Colmar België kiest voor Microsoft Dynamics NAV van Christiaens om productieplanning aan te sturen voor 3,6 miljoen maaltijden per jaar

MAGAZINE

In het oog van de digitale storm. Waar ligt de echte toegevoegde waarde van going digital?

Drankenhandel Tommelin stapt vloeiend over op Microsoft Dynamics NAV

Bang voor de Grote, Slechte Beslissing?

Krijg antwoorden en bekijk bedrijfsinformatie in de gewenste opmaak — allemaal in Excel.Ververs Excel-rapporten automatisch, met de meest recente informatie uit uw database.Organiseer, toon en start rapporten op uw computer met onze Report Player.

Van Rapportage... ...tot Business Intelligence

Jet Essentials is complete rapportage in Excel.

Jet Enterprise is een complete Business Intelligence oplossing die, binnen een programma dat u al kent - Excel, de antwoorden levert op al uw belangrijke bedrijfsinformatievragen. Met maar heel weinig training kunt u snel en vanuit veel verschillende invalshoeken zaken analyseren en trends in uw business ontdekken. Jet Enterprise levert u de strategische informatie die u nodig heeft om kansen te ontdekken en om pro-actief problemen op te sporen voordat deze escaleren.

Jet Enterprise is Business Intelligence gemakkelijk gemaakt

• Jet Essentials is helemaal Excel• Automatiseer de distributie van rapporten• Consolideer informatie• Maak verbinding met uw gegevens• Bekijk met één klik de onderliggende data

• Nauwelijks training nodig

• Directe Return-on-Investment

• Business Intelligence en rapportage in één tool.

Christiaens Computer Service NV Passendalestraat 199 B-8980 Passendale

Tel. +32 (0)51 78 83 83Fax +32 (0)51 78 83 73www.christiaens.net info@christiaens.net

Als u Excel kent, zult u Jet Essentials geweldig vinden!

Jet Enterprise: Direct inzicht in uw bedrijf

C

M

J

CM

MJ

CJ

CMJ

N

Pub JetReports.pdf 1 24/03/14 09:04

3Keyboa r d

EDITORIAAL

Paradoxaal genoeg draait het in de ERP-wereld

minder vaak dan vroeger om ERP. Steeds meer

vallen de woorden ‘Business Intelligence’,

‘elektronisch documentbeheer’, ‘workflowbeheer’

en ‘CRM’, niet meer als randapplicaties van

een centrale bedrijfstoepassing, maar als de

hoofdreden waarom bedrijven willen investeren

in een nieuw geïntegreerd systeem.

Van Microsoft kan veel gezegd worden, maar

niet dat ze niet weten waar ze naartoe willen.

Het platformverhaal waarbij ERP-toepassingen,

Office 365, SharePoint, SQL Server en Microsoft

Dynamics CRM samen deel uitmaken van één

geïntegreerd verhaal, blijkt een schot in de roos

bij grote bedrijven én bij KMO’s.

Bij Christiaens kunnen wij er alleen maar blij om

zijn. Van onze kant investeren wij voortdurend

om het kennisniveau van onze medewerkers op

het allerhoogste peil te houden in alle domeinen

die voor u van belang zijn. Dat vergt heel wat

investeringen, maar onze inspanningen worden

beloond met een groeiend aantal klanten die onze

vernieuwende aanpak waarderen!

Wij hopen dat u zal genieten van de bijdrages en

klantengetuigenissen in dit magazine!

Alexander Christiaens, Marc Christiaens,

Olivier Christiaens,

Christiaens Computer Service

INHOUD

Colmar België kiest voor Microsoft Dynamics NAV van

Christiaens om productieplanning aan te sturen voor

3,6 miljoen maaltijden per jaar

Pag. 4

In het oog van de digitale storm. Waar ligt de echte

toegevoegde waarde van going digital ?

Pag. 7

Drankenhandel Tommelin stapt vloeiend over op

Microsoft Dynamics NAV

Pag. 10

Bang voor de Grote, Slechte Beslissing?

Pag. 13

Christiaens Computer Service NV

Passendalestraat 199

B-8980 Passendale

Tel. +32 (0)51 78 83 83

Fax +32 (0)51 78 83 73

www.christiaens.net

info@christiaens.net

COLOFONUitgever: Lemarco Sneeuwbeslaan 17 B7 B-2610 Wilrijk +32 (0)3 827 26 36 contact@lemarco.be

Redactie: Patrick DalleAdvertenties: JetReports, HP, Microsoft, Grafische opmaak: Lemarco - Lutz Stange

4 Keyboa r d

Met meer dan 30 restaurants onder verschillende

labels is de Colmar-groep al tientallen jaren aan een

gestadige opmars bezig in België en Frankrijk. De

groep draait echter niet enkel om restaurants alleen.

In de centrale keuken van de Colmar in Oudenaarde

worden dagelijks, op basis van een uitgekiende

planning, kant-en-klare gerechten en sauzen bereid;

iedere dag opnieuw vertrekken vanuit de productiesite

vrachtwagens om dagverse bereidingen te leveren aan

restaurants in België en Frankrijk. Om de productie en

logistiek te ondersteunen had Colmar, als vervanging

voor het bestaande ERP-systeem, nood aan een flexibel

ERP-systeem dat standaard een antwoord kon bieden

op vereisten van een voedingsbedrijf. Christiaens

Computer Service kon het management overtuigen

met hun oplossing op basis van Microsoft Dynamics

NAV. De oplossing weet de gebruikers - zowel in de

financiële afdeling als in de productie - te charmeren

met gebruiksvriendelijke rapporteringsmogelijkheden:

van ieder artikel kent het management met enkele

muiskliks de kostprijs en de winstmarge.

De geschiedenis van Colmar België begon meer dan 50 jaar

geleden met de oprichting van zelfbedieningsrestaurants

die doorheen de jaren evolueerden naar grill- en

buffetrestaurants. Vandaag ligt de focus op themarestaurants

met gezonde en dagverse producten.

Naast 9 Colmar-vestigingen in België exploiteert de familiale

groep in eigen beheer tientallen restaurants in België en

Frankrijk onder de merknamen Restaurants Crocodile, Sbarro,

Café Muffin, Smoothiebar en Wok-A-Way. Het financieel

gezond bedrijf bouwt elk jaar 3 nieuwe restaurants en plant

dit jaar een vernieuwing van al zijn Colmar-restaurants.

Colmar België kiest voor Microsoft Dynamics NAV van Christiaens om productieplanning aan te sturen voor 3,6 miljoen maaltijden per jaar

5Keyboa r d

Productieprocessen centraal

Colmar België serveert jaarlijks meer dan 3,6 miljoen

maaltijden; heel wat gerechten en sauzen worden dagvers

klaargemaakt in de productiesite in Oudenaarde, waar

continu een 40-tal verschillende bereidingen lopen. Dagelijks

vertrekken dan ook vanuit Oudenaarde vrachtwagens van

gemiddeld 7 ton voor de leveringen aan de restaurants.

Helmut Verdegem, IT manager en Supervisor bij Colmar België:

“We zijn niet alleen een restaurantketen, maar evenzeer een

productie- en logistiek bedrijf. De automatisering van onze

productieprocessen krijgt dan ook heel wat aandacht.”

Lessen uit implementatie van Baan

Eind vorige eeuw werd Baan ingevoerd als centraal ERP-

systeem. Het project bleek echter geen onverdeeld succes:

“Baan was onze eerste grote ERP-project en we waren

duidelijk onvoldoende voorbereid op de complexiteit ervan;

het project werd dan ook weer afgevoerd. Het positieve is dat

we er veel uit geleerd hebben”, vertelt Helmut Verdegem.

In 2012 besliste het management om te investeren in een

nieuwe ERP-oplossing. Colmar stelde hiervoor een externe

consultant aan die een gedetailleerd lastenboek zou

voorbereiden.

Hermut Verdegem: “Bij het selectietraject werden lokale

softwaretoepassingen niet in overweging genomen. Het moest

een internationaal ontwikkeld platform worden: we wilden

immers niet het risico lopen dat we in de kou zouden blijven

staan, mocht er iets gebeuren met de softwareleverancier.

Ten tweede wilden we zo weinig mogelijk maatwerk. De

oplossing moest met andere woorden grotendeels ‘out of the

box’ aan onze eisen voldoen.”

Eerst automatiseren, dan optimaliseren

Na een evaluatie van verschillende pakketten stonden

twee oplossingen uit de Microsoft-stal op de shortlist:

Microsoft Dynamics AX en Microsoft Dynamics NAV. Een

referentiebezoek bij een enthousiaste klant van Christiaens

Computer Service gaf voor Colmar de doorslag.

Een eerste vaststelling: de financiële module met de nodige

uitbreidingen ontwikkeld door Christiaens binnen Microsoft

Dynamics NAV, bleek veel meer aangepast aan de Belgische

wetgeving dan die van Microsoft Dynamics AX. Even belang-

rijk was echter dat Colmar België in de oplossing meteen een

antwoord zag op haar specifieke vereisten als voedingsbedrijf.

“Microsoft Dynamics NAV en de uitgebreide kennis van

Christiaens in de voedingsindustrie, leverde de functi-

onaliteiten die Colmar als bedrijf in de voedingssector nodig

had - bijvoorbeeld lottracering, allergenenbeheer, … . De

oplossing moest hoogstens hier en daar nog bijgestuurd

worden, terwijl andere leveranciers basisfunctionaliteiten

vanaf nul moesten ontwikkelen”, licht Hermut Verdegem toe.

De scope van het project was duidelijk: in een eerste fase

wilde Colmar met het nieuwe systeem enkel de huidige

processen automatiseren: deze doelstelling werd begin 2014

tot een goed einde gebracht. In een tweede fase wil Colmar

werk maken van het optimaliseren van bedrijfsprocessen.

Productieplanning: pull-model

Colmar kan gebruik maken van ongeveer 400 recepten in

totaal, waarvan op ieder ogenblik een 40-tal effectief bereid

worden door het keukenteam van 7 à 10 personen. Samen

met de voorraad worden ook de recepten in Microsoft

Dynamics NAV beheerd. Colmar heeft zo’n 450 artikelen

en ingrediënten op stock, verdeeld over 700 palletplaatsen

in het magazijn. Het gaat zowel om ingrediënten voor de

bereidingen (droog, vers en diepgevroren) als non-food

artikelen, van wegwerpbekers tot kledij.

De productie bij Colmar België vertrekt vanuit een pull-

model. Wekelijks wordt in Microsoft Dynamics NAV een

planning ingevoerd voor de week die komen gaat. De picking

van de nodige ingrediënten uit voorraad wordt geregistreerd

via barcodescanners: zo blijft de voorraadsituatie in

“Microsoft Dynamics NAV en Christiaens boden standaard de functionaliteiten die Colmar nodig had. De oplossing moest hoogstens hier en daar nog bijgestuurd worden, terwijl andere leveranciers basisfunctiona-liteiten vanaf nul moesten ontwikkelen.”

vlnr: Helmut Verdegem, IT Manager, Yves Christiaens, CFO, Colmar NV

6 Keyboa r d

Microsoft Dynamics NAV steeds correct. In functie van de

huidige voorraad worden door het systeem ook de nodige

aankooporders voorgesteld.

Helmut Verdegem: “Voor ons is het belangrijk dat een

softwaresysteem over de nodige souplesse en flexibiliteit

beschikt: in functie van marktomstandigheden of van het

weer, moeten wij immers zeer snel onze planning kunnen

aanpassen.”

Rapportering

“Rapportering is ongetwijfeld één van de sterkhouders van

ons nieuw systeem. Dankzij de Business Intelligence-module

Jet Reports moeten wij met enkele muiskliks weten hoeveel

wij op ieder gerecht verdienen”, zegt Helmut Verdegem.

Samenwerking met Christiaens: professioneel en no-nonsense

Helmut Verdegem is tevreden over de samenwerking met

Christiaens: “Correct, professioneel en no-nonsense. Alle

vragen worden op een informele manier snel opgelost:

wij vermijden liefst tijdrovende stuurgroepvergaderingen.

Bovendien hadden wij het geluk dat wij vanaf de eerste dag

met dezelfde persoon konden samenwerken. Vrij uitzonderlijk

in de IT-sector!,” besluit Helmut Verdegem.

“Alle vragen worden door Christiaens op een informele manier snel opgelost: wij vermijden liefst tijdrovende stuurgroepvergaderingen. Bovendien hadden wij het geluk dat wij vanaf de eerste dag met dezelfde persoon konden samenwerken.”

Helmut Verdegem, IT manager en Supervisor bij Colmar België

Overzicht:Profiel:

De familiale groep Colmar exploiteert in eigen beheer een 30-tal restaurants onder de merknamen Colmar Restaurants, Crocodile, Sbarro,

Café Muffin, Smoothiebar en Wok-A-Way. Het financieel gezond bedrijf bouwt elk jaar drie nieuwe restaurants.

Uitdaging:

Colmar had nood aan een ERP-oplossing die de nodige souplesse en flexibiliteit zou bieden om de planning en logistiek te ondersteunen voor

de productie van miljoenen maaltijden per jaar.

Oplossing:

Christiaens Computer Service bood met Microsoft Dynamics NAV een standaard oplossing voor een voedingsbedrijf die bovendien uitblinkt

door krachtige rapporteringsmogelijkheden.

Voordelen:

• Internationaal platform Microsoft Dynamics NAV zorgt voor continuïteit en toekomstgerichtheid

• Minimum aan maatwerk dankzij standaardfunctionaliteiten van Microsoft Dynamics NAV, aangepast aan Belgische wetgeving

• Zicht op de marge en winstgevendheid van ieder individueel product dankzij Business Intelligence

• Professionele en no-nonsense samenwerking met Christaens Computer Service

7Keyboa r d

In het oog van de digitale storm

Waar ligt de echte toegevoegde waarde van going digital ?

Mobiel werken, klantenrelaties

onderhouden, het aanboren van

nieuwe online distributiekanalen...

geen enkele sector ontsnapt aan de

gevolgen van de digitale revolutie.

Wie de toepassingsmogelijkheden

onderzoekt voor zijn bedrijf,

kijkt echter zelden verder dan de

impact op louter klantgerichte

processen. Maar ligt daar wel de

grootste toegevoegde waarde

van de going digital ? Hoe zit het

dan met activiteiten in de back-

office - de kostenbesparingen

en efficiëntiewinst die men op

de achtergrond kan realiseren

zonder dat de klant er rechtstreeks

iets van merkt? Laat de echte

opportuniteiten van de digitale

revolutie niet aan u voorbijgaan

en maak een juiste inschatting van

de potentiële impact op uw ganse

waardeketen !

‘Digitaal’ wordt in bedrijfsomgevingen

zonder verpinken in één adem

vernoemd met processen zoals

e-commerce, sociale media en

mobiel werken. En inderdaad,

over alle sectoren heen kan de

verkoop via digitale kanalen tot een

omzetverhoging leiden van gemiddeld

20 procent. Onderzoek toont echter

aan dat de belangrijkste voordelen van

de digitale revolutie optreden waar

men ze het minst verwacht.

8 Keyboa r d

Hoe de digitale transformatie leidt tot waardecreatie

Digitalisering creëert waarde voor

bedrijven op vier niveaus: een betere

connectiviteit, het automatiseren

van manuele handelingen, het

nemen van betere beslissingen en

tenslotte de innovatie in producten

en diensten. In de praktijk blijkt dat

technologieën als Big Data, cloud

platformen, mobiele toepassingen,

documentbeheersystemen en work-

flow-oplossingen slechts selectief

worden ingezet voor specifieke - vaak

secundaire - processen in het domein

van verkoop of CRM.

Indien u enkel focust op klantgerichte

processen, wordt uw bedrijf bijzonder

kwetsbaar voor nieuwe concurrenten

die operationele verbeteringen

doorgevoerd hebben doorheen hun

ganse waardeketen, met betere

en goedkopere producten, een

snellere service en een efficiëntere

administratieve afhandeling.

Een voorbeeld: de toepassing

van Big Data wordt traditioneel

geassocieerd met klantensegmentatie,

gepersonaliseerde promotionele

acties en prijszetting. Maar evenzeer

kan u Big Data inzetten om uw

operationele processen beter aan te

sturen en uw resources efficiënter

in te zetten. Het slim toepassen van

digitale investeringen kan, met andere

woorden, bijdragen tot een betere

informatiedoorstroming en een

meer gestroomlijnde uitvoering van

operationele processen.

Bottom-line varieert van industrie tot industrie

De impact van going digital hangt

af van sector tot sector. In bepaalde

industrieën worden alleen de omzet

en de kostenstructuren in meer of

mindere mate beïnvloed, andere

sectoren ondergaan min of meer een

tsunami... vraag het maar aan Kodak of

aan Free Record Shop !

Multichannel

Een eerste categorie sectoren, zoals

de retail- en kledinghandel, zullen op

middellange termijn niet naar een

volledig digitaal model evolueren.

Allicht zal binnen enkele jaren

hoogstens 10 tot 25% van de omzet

online gebeuren.

De eerste reden hiervoor is dat klanten

in deze sectoren niet gemakkelijk van

hun bestaande winkelgewoontes

afstappen: shoppen blijft bij uitstek

een sociale activiteit, en online social

networking kan voorlopig niet tippen

aan de fysieke interactie tussen

mensen.

Daarnaast ligt de grootste kost van

de retailer of groothandelaar in de

goederen zelf die hij verkoopt en de

achterliggende logistiek: deze kosten

verdwijnen niet door een digitale

transformatie.

Verkoopt u dus een fysiek product

waarbij de ‘shopping experience’ of

het persoonlijk contact met de klant

deel uitmaakt van het aankooptraject,

dan blijft de impact van de digitale

revolutie voor u al bij al beperkt. Een

multichannel-toekomst is voor uw

onderneming en uw sector het meest

waarschijnlijke scenario.

Al blijft u best op uw hoede: ambitieuze

bedrijven (denk maar aan Zalando.be)

leggen traditionele retailers het

vuur aan de schenen door uit te

pakken met een breed aanbod en

gepersonaliseerde online promoties.

Virtuele producten

Andere sectoren - banken,

verzekeringen, telecombedrijven en

ICT-bedrijven - verkopen vaak eerder

virtuele dan fysieke producten.

Hun kostenstructuur is grotendeels

gebaseerd op orderverwerking, beheer

en dienstverlening. Deze sectoren

zijn veel gevoeliger voor de digitale

transformatie: voor hen komt het

erop neer om snel en besluitvaardig

te handelen en te analyseren waar

kapitaal kan vrijgemaakt worden

om te investeren in een digitaal

businessmodel.

Indien uw onderneming zich in

deze categorie bevindt, wordt

het automatiseren van bepaalde

processen - self-service, elektronische

orderafhandeling en facturatie -

essentieel. De investeringen die

gepaard gaan met het invoeren van

deze nieuwe digitale processen zullen

initieel een aanzienlijke impact hebben

op uw rentabiliteit. Er is echter geen

ontkomen aan... tenminste als u zich

de kaas van het brood niet wil laten

eten door nieuwe concurrenten met

een innovatieve marktbenadering.

Digitaal is het nieuwe normaal

Tenslotte zijn er de sectoren die in

hun kernprocessen getroffen worden

door het digitale model: voor de

fotografiewereld, de muziekhandel

en de luchtvaartbusiness keren de

businessmodellen uit het verleden

nooit meer terug.

Nieuwe paradigma’s duiken op.

iTunes en Spotify hebben geen

fysieke distributie meer, en

luchtvaartmaatschappijen moeten

knippen in de kosten door gebruik te

maken van elektronische check-in.

Zichzelf heruitvinden is de boodschap

9Keyboa r d

voor wie zich in het oog van de digitale

revolutie bevindt!

De meerwaarde van going digital voor uw bedrijf?

Binnen uw sector wil u als bedrijf

uitpakken met uw unieke troeven. Op

welke manier u nieuwe technologieën

als Big Data, cloud en mobiele

toepassingen gaat inzetten, hangt

daarom ook af van hoe u zich als

organisatie wil onderscheiden van uw

concurrenten. Om grip te krijgen op de

impact van de digitale transformatie

voor uw organisatie, kan u alvast vier

regels volgen:

1. Hoe groot is de netto meerwaarde?

Extra commerciële opportuniteiten en

kostenreductie zijn twee bepalende

factoren. Per product of dienst evalueert

u best het potentieel van de digitaal

beïnvloede verkoop, rekening houdend

met de reactie van uw concurrenten.

Aan de kostenkant, kijkt u best naar

uw administratieve en operationele

processen om het mogelijke impact

van een verdere automatisering

te evalueren. De som van de extra

commerciële opportuniteiten en

de kostenbesparingen vormen, na

aftrek van uw investeringen, de netto

meerwaarde die u kan halen uit going

digital.

2. Stel uw prioriteiten.

Uw bedrijf kan maar een beperkt

aantal transformatieprojecten binnen

een bepaalde tijdspanne aan. Wees

daarom selectief en bepaal waar

uw hoogste rendement ligt. Laat u

niet beïnvloeden door emoties of

impulsieve beslissingen: maar al te vaak

leiden aantrekkelijke demonstraties

en showcases tot een veelvoud aan

geïsoleerde initiatieven die niet door

het bedrijf gedragen worden en dus tot

falen gedoemd zijn.

3. Behoud het totaalbeeld over uw

back-office processen.

Weersta aan de verleiding om plots

uit te pakken met een flashy klanten-

portaal of andere vorm van nieuwe

online interactie met uw klanten,

indien uw processen in de achtergrond

nog steeds op de oude, stroeve manier

verlopen. Zo creëert u niets anders

dan hoge verwachtingen en frustratie

bij uw klanten. Terwijl administratie,

logistiek en service minstens even

belangrijk voor hun tevredenheid is!

4. Do more with less.

Op termijn zullen bepaalde activiteiten,

producten of diensten nu eenmaal

verdwijnen of gekannibaliseerd

worden door digitaal te gaan. Durf ook

afbouwen waar het nodig is. U zal de

vrijgemaakte resources goed kunnen

gebruiken voor nieuwe initiatieven -

wie weet om een bedrijf, technologie

of expertise extern in te kopen indien u

geen tijd heeft om de nieuwe activiteit

organisch te laten groeien.

Besluit

Staat going digital gelijk aan meer

macht en transparantie voor de

klant? Ongetwijfeld. Meer druk op de

marges? Vaak wel. Maar dat betekent

niet noodzakelijk dat er minder geld

zal verdiend worden. Alleen zal het

anders moeten verdiend worden:

door via technologie permanent

uitvoerige analyses uit te voeren van

het aankoopgedrag van uw klanten en

van uw back-office processen, om uw

producten serviceaanbod te versterken

en uw marktbereik uit te breiden.

“Staat going digital gelijk aan meer macht en transparantie voor de klant? Ongetwijfeld. Maar dat betekent niet noodzakelijk dat er minder geld zal verdiend worden. Alleen zal het anders moeten verdiend worden.”

10 Keyboa r d

Drankenhandel Tommelin stapt vloeiend over op Microsoft Dynamics NAV

Tommelin richt zich sinds 1958 als drankenhandel

zowel op privéklanten als op de horeca. Zaakvoerder

Bernard Tommelin is tevens een sturende kracht in de

groepering Prik & Tik. Vandaag haalt het bedrijf met 10

werknemers een omzet van 3,5 miljoen euro.

Tommelin uit Ieper, één van de sturende leden van de

groepering Prik & Tik, wenste haar DOS-gebaseerde

oplossing te vervangen door een Windows omgeving.

Christiaens Computer Service uit Passendale is er op korte

tijd in geslaagd om op basis van Microsoft Dynamics NAV

een oplossing te bouwen. De standaardmodule Drink Suite

ondersteunt de typische processen van een drankenhandel,

van kassaverkoop en barcodescanning, tot het beheer van

leeggoed en accijnzen. Tommelin waardeert in het bijzonder

de sterke rapporteringmogelijkheden van een oplossing die

haar op het lijf geschreven is.

Drankenhandel Tommelin is als familiebedrijf sedert meer dan

een halve eeuw uitgegroeid tot een bekende drankenhandel

in en rond Ieper. Het bedrijf werd opgericht in 1958 en

verzorgde toen leveringen aan huis bij particulieren. 1984 was

een belangrijke mijlpaal in de geschiedenis van Tommelin: om

de steeds heviger wordende concurrentie voor te zijn, werd

in Ieper een gloednieuwe vestiging met drive-in geopend.

Tegelijk werd ook de horecamarkt actiever bewerkt.

Tommelin haalt vandaag met 10 werknemers een omzet

van 3,5 miljoen euro. Het productgamma telt ongeveer

1500 referenties, terwijl het bedrijf jaarlijks zo’n 6500

facturen uitschrijft. Vooral de horeca en de belevering van

feestbenodigdheden nemen een steeds belangrijker plaats

in: samen ongeveer 65% van de totale omzet.

Jamadata

Tommelin werkte in het verleden met Jamadata, een

softwarepakket dat specifiek voor drankenhandels ontwikkeld

werd. In combinatie met Jamadata maakte Tommelin gebruik

van het boekhoudpakket Cubic.

Bernard Tommelin, zaakvoerder van Tommelin: “Functioneel

gezien is Jamadata een uitstekende oplossing: alles zit erin

wat de drankenhandel nodig heeft. Het probleem is dat

11Keyboa r d

Jamadata de Windows trein compleet heeft genegeerd.”

Toen Cubic de overstap naar versie Cubic for Windows

aankondigde, nam Tommelin de beslissing om meteen ook

Jamadata te vervangen. “We wilden volledig overstappen op

een Windows omgeving; de combinatie met DOS leek ons

echt niet optimaal”, aldus Tommelin.

Microsoft Dynamics NAV

De zoektocht naar een nieuw pakket leidde al snel naar

Microsoft Dynamics NAV. Na een eerste minder succesvolle

ervaring met een Microsoft Dynamics partner, klopte

Tommelin aan bij IT-partner Christiaens Computer Service uit

Passendale.

Tommelin: “Christiaens hield vanaf het begin rekening met

onze wensen: zij maken tijd om eerst te luisteren en hebben

de goede elementen uit ons vorig systeem ingebouwd in

de nieuwe oplossing. Op amper drie maanden tijd heeft

Christiaens een volledig nieuwe oplossing ontwikkeld, van

barcodescanning en leeggoedregistratie, tot kassabeheer.”

Op 1 november 2007 ging met de facturatie de eerste fase

van het project live. In januari 2008 volgde de tweede fase

met de kassamodule, en in september 2008 het systeem met

barcodescanners. Vandaag werkt Tommelin met 7 gebruikers

op Microsoft Dynamics NAV .

Werken met eenheden

“Typisch voor onze sector is het werken met verschillende

eenheden”, aldus Tommelin, “Voor ieder specifiek artikel

kunnen wij in het systeem verschillende verpakkingseenheden

en eenheidsprijzen naar keuze bepalen: per fles, per bak, per

clip,… . Bovendien kunnen we alles ook nog eens omzetten

naar liters. Dat is cruciaal voor de rapporteringen binnen onze

sector.”

Voorraadniveau

Tommelin beschikt nu steeds over correcte informatie over

ieder artikel in voorraad. Barcodelezers helpen bij het up-

to-date houden van de stockgegevens, zowel bij het in

ontvangst nemen, als bij de verkoop via de drive-in. Ook

het voorraadbeheer voor de feestbenodigdheden gebeurt

volledig in Microsoft Dynamics NAV.

“Dat levert een belangrijke efficiëntieverbetering op in

bijvoorbeeld het aankoopproces. We kunnen nu rechtstreeks

vanuit het systeem bestellingen plaatsen bij leveranciers,

zonder dat we eerst door het magazijn moeten lopen”, aldus

Bernard Tommelin.

Statistieken

Bernard Tommelin: “Eén van de grote voordelen van

Microsoft Dynamics NAV is ongetwijfeld de flexibiliteit

waarmee je statistieken kan opvragen. Je kan alle parameters

instellen zoals je zelf wil, en het rapport wordt met enkele

muisklikken op het scherm getoverd: aantal verkochte liters,

“Eén van de grote voordelen van Microsoft Dynamics NAV is ongetwijfeld de flexibiliteit waarmee je statistieken kan opvragen. Je kan eigelijk alle parameters instellen zoals je zelf wil, en het rapport wordt met enkele muiskliks op het scherm getoverd: aantal verkochte liters, omzet in euro, met of zonder accijnzen of BTW, en dat per individuele klant en per artikel.”

Bernard Tommelin, zaakvoerder van Drankenhandel Tommelin

12 Keyboa r d

omzet in euro, met of zonder accijnzen of BTW. We kunnen

ook per leverancier en per individueel artikel rapporten

opvragen: dat laat ons toe om de eindejaarskortingen en

groeibonussen te berekenen waar we recht op hebben. In

het nieuwe systeem kunnen we ook financiële statistieken

vergelijken met voorgaande boekjaren: de oude gegevens

blijven toegankelijk.”

Efficiëntie

Het Microsoft platform brengt voor Tommelin heel wat

voordelen mee wat efficiëntie betreft. Aankoopbestellingen

worden rechtstreeks in Microsoft Dynamics NAV opgemaakt,

in pdf formaat omgezet en via email naar de leverancier

doorgestuurd.

Toekomst

De wetgeving op voedselveiligheid zal binnenkort ook

tracering in de drankendistributie verplicht maken. “Dat zal

een volgend project worden met Microsoft Dynamics NAV.

Maar we kunnen gerust zijn: de oplossing is er volledig klaar

voor”, aldus Bernard Tommelin.

Daarnaast wil Tommelin op korte termijn de voorraadmodule

intensiever gaan gebruiken door locaties in het systeem te

brengen.

Besluit

“We hebben het geluk om een uitstekende samenwerking te

hebben met onze informaticapartner Christiaens Computer

Service: ze werken niet alleen professioneel en met kennis

van zaken, maar ze spelen ook kort op de bal wanneer we om

een interventie vragen. Kortom: een ideale combinatie voor

een KMO zoals Tommelin”, besluit Bernard Tommelin.

"Op amper drie maanden tijd heeft Christiaens een volledig nieuwe oplossing ontwikkeld, van barcodescanning en leeggoedregistratie, tot kassabeheer."

Bernard Tommelin, zaakvoerder van Drankenhandel Tommelin

13Keyboa r d

Bang voor de Grote, Slechte Beslissing?

Vaak vinden wij het moeilijk om beslissingen te nemen. Vooral wanneer het

gaat om Grote Beslissingen: mensen hebben van nature immers een hekel

aan het nemen van risico’s. Toch is een remedie: u kan Grote Beslissingen

verdelen in kleinere, handelbare componenten. Zodat u de risico’s beter kan

inschatten en geen kostbare tijd verliest bij het verzamelen van informatie.

14 Keyboa r d

Een manager moet dagelijks

massa’s beslissingen nemen - van

het aanwerven of ontslaan van

medewerkers, tot het investeren

in een nieuw product, machine of

magazijn. Iedere beslissing brengt

een bepaald risico met zich mee. De

schrik voor de negatieve impact van

een beslissing kan tot gevolg hebben

dat men beslissingen uitstelt... of zelfs

helemaal niet neemt.

Om nog beter te beslissen verzamelen

we liefst zoveel mogelijk informatie.

Alleen vraagt dit een pak tijd, energie

en resources. En wanneer u eindelijk

de informatie in handen heeft, is de

omgeving veranderd, waardoor de

informatie irrelevant geworden is. Eén

ding is echter duidelijk: geen beslissing

nemen is bijna even slecht als een

slechte beslissing - en in veel gevallen

nog slechter.

Deel de Grote Beslissing op in meerdere kleinere

Om beter om te gaan met het risico dat u

echt neemt, deelt u een Grote Beslissing

best op in verschillende elementen

die samen de onzekerheidsfactor

uitmaken. U zal daarbij merken dat

bepaalde factoren ofwel zeker zijn

(bijvoorbeeld de groei of daling van

uw omzet in het voorbije jaar), ofwel

verschillende mogelijke uitkomsten

hebben (bijvoorbeeld de evolutie

van uw marktaandeel binnen 3 jaar),

ofwel totaal onzeker zijn (bijvoorbeeld

de reacties van klanten op een totaal

nieuwe productcategorie).

Wanneer u de bronnen van onzekerheid

beter begrijpt en analyseert, kan

u ook het reële risico dat u neemt,

beter inschatten. Beslissen is op zich

een eenvoudig proces: u berekent de

risico’s, neemt de beslissing, meet

en past aan. Onzekerheid vormt de

basis van het risico; dus voelt u zich

comfortabeler bij minder onzekerheid !

U kan steeds de "Undo" knop indrukken

De meest eenvoudige definitie van

beslissen: ‘Het keuzeproces tussen

twee of meer alternatieven’.

Het is echter altijd mogelijk dat

er zich tussen de beschikbare

keuzemogelijkheden geen correcte

beslissing bevond. Misschien werd een

beter alternatief niet in overweging

genomen, of was de juiste informatie

nog niet beschikbaar.

Durf daarom de “Undo” knop

indrukken als het moet. We maken

onszelf wijs dat Grote Beslissingen niet

ongedaan kunnen gemaakt worden.

Dat is echter vooral het gevolg van

onze trots: het zou immers betekenen

dat we toegeven dat we verkeerd

waren. De meeste managers maken

de fout om kost wat kost de verkeerde

beslissing te blijven verdedigen.

Daarnaast houdt u best een historiek

bij van vroegere beslissingen en

documenteert u die met de redenen

waarom deze beslissingen genomen

werden. U zal er misschien geen fouten

uit het verleden mee rechttrekken,

maar wel toekomstige fouten mee

vermijden !

Breng risico en snelheid in balans

Iedere beslissing is en afweging tussen

snelheid en risico. Te snel willen

beslissen betekent dat u onvoldoende

tijd heeft om informatie te

verzamelen. Teveel tijd verliezen bij de

informatieverzameling leidt dan weer

tot opportuniteitskosten en nieuwe

bronnen van onzekerheid en risico.

Wanneer u dit delicate evenwicht

aanvaardt en begrijpt, zal u sneller

beslissingen nemen met minder schrik

om fouten te maken !

“Geen beslissing nemen is bijna even slecht als een slechte beslissing - en in veel

gevallen nog slechter.”