Mise en page 1 - SUEZ en France...regelgeving, integriteit, loyaliteit, eerlijkheid en respect voor...

35
handvest ethisch

Transcript of Mise en page 1 - SUEZ en France...regelgeving, integriteit, loyaliteit, eerlijkheid en respect voor...

Page 1: Mise en page 1 - SUEZ en France...regelgeving, integriteit, loyaliteit, eerlijkheid en respect voor anderen. Het ethisch engagement van SUEZ en het naleven van deze principes door

handvestethisch

Page 2: Mise en page 1 - SUEZ en France...regelgeving, integriteit, loyaliteit, eerlijkheid en respect voor anderen. Het ethisch engagement van SUEZ en het naleven van deze principes door
Page 3: Mise en page 1 - SUEZ en France...regelgeving, integriteit, loyaliteit, eerlijkheid en respect voor anderen. Het ethisch engagement van SUEZ en het naleven van deze principes door

Jean-Louis ChaussadeChief Executive Officer

Ethische waarden hebben altijd al de kern gevormd van destrategie en de ontwikkeling van SUEZ. Met de overgang naaréén merknaam SUEZ, versnelt de Groep haar transformatie,met een nieuwe positionering en een nieuwe missie: zorgenvoor een duurzaam beheer van de essentiële grondstoffenvoor onze toekomst.

In dit kader is het meer dan ooit van cruciaal belang dat SUEZop een verantwoorde en ethische manier haar activiteitenontplooit, en dit naar al haar stakeholders.

In het Ethisch Handvest van SUEZ zijn de waarden van onzeGroep vastgelegd. Dit moet voor ieder van ons de leidraad zijnin ons gedrag en acties, zowel collectief als individueel. Allemedewerkers van de Groep dienen dit ethisch engagement teonderschrijven.

Ik vertrouw erop dat alle medewerkers zich aan dit handvesthouden en er voor zorgen dat het wordt nageleefd, om zosamen bij te dragen aan het succes van onze Groep.

Page 4: Mise en page 1 - SUEZ en France...regelgeving, integriteit, loyaliteit, eerlijkheid en respect voor anderen. Het ethisch engagement van SUEZ en het naleven van deze principes door
Page 5: Mise en page 1 - SUEZ en France...regelgeving, integriteit, loyaliteit, eerlijkheid en respect voor anderen. Het ethisch engagement van SUEZ en het naleven van deze principes door

De waarden van de Groep 4

Ethische beginselen 6

Gedrag berust op vier basisprincipes

Toepassing van de beginselen binnen de Groep

De beginselen van de Groeptoegepast op de markten

De beginselen van de Groep in toepassing op haar omgeving

Aansturen van onze bedrijfsethiek 19

Toepassingsgebied van het Ethisch handvest

Managementsysteem

De Ethics officer

Rapportering, controle en audit

ethisch handvest I 3

Inhoudstafel

Page 6: Mise en page 1 - SUEZ en France...regelgeving, integriteit, loyaliteit, eerlijkheid en respect voor anderen. Het ethisch engagement van SUEZ en het naleven van deze principes door

ethisch handvest I 4

De waarden van de Groep

Page 7: Mise en page 1 - SUEZ en France...regelgeving, integriteit, loyaliteit, eerlijkheid en respect voor anderen. Het ethisch engagement van SUEZ en het naleven van deze principes door

Garanderen van de prestaties van de Groepop lange termijn voor alle belanghebbendepartijen, door als een geëngageerd spelerin de circulaire economie voortdurend testreven naar efficiëntie en innovatie tenbate van de klant.

Combineren van ontwikkeling en respectvoor de planeet, door het ondersteunenvan klanten in het duurzaam beheer vanhun grondstoffen: ze in staat stellen omvanaf vandaag het beheer en het gebruikvan hun grondstoffen te optimaliseren ende grondstoffen die ze in de toekomstnodig hebben veilig te stellen.

Vol optimisme het hedenbeleven en creatief aan detoekomst bouwen doorzich in te zetten voor degrondstoffenrevolutie.

Al onze krachten aanwendenonder één merk en met eengedeelde missie om samenmet alle betrokken partijen tewerken aan oplossingen vooreen zorgvuldig en duurzaambeheer van essentiëlegrondstoffen voor onzetoekomst.

Gedr

even

heid

enga

gem

ent

Durf

Sam

enwe

rkin

g

ethisch handvest I 5

De waarden van de Groep

Page 8: Mise en page 1 - SUEZ en France...regelgeving, integriteit, loyaliteit, eerlijkheid en respect voor anderen. Het ethisch engagement van SUEZ en het naleven van deze principes door

ethisch handvest I 6

SUEZ verwacht van haar werknemers dat zij handelen inovereenstemming met deze ethische principes in alleomstandigheden, ongeacht hun vakgebied,verantwoordelijkheidsniveau en hun gesprekspartners.Management en medewerkers hebben allemaal de absoluteplicht om nooit te handelen op een wijze die twijfel kan doenontstaan over de ethiek van SUEZ.

SUEZ heeft ethiek altijd beschouwd als een essentieel elementin het verbeteren van haar prestaties en competitiviteit en streeftal sinds lange tijd naar een cultuur van respect voor de rechtenvan de mens, respect voor de menselijke waardigheid,bestrijding van corruptie en behoud van de leefomgeving.

De bedrijfswaarden van SUEZ komen tot uiting in demanier van handelen van haar medewerkers. De ethiek van de Groep berust op de basisprincipesdie hun gedrag sturen: naleven van wet- enregelgeving, integriteit, loyaliteit, eerlijkheid enrespect voor anderen.

Het ethisch engagementvan SUEZ en het nalevenvan deze principes dooralle medewerkers zijnmeer dan ooit vanwezenlijk belang voor hetslagen van onzegemeenschappelijke taakvan een zorgvuldig enduurzaam beheer van degrondstoffen dieessentieel zijn voor onzetoekomst.

Ethische beginselen

Page 9: Mise en page 1 - SUEZ en France...regelgeving, integriteit, loyaliteit, eerlijkheid en respect voor anderen. Het ethisch engagement van SUEZ en het naleven van deze principes door

ethisch handvest I 7

Deze vier basisprincipes zijn concreet van toepassingop de drie cirkels waarbinnen het bedrijf haaractiviteiten verricht: • de Groep zelf, bestaande uit medewerkers, aandeelhouders

en de entiteiten* van SUEZ, • de omringende Markt, waarbinnen de Groep relaties

onderhoudt met klanten, leveranciers, partners enconcurrenten en tenslotte,

• het Milieu, overal in de wereld waar de Groep actief is.

Omdat ze ten goedekomen aan alle drie decirkels (Groep, Markt enMilieu) tezamen, moetenveeleisende ethischestandaardengegarandeerd wordenvoor alle betrokkenpartijen.

* Een entiteit bestaat uit een of meerdere bedrijven of business units (BU) vande Groep SUEZ.

Handelen in overeenstemming met wet- en regelgevingIntegriteit in onze bedrijfscultuur verankeren Blijk geven van loyaliteit en eerlijkheidRespect hebben voor anderen.

Ethische beginselen

Gedrag berustop vier

basisprincipes

Page 10: Mise en page 1 - SUEZ en France...regelgeving, integriteit, loyaliteit, eerlijkheid en respect voor anderen. Het ethisch engagement van SUEZ en het naleven van deze principes door

ethisch handvest I 8

De medewerkersSUEZ streeft op alle niveaus naar het onderhouden vanintensieve en harmonieuze menselijke verhoudingen.Hierin heeft iedereen de verantwoordelijkheid om allemedewerkers in de gelegenheid te stellen hunwerkzaamheden in goede fysieke en moreleomstandigheden uit te oefenen. Bij het uitoefenen vande verantwoordelijkheden en binnen hiërarchischeverhoudingen dient men de persoon altijd met respectte benaderen. De Groep streeft naar collegiale verhoudingen gebaseerd opvriendelijkheid, waardering, erkenning en discretie. SUEZveroordeelt elke vorm van morele of seksuele intimidatie enverwerpt elke vorm van het uitoefenen van overmatige druk. De Groep respecteert diversiteit en privacy, stelt devaardigheden van haar medewerkers boven alles en verbiedtelke vorm van discriminatie. Teamspirit, waaraan bijzondere waarde wordt gehecht, berust opeen open en constructieve dialoog die de samenhang versterkt.De Groep stelt alles in het werk om haar medewerkers zo goedmogelijk te informeren over haar doelstellingen en uitdagingenom hen meer betrokken te laten zijn bij de onderneming. SUEZ zet zich ervoor in dat haar medewerkers overal ter wereldeen salarisniveau hebben dat aansluit op de plaatselijkelevensstandaard. De Groep verbindt zich er toe alle nodigemiddelen te voorzien om de gezondheid en de veiligheid vanhaar medewerkers te garanderen.

Toepassing van debeginselen binnende Groep

SUEZ eist een hogemate vanprofessionaliteit enbevordert deprofessionele enpersoonlijkeontwikkeling vanindividuen.

medewerkersentiteiten

aandeelhouders

Ethische beginselen

Page 11: Mise en page 1 - SUEZ en France...regelgeving, integriteit, loyaliteit, eerlijkheid en respect voor anderen. Het ethisch engagement van SUEZ en het naleven van deze principes door

De entiteiten van de GroepSUEZ streeft voor al haar entiteiten naar open enevenwichtige onderlinge verhoudingen, met alsgemeenschappelijke doel om, onder één en hetzelfdemerk, bij te dragen aan het duurzaam beheer vangrondstoffen door onze klanten en te werken aan eencirculaire economie. De Groep ziet er in het bijzonder op toe dat de entiteitennauwkeurige en eerlijke informatie uitwisselen en dat, indien zijonderling zakelijk samenwerken, zij dezelfde mate van loyaliteitbetonen aan klanten, leveranciers of externe partners. Met het oog op samenhang en loyaliteit, zullen de entiteitenplaatselijk de nodige maatregelen nemen voor het naleven vande doelstellingen en eisen van dit handvest.

Toepassing van debeginselen binnen

de Groep

medewerkersentiteitenaandeelhouders

Ethische beginselen

ethisch handvest I 9

Page 12: Mise en page 1 - SUEZ en France...regelgeving, integriteit, loyaliteit, eerlijkheid en respect voor anderen. Het ethisch engagement van SUEZ en het naleven van deze principes door

AandeelhoudersDe ontwikkeling van de Groep is met name afhankelijkvan de capaciteit om het nodige kapitaal te vinden ominvesteringen te financieren. De aandeelhouders spelen een wezenlijke rol in de verdereontwikkeling van de Groep. Gelet op het vertrouwen dat zij in deGroep stellen, brengt dit een dubbele taak met zich mee:enerzijds goede financiële resultaten en een optimaalrendement van het geïnvesteerd kapitaal behalen en anderzijdseen goed bestuur hebben.Daarom hanteert de Groep hoge standaarden op het gebied vangoed ondernemingsbestuur. Niet alleen worden de regels van definanciële toezichthoudende autoriteiten nauwlettend gevolgd,maar zorgt de Groep ook voor een gelijke behandeling van alleaandeelhouders en voor nauwkeurige, transparante, eerlijke entijdige financiële informatie.

Toepassing van debeginselen binnende Groep

medewerkersentiteiten

aandeelhouders

Ethische beginselen

ethisch handvest I 10

Page 13: Mise en page 1 - SUEZ en France...regelgeving, integriteit, loyaliteit, eerlijkheid en respect voor anderen. Het ethisch engagement van SUEZ en het naleven van deze principes door

Werken in een gezonde omgeving draagt bij tothet goed functioneren van de Groep. Daaromheeft SUEZ de nodige maatregelen genomenwaardoor haar medewerkers een verantwoordbestaan kunnen leiden en kunnen werken in eenveilige omgeving. De relatie tussen de Groep enhaar medewerkers berust op respect envertrouwen. Dit menselijke en ethische principe geldt ook voorde relatie richting de aandeelhouders van SUEZ.SUEZ hanteert hoge normen voor een goedbestuur.

ethisch handvest I 11

Ethische beginselen

In het kort…Toepassing van debeginselen binnende Groep

Page 14: Mise en page 1 - SUEZ en France...regelgeving, integriteit, loyaliteit, eerlijkheid en respect voor anderen. Het ethisch engagement van SUEZ en het naleven van deze principes door

KlantenKlanttevredenheid en in het verlengde hiervan de continuïteitvan de Groep is gebaseerd op duidelijk bepaalde factoren:bereikbaarheid, creativiteit, innovatievermogen, continueverbetering van kwaliteit en traceerbaarheid, met name op hetgebied van gezondheid en veiligheid, aandacht voor eenduurzaam beheer van grondstoffen en de maatschappelijkedimensie van de activiteiten van de Groep.

Deze eisen veronderstellen een open dialoog, gebaseerd opnauwkeurige en betrouwbare informatie, transparanteGroepsprocedures en vanzelfsprekend het naleven vanverplichtingen en mededingingsregels.

klantenleveranciers en

partnersconcurrenten

Ethische beginselen

De beginselen vande Groeptoegepastop de markten

ethisch handvest I 12

Page 15: Mise en page 1 - SUEZ en France...regelgeving, integriteit, loyaliteit, eerlijkheid en respect voor anderen. Het ethisch engagement van SUEZ en het naleven van deze principes door

ethisch handvest I 13

Leveranciers en partnersDe kwaliteit van de producten en diensten die SUEZaan haar klanten levert is mede afhankelijk van deuitstekende dienstverlening van haar leveranciers enpartners. Daarom dient de keuze van leveranciers en partners onpartijdigen veeleisend te zijn. De Groep selecteert haar leveranciers omhun professionaliteit en competitiviteit met het oog op hetopbouwen van een vertrouwensrelatie. Binnen alle onderhandelingen moeten de binnen de Groepgeldende kwaliteitsprincipes gerespecteerd worden. In dit kadermoeten bij het besluitvormingsproces alle partijen wordenbetrokken. Bovendien moeten de betrokken medewerkers blijk geven vaneen onberispelijke ethiek, elk belangenconflict vermijden en deregelgeving naleven, vooral de regels met betrekking totmededinging. Ook milieu- en sociale overwegingen maken deel uit van dekwaliteitsbeginselen en vormen criteria bij de selectie vanleveranciers en partners.

Ethische beginselen

De beginselen van deGroeptoegepast op

de markten

klantenleveranciers enpartnersconcurrenten

SUEZ verplicht haar commerciële partners,onderaannemers en leveranciers om de ethische,milieu- en bedrijfsregels te onderschrijven en, voorzover zij dat nog niet hebben gedaan, deze ook terespecteren conform de gestelde waarden.

Page 16: Mise en page 1 - SUEZ en France...regelgeving, integriteit, loyaliteit, eerlijkheid en respect voor anderen. Het ethisch engagement van SUEZ en het naleven van deze principes door

ConcurrentenDe Groep respecteert de regels met betrekking totmarktwerking. De Groep leeft daarom de regels na op het gebied vanmededinging en gereguleerde markten door loyaal te handelenen zich niet belasterend of denigrerend uit te laten over haarconcurrenten. De Groep beschermt haar vertrouwelijkeinformatie en bedrijfsgeheimen. De Groep maakt uitsluitendgebruik van wettelijke en eerlijke middelen om informatie teverzamelen die nuttig is voor de toetreding van markten en hetverkrijgen van contracten.

Ethische beginselen

De beginselen vande Groeptoegepastop de markten

klantenleveranciers en

partnersconcurrenten

ethisch handvest I 14

Page 17: Mise en page 1 - SUEZ en France...regelgeving, integriteit, loyaliteit, eerlijkheid en respect voor anderen. Het ethisch engagement van SUEZ en het naleven van deze principes door

ethisch handvest I 15

Ethische beginselen

Klanttevredenheid en duurzame ontwikkeling zijn voorSUEZ prioriteiten die op duidelijk geïdentificeerdefactoren berusten: de kwaliteit van producten endiensten, een open dialoog en teamspirit, transparanteprocedures en het naleven van de verplichtingen en deregels op het gebied van mededinging. Alle medewerkers van de Groep dienen dezebeginselen na te leven, en deze regels zijn ook vantoepassing voor partners, leveranciers enconcurrenten.

In het kort…De beginselen vande Groeptoegepastop de markten

In dit kader vraagt SUEZ van haar medewerkersdat zij zich loyaal gedragen en blijk geven vanbillijkheid en onpartijdigheid tijdensonderhandelingen. Zij moeten zich er tevens vanverzekeren dat de partners, leveranciers enonderaannemers van de Groep maatstavenhanteren die vergelijkbaar zijn met die van hetEthisch Handvest van de Groep.

Page 18: Mise en page 1 - SUEZ en France...regelgeving, integriteit, loyaliteit, eerlijkheid en respect voor anderen. Het ethisch engagement van SUEZ en het naleven van deze principes door

ethisch handvest I 16

De samenlevingDe Groep ontplooit activiteiten die van groot belang zijnvoor de gemeenschappen waarin zij actief is: er wordteen bijzonder belang gehecht aan de ondersteuningvan de gemeenschappen waar zij van deel uitmaakt. SUEZ biedt daarom actief steun aan bevolkingsgroepen inmoeilijkheden, in overleg met de plaatselijke overheden.Gemeenschapsinitiatieven worden ondersteund door sponsoringen andere vormen van financiële steun. Deze activiteiten moetenoprecht, transparant en legaal zijn. De Groep heeft als beleid zich te onthouden van financiëleondersteuning van politieke activiteiten. In landen waardergelijke financiële steun is toegestaan kan de Groep, inbepaalde omstandigheden, overwegen een bijdrage te leveren. Inelk geval moet deze steun beperkt zijn en uitzonderlijk blijven. In overleg met de plaatselijke partners tracht SUEZ inzicht tekrijgen in andere culturen en deze te respecteren.In dit kader onderhoudt de Groep, in overeenstemming met haaractiviteiten, contact met niet-gouvernementele organisaties(NGO) in milieu- en humanitaire sectoren. Initiatieven van haarmedewerkers op het gebied van vrijwilligerswerk enverenigingsleven worden aangemoedigd.

Voor SUEZ is integriteiteen van debasisprincipes van haarethisch beleid.Corruptie wordtveroordeeld in al haarvormen en SUEZ zieterop toe datmedewerkers die zichaan dit principe houdenhiervan geen enkelnadeel zullenondervinden.

Ethische beginselen

De beginselen van deGroep in toepassing ophaar omgeving

samenlevingplaneet

Page 19: Mise en page 1 - SUEZ en France...regelgeving, integriteit, loyaliteit, eerlijkheid en respect voor anderen. Het ethisch engagement van SUEZ en het naleven van deze principes door

ethisch handvest I 17

De planeetDe leefomgeving, milieubescherming en duurzameontwikkeling zijn centrale begrippen voor de activiteitenvan SUEZ. Het duurzaamheidsbeleid van de Groep ishier heel duidelijk over door te bevestigen dat respectvoor mens en milieu de grondslag vormt van deidentiteit en de waarden van SUEZ. De Groep is zich bewust van haar verantwoordelijkheid voorhuidige en toekomstige generaties en bepaalt haar strategie endoelstellingen als geëngageerde speler in dienst van duurzameontwikkeling en circulaire economie en publiceert haar resultatenhieromtrent. De Groep leeft de plaatselijke wet- en regelgevingna. De Groep heeft een luisterend oor voor de verwachtingen vanhaar klanten, buurtgenoten, medewerkers en meer in hetalgemeen van alle betrokken partijen van de gemeenschappenwaarin zij actief is. De Groep waakt over de emissies en de impact van haar activiteitenen deelt deze milieudoelstellingen met haar partners, leveranciersen, in voorkomende gevallen, de eigenaars van de installaties die zijbeheert. De Groep hanteert de beste methoden en technieken voorhet bevorderen van duurzame ontwikkeling door grondstoffenoptimaal en op innoverende wijze te beheren. Ze moedigt onderzoeken innovatie aan om kennis te ontwikkelen over kwaliteit enveiligheid, materialen op te waarderen en te recyclen, verantwoordgebruik van natuurlijke grondstoffen te bevorderen, milieuhinder teverminderen en biodiversiteit te behouden.

Ethische beginselen

De beginselen van deGroep in toepassing op

haar omgeving samenlevingplaneet

Page 20: Mise en page 1 - SUEZ en France...regelgeving, integriteit, loyaliteit, eerlijkheid en respect voor anderen. Het ethisch engagement van SUEZ en het naleven van deze principes door

Als sociaal verantwoordelijke onderneming is SUEZbetrokken bij de gemeenschappen waar zij haaractiviteiten ontwikkelt. SUEZ respecteert het milieu enculturen en stelt zichzelf tot doel de grondstoffen veiligte stellen die essentieel zijn voor de ontwikkeling vanmenselijke activiteiten en van onze toekomst. SUEZ communiceert in alle openheid over haarresultaten en uitdagingen op dit gebied en ondersteuntNGO’s in hun milieu- en humanitaire activiteiten.

Ethische beginselen

In het kort…De beginselen van deGroep in toepassingop haar omgeving

ethisch handvest I 18

De Groep veroordeelt corruptie in al zijn vormenen waakt erover dat haar medewerkers datprincipe naleven.

Page 21: Mise en page 1 - SUEZ en France...regelgeving, integriteit, loyaliteit, eerlijkheid en respect voor anderen. Het ethisch engagement van SUEZ en het naleven van deze principes door

ethisch handvest I 19

Het ethischprogramma van SUEZis gebaseerd op drieniveaus:referentiesystemen,organisatiestructuuren beroepspraktijken

Het Ethisch handvest geldt voor alle medewerkers enentiteiten van de Groep.Om onze medewerkers aan te zetten tot ethisch verantwoordgedrag en te handelen in overeenstemming met de geldendewet- en regelgeving, heeft de Groep een structuur voor ethiekontwikkeld. De procedures die hiervoor zijn ontwikkeld geldenvoor de hele Groep. • De wet, het Handvest en de Groepswaarden vormen de

ankerpunten op het eerste niveau, van waaruit de Groep eenduidelijke doelstelling voor ogen heeft: altijd en overalprofessioneel handelen in overeenstemming met de geldenderegelgeving, volgens de regels en principes van haar Ethischhandvest.

• Het tweede niveau van het ethische programma heeftbetrekking op de organisatie. Deze komt tot stand door hetopzetten van structuren en procedures met het oog opaansturen, ontwerpen, beheren en rapporteren.

• Beroepspraktijken vormen het derde en laatste niveau. Hetgaat hier om alle operationele middelen waarover demedewerkers beschikken om te handelen volgens derichtlijnen van SUEZ.

Aansturen van onze bedrijfsethiek

Toepassingsgebiedvan het Ethisch

handvest

Page 22: Mise en page 1 - SUEZ en France...regelgeving, integriteit, loyaliteit, eerlijkheid en respect voor anderen. Het ethisch engagement van SUEZ en het naleven van deze principes door

ethisch handvest I 20

Het ethisch beleid wordt onderbouwd door praktischedocumenten. Zij hebben als doel medewerkers praktisch teondersteunen in het bepalen van hun gedrag en beslissingen.Daarbij wordt veel aandacht geschonken aan wet- enregelgeving en aan ethische normen en gedragsregels die nietalleen worden voorgeschreven door internationale regelgevendeinstanties, federale, nationale en lokale overheden, maar ookdoor beroepsorganisaties. De principes van dit Ethisch handvest moeten wordenuitgedragen door de medewerkers van de Groep die zittinghebben in Raden van Bestuur en Toezicht van ondernemingenwaarin onze groep geen meerderheidsbelang heeft.Medewerkers van SUEZ dienen hun gesprekspartners,leveranciers, dienstverleners en onderaannemers te informerenover het bestaan van het Ethisch handvest van de Groep doorhen een exemplaar ervan te overhandigen.

Aansturen van onze bedrijfsethiek

Toepassingsgebiedvan het Ethischhandvest

Page 23: Mise en page 1 - SUEZ en France...regelgeving, integriteit, loyaliteit, eerlijkheid en respect voor anderen. Het ethisch engagement van SUEZ en het naleven van deze principes door

ethisch handvest I 21

Aansturen van onze bedrijfsethiek

Het Ethisch handvest van SUEZgeldt voor alle entiteiten van deGroep en wordt door demedewerkers ook uitgedragenen ter kennis gebracht van allebetrokken partijen.

In het kort…Toepassingsgebiedvan het Ethischhandvest

Page 24: Mise en page 1 - SUEZ en France...regelgeving, integriteit, loyaliteit, eerlijkheid en respect voor anderen. Het ethisch engagement van SUEZ en het naleven van deze principes door

Elke medewerker van de Groep moet zich de ethischeprincipes van SUEZ eigen maken in de uitoefening vanzijn/haar werkzaamheden. Hiertoe zal hetManagementsysteem duidelijk deverantwoordelijkheden definiëren voor elk niveau. Het management van SUEZ is als eerste verantwoordelijk voorde toepassing van het Ethisch handvest van de Groep.

Om deze taak te vervullen dienen de nodige hulpmiddelenontwikkeld te worden om de ethische principes teimplementeren en overtredingen ervan te detecteren. Ook zal ereen controlesysteem worden opgezet voor de toepassing en denaleving van de ethische regels. In elke entiteit zal deverantwoordelijke manager van de Groep een Ethics Officeraanstellen (zie pagina's 29 tot 31) en erop toezien dat dezebeschikt over de nodige menselijke en budgettaire middelen enover de nodige autoriteit om zijn/haar taken te vervullen.

Sterke betrokkenheid van het management Het individueel en collectief zorgdragen voor de toepassing vanhet Ethisch handvest van SUEZ valt binnen het takenpakket vanhet gehele management. De in dit document vastgelegde regelsmoeten daarom als eerste bekend zijn bij alle medewerkers meteen leidinggevende functie die een wezenlijke invloed hebben opde activiteiten van het bedrijf of het beleid van de Groep. Hetgedrag van deze medewerkers, wiens beslissingen een groteethische impact hebben, moet vanzelfsprekend voorbeeldig zijn. Wanneer een manager iemand benoemt in een functie metverantwoordelijkheid, dient hij/zij er zeker van te zijn dat dezepersoon over de nodige vaardigheden, bevoegdheid en middelenbeschikt om het Ethisch handvest van de Groep toe te passen.

Managementsysteem

ethisch handvest I 22

Aansturen van onze bedrijfsethiek

Page 25: Mise en page 1 - SUEZ en France...regelgeving, integriteit, loyaliteit, eerlijkheid en respect voor anderen. Het ethisch engagement van SUEZ en het naleven van deze principes door

ethisch handvest I 23

Een gepaste managementstructuur De impuls voor het ethisch engagement van SUEZwordt gegeven door het hoogste niveau van de Groep:de voorzitter van de Raad van Bestuur, de Directeur-Generaal, de Raad van Bestuur, het Directiecomité enhet management die hebben besloten de Groep eengepaste structuur te geven. De Raad van Bestuur van de Groep houdt toezicht op de ethischeorganisatie. Het Comité voor Ethiek en Duurzaamheid, waaruitde ethische organisatie voortvloeit, ondersteunt de Raad vanBestuur hierin. Het Comité zorgt met name voor deimplementatie van de nodige procedures en ethische referentiesbinnen de Groep. Het Algemeen Secretariaat heeft als doel de ethische beginselenop te nemen in de visie, de strategie, het management en deactiviteiten van SUEZ. Het levert de fundamentele teksten eninitieert hun implementatie via de operationele branches en destafafdelingen, in alle activiteiten van de Groep.Om de implementatie en de naleving van het beleid tegaranderen die nodig zijn voor het beheer van de ethischerisico’s van de Groep, is een wereldwijd netwerk van EthicsOfficers opgezet die deze doelen uitdragen binnen deverschillende entiteiten van de Groep.

Aansturen van onze bedrijfsethiek

Managementsysteem

Page 26: Mise en page 1 - SUEZ en France...regelgeving, integriteit, loyaliteit, eerlijkheid en respect voor anderen. Het ethisch engagement van SUEZ en het naleven van deze principes door

Een beleid gericht op de verspreiding van deprincipesDe managers van SUEZ zijn verantwoordelijk voor deverspreiding van dit document onder hunmedewerkers, zodat deze er kennis van kunnennemen en het ethisch beleid van de Groep in dedagelijkse praktijk kunnen toepassen. Hiervoor organiseren de managers opleidingen eninformatiebijeenkomsten. Zij geven ondersteuning en advies aanmedewerkers die zich tot hen richten met vragen of die hunbezorgdheid uiten over ethische kwesties. Managers moeten niet alleen de kennis van hun medewerkerscontroleren op het gebied van ethische en reglementaireverplichtingen, maar er ook op toezien dat hun werkzaamhedenhiermee in overeenstemming zijn. Wanneer er sancties moetenworden opgelegd, dient dit te gebeuren met inachtneming van degeldende lokale wet- en regelgeving en plaatselijke gebruiken.

Aansturen van onze bedrijfsethiek

De Ethics Officer vande Groep wordt

ondersteund doorfunctionele

afdelingen, met namevan de afdelingen

Human Resources enCommunicatie bij de

verspreiding van deethische regels.

Managementsysteem

ethisch handvest I 24

Page 27: Mise en page 1 - SUEZ en France...regelgeving, integriteit, loyaliteit, eerlijkheid en respect voor anderen. Het ethisch engagement van SUEZ en het naleven van deze principes door

Aansturen van onze bedrijfsethiek

Elke medewerker van SUEZ draagtde ethische beginselen van deGroep uit, maar managers hebbenbovendien bijzondereverantwoordelijkheden:communiceren, sensibiliseren,opleiden en controleren. SUEZheeft daartoe een specialestructuur opgezet om ethischverantwoord gedrag te stimulerenen om te controleren in hoeverrede verplichtingen in de praktijkworden nageleefd.

In het kort… Managementsysteem

ethisch handvest I 25

Page 28: Mise en page 1 - SUEZ en France...regelgeving, integriteit, loyaliteit, eerlijkheid en respect voor anderen. Het ethisch engagement van SUEZ en het naleven van deze principes door

ethisch handvest I 26

De Ethics officer heeft als taak het Ethisch handvest teimplementeren binnen zijn/haar entiteit. Hij/Zijfaciliteert en organiseert deze implementatie door tehelpen ethische risico's te voorkomen en aan te zettentot professionele praktijken die in overeenstemmingzijn met de engagementen van de Groep.In elke entiteit van voldoende omvang en autonomie benoemt debetrokken manager, met de voorafgaande goedkeuring van deEthics Officer van de Groep een plaatselijke Ethics Officer die zaltoezien op de implementatie van de ethische principes binnenzijn/haar entiteit. De voornaamste taken van deze Ethics Officerzijn: • het uitdragen en waar nodig toelichten van de handvesten,

gedragscodes en handleidingen die het ethische engagementvan de Groep bepalen naar alle medewerkers, in nauwesamenwerking met het management van de entiteit ;

• het uitwerken van aanvullende documenten, of het toezichthierop, met betrekking tot het Ethisch beleid, die specifiek zijngebonden aan locatie of vakgebied van de entiteit ;

• het toezien op de naleving van de ethische beginselen in deontwikkelingsstrategieën en de activiteiten van de entiteit ;

• het initiëren van bewustwording, opleidingen en communicatie ; • het opzetten van en leiding geven aan een netwerk van

ethische correspondenten in die entiteit waar dit nodig is omeen voldoende geografische nabijheid te garanderen met allemedewerkers van de entiteit ;

Aansturen van onze bedrijfsethiek

De Ethics officer

Page 29: Mise en page 1 - SUEZ en France...regelgeving, integriteit, loyaliteit, eerlijkheid en respect voor anderen. Het ethisch engagement van SUEZ en het naleven van deze principes door

ethisch handvest I 27

• antwoord geven op vragen van medewerkers en verstrekkenvan advies over ethische kwesties ;

• in overleg met de betrokken afdelingen maar met voldoendeautonomie, ethische meldingen behandelen en, in geval dezesignificant zijn, onverwijld de Ethics Officer van de Groephierover informeren ;

• het controleren van de toepassing van het ethisch beleid enhierover verslag doen in het jaarlijkse Ethics rapport dat demanager van de entiteit voorlegt aan de Ethics Officer van deGroep ;

• het identificeren van de ethische risico's van de entiteit.

Verantwoordelijkheden van de Ethics officerDe Ethics Officer is gebonden aan strikte vertrouwelijkheid vande informatie waarvan hij/zij kennis heeft bij het uitoefenen vanzijn opdracht. Een Ethics Officer mag bijvoorbeeld niet de naamvan een beschuldigd persoon bekend maken of van diegene diede informatie heeft verstrekt, zonder toestemming van debetrokkene. Deze geheimhoudingsplicht moet worden uitgeoefend inovereenstemming met de wet en de plaatselijke gebruiken. DeEthics Officer zal alles in het werk stellen om de nodigemaatregelen te nemen, zodat er geen vergeldingsmaatregelenkunnen worden genomen tegen degene die melding maakt vaneen voorval.

De Ethics officer

Aansturen van onze bedrijfsethiek

De Ethics Officer wordtbenoemd op grond vanzijn/haar persoonlijkekwaliteiten zoalscorrectheid, eerlijkheid,discretie, objectiviteit,bemiddelingsvermogenen analytisch vermogenen is lid van hetmanagementteam van deentiteit en/of heeftdirect toegang tot hetmanagement.

Page 30: Mise en page 1 - SUEZ en France...regelgeving, integriteit, loyaliteit, eerlijkheid en respect voor anderen. Het ethisch engagement van SUEZ en het naleven van deze principes door

Een systeem om ethische doelstellingen op te volgenDe Ethics Officers geven de Groep een globaal inzicht in haarethische praktijken. Hiervoor geeft elke Ethics officerregelmatig informatie aan het managementteam, het DirectieComité of in voorkomende gevallen de Raad van Bestuur of deRaad van Toezicht van zijn/haar entiteit. Informatie uit deze rapporteringen wordt opgenomen in hetEthisch jaarverslag dat de Ethics Officer van de Groep voorlegtaan de Directeur-Generaal, het Directie Comité en aan hetComité voor Ethiek en Duurzame ontwikkeling van de Raad vanBestuur.

Aansturen van onze bedrijfsethiek

De Ethics officer

ethisch handvest I 28

Page 31: Mise en page 1 - SUEZ en France...regelgeving, integriteit, loyaliteit, eerlijkheid en respect voor anderen. Het ethisch engagement van SUEZ en het naleven van deze principes door

Aansturen van onze bedrijfsethiek

De Ethics Officer participeert in het vastleggenvan de regels en plichten op het gebied vanberoepsethiek en ziet erop toe dat deze wordennageleefd binnen de onderneming. Hij/zij geefthulp en advies aan elke medewerker diehem/haar ethische vragen stelt en ondersteuntbij het identificeren van goede praktijken doordeel te nemen aan het netwerk van EthicsOfficers van de Groep. De Ethics Officer leverteen bijdrage aan de preventie van ethischerisico's door het Ethics report van zijn/haarentiteit op te stellen en zorg te dragen datethische risico’s zorgvuldig en efficiënt wordenbehandeld.

ethisch handvest I 29

In het kort… De Ethics officer

Page 32: Mise en page 1 - SUEZ en France...regelgeving, integriteit, loyaliteit, eerlijkheid en respect voor anderen. Het ethisch engagement van SUEZ en het naleven van deze principes door

ethisch handvest I 30

Aansturen van onze bedrijfsethiek

Via het volgende e-mailadres kan mendesgevraagd advies

ontvangen of vragenstellen over ethische

kwesties. [email protected]

In het kader van het ethisch beleid dat binnen haarentiteiten wordt geïmplementeerd, ontwikkelt SUEZprocedures die de naleving van het beleid op datgebied moeten garanderen. Er wordt gebruik gemaakt van verschillende rapporterings- enaudit-procedures. De procedures omvatten met name eenjaarlijkse verklaring van naleving met betrekking tot deimplementatie van het ethisch beleid binnen de verschillendeentiteiten van de Groep. Elke Ethics Officer heeft als taak om jaarlijks een rapport op testellen over de voortgang van het ethisch beleid binnenzijn/haar entiteit, de toepassing van de regels en procedures vanSUEZ en over de eventuele specifieke maatregelen en actiesondernomen door de entiteit zelf. Dit rapport wordt gestuurd naar de relevante entiteit, samen meteen compliance-verklaring van de manager van die entiteitwaarin deze zijn/haar engagement bevestigt met betrekking totde toepassing van de ethische regels binnen de organisatiewaarvoor hij/zij verantwoordelijk is. De documenten van hetethisch beleid kunnen worden ingezien op het intranet van deGroep.

Rapportering,controle en audit

[email protected]

Page 33: Mise en page 1 - SUEZ en France...regelgeving, integriteit, loyaliteit, eerlijkheid en respect voor anderen. Het ethisch engagement van SUEZ en het naleven van deze principes door

ethisch handvest I 31

De afdelingen Interne controle en Audit ondersteunen hetethisch beleid en zijn alert op alle informatie die zou kunnenwijzen op een eventuele overtreding van de regels. Ze zijn ookwaakzaam voor het eventueel bestaan van zwakke plekken in deorganisatie van de entiteiten van de Groep. Deze afdelingen brengen verslag uit van hun waarnemingen aanhun leidinggevenden. Zij informeren tevens de Ethics Officerhierover. Zij kunnen eventueel aanvullend specifiek onderzoekverrichten naar de toepassing van de ethische regels.

Aansturen van onze bedrijfsethiek

De Groep heeft procedures ontwikkeld voorrapportering, informatievoorziening eninterne audits die geheel deel uitmaken vanhet interne beleid voor het naleven van deethische beginselen.

Rapportering, controle enaudit

In het kort…

Page 34: Mise en page 1 - SUEZ en France...regelgeving, integriteit, loyaliteit, eerlijkheid en respect voor anderen. Het ethisch engagement van SUEZ en het naleven van deze principes door

[email protected]

Tour CB 21 - 16 place de l’Iris 92040 Paris La Défense cedex - FranceTél. +33(0)1 58 81 20 00 - Fax +33(0)1 58 81 25 00

Page 35: Mise en page 1 - SUEZ en France...regelgeving, integriteit, loyaliteit, eerlijkheid en respect voor anderen. Het ethisch engagement van SUEZ en het naleven van deze principes door

Tour CB 21 - 16 place de l’Iris 92040 Paris La Défense cedex Tél. +33(0)1 58 81 20 00 - Fax +33(0)1 58 81 25 00

www.suez.com