiten de meeting. Binnen de meeting reserveer je ongeveer 30 minuten voor het concreet maken van de acties per verbeterpunt.

Beschrijf de kern van de maatregel of oplossing;

Benoem acties die uitgevoerd gaan worden; maak de acties SMART:

◦ Specifiek

◦ Meetbaar

◦ Acceptabel

◦ Realistisch

◦ Tijdgebonden, dus geef per actie aan wanneer die wordt uitgevoerd;

Benoem per actie wie daar verantwoordelijk voor is; Als de actieplannen per verbeterpunt na de meeting (door groepjes) worden uitgewerkt, spreek dan af wanneer ze worden besproken in het teamwerkoverleg, of plan een aparte vergadering om alle actieplannen te bespreken.

Tip:

Geef bij het bespreken van het actieplan ook ruimte voor discussie. Realiseer je dat het effect van een actie de combinatie is van de kwaliteit van de actie en de acceptatie. Start bij voorkeur met een oplossing:

die snel een zichtbaar effect heeft;

die het grootste draagvlak onder de werknemers heeft. Dit verhoogt de acceptatie en stimuleert vervolgacties.

Stap 6: Uitvoeren van de gekozen maatregelen en oplossingen Houd een vinger aan de pols:

Ga na of de teamleden nog op de goede weg zijn;

Zie je al resultaten, die eventueel gevierd kunnen worden?

Controleer of de planning nog klopt en stel deze eventueel bij.

Stap 7: Evaluatie (eventueel gevolgd door stap 1) Heeft de maatregel of oplossing het gewenste effect veroorzaakt? Is het doel bereikt? Kijk nog eens goed wat afgesproken is in het actieplan en leg de resultaten daarnaast.

Een conceptprogramma voor de verbetercheck voor werkdruk

1 kan er dan als volgt

uitzien: 08.30 Start: Introductie van het programma en doel van de meeting 08.35 Iedereen kort voorstellen aan procesbegeleider 09.00 Presentatie over Werkdruk en Werkplezier (zie aparte presentatie) 09.30 Invullen 1 verbetercheck 09.40 Turven en Prioriteren: (Keuze voor 2 verbeterpunten) 10.10 Pauze 10.25 Concrete maatregelen bedenken voor Verbeterpunt met prioriteit 1 en clusteren 10.55 Kiezen meest aansprekende maatregel. 11.00 Vertalen maatregel naar Smart Acties. 11.30 Concrete maatregelen bedenken voor Verbeterpunt met prioriteit 2 en clusteren 12.00 Kiezen meest aansprekende maatregel. 12.05 Vertalen maatregel naar Smart acties 12.30 Evaluatie (kort rondje) 12.45 Afsluiting Als het voorstellen en de presentatie achterwege blijven kunnen er drie verbeterpunten worden

opgepakt. Als er meer punten belangrijk genoeg zijn, zijn er meer dan één sessie nodig.

1 Ontwikkelt en getest in de praktijk bij Legal & General.

Overzicht van alle oplossingen voor software

Niveau Oplossingen

Ontwerp Ontwikkeling gebruiksvriendelijke software

Beoordeling gebruiksvriendelijkheid software

Gedrag Gebruik van sneltoetsen

Gebruik van pauzesoftware

Ontwikkeling gebruiksvriendelijke software Veel organisaties in het verzekeringswezen werken met door hen zelf ontwikkelde of op maat gemaakte

software (computerprogramma’s). Bij het ontwikkelen van dergelijke nieuwe software is het van groot

belang deze af te stemmen op zowel de taak als de gebruiker. Dit vergroot de gebruiksvriendelijkheid en de

productiviteit en maakt het werk minder belastend. Deze positieve effecten kunnen vaak betrekkelijk

eenvoudig bereikt worden door een aantal praktische basisprincipes te hanteren. ICT’ers en ontwikkelaars

van software kunnen hiervoor extra scholing volgen.

Arbo-effecten Goed ontworpen, gebruiksvriendelijke software zorgt ervoor dat werknemers hun taken prettiger,

effectiever en met minder ergernis kunnen uitvoeren. Dergelijke software:

voorkomt onnodige mentale belasting door:

o een verminderd beroep op het geheugen van de gebruiker;

o het wegnemen van onzekerheid bij de gebruiker over de taakuitvoer;

o een op de werknemer aangepaste complexiteit;

o betere presentatie van de informatie.

voorkomt RSI/CANS-klachten door terugdringing van het aantal muis- en toetsenbordhandelingen.

Winstpunten en investeringen Winstpunten

Door software gebruiksvriendelijk te (laten) ontwerpen wordt de productiviteit verhoogd.

Investeringen

Het gebruiksvriendelijk ontwerpen van software hoeft geen extra tijd en geld te kosten als de

ontwikkelaars eenmaal beschikken over de vereiste kennis en die direct in het ontwerptraject

kunnen toepassen.

In het begintraject is wel extra tijd nodig voor afstemming met de latere gebruikers. Dit nadeel

wordt gecompenseerd doordat het concept van het product beter aansluit bij hun wensen. Hierdoor

zijn achteraf minder aanpassingen nodig.

Het kan nodig zijn om ontwikkelaars van software een cursus mens-computerinteractie te laten

volgen. In de regel is een tweedaagse cursus hiervoor afdoende. De kosten hiervan bedragen

ongeveer € 800.

Wettelijke eisen De software die werknemers gebruiken bij het verrichten van beeldschermwerk voldoet aan ergonomische

eisen.

De software is aangepast aan de te verrichten taak.

De software is gemakkelijk te gebruiken en aan te passen aan het kennis- en ervaringsniveau van

de gebruiker.

De software verschaft de gebruiker gegevens over de werking ervan.

De software maakt informatie zichtbaar in een vorm en een tempo die zijn aangepast aan de

gebruiker.

Wensen

Softwareontwikkelaars zijn geschoold op het gebied van gebruiksvriendelijk ontwerpen. Het ontwerp van

de software maakt het gebruik van sneltoetsen mogelijk.

Tips Onderstaande tips helpen bij het gebruiksvriendelijk ontwerpen van software

Voor teams en leidinggevenden

Als een afdeling zelf invloed kan uitoefenen op de aankoop of ontwikkeling van software, is het verstandig

te letten op het volgende:

Maak vóór aankoop van nieuwe software een lijst met minimale eisen en wensen. Bespreek deze

lijst met de ICT-verantwoordelijken, zodat zij hier bij hun aankoop- of ontwerpkeuze gebruik van

kunnen maken.

Maak afspraken met de ICT-verantwoordelijken over een gebruikersonderzoek voordat zij de

software aanschaffen. Dit onderzoek moet uitwijzen of de software aansluit bij en aangepast kan

worden aan de taken en wensen van werknemers.

Maak bij het (laten) ontwerpen van nieuwe software afspraken over het beoordelen van een eerste

ontwerp, zodat tussentijds bijsturen mogelijk is. Stel uit de groep toekomstige gebruikers een

testpanel samen dat de nieuwe software test op gebruikersvriendelijkheid.

Voor arboprofessionals

Voor de binnenkant (dat wat de software kan) gelden andere eisen dan voor de buitenkant (de user-

interface). De binnenkant kan gerust heel technisch zijn, maar bij de buitenkant moet gebruiksvriendelijk

voorop staan. Vraag aan de ontwerper van de userinterface of hier specialisten op dit terrein bij zijn of

worden betrokken. Gaat het om een nieuw ontwerp of aanpassing van bestaande software, werk dan met

gebruikerstesten om dan eindgebruikers tussentijds bij het ontwerpproces te betrekken.

Voor or’en

Spreek met de leidinggevende af dat nieuwe software vóór aankoop of ontwerp standaard wordt getest op

gebruiksvriendelijkheid.

Extra info

Ergonomische eisen voor het gebruikersvriendelijk ontwerpen van software staan vermeld in de

norm ISO 9241. In deel 10 staan de kenmerken voor een goede dialoog tussen software en

gebruiker.

Een cursus/workshop mens-computerinteractie voor ICT’ers leert ontwerpers en inkopers van

software:

o te bepalen hoe gebruiksvriendelijke schermen eruit zien;

o vast te stellen welke informatie voor de gebruiker van belang is;

o te bepalen hoe een dialoog tussen software en gebruiker de taakuitvoering ondersteunt;het

daadwerkelijk bouwen van de schermen en dialogen.

o De Stichting Ergonomie Opleidingen Nederland geeft dergelijke workshops.

Er bestaat een actieve Nederlandse vereniging van mensen met een professionele belangstelling

voor mens-computerinteractie: CHI-Nederland (CHI staat voor Computer-Human-Interaction).

Beoordeling gebruiksvriendelijkheid software Werknemers in de verzekeringsbranche zijn in hun dagelijks werk veelvuldig met computers in de weer.

De hierbij gebruikte software (computerprogramma’s) heeft tot doel het werk sneller en gemakkelijker te

maken. Deze doelen zijn moeilijker te bereiken naarmate de processen complexer worden en meer

werknemers van de software gebruikmaken. Software is vaak nog gebruiksvriendelijker te maken. Zulke

verbeteringen maken computerwerkzaamheden gezonder en zorgen voor een hogere productiviteit. Bij het

in kaart brengen van mogelijkheden voor verbetering kan gebruik worden gemaakt van checklisten,

instrumenten en advies van deskundigen. Op basis van de informatie die dit oplevert zijn gestructureerde

verbeteringen mogelijk.

Arbo-effecten Door de gebruiksvriendelijkheid van software te verbeteren worden de volgende positieve effecten bereikt:

minder irritatie bij de gebruikers en kleinere kans op fouten;

gebruikers zijn in staat prettiger en sneller te werken;

kleinere kans op RSI/CANS en op ongezond hoge werkdruk.

Winstpunten en investeringen Winstpunten

Door bestaande software te verbeteren:

verbetert de kwaliteit van de dienstverlening, omdat u binnen het werkproces meer tijd gecreëert

wordt voor kwalitatieve onderdelen van het werk;

kunnen gebruikers hun productiviteit verhogen;

is er een kleinere kans op RSI/CANS, een hoge werkdruk en het bijbehorende ziekteverzuim.

Investeringen

De investeringen die nodig zijn voor het beoordelen en het aanpassen van software variëren sterk: er zijn

korte vragenlijsten die de gebruiker zelf kan invullen. Deze lijsten zijn in de praktijk alleen geschikt voor

een eerste check of het beoordelen van zeer eenvoudige software.

De kosten van een usability scan door een deskundige beginnen ongeveer bij € 2.000.

Verder is de omvang van de investeringen bij het doorvoeren van verbeteringen uiteraard sterk afhankelijk

van het soort aanpassingen.

De organisatie kan de kosten sneller terugverdienen naarmate het aantal gebruikers groter is.

Wettelijke eisen Software dient aan de volgende ergonomische eisen te voldoen:

De software is aangepast aan de te verrichten taak.

De software is gemakkelijk te gebruiken en aan te passen aan het kennis- en ervaringsniveau van

de gebruiker.

De software verschaft de gebruiker gegevens over de werking ervan.

De software maakt informatie zichtbaar in een vorm en een tempo die zijn aangepast aan de

gebruiker.

Aanbevelingen Bij een verbetertraject voor het verbeteren van bestaande software is het wenselijk dat:

meerdere gebruikers(groepen) betrokken worden bij de beoordeling;

gebruikers, de ICT-verantwoordelijken én het lijnmanagement direct betrokken wordenbij het

verbetertraject, zodat er in de organisatie voldoende draagvlak aanwezig is om verbeteringen ook

daadwerkelijk door te voeren.

Tips Voor werknemers

Software is eenvoudig en snel zelf te beoordelen via een quickscan.

Het gebruiksvriendelijk maken van software van Microsoft (Word en Excel) is eenvoudig door

standaard sneltoetsen en/of zelf in te stellen sneltoetsen te gebruiken. Zie hiervoor ook de

oplossing gebruik van sneltoetsen.

Voor leidinggevenden

Maak afspraken met de ICT-afdeling zodat die na beoordeling van de software ook daadwerkelijk

eventuele verbeteringen kan doorvoeren.

Betrek de gebruikers bij het beoordelen van de software. Zo ontstaat er meteen voldoende

draagvlak voor het aanbrengen van verbeteringen.

Extra info Het beoordelen van software op gebruiksvriendelijkheid kan op verschillende manieren. De onderstaande

mogelijkheden beginnen bij snelle, gemakkelijke en goedkope mogelijkheden en eindigen bij uitgebreide,

kwalitatief hoogstaande maar daarom tevens moeilijker en kostbaardere oplossingen.

Een eenvoudige, zeer snelle manier is het door de gebruikers laten invullen van een checklist

usability. De uitkomsten geven een eerste grove indicatie van de gebruikersvriendelijkheid.

Laat een deskundige een quickscan uitvoeren. Dit kost doorgaans 1 à 2 dagen. Klik hier voor meer

informatie.

Een uitgebreidere methode om software ergonomisch te beoordelen is ‘Scoren met software’. Een

beschrijving van dit instrument is te vinden op ergobalans.nl. Wie zelf met deze methode aan de

slag wil gaan, kan een cursus van één dag volgen via Stichting Ergonomie Opleidingen Nederland

(EON).

Zogeheten usability experts kunnen grotere en/of ingewikkelde softwarepakketten beoordelen.

Grote verzekeraars hebben deze specialisten wellicht zelf in huis. Bedrijven als Ergo-balans, ErgoS

en vhp human performance kunnen hierbij ondersteunen.

Best practice Bij een zorgverzekeraar is de methode ‘scoren met software’ succesvol toegepast. Klik hier

voor beschrijving van de pilot.

Gebruik van sneltoetsen Sneltoetsen zijn toetscombinaties op het toetsenbord waarmee functies in de software

(computerprogramma’s) verkort worden geactiveerd. Door sneltoetsen te gebruiken, zijn minder

handelingen nodig en kunnen medewerkers sneller werken. Ook is deze manier van werken fysiek minder

belastend dan werken met de muis. Onnodig hoge werkdruk en RSI/CANS-klachten behoren hiermee tot

het verleden.

Ga direct naar de lijst met sneltoetsen.

Arbo-effecten Door gebruik te maken van sneltoetsen:

verloopt het invoeren van gegevens directer en sneller;

neemt de kans op klachten als RSI/CANS af;

vermindert de werkdruk door tijdswinst.

Winstpunten en investeringen Winstpunten

Doordat werken met het toetsenbord sneller gaat, ontstaat tijdwinst. Dit kan oplopen tot tientallen

procenten.

Doordat de kans op RSI/CANS-klachten kleiner wordt, hebben werknemers minder kans om ziek

uit te vallen. Dit werkt kostenbesparend.

Investeringen

Training van het gebruik van sneltoetsen kost tijd. Een cursus volgen kan ook. Dit vraagt om een

financiële – meestal snel terugverdiende – investering.

Wettelijke eisen De software die werknemers gebruiken voldoet aan ergonomische eisen, is aangepast aan de te verrichten

taak en is gemakkelijk te gebruiken.

Aanbevelingen

Iedereen die meer dan 2 uur per dag aan het beeldscherm werkt, gebruikt waar mogelijk

sneltoetsen.

Als werknemers bedrijfseigen software gebruiken, is het handig als deze zodanig is ontwikkeld dat

het gebruik van sneltoetsen overal en consequent mogelijk is.

Als het bedrijf software koopt, is het belangrijk dat die software de mogelijkheid biedt sneltoetsen

overal en consequent te gebruiken.

Als werknemers regelmatig veel sneltoetsen gebruiken, is het raadzaam hun een gerichte training

aan te bieden.

Tips Onderstaande tips helpen om het gebruik van sneltoetsen te stimuleren.

Voor werknemers

Maak een lijstje van vaak verrichte muishandelingen die ook met het toetsenbord uit te voeren zijn.

Start met het uitproberen van enkele van deze sneltoetsen. Maak er een gewoonte van ze te

gebruiken. Breid de lijst met sneltoetsen langzaam uit.

Om zicht te krijgen op de meest voorkomende sneltoetsen is er de lijst met sneltoetsen voor de

meest gebruikte programma’s.

Bij gebruik van de meeste sneltoetsen zijn beide handen nodig. Doe dit ook zo veel mogelijk voor

een goede verdeling van de lichamelijke belasting.

Programmeer eventueel zelf sneltoetsen voor veelgebruikte symbolen. Dat werkt veel sneller.

Voor het gebruik van sneltoetsen is een QWERTY-toetsenbord met een snelmenutoets en een

Windows-toets het handigst. Deze toetsen bevinden zich rechts en links naast de Alt-toetsen.

Voor leidinggevenden

Geef werknemers informatie over het gebruik van sneltoetsen. Verwacht echter niet dat het

uitdelen van een lijst met sneltoetsfuncties afdoende is. Werknemers zijn gewend handelingen met

de muis te doen en dat verandert niet vanzelf. Het geven van gerichte training en/of coaching werkt

doorgaans veel beter.

Geef werknemers de tijd om zich zoveel mogelijk sneltoetsfuncties eigen te maken. Hiervoor

bestaan verschillende hulpmiddelen, zoals de Ergobar®. De Ergobar is een liniaal die de meest

gebruikte en handige sneltoetscombinaties weergeeft.

Geef zelf het goede voorbeeld: gebruik zoveel mogelijk sneltoetsen.

Zijn er coaches/mentoren op de werkvloer? Overweeg dan om die ook te laten coachen op het

gebruik van sneltoetsen.

Extra info

Er zijn diverse websites met en lijst waar in veel voorkomende sneltoetsen staan beschreven, zowel

voor Microsoft als voor Mac. Gebruik hiervoor de volgende links:

o Sneltoetsen voor MS Windows op sneltoetsen.com of ergobar;

o Sneltoetsen voor Mac;

AltMOUSE is een efficiency software tool die computergebruikers ‘on the job’ helpt bij het

realiseren van tijdwinst en werkcomfort door te wijzen op het gebruik van sneltoetsen.

Heeft het bedrijf eigen software? Ga dan na welke sneltoetsen binnen dit programma te gebruiken

zijn. Maak een lijst en verspreid die onder de werknemers.

Om werknemers te motiveren sneltoetsen daadwerkelijk te gebruiken, is het ondervinden van de

voordelen en tijdswinst ervan noodzakelijk. Dit kan het beste door een training te volgen. De

mogelijkheden zijn:

o voor het aanleren van de meest gebruikte sneltoetsen en het zelf programmeren ervan is

een groepstraining op de werkplek het meest effectief;

o voor het aanleren van sneltoetsen voor niet-Microsoft en/of bedrijfseigen software is een

maatwerktraining de juiste optie.

Gebruik van pauzesoftware Fysieke overbelasting door beeldschermwerk is te voorkomen door regelmatig een pauze in te lassen of

ander werk te doen. Pauzesoftware kan daarbij ondersteunen. De software geeft informatie over het aantal

uren beeldschermwerk per dag en doet suggesties voor oefeningen. In de praktijk blijkt dat werknemers

pauzesoftware niet altijd zien als een waardevolle ondersteuning. Sommige mensen vinden het zelfs zeer

irritant. Een bedrijfsbrede invoering van dergelijke software vraagt dan ook om intensieve voorlichting

over de voordelen. Een andere mogelijkheid is om pauzesoftware alleen beschikbaar te stellen aan

werknemers die erom vragen of door klachten de noodzaak voelen om er gebruik van te maken.

Een nieuwe ontwikkeling is de software die niet alleen ondersteunt bij verminderen van fysieke klachten,

maar ook de mentale vermoeidheid meeneemt.

Arbo-effecten Door het aannemen van een andere werkhouding in de pauze verbetert de doorbloeding van nek, schouders

en armen. Dit verkleint de kans op gezondheidsklachten aanzienlijk.

Winstpunten en investeringen Winstpunten

Geregeld wisselen van werkhouding verkleint de kans op gezondheidsklachten die tot verzuim leiden.

Investeringen

Pauzesoftware is verkrijgbaar vanaf 30 euro per licentie. Bekende programma’s zijn:

Ctrl Work, te bestellen via Ergodirect, tel. 036 547 2440 of www.ergodirect.nl.

Workrave, gratis te downloaden, vooral geschikt voor thuisgebruik, www.workrave.com.

Wettelijke eisen Werknemers verrichten niet meer dan 2 uur onafgebroken beeldschermwerk. Daarna doen ze minstens 10

minuten andersoortig werk of, als dat onmogelijk is, houden ze 10 minuten pauze.

Aanbevelingen De leidinggevede stelt werknemers in staat om beeldschermwerk af te wisselen met andersoortig werk.

Werknemers werken niet meer dan zes uur per dag achter een beeldscherm.

Goede pauzesoftware voldoet aan de volgende eisen:

verrekening van werkfactoren (werktijden, werktaken, werkdruk, werkplek en werkgedrag) bij de

beoordeling van het computergebruik. Dus geen beoordeling die uitsluitend is gebaseerd op het

aantal toetsaanslagen of muisbewegingen;

een differentiatie in het muisgebruik naar bewegen van de muis over het scherm, klikken met de

muis, dubbelklikken en slepen. Onderzoek toont namelijk aan dat slepen met de muis meer

belasting geeft dan klikken met of vasthouden van de muis. Ook hebben beeldschermwerkers die

bijvoorbeeld grafisch werk met de muis verrichten meer RSI/CANS-gerelateerde klachten dan

beeldschermwerkers die hoofdzakelijk met het toetsenbord werken;

duidelijke relatie tussen gemiddelde persoonlijke werksnelheid en feedback. Iemand die langer

(duur) en sneller typt of meer muist (intensiteit) zal meer risico lopen op het ontstaan van

RSI/CANS-klachten dan iemand die heel rustig met een vinger het toetsenbord bedient;

rapportage van geregistreerde gegevens, zodat ook achteraf is na te gaan welke factoren de

grootste bijdrage aan de belasting hebben veroorzaakt en nog optimalisering behoeven;

onderscheid in micropauzes (bijvoorbeeld elke vijf minuten twintig seconden een micro break) en

korte rustpauzes (minimaal vijf minuten rustpauze per uur);

oefeningen ter invulling van een micropauze. Bij voorkeur drie soorten oefeningen: actieve

oefeningen (voor goed herstel), rekoefeningen en ontspanningsoefeningen;

toetsing aan de maximale beeldschermtijd van 6 uur;

geschiktheid voor applicaties onder Windows (XP, Vista), UNIX en/of MAC/Apple-systemen;

netwerk-/multi user-versies, waarbij vanaf meerdere werkstations is in te loggen onder een eigen

gebruikersnaam. Ook kan centrale analyse van (geanonimiseerde) data plaatsvinden. Bijvoorbeeld

beeldschermwerktijden in minuten, aantal toetsaanslagen/muiskliks, pauzeregimes, belasting van

bepaalde programmatuur zoals CAD, Excel of PowerPoint.

De volgende aanvullende maatregelen zijn eveneens verstandig:

Verzorg voorlichting om het animo is voor het gebruik van pauzesoftware te vergroten;

Stel de software individueel in op basis van een taakanalyse, klachtenhistorie en wensen van de

werknemer;

Evalueer het gebruik van de pauzesoftware;

Zet de software in bij werknemers die daar om vragen of kampen met beginnende klachten.

Tips Voor werknemers

Neem geregeld micropauzes. Dit zijn korte pauzes op de werkplek van minder dan 30 seconden, waarbij de

doorbloeding zich kan herstellen. Oefeningen als armzwaaien, met de schouders draaien en uitrekken

maken micropauzes nog effectiever. Goede pauzesoftware geeft hiervoor suggesties. Volg deze ook op,

eventueel in groepsverband.

Voor teams en leidinggevenden

Pauzesoftware wordt niet klakkeloos geaccepteerd door werknemers. Sommige mensen vinden het

zeer irritant, omdat ze indruk hebben dat ze acuut moet stoppen met hun werk. Een bedrijfsbrede

invoering van dergelijke software vraagt om intensieve voorlichting over de voordelen.

Een goed alternatief is om pauzesoftware alleen in te zetten voor werknemers die erom vragen of

zich door klachten genoodzaakt voelen om het te gebruiken.

Werknemers met RSI/CANS-klachten zijn extra gemotiveerd om hun gedrag aan te passen en

pauzes in te lassen. Zij kunnen een voorbeeldfunctie vervullen en andere werknemers stimuleren

tot gebruik van pauzesoftware.

Om de acceptatie te vergrootten is het belangrijk te benadrukken dat pauzesoftware alleen als

hulpmiddel voor de werknemer bedoeld is en niet als controlemiddel op bijvoorbeeld werkduur en

werktempo.

Extra info Fysieke overbelasting en gezondheidsklachten zijn ook te voorkomen door vermindering van het aantal

uren beeldschermwerk.

Onderstaande links geven aanvullende informatie over pauzesoftware:

Ctrl Work;

RSI-shield;

MacBreakZ;

Workrave.