Microsoft Dynamics NAV 2009: de gebruiker centraal

Boter bij de vis bij Pittman Seafoods met Microsoft Dynamics NAV

Houd de financiële teugels strak in handen met BoCount Dynamics van Christiaens Computer Service

SPOTLIGHT

KEYNOTE

SOLUTIONS

TRENDWATCHER: De impact van SEPA voor de Belgische KMO

S U C C E S S T H R O U G H V A L U E I N N O V A T I O N

Haal meer uit uw dag met Isabel

Waarom waarom uw uw betalingen betalingen twee twee keer keer ingeven ingeven??

Isabel en Microsoft Dynamics werken perfect samen. Een indrukwekkende tijdwinst in uw dagelijks beheer wat zich vertaalt in aanzienlijke besparingen.

K E Y B O A R D > P a g e 3

Inhoud

Colofon

EditoriaalKEYBOARD MAGAZINE 11/2009

KeyBoard Magazine | Success through value innovation

Uitgever: Lemarco Sneeuwbeslaan 17 B7 B-2610 Wilrijk +32 (0)3 827 26 36 contact@lemarco.be

Redactie: Veerle Bonte, Dries Van Damme, Patrick Dalle

Advertenties: Isabel, Microsoft, Christiaens Computer Service

Grafische opmaak: Lemarco - Lutz Stange

SPOTLIGHT

Boter bij de vis bij Pittman Seafoods met Microsoft Dynamics NAV Pag 4

SOLUTIONS Hou de financiële teugels strak in handen metBoCount Dynamics Pag 10

Jules Destrooper: authentiek recept vraagt om moderne IT Pag 13

KEYNOTE

Microsoft Dynamics NAV 2009: de gebruiker centraal Pag 7

TRENDWATCHER

De impact van SEPA voor de Belgische KMO Pag 12

Een geïntegreerde bedrijfsoplossing voor uw KMO: ja of nee? Pag 14

Toen Christiaens Computer Service jaren geleden de keuze maakte voor het Microsoft Dynamics platform, was de wereld eenvoudiger dan vandaag. De functionaliteiten van het product breidden inmiddels sterk uit en de technische complexiteit nam alsmaar toe: naast een geïntegreerd bedrijfssysteem worden Business Intelligence, geïntegreerde klantenportalen en koppelingen met externe toepassingen stilaan gemeengoed in heel wat KMO’s.

Bewust zijn wij bij Christiaens Computer Service verder blijven bouwen aan onze technische kennis en expertise. Want die hebben we meer dan ooit nodig om voor u, eindgebruiker, een oplossing te bouwen die aansluit bij uw vertrouwde werkomgeving.

In die optiek is de lancering van Microsoft Dynamics NAV 2009, waarover u verder in Keyboard Magazine meer leest, een mijlpaal. NAV 2009 is immers veel meer dan zomaar een nieuwe versie: het luidt een radicale ommekeer in voor de manier waarop gebruikers vanaf vandaag met bedrijfssoftware omgaan.

Daarnaast vindt u in Keyboard magazine, zoals steeds, inspirerende cases en interviews. Pittman Seafoods getuigt hoe het met onze oplossing 4FOOD aan de IFS normen kan beantwoorden.

Tot slot komt u alles te weten over Bocount Dynamics, een module die u uw vertrouwde BoCount functionaliteit biedt, bovenop het krachtige Microsoft Dynamics NAV platform.

Wij wensen u alvast veel leesplezier.

Marc ChristiaensChristiaens Computer Service

Christiaens Computer Service NVPassendalestraat 197aB-8980 Passendale

www.christiaens.netinfo@christiaens.net

Tel. +32 (0)51 78 83 83Fax +32 (0)51 78 83 73

S P O T L I G H T

K E Y B O A R D > P a g e 4

Boter bij de vis bij Pittman Seafoods met Microsoft Dynamics NAVPittman Seafoods uit Zeebrugge verwerkt jaarlijks zo’n zes miljoen kilogram aan vis- en schaaldieren. Omdat de bestaande beheersoplossing niet meer voldeed aan de behoeftes van het bedrijf, diende Pittman Seafoods op zoek te gaan naar een nieuw informaticasysteem.

K E Y B O A R D > P a g e 5

S P O T L I G H T

Pittman Seafoods, in 1990 gestart als eenmanszaak in Zeebrugge, is met 21 werknemers en een omzet van 31 miljoen euro uitgegroeid tot een belangrijke verdeler van diepgevroren vis- en schaaldieren.

Naast distributie heeft Pittman Seafoods ook een niet onbelangrijk deel productieactiviteiten: op 3 productielijnen worden visblokken en visfilets verzaagd en herverpakt. Het bedrijf verwerkt zo’n 6 miljoen kilogram per jaar; alles samen vertegenwoordigt dit ongeveer 800 artikelen, verdeeld over 50 productcategorieën.

Pittman Seafoods telt zo’n 400 actieve klanten: voornamelijk industriële bedrijven, foodservice, groothandelaars en retailbedrijven.

Concorde XAL

In het verleden werkte Pittman Seafoods met Concorde XAL, de oplossing van het vroegere Damgaard uit Denemarken. Het pakket bleek echter niet meer te voldoen aan de IFS (International Food Standard) normering die Pittman Seafoods wilde naleven. Ook het FAVV (Federaal Agentschap voor Voedselveiligheid) legt aan voedingsbedrijven steeds strengere eisen op wat traceerbaarheid betreft.

Bovendien bood Concorde XAL slechts beperkte functionaliteiten voor wisselkoersbeheer, wat het voor Pittman Seafoods moeilijk maakte om de aankoopprijzen en de daaruit volgende verkoopmarges correct te berekenen.

Toen Concorde door Navision werd overgenomen, dat op zijn beurt opging in het grote Microsoft, besefte de directie dat het product niet eeuwig ondersteund zou worden en ze ging op zoek naar een nieuw systeem.

Zeven kandidaten

Als basis voor het lastenboek greep Pittman Seafoods niet alleen de kans aan om een functionele analyse uit te voeren,

maar bracht het ook de bedrijfsprocessen in kaart om die indien nodig aan te passen.

Daarna nodigde Pittman Seafoods zeven software-bedrijven uit voor een verkennend gesprek: in de lijst bevonden zich onder andere verdelers van SAP, Axapta, Navision en enkele Progress partners. Enkele bedrijven vielen meteen af: SAP diende geen antwoord in op het lastenboek, terwijl de Progress oplossingen geen integratie toelieten met de boekhouding.

Kris Verweirder, Internal Controller bij Pittman Seafoods: “Microsoft Dynamics NAV bleek het meest aan te sluiten bij onze behoeften als KMO. De demonstratie van 4FOOD, de module van informaticapartner Christiaens Computer Service, en de bedrijfsbezoeken konden ons ten zeerste bekoren. En dat Microsoft bereid was om onze Concorde licenties over te nemen, was natuurlijk mooi meegenomen.”

Vlotte conversie

Pittman Seafoods koos voor een gefaseerde aanpak van het project: eerst zouden de boekhouding, aankoop, verkoop, productie en tracering onder handen genomen worden. De toepassing

van de RIM (Rapid Implementation Methodology) van Microsoft stond garant voor een efficiënte conversie van de oude Concorde XAL gegevens naar het nieuwe systeem, zodat Pittman Seafoods op 31 januari 2008 live kon gaan. Vandaag beschikt het bedrijf over een licentie van 20 gebruikers voor Microsoft Dynamics NAV 5.0.

“De implementatie is vlot verlopen, al mag je de impact op een kleinere organisatie als de onze zeker niet onderschatten. Het is belangrijk dat een interne medewerker aangewezen wordt om het project te trekken: dit betekende een investering van anderhalve persoon gedurende drie maanden”, getuigt Kris Verweirder.

4Food

Bovenop Microsoft Dynamics NAV implementeerde Pittman Seafoods ook 4FOOD, de module van Christiaens Computer Service die speciaal ontwikkeld werd voor de voedingssector. Om aan de specifieke eisen van Pittman Seafoods te kunnen beantwoorden, ontwikkelde Christiaens extra maatwerk binnen 4FOOD.

“Medewerkers stellen het op prijs dat ze zelf heel gemakkelijk informatie uit het systeem kunnen halen. Bovendien kunnen ze met één muisklik gegevens exporteren naar Word of Excel.”

Kris Verweirder, Internal Controller bij Pittman Seafoods.

K E Y B O A R D > P a g e 6

S P O T L I G H T

Kris Verweirder: “De uitgebreide mogelijkheden voor tracering binnen 4FOOD laten ons toe om te weten welk lot naar welke klant is gegaan, en onmiddellijk de juiste producten terug te roepen wanneer dit nodig zou blijken.”

Microsoft platform

Vandaag is Pittman Seafoods vooral tevreden over de mogelijkheid om toegang te krijgen tot de juiste informatie. Kris Verweirder wijst hierbij op de voordelen van het Microsoft platform: “Medewerkers stellen het op prijs dat ze zelf heel gemakkelijk informatie uit het systeem kunnen halen. Bovendien kunnen ze met één muisklik gegevens exporteren naar Word of Excel.”

Kostprijsberekening

Omdat Pittman Seafoods veel in het buitenland aankoopt, kunnen schommelingen in de dollarkoers een belangrijke impact hebben op de rentabiliteit van het bedrijf. Pittman Seafoods dient zich dus optimaal in te dekken tegen wisselkoersfluctuaties. Christiaens Computer Service ontwikkelde daarom een uitgebreid wisselkoersbeheer in maatwerk.

Kris Verweirder: “Dankzij het wisselkoersbeheer hebben we nu een veel

beter zicht op onze reële aankoopprijzen, en voor iedere verkoop kennen we onze exacte brutomarge tot op de cent nauwkeurig. Ook algemene kosten zoals invoerrechten, loskosten van containers en stockagekosten zijn opgenomen in de kostprijsberekening.”

Besluit

Het project bij Pittman Seafoods is zeker niet ten einde. Het systeem bevat alle nodige informatie om in de toekomst werk te maken van een nog betere aankoopplanning, zodat het bedrijf nog competitiever wordt in de markt. Ook de inslagcontrole via de PC staat op het programma.

Als besluit wijst Kris Verweirder op het belang van een goede samenwerking met de informaticapartner:

“Wij verwachten van een informaticapartner dat hij met ons meedenkt. De medewerkers van Christiaens Computer Service zijn door hun ervaring in de voedingssector ideaal geplaatst om nieuwe ideeën aan te brengen.”

OverzichtLand: BelgiëSector: Voeding Profiel van Pittman SeafoodsPittman Seafoods uit Zeebrugge koopt in Amerika, Azië en Europa vis, schaaldieren, zeevruchtenmengelingen en surimi aan en verdeelt deze aan klanten in de retail, groothandel en industrie, voornamelijk in de Benelux, Frankrijk en Duitsland. Het bedrijf telt 21 werknemers en haalt een omzet van 31 miljoen euro. UitdagingPittman Seafoods zocht een nieuw systeem dat een antwoord kon bieden op de complexe wisselkoersproblematiek van het bedrijf en dat 100% traceer-baarheid zou invoeren binnen de organisatie. OplossingChristiaens Computer Service implementeerde bij Pittman Seafoods Microsoft Dynamics NAV 5.0, in combinatie met de module 4FOOD. Voordelen• Vlotte conversie van gegevens naar het nieuwe systeem• Snelle en eenvoudige toegang tot informatie• Betere berekening van reële verkoopmarges• Partner met veel ervaring in de voedingsector

www.pittmanseafoods.com

ONLINE

K E Y B O A R D > P a g e 7

K E Y N O T E

Microsoft Dynamics NAV 2009: de gebruiker centraal

De lancering van het nieuwe Microsoft Dynamics NAV 2009 doet heel wat stof opwaaien in de markt voor bedrijfsoplossingen. Een revolutionaire gebruikersinterface, uitgebreide mogelijkheden voor Business Intelligence en een flexibele client omgeving staan alvast garant voor nog meer productiviteit en intuïtiever omgaan met software. Voldoende stof voor een boeiend gesprek met Harald Wentein, Product Manager Microsoft Dynamics NAV.

“Microsoft Dynamics NAV is er om te blijven: het beste bewijs is de ‘roadmap’ voor het product, die al tot 2017 op papier is vastgelegd. Ik denk niet dat veel andere ERP-leveranciers ons dat kunnen nadoen!”

Harald Wentein, Product Manager, Microsoft Belgium and Luxembourg

Hoe paste de overname van Navision in 2002 in de strategie van Microsoft?

HW : Sinds haar ontstaan in 1984 werkte het Deense Navision zich snel op tot een gerespecteerde en leidende speler op de markt voor bedrijfsoplossingen. Microsoft was natuurlijk niet blind voor dat succes, en zette met de overname van Navision in 2002 een stevige voet op de markt voor bedrijfsoplossingen. Een logische stap als je bedenkt dat Microsoft als ambitie heeft om bedrijven te helpen productiever te werken: medewerkers de juiste instrumenten geven om hun

werk goed te doen. Het stroomlijnen van bedrijfsprocessen met een ERP-oplossing past volledig binnen deze strategie. Ik weet wel dat bij de overname in 2002 hier en daar schamper werd gedaan over de plannen van Microsoft in de ERP business, maar wie toen twijfels had, heeft sindsdien zijn mening moeten herzien: de Microsoft Business Solutions divisie kende de voorbije jaren in België een gemiddelde jaarlijkse groei van meer dan 20%, en de R&D investeringen van Microsoft zijn nooit eerder gezien in de ERP-wereld. Het product ‘Navision’ werd intussen omgedoopt tot ‘Microsoft Dynamics NAV’; het is door de jaren

heen blijven evolueren, en de versie van vandaag is niet meer te vergelijken met het ‘Navision’ van enkele jaren geleden.

Wat stelt Microsoft Dynamics NAV vandaag in België voor?

HW : Vandaag telt Microsoft Dynamics NAV in België meer dan 2500 klanten, en jaarlijks komen er meer dan 250 bij. Ik denk dat de eerste verklaring voor het succes van NAV de continuïteit is. Vroeger werd door concurrenten weleens gefluisterd dat Microsoft zijn ERP strategie niet ernstig neemt. Microsoft Dynamics is er om te blijven: het beste bewijs is de

K E Y N O T E

K E Y B O A R D > P a g e 8

‘roadmap’ voor Microsoft Dynamics NAV, die tot 2017 op papier is vastgelegd. Ik denk niet dat veel andere ERP-leveranciers ons dat kunnen nadoen!

Er wordt vandaag in de ERP-wereld sterk gemikt op verticalisering. Hoe pakt Microsoft dat aan?

HW : De kracht van de verticale strategie van Microsoft Dynamics NAV, zit in de kracht van ons Partnerkanaal. Er bestaan alles samen meer dan 1000 SIC codes (Standard Industrial Classification; een systeem om bedrijven te classificeren op basis van hun hoofdactiviteiten binnen de industrie waarin ze actief zijn), waarbij iedere SIC code een apart marktsegment vertegenwoordigt met specifieke ver-wachtingen ten aanzien van een bedrijfsoplossing. Dat vereist een grondige expertise, en het zou een onbegonnen zaak zijn voor Microsoft om die expertise zelf in huis te willen opbouwen. Onze partners hebben en gebruiken die specifieke kennis om bovenop Microsoft Dynamics NAV verticale oplossingen te bouwen voor de specifieke noden van verticale sectoren.

staan centraal”. We willen mensen een werkomgeving bieden die hen vertrouwd overkomt en aangepast is aan hun rol in het bedrijf en hen toelaat om productiever te werken. De meest zichtbare vernieuwing van Microsoft Dynamics NAV 2009 is de ‘role-based’ gebruikersinterface.

Hoe is die role-based interface er gekomen?

HW : Als voorbereiding heeft Microsoft een grootschalig onderzoek uitgevoerd bij 2000 gebruikers. Op basis van interviews werd een analyse gemaakt van hoe gebruikers met hun ERP systeem omgaan: welke schermen worden vaakst geopend door welke gebruikers, waarop wordt er het vaakst geklikt, maakt men nog gebruik van post-its als geheugensteuntje, enz. Het hele onderzoek heeft geleid tot het Persona Model: over alle bedrijven heen hebben we 33 hoofdprocessen en 61 soorten gebruikersprofielen kunnen identificeren. Dit alles is dan logisch uitgemond in een nieuwe gebruikersinterface die rolgebaseerd is. De grote innovatie is dat de rol van de medewerker in het bedrijf bepaalt wat hij te zien krijgt op zijn scherm. Iemand die verantwoordelijk is voor de verwerking van orders wil op zijn scherm een overzicht van de leveringen

en de te verwerken orders, terwijl de CFO daarin niet is geïnteresseerd: hij wil in één oogopslag informatie over omzet, marges en openstaande facturen te zien krijgen. Standaard worden zo in Microsoft Dynamics NAV 2009 meer dan 20 verschillende rollen meegeleverd. Partners kunnen deze verder personaliseren of nieuwe functies bij creëren als dit nodig mocht blijken.

Welke architectuur wordt hiervoor in Microsoft Dynamics NAV 2009 gebruikt?

HW : NAV 2009 maakt gebruik van een zogenaamde ‘3 tier’ architectuur. In tegenstelling tot de traditionele client/server architectuur, heb je hier drie niveaus: de individuele PC van de gebruiker, de NAV server en de database server. De NAV server neemt een stuk intelligentie

Harald Wentein (30 jaar) studeerde af als Licentiaat Toegepaste Taal-kunde. Na een verblijf in Denemar-ken, haalde hij een postgraduaat in Management en Communicatie. In 2007 startte hij bij Microsoft als Product Manager voor Microsoft Dynamics NAV.

Met Microsoft Dynamics NAV 2009 brengt Microsoft een totaal nieuwe versie op de markt. Waarom?

HW : De markt verandert voortdurend, en iedere softwareleverancier brengt om de 3 à 4 jaar een belangrijke nieuwe release uit. Eind 2009 is het weer zover met NAV 2009, de opvolger van NAV 5.0. In de voorbije versies werd de functionaliteit al sterk uitgebreid; met NAV 2009 zit de vernieuwing in de revolutionaire manier waarop gebruikers met de software kunnen omgaan. In drie woorden samengevat: “mensen

K E Y N O T E

K E Y B O A R D > P a g e 9

over van de individuele PC’s, en staat in voor de verwerking van de aanvragen. De database server doet dienst als centrale opslag voor de bedrijfsinformatie zelf. Deze architectuur is heel schaalbaar, en biedt heel wat mogelijkheden voor mobiele medewerkers. Het heeft ook als voordeel dat je flexibeler kan inspelen op de individuele behoeften van gebruikers en veel makkelijker met externe diensten kan koppelen via Web Services.

Wat is het belang van Web Services?

HW : Je kunt Web Services beschouwen als een standaardmanier om vanuit je bedrijfssysteem te communiceren met externe applicaties en zo de muren van een gesloten ERP systeem als het ware open te stellen voor andere toepassingen of diensten die zich naadloos integreren met het bedrijfssysteem. Dan spreek ik niet alleen over de integratie met Microsoft producten zoals Office 2007, SharePoint Server en SQL Server, maar ook oplossingen en diensten van externe leveranciers. Zo zou je bijvoorbeeld op een klantenfiche rechtstreeks financiële informatie over die klant kunnen tonen die je als een web service extern ophaalt. Op die manier bewijst Microsoft Dynamics NAV 2009 nog eens zijn waarde als technologisch platform, een

kwaliteit waar slechts weinig andere softwareleveranciers voldoende aandacht aan besteden.

Vandaag wordt vaak gewezen op het belang van rapportering en Business Intelligence. Hoe gaat Microsoft daarmee om?

HW : Het echte rendement van je investering, komt inderdaad pas wanneer je uit het systeem makkelijk die informatie kan halen die je zelf nodig hebt om de juiste beslissingen te nemen. Vanuit het

standpunt van de CFO bekeken: als er één reden is waarom KMO’s vaak in de problemen kunnen komen, is het omdat ze niet weten hoeveel kosten ze maken en hoe hun cash flow ervoor staat. Hier bewijst Microsoft weer haar deugdelijkheid, niet alleen functioneel maar ook als platform. Microsoft Dynamics NAV 2009 draait immers op een krachtige SQL Server database, en met SQL Server Reporting Services heb je meteen een ingebouwd krachtig instrument voor Business Intelligence. Je hoeft dus niet meer aan te kloppen bij externe software voor rapporteringen.

Wanneer wordt Microsoft Dynamics NAV 2009 officieel gelanceerd?

HW : In België is dat eind 2009. Dat is iets later dan een aantal andere landen, wat een aantal voordelen heeft. Ten eerste komen we meteen met de nieuwste update, Server Pack 1, op de markt. Ten tweede hebben we ruim de tijd om onze Partners grondig op te leiden, een proces dat al maanden aan de gang is. Ook Christiaens zal dus maar al te graag bestaande en nieuwe klanten informeren over de mogelijkheden van Microsoft Dynamics NAV 2009!

www.microsoft.be/dynamics

ONLINE

S O L U T I O N S

K E Y B O A R D > P a g e 1 0

Houd de financiële teugels strak in handen

met BoCount DynamicsIn 1494 schreef de Italiaanse monnik Luca Pacioli het allereerste boek over boekhouden ‘om de handelaar onmiddellijk alle informatie over zijn activa en passiva te verstrekken’. Vijfhonderd jaar later heeft ieder bedrijf nog steeds snelle en eenvoudige toegang tot de basisinformatie nodig om de zaken efficiënt te beheren.

Doeltreffend financieel manage-ment is momenteel nog noodzakelijker geworden omdat het ritme van de zakenwereld aanzienlijk is versneld. U hebt dus een bedrijfsoplossing nodig die geen nieuwe eisen aan uw bedrijf stelt en zo het werk vertraagt.

S O L U T I O N S

K E Y B O A R D > P a g e 1 1

Vrij om te ontdekken

Met Microsoft Dynamics NAV hebt u snel en eenvoudig toegang tot de financiële informatie die u nodig hebt om de trends te volgen en inzicht te krijgen in de activiteiten van uw bedrijf. U profiteert van uw kennis over het bedrijf, want u ontdekt nieuwe mogelijkheden die u anders misschien over het hoofd had gezien.

U kunt individuele transacties en informatie over bepaalde gebeurtenissen sneller en eenvoudiger onderzoeken. U kunt een bepaald bedrag meteen dieper analyseren en zeer specifieke filtercriteria instellen om precies die informatie op te zoeken die u nodig hebt.

Met dimensies kunt u de informatie op een nog meer geavanceerde manier bekijken. U labelt de gegevens in het grootboek en het budget met bedrijfsspecifieke dimensies zodat u maximale informatie uit uw gegevens haalt. U kunt dimensies gebruiken om de performantie te controleren, relaties te onderzoeken en van trends te profiteren.

De dimensies helpen u uw informatie maximaal te benutten. De mogelijkheden zijn eindeloos, want u kunt gemakkelijk en onbeperkt nieuwe dimensies toevoegen.

Vrij om te groeien

Om vooruitgang te boeken en uw concurrenten voor te blijven, heeft Christiaens Computer Service BoCount Dynamics ontwikkeld. Vanuit zijn jarenlange expertise en in samenwerking met tientallen boekhoudkantoren, werden bovenop de standaard financiële module talloze aanpassingen en uitbreidingen toegevoegd.

BoCount Dynamics is dan ook een synergie van twee werelden, die door Christiaens Computer Service succesvol werden samen gebracht. Enerzijds heb je het gebruiksgemak en de mogelijkheden van BoCount, het boekhoudpakket dat (nog steeds) door honderden KMO’s en boekhoudkantoren wordt gebruikt. Anderzijds heeft Christiaens Computer

Vrij om meer te doen

Microsoft Dynamics NAV biedt u veel meer dan een reeks boekhoudinstru-menten. Deze oplossing geeft u meer inzicht in de cijfers en toont u een duidelijk beeld van de activiteiten waarvan de cijfers afkomstig zijn, geïntegreerd met uw verkoop- en marketinggegevens. Microsoft Dynamics NAV prikkelt uw nieuwsgierigheid en maakt uw werk boeiender.

Microsoft Dynamics NAV past zich bovendien vlot aan en evolueert mee met uw bedrijf. Met deze oplossing ontdekt u nieuwe mogelijkheden en worden de gebruikers gemotiveerd om meer te doen en meer te leren.

www.christiaens.net

ONLINE

Service de kennis en jarenlange ervaring van Microsoft Dynamics NAV om succesvolle ERP implementaties uit te rollen.

Belangrijke aanpassingen zijn onder andere de versnelde ingavemogelijkheden bij alle frequente boekingsroutines, zoals de aan- en verkoopfacturen, ingave van de bankuittreksels met bijhorende vereffening, etc. Daarnaast werden ook alle rapportages en historieken op scherm en op papier grondig onder handen genomen.

Andere uitbreidingen omvatten de mogelijkheid om de jaarrekening rechtstreeks vanuit Microsoft Dynamics NAV te creëren en af te drukken, de jaarrekening via XBRL, Belcotax, investerings- en commissiefiches, meervoudige BTW-aangifte, BTW-eenheid, etc.

K E Y B O A R D > P a g e 1 2

T R N E D W A T C H E R

De impact van SEPA voor de Belgische KMO

Wat is het belang van SEPA voor onze KMO’s?

SW: Het uitvoeren van een internationale overschrijving was tot nu toe een manueel proces dat niet alleen veel geld kostte, maar ook aanleiding gaf tot fouten en vertragingen: een doorgefaxte factuur wordt immers snel verkeerd gelezen. Bij het innen van facturen moesten KMO’s ook lang wachten op hun geld. SEPA betekent een standaardisering van overschrijvingen, rapporteringen en domiciliëringen, zodat het uitvoeren van financiële transacties eenvoudiger en goedkoper wordt.

Wie bepaalt de standaarden?

SW: De standaarden worden op Europees niveau vastgelegd en in iedere lidstaat vertaald naar de lokale noden. In België wordt dit gecoördineerd door Febelfin, de overkoepelende organisatie voor de financiële sector. Isabel neemt

hierin het voortouw om de nieuwe standaarden toegankelijk te maken voor het publiek.

Hoe tastbaar is het financieel voordeel?

SW: SEPA zal een enorme impuls geven aan bedrijven die internationaal werken. Je hoeft geen specifieke oplossingen meer op te zetten voor ieder land waar je actief bent. Als leverancier ontvang je sneller je geld en als klant heb je minder kosten bij het uitvoeren van betalingen. Alleen al als je kijkt naar de tijd dat het geld onderweg is, zie je al voordelen. Met de PSD (Payments Service Directive) en SEPA wordt het aantal valutadagen vastgelegd.

Geldt de SEPA norm ook voor andere domeinen?

SW: SEPA maakt het ook mogelijk om internationale domiciliëringen uit te voeren. Je kan ook eenmalige domiciliëringen laten ondertekenen door je klanten. Een nieuwe business opzetten met een buitenlandse klant betekende immers vaak een kredietrisico. SEPA biedt de KMO’s financiële zekerheid, dankzij het ondertekenen van die eenmalige domiciliëringen.

Wat kunnen we van SEPA nog verwachten in de toekomst?

SW: In de toekomst krijg je een beter zicht op je reële cashflow met ‘statusberichten’ in SEPA. Wanneer je vandaag een betaling

uitvoert, krijg je pas twee dagen later de bevestiging dat de betaling is uitgevoerd. Met ‘statusberichten’ binnen SEPA zal je dit dezelfde dag nog zien.

Hoe kunnen KMO’s de voordelen van SEPA maximaal benutten?

SW: Reeds 10% van alle binnenlandse overschrijvingen gebeuren volgens de SEPA standaard. Voor overschrijvingen over de grenzen heen is dit 60%. Het bewijst dat de KMO nu al SEPA erkent als een voordelig alternatief. Dankzij de doorgedreven standaardisering kunnen KMO’s nu hun bancaire toepassingen nog makkelijker laten samenwerken met hun boekhoudpakket. Met moderne oplossingen zoals Isabel 6 worden betalingen rechtstreeks vanuit je boekhoudpakket doorgestuurd, en ook rekeninginfo wordt met een druk op de knop opgehaald en verwerkt. Dat scheelt een pak overtypwerk. Deze kan nu gebruikt worden voor nuttigere taken, zoals kredietcontrole. KMO’s moeten rekeningen beheren bij meerdere banken

- een elementaire vorm van risicobeheer. Dankzij de standaarden is dat veel eenvoudiger. In Isabel vind je nu al 26 verschillende banken terug. Ten slotte zullen KMO’s hun geld sneller ontvangen, minder kosten hebben en meer zekerheid dat de betaling effectief uitgevoerd wordt. Wij verwachten dat eind 2010 SEPA de ‘klassieke’ overschrijvingen volledig zal vervangen.

SEPA, de nieuwe Europese standaard voor overschrijvingen en domiciliëringen, komt als geroepen. Elk land hanteerde tot nu toe immers een eigen standaard, wat de Belgische KMO’s, die bijna allemaal buitenlandse klanten of leveranciers hebben, heel wat kopzorgen bezorgde. Stefaan Wuytack, Product Manager bij Isabel, legt uit welke impact dit heeft op KMO’s.

www.isabel.euwww.europeanpaymentscouncil.eu

ONLINE

“Reeds 10% van alle binnenlandse overschrijvingen gebeuren volgens de SEPA standaard. Voor overschrijvingen over de grenzen heen is dit 60%. Het bewijst dat de KMO nu al SEPA erkend als een voordelig alternatief.”

Stefaan Wuytack, Product Manager, Isabel

Een betrouwbaar informaticasysteem, dat de continuïteit van het bedrijf kan verzekeren, is dan geen overbodige luxe. En precies daar wrong het schoentje. “In mei 2007 werden we geconfronteerd met de uitval van één van onze servers”, vertelt de directie bij Jules Destrooper. “Zoiets is natuurlijk nooit prettig, maar op dat moment gaat er toch een belletje rinkelen. We kwamen tot het besef dat we door de jaren heen steeds verder bleven groeien, maar zonder enige vorm van cohesie op gebied van informatica.”

Weg van het ‘ieder voor zich’

Bij Destrooper viel dat alarmsignaal niet in dovemansoren. “We opteerden ervoor om het beheer van de IT infrastructuur volledig uit te besteden bij een externe partner die fungeert als onze interne IT afdeling. Intern wilden we geen personeel uittrekken voor IT.” Vier firma’s werden uitgenodigd voor een voorstel om dit beheer op zich te nemen. De keuze viel snel op Christiaens Computer Service.

“Ze beschikken over heel wat ervaren medewerkers en vele referenties in de regio, wat toch wel vertrouwen inboezemt.”

In mei 2007 werd begonnen met de implementering van een volledig nieuwe hardware- en netwerkinfrastructuur. “De situatie die wij aantroffen had een erg hoog ‘ieder voor zich’-gehalte”, zo vertelt Olivier Christiaens van Christiaens Computer Service. “Het was ver zoeken naar enige structuur, en met parallelle vestigingen in Ieper en Lo, was dat om problemen vragen.”

“De uitweg uit deze chaos was centralisatie, met de plaatsing van een nieuwe HP e-mailserver en drie HP dataservers in Ieper. Deze staan in voor de centrale opslag en verwerking van de data, en worden toegankelijk gemaakt voor de individuele gebruikers door middel van HP Thin Clients. Iedere gebruiker ervaart nu dezelfde omgeving, waar hij zich ook bevindt. En uiteraard hebben we de servers volledig ontdubbeld zodat we

het risico op gegevensverlies bijna tot nul hebben herleid.”

Eindelijk een back-up die er wat van bakt

Voor Destrooper betekende dit geen kleine omschakeling. “Het hele project nam zo’n drie maanden in beslag. Net na het verlof konden onze mensen aan de slag met de nieuwe systemen. We hebben nu niet langer nodeloze zorgen omtrent de back-up en het beheer van onze servers in het algemeen. En bovendien blijven we niet langer stilstaan op het gebied van informatica. We groeien mee met nieuwe en interessante voorstellen van Christiaens Computer Service zoals o.a. Sharepoint. Dat alleen al maakte het allemaal meer dan de moeite waard.”

Jules Destrooper: authentiek recept vraagt om moderne IT Koekjes met klasse. Dat is, kort samengevat, sinds 1886 het geheim van familiebedrijf en hofleverancier Jules Destrooper. Alles wordt gemaakt met 100% natuurlijke ingrediënten, en op basis van authentieke recepten. Een erkend West-Vlaams streekproduct, maar wel één met gretige afnemers in 52 landen. Als de overbekende blauw-witte dozen dus niet tijdig in de winkels liggen, worden fijnproevers wereldwijd bijzonder zenuwachtig.

S O L U T I O N S

K E Y B O A R D > P a g e 1 3

www.destrooper.com

ONLINE

K E Y B O A R D > P a g e 1 4

T R E N D W A T C H E R

Doet u het maximum om sneller te factureren en betalingen op te volgen?

Een order binnenhalen is één zaak. Maar ‘time to cash’ is even belangrijk: hoe snel kunt u goederen, uren en diensten in onderaanneming aan de klant factureren? Hoe efficiënt springt uw bedrijf om met het opvolgen van debiteuren? Uw cashflow is de brandstof van uw bedrijf. Heeft u vandaag voldoende zicht op al de processen en factoren die het genereren van cashflow kunnen vertragen?

In welke mate beheert u uw bedrijfskosten op een actieve manier?

Hebt u vandaag een zicht op de reële kosten die uw dagelijkse processen met zich meebrengen? Bent u bijvoorbeeld een distributiebedrijf, dan heeft u allicht voorraad nodig. Maar cash die u in voorraden steekt, kunt u niet meer voor iets anders gebruiken. Heeft u een zicht op de reële kost van uw voorraad? En hoeveel u zou kunnen besparen indien u het voorraadniveau van artikelen met een lagere rotatie met 30% zou terugbrengen, zonder de leveringsbetrouwbaarheid in het gedrang te brengen?

Heeft u controle over de bezetting van uw resources?

Als dienstverlenend bedrijf kunnen enkele procenten verschil in de benutting van uw resourcecapaciteit bepalend zijn voor winst of verlies. Heeft u vandaag zicht op de bezettingsgraad van uw mensen en machines? In welke mate zijn verstoringen in de aanvoer van materiaal of een gebrekkige planning verantwoordelijk voor een onderbenutting van uw capaciteit?

Bent u zeker dat u al uw klanten de best mogelijke service verleent?

Hoeveel extra business kunt u genereren indien u sneller zou inspelen op vragen van klanten? Welke klachten had u kunnen voorkomen door een integraal overzicht op de status van uw orders en projecten? En hoe vaak had u ‘out of stock’ situaties kunnen vermijden of snellere levertijden kunnen beloven indien u een beter zicht had op uw productieplanning?

Gaat u efficiënt om met ongestructureerde informatie?

Papieren documenten, bestelbons via fax, offertes in Word, calculaties in Excel, … De stroom van ongestructureerde informatie blijft een bron van ergernis voor veel bedrijven. Met onnodig tijdverlies, fouten en ontevreden klanten tot gevolg. Hoeveel van uw medewerkers worden vandaag opgeslorpt door taken met weinig toegevoegde waarde waarvoor een gecentraliseerd systeem een oplossing zou bieden?

Een geïntegreerde bedrijfsoplossing voor uw KMO: ja of nee?Heel wat KMO’s hebben nog steeds een zekere argwaan ten opzichte van een nieuw bedrijfssysteem. Er komt immers heel wat bij kijken en de impact op de organisatie is niet gering. Niet zonder reden vraagt u zich misschien af of een geïntegreerd bedrijfssysteem wel voor uw bedrijf is weggelegd.

Allicht kunnen enkele van de overwegingen in dit artikel u helpen om een beslissing te nemen. Als u zich herkent in enkele van onderstaande vragen, is de kans groot dat uw bedrijf baat heeft bij een nieuwe bedrijfsoplossing. Klop dan alvast eens aan bij Christiaens Computer Service voor een vrijblijvend gesprek!

Ondernemen kent ontelbare soorten dynamiek. Beheers ze allemaal. Met Microsoft Dynamics.TM

Microsoft Dynamics : bijzonder gebruiksvriendelijke bedrijfsoplossingen voor fi nancieel en logistiek beheer en voor customer relationship management. Makkelijk om te leren, makkelijk om te gebruiken. Microsoft Dynamics lijkt helemaal op de Microsoft toepassingen waar uw mensen dagelijks mee werken. Ontdek meer op www.microsoftdynamics.be.

“realtime cijfers, realtime inzicht”BEHEERS DE DYNAMIEK.

© 2006 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Microsoft Dynamics, the Microsoft Dynamics logo, and “Your potential. Our passion.” are either registered trademarks or trademarks of Microsoft Corporation in the United States and/or other countries.

1541_M_nl_a4.indd 1 10/17/07 10:57:53 AM