De essentie van het succes...

Proces optimalisatie en

Applicatie rationalisatie

Nic Kaldenbach, Manager ICT & Medische Techniek

Karin Pallast, Avanade Solution Manager AX4Health

HIMSS, 20 februari 2012

HIMSS, 20 februari 2012 2

Agenda

– Het Westfriesgasthuis; wie zijn wij? – Van droom naar werkelijkheid (strategie)– Waarom Proces optimalisatie en Applicatie rationalisatie – Ons begin; De analyse - 2003– Het vervolg; 2005 - 2009– Waarom gekozen voor Microsoft Dynamics AX4Health– Gestart met Proces optimalisatie– Daarna gestart met Applicatie rationalisatie– Vervolg; 2011 - 2013– Tot slot - De essentie van succes....– Behaalde resultaten

Het Westfriesgasthuis; wie zijn wij?

1. Middelgroot regionaal ziekenhuis.

2. Omzet 160 mln. ; solvabiliteit 20% - circa 35 mln. eigen vermogen.

3. EPD plan en ontwikkeling 2006-2009, papierloos 2011, 2e fase >2010 .

4. ERP plan en ontwikkeling 2009-2013.

5. Managementinformatie 2001-2010 ; nu ook Microsoft vanaf 2009; 2009 versie 3.

6. Vaste partners: Avanade (ERP), Chipsoft (ZIS/EPD), Performation (MIS) > allemaal Microsoft partners.

Verpleegkundigen van de afdeling chirurgie/orthopedie in het Westfriesgasthuis in Hoornhebben (16-03-2011) tijdens de Zorg & ICT-beurs een publieksprijs gewonnen met het systeem CS Maps van Chipsoft.

EPD implementatie

ERP implementatie AX4Health

3HIMSS, 20 februari 2012

4

Zorginnovatieprogramma• Verbeterprojecten• Kwaliteit & veiligheid• Integrale logistiek• ICT

Projectkader

HIMSS, 20 februari 2012 5

Best of suite

EPD

tenzij

ERP

Microsoft

Managementinformatie (MIS)

Overig

tenzij

66

Bevindingen deelnemers EPD 2011

HIMSS, 20 februari 2012 7

Achtergrond ERP project….

Waarom Proces optimalisatie en Applicatie rationalisatie

8HIMSS, 20 februari 2012

1. Betere logistiek en voorraadbeheer.

2. Efficiëntere inkoopprocessen.

3. Integratie processen inkoop, logistiek en financieel.

4. 3 kernsysteemen: 1] EPD 2] ERP 3] MIS – geïntegreerde informatie.

Wat zijn we toen gaan doen (2003-2005)?

1. Organisatorisch – hoe ziet dat er uit?

2. Procesbeschrijvingen.

3. In eerste instantie nadruk op inkoop en logistiek; financieel secundair.

4. Voorbeelden elders.

5. Bouw eigen DWH – personeel, financieel, zorg.

Filosofie/strategie ziekenhuis

9

ZIS ERP

MIS

Deelsystemen diversenDeelsystemen:

1. Financieel

2. Inkoop en logistiek

3. HRM

4. Facilitair

5. Integraal projectenbeheer1. ICT infrastructuur: Microsoft.

2. Vaste partners/langdurige relatie

3. een best of breed – duur en organisatorisch onwenselijk.

HIMSS, 20 februari 2012

Het begin; de analyse - 2003

Inkoop en logistiek op basis van het “Leuven model”.

Het leeg-vol systeem in de praktijk

10HIMSS, 20 februari 2012

Ons begin; de analyse – 2003- Uitgangspunten

11

1. Centraliseer de inkoopfunctie.

2. Één logistieke dienst.

3. Decentrale bevoorrading door logistieke dienst.

4. Principes decentrale bevoorrading: organisatorisch, fysiek, ICT, administratief, invoer scanning decentrale magazijnen.

5. Reductie kosten en verbetering kwaliteit van de logistieke dienst.

6. Organiseer standaardisatie; minder leveranciers, soorten artikelen, optimaliseer “matching proces” met administratie.

7. Performance meting: intern en extern.

8. Organisatorische veranderingen (reorganisatie); organisatie volgt nieuw proces.

9. Optimaliseer ICT ondersteuning.

HIMSS, 20 februari 2012

12

ICT selectie anno 2003:

Applicatie Opmerking

Baan Veelbelovend; nog niet af.

SAP Duur, onderhoud en beheer.

Vila/Exact Geen geïntegreerde oplossing.

Navision Te weinig functionaliteit.

Stork-Real (Fimacs, Rimses) Functionaliteit ok, maximaal geïntegreerd.

Ons begin; de analyse – 2003- ICT - 2003

HIMSS, 20 februari 2012

Het vervolg 2005-2009; - waarom toch nog ontevreden?

13

1. Resultaten organisatorisch en procesherinrichting bevredigend.

2. Nacalculatie 2006; besparingen 875.000 (besparing 10 FTE en restant overige kosten).

3. Performance meting nog onvoldoende (cultuur).

4. Fimacs/Rimses ICT oplossing; financiële problemen Real Software/ Stork Real, teveel maatwerk, matige technische infrastructuur van applicatie. Fout: teveel naar de inhoud gekeken en niet naar de omgevingsfactoren. Eindgebruikers teveel invloed gegeven.

HIMSS, 20 februari 2012

Waarom AX4Health?

1. Leader in Gartner’s Magic Quadrant ERP systemen; TCO, Gebruikersvriendelijkheid.

2. Technische infrastructuur Microsoft sluit aan bij ziekenhuis: toekomstmogelijkheden > integratie kantoorautomatisering, cloudcomputing, SharePoint portal.

3. Partner Avanade; power to execute.

4. Start FIT analyse 2007 > ziekenhuisschil > uitkomst positief.

5. POC (Proof of Concept) processen einde 2008 > uitkomst positief.

6. Implementatie 2010; zoveel mogelijk standaard functionaliteit en aansluiting op bestaande situatie > gerealiseerd 01-01-2011.

7. Aansluiting bij ICT filosofie van het ziekenhuis.

8. Toekomstige ontwikkeling.

HIMSS, 20 februari 2012 15

De modules van AX4Health...

Avanade biedt een standaard ERP platform op basis van Best Practices binnen ziekenhuizen en heeft dit samengebracht in een oplossing

HIMSS, 20 februari 2012 16

Hoe ziet AX4Health er nu uit….

• Persoonlijk rollencentrum (dashboard) per gebruiker

• Office integratie door de gehele applicatie

• Web portal van Microsoft (SharePoint portal) als de portal voor decentrale aanvragen, beheer van contracten etc..

HIMSS, 20 februari 2012 17

Gestart met Proces optimalisatie

– Centralisatie van de inkoopfunctie.– Één logistieke dienst. Decentrale bevoorrading door logistieke

dienst.– Decentrale bevoorrading: organisatorisch, fysiek, ICT,

administratief, invoer scanning decentrale magazijnen.– Reductie kosten en verbetering kwaliteit van de logistieke dienst.– Standaardisatie; minder leveranciers, soorten artikelen,

optimaliseer “matching proces” met administratie.– Performance meting: intern en extern.– Organisatie volgt nieuw proces.– Optimaliseer ICT ondersteuning.

HIMSS, 20 februari 2012 18

Daarna met Applicatie rationalisatie

– Eén ERP, Avanade AX4Health, – Eén ZIS, Chipsoft, Ezis, – Eén MIS (Microsoft MIS)

Palga Mediscore Paranice

JP

Beaufort

Harmony

JP

GlimsKCL

Diamant

MicrosoftBI

QRY, ADT, ORU, OML, DFT

ADT, ORU/ORM, SIU

COM, ORU, XML

QRY, DFT, ORU

ADT, ORU

QRY, ORU,DFT

QRY, ADTDFT

Decos

QRY

Centrasys

ADT, ORU, MFN, OMP

Kodac

MegaCareQRY, ORM

Applicatie infrastructuurWestfriesgasthuis

Peildatum maart-2011Versie 10

MSOffice

ADT

G2SpeechTXT

EDI

EDI

EDI

EDI

CASScontrol

ADT/SIU,QRY

COV, (OZIS)

ARBO, ?

Voorraad

Palga NL

GBA, Stadsapotheek

HotLab

SIU

iSite

URL

GlimsMML

QRY, ADT, ORU, DFTOverigen:CathCTGKNF-EEGKNF-EMGLONGICU

QRY

Amsterdam

Cool

?

EzisEzis

Factuur

Zorgring

Huisartsenberichtgeving(KCL, MML, PA, 3O’s, brieven , Rad/Nuc)

Zieken-huizen

Verpleeg -huizen

Huisarts

Derden

OrderCOM

Fin

an

cie

el

Extern

Proces

Data

wa

reh

ou

se

Landelijke registratie

DKSURL

SMS-gateway

SKML

iSite web

Claus

XceleraXperiM

Microsoft Dynamix AX

Voor Na

HIMSS, 20 februari 2012 19

Vervolg; 2011 - 2013

2011:

– Contractenbeheer (risicomanagement).

– OK logistiek proces optimalisatie

– Klinische Farmacie; logistiek en financiële administratie.

2012:

– OK logistiek (besparing 2 FTE).

– Managementinformatie-performance indicatoren

– Elektronische facturen crediteuren.

– RvE ondersteuning.

– Projecten beheer en administratie.

2013:

– HRM; proces, pay-roll, rooster.

– Logistiek; outsourcing.

HIMSS, 20 februari 2012 20

Tot slot - De essentie van succes....

1. Informatievoorziening efficiënt organiseren.

2. ICT Infrastructuur homogeen.

3. Vaste partners voor lange tijd.

4. Consequente filosofie.

5. Integrale performance indicatoren.

6. Medewerkers laten meegroeien met de systemen; leren – leercurve – eigen knowhow opbouwen.

HIMSS, 20 februari 2012 21

Behaalde resultaten

– Procesoptimalisatie• Centralisatie van de inkoopfunctie heeft geleid tot een besparing van 6 FTE binnen de zorgafdelingen.

Zij worden niet langer belast met het bestelproces;. • Facturen worden zoveel mogelijk automatisch gematcht, goedkeuring van facturen door budgethouders

is veelal niet meer nodig;• Clustering van Inkoop, Logistiek en Financiën heeft geleid tot een reductie van 5 tot 10 FTE;

– Applicatie rationalisatie• Door de automatische bevoorrading te fine tunen => lagere voorraad en kan het inkoopproces beter

worden gestuurd;• Online scanning ten behoeve van de bevoorrading van de afdelingen optimaliseert de voorraadniveaus

verder en verhoogt de bevoorradingsefficiency;• Integratie van MS DAX met MS Office leidt tot verhoogde efficiency, gegevens behoeven o.a. niet

langer te worden overgetypt;• Rollen centrum in MS DAX (soort dashboard) waarin alle functies instelbaar per medewerkerrol vanuit

één scherm toegankelijk zijn verhoogt de efficiency van werken; mensen behoeven niet te zoeken in de applicatie.

• Streven is maar twee systemen nodig te hebben: het ZIS en AX4Health. In AX4Health kan bijvoorbeeld ook facilitair beheer worden geïmplementeerd.

• Centrale contractenadministratie verhoogt de efficiency van werken en het inzicht;• De verwachte besparing van de integratie van de OK-logistiek met de goederenlogistiek is 2 FTE;• Integratie van klinische farmacie met MS DAX zal leiden tot een verdere verhoging van de efficiency.

HIMSS, 20 februari 2012 22

Vragen