Michael Paatz, Egbert Jeschke, Sven Mönkediek, Melanie Breden · 2014. 3. 27. · Michael Paatz,...

Michael Paatz, Egbert Jeschke, Sven Mönkediek, Melanie Breden

Microsoft Excel im Personalwesen

Lösungen aus der Praxis für die Praxis

2., aktualisierte und erweiterte Auflage

Michael Paatz, Egbert Jeschke, Sven Mönkediek, Melanie Breden

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2., aktualisierte und erweiterte Auflage

Michael Paatz, Egbert Jeschke, Sven Mönkediek, Melanie Breden: Microsoft Excel im Personalwesen – Lösungen aus der Praxis für die Praxis, 2., aktualisierte und erweiterte Auflage. Microsoft Press Deutschland, Konrad-Zuse-Str. 1, 85716 Unterschleißheim

© 2011 O’Reilly Verlag GmbH & Co. KG

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15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1

12 11 10

ISBN-13: 978-3-86645-660-0

© 2011 O’Reilly Verlag GmbH & Co. KG Balthasarstr. 81, 50670 KölnAlle Rechte vorbehalten

1., aktualisierter Nachdruck

Fachlektorat: Thomas Irlbeck, München

Korrektorat: Frauke Wilkens, München

Layout und Satz: Gerhard Alfes, mediaService, Siegen (www.media-service.tv)Umschlaggestaltung: Hommer Design GmbH, Haar (www.HommerDesign.com) Gesamtherstellung: Kösel, Krugzell (www.KoeselBuch.de)

Inhaltsverzeichnis

Vorwort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Einleitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15Wie ist dieses Buch aufgebaut? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16Besondere Kennzeichnungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18Die Autoren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

1 Vor der Analyse: Listenimport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21Konvertierungsmöglichkeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Textdateiformate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23Zwischenablageformate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Öffnen oder Import einer Textdatei? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25Textdatei mit Trennzeichen importieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25Textdatei mit fester Datensatzlänge importieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32Eine Liste aus dem Internet oder Intranet importieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

2 Listen in Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41Was sind (Datenbank-)Listen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Listen haben Spaltenüberschriften (Feldnamen) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42Listen enthalten keine komplett leeren Zeilen oder Spalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43Listen enthalten keine verbundenen Zellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Listen bereinigen und umbauen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45Text glätten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45Text in Spalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Listen am Bildschirm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50Die Überschriften bleiben immer sichtbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50Manueller Datenvergleich . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50Schnelles Arbeiten in Listen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51Die Seitenumbruchvorschau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

Listen drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54Listenüberschriften auf jeder Seite drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54Druckbereich festlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55Ausdruck mit Gitternetzlinien spart Speicher . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57Weitere Druckoptionen auf der Registerkarte Tabelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57Druckbereich, Anzahl Exemplare und Sortierung beim Drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

Listen sortieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58Einfache Sortierungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59Mehrfachsortierungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Listen filtern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61AutoFilter – Geschwindigkeit ist keine Hexerei . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61Wenn nichts mehr geht: Spezialfilter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

6 Inhaltsverzeichnis

3 Rechnen mit Datum und Uhrzeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77Definition des Datums- und Uhrzeitformats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79Zellen mit Datums- oder Uhrzeitformaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80Umrechnen in Uhrzeitformate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81Tabellenvorlage Zeiterfassung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83Arbeitszeiten in einem Stundenzettel erfassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

Erstellen des Tabellenlayouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85Automatischer Pausenabzug . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89Vergütungsberechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91Besondere betriebliche Regelungen – Kappungszeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

Projektzeiterfassung mit Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95Hinterlegung der Stammdaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95Erstellen des Tabellenlayouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97Übergabe der Stammdaten in das Arbeitsblatt Zeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99Optionaler Pausenabzug in der Mehrarbeitsberechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101Analyse mit dem AutoFilter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102Speichern als Tabellenvorlage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

4 Listen in der Personalabteilung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105Geburtstagslisten einrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106

Die Geburtstagsliste für dieses Jahr . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106Die Geburtstagsliste für ein bestimmtes Jahr . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111Die Geburtstagsliste sortiert nach Monaten und Tagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113Eine Liste für jeden Vorgesetzten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115Listen mit stichtagsbezogenem Alter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118Runde Geburtstage – Jubilare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

Geburtstagslisten ad hoc . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125Wer hat heute Geburtstag? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126Wer hat in diesem Monat Geburtstag? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128Wer hat diesen Monat Geburtstag und arbeitet in der Abteilung HR? . . . . . . . . . . . . . . . . 131Wer wird nächsten Monat 50? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133Wer wird diese Woche 50? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136Wer wird in den nächsten drei Jahren 65? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140Zum Spaß: Wer ist ein Sonntagskind? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143

Stufungslisten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144Grundlagen bzw. technische Voraussetzungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145Die Datenbasis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145Die Stufungstabelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148Die Berechnungslogik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151Filtern der Daten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153Stufungsliste für das Folgejahr . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155Aktualisieren der Importdatei . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

Fazit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158

Inhaltsverzeichnis 7

5 Demografische Berechnungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159Eine Altersstrukturanalyse erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

Vorbereitungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160Die Altersberechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161Eine Kopfzahl für die Alterspyramide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162Auswertung der Altersstruktur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163Altersstruktur als Histogramm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166Cockpitlösung: Personalbericht Altersstruktur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171

Eine Betriebszugehörigkeitsanalyse erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173Vorbereitungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174Die Häufigkeits- und Anteilsberechnungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174Aussagekräftige Diagramme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177

Den Rentenzugang berechnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180Vorbereitungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182Die Berechnungen erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185Wer geht in den nächsten drei Jahren in Rente (Nachfolgeplanung)? . . . . . . . . . . . . . . . . 194

Ein Mitarbeiterdatenblatt erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195Einschub: Die Excel-Datenmaske . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195Das Datenblatt Schritt für Schritt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198

Fazit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201

6 Abschlussarbeiten und unterjährige Berechnungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203Ansätze und Grundlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204Ermittlung von Entgeltkennzahlen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205

Importieren der Daten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205Berechnen der zusätzlich benötigten Spalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206Berechnen der Entgeltkennzahlen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208

Rückstellungsberechnung für Resturlaub . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210Importieren der Daten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211Hinterlegen der Parameter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213Verknüpfen der importierten Daten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215Berechnen des Rückstellungsbetrags . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217

Rückstellungsberechnung für Gleitzeitsalden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219Importieren der Daten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219Verknüpfen der importierten Daten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220Berechnen des Rückstellungsbetrags . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223Datenanalyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226Entpersonalisierte Weitergabe der Daten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231Auswerten der Daten mit Pivot-Tabellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232Visualisieren der PivotTable mit PivotChart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240

Unverfallbare Anwartschaften bei Betriebsrenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244Importieren der Daten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244Berechnung der unverfallbaren Anwartschaft . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245Einbeziehung der Ein- und Austritte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246


Unterjährige Berechnung des Weihnachtsgeldes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247Importieren der Daten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247Vorbereitende Berechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248Hinterlegen der Parameter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248Berechnen des Weihnachtsgeldes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251

Unterjährige Berechnung einer zusätzlichen Urlaubsvergütung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254Importieren der Daten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254Vorbereitende Berechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255Hinterlegen der Parameter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256Berechnen der zusätzlichen Urlaubsvergütung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257Gruppieren mit verschachtelten Teilergebnissen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259Entpersonalisierte Weitergabe der Daten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260

Allgemeine Auswertungen aus der Zeitwirtschaft . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261Importieren der Daten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261Verknüpfen der importierten Daten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262Auswerten der Daten mit Pivot-Tabellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262

7 Personalkostenplanung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265Jahreswertebezogene Personalkostenplanung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268

Vorbereitung der Datenquelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268Aufbau der Excel-Datei . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269Import der Daten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269Vorbereitung der Excel-Datei . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271Berechnung der Lohnarten pro Mitarbeiter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273Auswertung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281

Szenarioanalyse im Rahmen der jahreswertebezogenen Personalkostenplanung . . . . . . . . . . 285Vorbereitungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285Einrichten des Szenario-Managers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287Analyse mit dem Szenario-Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290Berücksichtigung von Planstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294

Monatswertebezogene Personalkostenplanung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296Vorbereitung der Datenquelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296Import der Daten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297Vorbereitung der Excel-Datei . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299Berechnung der Lohnarten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304Tariferhöhung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308Plan Headcount . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321Auswertung und Analyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322Individuelle Anpassung der Planwerte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332

Planungsszenarien im Rahmen der monatswertebezogenen Personalkostenplanung . . . . . . 333Übersicht der verwendeten Namen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339

Namen der jahreswertebezogenen Planung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340Namen der monatswertebezogenen Planung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341


8 Datenmasken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343Die Excel-Datenmaske . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344

Der Funktionsaufruf in Excel 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345Grundlegende Datenmaskenfunktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347Zwischen gefilterten Datensätzen navigieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348

Datenformulare selbst gebaut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348Vorbereitungen: Namen und Hilfsliste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349Variante 1: Datenanzeige für die Personalnummer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350Variante 2: Datenanzeige für die laufende Nummer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353

Programmierte Verbesserungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356Dialogfeld zur Mitarbeiterauswahl . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356Seriendruckausgabe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 361Makrosicherheit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 366

9 Kopfzahlenstatistik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369Die einfache Kopfzahlenstatistik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370

Datenimport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 371Erstellung von Hilfsspalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373Erstellung der Auswertung mit einer Pivot-Tabelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374Kopfzahlen differenziert nach Tariftyp . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 376

Die Kopfzahlenentwicklung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 377Zu- und Abgangsliste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383

Datenimport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383Der Betrachtungszeitraum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 384Erweiterung der importierten Informationen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390Darstellen mit Pivot-Tabellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393

10 Datencockpit – Kennzahlen für die Geschäftsleitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401Zielstellungen für das Kennzahlencockpit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 402Die Vorbereitungsarbeiten für das Cockpit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403

Alle notwendigen Daten importieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404Der Hauptliste notwendige Berechnungen hinzufügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405

Das Cockpit einrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410Die Altersstruktur berechnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411Die Betriebszugehörigkeitsstruktur berechnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415Qualifikationsstruktur wiedergeben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419Die einzelnen Kennzahlen berechnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421

Die Grafiken gestalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 426Die Altersstrukturgrafik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 426Die Altersstrukturgrafik mit Excel 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429Die Betriebszugehörigkeitsstrukturgrafik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 434Die Betriebszugehörigkeitsstrukturgrafik mit Excel 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437

Die Aktualisierung des Cockpits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 440Fazit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 442


11 Kennzahlenanalyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443Fluktuationsbericht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 444

Basisdaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 445Kennzahlenberechnung mit Datenbankfunktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 453Fluktuationsstatistik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 461Grafische Auswertung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463Aktualisieren der Datenbasis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 468

Verlaufsanalyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 469Hintergrund und Voraussetzungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470Import der Reportdateien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 471Erweiterung der Reportdaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 472Erstellen von Filtern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 473Berechnung des Verlaufs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 476Dynamische Tabellen mit bedingter Formatierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 481Grafische Darstellung des Verlaufs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 483

12 Mitarbeiterumfragen mit Formularen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 489Mitarbeiterzufriedenheit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 490

Fragebögen als Gradmesser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 490Definition der Zielsetzung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 491Technische Vorbereitungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 494

Erstellung der Umfrage mit Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 495Die Auswertung der Umfrage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 505

Zusammenfassen der Umfragebewertung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 505Tabellen für die Grafikauswertung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 506Eine Gesamtauswertung erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 514

Zusammenfassende Auswertung mit einem Makro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 527Erweiterung der Zellbezüge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 527Erstellen des Importmakros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 528

Fazit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 534

13 Daten exportieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 535Listen im Textformat exportieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 537

Tabstopp-getrennte Listen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 537Trennzeichen-getrennte Listen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 540Leerzeichen-getrennte Listen (feste Breite) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 542

Listen im HTML-Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 544Listen im XML-Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 546Listen in SharePoint veröffentlichen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 555Fazit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 559


14 Tipps & Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 561Formelansicht ein/aus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 563Mehrere Zellen gleichzeitig füllen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 563Anzeigen aller Formelzellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 563Formeln kopieren und verschieben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 564

Markieren mit der Tastatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 565Markieren mit der Maus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 565Formelzellen verschieben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 566Formelzellen kopieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 567

Formelergebnisse in Festwerte umwandeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 572Schnelle Formatierungsänderung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 572Schnelle Umrechnung vorhandener Werte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 573Formeln schützen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 573Formeln verstecken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 574Formelüberwachung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 574

Symbolleiste Formelüberwachung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 576Fehlersuche mit der Formelüberwachung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 577

Die Fehlerüberprüfung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 577Fehlerüberprüfung im Hintergrund . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 578Das Überwachungsfenster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 580

Verwenden des Funktions-Assistenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 581Funktionsargumente anzeigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 583Komplexe Formeln in allen Mappen verfügbar machen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 583Teilberechnungen in Formeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 584Dubletten finden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 585

Dubletten finden mittels einer Tabellenblattfunktion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 585Dubletten farbig hervorheben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 586Dubletten finden mithilfe einer Pivot-Tabelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 587Doppelte Einträge mit Excel 2007 löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 588

Liste aller vorhandenen Ausprägungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 589AutoAusfüllen mit benutzerdefinierten Listen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 590Zellen formatfrei kopieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 591In welchem Quartal liegt ein Datum? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 592Top-10-Listen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 592

AutoFilter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 592Pivot-Tabelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 593Den Rang eines Wertes berechnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 594

Dateinamen mit Pfadangaben im Arbeitsblatt ausgeben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 594In der Kopf- oder Fußzeile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 594Als Zelle auf dem Arbeitsblatt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 596

BEREICH.VERSCHIEBEN() überprüfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 597Listen auf Vollständigkeit prüfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 598AutoFilter in der Symbolleiste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 599Umgang mit Arbeitsblättern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 600

Arbeiten mit Durchschlag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 600Registerfarben ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 601Übersicht aller Registerkarten anzeigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 601


Standardanzahl der Arbeitsblattregister einstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 602Reihenfolgeänderung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 602

Automatische Neuberechnung einstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 603Pivot-Tabellen automatisch aktualisieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 603Spalteneinträge zusammenführen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 605Tariftabellen mit Gruppe und Stufe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 605Neuerungen in Excel 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 607

Neue Dateiformate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 608Multifunktionsleiste ersetzt Symbolleisten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 609Mehr Zeilen und Spalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 611Office-Designs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 612Verwenden von Formatvorlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 613Zellenformatvorlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 614Bedingte Formatierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 615Verbesserte Sortier- und Filteroptionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 616Bereichsnamen mit dem Namens-Manager verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 616

A Tastenkombinationen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 617

B Inhalt der CD-ROM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 621

Glossar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 627

Stichwortverzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 637

13

Vorwort

14 Vorwort

Das Personalwesen hat sich in den vergangenen Jahren immer weiter gewandelt und steht heute als Business-Partner der Geschäftsleitung mit strategischen Planungen zur Seite. Ferner sind zusätzliche Aufgaben, wie die Personalkostenplanung, aus dem Bereich des Controllings hinzugekommen. Dar-aus resultieren viele neue Anforderungen für die Mitarbeiter im Personalwesen. Heutzutage gehören Auswertungen und Berichte über durchschnittliche Einkommen, Altersstrukturanalysen oder kurz-fristige Kostenplanungen zum Tagesgeschäft. Allerdings haben viele Unternehmen aufgrund komple-xer HR-Softwaresysteme Schwierigkeiten bei der Umsetzung. In den letzten Jahren hat sich Excel still und leise zum Standard entwickelt, der es den Mitarbeitern ermöglicht, die teilweise kurzfristigen Anforderungen zu erfüllen.

Die profibu GmbH hat als erfolgreicher Anbieter von Payroll-Services diesen Trend frühzeitig erkannt und als erster Anbieter fachspezifische Schulungen für die Mitarbeiter im Personalwesen ent-wickelt. Auf Basis der in diesem Rahmen gesammelten Erkenntnisse entstand Anfang 2007 die Erstauflage dieses Buches, welches sich zum Standard für die Arbeit mit Excel im Personalwesen ent-wickelt hat. Knapp drei Jahre später wollen wir unseren Lesern mit der vollständig überarbeiteten und erweiterten Zweitauflage ein umfassendes Grundwerk für das Reporting im Personalwesen an die Hand geben. Hierin sind selbstverständlich die Kritik und Anregungen unserer Seminarteilnehmer genauso wie unsere neuen Ideen eingeflossen. Unser Dank richtet sich an dieser Stelle an die Semi-naranbieter Datakontext und Haufe, welche uns eine zusätzliche Plattform für unsere Excel-Seminare zur Verfügung gestellt haben.

Weitere Informationen zu unseren Tätigkeitsschwerpunkten und den aktuellen Seminarterminen fin-den Sie unter http://www.profibu.de.

Dieses Buch lebt von seiner Nähe zur Praxis. In allen Kapiteln finden Sie neben den grundlegenden Informationen zum Sachverhalt fundierte Beschreibungen, nachvollziehbare Beispiele und sofort ein-setzbare Lösungen. Diese Ausführungen basieren auf Excel 2003, unterstützen Sie aber darüber hin-aus auch beim Umstieg auf die Benutzerführung von Excel 2007 und führen ebenso den Anwender von Excel 2007 zum gewünschten Ziel.

Unser Dank richtet sich an Microsoft Press in Person von Thomas Pohlmann, der dieses Buch ermög-licht und begleitet hat, und Thomas Irlbeck für sein gründliches und konstruktives Lektorat.

Mit dieser Zweitauflage erheben wir den Anspruch, Ihnen einen gestiegenen Mehrwert zu bieten. Trotz allem sind wir Realisten und wissen, dass man ein Buch wie dieses immer noch ein Stück besser machen kann. Wir freuen uns deshalb auf Ihre Kritik, Vorschläge und Anregungen und wären Ihnen dankbar, wenn Sie diese per E-Mail an [email protected] richten würden.

Wir wünschen Ihnen viel Spaß bei der Lektüre und vor allem Erfolg bei der Umsetzung der erworbe-nen Erkenntnisse.

Michael Paatz

Gesellschafter-Geschäftsführer profibu GmbH

Köln, im Dezember 2009

15

Einleitung

In dieser Einleitung:

Wie ist dieses Buch aufgebaut? 16

Besondere Kennzeichnungen 18

Die Autoren 18

16 Einleitung

Dieses Buch richtet sich an alle Bereiche des Personalmanagements: Entgeltabrechnung, operatives Personalwesen, Personalcontrolling etc. Ziel ist es, den Lesern Wege aufzuzeigen, die Anforderungen aus dem Tagesgeschäft zeitoptimiert und effizient umzusetzen. Und natürlich ist dieses Buch auch für alle diejenigen gedacht, die Excel für sich noch nicht entdeckt haben und einen praxisnahen Einstieg in die Arbeit mit Excel im Personalwesen suchen.

Wie ist dieses Buch aufgebaut?Die Erfahrungen aus unseren Seminaren und Schulungen zeigen, dass neben den konkreten Praxis-lösungen auch allgemeine Techniken, wie das strukturierte Einbinden externer Datenquellen oder der Umgang mit Listen, erklärungsbedürftig sind. In den ersten beiden Kapiteln erhalten Sie daher eine Einführung in den Bereich der Importfunktionen von Excel und lernen die Besonderheiten von Datenlisten kennen. Zudem werden in Kapitel 13 unterschiedliche Varianten des Datenexports erläu-tert. Diese drei Kapitel dienen vornehmlich dem Verständnis bestimmter Vorgehensweisen, welche in den einzelnen Praxiskapiteln aufgegriffen werden.

Den Schwerpunkt des Buches bilden die Kapitel 3 bis 12, in welchen die Umsetzung der verschiede-nen Aufgabenstellungen umfassend beschrieben wird. Die dargestellten Musterlösungen orientieren sich eng an den von uns entwickelten Standards aus unserem Beratungsalltag. Jede der hierin erarbei-teten Lösungen beleuchtet ausführlich alle notwendigen Arbeitsschritte von den Ausgangsdaten bis hin zur fertigen Auswertung. Folgende personalwirtschaftliche Aspekte werden in den Praxiskapiteln abgebildet:

Kapitel Thema

Kapitel 3 Rechnen mit Datum und Uhrzeit

Grundlagen und Hintergrundinformationen zum Rechnen mit Datum und Uhrzeit. Ergänzen Sie Ihr Berichts-wesen aus der Zeitwirtschaft um Berechnungen, die Ihnen Ihr Zeitwirtschaftssystem nicht bietet oder nur mit erhöhtem Aufwand zugänglich macht. Die Erfassung von Produktivzeiten im Rahmen einer Projektzeit-erfassung unterstützt Projektteams bei der Koordination ihrer Arbeit und erleichtert die Nachkalkulation von Projekten.

Kapitel 4 Listen in der Personalabteilung

Erstellung von oft benötigten »einfachen« Listen in der Personalabteilung, wie Geburtstags- oder Jubiläums-listen. Eine Stufungsliste für das Folgejahr hilft die planmäßigen Entgeltveränderungen in der Belegschaft aufgrund von Stufungswechseln zu dokumentieren. Mit einer aufsteigenden Sortierung dient sie gleichfalls als Wiedervorlage. Das Kapitel behandelt schwerpunktmäßig die Möglichkeiten des AutoFilters und Spezialfilters.

Kapitel 5 Demografische Berechnungen

Erstellung einer betrieblichen Altersstruktur mit hoher dynamischer Auswertungsmöglichkeit mittels der Pivot-Funktion. Ferner wird eine grafische Darstellung unter Verwendung von Diagrammen beschrieben, die in der Unternehmenspraxis hierfür eingesetzt wird. Die gesetzliche Neuregelung des gleitenden Renten-zugangs mit 67 Jahren stellt die Personalabteilung vor Herausforderungen, denen mit der hier gezeigten Zugangsberechnung in Excel schnell und flexibel begegnet werden kann.

Wie ist dieses Buch aufgebaut? 17

Nützliche, kurze Hinweise für den Umgang mit Excel und das Umsetzen typischer Fragestellungen aus der Personalabteilung finden Sie in Kapitel 14 »Tipps & Tricks« zusammengefasst. In diesem Kapitel sind auch die wichtigsten Neuerungen in Excel 2007 dargestellt. Eine Übersicht hilfreicher Tastaturbefehle ist im Anhang zusammengestellt, ebenso eine Auflistung aller auf der CD-ROM zum Buch gespeicherten Dateien. Darüber hinaus werden im Glossar einige der im Buch regelmäßig ver-wendeten Begriffe erläutert.

Kapitel 6 Abschlussarbeiten und unterjährige Berechnungen

Regelmäßig benötigte Entgeltberechnungen: Gesamtentgelt, Durchschnittsentgelt. Rückstellungen im Rahmen von Jahresabschlussarbeiten für Personalsachverhalte (z.B. Urlaubs- und Gleitzeitsalden) prüfungs- und revisionssicher bilden. Überprüfung auf unverfallbare Anwartschaften bei Betriebsrenten. Erstellung einer kurzfristigen unternehmerischen Liquiditätsplanung für anstehende Einmalzahlungen am Beispiel von Weihnachtsgeld sowie der zusätzlichen Urlaubsvergütung.

Kapitel 7 Personalkostenplanung

Ermittlung des Personalbudgets für eine bestimmte Planungsperiode, unter Beachtung vorgegebener Planungsparameter. Die Ermittlung wird zum einen jahreswertebezogen und zum anderen monatswerte-bezogen dargestellt und ist in der Lage, mehrere Planszenarien zu verwalten und gegenüberzustellen.

Kapitel 8 Datenmasken

Beschreibung der von Excel vorgegebenen Datenmaske. Diese kann z.B. im Rahmen der Personalkosten-planung für die Anlage und Verwaltung zusätzlicher Stellen genutzt werden. Erstellung eigener Datenmasken zur Darstellung einzelner Datensätze eines umfangreichen Datenpools. Entwicklung eines Dialogfeldes zur Mitarbeiterauswahl sowie einer Seriendruckfunktion durch Makroprogrammierung.

Kapitel 9 Kopfzahlenstatistik

Erstellung eines Headcounts, kopfbezogen und als Fulltime Equivalent (FTE) und dessen Entwicklung mithilfe der Pivot-Funktion. Anfertigung einer Auflistung aller Zu- und Abgänge innerhalb vorgegebener oder flexibel wählbarer Zeiträume.

Kapitel 10 Datencockpit – Kennzahlen für die Geschäftsleitung

Ermittlung von wichtigen Personalkennzahlen zur Unternehmensanalyse. Übersichtliche Darstellung der Kennzahlen in einem Datencockpit. Veranschaulichung einzelner Kennzahlen durch aussagekräftige Diagramme. Dabei werden Informationen aus verschiedenen Personalsystemen miteinander verknüpft. Die Berechnung der Kennzahlen erfolgt auf der Basis des Fulltime Equivalent (FTE).

Kapitel 11 Kennzahlenanalyse

Ermittlung von HR-spezifischen Kennzahlen anhand eines Fluktuationsberichts unter Ausnutzung der Datenbankfunktionen. Zusammenfassung periodisch erstellter Reports mit gleichem Aufbau und darauf basierender Analyse des Kennzahlenverlaufs über einen wählbaren Zeitraum. Die Analyse passt sich nach Auswahl des Zeitraums sowohl grafisch als auch in der Monatsbetrachtung dynamisch an.

Kapitel 12 Mitarbeiterumfragen mit Formularen

Durchführung einer Mitarbeiterumfrage mittels Excel-Formularen. Es wird sowohl die Erstellung eines Formulars erläutert als auch gezeigt, wie die erhobenen Daten entweder durch manuelle Schritte oder über ein Makro zu Auswertungszwecken zusammengefasst werden. Dem schließt sich eine präsentationsgerechte Aufbereitung der Umfrageergebnisse an.

Kapitel Thema

18 Einleitung

Besondere KennzeichnungenEinige Textpassagen haben wir besonders gekennzeichnet, um Ihr Augenmerk auf bestimmte Funk-tionen und Arbeitsweisen von Excel zu lenken. Dabei gibt es diese Kennzeichnungen:

Die in diesem Buch dargestellten Lösungen wurden auf Basis der Excel-Version 2003 entwickelt. Ver-änderungen in der Menüführung und bei den Befehlsaufrufen der Excel-Version 2007 sind an ent-sprechender Stelle innerhalb der Beispiele eingearbeitet und in der Regel durch den Einschub »Excel 2007« gekennzeichnet oder werden in einem gesonderten Abschnitt behandelt. Die dargestellten Bild-schirmabbildungen zeigen die Arbeitsschritte der Version 2003 und erforderlichenfalls auch in der Version 2007. In Ergänzung zu den in den einzelnen Kapiteln aufgeführten Änderungen sind dem Buch zwei Umstiegshilfen beigefügt. Die Excel-Befehlsreferenz stellt in einer Excel-Arbeitsmappe nach Themenbereichen geordnet die Menübefehle von Excel 2003 und Excel 2007 gegenüber. Das inter-aktive Referenzhandbuch zeigt nach Eingabe der gewünschten Aktion in der Version 2003 die durch-zuführenden Schritte in der Version 2007 in einer Animation an.

Die Autoren� Michael Paatz ist Gesellschafter-Geschäftsführer der profibu GmbH, einem Dienstleistungsunter-

nehmen mit dem Schwerpunkt Entgeltabrechnung. Der anerkannte Spezialist widmet sich im Tarifbereich der Metall- und Elektroindustrie besonders Spezialthemen wie KUG, ATZ und ERA. Er gibt sein Wissen in verschiedenen Fachpublikationen und Seminaren weiter.

� Egbert Jeschke ist der profibu GmbH seit Jahren als freiberuflicher Trainer und Anwendungsent-wickler verbunden. Sein Schwerpunkt ist die Entwicklung von Management-Informationssyste-men auf der Basis von Datenbanken und Tabellenkalkulation. Seine Erfahrungen hat er als Autor und Mitautor zahlreicher Fachbücher veröffentlicht.

� Sven Mönkediek ist Senior Consultant der profibu GmbH mit den Schwerpunkten Zeitwirtschaft und Personalkostenplanung. Ferner ist er auf das Reporting mit Excel und Excel-Lösungen unter Einbeziehung mehrdimensionaler Datenbanken spezialisiert. Sein Wissen gibt er in Fachpublika-tionen und Seminaren weiter.

Kategorie Bedeutung

Achtung Hiermit verweisen wir auf besondere Umstände, die möglicherweise zu unerwünschten »Nebenwirkungen« führen können oder Änderungen der Grundeinstellungen von Excel erfordern.

Hinweis Beinhaltet wissenswerte Zusatzinformationen zum Thema.

Tipp Stellt alternative Vorgehensweisen sowie Tricks im Umgang mit Excel vor.

Excel 2007 Enthält Hinweise zur Menüführung und zu weiteren Unterschieden in der Excel-Version 2007.

Wichtig Macht Sie auf Fakten aufmerksam, die Sie unbedingt wissen und beachten sollten.

CD-ROM Verweist auf Dateien (Musterlösung, Vorlagedateien etc.) der beigefügten CD-ROM.

Die Autoren 19

� Melanie Breden entwickelt seit über zehn Jahren professionelle Softwarelösungen mit Excel. Für ihr Engagement in der Excel-Newsgroup wird die Mitautorin mehrerer Excel-Fachbücher seit 2002 von Microsoft als Most Valuable Professional ausgezeichnet.

� Thomas Strauß ist Senior Consultant der profibu GmbH mit den Tätigkeitsbereichen Entgelt-abrechnung, Personalcontrolling sowie Excel-basiertes Reporting. Sein Wissen gibt er in Fachpub-likationen und Seminaren weiter.

Mehr Informationen zu unseren Seminaren und unserem Dienstleistungsangebot finden Sie auf unserer Internetpräsenz http://www.profibu.de. Über Anregungen und Kritik freuen wir uns sehr. Bitte richten Sie diese per E-Mail an [email protected].

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Kapitel 1

Vor der Analyse: Listenimport

In diesem Kapitel:

Konvertierungsmöglichkeiten 22

Öffnen oder Import einer Textdatei? 25

Textdatei mit Trennzeichen importieren 25

Textdatei mit fester Datensatzlänge importieren 32

Eine Liste aus dem Internet oder Intranet importieren 33

22 Kapitel 1: Vor der Analyse: Listenimport

Bevor Sie Daten in Excel analysieren können, müssen Sie diese in einem Format bereitstellen, das Excel verarbeiten kann. Vergleichbares gilt für den umgekehrten Fall: Sollen Daten aus Excel in einer anderen Anwendung eingelesen werden, müssen diese in ein Format umgewandelt werden, das die jeweilige Fremdanwendung unterstützt. Um die Möglichkeiten und Wege des Imports und Exports von Daten in Excel geht es in diesem Kapitel. Dabei sind mit »Daten« im Wesentlichen Listen, sprich Tabellen, gemeint.

Hinsichtlich des Imports von Listen in ein Excel-Tabellenblatt haben Sie eine ganze Reihe von Mög-lichkeiten:

� Sie greifen auf eine Liste zu, indem Sie die Datei im Dialogfeld Öffnen auswählen und öffnen. Dies funktioniert jedoch nur bei Formaten, die zum Repertoire von Excel gehören. In aller Regel lassen sich die Daten dann auch mit Excel bearbeiten und in dem Fremdformat speichern.

� Sie importieren die Liste über den Menüpunkt Daten/Externe Daten importieren. Dabei können Sie über sogenannte Datenprovider mit Listen, die in einem Fremdformat vorliegen, eine Verbin-dung herstellen und Daten sogar mit zwischengeschalteten Abfragen auswählen und sortieren. Als Quelle kommen hier viele Datenbanken infrage. In Excel 2007 wird der Import von Daten über die Schaltflächen in der Gruppe Externe Daten abrufen auf der Registerkarte Daten gestartet.

� Sie kopieren die Liste in der Fremdanwendung in die Windows-Zwischenablage und fügen sie dann in ein Excel-Blatt ein. Die kopierte Liste muss als Tabelle erkennbar sein. Zumeist ist es not-wendig, das Einfügen der Liste über den Menüpunkt Bearbeiten/Inhalte einfügen vorzunehmen, weil hier das einzufügende Format bestimmt werden kann.

� Viele Fremdanwendungen sind inzwischen in der Lage, Listen im Excel-Dateiformat zu speichern. In diesem Fall können Sie die Excel-Datei direkt öffnen und bearbeiten.

Im Gegensatz zum Öffnen des Fremdformats ist der Datenimport eine Einbahnstraße, das heißt, Sie können geänderte Daten nicht in die Quelle zurückspeichern. Anders formuliert erstellen Sie durch den Datenimport eine Kopie in Excel, die höchstens aus der Datenquelle aktualisiert werden, nicht aber Daten zurückschreiben kann.

KonvertierungsmöglichkeitenBei der Installation Ihres Microsoft Office-Pakets können Sie eine ganze Reihe von Konvertierungsfil-tern einbinden. Dies schafft die oben erwähnte Möglichkeit, Dateien, die mit fremden Produkten erstellt wurden, zu öffnen bzw. zu verknüpfen und mit Excel zu bearbeiten. In einigen Fällen funktio-niert das auch in der entgegengesetzten Richtung – ein Excel-Tabellenblatt lässt sich dann auch in einem fremden Format speichern.

Die Liste der im Dialogfeld Speichern unter aufgeführten Dateiformate variiert, je nachdem, ob ein Tabellenblatt, ein Diagrammblatt oder ein anderer Blatttyp aktiv ist. Bei den meisten Dateiformaten konvertiert Excel nur das aktive Blatt. Um die anderen Blätter zu konvertieren, wechseln Sie zu dem jeweiligen Blatt und speichern es einzeln.

HINWEIS

Konvertierungsmöglichkeiten 23

Excel enthält die meisten benötigten Konvertierungsfilter für Dateiformate. Wenn das gewünschte Dateiformat nicht im Dialogfeld Öffnen (Menü Datei) angezeigt wird, können Sie den Konvertie-rungsfilter durch erneutes Aufrufen des Office-Setups nachinstallieren bzw. müssen diese Anforde-rung an Ihren zuständigen Administrator oder IT-Support stellen.

Unterstützt werden konkret folgende Dateiformate:

� Webseiten- und Webarchivdateien

� XML-Dateien (ab Excel Version 2002)

� Textdateien

� Microsoft Access-Datenbanken

� ODBC- oder OLE DB-Datenquellen1

� Lotus 1-2-3-Dateien (bis inkl. Excel 2003)

� QuattroPro/DOS-Dateien (bis inkl. Excel 2003)

� Microsoft Works 2.0-Dateien (bis inkl. Excel 2003)

� dBase-Datenbankdateien

� OpenDocument-Dateien (ab Excel 2007, SP2)

TextdateiformateDer kleinste gemeinsame Nenner, welchen alle Systeme beherrschen, ist das Textformat. Mit Excel können Sie Listen in diesem Format sowohl exportieren als auch importieren. Der Schwerpunkt soll im Folgenden auf dem Import einer Textliste liegen, weil dies für jeden Excel-Benutzer eine einfache Möglichkeit darstellt, den Datenaustausch selbst vorzunehmen. In der Regel ist Ihr HR-System in der Lage, beispielsweise jede Nacht eine definierte Liste an einem definierten Ort zu speichern, welche Sie dann für Ihre tagesaktuellen Auswertungen in Excel weiterverarbeiten. Dies ist eine häufig geübte Praxis in den Unternehmen.

Sie können Dateien in den folgenden Textformaten öffnen und speichern. Wenn Sie eine Arbeits-mappe im Textformat speichern, gehen alle Formatierungen verloren. In Ausnahmefällen bleibt even-tuell das Zahlenformat erhalten, aber gehen Sie zunächst von dem Grundsatz aus, dass es nach dem Speichern im Textformat nur noch Daten gibt. Formeln, Formatierungen, Kommentare usw. werden nicht übernommen.

1 Dabei handelt es sich um Dateien oder Systemeinträge, in denen die Verbindungsdaten zu einer Datenquelle definiert sind. Über diese hat Excel Zugriff auf die Datenquelle.


ZwischenablageformateDer Vollständigkeit halber sollen hier noch die Zwischenablageformate genannt werden, denn das Kopieren über die Zwischenablage ist wohl einer der häufigsten gebrauchten Datentransportwege. Sie können Daten aus der Zwischenablage in Excel einfügen, indem Sie den Befehl Bearbeiten/Einfügenoder Bearbeiten/Inhalte einfügen verwenden, wenn die Daten in der Zwischenablage eines der folgen-den Formate aufweisen.

Format Anmerkungen

Formatierter Text (Leerzeichen getrennt) (*.prn) Lotus-Format mit Leerzeichen als Trennzeichen. Speichert nur das aktive Blatt.

Text (Tabstopp-getrennt) (*.txt)Unicode Text (*.txt)Text (Macintosh) (*.txt)Text (MS-DOS) (*.txt)CSV (Trennzeichen-getrennt) (*.csv)CSV (Macintosh) (*.csv)CSV (MS-DOS) (*.csv)

Wenn Sie eine Arbeitsmappe für die Verwendung unter einem anderen Betriebssystem als Textdatei speichern, in der Tabstopps bzw. Listentrennzeichen als Trennzeichen ver-wendet werden, wählen Sie den geeigneten Konvertierungs-filter aus, um sicherzustellen, dass Tabstoppzeichen, Zeilenwechselmarken und andere Zeichen richtig interpretiert werden. Speichert nur das aktive Blatt.

DIF (Data Interchange-Format) (*.dif) Speichert nur das aktive Blatt.

SYLK (symbolische Verbindung) (*.slk) Speichert nur das aktive Blatt.

Tabelle 1.1 Diese Textdateiformate kann Excel öffnen und speichern

Format Bezeichner für die Art der Zwischenablage

Bild Bild (auch als Windows Enhanced-Metadatei, EMF, bezeichnet)a

Bitmap Bitmap (BMP)

Excel-Dateiformate Binäre Dateiformate für Microsoft Excel, Versionen 3.0, 4.0b, 5.0/95, Microsoft Excel 97-2003, Office Excel 2007c und Microsoft Excel-Arbeitsmappe (BIFF3, BIFF4d, BIFF5, BIFF8 und BIFF12e)

Symbolic Link-Format SYLK

Lotus 1-2-3, Version 2.x-Format .wk1 (bis inkl. Excel 2003)

Datenaustausch-Format .dif

Textformat (durch Tabs getrennt) Text

Durch Listentrennzeichen getrenntes Werteformat .csv

Formatierter Text (nur aus Microsoft Excel) Rich Text Format (RTF)

Eingebettetes Objekt Microsoft Excel-Objekte, Objekte aus registrierten Programmen, die OLE 2.0 (OwnerLink) sowie Bild (Picture) oder ein anderes Präsentationsformat unterstützen.

Verknüpftes Objekt OwnerLink, ObjectLink, Verknüpfung, Bild (Picture) oder ein anderes Format

Tabelle 1.2 Diese Formate können Sie über die Zwischenablage nach oder von Excel transportieren


Öffnen oder Import einer Textdatei?Wie bereits oben erwähnt, ist das Textformat ein für den Datentransfer häufig genutztes Format, das nahezu unabhängig von der verwendeten Software eines PCs, aber auch von einer Großrechneranlage erzeugt werden kann. Bei diesem Format gibt es Unterschiede in der Art und Weise, wie die Daten gespeichert werden. Dabei lassen sich prinzipiell zwei Methoden unterscheiden:

� Die einzelnen Felder der Datensätze sind durch festgelegte Trennzeichen getrennt. Übliche Trenn-zeichen sind der Tabstopp, das Semikolon oder das Komma.

� Die einzelnen Felder und somit auch der gesamte Datensatz haben eine feste Länge.

Die Listen mit Trennzeichen sind heute die Regel. Die zweite Form ist vor allem bei älteren Systemen (meist Großrechner) verbreitet und spielt heute entsprechend nur noch eine untergeordnete Rolle.

Textdatei mit Trennzeichen importierenWenn Sie eine Textdatei importieren, wird der Textkonvertierungs-Assistent gestartet, der Ihnen bei der Umwandlung der Datei hilft. Sind in der Datei Trennzeichen vorhanden, erkennt Excel diese, wenn dafür eines der gängigen Zeichen, etwa ein Tabstopp, ein Komma, ein Semikolon oder ein Leer-zeichen verwendet wird. Der Assistent zeigt im ersten Schritt eine Vorschau auf die Daten. Sie können hier den Ursprung der Datei festlegen. Der Dateiursprung, etwa ANSI oder DOS, hat insbesondere Auswirkungen auf die Darstellung landesspezifischer Zeichen wie der Umlaute und des »ß«. Außer-dem gibt es hier die Möglichkeit, einen nicht benötigten Dateikennsatz (Header) oder Spaltenüber-schriften zu unterdrücken und für den Beginn des Imports eine bestimmte Zeile festzulegen. Dabei können bis inkl. Excel 2003 Werte bis 32767 verwendet werden, bei Excel 2007 existiert dieses Limit nicht mehr. Das ist dann notwendig, wenn die Anzahl der Datensätze die maximale Anzahl an Zeilen in einem Excel-Tabellenblatt übersteigt.

Office-Zeichnungsobjekt Office-Zeichnungsobjektformat oder Bild (Windows Enhanced-Metadatei-Format, EMF)

Text Anzeigetext, OEM-Text

HTML HTMf

a Wenn Sie ein Windows Metadatei (WMF)-Bild aus einem anderen Programm kopieren, fügt Microsoft Excel das Element als Bild im Enhanced-Metadatei-Format (EMF) ein.

b Versionen 3.0 und 4.0 nur bis inkl. Excel 2003c Nur unter Excel 2007d BIFF3 und BIFF 4 nur bis inkl. Excel 2003e Nur unter Excel 2007f Wenn Sie Text aus einem anderen Programm kopieren, fügt Microsoft Excel den Text unabhängig vom Format des Original-

texts im HTML-Format ein.

Format Bezeichner für die Art der Zwischenablage

Tabelle 1.2 Diese Formate können Sie über die Zwischenablage nach oder von Excel transportieren (Fortsetzung)


Verwenden Sie zum Nachvollziehen der folgenden Lösung die Textdatei Rohdaten.txt. Sie finden diese auf der CD zum Buch im Ordner \Buch\Kap01.

Angenommen, Sie verfügen über eine Tab-getrennte Textliste aus einem Vorsystem und würden gerne die Daten in Excel importieren, um sie dort zu bearbeiten. Es gibt in Excel zwei Möglichkeiten, den Vorgang einzuleiten:

� Sie wählen den Befehl Datei/Öffnen. Anschließend stellen Sie im Dialogfeld Datei öffnen das rich-tige Verzeichnis ein und wählen unter Dateityp den Filter Textdateien (*.prn; *.txt; *.csv). Sollte die Datei eine andere Endung haben, dann tippen Sie zunächst in das Feld Dateiname die Zeichen »*.« und die gewünschte Endung ein und drücken anschließend (¢), um die Anzeige zu aktuali-sieren.

� Sie wählen den Befehl Daten/Externe Daten importieren/Daten importieren. Daraufhin wird das Dialogfeld Datenquelle auswählen geöffnet, in dem Sie die gleichen Einstellungen vornehmen, wie unter dem vorigen Punkt beschrieben. Zu den in Punkt 1 genannten Dateifiltern bietet Ihnen die-ses Dialogfeld zusätzlich die Filter *.tab und *.asc an.

Dabei ist der zweite Weg der empfehlenswertere, da hier stets der Assistent aufgerufen wird. Beim Öffnen, also bei der ersten Variante, ist dies dagegen nicht immer der Fall. Beispielsweise öffnet Excel CSV-Dateien sofort, das heißt ohne den Assistenten zu bemühen. Excel interpretiert hierbei die Inhalte Ihrer Textliste selbstständig. Das ist unkritisch, solange Ihre Liste keine besonderen Schwierig-keiten aufweist. Trifft dies nicht zu, sind die Ergebnisse dieser Interpretation möglicherweise nicht korrekt. Wenn Sie also die volle Kontrolle darüber haben möchten, wie die Textliste verarbeitet wird, sollten Sie den Weg gehen, bei dem grundsätzlich auf den Textkonvertierungs-Assistenten zurückge-griffen wird. Dies ist beim Importieren von Daten, also bei der zweiten Variante, gewährleistet.

Beide Methoden führen dazu, dass letztendlich eine Textdatei in Excel geöffnet wird. Dennoch unter-scheiden sich die Wege voneinander. Die erste Variante hat zum Ergebnis, dass Excel die Textdatei regulär öffnet. Ihre Arbeitsumgebung weist damit eine zusätzliche geöffnete Datei auf. Sie können die Daten bearbeiten und die Datei hin-terher auch wieder als Textdatei speichern.

In Verbindung mit der zweiten Methode findet ein Import in das vorhandene Excel-Blatt statt. Es wird also keine neue Datei geöffnet. Standardmäßig wird die Datei später auch im Excel-Format gespeichert, es sei denn, Sie geben explizit ein anderes Format an.

Nachdem Sie Ihre Textdatei im Dialogfeld Datenquelle auswählen ausgewählt und auf Öffnen geklickt haben, erscheint der Textkonvertierungs-Assistent (siehe Abbildung 1.1). Dieser führt Sie in drei Schritten durch den Konvertierungsprozess.

1. Im ersten Schritt möchte der Assistent wissen, wie die Informationen in der Datei getrennt sind, also wie die Spalten zu erkennen sind. Grundsätzlich sind die Daten durch Trennzeichen getrennt, etwa Tabstopp, Komma oder Semikolon, oder es liegen Felder mit fester Breite vor. Manchmal steht in den ersten Zeilen ein Kommentar. Die Option Import beginnen in Zeile versetzt Sie in die Lage, diese Zeile zu überspringen. Den Dateiursprung erkennt der Assistent in der Regel richtig. Sollte das einmal nicht der Fall sein, können Sie den passenden Eintrag im Dropdown-Listenfeld Dateiursprung einstellen.

CD-ROM

HINWEIS


2. Mit Klick auf Weiter gelangen Sie zum zweiten Schritt. Hier möchte der Assistent genauere Anga-ben zu den Trennzeichen haben (siehe Abbildung 1.2). Legen Sie das Trennzeichen fest und kli-cken Sie auf Weiter, wenn Sie mit der Datenvorschau zufrieden sind. Gegebenenfalls müssen Sie definieren, ob und welches Texterkennungszeichen in der Datei verwendet wird1.

3. Im dritten Schritt (siehe Abbildung 1.3) werden Sie aufgefordert, das Datenformat der einzelnen Spalten festzulegen. Wenn Sie die Option Standard übernehmen, weist Excel den Spalten das For-mat automatisch zu. Es empfiehlt sich, zunächst darauf zurückzugreifen. In den meisten Fällen erzielen Sie damit ein brauchbares Ergebnis. Sollte das Resultat allerdings unbefriedigend sein,

1 Wenn z.B. bei Verwendung des Semikolons als Trennzeichen ein Semikolon als regulärer Feldinhalt vorkommt, ist es not-wendig, diesen Feldinhalt durch Einrahmen mit Texterkennungszeichen als solchen zu kennzeichnen. Ansonsten wird das Semikolon als Spaltentrennzeichen interpretiert, was wahrscheinlich zu Importfehlern führt.

Abbildung 1.1 In Schritt 1 legen Sie Dateityp, Dateiursprung und Importbeginn fest

Abbildung 1.2 Im zweiten Schritt bestimmen Sie die Trenn- und Texterkennungszeichen


müssen Sie die Datei neu importieren und dann die Datenformate manuell vorgeben. Die Daten-vorschau ist keine reine Anzeige, sondern erlaubt es, die jeweiligen Festlegungen zu treffen. Dazu markieren Sie jeweils die entsprechende Spalte mit einem Klick und weisen dieser das gewünschte Format zu oder schließen diese vom Import aus.

4. Sollten Ihre Daten z.B. im amerikanischen Zahlenformat vorliegen, können Sie Einfluss auf die Interpretation der Trennzeichen nehmen, indem Sie auf die Schaltfläche Weitere klicken. Sie gelan-gen auf diese Weise zum Dialogfeld Weitere Textimporteinstellungen, in dem sich eine Einstellungs-möglichkeit für Dezimaltrennzeichen und 1000er-Trennzeichen findet (siehe Abbildung 1.4).

5. Die Schaltfläche Fertig stellen schließt den Assistenten ab. Es folgt das Dialogfeld Daten importie-ren (siehe Abbildung 1.5). Es erlaubt Ihnen, eine Zellreferenz anzugeben, ab der die Daten einge-fügt werden. Optional können Sie für die Daten ein neues Arbeitsblatt erzeugen. Bei Letzterem werden die Daten grundsätzlich ab A1 eingefügt. Bestätigen Sie mit einem Klick auf OK.

Abbildung 1.3 Legen Sie in Schritt 3 die Datenformate der Spalten fest

Abbildung 1.4 Spezielle Definitionen bei fremden Zahlenformaten


Nach dem Einfügen der Liste sollte auch eine zusätzliche Symbolleiste am Bildschirm erschei-nen: Externe Daten (siehe Abbildung 1.6). Mit einem Klick auf die darauf befindliche Schaltflä-che Daten aktualisieren können Sie die Liste aktualisieren, das heißt, Ihre importierte Liste ist mit der Textquelle verknüpft und wird neu ausgelesen. Entsprechend werden damit alle zwischenzeitlich in der Textdatei durchgeführten Änderungen in Ihre Excel-Liste übernommen.

In Excel 2007 wurden alle Symbolleisten der früheren Excel-Versionen entfernt. Die Befehle der Sym-bolleiste Externe Daten finden Sie nun auf der Registerkarte Daten.

Abbildung 1.7 Befehle zur Bearbeitung externer Daten in der Multifunktionsleiste von Excel 2007

Es gibt Probleme beim Aktualisieren aus einer Liste mit anderem Trennzeichen: Wenn Sie eine zeichen-getrennte Liste importiert haben, »merkt« sich Excel das Trennzeichen. Haben Sie beispielsweise die Liste zum ersten Mal mit Tabstopp-Trennzeichen importiert, sollten alle später zu aktualisierenden Listen dasselbe Trennzeichen haben. Ansonsten kommt es zu Fehlinterpretationen. Verwenden Sie in diesem Fall das folgende Symbol Textimport bearbeiten, um das Trennzeichen neu festzulegen.

Über die Symbolschaltfläche Textimport bearbeiten (in Excel 2007 im Kontextmenü nach einem Rechtsklick auf die importierte Liste verfügbar) können Sie jederzeit die Quelldatei und/oder das Format (z.B. Trennzeichen) ändern. Dazu wird das Dialogfeld Textdatei importieren und im nächsten Schritt der Textkonvertierungs-Assistent aufgerufen.

Für eine Textliste sind eine Reihe weiterer, zum Teil wichtiger Eigenschaften verfügbar. Sie errei-chen das entsprechende Dialogfeld durch Klick auf die Symbolschaltfläche Datenbereichseigen-schaften. Abbildung 1.8 zeigt alle verfügbaren Einstellungen.

Abbildung 1.5 Bestimmen Sie, wo die Liste eingefügt werden soll

Abbildung 1.6 Die Symbolleiste Externe Daten

WICHTIG

Michael Paatz, Egbert Jeschke, Sven Mönkediek, Melanie Breden · 2014. 3. 27. · Michael Paatz,...

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