Moduleopdracht Past zelfsturing binnen het team IM van...

15
1 Moduleopdracht Past zelfsturing binnen het team IM van XXX? R. van Driel 469799 28 januari 2011 Bedrijfskundig Management Docent: Marc de Boer Organisatiegedrag Vertrouwelijk

Transcript of Moduleopdracht Past zelfsturing binnen het team IM van...

Page 1: Moduleopdracht Past zelfsturing binnen het team IM van XXX?home.kpn.nl/IGWestra/moduleopdrachten/Moduleopdracht - Zelfsturing... · Bij zelfsturing heb je een vaste groep medewerkers

1

Moduleopdracht

Past zelfsturing binnen het team IM van XXX?

R. van Driel 469799 28 januari 2011 Bedrijfskundig Management Docent: Marc de Boer Organisatiegedrag Vertrouwelijk

Page 2: Moduleopdracht Past zelfsturing binnen het team IM van XXX?home.kpn.nl/IGWestra/moduleopdrachten/Moduleopdracht - Zelfsturing... · Bij zelfsturing heb je een vaste groep medewerkers

2

1 Aanleiding .....................................................................................................................................3 2 Probleemstelling ............................................................................................................................3 3 Doelstelling ....................................................................................................................................3 4 Vraagstelling ..................................................................................................................................3

4.1 Deelvragen ............................................................................................................................3 4.1.1 Wat is zelfsturing? .............................................................................................................3 4.1.2 Wat zijn de randvoorwaarden? ............................................................................................4 4.1.3 Waarom wil de XXX/XXX zelfsturing? ....................................................................................6 4.1.4 Hoe verloopt het proces van sturing naar zelfsturing? ............................................................6 4.1.5 Wat betekent zelfsturing voor de organisatie? .......................................................................7

5 Conclusie .......................................................................................................................................9 6 Reflectie ........................................................................................................................................9 7 Bijlagen ....................................................................................................................................... 11

7.1 Schema werkgebieden IM1 en IM2 ........................................................................................ 11 7.2 Vragenlijst GAP-analyse ........................................................................................................ 12 7.3 Interviews medewerkers ....................................................................................................... 13

8 Afkortingen lijst: ........................................................................................................................... 14

Page 3: Moduleopdracht Past zelfsturing binnen het team IM van XXX?home.kpn.nl/IGWestra/moduleopdrachten/Moduleopdracht - Zelfsturing... · Bij zelfsturing heb je een vaste groep medewerkers

3

1 Aanleiding

De XXX kan gezien worden als een van oorsprong bureaucratische organisatie. Kenmerkend thema van een bureaucratie is het begrip rationaliteit1. Het gaat om een rationele, regelsgeoriënteerde benadering. De nadruk valt op controle en stabiliteit. Emoties hebben geen plaats in dit type organisatie en bovendien wordt uitgegaan van de aanwezigheid van alle informatie die nodig is voor het nemen van rationele beslissingen. De ervaring leert on s, dat dit model in de huidige tijd niet (meer) toepasbaar is. De huidige trend is er een van eisen met betrekking tot kwaliteit van de arbeid (o.a. werktevredenheid2), flexibiliteit, procesbeheersing, innovatievermogen en productkwaliteit. Door het verbeteren van het functioneren van personen en organisatie door aanpassing, herontwerp van werkprocessen en aansturing (zelfsturende teams) krijgt de medewerker gevarieerder werk en een zekere beroepstrots. Je kunt hier ook spreken van het concept psychologische empowerment.3 Door de leiding van de XXX is in 2009 aan management & consultingbureau McKinsey de opdracht gegeven om de IV-keten van de XXX door te lichten. Uit de conclusies en aanbevelingen van McKinsey kwam o.a. naar voren dat op bestuurlijk en organisatorisch niveau veranderingen doorgevoerd moesten worden. Een van de gevolgen was dat een belangrijk XXXonderdeel B/CPP werd opgeheven en werd geïntegreerd in nieuw te vormen IM-onderdelen. Voor XXX/XXX, onderdeel van de XXX voor de regelingen Huur- en Zorgtoeslag, Kinderopvangtoeslag en Kindgebonden budget, betekent dat een verandering in organisatie, werkwijze en aansturing. Aansturing werd zelfsturing!

2 Probleemstelling

Past zelfsturing binnen het team IM van de XXX/XXX?

3 Doelstelling

Aan te tonen dat zelfsturing een geslaagd concept is binnen een overheidsorganisatie als XXX/XXX.

4 Vraagstelling

In deze moduleopdracht zal ik de doelstelling als richtlijn en doel gebruiken. De probleemstelling wordt onderbouwd met de antwoorden op de deelvragen die als kapstok dienen tot mijn conclusie.

4.1 Deelvragen

4.1.1 Wat is zelfsturing?

Bij zelfsturing heb je een vaste groep medewerkers die samen werken aan een duidelijk afgebakende klus en daarin alle rollen vervullen: voorbereiden, organiseren, uitvoeren, regelen en controleren4 en die als team samen verantwoordelijk zijn voor het resultaat. Je hebt dus meer vrijheid maar minder vrijblijvendheid.

1 Max Weber

2 “Gedrag in Organisaties”, blz. 28

3 “Gedrag in Organisaties, blz.28

4 Plan, Do Check, Act Deming Circle

Page 4: Moduleopdracht Past zelfsturing binnen het team IM van XXX?home.kpn.nl/IGWestra/moduleopdrachten/Moduleopdracht - Zelfsturing... · Bij zelfsturing heb je een vaste groep medewerkers

4

4.1.2 Wat zijn de randvoorwaarden?

Voor elke nieuwe manier van werken, dus ook voor zelfsturing, betekent dat je randvoorwaarden moet creëren. De randvoorwaarden zijn:

4.1.2.1 Veranderingsbereidheid Er gebeurt nogal wat als een traditionele organisatie wordt omgebouwd naar een zelfsturende organisatie. Veel wordt losgemaakt en ondersteboven gekeerd. Waarom moet er worden veranderd als alles draait en op het oog toch goed draait. Waarom moet er dan toch weer een verandering plaatsvinden? Ongeacht de reden van de verandering moet er wel een veranderingsbereidheid aanwezig zijn en is het nog beter wanneer medewerkers zich realiseren dat er in feite sprake is van een continu veranderingsproces. Het feit dat onze toenmalige Directeur-Generaal van de XXX xx x xxx destijds de titel “Overheidsmanager van het jaar” heeft gekregen voor haar rol in en bijdrage aan de invoering van zelfsturing bij de XXX, is niet voldoende om draagvlak te creëren bij de medewerkers. Er is duidelijk meer voor nodig. Het is belangrijk dat de XXX/XXX de motieven voor zelfsturing door middel van de missie en de visie duidelijk uitdraagt. Dit vergroot de bewustwording van de medewerkers en stimuleert hen mee te gaan op die weg. Ook heeft het weinig zin om met zelfsturing te beginnen als er geen draagvlak is binnen de groep van leidinggevenden. Het wel willen is één, maar het ook uitdragen is iets heel anders. De voorbeeldfuncties van zowel het Management Team als het Collegiaal Management Team spelen een belangrijke rol. Een goed voorbeeld doet goed volgen.

4.1.2.2 Beslissingsbevoegdheid Ieder teamproces is gebonden aan kaders en regels. Bij zelfsturing zijn medewerkers binnen dit raamwerk vrij het spel te bepalen en ze dienen daartoe ook aangemoedigd te worden. Binnen de door de XXX/XXX gestelde kaders hebben de medewerkers inspraak in het hoe, maar niet in het wat. Deze kaders zijn van hogerhand al vastgelegd, bijvoorbeeld in het Beleidsplan XXX (wordt voor een periode van 5 jaar vastgesteld). Een teamleider heeft een belangrijke rol in het aanmoedigen van medewerkers om daadwerkelijk deze inspraak te nemen.

4.1.2.3 Beoordelingsproces Het geven en ontvangen van feedback speelt een essentiële rol in de verandering op weg naar zelfsturing. Feedback geeft de kaders aan waarbinnen je met elkaar zowel positief als negatief kunt communiceren over elkaars gedrag en werk. Het geven en ontvangen van feedback moet verankerd worden binnen de organisatie, omdat het invloed heeft op aspecten als samenwerking, persoonlijke effectiviteit van de medewerkers en collegiale beoordeling. En als de XXX/XXX iets hoog in het vaandel heeft staan, is dat wel de persoonlijke ontwikkeling van het individu. Je zou feedback eigenlijk kunnen zien als de motor van het geheel. Wanneer die niet goed start, kom je niet op gang en kun je de ingeslagen weg naar zelfsturing niet berijden. Als je eenmaal hebt leren zeggen wat je van de ander denkt, is een volgende stap het beoordelen van en met elkaar. In het kader van zelfsturing moet de verantwoordelijkheid voor de beoordeling neergelegd worden bij de medewerkers in het team. Want zeg nu zelf, wie kan er beter beoordelen hoe iemand functioneert dan de betrokken medewerker zelf of zijn directe collega’s. De basis ligt ook hier in het geven en ontvangen van feedback. Hiervan is inmiddels bekend dat vertrouwen in jezelf en in die van de ander cruciaal is om dit aspect verder vorm te geven. Uiteraard wordt dit als gegeven om voldoende tijd te nemen om aan dit gewenningsproces van reflectie op eigen gedrag en dat van de ander, vorm te geven.

4.1.2.4 Werkproces Het werkproces is in tegenstelling tot een regulier team in grotere mate verzelfstandigd en

Page 5: Moduleopdracht Past zelfsturing binnen het team IM van XXX?home.kpn.nl/IGWestra/moduleopdrachten/Moduleopdracht - Zelfsturing... · Bij zelfsturing heb je een vaste groep medewerkers

5

uitgebreid met taken die normaliter bij de staf of leidinggevenden waren ondergebracht.

4.1.2.5 Leidinggeven Het begeleiden van een groep die zich langzaam ontwikkelt tot een zelfsturend team vraagt meer van een teamleider dan het leidinggeven van een traditioneel team. In feite moet hij de stijl van situationeel leider goed beheersen. Welke stijl de teamleider in een bepaalde situatie hanteert, is niet alleen afhankelijk van de fase van zelfsturing waarin het team zich bevindt, maar ook van de mate (vak)volwassenheid van iedere medewerker afzonderlijk. In het groeiproces van het team zal hij moeten zorgen voor een goede balans tussen het geven van aanwijzingen en het coachen. Uiteindelijk zal de coachende stijl de overhand nemen. Het juist hanteren van deze verschillende stijlen zal voor een aantal leidinggevenden geen gemakkelijke klus zijn. Bewustwording van de eigen huidige stijl van leidinggeven is een eerste vereiste. Van daaruit kan worden gewerkt aan het (verder) ontwikkelen van vaardigheden die nodig zijn om de rol als aanspreekpunt goed te kunnen vervullen.

4.1.2.6 Teamresultaat Meten is weten. Het vergelijken van resultaten maakt duidelijk of er voortgang, stilstand of misschien wel achteruitgang is geboekt. Als de resultaten op een eenvoudige en inzichtelijke manier gepresenteerd worden, zullen medewerkers daardoor gestimuleerd worden. Het leuke van meten is dat het bemoedigend werkt als er voortgang is geboekt. Teleurstellende resultaten wekken een gevoel van strijdlust op, omdat ze uitdagen het beter te doen. Als zelfsturing haar vruchten begint af te werpen en de eerste resultaten geboekt worden, is het zaak hier op gepaste wijze bij stil te staan. Neem de tijd om behaalde successen, klein of groot, te vieren. Een schouderklopje, een gezamenlijke borrel of samen met de groep eens even iets heel anders doen (teambuilding). Kortom: een stimulans om gemotiveerd de ingeslagen weg te vervolgen.

4.1.2.7 Afspraken Er zullen afspraken moeten worden gemaakt over allerhande zaken die zelfstur ing mede tot een succes maken.

Werkafspraken: De werknemer zal zowel met zijn leidinggevende als zijn collega’s werkafspraken moeten maken. Het kan niet zo zijn dat jij de leuke klusjes doet en je collega wordt opgezadeld met de niet-leuke klusjes. Ook moet er voor achtervang worden gezorgd.

Kwaliteitsafspraken: Ieder teamlid zal als aanspreekpunt moeten fungeren voor kwaliteit en planning. Hij zal ook de zaken coördineren die binnen het team gedaan moeten worden.

Besluitvormingsafspraken: Binnen het team kunnen het beste vooraf duidelijke afspraken gemaakt worden over de manier waarop een besluit genomen wordt, bijvoorbeeld elk teamlid moet het met het besluit eens zijn of is een 2/3 meerderheid voldoende?

Prestatieafspraak: Tussen management en medewerker worden afspraken gemaakt over de prestaties en/of productie over een bepaalde periode. Prestatieindicatoren.

Beoordelingsafspraken: Tussen management en medewerker worden afspraken gemaakt over de wijze van beoordeling. Je maakt je eigen beoordeling op basis van minimaal drie informanten en op basis van de afgesproken kernresultaatgebieden en prestatieindicatoren.

Page 6: Moduleopdracht Past zelfsturing binnen het team IM van XXX?home.kpn.nl/IGWestra/moduleopdrachten/Moduleopdracht - Zelfsturing... · Bij zelfsturing heb je een vaste groep medewerkers

6

4.1.3 Waarom wil de XXX/XXX zelfsturing?

Achter het principe van zelfsturing zit een duidelijke visie. Deze komt ook terug in de filosofie en de doelstellingen van de XXX/XXX, zoals bijvoorbeeld “we willen de aanwezige deskundigheden bij medewerkers ontwikkelen en onderhouden en deze flexibel en doelgericht kunnen inzetten”. Het zelfsturend teamconcept biedt kansen om enerzijds het prestatieniveau van de organisatie te verhogen en anderzijds het aanwezige talent van mensen te ontplooien en optimaal te benutten. De banen bij de XXX/XXX worden interessanter naarmate de medewerkers meer bewegingsruimte en verantwoordelijkheid krijgen. Dit leidt tot zelfontplooiing, betrokkenheid en tevredenheid in het werk5. Het bindt medewerkers aan de organisatie. Zelfsturing heeft ook een positieve invloed op de cultuur binnen de XXX/XXX, omdat houding en gedrag van medewerkers zullen veranderen. Ze zullen elkaar directer aanspreken waardoor een gevoel van eerlijkheid en vertrouwen ontstaat. Niet alleen maar aardig maar ook eerlijk tegen elkaar zijn! Zelfsturing heeft ook invloed op de manier van leidinggeven; de primaire aandacht zal niet meer uitgaan naar structureren, ingrijpen en corrigeren, maar naar het motiveren en stimuleren van zelfontplooiing van de medewerkers bij de XXX. Zelfsturing is hierbij een heel belangrijk accent dat ook zijn weerslag krijgt in andere nieuwe aspecten zoals collegiaal management en resultaatgericht sturen. Ook een collegiaal bestuur zal moeten leren zelfsturend met elkaar om te gaan. Zowel het Management Team als het lokale Collegiaal Management Team zal gedrag moeten vertonen dat past bij de visie van zelfsturing. Dus laten zien dat je achter het concept van zelfsturing staat en dit ook uitdragen naar de medewerkers. De voorbeeldfunctie is voor deze cultuurverandering cruciaal.

4.1.4 Hoe verloopt het proces van sturing naar zelfsturing?

Het proces van de ontwikkeling van een zelfsturende gebeurt in verschillende stadia: Fase 1: Bundeling individuen. In deze fase worden de eerste stappen gezet. Er wordt vormgegeven aan het proces van individuele medewerker binnen een groep naar een hechter collectief team. Tijdens deze fase wordt er veel aandacht besteed aan het verbreden van de vakvolwassenheid binnen een team. De aanwezige kennis en vaardigheden worden geïnventariseerd en op basis daarvan wordt vastgesteld of de medewerkers alles in huis hebben om zelfstandig te kunnen functioneren in het werk. Wanneer dat niet het geval is, dan kan de organisatie moeilijk verwachten dat mensen meedenken over de organisatie en de verbetering hiervan. Door middel van opleidingen kunnen de eventuele tekortkomingen in kennis aangevuld worden. Het is de bedoeling dat medewerkers breder inzetbaar worden en qua taak gaan rouleren, zodat ze elkaar bij afwezigheid kunnen vervangen. Zo worden de eerste contouren van een groep zichtbaar. Fase 2: Groep. Het doel van fase 2 is het vergroten van de zelfstandigheid van de groep ten aanzien van de werkprocessen. Daarnaast wordt het takenpakket van iedereen eventueel uitgebreid met indirecte regeltaken, die in de oude situatie bij stafafdelingen of leidinggevenden ondergebracht waren. In principe zijn dit nog niet de taken die onderling gevoelig liggen, zoals de formele beoordeling van elkaar. Maar denk wel aan taken zoals het plannen van verlof, werkverdeling en productieplanning. Tijdens deze fase ligt de eindverantwoordelijkheid nog altijd bij de teamleider, die op hoofdlijnen zal aansturen.

5 Maslows behoeftehiërarchie

Page 7: Moduleopdracht Past zelfsturing binnen het team IM van XXX?home.kpn.nl/IGWestra/moduleopdrachten/Moduleopdracht - Zelfsturing... · Bij zelfsturing heb je een vaste groep medewerkers

7

Fase 3: Team. In deze fase wordt het “onbespreekbare” bespreekbaar gemaakt. De groepsleden spreken elkaar niet alleen aan op hun gedrag en prestaties, maar corrigeren elkaar ook. Dit heeft alles te maken met sociale volwassenheid. Vervolgens leert de groep ook om effectief als team met elkaar samen te werken zonder tussenkomst van de teamleider. Tijdens deze fase wordt er veel geïnvesteerd in teambuilding. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden zullen toenemen. Hierdoor krijgt het team invloed op de wijze waarop de doelen gehaald worden en gaat het zelfstandig beslissingen nemen. De gezamenlijke verantwoordelijkheid staat centraal, de teamleden worden niet afzonderlijk aangesproken maar als groep. Fase 4: Open team. Bij de vierde en laatste fase is de hoogst haalbare graad, de zelfsturing, bereikt. Er i s een “open team”, dat volop contacten heeft met klanten en de omgeving (stakeholders). In deze fase ligt de nadruk op het optimaliseren van de totale processen waarvoor het team verantwoordelijk is. Vanuit het beleidsplan worden er zelfstandig afspraken gemaakt over de te behalen prestaties en productie voor een bepaalde periode. Tevens stelt het team de kwaliteitseisen vast die behaald moeten worden en zijn er mogelijkheden om initiatieven tot verbetering in te brengen.

4.1.5 Wat betekent zelfsturing voor de organisatie?

4.1.5.1 Algemeen Uiteraard betekent zelfsturing geen vrijheid – blijheid; er zijn wel degelijk heldere afspraken en kaders die gesteld zijn. Als individu moet je niet alles kunnen maar als team wel met voldoende achtervang voor iedere taak. Niet elke medewerker is gelijk, het is immers geen communistisch systeem, maar iedereen is wel gelijkwaardig. De teamleider wordt niet vervangen maar zal op een andere manier gaan leidinggeven. De teamleider (coach, leidinggevende, manager etc.) wordt onderdeel van een CMT (Collegiaal Management Team). In dit collegiale besturingsmodel krijgt ieder lid een rol of portefeuille toebedeeld. Binnen XXX/XXX kennen wij de rollen van inrichter, producent, vakbaas en P-regisseur (HRM’er) Naast deze taak is de teamleider ook aanspreekpunt voor een team. In die hoedanigheid zal zijn manier van leidinggeven op weg naar zelfsturing langzaam veranderen van teamleider naar coach. De vraag “Wat betekent zelfsturing voor de organisatie” wordt onderverdeeld in de vragen:

4.1.5.2 Wat betekent zelfsturing voor een leidinggevende? De rol van teamleider komt in een zelfsturend team niet te vervallen. Wel zal de rol van teamleider geleidelijk gaan veranderen in een coachende rol. De traditionele taken zullen grotendeels worden overgenomen door het zelfsturende team en de taken van een teamleider (collegiaal bestuurder) zullen meer betrekking hebben op het scheppen van voorwaarden die verband houden met de afstemming tussen het team en de omgeving. Dit heeft tot gevolg dat de manier waarop leiding wordt gegeven verschillend is van de “ouderwetse” manier van leidinggeven. De instructieve manier van leiding geven wordt vervangen door een coachende, ondersteunende stijl van leidinggeven. Veel teamleiders zullen hierbij ook gecoacht moeten worden om van een dwingende, belerende en directieve stijl van leidinggeven (Theorie X) over te stappen naar een sturende, ondersteunende en coachende stijl van leidinggeven (Theorie Y)6 . De kern van coaching zit in het bereiken van een betere groepsprestatie.

6 Theorie X en Theorie Y van Douglas McGregor

Page 8: Moduleopdracht Past zelfsturing binnen het team IM van XXX?home.kpn.nl/IGWestra/moduleopdrachten/Moduleopdracht - Zelfsturing... · Bij zelfsturing heb je een vaste groep medewerkers

8

Je kunt het vergelijken met de topsport: de coach bewaakt op afstand het groepsproces, daar waar de groep er niet uitkomt, stuurt hij bij. Hij let op de bekwaamheden van elk teamlid en probeert deze door middel van training te verbeteren. In de rol als coach bestaat er niet één “beste” stijl van leidinggeven. In diverse situaties zal verschillend moeten worden gereageerd om het gedrag van een persoon of groep te beïnvloeden in de gewenste richting om een gesteld doel te kunnen bereiken. De situatie bepaalt wat de meest effectieve stijl van leidinggeven is en de stijl van leidinggeven zal mede afhankelijk zijn van de mate waarin teamleden in staat zijn verantwoordelijkheid te dragen voor de uitvoering van een bepaalde taak op grond van hun bereidheid, vaardigheden, kennis en ervaring.

4.1.5.3 Wat betekent zelfsturing voor het werk van de medewerker? Als een medewerker verantwoordelijk wordt gesteld voor bepaalde taken is het natuurlijk van belang dat hij voldoende kennis in huis heeft om deze taken goed uit te voeren. In de eerste fase van teamontwikkeling zal daarom de huidige vakkennis van de medewerkers op peil gebracht moeten worden en dient er voor gezorgd te worden dat er voldoende achtervang is voor de verschillende taken (taakroulatie). Dit vermindert de kwetsbaarheid van het team. Om na te gaan of alle directe en indirecte taken evenredig over het team verdeeld zijn en of er voor iedere taak voldoende achtervang is, heb ik een matrix ontwikkeld met de teamleden, de werkzaamheden van het team en de kennis die zij hebben. Op basis hiervan creëer je een gap-analyse om te bepalen of kennis van de desbetreffende medewerker bijgeschaafd moet worden. In eerste instantie kun je elk teamlid laten aankruisen welke taken hij op basis van zijn kennis en voorkeur wil uitvoeren. Tevens geeft hij aan of hij nog opleiding of bijscholing nodig heeft voor die taken. Als iedereen dit overzicht heeft ingevuld, kun je in één oogopslag zien welke taken onderbezet zijn. Daar waar de gerealiseerde flexibiliteit lager is dan de benodigde, zal de kennis en kunde van teamleden opgevijzeld moeten worden. Hierbij heeft “training on the job” vaak de voorkeur omdat dit de eenvoudigste manier is om de kneepjes van het vak te leren. Wel moet hiervoor bewust tijd en geld vrij gemaakt worden anders komt het door de drukte van alledag in het gedrang.

4.1.5.4 Wat betekent zelfsturing voor de medewerker? Voor de medewerker verandert er wel wat. Deze verandering kan weerstand bij de medewerker oproepen. Een van de grootste oorzaken van weerstand is de angst voor verandering. De angst voor verplaatsing, verandering of minder leuk werk kan de oorzaak zijn dat mensen afhaken of dat zelfsturing mislukt. Belangrijk punt is dat de dialoog met de desbetreffende medewerker wordt aangegaan en dat de redenen van onbezorgdheid boven tafel komen en bespreekbaar wordt. Naarmate een medewerker het gevoel krijgt dat zijn inbreng serieus wordt genomen zal zijn weerstand afnemen en zal hij zich inzetten om mee te helpen de verandering te doen slagen. Dit heeft ook mede te maken met informatiebeschikbaarheid. Medewerkers worden nu ook geconfronteerd met hun persoonlijke effectiviteit. Immers de gedragingen van de medewerkers vinden zijn weerslag op het team en de overige medewerkers. De beoordelingsprocedure gaat gepaard met feedback die medewerkers elkaar moeten geven. Aan collega’s wordt gevraagd om een 360° beoordeling. Dit houdt in dat collega’s die met of voor elkaar werken elkaar moeten gaan beoordelen. Op basis daarvan schrijven zij hun eigen beoordeling.

4.1.5.5 Wat betekent zelfsturing voor een team? Bij het van start gaan met een zelfsturend team is het belangrijk dat alle teamleden een duidelijk beeld hebben van welke normen en waarden nu en in de toekomst gehanteerd zullen gaan worden. Wat vindt het team belangrijk? Er zullen een aantal basisregels moeten worden afgesproken, waaraan iedereen in het team zich dient te houden en dus ook op aangesproken kan worden als hij daarvan afwijkt. Deze basisregels krijgen letterlijk een centrale plaats in het

Page 9: Moduleopdracht Past zelfsturing binnen het team IM van XXX?home.kpn.nl/IGWestra/moduleopdrachten/Moduleopdracht - Zelfsturing... · Bij zelfsturing heb je een vaste groep medewerkers

9

team, zodat de teamleden er steeds weer aan herinnerd worden. De ontwikkeling van een traditioneel team naar een zelfsturend team is een ingewikkeld proces. Sommige medewerkers hebben moeite met teamvorming vanuit het feit dat zij altijd individueel werk hebben gedaan en altijd op een kamer hebben gezeten. Deze groep maakt de stap van individueel naar team en dan nog de stap van team naar zelfsturend team. Het opbouwen van een zelfsturend team is een gefaseerd proces waarbij elk goed behaald resultaat beloond (gevierd) moet worden. Dit geeft de teammedewerker ook respect.7 Wanneer een team een veranderingsproces ondergaat, lopen een aantal teamleden voor de kar uit, een aantal lopen ernaast en een paar lopen op een afstand achter de kar aan. Op weg naar zelfsturing is teambuilding een zeer belangrijke bouwsteen. Hierbij is zelfkennis en inzicht in het doen en laten, in het handelen van de overige teamleden erg belangrijk. Mensen geven zich echter niet zomaar bloot. Het is belangrijk dat een teamleider stimuleert dat er een veilig en respectvol klimaat ontstaat. Als er positieve resultaten geboekt worden, zullen steeds meer medewerkers zich voor het team inzetten om als zelfstandige groep te gaan functioneren en de kar te trekken in dezelfde richting. Daarom het volgende advies: vier samen met het team een goed behaald resultaat! In de beginfase kan het zijn dat een aantal teamleden de kar in de andere richting willen trekken. Uit de interviews is gebleken dat je dan niet moet forceren, maar hen de tijd moet geven om geleidelijk aan te ontdekken wat zelfsturing nu eigenlijk is en wat het hen persoonlijk kan opleveren.

5 Conclusie

Ons team IM bestaat uit twee afdelingen. De afdeling IM 1 en de afdeling IM 2. De afdeling IM 1 bestaat uit de “oude afdeling VOI” van de XXX XXX en een aantal medewerkers van het voormalige B/CPP. De afdeling IM 2 bestaat geheel uit voormalig B/CPP-medewerkers. Het verschil in aansturing tussen beide afdelingen blijft bestaan. Ik werk op de afdeling IM1 en wij zijn een zelfsturend team waarbij onze leidinggevenden echt een coachende rol hebben. Dit is in tegenstelling tot de afdeling IM2. Zij hanteren het principe als zaken bijgestuurd moeten worden dan komen zij in actie. Dit zogenaamde Transactionele leiderschap management bie exception (zowel actief als passief)8 werkt niet echt motiverend voor de medewerkers omdat zij door dit soort situaties het gevoel krijgen dat zij worden afgerekend. Hier is weinig aandacht voor motivatie. Dit is in tegenstelling tot de afdeling IM1. Hier lopen twee leid inggevenden rond die veel aspecten van transformeel leiderschap in zich hebben. Hier wordt je ook gestimuleerd om resultaten te behalen en als je die resultaten behaalt dan krijg je ook te horen dat je het goed hebt gedaan. Wij noemen het gekscherend de “One Minute Management” tactiek. Je krijgt een minuut complimenten of een minuut een veeg uit de pan. Mijn conclusie is dat “onze”medewerkers professioneel genoeg zijn om zelfsturend te werken maar dat het management moeite heeft met de rol van coach en nog steeds in de rol van teamleider zitten. Bij urgente zaken worden alle zelfsturingzaken overboord gegooid om het gewenste resultaat te behalen. Dit is ook de spagaat waar je vaak als overheidsorganisatie in zit. Wij zijn bijna een politiek bestuurd orgaan. Wij zijn gebonden aan wet- en regelgeving, aan de ambtenarenwet, ambtenarenreglementen, beleidsplannen etc. Je kunt ons vergelijken als een vis in een aquarium, je hebt de vrijheid en ruimte van handelen tot de ruiten van het aquarium. De ruiten zijn de grenzen en daarbinnen zijn kaders gecreëerd waarin je kunt acteren.

6 Reflectie

Bij aanvang van deze moduleopdracht heb ik getracht mijn persoonlijke leerdoel SMART te

7 Maslows behoeftehiërarchie

8 “Gedrag in Organisaties”, blz. 234

Page 10: Moduleopdracht Past zelfsturing binnen het team IM van XXX?home.kpn.nl/IGWestra/moduleopdrachten/Moduleopdracht - Zelfsturing... · Bij zelfsturing heb je een vaste groep medewerkers

10

formuleren. De nadruk is komen te liggen op waarneembaar gedrag van collega’s (Specifiek), heb ik een meetbaar eindresultaat (Meetbaar), is de uitkomst acceptabel (Acceptabel) en is het doel haalbaar (Realistisch). Het tijdsaspect (Tijdgebonden) is niet gerealiseerd. Voor het inleveren van deze moduleopdracht heb ik uitstel aangevraagd, omdat ik tijdnood kwam. Het gevolg hiervan is dat alles in de studie opschuift en dat is een vervelend effect van het toch bewuste gedrag wat je doet. Ik had de intentie om op tijd dit verslag te maken en in te leveren. Mijn gedraging was dat ik een bepaalde aanpak had bedacht die veel tijd in beslag nam en het effect was dat ik niet op tijd klaar was met mijn opdracht. Dit heeft mede te maken met mijn achtergrond in het projectmatige werken. Vooraf had ik een plannetje gemaakt hoe ik alles zou aanpakken in de verwachting dat iedereen even enthousiast zou meewerken. De afspraken met de geïnterviewden liepen flinke vertraging op omdat zij andere drukke werkzaamheden hadden en mij uit het oog verloren. Een positieve ervaring is dat veel collega’s graag mee willen werken omdat zij zien dat ik een drijfveer heb om mijzelf te ontwikkelen. Ook krijg je dan hele andere gesprekken met collega’s die je normaal alleen zakelijk benadert. Het leert je ook wel wat over je eigen gedragingen. Als professional weet je hoe je zaken mo et aanpakken en weet je hoe zaken kunt beïnvloeden of kunt laten excaleren, maar als collega in de hoedanigheid van student die eigenlijk om een privégunst vraagt , weet je dat niet. Hoe krijg ik voor elkaar dat een collega binnen één week een vragenformulier aan mij retourneert? Als diegene dat niet doet hoe pak ik dat dan aan? Dat zijn wel zaken die ik het vervolg anders zou aanpakken. Als leerdoel zou ik ook stellen dat ik vooraf bepaalde collega’s ga benaderen met de vraag of ze in verband met mijn studie zouden willen meewerken met interviews, analyses etc. Voor de volgende opdracht die ik moet maken, waar ik inmiddels al mee bezig ben, heb ik voor mijzelf een plan van aanpak gemaakt en vraag ik ook om feedback aan degenen bij wie ik interviews afleg.

Page 11: Moduleopdracht Past zelfsturing binnen het team IM van XXX?home.kpn.nl/IGWestra/moduleopdrachten/Moduleopdracht - Zelfsturing... · Bij zelfsturing heb je een vaste groep medewerkers

11

7 Bijlagen

7.1 Schema werkgebieden IM1 en IM2

Ke

nn

isce

ntr

um

39%

Detailontwerp,

realisatie en testen

niet-ICT,

en ICT (ORAA)

12%

ImpulsOpstelle

n ontwerp

niet-ICT en IC

T

Act

ualis

eren

bedr

ijfso

nder

dele

narc

h

en o

pdra

chte

npor

tfolio

Opstellen

business case

Impl

emen

tere

n

bedr

ijfsp

roce

srel

ease

Teste

n

bedrijfsp

roce

srele

ase

(Acce

pta

tie- e

n ke

tente

st)

IOAI (IM1)

OR

T (IM

2)

IOAI

Opdrachtbeheer

Transitie

MT en beleidsstaf ter

ondersteuning

Productie (K

RP)

Behoeftebeheer

Page 12: Moduleopdracht Past zelfsturing binnen het team IM van XXX?home.kpn.nl/IGWestra/moduleopdrachten/Moduleopdracht - Zelfsturing... · Bij zelfsturing heb je een vaste groep medewerkers

12

7.2 Vragenlijst GAP-analyse

Page 13: Moduleopdracht Past zelfsturing binnen het team IM van XXX?home.kpn.nl/IGWestra/moduleopdrachten/Moduleopdracht - Zelfsturing... · Bij zelfsturing heb je een vaste groep medewerkers

13

7.3 Interviews medewerkers

Page 14: Moduleopdracht Past zelfsturing binnen het team IM van XXX?home.kpn.nl/IGWestra/moduleopdrachten/Moduleopdracht - Zelfsturing... · Bij zelfsturing heb je een vaste groep medewerkers

14

8 Afkortingen lijst:

B/CPP = XXX/Centrum voor Proces- en Productontwikkeling IM = InformatieManagement IV = Informatievoorziening KRP = Ketenregie Productie MTHV = Methoden, Technieken & Hulpvaardigheden MoSCoW = Must have, Should have, Could have, Would have VOI = Verkenning, Ontwikkeling & Implementatie

Page 15: Moduleopdracht Past zelfsturing binnen het team IM van XXX?home.kpn.nl/IGWestra/moduleopdrachten/Moduleopdracht - Zelfsturing... · Bij zelfsturing heb je een vaste groep medewerkers

15