Ik haal voordeel uit andermans tijd om zo efficiënt te kunnen werken

Ik organiseer mijn dag zodanig dat ik optimaal gebruik maak van natuurlijke pieken en dalen in mijn energieniveau en motivatieIk ben actief bezig om mijn werkwijze en taakuitvoering te verbeteren

Ik ben in staat me voor langere tijd te concentreren op een specifieke taak

Ik besteed veel tijd aan het zoeken naar informatie of documenten of ontbrekende zakenIk ben actief op zoek naar manieren om verspilling van tijd en inzet te voorkomen, zowel voor mijzelf als voor het teamIk ben regelmatig aan het multi- tasken

Ik gebruik de talenten, tijd en expertise van andere mensen om er voor te zorgen dat het team het werk af krijgtIk gebruik technieken om de belangrijkste punten uit documenten te kunnen halen

Ik gebruik een planningsysteem om inzage te hebben in mijn tijdsbesteding

Ik heb een duidelijk plan hoe om te gaan met verstoringen en onderbrekingen

Het aantal receptregels en hoeveelheid documentatie dat ik dagelijks moet verwerken overweldigd mijIk stel moeilijke of onplezierige taken tot het laatst uit, of tot dat het zich vanzelf oplost

Om me te verzekeren dat zaken goed gedaan worden, houd ik me zeer betrokken bij de activiteiten en beslissingen van andere teamledenMijn gedachten dwalen vaak af en ik vind het daardoor moeilijk om me voor langere tijd te concentrerenIk doe alle taken die me worden opgedragen, en hoop dat ik de hoeveelheid werk kan blijven bijhouden

Score per kolom

Score Totaal

diduurzame inzetbaarheidmijn werk -ik- en het resultaat...?

kijk voor meer informatie op www.sbaweb.nl/duurzame-inzetbaarheid maart 2014

1/3

Hoe productief ben je eigenlijk? Als we veel werk hebben dan gaan we vaak gewoon wat meer uren werken, of gaan meerdere taken tegelijkertijwd doen. Al snel is langer doorwerken en (te) veel werk verzetten gemeengoed geworden. Dit helpt wellicht op de korte termijn, maar word je er op de langere termijn ook productiever van? Dit kan leiden tot toenemende stress en uiteindelijk afnemende productiviteit.

Productiviteit meet hoeveel je weet te bereiken: niet hoe druk je bent. Het is dus veel beter om ‘slim’ te leren werken, het als indicator te gebruiken op welke manier je effectief met tijd en hulpbronnen om kan gaan. Dit laat je productiviteit toenemen en draagt ertoe bij om meer te doen met je tijd in tijdens je werk. Deze test helpt je om een indruk te krijgen hoe productief je bent. Vervolgens krijg je tips die je kunt gebruiken om je productiviteit te bevorderen, zodat je meer kan doen met minder stress.

Instructie

Vul bij elke stelling het antwoord in dat het best bij jou past. Beantwoord de stellingen spontaan en eerlijk op basis van onderstaande antwoordmogelijkheden (1 antwoord per stelling).

Wanneer je klaar bent, tel de scores bij elkaar op en lees je eindscore af in de onderste tabel.

1 2 3 4 5

score

helemaal niet 1

nauwelijks 2

soms 3

vaak 4

heel vaak 5

Score 2/3

kijk voor meer informatie op www.sbaweb.nl/duurzame-inzetbaarheid

Advies

Je zult wat meer moeten gaan investeren om productiever te worden in je werk. Het is inefficiënt om eenvoudigweg je dag te vullen met taakuitvoering of te veel te willen doen zonder na te denken over je beperkingen of prioriteiten. Gebruik de informatie en bronnen voor motivatie om slimmer te werken en niet harder. Het goede nieuwe is: binnen niet al te lange tijd bereik je veel meer in minder tijd. (Lees onderstaande om te starten)

Totaal 16-36

Advies

Je bent op de goede weg met je productiviteit en je zal waarschijnlijk de meest belangrijke werkzaamheden af krijgen. Je zou productiever kunnen zijn. Maak gebruik van de technieken en bronnen die hieronder zijn beschreven om nog productiever en efficiënter te worden in je dagelijkse werk. (Lees onderstaande om te starten)

Totaal 37-58

Advies

Fantastisch! Je weet heel goed om te gaan met prioriteiten, en je maakt efficiënt gebruik van je tijd om tot maximale output te komen. Je denkt na op welke manier je invloed kunt uitoefenen om het beste uit je tijd te halen en in te zetten in het voordeel van de apotheek. Dit maakt van jou een aanwinst voor de apotheek. Wanneer van toepassing, gebruik onderstaande bronnen om je vaardigheden doorlopend te blijven verbeteren.(Lees onderstaande om te starten)

Totaal 59-80

Productiever werkenDeze test benadrukt vijf elementen met betrekking tot productiever werken:• Organiseren• Houding• Delegeren• Integreren van informatie in het dagelijkse werk• Effectief gebruik van systemen

Hieronder worden elk van de elementen afzonderlijk uitgewerkt. Door je eigen werkuitvoering en effectiviteit te vergroten binnen deze vijf elementen, zal je meer bereiken in je dagelijkse werk. Je zult beter gaan begrijpen waar je jouw tijd en energie aan kan besteden om je productiviteit te verbeteren en betere resultaten te bereiken.

Organiseren (vragen 2,5,7,10)

De eerste stap om je productiviteit toe te laten nemen is om goed georganiseerd te zijn. Denk na op welke manier je je werkplek inricht zodat het ondersteunend is om je werk goed te kunnen doen. Rommelige bureaus en lades hebben effect op je productiviteit omdat je waardevolle tijd besteed aan het doorzoeken van stapels documenten in plaats van je bezig te houden met waardevolle activiteiten. Zeker zo belangrijk is om de werkplek opgeruimd achter te laten voor een collega. Leren om georganiseerd te werken is een kunst en je moet er iedere dag aan werken. Van het organiseren van je e-mail tot het goed archiveren en zodanig achter laten dat een collega er ook kan werken: er bestaan veel goede systemen die je kunnen ondersteunen om je werkplek goed te organiseren.

Organiseren houdt ook zelfbewustzijn in: wees er bewust van op welke manier je jouw tijd besteed gedurende de werkdag. Dit is essentieel voor het verbeteren van je productiviteit. Een taakplanner laat je exact zien waar je je tijd nuttig aan besteed en wanneer je tijd verspilt aan het afhandelen van werkzaamheden met een lage prioriteit, onderbrekingen en momenten waarop je bent afgeleid. Een taakplanner laat ook zien in hoeverre je aan het multitasken bent: meer dingen tegelijkertijd doen zorgt dat je pro-ductiviteit toeneemt. Zelfbewustzijn helpt je ook bij het vaststellen op welke momenten van de dag je het werk het beste uitvoert. Sommige mensen zijn op hun best vroeg in de morgen, anderen zijn volledig productief in de middag. Wanneer je inzage hebt in je eigen werkritme helpt het je om belangrijke taken in te plannen op momenten dat je het beste presteert.

3/3

kijk voor meer informatie op www.sbaweb.nl/duurzame-inzetbaarheid

samenwerken in de apotheek

maart 2014

Integreren van informatie in het dagelijkse werk(Vragen 9,12)

Je productiviteit zal ook toenemen wanneer je goed in staat bent om informatie snel en effectief te gebruiken: E-mails, receptregels, wet- en regelgeving, etc. Denk na over manieren om de veelheid van informatie te structureren. Je moet informatie benaderen met een kritische blik. Wat moet je noodzakelijkerwijs weten? Welk soort informatie zal een specifiek document bevatten? Op welke manier wil je gebruik maken van informatie om jouw manier van werken te verbeteren? Wanneer je antwoord weet te geven op bovenstaande vragen zal het je helpen om vast te stellen tot welk detailniveau je zult gaan bij het gebruiken van informatiebronnen. Je bent wellicht in staat om bepaalde onderwerpen niet te lezen, of op basis van ervaring in één oogopslag de juiste informatie van receptregels te interpreteren.

Delegeren (vragen 1,8,14)

Productief zijn doe je niet alleen. Om echt productief te zijn in een apotheek, moet je kunnen vertrouwen op je collega’s voor ondersteuning. Dat is waarom teams bij uitstek geschikt zijn om doelen te behalen: samen bereik je veel meer dan individueel. Om gebruik te kunnen maken van de kracht van een team, moet je weten op welke manier je effectief kan delegeren. Succesvol delegeren houdt in dat de juiste persoon de taak uitvoert, ongeacht wie eindverantwoordelijk is. Wanneer medewerkers in staat zijn te werken aan de voor hun belangrijke taken, is er sprake van een win-win situatie. Wanneer jij teveel tijd besteed aan taken die anderen kunnen doen, en het je daardoor niet lukt om voortgang te boeken in je werk moet je opnieuw gaan bedenken wie wat zou moeten doen.Effectief delegeren betekent het bieden van goede ondersteuning en hulpbronnen zodat andere medewerkers taken goed kan afronden. Het betekent niet dat je alle details in de uitvoering controleert en dat zaken op je juiste manier (lees: jouw manier) worden uitgevoerd. Succesvol delegeren houdt in dat je zaken los laat en medewerkers toevertrouwt dat ze zaken doen die moeten worden gedaan.

Wanneer je dit regelmatig doet en bouwt aan een team waarbinnen medewerkers elkaar helpen wanneer nodig, zal het productiviteitsniveau zeer snel toenemen.

Effectief gebruik van systemen (Vragen 1,3,6,16)

Verbeter de wijze waarop jij en je team werken. Het verbeteren van de manier waarop een apotheek is georganiseerd helpt je niet alleen om meer te kunnen bereiken; het kan ook helpen om effectief invloed uit te oefenen op de opbrengsten, om doelen te bereiken en om succesvoller te zijn dan de concurrent. Ben continue bezig om je organisatie te verbeteren: kijk regelmatig naar de taken die door jou worden uitgevoerd, op welke manier alledaagse processen verlopen, naar voorkomende situaties in je werk en sta stil op welke manier jij dingen anders/beter zou doen. Alle inspanningen die bijdragen aan een efficiëntere werkomgeving maakt je uiteindelijk productiever.

Bron: Mindtools.com

Houding (vragen 4,11,13,15)

Het volgende onderdeel om je productiviteit te verbeteren wis gerelateerd aan je houding en op welke manier je kijkt naar je eigen werk. Zelfmotivatie is erg belangrijk wil je je productiviteit verhogen. Probeer er achter te komen wat je motiveert om je werk te doen: organiseer vervolgens je werkplek dusdanig dat het je ondersteund om gemotiveerd je werk te doen. Wanneer je voor jezelf een werkplek hebt gecreëerd dat productiviteit stimuleert, raak je in een flow. Dit is een fase waarin je zeer geconcentreerd je werk kan doen en goede resultaten weet te bereiken. Om hoge mate van productiviteit te kunnen bereiken moet je ook onderbrekingen weten te minimaliseren of uitbannen. Bedenk een plan voor jezelf hoe om te gaan met onderbrekingen, hoe om te gaan met stressmomenten en op welke manier je je beter weet te concentreren. Wanneer je op een positieve manier (pro actief) stappen onderneemt om controle te krijgen over je tijd en werkplanning, ben je in staat om stress te verminderen: dit biedt ruimte voor positieve energie. Dit is belangrijk om in de ‘flow’ te komen.

Je ‘mindset’ is zeer belangrijk om je eigen productiviteit te verhogen en op welke manier efficiënt om te gaan met je tijd. Benader het positief en onderneem kleine stappen om je inzet te verbeteren. Dit geeft je de motivatie en inspiratie om je productiviteit stapsgewijs te verbeteren.