40 I Deal! I DECEMBER 2018 I From Experts I

Naam Peter Streefkerk

Functie: trainer en adviseur

Organisatie: Starck Business

Naam: Wim van Eck

Functie: trainer en adviseur

Organisatie: Starck Business

Ook: directeur CRICS

contractmanagementsoftware

DETOEKOMSTVAN CONTRACT-MANAGEMENT

NEMEN NIEUWE TECHNOLOGIEEN HET OVER?

Contractmanagement zit inde lift,maar de waan van de dag regeert. Het isechter juist nu zaak nieuwe technologie-en te omarmen. De contractmanager diedat doet, gaat volgens adviseurs PeterStreefkerk enWimvan Eckeen grotererol in het inkoopproces spelen.

ontractmanagers zijn terughoudendom zich technieken als kunstmatige in-telligentie, blockchain en robotiseringeigen te maken en die te integreren inde dagelijkse activiteiten. Waarschijn-lijk is dat terug te voeren op de drukkedagelijkse werkzaamheden bij het oporde krijgen van de contractmanage-mentfunctie. Daarbij komt dat velendenken dat het niet zo'n vaart zallo-

pen met het veranderen dan wel verdwijnen van de functie en af-deling, omdat zij ervaren dat de organisatie waar zij deel van uit-maken contractmanagement belangrijker gaat vinden en daarook meer tijd en geld in investeert.

Dat contractmanagement gaat veranderen doortechnologische ontwikkelingen, specifiek contract-management-intelligence, dat staat wel vast. Opwelke termijn gat zal gebeuren, is nog niet duidelijk.Of de contractmanagementfunctie gaat verdwij-nen? Wij wagen hier een poging om deze vraag tebeantwoorden.

Twee scenario'sOnder contractmanagement verstaan wij de combi-natie van contractbeheer en prestatiemanagement,waarbij je met behulp van prestatiemanagement deprestaties krijgt die je contractueel bent overeen-gekomen. Leveranciersmanagement gaat een stapverder dan contractmanagement en is gericht opgroei, op meerwaarde uit de relatie halen.

Allereerst staan we kort stil bij de historische con-text en de ontwikkeling van contractmanagementals vakgebied. Vervolgens bespreken we de (nabije)toekomst van het vakgebied aan de hand van tweetechnologisch gedreven scenario's, namelijk roboti-sering en contractmanagement-intelligence op ba-sis van big data.

Beperkte ontwikkelingDe ontwikkeling van de contractmanagementfunc-tie vertoont parallellen met die van de inkoopfunc-tie. Contractmanagement is een relatief jong vak-gebied en ontstaan vanuit de inkoopfunctie. Het

biedt een vergelijkbare ondersteuning als de pri-maire inkoopactiviteiten. Bij veel organisaties vin-den we de activiteiten op het gebied van contract-management dan ook terug binnen inkoop. Hetproces van contractmanagement maakt deel uit vandezelfde verwervingscyclus en kent terugkerendeactiviteiten. Beide vakgebieden kennen een hoogprobleemoplossend vermogen, maar zijn van originewel naar binnen gericht. Ten slotte kenmerkenbeide vakgebieden zich de laatste jaren door eenbeperkt aantal grote ontwikkelingen, wat wordt be-vestigd door de weinige vakliteratuur die verschijnt.

ProfessionaliseringsslagFeitelijk staat het vak contractmanagement nogaan het begin van zijn ontwikkeling. Startte de pro-fessionalisering van inkoop in de jaren 80, de eersteprofessionaliseringsslag op het gebied van con-tractmanagement dateert uit de beginjaren vandeze eeuw. Startpunt was veelal het inrichten van

I Deal! I DECEMBER 2018 I 41

De kans dathet beroep vancontractmanagerin de toekomstverdwijnt doorrobotiseringis 3%

contractbeheer als aanvullende activiteit binnen de inkoopfunc-tie. Door het jeugdige karakter ontbreekt het contractmanage-ment momenteel aan een solide (wetenschappelijk) fundament.Er is geen jarenlang onderzoek verricht en er zijn dus geen on-derzoeksresultaten. Het vak heeft zich mede daardoor nog nietstevig kunnen vestigen in de bedrijfsvoering. Toch hindert ditcontractmanagers niet bij hun ambities verder te groeien en daarook al voorzichtig invulling aan te geven. Vanuit de traditioneleen administratief georiënteerde taak om de afgesloten contrac-ten te willen beheren, heeft het vak zich op een aantal plekkenontwikkeld tot modern contract- of zelfs leveranciers manage-ment. We bespreken twee actuele ontwikkelingen op het gebiedvan informatietechnologie die invloed hebben op de toekomstvan contractmanagement: robotisering en big-data-analyse.

RobotiseringVeel beroepen zullen naar verwachting in de (nabije) toekomstdoor robotisering, al dan niet grotendeels, overbodig worden.Door University of Oxford is hier met behulp van algoritmes on-derzoek naar gedaan. Maar liefst 720 functies werden onder de

42 I Deal! I DECEMBER 2018 I From Experts I

loep genomen (The Future of Employement: How Susceptible AreJobs to Computerisation?, 2013). Of een beroep bedreigd wordtdoor een robotapplicatie hangt vooral afvan de werkzaamhedendie bij een beroep horen. Steeds meer taken, ook die van hoogop-geleide mensen, zullen in de toekomst door robots uitgevoerdkunnen worden. Uit het onderzoek blijkt bijvoorbeeld dat de kansop verdwijning van het beroep van accountant (94%) en belas-tingadviseur (99%) vrij groot is. Wat de inkoopmanager betreft isde kans op verdwijning van het beroep 3%, voor de inkoper zoudat 29% zijn en voor de contractmanager 3%.

RealiteitsgehalteDe verwachting dat de contractmanager verdwijnt, is dus lagerdan bij een inkoper. Dit zit met name in het relationele aspectvan de functie van contractmanager. Is dit een realistisch scena-rio? In 2017 greep Facebook in bij een proef met de robots Aliceen Bob die met elkaar in onderhandeling waren en een eigen taalbegonnen te ontwikkelen. Dit voorbeeld illustreert dat een vande belangrijkste activiteiten van een inkoper, en waarvan hij al-tijd dacht dat dit exclusief aan hem was voorbehouden, op ter-mijn overgenomen zou kunnen worden door een robotapplicatie.Het realiteitsgehalte van dit soort ontwikkelingen is best hoogte noemen, want er zijn al tal van taken die in het verleden doormensen werden uitgevoerd en nu al door robots worden verricht.

Big dataNaast robotisering is een tweede technologische driver voor hetcontractmanagementvak de hoeveelheid data die in toenemendemate beschikbaar komt in het inkoop- en contractmanagement-proces. Met contractmanagement-intelligence, ook wel con-tractmanagement-analytics genoemd, kunnen contractmana-gers gegevens omzetten naar waardevolle informatie. Informatiedie de organisatie vervolgens vertaalt in concrete acties om deeigen prestaties en die van leveranciers te verbeteren. Enkelevoorbeelden van activiteiten die binnen contractmanagement-intelligence als onderdeel van prestatiemanagement plaatsvin-den zijn:

definitie van prestatie-indicatoren;vastlegging van normwaarden (en mogelijk toegestaneafwijkingen);verzameling van gegevens die als input dienen voorprestatiemeting;berekening via algoritmen van gerealiseerde prestaties.

Aanzienlijke voordelenDe resultaten van contractmanagement-intelligence bieden or-ganisaties aanzienlijke voordelen. Allereerst omdat de informatieover concurrenten, toeleveranciers en klanten vollediger en snel-ler beschikbaar komt en daardoor kan leiden tot betere besluit-vorming. Het verschaft organisaties ook een beter inzicht in derealisatie van doelstellingen (inkoop- en contractmanagementdashboard). Verder biedt het de mogelijkheid de kennis overprestaties van leveranciers en eigen medewerkers beter te ma-nagen. Ten slotte zorgt het voor een betere benutting van de be-schikbare informatie door koppeling van commerciële marktge-gevens en prestatiegegevens met financiële data van bedrijvenals Gartner Group, Dun & Bradstreet en Forrester Research.

ConcurrentievoordeelBinnen de waardeketen ontbreekt contractmanagement op ditmoment. Michael Porter beschrijft de primaire activiteiten diewaarde toevoegen aan de keten om daarmee concurrentievoor-

deel te creëren. Binnen de waarde keten zijn er ookondersteunende activiteiten, waaronder de inkoop-functie, die het primaire proces en ook de realisatievan concurrentievoordeel mogelijk maken. Vanuithet aspect van concurrentievoordeel zou contract-management op basis van de activiteiten op het ge-bied van contractmanagement-intelligence een plekverdienen als ondersteunende activiteit binnen hetmodel van Porter.

De contractmanager kanblijven bestaan als hijde regie over zijn eigenontwikkeling neemtGaat het vak contractmanagement door de hierbo-ven besproken technologische ontwikkelingen ver-dwijnen of juist groeien? Wij menen dat het kangroeien en behoefte zal blijven bestaan aan con-tractmanagementprofessionals, mits de contract-manager de regie over zijn ontwikkeling voortva-rend(er) oppakt en de technische mogelijkhedenzoals voor zich laat werken. In potentie is het danzelfs mogelijk dat de contractmanagementfunctiede inkoopfunctie overvleugelt en de rol van inkoopbinnen de bedrijfsvoering kleiner maakt. Dit omdatcontractmanagement dan de beschikking en regieheeft over informatie die voor de bedrijfsvoeringvan essentieel belang is.

Veranderende roLDoor deze nieuwe technologieën wijzigt tegelijk ookde rol van de traditionele contractmanager. Diewordt procesmanager, informatiemanager en rela-tiemanager tegelijk, waarmee hij voor zichzelf eensleutelpositie binnen het bedrijf kan opeisen. Doorde beschikbaarheid van waardevolle prestatie-in-formatie krijgt de contractmanager een steeds be-langrijkere rol in het inkoopproces en is hij zelfs instaat om de regie over dat proces over te nemen.

Dit zie je nu al in de functieprofielen van contract-managers waarin inkooptaken staan beschrevenaan het begin van het proces, namelijk behoeftenidentificeren en specificeren. Contractmanagerszitten veel dichter op de business en kunnen dieeerste twee inkooptaken dan ook beter uitvoeren.

Nieuwe set competentiesDe veranderende rol van de contractmanager ver-eist een complexe, deels nieuwe, set van competen-ties zoals integraal kunnen denken, analytischvermogen, planning- en organisatietalent, kunnensamenwerken, en juridisch inzicht. Contractmana-gers moeten zich die competenties snel eigen ma-ken voordat de toekomst ze inhaalt .•