Nederland verandert, de zorg verandert en

Vecht en IJssel verandert mee

April 2015

We zetten stappen naar een zelforganiserend team …

Nederland verandert, de zorg verandert en Vecht en IJssel verandert mee 2

We hebben een basis

Nederland verandert, de zorg verandert en Vecht en IJssel verandert mee

Met deze titel zijn op alle locaties bijeenkomsten gehouden om alle medewerkers te

informeren over de koers voor Vecht en IJssel in 2015-2017 en de stappen die we

gaan zetten naar zelforganiserende teams.

Het Beleidsplan Vecht en IJssel Perspectief 2015-2017 geeft op basis van 10 thema’s

de richting aan waarin we ons gaan ontwikkelen. Het betrekken van de informele zorg

(familie, mantelzorger, vrijwilliger) bij de dienstverlening aan onze cliënten, het nog

beter neerzetten van de locaties als Hart in de Wijk, kwaliteit en veiligheid en onze

financiën, zijn voorbeelden van thema’s die hierbij aan de orde zijn geweest.

Vecht en IJssel heeft een prachtige basis, die we gaan gebruiken om verder te bouwen. • We zijn samen opgetrokken in het proces Hart aan ‘t werk. Deze zetten we voort

in Hart in de Wijk. • Onze missie, visie, identiteit en kernwaarden zijn onze uitgangspunten; ons

vertrekpunt! • We hebben met elkaar gesproken over de kwaliteit van het netwerk rond de

cliënt. • Er is een beleidsplan gespreven voor 2015-2017 waar al deze elementen in terug

te vinden zijn. Zoek ‘m eens op in het KMS. • In dat beleidsplan is de nieuwe koers kwaliteit verpleeghuizen meegenomen van

het Ministerie van VWS. • We hebben ongemerkt al de eerste stappen gezet naar zelforganiserende teams

Zorg en Welzijn.

Nederland verandert, de zorg verandert en Vecht en IJssel verandert mee 3

Waarom al deze veranderingen?

We willen leven en moeten ons daarom aanpassen aan de realiteit en aan nieuw beleid.

De nieuwe stappen geven ons richting voor de toekomst. Een gezonde toekomst.

Het helpt ons bij het maken van keuzes. De veranderingen dwingen ons tot goed nadenken en daar is ook winst te halen.

De veranderingen bieden ons een kader bij evaluatiemomenten en bij het maken van verbeterplannen.

Nederland verandert, de zorg verandert en VenIJ verandert mee.

Ons huidige beleidsplan loopt dit jaar af en is toe aan een herziening.

Nederland verandert, de zorg verandert en Vecht en IJssel verandert mee 4

Korte samenvatting ‘Beleidskader Vecht en IJssel,

Perspectief 2015-2017’: 10 thema’s

1. We moeten strategische keuzes maken en kiezen voor: Het uitbouwen bestaande concepten en meer doelgroepen. Ook moeten we bepalen hoe we omgaan met (ons) Vastgoed.

2. Wat betreft wonen richten we ons op: Veiligheid, gespikkeld wonen, verschillende woonvormen en verschillende diensten en voorzieningen.

3. Het welbevinden van cliënten vertaalt zich in waardevolle momenten, betrokkenheid van het netwerk van de cliënt, denken in mogelijkheden i.p.v. in beperkingen.

4. Uitgaande van het netwerk rond de cliënt werken we toe naar het opstellen en invoeren

van beleid voor (in)formele zorg , een goed samenspel tussen formele en informele zorg en het (meer) betrekken van spelers in Utrecht en IJsselstein bij ons beleid.

5. Dat vraagt van onze medewerkers een kanteling in denken en werken, niveau, kwaliteiten en competenties, met ondersteuning van ICT, techniek (domotica), e-health en e-learning.

6. Om de doelen te bereiken moet de organisatie zich aanpassen. De structuur moet anders, met (meer) innovatiekracht en een betere positionering.

7. Kwaliteit en veiligheid zijn een basis en risico’s moeten helder zijn. Kwaliteit, Veiligheid en Risico’s moeten we beschrijven en visualiseren. Onze basiszorg is op orde. Kwaliteitsinformatie moet beschikbaar en meetbaar zijn.

8. We hebben onze omgeving nodig, zowel professionele als persoonlijke netwerken. We willen het Hart in de wijk zijn. Marketing en social media zijn middelen daarbij.

9. Financiën: doelstelling is dat onze financiering toekomstbestendig is; er komt een financiële doorrekening van de veranderingen in de organisatiestructuur. Teams krijgen inzicht in de financiële gegevens middels een dashboard.

10. Ons portfolio omvat: Verzorgd Wonen met en zonder behandeling, Gekoesterd Wonen, Beschermd Wonen, Zelfstandig zorgwonen (VPT/MPT/PGB), Wonen in een servicewoning, Wijkverpleging en Zorg Thuis, Dagbesteding en Begeleiding en aanvullende producten en diensten. Eerstelijns verblijf.

Nederland verandert, de zorg verandert en Vecht en IJssel verandert mee 5

Zelfsorganiserende teams Zorg en Welzijn, doelstellingen

Wat willen we bereiken met Zelforganisatie bij Zorg en Welzijn? We willen dat de cliënttevredenheid stijgt van 6,6 in 2014 naar een 8,0 in 2016. We houden in juli 2016 een meting, die we koppelen aan de CQ- index die eens in de twee jaar wordt gehouden. Doelstelling is ook dat de medewerkerstevredenheid stijgt. De medewerkersmonitor is in april 2015 gehouden en geldt als 0-meting. We streven naar een stijging van 10% t.o.v. 2015 .

Onder ‘overhead’ verstaan we alle ondersteunende diensten. De kosten daarvan moeten omlaag, met 25% in 2016, t.o.v. 2014. Het proces naar zelforganiserende teams Welzijn en Zorg zal voor alle medewerkers en de hele organisatie veel veranderingen met zich meebrengen.

Natuurlijk hebben we meer doelstellingen gesteld, die we later in het traject ook gaan evalueren.

Nederland verandert, de zorg verandert en Vecht en IJssel verandert mee 6

De teams veranderen, de organisatie verandert

Het werken in zelforganiserende teams betekent dat de verantwoordelijkheid voor de

dienstverlening aan cliënten, binnen de vastgestelde kaders, bij de medewerkers in

het team ligt en dat zij – binnen vastgestelde kaders - de bevoegdheid hebben zelf

beslissingen te nemen. Dit betekent een verandering in werken en denken voor

iedereen binnen Vecht en IJssel.

Medewerkers in het team krijgen extra rollen en taken en gaan op een andere manier

met elkaar samenwerken. De Manager begeleidt de teams meer op afstand; is

faciliterend en coachend. Maar ook de ondersteunende diensten zoals de hotel- en

interne dienst en de stafdiensten van het Centraal Bureau, zullen meer vraaggericht

gaan werken. Het werken in zelforganiserende teams betekent ook dat de

organisatiestructuur zal worden aangepast; er is minder management en ook de

stafdiensten zullen worden aangepast aan wat nodig is om de teams te ondersteunen.

Omdat we vanuit de teams gaan veranderen, per locatie, verandert de organisatie zelf ook. Sommige functies verdwijnen (de teammanagers, het MT), er komen nieuwe functies bij (manager per locatie) andere functies krijgen een nieuwe invulling.

Nederland verandert, de zorg verandert en Vecht en IJssel verandert mee 7

Organisatiestructuur / Organogram

Bovenstaand zie je de grove lijnen van de nieuwe organisatiestructuur. We handhaven het omgekeerde organogram. Wel zal de organisatie platter worden.

Het verschil met het huidige organisatiestructuur is dat er geen teammanager meer is

voor elk team. Er komt per locatie 1 manager, die vooral coachend de teams Welzijn

en Zorg zal ondersteunen.

Het Centraal Bureau met ondersteunende afdelingen en functies als HRM, EAD, ICT

etc. blijft bestaan. Wel zal een aantal functies op het CB komen te vervallen. Ook het

huidige MT verdwijnt in de nieuwe structuur. Het ‘nieuwe’ MT wordt gevormd door de

managers, de manager Facilitair Bedrijf alsmede de Raad van Bestuur.

De manager van de locatie rapporteert aan de Raad van Bestuur.

De Raad van Bestuur (de bestuurder) legt verantwoording af aan de Raad van

Toezicht.

Nederland verandert, de zorg verandert en Vecht en IJssel verandert mee 8

Definitie Zelforganiserend team

Een zelforganiserend team is een vast team van professionals die gebruik maken van elkaars (aanvullende) vaardigheden. Zij verlenen, binnen vastgestelde kaders van de organisatie, dienstverlening aan cliënten en hebben de bevoegdheden om zelf beslissingen te nemen. Zonder beroep te hoeven doen op een manager kan de dienstverlening optimaal worden afgestemd op de wensen van de cliënt. Bevoegdheden voor het vaktechnisch handelen kunnen wel verschillen op basis van opleidingsniveau. Cliëntgebonden en organisatie gebonden rollen zijn verdeeld binnen het team. De manager stuurt op afstand. Daarnaast kan een (externe) coach het team begeleiden en faciliteren.

Nederland verandert, de zorg verandert en Vecht en IJssel verandert mee 9

Zelforganiserende teams (uitgangspunten naast de missie, visie en identiteit)

Wat is nodig om stappen te zetten naar een zelforganiserend team? Onze kernwaarden zijn:

Vertrouwen: vertrouwen in jezelf, vertrouwen in het team, maar ook het management moet medewerkers vertrouwen en verantwoordelijkheid (durven) geven.

Verbinding: verbinding binnen het team, maar ook tussen de teams en de rest van de organisatie. Risico is dat er anders een eilandjescultuur ontstaat.

Verantwoordelijkheid: medewerkers krijgen meer verantwoordelijkheid en regelmogelijkheden bij de dienstverlening aan cliënten. Sommige teams doen al veel taken binnen het team, andere teams hebben meer tijd nodig. Dit veranderingsproces kost tijd. Teams zullen dit stap voor stap moeten leren.

Welzijn/welbevinden: betrekken van het netwerk van de cliënt (familie, mantelzorger, vrijwilliger) is een belangrijk aandachtspunt binnen een zelforganiserend team. De verwachting is dat de lijnen korter zijn, ook met het netwerk.

Deskundigheid: zelforganisatie vraagt andere competenties van medewerkers. Zij moeten eigen deskundigheid ontwikkelen: krijgen meer beslissings-bevoegdheid, maar moeten ook inleveringsbereid zijn, feedback kunnen geven en een teamspeler zijn.

Gastvrij: Dit geldt voor iedereen, ook de teams die niet naar zelforganisatie gaan. De facilitaire dienst is ondersteunend aan de zelforganiserende teams. Zij zijn gastvrij naar cliënten en diens netwerk.

Nederland verandert, de zorg verandert en Vecht en IJssel verandert mee 10

Wat betekent zelforganisatie (voor het team)?

Wat betekent dat bijvoorbeeld voor de teamrollen en teamtaken?

• Een zelforganiserend team vraagt van de teamleden dat zij met elkaar samenwerken om op een kwalitatief goede manier de dienstverlening aan cliënten te geven, zoals dat met het management is afgesproken. Dit betekent dat het team de afspraken onderschrijft en binnen de kaders met elkaar afspraken maakt over de wijze waarop het resultaat wordt behaald.

• Zelforganisatie betekent dat elk team, binnen de kaders, zijn eigen beslissingen neemt om het resultaat te behalen. Voor een succesvolle invoering van zelforganisatie is het geven van Vertrouwen in de kwaliteiten van de medewerkers, een belangrijk uitgangspunt bij het laten slagen van een op zelforganisatie gebaseerde organisatie. Komen teamleden er onderling niet uit, of zijn er team overstijgende issues (bijv. incidenten, ernstige klachten), dan kan het team de manager informeren en/of consulteren.

• Als het team vragen heeft op het gebied van de teamsamenwerking, de wijze van overleggen en het geven van feedback, kan een (externe) teamcoach worden ingezet op grond van een specifieke vraag en behoefte vanuit het team.

Nederland verandert, de zorg verandert en Vecht en IJssel verandert mee 11

Wat betekent zelforganisatie (voor de medewerker)?

Brede verantwoordelijkheid: de medewerker is verantwoordelijk voor de dienstverlening aan cliënten, maar ook verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van het team. Dit betekent dat de taken onderling worden verdeeld.

Teamspeler: je bent niet alleen verantwoordelijk voor je eigen werk, maar samen verantwoordelijk voor het teamresultaat.

Ontwikkeling deskundigheid; medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor hun eigen ontwikkeling. Dit gaat zowel om inhoudelijke kennis als om vaardigheden en competenties. Hiervoor is binnen Vecht en IJssel een aanbod aan scholing en ontwikkeling, maar de medewerker is zelf verantwoordelijk hier ook gebruik van te maken.

Feedback geven: vanuit Hart aan ‘t Werk geven we binnen VenIJ feedback door middel van de CAT: Complimenten, Anders doen, Tip. Veel medewerkers vinden feedback geven nog lastig, in het werken in zelforganiserende teams zal dit verder geoefend moeten worden.

Conflicten oplossen: De manager kan geraadpleegd worden als je er zelf of samen niet uitkomt, maar goed is om eerst te bedenken wat je zelf al kan doen om het probleem op te lossen.

Nederland verandert, de zorg verandert en Vecht en IJssel verandert mee 12

Wat betekent zelforganisatie (voor de manager)?

Ook de manager zal op een andere manier (moeten) gaan werken en denken

Faciliteren: wat hebben de teams nodig om goed hun werk te kunnen doen?

Beïnvloeden/coachen: als een team met een vraag komt, zal de manager dit niet meteen gaan oplossen, maar samen met het team zoeken naar een oplossing. Vervolgens zal het team zelf een beslissing nemen.

Dit betekent: Sturen op afstand. Managers sturen de teams op de locatie aan en zal zoveel mogelijk aan de teams zelf overlaten.

Vertrouwen geven. Het is belangrijk dat de manager vertrouwen heeft in het team!

Nederland verandert, de zorg verandert en Vecht en IJssel verandert mee 13

Wat betekent zelforganisatie (voor de ondersteunende diensten)?

Ook de facilitaire dienst, de hoteldienst en de medewerkers van het Centraal Bureau zullen anders moeten gaan werken. In hun werkzaamheden zijn zij gericht op: Ondersteuning van de teams.

• Dit betekent dat zij meer Vraaggericht werken: Als het team een vraag heeft, kijken zij hoe zij dit kunnen ondersteunen.

• Dit betekent wel nog een behoorlijke verandering: Systemen moeten nog afgestemd worden op de wensen van de teams. Denk bijvoorbeeld aan de financiële gegevens, gezondheid en verzuim. Dit moet nog worden ontwikkeld.

Nederland verandert, de zorg verandert en Vecht en IJssel verandert mee 14

Weten we alles al of springen we in het diepe?

Het is al met al een behoorlijke verandering! Springen we daarmee in het diepe?

Ja en nee!

Ja, het is een behoorlijke verandering die van iedereen in de organisatie vraagt om

mee te denken en te veranderen.

Nee, we hebben een goede basis! De afgelopen jaren is ‘hart’ gewerkt aan onze

missie, visie en kernwaarden. Er is een goede basis neergelegd, die zijn vervolg krijgt

in het ‘Beleidsplan Vecht en IJssel perspectief 2015-2017’.

Stilstaan is geen optie. Onze basis is ook goed. Dat zijn we ook verplicht aan de

gemeenten waar wij een plek in de samenleving en in de wijken hebben: IJsselstein

en Utrecht.

We hebben een rol, een steeds belangrijker rol en daar gaan we in stapjes ons op

voorbereiden.

We gaan daarbij gebruiken wat we hebben en maken het klaar voor morgen en de

toekomst.

De basis die er ligt gebruiken we.

We doen het samen.

Nederland verandert, de zorg verandert en Vecht en IJssel verandert mee 15

Hoe gaan we het organiseren?

Stappen naar zelforganiserend teams betekent een grote verandering voor iedereen in de organisatie. Hoe gaan we deze verandering in werken en denken realiseren? Hoe gaan we dit organiseren? We vinden het belangrijk om dit samen te ontwikkelen. We organiseren dit in de vorm van een project. De stuurgroep wordt gevormd door het MT. De manager HRM is Projectleider. Er worden werkgroepen samengesteld die de verschillende aspecten gaan uitwerken op weg naar zelforganiserende teams. De klankbordgroepen worden gevormd per locatie en bestaan uit cliënten, familie en mantelzorgers, vrijwilligers en medewerkers. Ook starten er pilots op elke locatie.

Nederland verandert, de zorg verandert en Vecht en IJssel verandert mee 16

Uitwerking werkgroepen

Er zijn veel onderwerpen waarvoor we een kader moeten scheppen zodat de teams

ermee aan het werk kunnen. Ook zijn er nog veel onbeantwoorde vragen, waar de

werkgroepen mee aan het werk kunnen.

Werkgroep 1, Positie cliënt, familie, mantelzorger en vrijwilliger: Wat betekent een

zelforganiserend team voor de positie van de cliënt en zijn netwerk? Wat betekent het

voor de kwaliteit van de dienstverlening?

Werkgroep 2, Teamstructuur: Zelforganiserende teams bestaan uit 10-15

medewerkers. Welke teams worden gevormd op de locaties? En wat is daarin de

positie van Welzijn, de avond- en nachtdienst, de praktijkverpleegkundige?

Werkgroep 3, HRM: Zaken als gezondheid en verzuim, werving en selectie, de

gesprekscyclus: hoe ziet dat er uit in een zelforganiserend team?

Werkgroep 4, PR en Communicatie: Belangrijk in dit veranderingstraject is dat we

iedereen meenemen in de ontwikkeling: medewerkers, maar ook cliënten, familie en

mantelzorgers, en vrijwilligers. Er wordt een communicatieplan gemaakt.

Werkgroep 5, Dashboard, Financiën en ICT: Om als team te kunnen sturen is inzicht

nodig in o.a. de productie, de formatie en verzuim: hiervoor is managementinformatie

(een dashboard) nodig op teamniveau.

Er zijn nu 5 werkgroepen die aan de slag gaan.

Nederland verandert, de zorg verandert en Vecht en IJssel verandert mee 17

Uitwerking van de pilots

Begin mei 2015 starten we met 4 pilots: op elke locatie zal 1 team deelnemen aan de

pilot. Uitgangspunt is dat de verschillende woonvormen meedoen in de pilot.

De pilotteams zullen worden begeleid door Lúthien Anten, manager Wonen, Welzijn

en Zorg.

Doel van de pilot is om ervaring op te doen met deze nieuwe manier van werken en de

kaders en randvoorwaarden voor zelforganisatie samen te ontwikkelen.

Zo doen we voor alle soorten teams ervaring op, waar straks anderen van kunnen

leren.

De pilots vinden plaats op :

Transwijk : Verzorgd Wonen

Zuylenstede: Gekoesterd Wonen

Lieven de Key: Beschermd Wonen

Ewoud: Wijkverpleging en Zorg Thuis

Nederland verandert, de zorg verandert en Vecht en IJssel verandert mee 18

Voorlopige planning (aanpak en tijdpad)

Er is een grove tijdsplanning gemaakt. Deze planning lijkt ambitieus, maar de genoemde data zijn startmomenten voor de diverse fases van het hele traject.

Vanaf 1 mei 2015 : start van de pilots

Vanaf 1 november 2015 : de hele organisatie gaat over op de nieuwe manier van

werken. Dit geldt zowel voor de zelforganiserende teams (Welzijn en Zorg) als voor de

aanpassing van de organisatiestructuur. De ondersteunende diensten zullen gefaseerd

worden afgebouwd, afhankelijk van wat de zelforganiserende teams nodig hebben.

1 juli 2016: de zelforganiserende teams zijn goed geïmplementeerd binnen Vecht en

IJssel: er wordt geëvalueerd of de doelen zijn gehaald.