MINDER PAPIER, WAT RUIMEN MEER TIJD VOOR ZORG WE OP? · 2018. 5. 15. · MEER TIJD VOOR ZORG...

of 2/2
INSTRUCTIEKAART VOOR HET OPRUIMEN VAN ONNODIGE REGISTRATIES IN DE LANGDURIGE ZORG Word jij ook gek van al die formulieren, checklijsten en scoringslijsten die je in moet vullen? Terwijl je vaak niet eens weet waar ze voor dienen? Je bent niet de enige. Uit verschillende onderzoeken blijkt dat registreren in de zorg de pan uit rijst. Toch kunnen die lijsten niet zomaar in de prullenbak. Sommige registraties zijn wel degelijk van belang voor de cliënt of verplicht. Maar welke zijn dat? De toolkit ‘minder papier, meer tijd voor zorg’ helpt je op een eenvoudige manier onnodige registraties op te sporen en terug te dringen. Je krijgt inzicht in hoe jij en je collega’s over bepaal- de registraties denken, hoe jullie ermee omgaan in de praktijk en hoe het anders kan. Inhoud van de toolkit ‘minder papier, meer tijd voor zorg’: Instructiekaart ‘minder papier, meer tijd voor zorg’ Speelveld ‘minder papier, meer tijd voor zorg’ Overzicht ‘Wettelijk verplichte registraties langdurige intramurale zorg’ Poster prullenbak Poster top 3 Post-its Stickertjes Definitie van onnodige registraties: Registraties die niet verplicht zijn... volgens de wet, de beroepsstandaard, brancheorganisaties, zorgkantoor, inspectie of de organisatie, die geen meerwaarde hebben voor de cliënt, zorgmedewerker en / of organisatie, en waarbij geen gevaar of ander ongewenst effect optreedt als je de registratie achterwege laat. VOORBEREIDING De coördinator plant een bijeenkomst voor het hele team. Vóór de bijeenkomst brengt de coördinator, samen met het team, in kaart van welke registra- ties zij last hebben. Hieronder staat hoe je dit kunt organiseren: Ophalen van onnodige registraties De coördinator deelt in het team post-its uit en vraagt ieder teamlid een – volgens hem – onnodige registratie te noteren. De teamleden mogen zoveel post-its invullen als zij willen. Vragen die daarbij helpen: Van welke registratie / checklist / formulier denk je regelmatig: ‘hè, moet dat nu alweer?’ Van welke registratie heb je geen idee waarom je het doet? Registraties verzamelen en ordenen De coördinator verzamelt de post-its en plakt als voorbereiding voor de bijeenkomst alle post-its op het Speelveld. Tip Zet deze opdracht minimaal een week voor de bijeenkomst uit. Hiermee breng je het gesprek al op gang en hebben medewerkers de tijd om er rustig over na te denken. SAMEN AAN DE SLAG Tijdens de bijeenkomst doorloopt het team – met behulp van het Speelveld – de volgende stappen. OVERZICHT VAN GEÏNVENTARISEERDE REGISTRATIES Als start van de bijeenkomst presenteert de coördinator de geïnventariseerde registraties die zijn aangedragen door het team aan de hand van de post-its op het Speelveld. MAAK EEN KEUZE: NODIG OF ONNODIG? Jullie verdelen nu de registraties in: Nodige registraties en goed georganiseerd Nodige registraties, maar moeten efficiënter Onnodige registraties op organisatieniveau Onnodige registraties op teamniveau Nodige registraties en goed georganiseerd Deze registraties zijn noodzakelijk en verplicht vanuit de wet, de beroepsstandaard, brancheorganisaties, zorgkantoor, inspectie of de organisatie zelf en zijn goed georganiseerd. Hier hoef je niets aan te doen. Nodige registraties, maar moeten efficiënter Registraties die wel verplicht en noodzakelijk zijn – en dus moeten blijven – maar die organisaties efficiënter kunnen organiseren, zodat deze registraties minder tijd kosten, bij de juiste persoon komen te liggen of niet dubbel gebeuren. Onnodige registraties op organisatieniveau Met deze registraties hebben ook andere teams en diensten uit de organisatie te maken. Het team ver- zamelt deze registraties en geeft deze door aan de leidinggevende en / of de afdeling kwaliteit. Zij besluiten of een registratie wel of niet kan worden opgeruimd of op een andere manier geregeld kan worden. De leidinggevende of kwaliteitsmedewerker koppelt de uitkomst terug naar het team en / of de hele organisatie. Onnodige registraties op teamniveau Dit zijn registraties die niet verplicht zijn vanuit de wet, de beroepsstandaard, brancheorganisaties, zorg- kantoor, inspectie of de organisatie zelf en die alleen gelden voor jouw team. Het zijn de registraties die jullie ooit zelf in het leven hebben geroepen en waar jullie nu kritisch naar gaan kijken. Wat kan er in de prullenbak? Tip Vragen die helpen bij de verdeling van de post-its: Is de registratie verplicht volgens de wet, de beroeps- standaard, brancheorganisaties, zorgkantoor, inspectie of de organisatie? Welk doel dient deze registratie? Wat levert het ons en / of de cliënt op? Wat gebeurt er als je stopt met de registratie? ONNODIGE REGISTRATIES OPRUIMEN MAAK EEN TOP 3 Welke onnodige registraties gaan jullie als eerste opruimen? Bepaal samen de top 3. Geef alle teamleden 2 stickers en geef ze de opdracht om één sticker te plakken bij de registraties die zij graag als eerste willen opruimen. WAT RUIMEN WE OP? MINDER PAPIER, MEER TIJD VOOR ZORG temperatuur- lijst koelkast #1 #2 #3 checklist risico handtekening zorgleefplan dubbel registreren Een team kan zelfstandig de onnodige registraties op teamniveau opruimen, te beginnen met de top 3. Ze raken daarmee geen andere dienst of ander team. Bijvoorbeeld het registreren van standaardzaken, zoals het afnemen van pijnscores bij cliënten die geen pijnindicatie hebben. Opruimen betekent: acties onder- nemen om daadwerkelijk afscheid te nemen van de onnodige registraties. Als de registraties van de top 3 zijn afgeschaft, maakt het team opnieuw een top 3 van de registraties bij ‘reserve’. HOE RUIMEN WE OP?
  • date post

    02-Feb-2021
  • Category

    Documents

  • view

    0
  • download

    0

Embed Size (px)

Transcript of MINDER PAPIER, WAT RUIMEN MEER TIJD VOOR ZORG WE OP? · 2018. 5. 15. · MEER TIJD VOOR ZORG...

  • INSTRUCTIEKAART VOOR HET OPRUIMEN VAN ONNODIGE REGISTRATIES IN DE LANGDURIGE ZORG

    Word jij ook gek van al die formulieren, checklijsten en scoringslijsten die je in moet vullen? Terwijl je vaak niet eens weet waar ze voor dienen? Je bent niet de enige. Uit verschillende onderzoeken blijkt dat registreren in de zorg de pan uit rijst.

    Toch kunnen die lijsten niet zomaar in de prullenbak. Sommige registraties zijn wel degelijk van belang voor de cliënt of verplicht. Maar welke zijn dat?

    De toolkit ‘minder papier, meer tijd voor zorg’ helpt je op een eenvoudige manier onnodige registraties op te sporen en terug te dringen. Je krijgt inzicht in hoe jij en je collega’s over bepaal-de registraties denken, hoe jullie ermee omgaan in de praktijk en hoe het anders kan.

    Inhoud van de toolkit ‘minder papier, meer tijd voor zorg’:– Instructiekaart ‘minder papier, meer tijd voor zorg’– Speelveld ‘minder papier, meer tijd voor zorg’– Overzicht ‘Wettelijk verplichte registraties langdurige

    intramurale zorg’– Poster prullenbak– Poster top 3– Post-its– Stickertjes

    Definitie van onnodige registraties:

    Registraties die niet verplicht zijn...– volgens de wet, de beroepsstandaard, brancheorganisaties,

    zorgkantoor, inspectie of de organisatie,– die geen meerwaarde hebben voor de cliënt, zorgmedewerker

    en / of organisatie, – en waarbij geen gevaar of ander ongewenst effect optreedt als

    je de registratie achterwege laat.

    VOORBEREIDING

    De coördinator plant een bijeenkomst voor het hele team. Vóór de bijeenkomst brengt de coördinator, samen met het team, in kaart van welke registra-ties zij last hebben. Hieronder staat hoe je dit kunt organiseren:

    Ophalen van onnodige registratiesDe coördinator deelt in het team post-its uit en vraagt ieder teamlid een – volgens hem – onnodige registratie te noteren. De teamleden mogen zoveel post-its invullen als zij willen. Vragen die daarbij helpen: – Van welke registratie / checklist / formulier denk je regelmatig:

    ‘hè, moet dat nu alweer?’– Van welke registratie heb je geen idee waarom je het doet?

    Registraties verzamelen en ordenenDe coördinator verzamelt de post-its en plakt als voorbereiding voor de bijeenkomst alle post-its op het Speelveld.

    Tip Zet deze opdracht minimaal een week voor de bijeenkomst uit. Hiermee breng je het gesprek al op gang en hebben medewerkers de tijd om er rustig over na te denken.

    SAMEN AAN DE SLAG

    Tijdens de bijeenkomst doorloopt het team – met behulp van het Speelveld – de volgende stappen.

    OVERZICHT VAN GEÏNVENTARISEERDE REGISTRATIES

    Als start van de bijeenkomst presenteert de coördinator de geïnventariseerde registraties die zijn aangedragen door het team aan de hand van de post-its op het Speelveld.

    MAAK EEN KEUZE: NODIG OF ONNODIG?

    Jullie verdelen nu de registraties in:

    Nodige registraties en goed georganiseerd

    Nodige registraties, maar moeten efficiënter

    Onnodige registraties op organisatieniveau

    Onnodige registraties op teamniveau

    Nodige registraties en goed georganiseerd Deze registraties zijn noodzakelijk en verplicht vanuit de wet, de beroepsstandaard, brancheorganisaties, zorgkantoor, inspectie of de organisatie zelf en zijn goed georganiseerd. Hier hoef je niets aan te doen.

    Nodige registraties, maar moeten efficiënter Registraties die wel verplicht en noodzakelijk zijn – en dus moeten blijven – maar die organisaties efficiënter kunnen organiseren, zodat deze registraties minder tijd kosten, bij de juiste persoon komen te liggen of niet dubbel gebeuren.

    Onnodige registraties op organisatieniveauMet deze registraties hebben ook andere teams en diensten uit de organisatie te maken. Het team ver- zamelt deze registraties en geeft deze door aan de leidinggevende en / of de afdeling kwaliteit. Zij besluiten of een registratie wel of niet kan worden opgeruimd of op een andere manier geregeld kan worden. De leidinggevende of kwaliteitsmedewerker koppelt de uitkomst terug naar het team en / of de hele organisatie.

    Onnodige registraties op teamniveauDit zijn registraties die niet verplicht zijn vanuit de wet, de beroepsstandaard, brancheorganisaties, zorg-kantoor, inspectie of de organisatie zelf en die alleen gelden voor jouw team. Het zijn de registraties die jullie ooit zelf in het leven hebben geroepen en waar jullie nu kritisch naar gaan kijken. Wat kan er in de prullenbak?

    Tip Vragen die helpen bij de verdeling van de post-its:– Is de registratie verplicht volgens de wet, de beroeps-

    standaard, brancheorganisaties, zorgkantoor, inspectie of de organisatie?

    – Welk doel dient deze registratie? Wat levert het ons en / of de cliënt op?

    – Wat gebeurt er als je stopt met de registratie?

    ONNODIGE REGISTRATIES OPRUIMENMAAK EEN TOP 3

    Welke onnodige registraties gaan jullie als eerste opruimen? Bepaal samen de top 3. Geef alle teamleden 2 stickers en geef ze de opdracht om één sticker te plakken bij de registraties die zij graag als eerste willen opruimen.

    WAT RUIMEN WE OP?

    MINDER PAPIER, MEER TIJD VOOR ZORG

    temperatuur-lijst koelkast

    #1

    #2

    #3

    checklist risico

    handtekening

    zorgleefplan

    dubbelregistre

    ren

    Een team kan zelfstandig de onnodige registraties op teamniveau opruimen, te beginnen met de top 3. Ze raken daarmee geen andere dienst of ander team. Bijvoorbeeld het registreren van standaardzaken, zoals het afnemen van pijnscores bij cliënten die geen pijnindicatie hebben. Opruimen betekent: acties onder- nemen om daadwerkelijk afscheid te nemen van de onnodige registraties. Als de registraties van de top 3 zijn afgeschaft, maakt het team opnieuw een top 3 van de registraties bij ‘reserve’.

    HOE RUIMEN WE OP?

  • Onnodige registraties opruimen doe je niet eenmalig. Je ruimt immers je huiskamer ook niet één keer per jaar op! Het is een continue bezigheid. Hoe zorg je ervoor dat het op de agenda blijft staan, bij je team en bij de organisatie?

    – Maak resultaten zichtbaar. Hang bijvoorbeeld de bijgevoegde poster op in de teampost en plak de post-its die zijn opgeruimd op de ‘prullenbak ’op de poster. Zo is voor iedereen duidelijk zichtbaar hoeveel jullie al hebben opgeruimd.

    – Maak er een feestelijk moment van. Bijvoorbeeld door alle onnodige registraties ritueel te versnipperen of te verbranden. Al die vervelende formulieren in vlammen op zien gaan, daar zal het team enthousiast van worden. Bedenk samen waar jullie de gewonnen tijd voor gaan gebruiken.

    – Stel een ambassadeur / aandachtsvelder uit het team aan die het onderwerp levend houdt en regelmatig aan het team vraagt of er nog registraties als onnodig worden ervaren.

    – Neem het onderwerp mee in de interne audits.

    – Communiceer besluiten over de registraties naar de hele orga- nisatie zodat iedereen ervan kan profiteren. Maak het een vaste rubriek in de nieuwsbrief of op intranet (zoek op internet naar het goede voorbeeld van zorgorganisatie Viattence).

    – Organiseer eenmaal of meerdere keren per jaar een ‘opruim-

    week’. In deze week doorloopt het team telkens opnieuw de stappen om onnodige registraties in kaart te brengen en, zo mogelijk, af te schaffen.

    – Stel je leidinggevende, manager of bestuurder kritische vragen

    bij elke (nieuwe) registratie die je moet uitvoeren: − Wat is het doel van deze registratie? − Hoeveel tijd kost het en wat levert het op? − Wie kan de registratie uitvoeren? Komt het mijn werkzaam-

    heden ten goede of staat het de zorg in de weg? − Kan de registratie handiger worden georganiseerd?1

    1 V&VN Standpunt Registratielast, maart 2015

    HOE BLIJVEN WE OPRUIMEN?

    ORGANISATIE

    Instructiekaart

    De instructiekaart en het Speelveld is gebaseerd op de ‘opruimdienst’ van zorgorganisatie de Waalboog. Zij hebben de methodiek in 2014 ontwikkeld. Zowel zorgmedewerkers als management en bestuur hebben positieve er-varingen met de methodiek, waarmee zij tientallen registraties hebben op-geruimd!

    De instructiekaart en het Speelveld hebben we voorgelegd aan V&VN en laten toetsen door zes zorgteams. Op basis van deze feedback zijn de definitieve producten tot stand gekomen.

    Vilans, kenniscentrum langdurende zorg Postbus 8228 3503 RE Utrecht Catharijnesingel 47 3511 GC Utrecht

    t 0031 (0)30 789 23 00 f 0031 (0)30 789 25 99

    [email protected] www.vilans.nl Twitter (#VilansNL) / LinkedIn / Facebook @vilans.nl

    Deze handreiking is ontwikkeld door: Sabina Mak (Vilans), Else Stapersma (Vilans) en Toos Smulders (De Waalboog)

    Informatie uit de handreiking mag worden overgenomen onder vermelding van de bron Vilans.

    MINDER PAPIER, MEER TIJD VOORZORG

    minuten-

    registratie

    GB noteren in zorgleefplan

    #1

    #2

    #3

    Het opruimen van onnodige registraties vindt vooral plaats in en door de teams zelf. Om ervoor te zorgen dat teams van elkaar leren en ook op organisatie-niveau knelpunten worden aangepakt, is het raad-zaam hier iets omheen te organiseren (voorbeeld, zie afbeelding hieronder). Dit zal per organisatie verschillen. Hieronder doen wij een voorstel.

    Een coördinator in het teamUit ervaring blijkt dat het belangrijk is dat er een of twee team- leden het opruimen coördineren. Dit teamlid (de coördinator) bereidt de bijeenkomst voor, enthousiasmeert het team voor de aanpak, bewaakt de voortgang en maakt de verbinding met de werkgroep of het managementteam.

    Werkgroep Als meerdere teams binnen de organisatie aan de slag gaan met het opruimen van registraties, is het handig om een team-over-stijgende werkgroep in te richten. Hierin zitten bijvoorbeeld een zorgmedewerker, manager, kwaliteit- of beleidsmedewerker en een lid van de raad van bestuur.

    Taken die de werkgroep vervult:– aanjagersrol– vraagbaak – verbinding van de deelnemende teams – verbinding met het management– communiceren van resultaten

    TEAM 1 TEAM 2 TEAM 3

    COÖRDINATOR TEAM 2

    COÖRDINATOR TEAM 3

    WERKGROE

    P REGISTRA

    TIES

    COÖRDINATOR TEAM 1

    MANAGEME

    NT