Mobility management by Dutch employers

Mobiliteitsmanagement en arbeidsvoorwaarden

Driebaansweg naarbereikbaarheid

Projectleiding Maurice Rojer

Tekst Corien Lambregtse

Eindredactie Jacqueline Kooi

Ontwerp Studio 4 | Amsterdam (Madzy Dekema bno, Ancel Riesener bno)

Druk Nederlof | Cruquius-Heemstede

© awvn, vno-ncw, ewerkforum, 2008

Driebaansweg naarbereikbaarheid

Mobiliteitsmanagement en arbeidsvoorwaarden

2

InhoudVoorwoord 3

1 Waar een wil is, is een weg 5

2 Elk bedrijf een eigen aanpak 8

3 Driebaansweg naar bereikbaarheid 11a Vermijden autogebruik 13b Werken op afstand 19c Flexibele werktijden 25Ten slotte 26

4 Routeplan naar mobiliteitsmanagement 29

Interessante links en informatie 32

Mobiliteitsmanagement

VoorwoordDe filedruk in Nederland neemt onrustbarend toe. Dat is slecht voor de economie, voor bedrijven envoor regio’s. Om nog maar te zwijgen over het milieu. Er wordt veel over de files geklaagd, er wordtnog lang niet alles aan gedaan. Oplossen is een groot woord, maar we kunnen als bedrijfsleven,burgers en overheid zeker wat doen om het fileleed te verminderen.

De werkgeversorganisaties vno-ncw en awvn zien vele mogelijkheden om stilstand om te zetten invooruitgang. Deze notitie biedt verschillende oplossingsrichtingen en praktische handvatten voorverbetering van de bereikbaarheid. Mobiliteit is namelijk ook een kwestie van management.

Geen illusies: er bestaat niet één maatregel die hét antwoord is op alle vraagstukken en problemenrond bereikbaarheid. De oplossing ligt in een combinatie van maatregelen, ondersteund in dearbeidsvoorwaarden. Maar het begint allemaal met het bewustzijn dat we in Nederland op een ande-re manier met mobiliteit moeten omgaan. De techniek is er al klaar voor, nu de mensen nog.


3

1 Waar een wil is, is een weg

Als we niets doen, wordt bereikbaarheid alleen maar een groter probleem. De filedruk is in 2007 met maarliefst 10 procent toegenomen ten opzichte van het jaar 2006. De behoefte aan mobiliteit blijft de komendejaren nog steeds stijgen door demografische, ruimtelijke, sociaal-economische en sociaal-culturele ontwikke-lingen. Volgens berekeningen van het Centraal Planbureau neemt het personenvervoer tot 2020 met ongeveer20 procent toe en het goederenvervoer met 15 tot 80 procent – afhankelijk van de economische ontwikkeling.

De toenemende files veroorzaken veel schade. Reizenwordt duurder en minder betrouwbaar, zakelijkeafspraken lopen mis, werknemers zijn steeds langeronderweg en hebben steeds meer moeite met taak-combinaties werk-privé. Dit maakt het voor bedrijvenurgent om op zoek te gaan naar mogelijkheden omhet woon-werkverkeer en het zakelijk verkeer effi-ciënter te laten verlopen.

Steeds meer bedrijven zijn op zoek naar manierenom anders om te gaan met mobiliteit. Ze makendaarover ook afspraken in de arbeidsvoorwaarden,bijvoorbeeld in de cao of op ondernemingsniveau. Erzijn al heel wat praktische ideeën en handvattenvoor bedrijven die met mobiliteitsmanagement aande slag willen gaan. Want waar een wil is, is een weg.

Weer en verkeer

Een belangrijke oorzaak van de sterke groei van defiledruk is volgens de Verkeersinformatiedienst datde capaciteit op de weg ‘op’ is. Automobilisten zijnefficiënter gaan rijden, met minder dan een secondeafstand. Ze kunnen niet nóg dichter op elkaar gaanrijden. Als auto’s bij slecht weer meer afstand moe-ten houden, geeft dat meteen heftige reacties op hetverkeer. Groot onderhoud aan belangrijke snelwegenis ook een belangrijke factor in de filegroei.

Slimmer reizenMobiliteit is een kostenpost, ook los van de files.Bedrijven wegen de kosten van diverse vervoermidde-len tegen elkaar af: kosten van aanschaf, onderhoud


5


6

en afschrijving, kosten van brandstof of kilometer-vergoedingen, administratieve kosten, kosten vanparkeergelegenheid en van schade en/of letsel doorreisongevallen. Natuurlijk spelen ook aspecten alstijdwinst, benutting van reistijd voor productieveactiviteiten en effecten op de gesteldheid en gezond-heid van werknemers in de afweging een rol. Datheeft alles te maken met mobiliteitsmanagement: dezoektocht naar de meest efficiënte vorm van vervoeren de optimale verhouding tussen kosten en baten.Bedrijven zoeken naar manieren om ‘slimmer’ tereizen.

SamenwerkenBedrijven kunnen veel problemen zelf oplossen,maar het mobiliteitsvraagstuk kan alleen in samen-werking met de overheden worden aangepakt.

Centrale en decentrale overheden zijn primair verant-woordelijk voor een goede infrastructuur en ade-quaat openbaar vervoer. Daarnaast kunnen over-heden het gedrag van werkgevers en werknemersbeïnvloeden, bijvoorbeeld via fiscale faciliteiten of

een kilometerheffing, maar ook via regelgeving overwerktijden (Arbeidstijdenwet) en openingstijden vanbedrijven en instellingen (Winkeltijdenwet). Decentrale overheden bepalen ook het ruimtelijkeordeningsbeleid, het locatiebeleid, het parkeer-, fiets-en ov-beleid en het bouw- en milieubeleid, en heb-ben daarmee ook invloed op het mobiliteitsvraagstuken op het gedrag van mensen.

Ook sociale partners kunnen het gedrag beïnvloeden,onder meer door voorlichting en communicatie overmobiliteitsmanagement of door het aandragen vanvoorbeelden en werkwijzen. Daarnaast kunnen werk-gevers en werknemers in cao’s of arbeidsvoorwaar-denregelingen afspraken maken over flexibiliseringvan werktijden en het gebruik van alternatieve ver-voersmiddelen.

Overheden en bedrijfsleven kunnen met het oog opeen betere bereikbaarheid ook bredere samenwer-kingsverbanden aangaan, bijvoorbeeld door eenconvenant te sluiten, met afspraken over wederzijdseinspanningen en investeringen.

Mobiliteitsmanagement: de zoektocht naar de meest

efficiënte vorm van vervoer en de optimale verhouding

tussen kosten en baten.

Vanwege al die verschillende achtergronden enmotieven, bestaat er geen blauwdruk voor het opti-male pakket van mobiliteitsmaatregelen en mobili-teitsgerelateerde arbeidsvoorwaarden.

Het managen van mobiliteit is maatwerk. Om hetjuiste pakket maatregelen en arbeidsvoorwaarden tevinden, kan het volgende stappenplan echter behulp-zaam zijn.


2 Elk bedrijf een eigen aanpak

Zoveel bedrijven, zoveel verschillen. De praktijk laat zien dat bedrijven hun eigen specifieke mobiliteitsvraag-stuk hebben en daarbij een eigen aanpak kiezen. Voor veel bedrijven is de bereikbaarheid van de eigen locatie een zorg. Die bereikbaarheid kan slechter wor-den door de filedruk, maar ook door tijdelijk groot onderhoud aan het nabijgelegen wegennet, of door eenparkeerprobleem rond de bedrijfslocatie. Voor andere bedrijven ligt het probleem breder, omdat er niet alleensprake is van woon-werkverkeer, maar ook van veel zakelijk verkeer naar andere bestemmingen dan de eigenbedrijfslocatie. De filedruk kan daarbij een belangrijke tijd- en dus kostenfactor worden. Veel bedrijven willende kosten van zowel woon-werkverkeer als van zakelijk reizen beheersbaar maken, of de werknemers meerkeuzemogelijkheden bieden. Soms willen bedrijven hun kantoorruimte beter benutten, en ook dat kan temaken hebben met mobiliteitsbeleid. Bij sommige bedrijven speelt het mobiliteitsbeleid een rol bij het verkrij-gen van een milieuvergunning. Andere bedrijven verbinden mobiliteitsmanagement met gezondheidsbeleid(meer mensen laten bewegen, dus laten fietsen) en duurzaamheidsbeleid.

Het managen van mobiliteit is maatwerk om het juiste

pakket maatregelen en arbeidsvoorwaarden te vinden.

8

1 Formuleer zo helder mogelijk het mobiliteits-vraagstuk of -probleem van uw bedrijf.

Indien gewenst kan een projectteam verantwoor-delijk worden gesteld voor de probleemanalyse, hetontwikkelen van nieuw beleid, het implementatie-plan, en eventueel de uitvoering van een pilot.

2 Maak een analyse van de elementen die hetmobiliteitsvraagstuk bepalen:

a de bereikbaarheid van de bedrijfslocatieb het verplaatsingsgedrag van werknemers

(woon-werk en/of zakelijk) en klanten, even-tueel het verplaatsingsgedrag in de omgeving

c (eventuele) mobiliteitsknelpuntend toereikendheid van de bestaande mobiliteits-

regelingen en –maatregelene mogelijke nieuwe of aangepaste mobiliteits-

maatregelenf een kosten/baten-analyse

De analyse kan duidelijk maken dat aanpassingenvan mobiliteitsgerelateerde arbeidsvoorwaardennodig zijn. Dit vraagt vroegtijdige betrokkenheid vanwerknemersorganisaties en/of medezeggenschap.

3 Ontwikkel aan de hand van deze analyse eenmobiliteitsplan met doelstellingen, randvoor-waarden, voorgenomen maatregelen en eencommunicatieplan.

4 Kies desgewenst voor een proef of een pilotom te bezien of de voorgenomen maatregelenhaalbaar zijn en/of bijstelling behoeven.

De praktijk van verplaatsingsgedrag is vaak weer-barstig. Het gedrag van werknemers wordt beïnvloeddoor externe factoren die nooit helemaal beheers-baar zijn. Proefdraaien kan daarom nuttig zijn.

5 Houd continu in de gaten of de arbeidsvoor-waardelijke regelingen aanpassing behoevenom een ander mobiliteitsgedrag te ondersteu-nen of te stimuleren.


9

Stappenplan mobiliteitsmanagement

Arbeidsvoorwaardelijke afspraken kunnen een krach-tig instrument zijn om het verplaatsingsgedrag vanwerknemers te beïnvloeden. Het gaat in de praktijkom vier categorieën: reiskostenvergoedingen, ver-huiskostenvergoedingen, afspraken over ewerken(vergoedingen, rechten en plichten) en werktijden-regelingen.

Hierna worden de drie bovengenoemde mobiliteits-maatregelen toegelicht, in samenhang met de rele-vante arbeidsvoorwaardelijke regelingen en de even-tuele fiscale faciliteiten.


11

Arbeidsvoorwaardelijke afspraken kunnen een krachtig

instrument zijn om het verplaatsingsgedrag van werk-

nemers te beïnvloeden.

3 Driebaansweg naar bereikbaarheid

Bedrijven en organisaties kunnen zelf verschillende maatregelen nemen om anders om te gaan met mobili-teit. In grote lijnen zijn er drie oplossingsrichtingen voor het mobiliteitsprobleem. Die kunnen natuurlijk ookin combinatie worden toegepast.

A zoveel mogelijk vermijden van autogebruik, door inzet van alternatieve vervoermiddelenB stimuleren van werken op afstandC stimuleren van (meer) flexibele werkpatronen

13

Mobiliteitsmaatregelen

Openbaar vervoerHet autogebruik kan omlaag door het openbaar ver-voer aantrekkelijker te maken. Het openbaar vervoer(ov) is in veel gevallen een aantrekkelijk alternatiefvoor de auto. Bedrijven kunnen het gebruik vanopenbaar vervoer stimuleren met behulp van ver-goedingsregelingen, maar ook door kortingen tebedingen bij ov-aanbieders vanwege bulkafname vanabonnementen. Eventueel kan een bedrijf vervoerorganiseren van ov-haltes naar de bedrijfslocatie. Bedrijven en (regionale) overheden kunnen in eenconvenant afspraken maken over het aanbod vanopenbaar vervoer.

FietsEen ander alternatief is de fiets. De meeste verplaat-singen voor woon-werkverkeer zijn minder dan 7 à 8km. In die gevallen is de fiets een zeer efficiënt,milieuvriendelijk en gezond alternatief. De fietszorgt vaak ook voor aansluiting op het ov: van huisnaar ov-halte en/of van ov-halte naar bedrijfslocatie.

Beschikbaarstelling van fietsen voor woon-werkverkeer en ook op de werkplek is fiscaal gefaciliteerden kan onderdeel zijn van mobiliteitsmanagement.Voor incidenteel zakelijk verkeer kan de ov-fietsaantrekkelijk zijn.

OV-fiets

Werknemers die regelmatig met het ov reizen,kunnen een abonnement nemen op de ov-fiets. De ov-fiets is een huurfiets die binnen een minuutis te verkrijgen op meer dan 100 locaties, vooral bijstations. www.ov-fiets.nl

CarpoolenNaast vervoersalternatieven voor de auto zijn er ookmaatregelen, waarmee het autogebruik op zichzelfefficiënter kan worden gemaakt en het aantal autoki-lometers kan worden verminderd. Bijvoorbeeld doorcarpooling. Bedrijven kunnen dit stimuleren enadministratief ondersteunen. Daarbij is praktischeeenvoud in de uitvoering van het hoogste belang.Carpooling kan worden gestimuleerd door bijvoor-beeld aantrekkelijke reisvergoedingsregelingen en de koppeling met parkeerrechten en/of -tarieven.


A Vermijden van autogebruik

Voor verplaatsingen in woon-werkverkeer van minder

dan zeven à acht kilometer is de fiets een efficiënt,

milieuvriendelijk en gezond alternatief.


Parkeerbeleid Menzis: voorrangsregeling carpoolers

Een van de vestigingen van Menzis heeft voor hoog-uit eenderde van de werknemers parkeerruimte.Menzis introduceerde daarom een parkeerbeleidwaarbij medewerkers die carpoolen voorrang krijgen.– Medewerkers die binnen 10 km van het werk wo-

nen, krijgen geen toegang tot het parkeerterrein.– Parttimers (minder dan 4 dagen in de week) krij-

gen geen toegang tot het parkeerterrein: het par-keerprobleem is voor hen makkelijker op te los-sen dan voor wie 4 of 5 dagen werkt.

– Medewerkers die fulltime werken, verder dan 10 km van het werk wonen en carpoolen hebbenaltijd recht op een parkeerplaats.

– Medewerkers die fulltime werken, verder dan 10 km van het werk wonen en niet carpoolen,krijgen de resterende plaatsen, te beginnen bij de medewerkers met de verste reisafstand.

Inmiddels zijn 44 carpoolteams gevormd, met eengemiddelde bezetting van 2,3 personen per auto.Dat is 20 procent van de medewerkers die verderdan 10 km van het werk wonen. De resterende par-keerplaatsen werden op de genoemde manier ver-deeld. Dit betekent dat medewerkers die verder dan14 à 15 km van het werk wonen, een parkeerplaatshebben. Voor medewerkers die dichter bij het werkwonen en niet carpoolen, is geen parkeerplekbeschikbaar.De bestaande vergoedingsregeling voor woon-werk-verkeer bleef ongewijzigd. Beneden de 10 kmafstand geldt geen vergoeding. Boven de 10 km ont-vangen medewerkers die met de auto komen eenvergoeding op basis van ov, gemaximaliseerd op 30 km. Wie aantoonbaar met het ov reist, krijgt op vertoon van zijn maandkaart de volledige reis-kosten vergoed tot 50 km. Bron: www.slimreizen.nl

Spits mijdenEen andere manier om de filedruk te verminderen, is het vermijden van de verkeersspits. Er zijn diversemanieren om dat mogelijk te maken of te stimule-ren. Zo is al geëxperimenteerd met het belonen vanspitsmijdend reizen, met positieve ervaringen.Reisgedrag kan ook worden beïnvloed door werk-nemers te laten betalen voor het parkeren van hunauto bij de bedrijfslocatie of door parkeerrechten tekoppelen aan spitsmijdend reisgedrag.

Het mijden van de spits is soms lastig of zelfs on-mogelijk omdat bedrijfs- en/of werktijden daar nietop zijn afgestemd. Het verruimen van het dagvenstervan bedrijfsopeningstijden en werktijden kan daarbijhelpen. Dit heeft in veel gevallen ook arbeidsvoor-waardelijke gevolgen, bijvoorbeeld in de sfeer vanoverwerk en toeslagen, en is daarmee niet zondermeer een simpele of snelle maatregel. Toch kan hetin de bredere context van bereikbaarheid en produc-tiviteit de moeite van het overwegen waard zijn.

Bewuste keuzes stimulerenWerknemers zijn primair zelf verantwoordelijk voorhun mobiliteit, maar vanuit algemeen en bedrijfs-belang kunnen bewuste en efficiënte individuelekeuzes worden bevorderd. Bijvoorbeeld door reizenmet openbaar vervoer of spitsmijdend vervoers-gedrag te belonen, of door reisvergoedingen te ver-strekken die niet de keus voor de auto bevorderen.

Een andere mogelijkheid is een persoonsgebondenmobiliteitsbudget, waaruit werknemers de voor henoptimale mobiliteit bekostigen. Keuzevrijheid enflexibiliteit voor werknemers kunnen een onder-scheidende arbeidsvoorwaarde en bindingsfactor zijn voor een bedrijf.

14

15


Deze aanpak brengt administratieve en organisatori-sche lasten met zich mee. Die spelen uiteraard meein de algehele afweging. Eventueel kan een externemarktpartij worden ingeschakeld om het mobiliteits-budget te beheren en de voorzieningen te verzorgen.

Meer vrijheid in mobiliteitskeuze

Capgemini heeft de ns-Business Card opgenomen inhet mobiliteitsbudget van de leaseautorijder. Dit iseen creditcardachtige kaart waarmee telefonisch of via internet een treinreis kan worden geboekt enbetaald. De kaart geldt als vervoersbewijs. Ook kun-nen consultants van Capgemini hiermee betalenvoor de treintaxi en de speciale q-Park parkeer-plaatsen. Capgemini ontvangt maandelijks eengespecificeerde factuur met voor iedere kaart deabonnementskosten en de kosten voor trein, trein-taxi en q-Park. Voor treinreizen in de daluren geldteen korting van 20 procent, voor iedere taxirit 10 procent.

Twynstra Gudde heeft naast de introductie van dens-Business Card een integraal pakket voor mobili-teitsmanagement afgenomen van een leasemaat-schappij. In het pakket zitten verschillende moge-lijkheden voor zakelijke reizen: naast de trein enov-fiets, is er ook toegang tot (trein)taxi’s, p+r par-keren, pool- & huurauto’s. De kilometerdeclaratiesworden elektronisch verwerkt op basis van per-soonsgebonden mobiliteitsbudgetten. De uitgebrei-de reismogelijkheden en het reisadvies van deur totdeur hebben bij de medewerkers van TwynstraGudde een verschuiving teweeg gebracht van deauto naar het ov.Bron: www.slimreizen.nl

Verkleinen woon-werkafstandEen rigoureuze manier om autogebruik terug tebrengen, is het verkleinen van de woon-werkafstand.Dat kan door werknemers te stimuleren dichter bijhet werk te gaan wonen, bijvoorbeeld via verhuis-kostenvergoedingen, óf als dat mogelijk is: door devestigingslocatie van een bedrijf af te stemmen ophet reisgedrag en/of woonlocaties van (potentiële)werknemers.

Eventueel kan een externe marktpartij worden

ingeschakeld om het mobiliteitsbudget te beheren en

de voorzieningen te verzorgen.


16

Arbeidsvoorwaarden

Maatregelen gericht op vermindering van het autogebruik of het efficiënter gebruik van de autokunnen met arbeidsvoorwaardelijke afsprakenworden ondersteund. Alternatieve vervoermiddelen,efficiëntere manieren van reizen en het verkleinenvan de woon-werkafstand kunnen aantrekkelijkerworden door vergoedingsregelingen. In veel cao’s enarbeidsvoorwaardenregelingen komen al afsprakenvoor over reiskostenvergoedingen en verhuiskosten-vergoedingen, maar die kunnen in veel gevallenbeter worden ingepast in het geheel van het mobili-teitsmanagement van een bedrijf.

ReiskostenvergoedingenEr is een onderscheid in vergoedingen voor reis-kosten met de (eigen) auto of met het openbaar ver-voer of de fiets. Om de bereikbaarheid te bevorderen,kunnen bedrijven vergoedingen voor het reizen metopenbaar of ander vervoer gunstiger maken dan voorreizen met de (eigen) auto. Bijvoorbeeld door voor openbaar vervoer de werkelijkafgelegde reisafstand te vergoeden, terwijl auto-vervoer maar tot een maximum reisafstand of juistvanaf een minimumaantal kilometers wordt vergoed.Een verdergaande vorm is alleen openbaar vervoer te vergoeden en autogebruik in het geheel niet (ofslechts indien noodzakelijk).

Fiscaal kader

Fiscaal bestaat er sinds 1 januari 2004 geen onder-scheid meer tussen woon-werkkilometers en dienst-reiskilometers. De werkgever kan alle zakelijkekilometers (inclusief woon-werkverkeer) aan zijnwerknemers fiscaal onbelast vergoeden tot eenmaximum van € 0,19 per kilometer, ongeacht dewijze van vervoer.

De werkgever kan in plaats van een kilometerver-goeding ook de aanschaf van een fiets vergoeden. De werknemer hoeft deze vergoeding niet bij tetellen bij het inkomen, als de fiets niet duurder isdan € 749. De werknemer wordt direct eigenaar van de fiets. In dit geval is sprake van eigen vervoer.Dit betekent dat in beginsel ook een onbelastevergoeding van € 0,19 per kilometer moet kunnenworden gegeven.

Naast de mogelijkheid om onbelast € 0,19 perkilometer te vergoeden, kan de werkgever ook defeitelijke kosten van het plaatsbewijs of abonne-ment voor het openbaar vervoer vergoeden.

De druk van woon-werkverkeer gaat ook omlaag

als werknemers dichter bij het werk komen wonen.


17

VerhuiskostenvergoedingenDe druk van woon-werkverkeer gaat ook omlaag alswerknemers dichter bij het werk komen wonen. Een verhuisregeling, met een (gedeeltelijke) kosten-vergoeding, kan dit bevorderen. In cao’s of arbeids-voorwaardenregelingen is vaak geregeld welke kos-ten de werkgever bereid is (onbelast) te vergoeden.

Voorbeelden verhuiskostenvergoedingen in CAO’s

De werknemer komt in aanmerking voor eenverhuisvergoeding, als hij op verzoek van de werk-gever, door overplaatsing, of vanwege een nieuwefunctie een langere reistijd krijgt. Vergoedingomvat: in- en uitpakkosten, transportkosten enherinrichtingskosten, ten bedrage van 2x brutomaandsalaris, minimaal € 3.176 en maximaal € 5.445.

De werkgever bepaalt in overleg met de or hetwoongebied van de werknemer. De noodzaak totverhuizing die hieruit voortvloeit, geeft recht opeen verhuiskostenvergoeding van maximaal 12% enminimaal 4% van het jaarsalaris, afhankelijk vanhet wel of niet voeren van een eigen huishouden.

De werknemer die verplicht is te verhuizen of opgrond van een medische noodzaak verhuist, heeftrecht op een verhuisvergoeding en een vergoedingvan de reiskosten voor het woon-werkverkeer bijverhuizing. De werkgever treft in overleg met de orof pvt een verhuiskostenvergoeding.

Fiscaal kader:

De verhuiskosten van de werknemer in het kadervan zijn dienstbetrekking, komen in de volgendesituaties in aanmerking voor een fiscale faciliteit:– de werknemer gaat wonen binnen een afstand

van 10 kilometer van zijn arbeidsplaats, terwijlhij eerst op een afstand van meer dan 10 kilo-meter woonde;

– door de verhuizing verkort de werknemer de reis-afstand tussen zijn woning en de arbeidsplaatsmet ten minste 50 procent en ten minste 10 kilo-meter.

Houdt de verhuizing verband met de dienstbetrek-king, dan is een vrijgestelde vergoeding mogelijkvoor de kosten van het overbrengen van de inboe-del, ongeacht het bedrag van die kosten. De overigekosten, inclusief herinrichtingskosten, kunnen vrijworden vergoed tot maximaal 12% van het jaar-loon, met een maximum van € 5.445. De werkgeverkan eveneens onbelast de kosten voor huisvestingbuiten de woonplaats vergoeden of huisvesting bui-ten de woonplaats verstrekken, zodat de werknemerniet met dubbele woonlasten zit. Dit kan maximaalvoor een periode van twee jaar.

B Stimuleren van werken op afstand


Een manier om het woon-werkverkeer substantieel te

verminderen, is thuiswerken en ewerken met behulp

van informatietechnologie.

Mobiliteitsmaatregelen

Een manier om het woon-werkverkeer substantieel teverminderen, is thuiswerken en ewerken met behulpvan informatietechnologie. Hierdoor daalt nietalleen het autogebruik per werknemer, maar ook dereistijd in het algemeen. Ewerken stelt hoge eisen aan de organisatie en deuitvoering van het werk. Dit vraagt aandacht vooraspecten als arbeidsvoorwaarden, bescherming vangegevens en privacy, aanschaf en gebruik van appara-tuur, veiligheid en gezondheid, scholing en de orga-nisatie van het werk. Zowel voor de werkgever als dewerknemer moet duidelijk zijn wat de voorwaardenen afspraken over ewerken zijn.

Dit kan worden vastgelegd in regelingen en overeen-komsten met werknemers, met behulp van collectie-ve instrumenten (arbeidsvoorwaardenregeling, cao,afspraken met de or/pvt) of op individueel niveau.Ook dat is maatwerk.

Los van de organisatorische en/of arbeidsvoorwaar-delijke aspecten, vraagt ewerken ook een cultuur-omslag, zowel bij het management als bij werk-nemers. Ewerken heeft niet alleen gevolgen voor demanagementstijl van leidinggevenden, maar vergtvan werknemers ook het vermogen om de grenzentussen werk en privé te managen.

19

KPN: eWerkconcept

KPN heeft gekozen voor de inrichting van flexwerk-plekken op kantoor en de stapsgewijze introductievan eWerken. Alle kantoormedewerkers met eenmobiele functie (consultants, account- en project-managers) werken formeel vanuit huis.

Faciliteiten ewerken– Thuis: de medewerkers zijn uitgerust met een

adsl-aansuiting, laptop, docking station, muis,toetsenbord, voeding, printer met een service-contract en veelal een blackberry of smartphone.

– Onderweg: een mobiel internet kaart voor de laptop van iedere medewerker, zodat zij viaumts/hsdpa en hotspots overal toegang kunnenkrijgen tot het bedrijfsnetwerk.

– Kantoor: 1 werkplek op 4 flexwerkers; iederemedewerker heeft een locker.

Medewerkers doen in principe het standaard-bureauwerk thuis. De werkplekken op kantoor zijnbeschikbaar voor afspraken of kantoorwerk tussentwee afspraken in. De werknemer beschikt thuisover een werkplek die aan de arbo-eisen voldoet. De teleflexregeling biedt de mogelijkheid één keerin de vijf jaar kantoormeubilair aan te schaffen datvoldoet aan de arbo-eisen. Alle mobiele werkersbeschikken over een lease- of bedrijfsauto. Een reis-kostenvergoeding voor woon-werkverkeer is nietvan toepassing.

Flexibele werktijdenMedewerkers op een hoger functieniveau kunnendesgewenst een functiecontract afsluiten, dat isvastgelegd in de cao. kpn gaat er vanuit dat eenorganisatie die flexibiliteit van de medewerkersvraagt, door bijvoorbeeld ’s avonds een keer door te werken, medewerkers ook de gelegenheid moetbieden tijdens werktijden privé-zaken uit te voeren.In het contract worden afspraken gemaakt over dewerkzaamheden die de medewerker binnen eenbepaalde periode en met een bepaalde kwaliteitverricht. Ook worden afspraken gemaakt over zijnbereikbaarheid. De medewerker bepaalt vervolgenszelf hoe hij de werkzaamheden invult.Wie kiest voor het functiecontract kan zijn atv-dagen inruilen voor een financiële vergoeding ofopsparen voor bijvoorbeeld een sabbatical leave,ouderschaps- of studieverlof. In de praktijk kiesteen overgrote meerderheid van de werknemers voor de financiële vergoeding.

ewerken met IP-technologieEen nieuwe stap in het eWerkconcept is het werkenop basis van ip-technologie (internet protocol-technologie). Hierdoor ontstaat er binnen kpnéén volledig geïntegreerd communicatienetwerk,New Multimedia office (nemo) genoemd, waarmeemedewerkers kunnen (beeld)bellen, faxen, e-mailen,chatten en bijvoorbeeld op afstand kunnen samen-werken aan één document. Medewerkers zijn beterbereikbaar doordat zij bijvoorbeeld doorschake-lingen kunnen instellen en kunnen aangeven datzij online zijn. De pc fungeert als een soort privé-telefooncentrale. Alle voicemail-, faxen e-mail-berichten komen binnen in één mailbox.Bron: www.slimreizen.nl


20


21

Ewerken gebeurt niet alleen vanuit huis. Bedrijvenkunnen ook andere locaties gebruiken die quabereikbaarheid minder problematisch zijn, waartechnische mogelijkheden in de sfeer van telefonie,internet, videoconferenties en flexwerkplekken aan-wezig zijn.

Videovergaderen

Videoconferentie is real time communicatie inbeeld en geluid over grote afstanden tussen twee ofmeer participanten. Nog niet zo lang geleden wasvideovergaderen in een redelijke resolutie metwerkbaar geluid behoorlijk prijzig. Met de komstvan dsl en andere breedbandverbindingen zijnvideoconferenties een stuk voordeliger geworden.

Videoconferenties hebben een groot aantal voorde-len: tijdsbesparing, minder jetlags, lagere reis- enverblijfskosten, om nog te zwijgen over de risico’svan bijvoorbeeld een ongeluk, ontvoering, geweldtegen officials of ziekten. Videoconferenties verho-gen de efficiency van informatie-overdracht en hetsamenwerken aan projecten, in vergelijking tot tele-foon, e-mail of fax.

De toepassingen zijn legio: overleggen van marke-ting & sales, crisisoverleg, r&d-besprekingen,projectoverleg met thuiswerkers en tele-educatie.Videovergaderen is bij uitstek geschikt voor fre-quente korte bijeenkomsten over afstanden vanmeer dan 30-60 minuten reistijd, en zeker om even een inkoper in Taiwan virtueel face-to-face te ontmoeten. Over het algemeen geldt: hoe langereen vergadering duurt, des te acceptabeler de reis-en verblijftijd. Bij twee uur reizen om een uurtje te vergaderen, levert videoconferentie twee uurbesparing op. Bij een vergadering van drie uur ishet rendement al minder.

Een nieuwe stap in het ewerkconcept is het werken op

basis van IP-technologie (internet protocoltechnologie).


22

Arbeidsvoorwaarden

Het stimuleren, faciliteren en organiseren van thuis-werken en ewerken heeft natuurlijk ook te makenmet arbeidsvoorwaarden. Dit betreft onder meereventuele vergoedingen van computerapparatuur, deinrichting van de thuiswerkplek, de internet- en tele-foonverbinding, de arbeidsomstandigheden enafspraken over de minimale of maximale thuiswerk-frequentie. Afspraken over thuiswerken en ewerkenkunnen als raamwerk in de cao of arbeidsvoorwaar-denregeling worden vastgelegd, en in overleg metmedezeggenschapsorganen of met individuele werk-nemers verder worden uitgewerkt.

Voorbeelden van CAO-afspraken over thuis- en/of ewerken

Als de bedrijfsvoering aanleiding geeft tot telewer-ken en dit op vrijwillige basis gebeurt, is tele/thuis-werken in principe mogelijk. In overleg met hetmedezeggenschapsorgaan wordt het aantal dagenthuiswerk minimaal 1 keer per jaar besproken eneventueel bijgesteld.

Thuiswerken is toegestaan als het minimaal ééndag per week plaatsvindt en voor maximaal 50 pro-cent van de arbeidsduur, en als het aan de arbo- enfiscale voorwaarden voldoet. Thuiswerken mag nietleiden tot kostenverhogingen, en gebeurt alleen opbasis van vrijwilligheid.

Fiscale kader

De werkgever heeft mogelijkheden om onbelastevergoedingen te verstrekken voor het gebruik vaneen thuis- of ewerkplek door de werknemer. Vooreen zelfstandige werkruimte thuis geldt een vrij-stelling van maximaal 20 procent van de huur ofhuurwaarde, vast te stellen op basis van een staffelvan woz-waarden.De inrichting van een werkruimte komt onder voor-waarden in aanmerking voor een onbelaste vergoe-ding: één keer in de vijf jaar een bedrag van € 1.815(inclusief btw). De werknemer moet dan ten minsteéén dag per week thuis werken en de inrichtingmoet voldoen aan de arbo-eisen. Sinds 1 januari2007 komen ook internet- en telefoonaansluitingenin aanmerking voor een onbelaste vergoeding, mits de werknemer die faciliteiten voor meer dan10 procent zakelijk gebruikt.

Werkgevers zouden hun werknemers een onbelaste

anti-filebonus moeten kunnen geven als zij ewerken.

Aanbevelingen verruiming van het fiscale kader ewerken

vno-ncw heeft enkele aanbevelingen gedaan om defiscale faciliteiten voor thuis- en/of ewerken te ver-ruimen:

1 Verruiming fiscale mogelijkheden werkruimteDe kosten van de werkruimte mogen alleen vergoedworden als de werkruimte een zelfstandig gedeeltevan de woning is. Deze zelfstandigheidseis is per 1 januari 2005 in de wet gekomen en heeft ertoegeleid dat veel werkruimtes niet meer voldeden aande criteria. Ook zzp’ers konden de kosten van hunwerkruimte aan huis niet langer in aftrek brengen.Door het schrappen van deze zelfstandigheidseiszou de regeling weer nieuw leven ingeblazen kun-nen worden. Dit zou tevens een groot probleem op-lossen van veel zzp’ers die kantoor aan huis houden.

2 Verruiming vergoeding inrichting werkruimteDe huidige fiscale regeling staat eens per vijf jaareen vergoeding toe voor de inrichting van de werk-ruimte thuis van maximaal € 1.815. De regelinggeldt uitsluitend voor werknemers die minimaal éénhele dag per week ewerken. Door de eis van één heledag per week te vervangen door acht uur per week isde regeling ook toepasbaar als bijvoorbeeld tweekeer een halve dag wordt ge-ewerkt, of een aantalkeer per week de spits wordt vermeden. Naast deze flexibilisering van de regeling, dient de vergoeding te worden verhoogd tot een bedragvan € 3.000. Het huidige bedrag is sinds de invoeringin 1997 niet geïndexeerd en niet meer toereikend.

3 Anti-filebonusOm congestie verder terug te dringen, kan het e-werken ook op een andere manier fiscaal wordengestimuleerd. Werkgevers zouden hun werknemerseen onbelaste anti-filebonus moeten kunnen gevenals zij ewerken. De extra kosten voor de werkgeverworden in eerste instantie gecompenseerd door toe-name van de arbeidsparticipatie en een verminde-ring van de reistijd van het personeel. Om de extrakosten verder te verminderen, dient de anti-file-bonus te worden opgenomen in het cafetariastelsel.Met andere woorden: een stukje brutoloon wordtuitgeruild tegen de onbelaste anti-filebonus.


23

Voor de woon-werkmobiliteit zijn ook de dagelijksewerktijden van belang. Hoe ruimer het ‘dagvenster’,hoe meer variatie in aanvangs- en eindwerktijdenvan individuele werknemers. Dat maakt meer sprei-ding van woon-werkverkeer mogelijk.

De werktijden van de 25 grootste bedrijfstak- enonderneming-cao’s variëren tussen 06:00-08:00 uur ’s ochtends en 18:00-21:30 uur ’s avonds. De omvangvan het dagvenster varieert daarmee tussen de 10 en15,5 uren. De cao’s bieden op zichzelf dus al aardigwat ruimte voor gespreid woon-werkverkeer.

Ook de inrichting van roosters en de manier vanroosteren bieden gelegenheid tot verdere flexibili-sering van werktijden. Afhankelijk van de aard vanhet werk kunnen de werktijden roosterwensen vanwerknemers en de wensen van de werkgever rondbeschikbaarheid van productiecapaciteit op elkaarworden afgestemd. Dit draagt bij aan het mobiliteits-management van de onderneming. De werktijden ende personeelsinzet zijn op die manier ook beter af testemmen op het dagelijkse, wekelijkse, maandelijkseof seizoensgebonden werkaanbod.

Bavaria: Flexibeler werktijden

De medewerkers van Bavaria krijgen meer invloedop hun werktijden. De chauffeurs werkten vijfdagen per week, maar waren vanwege alle filesvaak niet om vijf uur ’s middags terug. Er werdendus veel dure overuren gedraaid, en daar wildeBavaria van af. De chauffeurs werken nu vier langedagen per week, in plaats van vijf normale dagenmet overuren. En ze mogen die ene vrije dag zo veel mogelijk zelf inplannen. Dat was eerst evenwennen, maar inmiddels zijn de meeste werk-nemers enthousiast. Bron: Het Financieele Dagblad 9 oktober 2007


25

C Stimuleren van flexibele werktijden

Hoe ruimer het ‘dagvenster’, hoe meer variatie

in aanvangs- en eindwerktijden van individuele

werknemers.

Mobiliteitsmanagement hoeft zich niet op één maat-regel te richten. Het past in de eerder beschrevenaanpak om een mix van maatregelen in te zetten.

Een bedrijf dat werk wil maken van mobiliteits-management doet er goed aan zijn arbeidsvoorwaar-den tegen het licht te houden van gericht mobili-teitsbeleid. De cao of arbeidsvoorwaardenregelingkan worden benut om:

– het gebruik van de fiets en het ov te stimuleren; – autogebruik slimmer te combineren met mogelijk-

heden van openbaar vervoer;– dichter bij het werk wonen te stimuleren;– thuis- en/of ewerken te stimuleren en daarbij dui-

delijke (arbeidsvoorwaardelijke) randvoorwaardenvast te leggen (collectief en/of individueel);

– werktijdenregelingen en arbeidstijdmanagementaf te stemmen op spitstijden.


26

Ten slotte

Ministerie van Verkeer en Waterstaat

In 2006 sloot de gemeente Den Haag in verbandmet wegwerkzaamheden een aantal belangrijke toe-voerwegen af. 2750 medewerkers van het ministerievan Verkeer en Waterstaat zouden daar direct hin-der van ondervinden. De gemeente gaf het dringen-de advies de auto tijdens de werkzaamheden telaten staan en gebruik te maken van alternatief ver-voer.

Het projectteam FileProof Voorbeeldfunctie VenW greepde wegwerkzaamheden aan om een aantal experi-menten uit te voeren rond flexibel reizen en wer-ken. De pilot kreeg een brede opzet en richtte zichop zowel automobilisten als niet-automobilisten. Ze haakte ook aan bij een trend binnen het ministe-rie, waarbij in toenemende mate (inter)departemen-taal wordt samengewerkt en medewerkers steedsvaker op verschillende locaties in projecten samen-werken.

Het projectteam FileProof kwam met een breedmaatregelenpakket:– een volledige vergoeding van trein- of strippen-

kaartkosten vanaf een trein-/ov-locatie (autoparkeren en met het ov verder);

– een ov-fiets vanaf station Den Haag Centraal of Hollands Spoor (kosten voor de werkgever);

– tijdelijke werk-/vergaderruimtes Den Haag csen andere locaties, zoals flexplekken bij stationZoetermeer;

– ruimere kantooropeningstijden en de mogelijk-heid het werkritme te verschuiven naar 11.00-19.30 uur of 7.00-15.30 uur;

– een ontbijtbuffet op kantoor (vanaf 7.00 uur, niet gratis);

– gebruik van WebAccess om eerst thuis te werkenen na de spits naar Den Haag te reizen;.

– thuis of elders werken faciliteren door doorscha-keling van de vaste telefoon naar mobiel.

Bron: www.slimreizen.nl


29

4 Routeplan naar mobiliteits-

management

Mobiliteitsmanagement biedt handvatten om de filedruk te verminderen. Dit gebeurt door de efficiency inhet verplaatsingsgedrag van werknemers te bevorderen en de kosten en baten van mobiliteit beter in balanste brengen. Mobiliteitsmanagement wil werknemers stimuleren tot bewuste keuzes of en wanneer de reiswordt gemaakt en met welk vervoermiddel.

Een bedrijf dat werk wil maken van mobiliteits-

management doet er goed aan zijn arbeidsvoorwaarden

tegen het licht te houden van een gericht mobiliteits-

beleid. De arbeidsvoorwaarden dienen het mobiliteits-

management te ondersteunen.

StappenplanMobiliteitsmanagement is maatwerk. Om de juistemix van maatregelen te vinden, kan het volgendestappenplan behulpzaam zijn:

1 Formuleer zo helder mogelijk het mobiliteits-vraagstuk van uw bedrijf.

2 Maak een analyse van:a de bereikbaarheid van uw bedrijfslocatieb het verplaatsingsgedrag van werknemers,

klanten en omgevingc de mobiliteitsknelpuntend de toereikendheid van de bestaande

mobiliteitsregelingen en -maatregelene mogelijke nieuwe of aangepaste mobiliteits-

maatregelenf een kosten/baten-analyse.

3 Ontwikkel aan de hand van deze analyse eenmobiliteitsplan met doelstellingen, randvoor-waarden, voorgenomen maatregelen en eencommunicatieplan.

4 Draai desgewenst eerst een pilot om te bezien of de voorgenomen maatregelen haalbaar zijn of bijstelling behoeven.

5 Houd continu in de gaten of de arbeidsvoor-waardelijke regelingen aanpassing behoevenom een ander mobiliteitsgedrag te ondersteu-nen of te stimuleren.

Mogelijke maatregelen Bedrijven kunnen zelf (een mix van) verschillendemaatregelen toepassen om de bereikbaarheid teverbeteren.

1 Zoveel mogelijk vermijden van autogebruik,door:

Mobiliteitsmaatregelen:a aantrekkelijker maken van het gebruik van

openbaar vervoerb aantrekkelijker maken van het gebruik van fietsc organiseren en stimuleren van carpoolingd opzetten van een project spits mijdene keuzevrijheid en flexibiliteit voor werknemers te

stimuleren f het verkleinen van de woon-werkafstand.

Arbeidsvoorwaarden:– gebruik ov en/of fiets meer vergoeden dan auto-

gebruik (fiscaal gefaciliteerd)– vergoedingen van verhuiskosten.

30

Aanpak

2 Stimuleren van werken op afstand, door:

Mobiliteitsmaatregelen:a stimuleren en organiseren van thuiswerkenb stimuleren en organiseren van ewerken (onder-

weg werken, videovergaderend, flexwerkplekken)

Arbeidsvoorwaarden:– afspraken rechten en plichten– fiscaal gefaciliteerde vergoedingen voor gebruik

en/of inrichting thuiswerkplek

3 Stimuleren van flexibeler werkpatronen, door:

Mobiliteitsmaatregelen/arbeidsvoorwaarden:a verruimen van dagvensters: vervroegen aan-

vangswerktijden en/of latere eindwerktijdenmogelijk maken

b flexibeler afstemming roosters op werktijd-wensen van werknemers en wensen van werk-gevers rond beschikbaarheid productiecapaci-teit, in relatie tot het werkaanbod.

Een bedrijf dat werk wil maken van mobiliteits-management doet er goed aan zijn arbeidsvoor-waarden tegen het licht te houden van een gerichtmobiliteitsbeleid. De arbeidsvoorwaarden dienenhet mobiliteitsmanagement te ondersteunen.


31

www.awvn.nlVoor documenten als: – overzicht fiscale maatregelen ter bevordering

mobiliteitsmanagement– voorbeeld ewerk-contract– voorbeeld ewerk-overeenkomst

www.vno-ncw.nl Zie dossiers Infrastructuur, Prijsbeleid en Verkeer enVervoer

www.ewerkforum.nlZie met name de brochure Telewerken: iets voor u?en de uitgebreide pagina met (internationale) links

www.verkeerenwaterstaat.nlZie Mobiliteit en bereikbaarheid en Openbaar vervoer

www.transumo.nlTransumo (transition sustainable mobility) is een platform van bedrijven, overheden en kennis-instellingen die gezamenlijk kennis ontwikkelen op het gebied van duurzame mobiliteit

www.slimreizen.nlOnder andere voor meer inspirerende voorbeelden


32

Interessante links en informatie

Meer informatie:

AWVN-werkgeverslijn(070) 850 86 05

[email protected]

www.awvn.nl

EWERKFORUM

‘Malietoren’

Bezuidenhoutseweg 12

Postbus 93002

2509 AA Den Haag

Telefoon (070) 349 02 06

Fax (070) 349 03 00

Internet www.ewerkforum.nl

VNO-NCW

‘Malietoren’


Postbus 93002

2509 AA Den Haag

Telefoon (070) 349 03 49

Fax (070) 349 03 00

E-mail [email protected]

Internet www.vno-ncw.nl

AWVN

‘Malietoren’


Postbus 93050

2509 AB Den Haag

awvn-werkgeverslijn

(070) 850 86 05

E-mail [email protected]

Telefoon (070) 850 86 00

Fax (070) 850 86 01

Internet www.awvn.nl

Mobility management by Dutch employers

Technology

Transcript of Mobility management by Dutch employers