Meester over mijn schoolarchief

166
Redactie: Carine Goossens en Koen Verstraeten Meester over mijn schoolarchief document- en archiefbeheer in onderwijsinstellingen

description

Handboek archiefbeheer onderwijsinstellingen

Transcript of Meester over mijn schoolarchief

Page 1: Meester over mijn schoolarchief

Redactie: Carine Goossens en Koen Verstraeten

Meester over mijn schoolarchief

document- en archiefbeheer in onderwijsinstellingen

Page 2: Meester over mijn schoolarchief

2

Page 3: Meester over mijn schoolarchief

1

Woord vooraf Koen Verstraeten

Inleiding Jürgen Vanhoutte

Hoofdstuk I: Dynamisch archief

Orde en structuur in de schooladministratie Katlijn Vanhee

Beheren van digitale archiefdocumenten: uitdagingen en tips Sonja Schaule

Hoofdstuk II: Selectie voor bewaring en vernietiging Sofi e Descamps en

Roeland Verhaert

Hoofdstuk III: Statisch archief

Bewaren Petra Vanhoutte

Ordenen en beschrijven Caroline Vleugels en

Carine Goossens

Hoofdstuk IV: De praktijk

Wetenschappelijke studies op basis van schoolarchief Thomas Buerman

Rijk en gevarieerd: het archief van het Klein Seminarie van Roeselare Johan Strobbe

Aandacht voor het eigen verleden: archief- en erfgoededucatie in het GO! Sofi e Descamps

Bijlagen

Lexicon

Lijst met afkortingen

Bibliografi e

Page 4: Meester over mijn schoolarchief

2

Page 5: Meester over mijn schoolarchief

3

Dit handboek kwam tot stand in het kader van het Project Archiefbeheer en –Educatie binnen Vlaamse Onderwijsinstellingen met steun van de Vlaamse Overheid en in partnerschap met een aantal instellingen die wij voor hun ondersteuning willen danken. Het project werd opgestart door de vzw Diocesaan Schoolcomité Sint-Niklaas in het Sint-Jozef-Klein-Seminarie met de medewerking van het Centrum voor Religieuze Kunst en Cultuur, de Erfgoedcel Waasland, het stadsarchief van Sint-Niklaas, het Vlaams Secretariaat van het Katholiek Onderwijs en de Scholengemeenschap Sint-Nicolaas.

Wij bedanken Jürgen Vanhoutte, archivaris-consulent bij het Centrum voor Religieuze Kunst en Cultuur, Katlijn Vanhee, archivaris en informatiebeheerder binnen het Beleidsdomein Financiën en Begroting van de Vlaamse Overheid, Sonja Schaule, projectmedewerker Digitaal Depot binnen expertisecentrum DAVID1 vzw, Sofi e Descamps, archivaris van de Permanente Ondersteuningscel voor de Centra voor Leerlingenbegeleiding van het GO!, Roeland Verhaert, consulent wetenschappelijk werk in het stadsarchief Antwerpen, Petra Vanhoutte, stadsarchivaris van Diest, Caroline Vleugels, archivaris-consulente parochiearchieven bij het Centrum voor Religieuze Kunst en Cultuur, drs. Thomas Buerman, Universiteit Gent, en Johan Strobbe, leraar geschiedenis en archivaris in het Klein Seminarie van Roeselare (auteurs), Patrick Braem, leerkracht aan het Sint-Jozef-Klein-Seminarie (illustraties), Carine Goossens, archivaris in het gemeentearchief van Beveren en het archief De Bergeyck (redactie), en Lea Verheyen, zaakvoerder van Letteraap GCV (vormgeving) voor hun medewerking aan de totstandkoming van deze publicatie.

Voor de bijdrage over archief- en erfgoedinitiatieven binnen het GO! onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap danken wij ook uitdrukkelijk de diverse erfgoedcellen, de GO!-medewerkers van de sector Internationalisering (Veerle De Troyer en Jens Vermeersch) en de contactpersonen van de scholen van het GO! voor de informatie die ze leverden (onder meer Koninklijk Atheneum Antwerpen, Koninklijk Atheneum Erasmus Deinze-De Pinte, de werkgroep oud-gedienden van het Rijksonderwijs (Gemeenschapsonderwijs) Dendermonde die verantwoordelijk zijn voor de herinnering aan het 50-jarig bestaan van het Rijkstechnisch onderwijs in 2006 en de 125ste verjaardag van het Rijksonderwijs Dendermonde in 2007, Koninlijk Atheneum I Hasselt, Koninklijk Technisch Atheneum Deurne).

Het handboek is opgevat als een praktische gids voor schooladministraties en archiefverantwoordelijken die de uitdagingen en de methodologie van het document- en archiefbeheer toelicht. Om het geheel ruimer te kaderen, illustreren we met concrete voorbeelden eveneens de wetenschappelijke en educatieve waarde van archieven en cultureel erfgoed.

1 DAVID is het acroniem voor Digitale archivering in/voor Vlaamse instellingen en diensten

Woord vooraf Koen Verstraeten

Page 6: Meester over mijn schoolarchief

4

Page 7: Meester over mijn schoolarchief

5

Archiveren: bezigheidstherapie of absolute noodzaak?

“Archiveren staat gelijk aan begraven; dat is zo ongeveer het beeld dat veel mensen bij het lezen van dit woord zullen hebben. Je archiveert een document als je het niet meer nodig hebt, maar het vaak om onduidelijke redenen toch niet wilt weggooien. Een archief is zo vooral een verzameling van paperassen die eigenlijk overbodig zijn.”1 Op deze manier wordt in heel wat organisaties – of het nu om privébedrijven of overheidsinstanties gaat – over archief of archiveren gedacht. In de dagelijkse gang van zaken komt de zorg voor het archief over het algemeen op de laatste plaats: er is geen tijd voor, er is altijd wel iets dringender te doen, er zijn geen mensen en middelen beschikbaar, er is simpelweg geen plaats. In een moderne onderwijsinstelling gelden deze argumenten nog in het kwadraat. Het naar behoren vervullen van de onderwijstaken is op zich al tijdrovend genoeg. Het onderhoud van het schoolarchief heeft hierdoor zowat de laagste prioriteit.

De dagelijkse schoolactiviteiten lopen ook niet in het honderd als het archief niet vlekkeloos wordt bijgehouden. Tot op het moment dat die factuur van de aankoop van de computers voor het Open Leercentrum (OLC) moet worden opgediept, om na te gaan hoe lang geleden ze werden aangekocht en wanneer ze aan vervanging toe zijn. Of dat de originele plannen van de schoolvleugel uit de jaren 1970 moeten worden geraadpleegd om er de elektriciteitsleidingen op terug te vinden. En wat te doen wanneer een afgestudeerde van het schooljaar 1982-1983 voor een sollicitatie een vervangingsattest nodig heeft voor zijn/haar diploma dat bij een woningbrand verloren ging? Als die oud-leerling bovendien afstudeerde aan een school die ten gevolge van een fusie niet langer als afzonderlijke onderwijsinstelling bestaat, wordt het vaak zoeken naar de spreekwoordelijke speld in de administratieve hooiberg.

Wie archiveert, die vindt

Binnen het kader van effi ciënt timemanagement heeft men berekend dat mensen 25 procent of meer van hun tijd bezig zijn met het zoeken naar documenten die ergens op hun bureau of in een kast slingeren.2 De tijdswinst die een degelijk geklasseerd archief een organisatie op termijn kan opleveren, is op die manier snel berekend. In een goed geordend archief moet het in principe mogelijk zijn om binnen de vijf minuten een welbepaald document terug te vinden. Zo bekeken is regelmatig archiveren dus een tijds- en kostenbesparende maatregel. Essentieel is dat relevante informatie zo snel en effi ciënt mogelijk kan worden teruggevonden. Dit geldt overigens niet enkel voor papieren documenten. Ook in de digitale chaos van de eigen computer of de gemeenschappelijke server komt het erop aan om de eindversie van een welbepaald Wordbestand of een specifi eke e-mail meteen te kunnen opdiepen. Een logisch opgebouwde mappenstructuur en versiebeheer van digitale documenten zijn daarvoor van cruciaal belang.

Inleiding Jürgen Vanhoutte

Page 8: Meester over mijn schoolarchief

6

Niet àlles moet worden bijgehouden

Het snel terugvinden van de juiste informatie veronderstelt ook dat enkel het essentiële wordt bijgehouden. De huidige mogelijkheden op het gebied van tekstverwerking en -vermenigvuldiging zorgen immers voor een stortvloed aan documenten. Archiveren betekent evengoed het wegwerken van overbodig materiaal om orde te scheppen. Elke cent die is uitgegeven aan het onnodig bewaren van documenten had beter besteed kunnen worden.3 Het moeilijkst blijkt te bepalen welke documenten moeten worden bijgehouden en welke documenten meteen of op termijn kunnen worden weggegooid. In een aantal gevallen zijn hiervoor ook wettelijke richtlijnen vastgelegd. De als bijdrage bij deze handleiding opgenomen selectielijst bundelt een aantal van deze bepalingen en kan als richtinggevend document worden gebruikt4.

Een permanente (beleids)opdracht

Zoals voor veel investeringen geldt, is het effect van een doorgedreven archivering niet meteen voelbaar. Scholen en andere organisaties hebben op dit gebied vaak een grote achterstand weg te werken. Het archiefklassement van de huidige directie en administratieve ploeg is meestal wel redelijk geordend, temeer omdat het nog regelmatig wordt geraadpleegd. In dit laatste geval is er ook iemand in de school aanwezig die weet hoe het archief is opgebouwd en waar bepaalde documenten kunnen worden teruggevonden. Maar wat met het archief van vorige directies waarvan niemand nog de ordening kent, laat staan van scholen die pas later met de huidige onderwijsinstelling zijn gefusioneerd? Met terugwerkende kracht moet ook dit materiaal in het schoolarchief worden ingepast.

Een school blijft bovendien documenten produceren. Elk schooljaar opnieuw zorgt de komst van nieuwe leerlingen voor de opstart van een hele papiermolen. Daarom moeten richtlijnen worden uitgewerkt voor toekomstgericht archiveren. Vervolgens moeten ze binnen de volledige onderwijsinstelling consequent worden doorgevoerd en toegepast. Het heeft immers geen zin om binnen de schooladministratie bepaalde afspraken te maken over de archivering van de notulen van de delibererende klassenraden als die door het onderwijzend personeel niet worden opgevolgd. Een belangrijke taak is daarom ook weggelegd voor de directies en de schoolbesturen. Zij zijn het die beslissen om van archivering binnen de scho(o)l- (engemeenschap) een belangrijke beleidsoptie te maken en in samenwerking met de schooladministratie(s) een archiefbeleid te ontwikkelen.

Page 9: Meester over mijn schoolarchief

7

Archief en archiveren: waar het om gaat

Bij archiveren staat het effi ciënt beheren van informatie centraal. Deze informatie zit vervat in documenten van verschillende aard. Niet alle documenten zijn evenwel archiefdocumenten. Niet allemaal moeten ze in een (school)archief terechtkomen. Wat maakt dat het ene document voor archivering in aanmerking komt en het andere niet? Een voorbeeld uit de dagelijkse schoolpraktijk kan misschien het één en ander verduidelijken.

Werkprocessen

Bij de inschrijving van een nieuwe leerling in het eerste jaar van het secundair onderwijs, wordt allereerst van de leerling en zijn/haar ouders verwacht dat ze een inlichtingenblad invullen, met daarin de nodige gegevens betreffende de naam, de geboorteplaats- en datum, de nationaliteit, het rijksregisternummer, adresgegevens en telefoon, de identifi catiegegevens van de ouders, de gezinssamenstelling, de gegevens van de vorige school enzovoort. Daarnaast moeten zij ook een getuigschrift van het basisonderwijs, een kopie van het laatste jaarrapport en eventueel een kopie van de SIS- of identiteitskaart indienen. Op basis van deze documenten maakt de schooladministratie per leerling een individuele leerlingensteekkaart aan. De leerling en zijn/haar ouders moeten ook een exemplaar van het schoolreglement voor akkoord ondertekenen. Al deze documenten komen uiteindelijk terecht in een persoonlijk administratief dossier dat per leerling gedurende de hele schoolloopbaan zal worden bijgehouden en aangevuld.

Wat hierboven wordt beschreven, is het geheel van handelingen die er uiteindelijk toe leiden dat een leerling in een welbepaalde school wordt ingeschreven. Dit geheel van handelingen noemen wij ook wel een proces of werkproces. Het werkproces dat hierboven werd beschreven, is de inschrijving van een nieuwe leerling. Hierbij komt nogal wat papierwerk kijken. Verschillende documenten moeten immers worden aangemaakt vooraleer een leerling defi nitief in een school is ingeschreven. En dit is nog maar het begin. Zolang de leerling school blijft lopen zal een veelvoud aan documenten worden opgemaakt om zijn/haar studieresultaten en schoolloopbaan op te volgen (oriënteringsattesten, getuigschriften enzovoort). Ook deze opvolging kan als een werkproces worden beschouwd. Tijdens de dagelijkse werking van een school worden honderd en één werkprocessen vervuld: van het bijhouden van de schoolboekhouding tot de (permanente) evaluatie van leerlingen, van de organisatie van extra-curriculaire of buitengewone scolaire activiteiten tot het personeelsbeheer, van de planning van lessen en lesinhouden tot het in stand houden en uitbreiden van de schoolgebouwen, het bestellen van lesmateriaal. In het kader van al deze activiteiten

Page 10: Meester over mijn schoolarchief

8

worden telkens documenten van allerlei vorm en aard aangemaakt.

Archiefdocumenten

Archiefdocumenten (ook wel archiefstukken genoemd) zijn documenten die in het kader van dergelijke werkprocessen binnen de eigen onderwijsinstelling zijn aangemaakt of door de school zijn ontvangen en moeten worden bewaard om naderhand te kunnen worden bevraagd. Ze vervullen een actieve, elementaire rol bij de uitvoering van werkprocessen en de controle daarop. Het zijn de bouwstenen en de schakels van de administratieve processen en ze dienen tevens ter bewijs van wat er in die werkprocessen is gebeurd. Om latere bevraging mogelijk te maken, moeten ze worden bewaard en kunnen worden teruggevonden. Dus moeten ze worden gearchiveerd5. Opnieuw een voorbeeld uit de schoolpraktijk om dit te verduidelijken.

Na de telling van het aantal leerlingen in oktober en vóór de februaritelling controleert de verifi cateur van het Departement Onderwijs de administratieve leerlingendossiers. Speciale aandacht besteedt hij/zij daarbij aan die leerlingen die na het eerste jaar nieuw werden ingeschreven. Hij/zij controleert onder meer of deze dossiers alle nodige documenten bevatten (oriënteringsattesten, fotokopieën van studiebewijzen, Gelijke onderwijskansen (GOK)-formulieren enzovoort) en of de betrokken leerlingen wel in een richting zitten waarin ze les mogen volgen. Bij eventuele discussie omtrent dit laatste wordt nagegaan of hierover een toelatingsklassenraad heeft plaatsgevonden. Ook de afwezigheidsbewijzen worden gecontroleerd om langdurige afwezigheden, onderwijs aan huis, problematische afwezigheden enzovoort te verantwoorden. Nieuw is dat de verifi cateur nu ook in september de getuigschriften van het vorig schooljaar komt natellen en de notulen van de delibererende klassenraden komt nakijken.

Op dezelfde manier moet – zoals in de hierboven aangehaalde voorbeelden – in de factuur van de computers van het OLC de datum van aankoop kunnen worden teruggevonden, moet aan de hand van de plannen van de schoolvleugel van de jaren 1970 de locatie van de elektriciteitsleidingen kunnen worden achterhaald en moet het diploma van de oud-leerling kunnen worden opgediept om een vervangend attest op te maken. De (amateur)historicus op zoek naar de geografi sche spreiding van de ingeschreven leerlingen in de jaren 1950 zal de leerlingenlijsten of het palmares uit die periode dan weer op een heel andere manier bevragen. Bevraging van archiefdocumenten achteraf heeft met andere woorden dus niet altijd louter met administratieve controle te maken.

Archiefdocumenten of archiefstukken zijn dus altijd procesgebonden documenten, dit wil zeggen documenten verbonden met welbepaalde werkprocessen die zich binnen de school afspelen. Volgende

Page 11: Meester over mijn schoolarchief

9

elementen hebben geen enkele invloed op het feit of een document al dan niet een archiefdocument is6:■ datum: de ouderdom van het document speelt geen enkele rol. Zowel het leerlingenpalmares uit de

jaren 1950 als de e-mail van twee minuten geleden kunnen archiefstukken zijn. Ook de bewaartermijn van een bepaald document bepaalt niet of dit document al dan niet een archiefdocument is. Sommige archiefdocumenten moeten bijvoorbeeld maar 5, 10 of 20 jaar worden bijgehouden en kunnen/moeten daarna worden vernietigd. Andere archiefstukken moeten permanent worden bewaard.

■ vorm: handgeschreven documenten, geprinte, gedrukte, gestencilde of gefotokopieerde teksten maar ook kaarten, plattegronden, tekeningen, foto’s, fi lmrollen, geluidsbestanden, computerbestanden, e-mails enzovoort kunnen volwaardige archiefdocumenten zijn. Zelfs voorwerpen kunnen archiefdocumenten zijn. Modellen en maquettes die architecten maken voor het ontwerp van een bouwwerk hebben eenzelfde functie in het totale bouwproces als ontwerptekeningen en bestekken.

■ drager: archiefstukken kunnen op gelijk welke materiële drager voorkomen zoals bijvoorbeeld van papier en perkament tot fotogevoelige laag, dvd of harde schijf.

Documentatie: waar het niét om gaat

Veel documenten zijn evenwel geen archiefdocumenten. Over het algemeen duidt men deze documenten aan met de term documentatie. Handboeken, informatiebrochures, reclamefolders enzovoort zijn meestal in grote oplage gedrukt om verkocht en/of verspreid te worden. Ze bevatten meestal heel wat informatie die voor de werking van de school nuttig kan zijn. Vaak worden ze daarom ook kortere of langere tijd op het schoolsecretariaat, in de documentatiekast van de leraarskamer of in de schoolbibliotheek bijgehouden. Tóch zijn het geen archiefdocumenten. Dit omdat het geen procesgebonden documenten zijn. Ze zijn immers niet tot stand gekomen in het kader van een werkproces of activiteit binnen de onderwijsinstelling zelf of niet specifi ek voor de school bedoeld. Deze documenten werden door externe bedrijven, instanties of organisaties aangemaakt en over meerdere scholen verspreid of aan hen verkocht. Ze vervullen ook zelden een actieve, elementaire rol bij de uitvoering van werkprocessen en dienen evenmin ter staving van wat er in die werkprocessen is gebeurd7. Ze kunnen wel voor bepaalde werkprocessen richtinggevend of informatief zijn (geweest). En ze kunnen ook verband houden met bepaalde archiefdocumenten.

Page 12: Meester over mijn schoolarchief

10

Zo zal de onderwijsinspecteur voor het vak Geschiedenis tijdens een doorlichting nooit de vakgebonden eindtermen van het Departement Onderwijs of het gebruikte geschiedenishandboek nakijken om te achterhalen of een leraar doorheen het schooljaar bepaalde lesinhouden al dan niet aan zijn leerlingen heeft onderwezen. Wel gaat hij/zij daartoe het door de leraar zelf opgestelde jaarplan opvragen, de schoolagenda waarin hij de onderwezen lesinhouden heeft genoteerd en eventueel ter controle de schoolagenda van een aantal leerlingen. Desnoods kunnen ook schriften, huistaken en modelwerkstukken van leerlingen, of toetsen en examens worden opgevraagd. De eindtermen Geschiedenis en het gebruikte geschiedenishandboek zijn uiteraard wel richtinggevend voor het jaarplan dat de leraar moet opstellen en de lesinhouden die hij moet onderwijzen. Het jaarplan en de vermeldingen in de schoolagenda moeten in zekere zin ook naar deze eindtermen en/of het handboek verwijzen. De in schriften, huistaken en examens verwerkte leerstof en oefeningen evenzeer. Er is met andere woorden wel een verband tussen al deze documenten. Toch dienen de eindtermen en/of het handboek niet ter staving van het feit of bepaalde lesinhouden al dan niet werden onderwezen. Het jaarplan, de schoolagenda’s, cursussen, huistaken, examens enzovoort wel. Eindtermen en handboeken zijn daarom geen archiefdocumenten. Jaarplannen, schoolagenda’s, cursussen, huistaken, examens enzovoort wel. Laatstgenoemde documenten moeten een tijdlang worden bijgehouden om achteraf te kunnen worden bevraagd. Wat daarom niet wil zeggen dat ze allemaal (soms enkel een steekproef of specimen) en altijd (soms maar tot het einde van het schooljaar) moeten worden bijgehouden. Een exemplaar van de eindtermen of een handboek worden door de school en/of de leraar in kwestie enkel bijgehouden zolang ze niet door nieuwe zijn vervangen.

Op dezelfde manier zal ook de verifi cateur niet de wetgeving betreffende de boekhouding of de rondzendbrieven van het Departement Onderwijs gaan controleren om na te gaan of het fi nancieel beheer van de school in orde is en of leerlingen correct werden ingeschreven. Hij zal de boekhouding en de inschrijvingsregisters zelf opvragen. Evenmin is de hierboven vermelde verantwoordelijke van het OLC iets met een reclamefolder van de computers die enkele jaren geleden werden aangekocht, maar wel met de eigenlijke bestelbon, is de elektricien iets met een studie over schoolarchitectuur in de jaren 1970, maar wel met de eigenlijke bouwplannen, is de oud-leerling iets met een leeg sjabloon voor het opmaken van diploma’s, maar wel met een geauthentifi ceerd afschrift van het exemplaar van zijn/haar diploma dat op de school berust. Een beetje (amateur)historicus die zichzelf au sérieux neemt zal de gegevens over de geografi sche rekrutering van de school in de jaren 1950 ook niet klakkeloos uit secundaire literatuur overschrijven, maar de leerlingenlijsten en palmaressen van die periode zelf nakijken.

Publicaties worden over het algemeen als documentatie beschouwd en niet als archief. Uitzondering daarop vormen de publicaties die door de school zelf zijn opgesteld: schoolkranten of -tijdschriften, nieuwsbrieven, prospectussen en infofolders van de onderwijsinstelling zijn uiteraard wel archiefdocumenten. Hiervan worden maximum één of twee exemplaren in het schoolarchief bewaard. De voorraad bestemd om te verspreiden, wordt best vernietigd wanneer hij niet meer nodig is. Ook alle voorbereidende documenten (voorbereidende nota’s en concepten, tekst- en beeldbestanden, offertes van de drukker, drukproeven,

Page 13: Meester over mijn schoolarchief

11

verbeteringen) worden dossiersgewijs per publicatie bijgehouden. Wanneer leraars of andere personeelsleden van de school in het kader van hun functie aan bepaalde publicaties (bijvoorbeeld handboeken) hebben meegewerkt, dan kan daarvan eventueel ook één exemplaar, samen met de voorbereidende documenten, in het schoolarchief worden bijgehouden. Sommige onderwijsinstellingen bewaren ook de publicaties die oud-leerlingen of -leraars met enige naamsbekendheid als privépersoon hebben uitgegeven (bijvoorbeeld romans, dichtbundels, historische studies). Deze worden evenwel niet als archief, maar als documentatie beschouwd.

Archiefbestand en archiefvormer

Verder bouwend op de defi nitie van een archiefdocument kan een archief of archiefbestand vervolgens worden gedefi nieerd als een geheel van archiefdocumenten die door één organisatie, één persoon of één groep van personen (bijvoorbeeld familie, vereniging) werden opgemaakt of ontvangen. De organisatie, persoon of groep van personen die deze archiefdocumenten heeft opgemaakt of ontvangen, wordt ook wel een archiefvormer genoemd. Eén archiefbestand is altijd door één archiefvormer gevormd, nooit door meerdere. Archiefbestanden die door afzonderlijke archiefvormers werden samengesteld, mogen ook nooit met elkaar worden vermengd.

Het archief van het Sint-Jozef-Klein-Seminarie te Sint-Niklaas is bijvoorbeeld een ander archiefbestand dan het archief van de Sint-Rochusschool die er in 2002 mee samensmolt. Tot aan de fusie vormde de Sint-Rochusschool immers een aparte organisatie, die zijn eigen archief vormde. Het archiefbestand van de Sint-Rochusschool tot aan de fusie moet dan ook duidelijk onderscheiden worden en blijven van het archiefbestand van het Sint-Jozef-Klein-Seminarie, ook al wordt het archief van de Sint-Rochusschool sinds 2002 op het Sint-Jozef-Klein-Seminarie bewaard. Beide archiefbestanden mogen nooit door elkaar worden gehaald. Hetzelfde geldt voor de oud-leerlingenbond die aan het Sint-Jozef-Klein-Seminarie is verbonden. Hoe innig de band ook moge zijn, de oud-leerlingenbond vormt een aparte (feitelijke) vereniging los van de school en vormt dus zijn eigen archief, dat opnieuw – voor zover het op de school wordt bewaard – duidelijk van het eigenlijke schoolarchief moet worden onderscheiden. Het privéarchief van één van de collegedirecteurs die onder meer sterk geëngageerd was in enkele Sint-Niklase cultuurorganisaties, vormt opnieuw een afzonderlijk archiefbestand. Ook archieven van Psycho-Medisch-Sociale-Centra (PMS) en Centra voor Leerlingenbegeleiding (CLB) vormen – voor zover deze in scholen worden bewaard – aparte archiefbestanden die niet met schoolarchief mogen worden vermengd.

Page 14: Meester over mijn schoolarchief

12

Ordening van archieven

Per archiefvormerZonder al te zeer op de verdere inhoud van de handleiding te willen vooruitlopen, kan hierop aansluitend reeds kort iets worden gezegd over de ordening van archieven. Archiefbestanden worden allereerst gerangschikt per archiefvormer.

In het voorbeeld zoals hierboven vermeld worden de archiefdocumenten opgemaakt of ontvangen door de Sint-Rochusschool vóór de fusie dus afgesplitst van de archiefdocumenten opgemaakt en ontvangen door het Sint-Jozef-Klein-Seminarie. Op dezelfde manier worden de archiefdocumenten van de oud-leerlingenbond, het privéarchief van de collegedirecteur, het PMS/CLB-archief enzovoort elk apart gerangschikt. Let wel: in het archief van het Sint-Jozef-Klein-Seminarie kunnen voorbereidende documenten zitten met betrekking tot de fusie met de Sint-Rochusschool, of brieven die naar de directie werden opgestuurd door de voorzitter van de oud-leerlingenbond, of samenwerkingsovereenkomsten met het CLB. Omdat deze documenten binnen de dagelijkse werking van het Sint-Jozef-Klein-Seminarie werden opgemaakt óf ontvangen, behoren ze tot het archief van het Sint-Jozef-Klein-Seminarie. Op dezelfde manier maken de documenten opgemaakt of ontvangen door de Sint-Rochusschool nà de fusie deel uit van het archief van het Sint-Jozef-Klein-Seminarie. De Sint-Rochusschool is dan immers geen afzonderlijke school meer.

Per taak of activiteitBinnen elk archiefbestand worden de archiefdocumenten vervolgens gerangschikt volgens de verschillende taken en activiteiten van de archiefvormer. Grosso modo komt deze vorm van rangschikken neer op een ordening volgens de verschillende werkprocessen of groepen van werkprocessen die zich dagelijks in een school afspelen.

De voornaamste taak van een school is uiteraard onderwijs verstrekken, wat voornamelijk door het lesgevend personeel gebeurt. Maar daarnaast worden er op een school ook nog heel wat andere activiteiten ontplooid of taken vervuld die de onderwijstaak mogelijk maken. Zo moet voor de hele onderwijsinstelling – na overleg met en advies van alle betrokken partijen – een duidelijk beleid worden uitgetekend, moet daarnaast ook het dagelijks bestuur worden waargenomen en moet de administratieve ondersteuning van personeel en directie vlot kunnen verlopen. Een moderne onderwijsinstelling is tegenwoordig ook geen didactisch eiland meer. Verschillende samenwerkingsverbanden worden opgezet met andere onderwijsinstellingen (al dan niet binnen dezelfde scholengemeenschap), CLB’s, gemeentelijke en provinciale overheden en andere partners. Nationale en internationale (uitwisselings)projecten zijn eveneens reeds sterk ingeburgerd. Binnen de onderwijstaak van de school vormt de organisatie van de dagelijkse lessen dan weer een ander soort activiteit dan het opzetten van buitengewone scolaire activiteiten of het bijhouden van de leerlingenadministratie. Binnen de administratieve ondersteuning van personeel en directie vormen het bijhouden van de boekhouding en het fi nancieel beheer een andere activiteit dan het personeelsbeheer en het materieel beheer van de schoolgebouwen.

Page 15: Meester over mijn schoolarchief

13

In een goed georganiseerde (onderwijs)instelling worden deze verschillende taken en activiteiten (of werkprocessen en groepen van werkprocessen) door verschillende afdelingen en/of personen uitgevoerd. Idealiter komt de interne structuur of het organogram van de archiefvormer dus overeen met de verschillende taken en activiteiten die moeten worden vervuld.

Zo zal het algemeen beleid van de school in de eerste plaats door de Raad van Bestuur worden bepaald, zal de dagelijkse leiding in handen van de directie liggen, zal de administratieve ondersteuning door de medewerkers van het schoolsecretariaat worden vervuld, zal het lesgevend personeel instaan voor de onderwijstaak.

Over het algemeen is het echter zo dat één persoon en/of afdeling vaak meerdere taken of activiteiten te vervullen heeft of dat omgekeerd één taak of activiteit door meerdere personen en/of afdelingen samen worden vervuld.

Binnen de onderwijstaak wordt bijvoorbeeld de leerlingenadministratie in hoofdzaak door het schoolsecretariaat vervuld (in samenwerking met het lesgevend personeel), de organisatie van de dagelijkse lessen door het lesgevend personeel en de opzet van buitengewone scolaire activiteiten door beide samen.

De interne structuur of het organogram kan bovendien van (onderwijs)instelling tot (onderwijs)instelling sterk verschillen. De taken en activiteiten van verschillende onderwijsinstellingen zijn daarentegen vaak wél onderling vergelijkbaar. Dit maakte het de auteurs van deze handleiding mogelijk om een model van ordeningsschema of archiefschema voor schoolarchieven op te stellen. Je vindt het verder in deze handleiding terug8. Uiteraard is dit modelschema slechts richtinggevend en dient het per onderwijsinstelling nog aan de concrete situatie te worden aangepast.

Dossiersgewijs en/of chronologischBinnen elke rubriek of subrubriek die naar een taak of activiteit van de archiefvormer verwijst, worden de archiefdocumenten tenslotte dossiersgewijs en/of chronologisch gerangschikt. Dossiergewijze rangschikking houdt in dat alle archiefdocumenten die verband houden met éénzelfde zaak (bijvoorbeeld de aankoop van computers voor het OLC, een subsidieaanvraag voor een internationaal uitwisselingsproject, (ver)bouwdossiers, personeels- en leerlingendossiers) bij elkaar worden gehouden. Briefwisseling wordt vaak per bestemmeling en/of afzender gerangschikt. Reeksen van gelijkaardige documenten zoals verslagen van bestuurs- en personeelsvergaderingen, jaarrekeningen en -begrotingen en fi nanciële balansen worden in het algemeen chronologisch (of voor onderwijsinstellingen per schooljaar) geordend. Specifi ek voor scholen kan een rangschikking van sommige archiefdocumenten per graad, studierichting, leerjaar of klas eventueel ook gewenst zijn.

Page 16: Meester over mijn schoolarchief

14

Functies van archiveren

Uit het voorgaande is gebleken dat je niet louter en alleen archiveert omwille van de eeuwige waarde van archiefdocumenten. Je klasseert documenten in eerste instantie om dezelfde redenen als waarom je ze aanmaakt of ontvangt. Met name om je werk naar behoren te kunnen uitvoeren. Grosso modo worden documenten omwille van de volgende redenen gearchiveerd9:■ om de dagelijkse administratie te doen draaien (administratieve waarde): leerlingendossiers worden

bijgehouden om studieresultaten en de schoolloopbaan van leerlingen op te volgen, personeelsdossiers worden bijgehouden om de personeelsleden op een correcte manier te verlonen en hun anciënniteit te berekenen, verslagen van vergaderingen worden bijgehouden om op te volgen of bepaalde afspraken werden nagekomen, schoolreglementen, organogrammen, klassenoverzichten worden bijgehouden omwille van hun direct organisatorisch nut.

■ om bepaalde zaken te verantwoorden (verantwoordingswaarde): bepaalde archiefdocumenten worden een zekere tijd of permanent bewaard om te kunnen aantonen dat een taak of activiteit is uitgevoerd en/of waarom. Binnen de context van een school kan onder meer worden gedacht aan de inschrijvingsbewijzen van leerlingen, afwezigheidsbewijzen, de boekhouding, schoolagenda’s van leraars en/of leerlingen, notulen van de delibererende klassenraden, eindafrekeningen en -verslagen van gesubsidieerde projecten. Deze verantwoordingsstukken maken externe controle achteraf mogelijk.

■ om bepaalde zaken te kunnen bewijzen (bewijswaarde): garantiebewijzen, eigendomsaktes, facturen, briefwisseling betreffende de toekenning van subsidies, examenkopijen en diploma’s worden een zekere tijd of permanent bijgehouden omwille van hun juridische bewijswaarde bij eventuele latere betwistingen.

Dit noemt men ook wel de primaire functie van archiefdocumenten, die verband houdt met hun directe administratieve of wettelijke waarde. Daarnaast kan archief ook nog worden bijgehouden:■ als kennisbron en/of geheugensteun (informatieve waarde): wanneer werden die computers voor het

OLC nu weer aangekocht? Waar liggen de elektriciteitsleidingen in de schoolvleugel uit de jaren 1970? Wat werd er precies op die vergadering beslist? Hoe hebben we ook al weer de subsidies voor dat uitwisselingsproject aangevraagd? Te vaak wordt vergeten dat archief ook een kennisbron kan zijn. Na vijf jaar denkt niemand er meer aan een projectdossier na te lezen om te leren uit de ervaring die destijds werd opgedaan. Weten wat het archief aan potentiële kennis bevat, kan nochtans de effectiviteit van een organisatie sterk verhogen. Wanneer het menselijk geheugen tekort schiet, vormt het archief vaak de ideale geheugensteun.

■ omwille van de emotionele waarde: het bewaren uit emotionele overwegingen komt vooral voor bij persoonlijke documenten (schoolrapporten, dagboeken, liefdesbrieven, foto’s). Maar houden onderwijsinstellingen de oprichtingsakte, het allereerste schoolreglement, het gulden boek van de

Page 17: Meester over mijn schoolarchief

15

schoolfanfare, de oudste exemplaren van de schoolkrant, portretten van vroegere directeurs, klasfoto’s van de retorica uit de jaren 1960, fi lmfragmenten van het schooltoneel ook niet omwille van bepaalde emotionele redenen bij? Al was het maar voor de buitenwereld een jarenlange traditie van kwalitatief hoogstaand onderwijs hoog te houden. Vooral foto’s hebben vaak een sterke gevoelswaarde, als een visuele herinnering aan vroegere gebeurtenissen.

■ omwille van de historische waarde: voor wetenschappelijk, historisch en genealogisch onderzoek zijn goed bewaarde, aaneengesloten schoolarchieven van onschatbare waarde. Ze bieden een inkijk in die levensaspecten van heel wat bekende en minder bekende historische fi guren waarvan vaak zo weinig geweten is; de jeugd en de genoten opleiding. Ze laten toe de opvoedingsrealiteit, de scholingsgraad en de geografi sche mobiliteit van vroeger tijden te reconstrueren en/of te toetsen. Schoolarchieven vormen daarom een uniek onderdeel van het geheugen en het erfgoed van onze samenleving. Ze zijn evenwel ook sterk door de privacywetgeving beschermd.

Dit noemt men ook wel de secundaire functie van archiefdocumenten. Door het verstrijken van de tijd is het dagelijkse administratief nut of de wettelijke bewijswaarde van deze documenten grotendeels verdwenen, maar ze hebben er wel een bijkomende, meer tijdloze en permanente waarde bij gekregen.

De levensloop van een archiefdocument10

Ontstaan: dynamisch

De documenten die vandaag in het schoolsecretariaat, door de leraars of de directie, in het kader van projecten, tijdens lessen, vergaderingen en overlegmomenten, in papieren of digitale vorm nieuw worden aangemaakt of ontvangen, zijn morgen mogelijk reeds archiefdocumenten geworden. Bij aanvang worden ze nog bijna dagelijks gebruikt. Om ze makkelijk en snel te kunnen raadplegen worden deze documenten op het kantoor van de directie, in het schoolsecretariaat of in een kast of kantoor elders in de school in een eerste, voorlopig of dynamisch klassement bijgehouden. Eventueel staan ze nog op de harde schijf of werden ze reeds in de mappenstructuur op de schoolserver opgeslagen. Op dit moment bevinden de archiefdocumenten zich in hun dynamische fase. Hun direct administratief nut is nog zeer hoog. Bepaalde dossiers zijn nog in behandeling en daarom ook niet volledig. Het opbergen van de documenten in een eerste logisch en gebruiksvriendelijk klassement of digitale mappenstructuur noemen we documentbeheer.

Page 18: Meester over mijn schoolarchief

16

Tussenstadium: semi-dynamisch of semi-statisch

Wanneer een bepaalde taak of activiteit is afgerond of een bepaald dossier is afgehandeld en afgesloten, worden sommige archiefdocumenten tóch nog een tijdlang in het dynamisch klassement van het schoolsecretariaat bijgehouden. Ze worden niet meer dagelijks geraadpleegd. Hun direct nut voor het dagelijks functioneren van de schooladministratie (administratieve waarde) is sterk afgenomen. Wel worden ze nog bijgehouden om:■ bepaalde zaken achteraf te kunnen bewijzen of verantwoorden (bewijs- en verantwoordingswaarde)■ er af en toe bepaalde informatie uit te kunnen opdiepen (informatieve waarde)

De archiefdocumenten bevinden zich op dit moment in hun semi-dynamische of semi-statische fase. Van het dynamisch klassement in het schoolsecretariaat verhuizen deze documenten na verloop van tijd naar een afzonderlijke archiefruimte. Digitale documenten kunnen eventueel op een speciaal daartoe voorziene (externe) harde schijf worden geplaatst of in een op de schoolserver aangemaakte archiefmap. Idealiter is er ook een verantwoordelijke aangesteld die in samenspraak met de schooladministratie de archiefruimte en/of -server beheert. Eenmaal de archiefdocumenten aan de archivaris zijn overgedragen, valt het bijhouden ervan onder zijn/haar verantwoordelijkheid.

Eindstadium: statisch of historisch

Het eindstadium wordt bereikt wanneer de archiefdocumenten na verloop van tijd hun administratief nut volledig hebben verloren. Ook als verantwoordingsstukken moeten ze niet meer worden bijgehouden. Tenzij ze een blijvende bewijswaarde (bijvoorbeeld eigendomscontracten, diploma’s) hebben, kan een deel van deze documenten na het afl open van de wettelijk verplichte bewaartermijn zelfs worden vernietigd. Een andere reden om bepaalde documenten tóch permanent in het schoolarchief te blijven bewaren, is de mogelijk waardevolle informatie zijn voor genealogisch, historisch of wetenschappelijk onderzoek. Vergeet hierbij ook de emotionele component niet!

De archiefdocumenten genieten van een welverdiende rust en bevinden zich in hun statische of historische fase. Ze worden niet langer aangepast of bewerkt door de dienst of persoon die ze heeft opgemaakt of ontvangen. Na het selecteren van die documenten die kunnen worden vernietigd, wordt wat overblijft eeuwig bewaard. Indien dit nog niet is gebeurd, worden de documenten op dit moment defi nitief naar een speciaal daartoe ingerichte archiefruimte overgebracht. Digitale documenten worden naar een digitaal archiefdepot – eventueel een afzonderlijke archiefserver – gekopieerd. De selectie van te bewaren en te

Page 19: Meester over mijn schoolarchief

17

vernietigen archiefdocumenten, het verwijderen van documentatie, dubbels en andere overbodige informatie, de defi nitieve ordening van het papieren en digitale archief in een logische (mappen)structuur kan het best gebeuren door een daartoe opgeleide archiefverantwoordelijke of archivaris die zowel vertrouwd is met de wettelijk verplichte bewaartermijnen van bepaalde documenten, als met de eisen van het genealogisch en historisch-wetenschappelijk onderzoek en de bijhorende privacy- en openbaarheidsproblematiek.

Het permanent opbergen en bewaren van documenten in een defi nitief archiefklassement en alle werkzaamheden die daarbij komen kijken, noemen we archiefbeheer. Het spreekt voor zich dat hoe meer het klassement van de archiefdocumenten in hun dynamische fase is afgestemd op de uiteindelijke ordening van het statisch of historisch archief en vice versa, hoe vlotter de overdracht en archivering van documenten zal gebeuren. De archiefverantwoordelijke wordt daarom best van bij het begin ook betrokken bij het opstellen van een logisch en gebruiksvriendelijk dynamisch klassement.

Naar het schema in SCHOUPS I. e.a. (ed.), Wie klasseert, die vindt. Hedendaags document- en archiefbeheer in besturen en organisaties, 2008, p. 7.

Levensloop archief

schoolsecretariaatbureau directeur

(dynamisch archief)

archiefruimte(semi-dynamisch)

archiefdienst(statisch)

Archief wordt gevormd, geordend en opgeborgen in het klassement of in de mappenstructuur

Dossiers hebben nog administratieve waarde, maar worden niet meer actief gebruikt

Einde administratief nut: wat bewaren, wat vernietigen?

Ter beschikking stellen voor wetenschappelijk onderzoek

Page 20: Meester over mijn schoolarchief

18

De volgende leerlinggebonden documenten is een school verplicht aan te maken en korte of langere tijd bij te houden: een aanwezigheidsregister, de administratieve leerlingendossiers, verklaringen op eer (als element van het administratief leerlingendossier), afwezigheidsbewijzen, evaluatiedocumenten, de individuele leerlingensteekkaarten, een inschrijvings- en aanmeldingsregister, de klas- of schoolagenda’s, de notulen van de delibererende klassenraden, de pedagogische dossiers van de leerlingen, de processen-verbaal met de lijst van de geslaagde en de niet-geslaagde leerlingen, de registratiefi ches van eventuele afwezigheden met de bijhorende codes, schriften, huistaken en modelwerkstukken en het stamboekregister. Deze documenten ontstaan binnen de dagelijkse werking van de schooladministratie. Een groot aantal ervan wordt op het schoolsecretariaat bijgehouden en aanvankelijk quasi dagelijks gebruikt (bijvoorbeeld het aanwezigheidsregister). Andere dossiers worden doorheen de schoolloopbaan van de leerlingen systematisch aangevuld (bijvoorbeeld de administratieve leerlingendossiers, de pedagogische dossiers van de leerlingen). Deze documenten bevinden zich op dat moment nog in hun dynamische fase. Bepaalde archiefdocumenten verliezen al vrij snel hun direct administratief nut, maar moeten voorlopig nog worden bewaard om controle achteraf mogelijk te maken (bijvoorbeeld afwezigheidsbewijzen, de klas- of schoolagenda’s) of om bij latere betwisting als bewijs te kunnen dienen (bijvoorbeeld evaluatiedocumenten, notulen van de delibererende klassenraden). Over het algemeen worden deze documenten verzameld en/of bijgehouden op het schoolsecretariaat, ofwel – gezien de grote hoeveelheden – in een afzonderlijke ruimte (eventueel archiefruimte) gestockeerd, al of niet onder de hoede van een archiefverantwoordelijke. De documenten bevinden zich op dit moment in hun semi-dynamische of semi-statische fase. Afhankelijk van de verplichte bewaartermijnen verliezen de meeste van de hierboven vermelde archiefdocumenten na 1, 5, 15 of maximum 30 jaar hun bewijs- of verantwoordingswaarde. Als ze geen enkele meerwaarde bieden voor genealogisch, historisch of wetenschappelijk onderzoek, kunnen deze documenten zonder probleem worden vernietigd. Omwille van privacyredenen móeten heel wat documenten na verloop van tijd ook worden vernietigd (bijvoorbeeld de administratieve leerlingendossiers, de pedagogische dossiers van de leerlingen). Indien een school bepaalde privacygevoelige documenten na het verstrijken van de wettelijke bewaartermijn tóch nog wenst bij te houden, moeten de gegevens worden geanonimiseerd. Hierdoor zal de bruikbaarheid van het archief voor historisch onderzoek uiteraard verminderen. De enige leerlinggebonden documenten die een school volgens de huidige richtlijnen eventueel onbeperkt in het historisch of statisch archief kán bijhouden zijn de notulen van de delibererende klassenraden en de processen-verbaal met de lijst van de geslaagde en de niet-geslaagde leerlingen. Dit laatste is evenwel niet verplicht.

Page 21: Meester over mijn schoolarchief

19

1 HORSMAN P. J., Archiveren. Een inleiding. Archiefschoolschrift 1. Stichting Archiefpublicaties, Den Haag, 2004, p. 13.2 Idem, p 13.3 Idem, p. 14.4 Zie aparte bijlage5 HORSMAN P. J., Archiveren. Een inleiding. Archiefschoolschrift 1. Stichting Archiefpublicaties, Den Haag, 2004, p. 21.6 Idem, p. 21-22. SCHOUPS, I. e.a. (ed.) Wie klasseert, die vindt. Hedendaags Document- en archiefbeheer in besturen

en organisaties. Brussel, 2008, p. 2.7 HORSMAN P. J., Archiveren. Een inleiding. Archiefschoolschrift 1. Stichting Archiefpublicaties, Den Haag, 2004, p. 21.8 Zie p. 90-93 (huidige pagina’s archiefschema)9 SCHOUPS I. e.a. (ed.), Wie klasseert, die vindt. Hedendaags Document- en archiefbeheer in besturen en organisaties.

Brussel, 2008, p. 8. HORSMAN P. J., Archiveren. Een inleiding. Archiefschoolschrift 1. Stichting Archiefpublicaties. Den Haag, 2004, p. 16-17. VERSCHELDE M., Zakboekje archiveren. Brugge, 2004, p. 13.

10 SCHOUPS I. e.a. (ed.), Wie klasseert, die vindt. Hedendaags Document- en archiefbeheer in besturen en organisaties. Brussel, 2008, p. 6-7. VERSCHELDE M., Zakboekje archiveren. Brugge, 2004, p. 13-14.

11 Ministeriële omzendbrief SO/2003/02 van 15 april 2003 betreffende Bewaartermijn van leerlinggebonden documenten en Ministeriële omzendbrief SO 70 van 3 juli 2000 betreffende Registratie van leerlingen secundair onderwijs

Page 22: Meester over mijn schoolarchief

20

Page 23: Meester over mijn schoolarchief

Hoofdstuk I:Dynamisch archief Orde en structuur in de schooladministratie Beheren van digitale archiefdocumenten: uitdagingen en tips

Page 24: Meester over mijn schoolarchief

22

Page 25: Meester over mijn schoolarchief

1

23

Informatiemanagement

Voor een dienstverlenende organisatie zoals een onderwijsinstelling is informatie core business. Op elk moment staat informatie centraal. Een school verzamelt, produceert en verwerkt voortdurend analoge en digitale informatie – of administratie – ter ondersteuning van haar kernopdracht.

Net als elke organisatie wordt ook een school geconfronteerd met de uitdaging om de juiste informatie in de juiste hoeveelheid, op het juiste tijdstip op de juiste plek te consulteren. Daarom is een goed beheer ervan cruciaal.

Wanneer administratie goed wordt beheerd, is deze zowel voor de eigen administratie beschikbaar ter ondersteuning van de interne bedrijfsprocessen, maar ook goed toegankelijk voor het afl eggen van publieke verantwoording.

Dat administratie vlot toegankelijk moet zijn binnen een organisatie betekent dat de stukken niet zomaar mogen rondslingeren. Ze moeten geordend en geklasseerd worden, én dat van bij de opmaak of de ontvangst ervan! Orde aanbrengen in een administratie is een zaak van de vormer, de dossierbehandelaar.

Ordeningsprincipes

Administratie wordt best op een systematische manier geordend. Er bestaan verschillende ordeningsprincipes, maar niet alle principes zijn echter even valabel om toe te passen op de ordening van administratie.

Een volledige schooladministratie chronologisch ordenen in één doorlopend klassement is – zoals je al kan vermoeden – geen goede optie. Dit zou betekenen dat alle administratie die je op dag één hebt aangemaakt of ontvangen, moet geordend worden vóór de administratie die je op dag twee produceert.

Een alfabetische of thematische ordening is evenmin aan te bevelen. Deze onorthodoxe ordeningsprincipes zouden ervoor zorgen dat administratie die voortvloeit uit éénzelfde taak of opdracht volledig los van elkaar geordend wordt. Het wordt dan onmogelijk om administratie – met betrekking tot die ene opdracht – vlot terug te vinden, laat staan om ze samen te raadplegen of te interpreteren, te begrijpen. Elke vorm van context gaat verloren.

Door een ordeningsstructuur voor archief op te zetten die nauw verband houdt met het takenpakket van een organisatie, combineer je in één geheel heel wat voordelen. Je creëert eerst en vooral een heel stabiele

Orde en structuur in de schooladministratie Katlijn Vanhee

Page 26: Meester over mijn schoolarchief

24

ordeningsstructuur. Doordat documenten worden gecontextualiseerd binnen de werkprocessen van de school, kunnen ze ook beter geïnterpreteerd en daarenboven ook sneller teruggevonden worden.

Het ordeningsplan

Een goed onderbouwde, functionele ordeningstructuur voor je schooladministratie zet je niet in één, twee, drie op. Er gaat heel wat voorbereiding, onderzoek en analyse aan vooraf die vervolgens best structureel wordt vastgelegd in een plan op basis waarvan zowel analoge als digitale documenten op de werkvloer kunnen geordend worden.

Het ordeningsplan – en bij uitbereiding een archiefbeheersplan – vormt het kernstuk, de basishandleiding, van het archiefbeheer in een organisatie of een administratie. Het is een plan in de dubbele betekenis van het woord. Het is een richtlijn en een schema. Het ordeningsplan is in de eerste plaats een schematisch overzicht, in systematische volgorde, van de opdrachten van een organisatie, de daaruit voortvloeiende taken, handelingen en activiteiten die nodig zijn om die opdrachten te realiseren en de archiefdocumenten die gevormd worden ter ondersteuning en als resultaat van de handeling. Het is een ordening volgens functies en taken. De indeling daalt af van het algemene naar het bijzondere. Op het laagste niveau worden de administratieve stukken beschreven.

Het ordeningsplan is ook een richtlijn voor het beheer van de administratie van een organisatie. Wie draagt verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, hoe lang moeten documenten bewaard worden? Vandaar dat een ordeningsplan ook een archiefbeheersplan kan worden, net omdat het aangeeft hoe lang de documenten bewaard moeten worden en wat hun defi nitieve bestemming is, bewaren of vernietigen. Een archiefbeheersplan is dan ook de som van een ordeningsplan en een selectielijst.

Concreet: hoe ziet zo’n ordeningsplan er uit?

Elk ordeningsplan start met de hiërarchische classifi catie van de processen - de taken - van de school: een logische boomstructuur die start bij het algemene en eindigt bij het bijzondere. Centraal staan de taken. Een taak is een homogeen geheel van samenhangende bestuurshandelingen of concrete activiteiten. Heel wat taken, ook de taken binnen een schoolorganisatie, vloeien voort uit concrete wet- en regelgeving. Omwille van de overzichtelijkheid worden de diverse taken van een overheid gestructureerd in grotere, eerder theoretische, taakgebieden.

Page 27: Meester over mijn schoolarchief

1

25

Elk ordeningsplan start bovenaan dan ook met een overzicht van de verschillende taakgebieden. Eén van de mogelijke taakgebieden van een school is bijvoorbeeld het personeelsbeheer. Personeelsbeheer is geen taak op zich; het is eerder een cluster van samen horende taken. Enkele van deze taken zijn rekrutering en selectie of het beheer van lonen. Elke taak bestaat uit één of meerdere concrete individuele handelingen. Concrete handelingen bij de taak rekrutering en selectie zijn bijvoorbeeld het voeren van een rekruteringsbeleid en het effectief rekruteren van personeelsleden, …

Elk proces, elke taak wordt in een ordeningsplan in een stabiele hiërarchische structuur gegoten: ■ niveau 1: de taakgebieden■ niveau 2: de taken■ niveau 3: de handelingen

Per taak - en indien relevant per handeling - wordt bijkomende contextinformatie opgenomen die de taken en handelingen meer uitvoering documenteren. Belangrijke elementen zijn: ■ de rechtsgrond of de regelgeving die aan de oorsprong van de taak of de handeling liggen■ de bronnen waarop de opsteller van het ordeningsplan zich gebaseerd heeft om de taken of de handelingen

in kaart te brengen. ■ de vermelding van de archiefvormers. Met archiefvormers worden alle diensten of functiehouders bedoeld

die betrokken zijn bij de uitvoering van de taak of de handeling.■ een datumvermelding van wanneer de taak of handeling voor het eerst werd uitgevoerd. Indien van belang of

gekend kan ook een einddatum vermeld worden.

Vervolgens worden aan de functionele classifi catie documentenreeksen of administratieve reeksen toegewezen die ontstaan door het uitvoeren van de taak en de handeling. Per taak of per handeling worden de reeksen documenten die hierdoor geproduceerd worden, opgelijst en verder toegelicht. Elke reeks start met een correcte beschrijving van de reeks. Verder neemt men in een ordeningsplan per reeks best de volgende elementen op:■ de interne ordening van de reeks: is de reeks intern alfabetisch, chronologisch … geordend.■ of het om analoge en/of digitale dossiervorming gaat. Belangrijk te weten is dat ook geautomatiseerde

beheerssystemen of databases archiefdocumenten zijn die in het archiefbeheersplan moeten worden opgenomen. Indien een reeks zowel een analoge als een digitale neerslag heeft, vermeld dan ook steeds hoe de band tussen de twee er uit ziet.

■ een datumvermelding van wanneer een bepaalde reeks gestart is en – indien gekend – ook wanneer een reeks gestopt is of zal stoppen.

■ vermeld ook of er op de reeks een nadere toegang bestaat zoals een alfabetische index of een dossierlijst.

Page 28: Meester over mijn schoolarchief

26

Het resultaat ziet er per taak als volgt uit:

Taakgebied Een taakgebied is een geheel van samenhangende taken. Het wordt bij voorkeur omschreven in één term: zoals personeelsbeheer of fi nancieel beheer.

Taak Een taak kan worden gedefi nieerd als een bij wet, decreet of reglement vastgestelde doelstelling die door middel van bepaalde samenhangende handelingen moet worden gerealiseerd.

Handeling Een handeling is een geheel van werkzaamheden die door een archiefvormer worden uitgevoerd om een bepaalde taak te vervullen en die een bepaald archiefproduct opleveren.

Datering Hier wordt de periode vermeld waarin de handeling uitgevoerd werd.

Rechtsgrond Veel handelingen worden door de wet- en regelgeving opgelegd en hebben bijgevolg een wettelijke grondslag. De meeste wettelijke grondslagen zijn in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd.

Bronnen Onder bronnen wordt de informatie verstaan waarin de handelingen teruggevonden werden. Het kan gaan om gedrukte publicaties, interviews of elektronische informatie.

Archiefvormers Met archiefvormers worden de verschillende diensten bedoeld die achtereenvolgens de handeling uitgevoerd hebben. De archiefvormers worden gedateerd en in chronologische volgorde gerangschikt.

Opmerkingen In dit veld kan extra informatie opgenomen worden.

Archiefbestanddeel

Beschrijving Hier wordt het archiefproduct beschreven, bijvoorbeeld: Dossiers betreffende … of Stukken betreffende ….

(Datering ) Het archiefproduct wordt gedateerd. Bestaat sinds en loopt tot. Indien deze niet bepaald kunnen worden dan vermeld je: respectievelijk 1111 en 9999.

Materiële vorm In dit veld wordt de materiële vorm van het archiefproduct weergegeven, bijvoorbeeld papier, microfi che, MS Access-databank, enzovoort

Ordening Deze rubriek toont hoe het archief geordend is, bijvoorbeeld chronologisch.

Toegang Is er een extra of nadere toegang op deze ene serie of type dossier, bijvoorbeeld een alfabetische index, een dossierlijst?

Opmerkingen In dit veld kan extra informatie opgenomen worden.

Page 29: Meester over mijn schoolarchief

1

27

Praktisch. Hoe begin je eraan?

Documenteer in eerste instantie de interne werkprocessen

Een goed ordeningsplan start met een grondige kennis van de functionele en institutionele organisatie van de school. Als je de werking van de school — in al zijn geledingen — niet volledig documenteert, als je alle werkprocessen niet volledig in kaart brengt, kan je nooit de administratie die voortvloeit uit deze werking op een effi ciënt doordachte manier ordenen.

Deze informatie verzamelen, kan je op verschillende manieren. Start met het in kaart brengen van de informatie die op het moment van de start van het onderzoek al beschikbaar is. Mogelijke beschikbare bronnen zijn de missie, visie, doelstellingen, beleidsplannen, actieplannen jaarverslagen, kerntakenanalyses, functiebeschrijvingen van personeelsleden, personeelsplannen, de website van de school, …

Vind je in deze algemene bronnen niet voldoende nuttige informatie, klop dan aan bij de diverse organisatieonderdelen, zoals de directie, het secretariaat, de keukenploeg, op zoek naar meer specifi eke werkplannen, taakverdelingen,… Neem deze bronnen ook door en haal er alle nuttige informatie uit over de opdrachten en de werkprocessen binnen de schoolorganisatie.

Heb je aan de hand van de gedocumenteerde bronnen niet de volledige organisatie in kaart gebracht, vul dan de lacunes op met extra gerichte gesprekken met de kernmedewerkers binnen de organisatie. Kies je contactpersonen zorgvuldig zodat je met een beperkt aantal gesprekken alle ontbrekende informatie kan verzamelen. Bereid ze niet alleen goed voor, maar trek ook voor elk interview voldoende tijd uit.

Pak elk gesprek zo gestructureerd mogelijk aan. Behandel proces per proces. Overloop samen met hen de verzamelde informatie. Klopt deze? Is ze volledig? Vul aan waar nodig. Over sommige processen weet je misschien bij het begin van het gesprek nog niets. Peil dus steeds aan het eind van elk gesprek of alle taken, opdrachten van de dienst in kaart gebracht zijn.

Noteer tijdens het gesprek zoveel mogelijk of neem een dictafoon mee zodat van het interview niets verloren gaat. Probeer het verzamelde bronnenmateriaal voor het eerst in een schematische boomstructuur te gieten. Ga daarbij uit van de werkprocessen van de school en bega niet de fout om te vertrekken vanuit de organisatiestructuur. Sommige processen lopen immers over de grenzen van de organisatie heen.

Page 30: Meester over mijn schoolarchief

28

Breng vervolgens alle administratieve reeksen in kaart!

Nadat alle processen, takenpakketten van de organisatie in kaart gebracht zijn, start het tweede – even belangrijke – onderzoek bij de uitbouw van een effi ciënt ordeningsplan. Pak deze analyse opnieuw zo gestructureerd mogelijk aan; ze moeten stuk voor stuk aan een diepteonderzoek onderworpen worden.

Proces per procesBreng in de eerste plaats alle administratieve reeksen in kaart die voortvloeien uit de werkprocessen van de school. Welke documentenreeksen – series en dossiers – vloeien voort uit welk proces? Doe dit zo gestructureerd mogelijk. Analyseer de reeksen proces per proces.

In eerste instantie tracht je per proces de fl ow van de administratie doorheen de organisatie te achterhalen. Dit is een belangrijk onderdeel van je analyse omdat, zoals al werd aangehaald, de werkprocessen zich niet altijd binnen één organisatieonderdeel afspelen, laat staan één organisatie. En documentenreeksen doen dat evenmin. Het is dus zeer goed mogelijk dat je tijdens het onderzoek op verschillende diensten op documentenreeksen stuit die deel uitmaken van hetzelfde proces waardoor ze in het ordeningsplan samen behandeld worden. Anderzijds kunnen op de verschillende diensten van een schoolorganisatie geheel of gedeeltelijk dezelfde reeksen terug komen waardoor er sprake is van dubbel beheer en er één originele reeks, één dossierbeheerder zal bepaald moeten worden.

Tracht daarom per proces alle reeksen op de verschillende diensten zo volledig mogelijk in kaart te brengen. Welke reeksen worden binnen de organisatie als gevolg van dat proces bijgehouden? Sluiten de reeksen van dat proces mooi op elkaar aan en vormen ze één geheel? Zijn dat unieke bronnen of wordt dezelfde administratie op meerdere plaatsen bewaard? Is er sprake van een gemeenschappelijk klassement, of bewaart elke dienst de reeksen waar hij bij betrokken is? Bewaart de organisatie wel alle bronnen die ze zou moeten bewaren of zijn er hiaten?

Indien je tijdens je onderzoek op dubbels stuit, bekijk dan grondig wie de eigenlijke dossierbeheerder van deze reeks is. Wie is proceseigenaar, dossierbeheerder of wie is de secretaris van de documentenreeks? Anderzijds moet ook steeds worden bekeken, ook al heb je de dossierbeheerder geïdentifi ceerd, of deze versie de meest accurate, de meest volledige of de meest gezaghebbende reeks is of wordt ze elders beter beheerd en bewaard?

Al deze vragen zijn bepalend om nadien ook het ordening- en het selectievraagstuk aan te koppelen. Het onderzoek kan uitwijzen dat het beheer van de schooladministratie al dan niet sterk moet bijgestuurd worden.

Page 31: Meester over mijn schoolarchief

1

29

Zowel analoog als digitaalBij de analyse van de reeksen pols je niet alleen naar de analoge of papieren reeksen, maar documenteer evenzeer de digitale administratie. Let op. Heel wat reeksen komen niet uitsluitend in analoge of in digitale vorm voor. Heel wat analoge administratieve reeksen hebben een digitale evenknie. We noemen deze reeksen hybride reeksen. Ofwel vullen de reeksen elkaar aan en vormen ze samen één geheel. Ofwel is een gedeelte van of de volledige administratie dubbel. Dit hoeft niet altijd verkeerd of af te keuren zijn. In België laat de wetgeving het voorlopig nog niet toe om de administratie enkel digitaal te beheren, wegens een tekort aan bewijskracht. Daarom moet heel wat administratie analoog bijgehouden worden, terwijl de digitale reeksen bijgehouden worden voor het gebruiksgemak, ten voordele van een vlotte administratie.

Onderzoek ook de interne ordening van de reeksen. Bekijk ook hoe hybride reeksen op elkaar afgesteld zijn. Beide zijn namelijk niet altijd identiek geordend. Dit komt ofwel door onachtzaamheid of kan effectief verantwoord worden door de uniciteit van de twee delen. Belangrijk is wel dat – indien mogelijk – de ordening van de hybride reeksen op elkaar wordt afgestemd zodat beide vlotter toegankelijk, raadpleegbaar zijn. Er zijn verschillende ordeningstypes mogelijk. Zowel een chronologische interne ordening als een alfabetische of een numerieke ordening van de stukken hebben elk hun waarde. De keuze wordt gemaakt in functie van de gebruiksvriendelijkheid van de ordening voor de eigen administratie.

Aan de hand van interviews en doorgedreven bronnenstudieDeze informatie kan onmogelijk allemaal verzameld worden in één gesprek. Deze informatie verzamel je ook door extra diepteonderzoek te verrichten. Probeer daarom voldoende tijd uit te trekken om samen met administratieve medewerkers de reeksen te analyseren én effectief de kasten open te trekken en de bewaarde reeksen te overlopen. Licht ook de digitale bestanden op de pc van de medewerkers grondig door. Welke bestanden zijn terug te vinden in de gemeenschappelijke mappenstructuur? Is er een gemeenschappelijke server voor het beheer van de administratie? En als die er is, beheert de school zijn bestanden in een gemeenschappelijke mappenstructuur of wordt heel wat administratie op de persoonlijke schijven bewaard? Na deze grondige analyse zie je pas wat allemaal bijgehouden wordt. De medewerkers vermelden tijdens een gesprek namelijk lang niet altijd alles. Ze hebben ofwel de reeksen over het hoofd gezien of laten het na om het te vertellen omdat ze zelf geoordeeld hadden dat deze reeks van minder belang was en dus niet het vermelden waard.

Bereid elk eerste gesprek, maar ook het verdere onderzoek, dan ook grondig voor. Informeer je gesprekspartner. Leg hem of haar het doel van het onderzoek uit. Laat ook je informant het gesprek grondig voorbereiden. Laat hem op papier, weliswaar informeel, op voorhand al een overzicht opmaken van de administratieve reeksen die hij of zij persoonlijk of de dienst, de organisatie beheert.

Page 32: Meester over mijn schoolarchief

30

Breng tot slot alle informatie samen en giet in één plan

Taken en handelingenEens je de nodige gegevens verzameld hebt, kan je stilaan starten met de structurele uitwerking, de opbouw van het ordeningsplan. Orden en structureer in eerste instantie alle taken van het algemene naar het bijzondere. De structuur van het ordeningsplan moet beantwoorden aan een aantal logische eisen. ■ kan elke handeling of activiteit in de indeling verwerkt worden?■ is de structuur zo opgebouwd dat een bepaalde taak of activiteit er slechts op één logische plaats in terecht

kan?■ heeft de structuur een inwendige samenhang? Ressorteren alle activiteiten onder de juiste taak en horen

alle taken thuis onder het juiste taakgebied.■ zijn alle indelingsniveaus expliciet tot uiting gebracht of worden er sprongen gemaakt?

De administratieve reeksen Eens alle taken en handelingen in een hiërarchische structuur gegoten zijn, tracht je alle administratieve reeksen aan de individuele handelingen of – op hoger niveau – aan de taken te koppelen. Belangrijk is dat de in kaart gebrachte reeksen niet blindelings opgenomen worden, maar dat ze grondig geanalyseerd worden. Tijdens de analyse stel je je als onderzoeker de nodige vragen:■ welke reeksen vloeien voort uit welke processen? ■ bewaren we wel alle reeksen die we in feite zouden moeten bewaren? Zijn er geen hiaten? ■ of bewaren we teveel? Komen er dubbels voor? Geheel of gedeeltelijk?■ kunnen de analoge en/of digitale reeksen niet beter op elkaar afgestemd worden?■ is de interne ordening van de reeksen wel correct? ■ …

Op basis van deze vragen stel je het ordeningsplan op voor de school, zoals dat er idealiter zou moeten uitzien. Dit opdat het een goede leidraad kan zijn voor de verdere ordening van de administratieve reeksen van de eigen schooladministratie.

Zorg ook voor de nodige opvolgingHet is belangrijk om in het achterhoofd te houden dat een ordeningsplan voortdurend moet geüpdatet worden. Niet alleen zijn de taken en handelingen voortdurend onderhevig aan wijzigingen door het bijkomen of wegvallen van opdrachten, reorganisaties… ook de administratieve reeksen fl uctueren vrij regelmatig. Periodiek,

Page 33: Meester over mijn schoolarchief

1

31

bijvoorbeeld om de vijf jaar, dient het ordeningsplan aan een grondige analyse te worden onderworpen en dienen zowel de taken als de reeksen opnieuw te worden afgetoetst. Dit neemt niet weg dat ook tussentijdse aanpassingen niet kunnen. Een plan dat permanent op punt gesteld en gehouden wordt, heeft de meeste waarde.

Wat kan je doen met het opgemaakte ordeningsplan?

Eens het ordeningsplan is opgesteld, alle processen en alle reeksen in kaart gebracht zijn, moet het ordeningsplan, en bij uitbereiding een archiefbeheersplan (zie verder), een goede handleiding vormen om de administratie van de school effectief op af te stemmen. Hoe kunnen we de bestaande reeksen beter beheren? ■ waar zitten er hiaten? Wat moeten we extra beheren?■ wat beheren we teveel? Welke dubbels hoeven eigenlijk niet beheerd en bewaard te worden?■ welke reeksen stemmen, al dan niet analoog en/of digitaal, beter of elkaar af?■ of welke reeksen trekken we beter uit elkaar?■ welke reeksen ordenen we beter op een andere manier?■ …

Al deze vragen kunnen – aan de hand van het ordeningsplan – leiden tot goede verbetervoorstellen voor het beheer van de reeksen. Doelstelling is om de reële ordening van de reeksen af te stemmen op de structuur zoals beschreven in het ordeningsplan.

Andere beheersplannen De selectielijst

Omdat het onmogelijk is om alle administratie voor altijd te bewaren, moeten we op termijn gaan selecteren. We moeten de keuze maken wat we voor de toekomst permanent willen bewaren en wat onmiddellijk of op termijn fi guurlijk in de prullenmand kan.

Omdat selectie onomkeerbaar is mogen we er niet lichtzinnig mee omspringen. De keuze van wat we vernietigen en wat we bewaren moet weloverwogen zijn. En indien we vernietigen is het niet zomaar gelijk wanneer we de selectie effectief doorvoeren. We moeten niet alleen rekening houden met de vigerende

Page 34: Meester over mijn schoolarchief

32

wetgeving – die voor sommige reeksen bepaalt hoelang ze moeten bewaard worden – maar vooral met het administratieve nut voor de individuele medewerkers zelf. Zolang zij het kunnen gebruiken bij de uitvoering van hun administratieve taken, vernietigen we de reeksen best nog niet.

Al deze informatie over de bestemming van de reeksen – bewaren of vernietigen –, de termijnen wanneer we deze selectie doorvoeren en de verantwoording van deze beslissingen nemen we op in een selectielijst, zoals besproken in hoofdstuk 2.

Archiefbeheersplan

Een selectielijst is een kort schematisch overzicht van documenten, hun defi nitieve bestemming, de bewaartermijn en een verantwoording van deze. Verder gaat een selectielijst niet. Om op een goede manier documenten te selecteren is het van belang om een goed overzicht te hebben van de diverse taken en functies van de administratie waardoor je weet in welke context de documenten ontstaan zijn en om welke redenen de documenten vernietigd bewaard moeten worden.

Daarom is het belangrijk om ook te vertrekken vanuit het ordeningsplan van de administratie omdat het een overzicht geeft van alle taken, activiteiten en handelingen en vertrekt vanuit een functioneel onderzoek.

Een archiefbeheersplan is een ordeningsplan met een selectielijst als uitbreiding. De defi nitie van een archiefbeheersplan is een in systematische en hiërarchische orde opgesteld overzicht van alle huidige en eventueel toekomstige taken, handelingen en activiteiten en de daaruit voortvloeiende archiefbescheiden en -bestanddelen MET een aanduiding of deze al dan niet voor permanente bewaring in aanmerking komen en de termijnen waarvan de vernietiging mag plaatsvinden.

Page 35: Meester over mijn schoolarchief

1

33

Page 36: Meester over mijn schoolarchief

34

Page 37: Meester over mijn schoolarchief

35

Beheren van digitale archiefdocumenten: uitdagingen en tips Sonja Schaule

Inleiding

Het werken met digitale documenten is voor de meesten van ons vanzelfsprekend. Het verzenden en ont-vangen van e-mails en het aanmaken van rapporten, verslagen, tabellen en presentaties op de computer behoren tot de dagelijkse routine. Nooit was het zo gemakkelijk om documenten op te maken, te duplic-eren en informatie met collega’s en leerlingen te delen. Ook al is de omgang met digitale documenten in het dagelijkse leven zeer handig voor ons, de bewaring en leesbaarheid van digitale documenten op lange termijn is niet gegarandeerd.

Deze bijdrage van eDAVID1 geeft een overzicht van de voornaamste uitdagingen van het archiveren van digitale documenten.2 Aansluitend geven we een aantal tips die inspelen op het gestructureerde be-heer van digitale kantoordocumenten, de veilige opslag en de duurzaamheidsproblematiek. De bijdrage is opgebouwd in de vorm van een handleiding.

Deel 1 geeft een introductie rond digitale archiefdocumenten. We kaderen kort het verschil tussen pa-pieren en digitale documenten en gaan in op knelpunten van digitale documenten die vooral invloed heb-ben op de bewaring op lange termijn. Deel 2 focust op het belang van de mappenstructuur en gepaste bestandsnamen. Een goed gestructureerde mappenstructuur vormt de basis van een effi ciënt beheer van digitale documenten en zorgt ervoor dat documenten op korte en lange termijn snel worden teruggevon-den. Deel 3 geeft een introductie voor het archiveren van e-mails en brengt websitearchivering kort ter sprake. Deel 4 informeert over de veilige opslag van digitale documenten. Deel 5 gaat in op het duurzaam-heidsprobleem van digitale documenten en stelt enkele geschikte archiveringsformaten voor. De delen 2 tot 5 zijn bedoeld als praktische handleiding. We stellen telkens het onderwerp kort voor en geven nadien tips voor de praktijk.

1

Page 38: Meester over mijn schoolarchief

36

Wat zijn digitale archiefdocumenten?

Het onderscheid tussen digitale en analoge archiefdocumenten

■ de opslagwijze is niet gelijk aan de verschijningsvorm: • op een digitale drager wordt informatie als bits (bijvoorbeeld 0011001) opgeslagen; • op het scherm zie je een representatie van deze informatie (bijvoorbeeld Word-document).■ de drager en het archiefdocument vormen geen eenheid meer: wijzigingen zijn niet meer visueel

waarneembaar.■ je hebt hard- en software nodig voor de weergave van digitale documenten, je kunt de documenten

alleen raadplegen als je over de benodigde computerapplicaties beschikt. ■ digitale objecten hebben verschillende verschijningsvormen: de weergave van een digitaal document op

het computerscherm is afhankelijk van de computer- en gebruikersinstellingen.■ een digitaal archiefdocument kan verschillende bitrepresentaties hebben: hetzelfde archiefdocument

(bijv. een e-mail of tekstdocument) kan je in verschillende formaten (bijvoorbeeld MSG, DOC, ASCII/ Unicode, TIFF, PDF, XML, enzovoort) en dus in verschillende bitstreams opslaan.

■ er is geen vaste relatie tussen digitale archiefdocumenten en computerbestanden waardoor duidelijke identifi catie nodig is. De relatie tussen archiefdocumenten en computerbestanden varieert immers van:

• 1 op 1: 1 archiefdocument wordt in 1 computerbestand opgeslagen• 1 op veel: 1 archiefdocument bestaat uit meerdere computerbestanden• veel op 1: meerdere archiefdocumenten worden in 1 computerbestand bewaard

In de digitale wereld overleeft het originele document niet. Telkens als je een digitaal document opent, wordt als het ware een nieuwe kopie van het origineel gecreëerd. De verschijningsvorm is afhankelijk van de gebruikte computer- en gebruikersinstellingen.

Het digitale archiefdocument

Een digitaal object (bijvoorbeeld tekstbestand of e-mail) is nog geen digitaal archiefdocument. Een digitaal archief-document onderscheidt zich van digitale objecten door een:■ vaste documentaire vorm: de samenstelling en de weergave van het document zijn vastgelegd;

Page 39: Meester over mijn schoolarchief

37

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

10

12

13

13

■ statische of gefi xeerde inhoud (capture);■ identifi ceerbare context: archivalische band met de archiefvormer, met het werkproces waarbinnen ze

werden gecreëerd of ontvangen, met gerelateerde papieren of digitale documenten.

Verschillende componenten van een digitaal object komen in aanmerking voor archivering:■ inhoud;■ structuur;■ context;■ opmaak (look and feel);■ gedrag (functionaliteiten).

Welke componenten essentieel zijn – en dus worden bewaard – is voor elk type digitaal archiefdocument individueel te beslissen (archiefwaardering).

Bijvoorbeeld in geval van een tekstdocument kan het voldoende zijn om inhoud, structuur en context te bewaren. Bij een website daarentegen horen in de regel ook opmaak en gedrag tot de essentiële componenten.

Knelpunten

Het bewaren van digitale archiefdocumenten is verbonden aan enkele uitdagingen:

Technologische verouderingVoor het bekijken van digitale documenten heb je een bepaalde hard- en softwareconfi guratie nodig. Je dient van het principe uit te gaan dat archiefdocumenten een langere levensduur hebben dan de hard- en software omgeving waarbinnen ze werden gecreëerd of beheerd. Je dient dus een oplossing te hebben voor de technologische veroudering. Een digitaal archiefdocument kan immers een lange of zelfs permanente bewaartermijn hebben terwijl de gemiddelde IT-infrastructuur slechts een levensduur van gemiddeld 5 tot 10 jaar heeft. Digitale media zoals harde schijven, cd-r’s en tapes hebben een kortere levenstermijn dan traditionele dragers zoals perkament, papier en microfi lm.

Page 40: Meester over mijn schoolarchief

38

VerscheidenheidDe digitale documenten die je momenteel creëert en ontvangt, zijn van een heel verscheiden aard. Er zijn niet alleen de diverse types digitale objecten (tekstverwerkingsbestanden, spreadsheets, e-mails, databanken, afbeeldingen, multimedia, websites, enzovoort) ook de hard- en softwareconfi guraties zijn heel verscheiden. Voor elk digitaal archiefdocument is een passende archiveringsoplossing nodig. Rekening houdend met de grote verscheidenheid aan besturingssystemen en applicaties is dit geen evidentie.

Archivering van de contextDigitale documenten zijn in de toekomst slechts bruikbaar wanneer ze door de gebruiker geïnterpreteerd kunnen worden. Met andere woorden, de gebruiker van het archiefdocument moet weten binnen welke context de documenten werden gecreëerd of ontvangen, wat de functie van het archiefdocument was en welke betekenis het document inhoudt. Hij/zij moet daarvoor minimaal weten binnen welk werkproces het document werd gecreëerd, op welk dossier of onderwerp het document betrekking heeft en wat het verband is met andere documenten. In de papieren wereld zijn documentbeheer en werkprocessen sterker met elkaar verweven. Deze context dreigt in de digitale omgeving verloren te gaan.

Bewaren in de oorspronkelijke vorm

Archivarissen vertrekken vanuit het standpunt dat documenten in hun originele vorm worden gearchiveerd. Een digitaal document wordt dus digitaal gearchiveerd.

De nadelen van het afdrukken

Het afdrukken van een digitaal document als vorm van bewaring heeft immers enkele nadelen:■ de essentiële eigenschap digitaal zijn gaat verloren;■ de archiefdocumenten verliezen hun voordelen van het digitaal zijn zoals herbruikbaarheid,

centrale bewaring en decentrale terbeschikkingstelling, geautomatiseerde archiefbeschrijvingen en zoekopdrachten, enzovoort;

■ functionaliteiten of bepaald gedrag van het digitaal archiefdocument gaan verloren (bijvoorbeeld mogelijkheid om per muisklik gerelateerde documenten te openen, links van een website);

■ niet alle essentiële informatie wordt altijd afgedrukt;■ niet alle digitale archiefdocumenten kunnen gemakkelijk naar papier of microfi lm worden omgezet,

bijvoorbeeld databanken of multimediaobjecten;■ hogere kostprijs: het overzetten naar papier en microfi lm is duurder dan digitaal archiveren;

Page 41: Meester over mijn schoolarchief

39

1

3

4

5

6

7

8

9

10

10

12

13

13

■ het is moeilijk te vermijden dat de digitale versies nog worden gebruikt als basis voor de handelingen: de vertrouwdheid met digitale informatie groeit en de digitale versies zal men in werkprocessen als de primaire kopie blijven beschouwen én gebruiken;

■ hoog papierverbruik is niet milieuvriendelijk.

De basis digitaal archiveren: documenten gestructureerd bewaren

De digitale mappenstructuur

Wat?Met behulp van een overzichtelijke mappenstructuur (digitaal klassement) bewaar je computerbestanden in een geordende staat. Duidelijke bestandsnamen identifi ceren de digitale documenten. Een mappenstructuur kun je het best vergelijken met een boom die zich vertakt. De boomstam is de rootmap, waaraan verschillende hoofdtakken zijn verbonden. Elke hoofdtak is een map en kan documenten en/of submappen bevatten. Door de boomtakken logisch in te delen kun je een overzichtelijke structuur in het geheel van mappen aanbrengen waarin iedereen snel zijn weg vindt (zie voorbeeld p. 43).

Voordelen■ er gaat minder tijd verloren met het zoeken naar informatie■ collega’s vinden gemakkelijker computerbestanden terug■ het maken van dubbels wordt vermeden■ je kan snel inschatten welke informatie al dan niet aanwezig is■ je weet snel wat de laatste versie was

IndelingIn principe kun je de mappenstructuur vrij indelen, maar de beste methode om een logisch geheel op te bouwen, is gebaseerd op de taken en activiteiten van je school.

Naar analogie met een papieren klassementHet klassement voor papieren documenten kan niet alleen als inspiratiebron dienen, maar wordt indien mogelijk gevolgd.

Een dergelijke indeling biedt vier grote voordelen:

Page 42: Meester over mijn schoolarchief

40

1. je zorgt ervoor dat de informatie binnen het werkproces wordt gesitueerd. De taken en activiteiten zijn een weerspiegeling van de context waarbinnen de documenten worden aangemaakt en gebruikt. Die context is heel belangrijk om achteraf de bestanden te kunnen interpreteren. Het bewaren of opzoeken van documenten met archiefwaarde sluit best zo nauw mogelijk aan bij het werkproces waarin ze werden gemaakt, ontvangen of gebruikt.

2. je bouwt een mappenstructuur waarvan je zeker bent dat alle informatie van je school op een gestructureerde wijze kan worden geordend. Hiermee vermijd je dat je veel variamappen of voor één dossier hoofdmappen moet aanmaken.

3. je legt duidelijk een band tussen de papieren en digitale documenten.

Page 43: Meester over mijn schoolarchief

41

1

3

4

5

6

7

8

9

10

10

12

13

13

4. je hanteert een vaste en duurzame wijze om de mappen in te delen. Bij kleine reorganisaties of bij personeelswisselingen is de kans klein dat de structuur aanpassing behoeft.

Hoe indelen?Voor de algemene functies van je school kun je hoofdtakken binnen de rootmap aanmaken. De hoofdtakken kun je dan opsplitsen voor de meer specifi eke handelingen en activiteiten ter uitvoering van de algemene taken. Eventueel deel je deze opsplitsing in verschillende stappen op. Zo maak je submappen en onderliggende sub-submappen totdat je op het niveau van de dossiers of onderwerpen bent. Voor elk dossier of onderwerp kun je dan op het laagste niveau van je mappenstructuur een afzonderlijke map maken. In elke map plaats je de bestanden die er in thuis horen. Zo doe je eigenlijk aan dossiervorming: alle bestanden die samen horen, staan in dezelfde map bij elkaar (zie voorbeeld p. 43).

BelangHet onderverdelen van digitale documenten in zaak- of onderwerpsmappen biedt een aantal voordelen:1. de gerelateerde archiefdocumenten worden gegroepeerd. Dit is belangrijk met het oog op

dossiervorming en zorgt ervoor dat ook anderen informatie snel terug vinden.2. beslissingen met betrekking tot het archiefbeheer zoals archiefwaardering, selectie, vernietiging,

overdracht of toegankelijkheid kunnen op mapniveau worden genomen.3. als de mappenstructuur de werkprocessen weerspiegelt, dan zet ze onmiddellijk de archiefdocumenten

die er binnen worden bijgehouden in hun context.4. de mappenstructuur functioneert als wegwijzer bij het zoeken naar informatie. Archiefdocumenten kunnen

teruggevonden worden door te bladeren in de boomstructuur.

Praktische afsprakenVoor het uitbouwen van een mappenstructuur en het toekennen van bestandsnamen maak je binnen de school best een aantal afspraken zodat iedereen hetzelfde systeem hanteert. De ICT-verantwoordelijke is de aangewezen persoon om dit te coördineren.

BeperkingenHet voorgestelde mappen- en bestandenbeheer houdt een aantal beperkingen in omtrent de namen en de structuur. Deze zijn een gevolg van de toepassing van de standaard ISO-9660. Deze standaard is bedoeld om bestanden zonder problemen tussen verschillende platformen en dragers uit te wisselen. Het besturingssysteem Windows biedt weliswaar meer functionaliteiten (bijvoorbeeld langere bestandsnamen en meer geldige karakters), maar deze worden beter niet gebruikt. Hiermee vermijd je dat de map- of bestandsnamen bij het overzetten naar andere dragers of systemen aanpassing behoeven.

Page 44: Meester over mijn schoolarchief

42

Tips voor de mappenstructuur

Mapnamen■ gebruik mapnamen van maximaal 31 karakters■ kies eenduidige, heldere en procesgerelateerde benamingen voor de mappen■ vermijd spaties in de mapnamen, gebruik het underscoreteken (_) of schrijf de woorden aan elkaar

NIET WEL

Muzikale Opvoeding MuzikaleOpvoeding

Muzikale_Opvoeding

■ gebruik enkel de volgende karakters: 0-9, A-Z, _■ gebruik de volgende karakters NIET: spatie \ / : * ? “ < > | ! % & ‘ - ; = ( ) ë■ werk met klassementscodes (bijvoorbeeld 1_Financien, 1_1_Algemeen, 1_2_Begroting, 2_Personeel).

Zo voorkom je de nadelen van alfabetische sortering en de mappenstructuur blijft steeds in de opgestelde volgorde

Structuur■ houd het aantal niveaus in de hand. Beperk je tot een diepte van 5 mappen. Een aantal applicaties

heeft moeilijkheden met het inlezen van lange pathlengtes en een diepe mappenstructuur is meestal onoverzichtelijk. Bovendien aanvaardt de ISO-9660 norm slechts een pathlengte van 255 karakters

■ baseer de indeling op de taken en activiteiten van de school ■ gebruik indien mogelijk dezelfde mapnamen en dezelfde structuur als in het klassement voor papieren

documenten. ■ deel de structuur van algemeen naar bijzonder in■ neem duidelijke en betekenisvolle namen voor de hoofdmappen. Zorg ervoor dat bij een

geautomatiseerde zoekopdracht de map gemakkelijk wordt teruggevonden (bijvoorbeeld fi nancien, personeel, rapporten, informatica, dienstreizen).

■ geef dossier- en onderwerpsmappen een unieke benaming. Mapnamen hoef je niet te hernemen in submappen of bestandsnamen

■ zorg ervoor dat je gemakkelijk documenten terugvindt door te bladeren in de mappenstructuur■ vermijd dat hetzelfde document in meerdere mappen kan worden geplaatst■ plaats geen losse bestanden in de rootmap

Page 45: Meester over mijn schoolarchief

43

Organisatorische aspectenMaak afspraken over het aanmaken van nieuwe hoofdmappen en submappen;

een aantal mogelijke afspraken zijn:■ hoofdmappen worden enkel door de ICT-verantwoordelijke gecreëerd■ administratieve medewerkers kunnen submappen voor nieuwe dossiers aanmaken

VoorbeeldZo kan een digitaal klassement in de Windows-verkenner eruit zien:

1

Page 46: Meester over mijn schoolarchief

44

Tip voor de ICT-verantwoordelijkeIndien je school met een documentbeheersysteem werkt: let er bij de aankoop van software op dat hij voldoende exportmogelijkheden biedt voor het archiefbeheer.

Tips voor bestandsnamen

Bestandsnamen■ gebruik bestandsnamen van maximaal 60 karakters + extensie ■ vermijd spaties, gebruik het underscoreteken (_) of schrijf de woorden aan elkaar■ gebruik enkel de volgende karakters: 0-9, A-Z, _,■ gebruik de volgende karakters NIET: spatie \ / : * ? “ < > | ! % & ‘ - ; = ()■ herhaal geen mapnamen in de bestandsnaam■ zorg er voor dat je de bestanden gemakkelijk terugvindt op basis van hun bestandsnaam■ vermijd dat je de bestanden moet openen om de inhoud te kennen■ geef een betekenisvolle en unieke bestandsnaam:

• geef aan om wat voor soort document het gaat (bijvoorbeeld verslag, (beleids)nota, rekening, jaarverslag, brief, agenda, uitnodiging, brochure, contract, memo);

• geef aan wat het onderwerp is;• vermeld bij brieven de naam van de geadresseerde of afzender, bij andere documenten eventueel de

naam van de auteur;• vermeld bij documenten waarbij het onderscheid tussen de verschillende versies belangrijk is, het

versienummer of de status van het document❍ status:

gebruik vaste afkortingen om de status aan te duidenbijvoorbeeld: ontwerp (ONTW), draft (DFT), herziening (HERZ), defi nitief (DEF)

❍ versienummers: met een puntteken (bijvoorbeeld 0.9 voor ontwerp of 1.0 voor de fi nale versie) zijn niet toegelaten. Gebruik een underscoreteken in de plaats. Zet een hoofdletter ‘V’ voor het versienummer.bijvoorbeeld: beleidsnota_V0_9.doc, beleidsnota_V1_2.doc

Page 47: Meester over mijn schoolarchief

45

• vermeld de datum van het document volgens het stramien JJJJMMDD (bijvoorbeeld 6 december 2001 = 20011206)

• zorg ervoor dat de bestandsnaam en de titel van het document overeenstemmen• vermeld de onderdelen van een bestandsnaam steeds in dezelfde volgorde

bijvoorbeeld <soort document> <onderwerp/geadresseerde/afzender> <versie> <datum> <punt> <extensie>

■ bij een aantal documenten is het versiebeheer heel belangrijk en volstaat een aanduiding in de bestandsnaam niet. Vul het documentprofi el in (Bestand > Eigenschappen) of houd in het document zelf een overzicht van het versiebeheer bij.

■ stem de bestandsnaam op de extensies af: het is evident dat een ppt-bestand een presentatie bevat. Laat overbodige woorden of evidenties achterwege.

■ behoud de originele extensies van de bestandsformaten.

Bijvoorbeeld: txt: ASCII of Unicode doc: Word mdb: Access xls: Excel ppt: Powerpoint

Voorbeelden bestandsnamen:

NIET WEL

Brief W Vanneste 08dec01.doc Brief_WVanneste_20011208.doc

Rekening jaar 2001.xls Rekening2001.xls

Presentatie oefening A-cursus.ppt Oefening_Acursus.ppt

Operationeel Plan defi nitieve versie.doc OperationeelPlan_V1_0.doc

1

Page 48: Meester over mijn schoolarchief

46

Organisatorische aspectenVermijd onduidelijke afkortingen, gebruik enkel afkortingen die door iedereen van je school begrepen worden. Leg de afkortingen vast in een lijst.

Archiveren van e-mail

E-mail als archiefdocumentInkomende en uitgaande e-mails en bijlagen kunnen archiefdocumenten zijn. Ze kunnen administratieve en/of juridische waarde hebben. E-mails met archiefwaarde dienen in een goed geordende en toegankelijke staat bewaard te worden.

Digitaal archiverenE-mails zijn een goed voorbeeld van digital born (digitaal geboren) documenten. Volgens de DAVID-bewaarstrategie worden e-mails dan ook digitaal bewaard. Het afdrukken op papier kan slechts een tijdelijke oplossing zijn in afwachting van een digitaal archiveringssysteem van een organisatie. Voor de nadelen van het afdrukken van digitale archiefdocumenten zie ook paragraaf 1.

SelectieWelke e-mails archiefwaarde hebben en dus moeten worden bewaard, hangt af van het archiveringsbeleid van je school. In het algemeen kan je op volgende regels letten: inkomende EN uitgaande e-mails en bijlagen kunnen in aanmerking komen voor archivering.

Let er op dat je e-mailprogramma zo ingesteld is dat een kopie van verzonden berichten wordt opgeslagen. Bij de courante e-mailprogramma’s is dit standaard het geval.■ louter informatieve e-mails worden niet

beschouwd als archiefstukken voor zover er geen onmiddellijk verband is met de taken van de archiefvormer

■ persoonlijke e-mails horen niet thuis in het schoolarchief en worden bijgevolg niet gearchiveerd

Page 49: Meester over mijn schoolarchief

1

47

Een tijdelijke oplossing voor het archiveren van e-mailBinnen je e-mailsysteem (bijvoorbeeld MS Outlook, Outlook Express, Mozilla Thunderbird) kan een mappenstructuur helpen om je e-mails voorlopig gestructureerd te bewaren. Je klasseert de e-mails door ze van je Postvak IN naar de relevante map van je mappenstructuur te slepen. (Voor de indeling, map- en bestandsnamen gelden dezelfde regels als die hoger zijn beschreven)

Voorbeeld mappenstructuur binnen MS Outlook 2003

VoorbeeldOpzetten van een mappenstructuur binnen MS Outlook 2003: 1. rechtermuisknop Postvak IN > Nieuwe map 2. betekenisvolle mapnaam opgeven

Page 50: Meester over mijn schoolarchief

48

E-mail archiveren als deel van de archiveringsprocedure voor digitale documentenHet bewaren van e-mails en bijlagen binnen het e-mailsysteem waarmee ze worden ontvangen of verstuurd is slechts een tijdelijke oplossing. Voor archivering worden e-mails beter aan het digitale klassement toegevoegd waarin alle documenten omtrent dezelfde zaak of hetzelfde onderwerp centraal worden bewaard.

Meer informatie over het archiveren van e-mail als deel van de archiveringsprocedure voor digitale documenten is na te lezen in het rapport:■ F. Boudrez, E-mails: hoe klasseren en goed archiveren?, Technisch rapport Stadsarchief Antwerpen,

Antwerpen, 2006, http://www.edavid.be/docs/emailrapport_lr.pdf

ExporterenOm e-mails en bijlagen te archiveren, breng je ze idealiter van het e-mailsysteem over naar de locatie waar het digitale klassement van je school wordt bijgehouden.

eDAVID ontwikkelde enkele aanpassingen voor MS Outlook om het archiveren van e-mail af te stemmen op de archiefcontext. Verder zijn er XML-schema’s voor e-mail ontwikkeld evenals een migratietool voor de omzetting naar XML.

Meer informatie over deze ontwikkelingen en tools:■ Digitaal ArchiVeren: rIchtlijn & aDvies nr. 1, Archiveren van e-mail http://www.edavid.be/davidproject/teksten/Richtlijn1.pdf■ F. Boudrez, E-mails: hoe klasseren en goed archiveren?, Technisch rapport Stadsarchief Antwerpen,

Antwerpen, 2006, http://www.edavid.be/docs/emailrapport_lr.pdf■ XML-schema’s: http://www.edavid.be/xmlschemas/

Archiveren van websitesWebsites kunnen evengoed als andere digitale documenten in aanmerking komen voor archivering. Mede om reden van de dynamiek van websites houdt het archiveren van websites zijn eigen uitdagingen in. Meer informatie over het archiveren van websites:■ http://www.edavid.be/publicaties.php■ http://digitaaldepot.edavid.be/routeplanner.html#websites

Page 51: Meester over mijn schoolarchief

1

49

Veilige opslag

De digitale documenten van een organisatie kunnen op verschillende plaatsen worden opgeslagen: gemeenschappelijke schijfruimte, persoonlijke mappen op de serverschijven, lokale schijven van de pc’s, cd’s en diskettes.

Tips voor een veilige opslagBelangrijk om te weten is dat dragers zoals serverschijven, harde schijven of cd’s een beperkte levensduur hebben en dat ze maar een tijdelijke oplossing zijn om documenten te bewaren. Bovendien zullen nieuwe vormen van opslag (bijvoorbeeld servertechnologie) oudere dragers gedeeltelijk of volledig vervangen. Het voornaamste aandachtspunt voor een veilige opslag is het voorkomen van gegevensverlies. Een integere bitstream is bij een archiefdocument belangrijker dan de keuze van de drager (we archiveren documenten GEEN dragers). De controle van bitstreams en het overbrengen naar nieuwe opslagmedia is vooral een technisch ICT-probleem. Het ICT-personeel zal deze taak in de regel opvolgen en zal je kunnen informeren over de meest recente ontwikkelingen.

Wat je zelf kunt doen:■ verzeker je ervan dat er back-ups van je documenten zijn;■ plaats zo weinig mogelijk digitale documenten op de lokale schijven van de pc’s. Ongelukjes met

bestanden op harde schijven kunnen maar zelden worden hersteld. Deze bestanden worden immers niet beveiligd door back-upprocedures en overschrijven of wissen is snel gebeurd. Bovendien heeft iedereen die op je pc werkt inzage in die documenten;

■ bewaar zoveel mogelijk documenten op de gemeenschappelijke schijfruimte;■ houd mappen met de geïnstalleerde software zoveel mogelijk gescheiden van de mappen met de

documenten;■ plaats vertrouwelijke documenten in afgeschermde mappen. Ken zo weinig mogelijk individuele

paswoorden aan documenten toe;■ controleer de bestandslocaties vooraleer je een document bewaart;■ gebruik zo weinig mogelijk diskettes voor langdurige bewaring van digitale bestanden.

Indien je bestanden tijdelijk op cd wilt bewaren, kan je volgende richtlijn raadplegen:Digitaal ArchiVeren rIchtlijn & aDvies nr. 2, Duurzame cd’shttp://www.edavid.be/davidproject/teksten/Richtlijn2.pdf

Page 52: Meester over mijn schoolarchief

50

De problematiek van de bewaring op lange termijn

DuurzaamheidsprobleemOm reden van de technologische veroudering is het bewaren van digitale archiefdocumenten op lange termijn niet evident:■ hard- en software evolueren voortdurend. Het raadplegen van bestanden wordt onmogelijk zodra

applicaties verdwijnen of bepaalde bestandsformaten niet meer ondersteunen;■ digitale dragers (bijvoorbeeld harde schijven, cdroms, dvd’s, tapes) hebben maar een levenstermijn van

vijf tot tien jaar.

Dit vraagt naar oplossingen voor het duurzaamheidsprobleem.

DuurzaamheidsoplossingenDe DAVID-bewaarstrategie probeert het duurzaamheidsprobleem tegen te werken door de methodes van emulatie en migratie te combineren.

Bij deze oplossing worden per archiefdocument in twee bestandsformaten bewaard: ■ het document in zijn origineel bestandsformaat en■ het document, gemigreerd naar een geschikt archiveringsformaat

Meer informatie over de DAVID-bewaarstrategie:■ F. Boudrez, H. Dekeyser, DAVID – Digitaal archiveren in de praktijk. Handboek, Antwerpen, 2004-2006,

B. Bewaarstrategieën > 5. Besluit http://www.edavid.be/davidhandboek/b_besluit.htm

ArchiveringsformatenVeel archiefdocumenten moeten op lange termijn leesbaar zijn. Digitale archiefdocumenten die niet in een geschikt archiveringsformaat zijn opgeslagen, dienen dus op termijn worden omgezet naar een geschikt archiveringsformaat.

Een geschikt archiveringsformaat voldoet bij voorkeur aan de volgende criteria:

Page 53: Meester over mijn schoolarchief

1

51

■ gestandaardiseerd;■ open en gedocumenteerd: de technische specifi catie is beschikbaar;■ wijd verspreid;■ softwareonafhankelijk;■ producentonafhankelijk;■ opslag zonder informatieverlies: geen compressie met informatieverlies;■ en is in staat om de essentiële eigenschappen van het archiefdocument in tijd over te brengen.

Voorbeelden van archiveringsformaten:

Tekstuele documenten

MS Word ODT en TIFF, PDF/A

MS Excel XML en TIFF, ODS, PDF/A

MS Access XML en TIFF

e-mail: msg, eml XML

Beeld en geluid

Raster (jpg, gif, bmp, png) TIFF (uncompressed)

Vector (svg) CGM

Audio () WAV

Video AAF of MXF

CAD DXF

Meer informatie over bestandsformaten en standaarden:■ F. Boudrez, Standaarden voor digitale archiefdocumenten, Antwerpen, 2001-2005 http://www.edavid.be/docs/eDAVID_standaarden.pdf■ Digitaal ArchiVeren: rIchtlijn & aDvies nr. 4, Standaarden voor bestandsformaten http://www.edavid.be/davidproject/teksten/Richtlijn4.pdf

Page 54: Meester over mijn schoolarchief

52

Tips■ Gebruik wanneer mogelijk bij aanmaak van documenten een formaat dat voor archivering geschikt is. Dan

voorkom je dat documenten later moeten worden overgezet naar een ander formaat.

■ Vraag bij je organisatie na of ze voor archivering geschikte software en formaten ondersteunt (bijvoorbeeld OpenOffi ce en ODF).

OpenOffi ce (http://www.openoffi ce.org/) ondersteunt bijvoorbeeld de standaard ODF (Open Document Formaat). OpenOffi ce is open source en gratis beschikbaar. Open Offi ce is ondermeer geschikt voor het aanmaken van tekstdocumenten (.odt), spreadsheets (.ods) en presentaties (.odp).

1 Expertisecentrum DAVID vzw (eDAVID) is een onderzoek- en kenniscentrum inzake digitaal archiveren. Meer informatie: www.edavid.be.

2 Deze bijdrage is samengesteld uit de volgende DAVID/eDAVID-publicaties:

F. Boudrez, H. Dekeyser, DAVID – Digitaal archiveren in de praktijk. Handboek, Antwerpen, 2004-2006Digitaal ArchiVeren: rIchtlijn & aDvies, nr. 1, Archiveren van e-mailDigitaal ArchiVeren: rIchtlijn & aDvies, nr. 3, Mappenstructuur en bestandsnamen voor digitale documentenF. Boudrez, E-mails: hoe klasseren en goed archiveren?, Technisch rapport Stadsarchief Antwerpen, Antwerpen, 2006F. Boudrez, Standaarden voor digitale archiefdocumenten, Antwerpen, 2001-2005

Deze en andere eDAVID-publicaties zijn beschikbaar op de eDAVID-website www.edavid.be.

Page 55: Meester over mijn schoolarchief

2

53

Hoofdstuk II: Selectie voor bewaring en vernietiging

Page 56: Meester over mijn schoolarchief

54

Page 57: Meester over mijn schoolarchief

2

55

Inleiding

Op tijd vernietigen is de boodschap! Het is onmogelijk om alle geproduceerde documenten integraal te bewaren, zowel wegens plaatsgebrek als wegens een tekort aan fi nanciële middelen. Bovendien staat dit een effi ciënt documentbeheer in de weg en is het bijgevolg allerminst aangewezen voor de werking van de dienst. Vernietig dus systematisch en consequent archief waarvan de administratieve bewaartermijn verstreken is. Archief dat op de aangewezen tijdstippen vernietigd wordt volgens de voorgeschreven procedures, laat een aanzienlijke plaatsbesparing toe. Ten gevolge van de regelmatige liquidatie, stijgt de effi ciëntie van de werking (er gaat immers minder tijd verloren in het opzoeken en terugvinden van de gevraagde/benodigde documenten). Correct de juiste zaken vernietigen zorgt er bovendien voor dat in de toekomst de essentiële informatie over je school bewaard blijft.

Wat is vernietigen?

Vernietigen is het zodanig bewerken van informatiedragers dat de informatie die erop vastgelegd is op geen enkele wijze kan worden gereconstrueerd. Dit impliceert dus het versnipperen of verbranden van papier, en het verbrijzelen van optische en elektromagnetische dragers.

Bij vernietigen denkt men spontaan aan opruimacties van totaal verouderde, nutteloze en overbodige documenten die reeds jarenlang in kasten opgeborgen lagen. Meestal wordt tot dergelijke actie overgegaan omdat dringend plaatsgebrek zich aandient, een verhuis op stapel staat ... In dergelijke situaties besluit men vaak om hals over kop het hele archief op te ruimen. En plots blijkt dan dat de hele geschiedenis van de school verdwenen is … Consequent vernietigen van archief houdt echter meer in. Er moet een refl ex en verantwoordelijkheid worden ingebouwd om op regelmatige basis en weloverwogen stukken af te voeren.

Toelating vragen om te vernietigen

Het offi cieel onderwijsScholen van het offi cieel onderwijs, het GO!, de steden en gemeenten en provincies ressorteren onder de Archiefwet van 1955. In artikel 5 stelt deze wet dat archief niet mag worden vernietigd zonder toestemming van de algemeen rijksarchivaris. Voor elke vernietiging moet toestemming gevraagd worden aan het Rijksarchief. Een hulpmiddel hierbij is de selectielijst (zie verder). Opgelet: de selectielijst is hierbij enkel een leidraad die kan helpen om een en ander gemakkelijker uit te voeren. Toepassing van deze lijst ontslaat deze scholen niet van de plicht tot het vragen van toelating tot vernietiging.

Selectie voor bewaring en vernietiging Sofi e Deschamps en Roeland Verhaert

Page 58: Meester over mijn schoolarchief

56

Het vrij onderwijsScholen van het vrij onderwijs vallen niet onder de Archiefwet. Zij hoeven dan ook geen toelating te vragen om archief te vernietigen. Deze scholen kunnen de selectielijst zonder meer toepassen. Zij dienen enkel de administratieve bewaartermijnen zoals opgelegd door het ministerie te volgen. Deze termijnen zijn opgenomen in de selectielijsten.

Schonen

Een eerste vorm van vernietiging bestaat erin het klassement te schonen.

Schonen is de dossiers/archiefbestanden ontdoen van enzijds elementen die schadelijk zijn:■ metaalhoudende hechtmiddelen: nietjes, speldjes, paperclips■ binders uit kunststof■ plastiekmapjes ■ mappen, klasseurs, hangmappen■ elastiekjes■ zelfklevende memoblaadjes

en anderzijds elementen die overbodig zijn:■ dubbels■ lege pagina’s en formulieren■ routinestukken die geen

bewijswaarde meer hebben■ kladnotities (tenzij ze

waardevolle annotaties bevatten)

■ documentatie (kopieën van artikels, folders, brochures, aankondigingen)

■ omslagen, tenzij de poststempel van belang is

Page 59: Meester over mijn schoolarchief

2

57

Deze elementen mogen ook in het openbaar onderwijs worden vernietigd zonder toestemming van de Algemeen Rijksarchivaris. Het schonen van documenten impliceert plaatsbesparing. Regelmatig de mappen, dossiers, … ontdoen van overbodige (en schadelijke) elementen kan de papierberg reeds tijdens de dagelijkse werking en het gebruik van de documenten aanzienlijk doen slinken. Bovendien zorgt schonen voor een grotere transparantie in de workfl ow van documenten.

Selectie

Schonen beperkt zich tot het opkuisen van een dossier, bij selectie zal men de beslissing nemen of een dossier of reeks bewaard moet of vernietigd mag worden. Om te weten welke documenten men moet bewaren en welke men kan vernietigen, zijn er selectielijsten opgesteld. Bijgevoegde selectielijst werd opgesteld door een werkgroep samengesteld uit leden van het project Pavlo(e), in samenwerking met de subwerkgroep selectielijsten voor gemeentearchief van de VVBAD en voor het GO! de archivaris van de permanente ondersteuningscel voor de CLB’s van het GO! onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap.

Het nut van de selectielijst

De selectielijst geeft enerzijds aan hoe lang een document administratieve waarde heeft. Een document wordt opgemaakt of ontvangen in het kader van een taak. Het heeft dan een bepaald administratief of juridisch nut. Nadat dat nut verstreken is, dus na de administratieve bewaartermijn, heeft de administratie deze documenten niet meer nodig. In de selectielijst wordt de term geadviseerde vernietigingstermijn gebruikt.

Anderzijds geeft de selectielijst aan welke documenten na afl oop van deze termijn een bijkomende waarde hebben, die het zinvol maakt om ze voor eeuwig te bewaren.Het uitgangspunt is hierbij: hoe kunnen we, met een zo beperkt mogelijk aantal documenten toch de essentie van de geschiedenis van een school weergeven. Alles bewaren heeft geen zin.Om tot goede resultaten te komen zijn we eerst op zoek gegaan naar de basis, maar de essentie van onderwijs:■ het lesgeven: wat werd er precies gegeven? Historisch onderzoek zal zich in de toekomst vaak

concentreren op de inhoud van de lessen. Bijvoorbeeld: wat werd er 50 jaar geleden gegeven in de lessen geschiedenis?

■ de leerlingen en hun loopbaan: dit maakt deel uit van wat we in algemene termen noemen historisch,

Page 60: Meester over mijn schoolarchief

58

sociologisch en genealogisch onderzoek. Was grootvader een goed leerling? Hij werd later schilder, maar was hij op school ook al goed in tekenen? Uiteraard moet er hier rekening worden gehouden met de wetgeving op de privacy. Kan ook nuttig zijn voor een sociologische studie!

■ de schoolvisie en het -beleid: de eigenheid van elke school. Wat was nu eigenlijk het kenmerkende aan die Jezuïetenscholen?

■ het schoolleven: hoe zag de school eruit? Welke extra-scolaire activiteiten werden er gehouden? Dit uit zich in foto’s, affi ches enzovoort. Het schoolleven is vaak het hoofdonderwerp van jubileumuitgaven en herdenkingsvieringen van scholen.

■ De leerkrachten: bepalen het leven op school in grote mate. Zijn ook een favoriet onderwerp bij allerlei vormen van herdenkingen.

Vanuit deze visie is er gekeken welke documenten moeten bewaard worden en welke niet.

Gebruik van deze selectielijst maakt het dus mogelijk om snel te selecteren en enkel de belangrijkste documenten te bewaren.

De gebruikte velden (kolommen) in de tabel

In de eerste vier kolommen vind je de decimalen van de vier hiërarchische niveaus van de indeling. In de vijfde kolom vind je de decimalen van de plaats van het selectievoorschrift onder de bijhorende handeling:

■ naam van het selectievoorschrift of van de titel: de benaming of omschrijving van de documenten, dossiers of archiefbestanddelen. Bij titels van de indeling vind je hier een taak van de school weergegeven.

■ onderwijs: hier vind je een aanduiding van de onderwijsniveaus en onderwijsvormen waarin de documenten voorkomen. Bijvoorbeeld: BuSO, DKO, BaO.

■ bijkomende identifi catie van het selectievoorschrift of van de titel: 1) andere benaming van de documenten, bijvoorbeeld de benaming volgens de wet- en regelgeving; 2) andere algemeen gangbare synoniem(en) voor de beschreven documenten; 3) informatie, zoals voorbeelden, die de aard van de documenten nader toelicht. Bij titels kan hier een toelichting bij die titel staan.

■ defi nitieve bestemming: de bestemming van het document, namelijk vernietigen, bewaren, vernietigen onder bepaalde voorwaarden of bewaren onder bepaalde voorwaarden:B = bewaren. Dit wil zeggen: PERMANENT te bewaren. In het openbaar onderwijs mogen deze

stukken nooit vernietigd worden. Voor het vrij onderwijs houdt dit in dat deze documenten

Page 61: Meester over mijn schoolarchief

2

59

beter bewaard worden indien men de essentie wil bewaren van de werking van de school.V = vernietigen. Dit wil zeggen: de stukken vanaf 1950 mogen vernietigd worden, na het

verstrijken van de vernietigingstermijn (zie verder).Er kunnen bij B en V wel extra selectievoorwaarden zijn toegevoegd.■ selectievoorwaarden: voorwaarden om de archiefdocumenten waarvan sprake te mogen

vernietigen. Deze zijn essentieel voor het nemen van de selectiebeslissing. Let wel, de voorwaarde dat de documenten niet van voor 1950 mogen zijn, wordt niet telkens vermeld, evenmin als de voorwaarde dat de geadviseerde vernietigingstermijn (zie verder) moet verstreken zijn.

■ geadviseerde vernietigingstermijn: minimale termijn waarna de stukken vernietigd mogen worden. De aangegeven termijn is enkel richtinggevend en adviserend. Het blijft de verantwoordelijkheid van de school om de bewaartermijn te bepalen op basis van

1. de meest recente omzendbrieven met de bewaartermijnen van het ministerie of de onderwijskoepel;

2. expliciete vermeldingen van een termijn in de regelgeving; 3. het nut in de bedrijfsvoering.

De geadviseerde vernietigingstermijn is een minimale termijn, die bijgevolg een langere bewaring niet uitsluit. Alle vernietigingstermijnen gaan in vanaf 1 januari volgend op het jaar waarin het betreffende stuk aangemaakt werd of het dossier werd afgesloten. De geadviseerde vernietigingstermijn begint pas te lopen na het afsluiten van het dossier. Een klachtendossier is bijvoorbeeld niet afgesloten zolang de klacht niet is afgehandeld.Stukken die als defi nitieve bestemming vernietigen hebben en waarvan de geadviseerde vernietigingstermijn X jaar is ➞ tel X jaar bij het jaar van de aanmaak van de stukken en vernietig vanaf 1 januari van het jaar daarop.

Bijvoorbeeld:Facturen 1978: administratieve bewaartermijn: 10 jaarWanneer vernietigen? 1978 + 10 = 1988 ➞ vanaf 1 januari 1989Dossier met als datering 1997-1999 en als bewaartermijn 10 jaar:1999 + 10 = 2009 ➞ vanaf 1 januari 2010

De omschrijvingen, tot het einde van het administratieve nut houdt in dat in dit geval de vernietigingstermijn te sterk afhangt van elke lokale situatie om een algemeen geldend advies te kunnen geven: de school beslist dan zelf hoe lang ze iets nodig heeft. Indien het niet meer nodig

Page 62: Meester over mijn schoolarchief

60

is, kan het weg. Dit ontslaat de school uiteraard niet van de plicht om de wet- en regelgeving te eerbiedigen.

■ Toelichting bij het selectievoorschrift: 1. extra achtergrondinformatie en/of 2. verantwoording inzake de selectievoorschrift zoals een bronreferentie. Wanneer de toelichting

te uitgebreid is, maakten we ook gebruik van de kolom Toelichting bij het selectievoorschrift / Historiek.

Een gemeenschappelijke basisselectielijst voor alle onderwijsniveaus, -vormen en -netten?

Er is gekozen voor een gemeenschappelijke basislijst voor de verschillende onderwijsniveaus en -vormen voor de verschillende netten. Voordelen:■ uniformiteit en duidelijkheid. Alle scholen krijgen gelijkaardige selectiecriteria voor hun documenten■ het opstellen van de lijst moet maar eenmaal gebeuren■ later historisch-wetenschappelijk onderzoek kan zich voor elke school op dezelfde soort documenten

baseren. Dit maakt vergelijkend onderzoek tussen de scholen mogelijk

Kan er een gemeenschappelijke selectielijst zijn voor de verschillende soorten onderwijs en voor de verschillende netten? Het antwoord op deze vraag is ja. De onderwijstaak die wordt uitgevoerd is steeds dezelfde. Elke school heeft dezelfde hoofdtaak: het geven van lessen. De basisbeslissing over wat belangrijk is, blijft min of meer gelijk.Natuurlijk zijn er hier en daar verschillende soorten documenten en elk net zal een aantal typische documenten hebben. Voor deze documenten, die je niet zal terugvinden in deze lijst, zal het openbaar onderwijs een extra toelating moeten vragen aan het Rijksarchief. Het vrij onderwijs zal zich moeten richten tot de verantwoordelijke onderwijskoepel, of een gerichte afweging moeten maken om het belang van de documenten in te schatten.

Ondersteunende taken in de selectielijst

Naast de taken die een school uitvoert in het kader van onderwijs, zijn er ook taken die enkel dienen om de werking van de school te ondersteunen. Het gaat dan om fi nanciën, personeel, beleid, communicatie, patrimonium, logistiek, ICT, bescherming en preventie en dergelijke. Deze taken zijn niet typisch voor

Page 63: Meester over mijn schoolarchief

2

61

een school, maar komen in elke organisatie voor. Voor de volledigheid werd ervoor gekozen om deze taken en de meest voorkomende daarbij horende documenten ook op te nemen, echter zonder termijnen. Termijnen werden niet opgenomen omdat ze sterk verschillen naargelang het statuut van de school. Telkens is andere regelgeving met andere termijnen van toepassing. Zo geldt voor fi nanciële stukken van het gemeenschapsonderwijs een termijn van 7 jaar, voor de gemeenten en provincies geldt 30 jaar, en voor vzw’s eveneens 10 jaar.

Hoe vernietigen?

Papier

Archief dat in aanmerking komt voor vernietiging, kan niet op straat worden gezet en meegegeven met de papierophaling. Documenten bevatten vaak vertrouwelijke en privacygevoelige gegevens. Deze documenten mogen niet in handen van onbevoegden vallen.

Vernietiging van archief gebeurt bijgevolg volgens een specifi eke procedure:■ intern door versnippering met behulp van een papiervernietiger■ uitbesteden van de vernietiging aan een externe fi rma die een certifi caat van vernietiging afl evert.

er zijn diverse fi rma’s op de markt die deze diensten leveren (met inbegrip van het plaatsen van containers, het ophalen ervan en professioneel vernietigen).Voordeel: een fi rma is goedkoper dan het zelf versnipperen van documenten. Zelf versnipperen impliceert de kosten van een versnipperaar (aankoop, elektriciteit, …) en een grote tijdsinvestering om het papier te ontdoen van paperclips, nietjes en dergelijke om het vervolgens door de machine te halen. Bovendien moeten de snippers daarna ook nog met de papierophaling meegegeven worden. Zo komen ze toch nog op straat, en blijft het risico bestaan dat ze in handen van derden terecht komen en de documenten terug samengesteld worden. Er bestaan zelfs computerprogramma’s waarmee dit kan.Papier dat moet worden vernietigd kan tijdelijk in afgesloten (rol)containers worden bewaard met aanduiding vernietiging archief tot een voldoende grote hoeveelheid papier door een fi rma kan worden opgehaald.

Documentatie kan, in tegenstelling tot archief, zonder speciale procedure worden vernietigd. Het betreft folders, kopieën van artikels, … Deze documenten kunnen wel worden meegegeven met de papierophaling.

Page 64: Meester over mijn schoolarchief

62

Optische schijven

■ cd-rom■ audio-cd■ video-cd

Vernietiging op kleine schaal:■ met een breekmes in de cd/dvd kerven, diep genoeg om door de metaallaag te gaan; daarna in twee

kraken met een tang of hamer■ de cd helemaal in stukken breken

Het belangrijkste is dat de beschermlaag doorbroken wordt en dat de metaallaag diep wordt beschadigd, met andere woorden dat de cd in scherven ligt.

Vernieting op grote schaal: door een externe fi rma

Magnetische dragers

■ harde schijven■ banden■ diskettes

Vernietiging door demagnetisering.Overzicht van beschikbare freeware voor digitale archiefvernietiging:http://www.snapfi les.com/freeware/security/fwerase.html

De geciteerde website werd een laatste maal geconsulteerd op 15/04/09.

Page 65: Meester over mijn schoolarchief

2

63

Lijst van vernietigde archiefstukken

Het Rijksarchief vraagt aan de scholen uit het offi cieel onderwijs bij de vernietiging van archief een overzichtslijst van de betrokken stukken. Deze lijst bevat een opsomming van de beschrijvingen en de jaartallen van de stukken die werden vernietigd.Voor een model verwijzen we je naar de bijlage.

Bovendien wordt het opmaken van dergelijke lijst ook voor de school zelf aangeraden. Op die manier kan een lange zoektocht naar vernietigde documenten worden vermeden.

Herkenning van de bestemming en tijdelijke bewaring op de school

Voor een snelle herkenning van de bestemming van de documenten in de bureaus of in een lokaal voorzien voor de bewaring van archief, kan een kleuraanduiding op de mappen en archiefdozen worden aangebracht (kleurstickertjes). Pas de keuze uniform en consequent toe.Voorbeeld van kleuren voor de aanduiding van de selectie:■ rood voor permanente bewaring■ blauw met een jaartal voor vernietiging: tijdelijk te bewaren documenten die na afl oop van de

administratieve bewaartermijn als bestemming vernietigen hebben

Voordelen: een snel zichtbaar en duidelijk overzicht:• wat te bewaren en te vernietigen: in één oogopslag is duidelijk wat permanent moet bewaard of welke

mappen en dozen overgedragen moeten worden aan het Rijksarchief of een andere archiefi nstelling en welke na verloop van tijd vernietigd mogen worden

• hoe lang te bewaren: door de vermelding van het jaartal van vernietigen op de map of doos (of op de kleursticker) is meteen duidelijk wanneer de bescheiden mogen worden opgeruimd (en wordt bijkomend opzoekwerk in de selectielijst vermeden)

• welke documenten extra zorg vereisen: alleen permanent te bewaren archiefstukken worden verpakt in zuurvrije omslagen en dito archiefdozen; tijdelijk te bewaren documenten vergen minder duur opbergmateriaal

• hoe het archiefdepot te organiseren: permanent en tijdelijk te bewaren archiefbestanden kunnen gescheiden worden geplaatst. De mappen en dozen die in hetzelfde jaar mogen worden vernietigd, kunnen eventueel bij elkaar worden geplaatst.

Page 66: Meester over mijn schoolarchief

64

Documentbeheer op de werkvloer■ documenten volgens een consequent aan te houden systeem ordenen (vb. chronologisch,

alfabetisch, dossiersgewijs,..) zie artikel inventarisatie■ plaats van bewaren: bureaus, speciaal lokaal,…

Nagaan en respecteren van de administratieve bewaartermijn = tijdelijk bewaren tot de administratieve bewaartermijn verstreken is

Defi nitieve bestemming nagaan in de selectielijst:

BEWAREN (B)

VERNIETIGEN (V)

Offi cieel onderwijs: toelating vragen aan het Rijk-sarchief. Zie www.arch.be

Opmaken van vernietigingslijst

Voor snelle herkenning van de bestemming van de map-pen/dozen in de bureaus: eventueel kleuraanduiding (kleur-stickers):

■ blauw: tijdelijk bewaren (defi nitieve bestemming: V) + vermelden jaartal van vernietiging■ rood: permanent bewaren (defi nitieve bestemming: B)

Schonen van de dossiers: vernietigen van blanco’s, dubbels, verwijderen van nietjes, paperclips…(Schonen van de dossiers kan ook reeds vroeger gebeuren)

■ Tijdelijk bewaren in de school■ Permanent bewaren op de school■ Voorbereiden overdracht van permanent

te bewaren archiefbestanden aan het Rijksarchief of een andere archiefbe-waarplaats.

Na vervallen van de administratieve bewaarter-mijn

Vb. bewaartermijn van 10 jaar toepassen Vb. facturen van 19881988 + 10 = 1998➞ vernietigen vanaf 1 januari 1999

Hoe vernietigen?Papier:

zelf versnipperen of door een externe fi rma met levering van attest van vernietiging cd-rom, audio-cd, video-cd:verbrijzelen

Harde schijven, diskettes, banden: demagnetiseren

Page 67: Meester over mijn schoolarchief

2

65

Bijlage: Model lijst van te vernietigen archiefstukken

Archiefvormer: naam van de schoolDatum van vernietiging:

Omschrijving van de inhoud Jaartallen van de stukken

Page 68: Meester over mijn schoolarchief

66

Page 69: Meester over mijn schoolarchief

3

67

Hoofdstuk III: Statisch archief

Bewaren Ordenen en beschrijven

Page 70: Meester over mijn schoolarchief

68

Page 71: Meester over mijn schoolarchief

3

69

Algemeen: bewaaromstandigheden

De grootste boosdoeners voor een historische collectie – waaronder ook archiefdocumenten – zijn licht, verkeerde waarden op het vlak van temperatuur en vochtigheid, ongedierte en insecten, schimmel en ten slotte de mens.

Het is bijna onmogelijk om in archieven de perfecte bewaaromstandigheden voor de documenten te garanderen. Het is echter noodzakelijk om deze zoveel mogelijk te benaderen, iets waar een collectiebeheerder met eenvoudige middelen al vrij goed kan in slagen.

Temperatuur & luchtvochtigheid

Een eerste feit is dat verschillende materialen andere voorkeuren hebben qua bewaaromstandigheden. Deze worden in een volgend item in deze bijdrage uitvoerig beschreven. Het is echter niet mogelijk om aan de verschillende eisen afzonderlijk te voldoen. Leder bijvoorbeeld voelt zich het beste in geheel andere omstandigheden dan papier, terwijl beide materialen samen voorkomen bij ingebonden boeken.

Daarom legden specialisten algemene omstandigheden vast die als richtcijfers kunnen dienen. Daarbij gaan temperatuur en relatieve vochtigheid steeds hand in hand. Algemeen kan worden gesteld dat voor een gemengde collectie een gemiddelde temperatuur van 15° ideaal is. De ideale relatieve vochtigheidsgraad bedraagtongeveer 45 %.

Een te hoge temperatuur zorgt voor uitdroging: papier kan geel en bros worden. Een te lage temperatuur zorgt voor een stijging van de relatieve vochtigheid, omdat de lucht minder water kan opnemen. Deze relatieve vochtigheidsgraad is het percentage waterdamp in de lucht, in relatie tot de temperatuur. Hoe hoger de temperatuur, hoe meer water de lucht kan bevatten vooraleer het verzadigingspunt (100 %) bereikt wordt. Boven dit verzadigingspunt ontstaat condensatie en slaat de luchtvochtigheid onder de vorm van druppels water neer op de stukken. Het is van belang om steeds een ideale combinatie van temperatuur en vochtigheid na te streven1. Een te lage luchtvochtigheid droogt materialen uit: papier wordt broos, lijm gaat verdrogen … Een hoge luchtvochtigheid zal dan weer schimmelgroei bevorderen, wat ook nefast is voor de collectie.

De stabiliteit van relatieve vochtigheid en temperatuur zijn essentieel. Niets is zo schadelijk voor een collectie als de bewaring op een plaats waar het in de winter vriest en in de zomer snikheet is. Bij te grote schommelingen gaan de materialen uitzetten en inkrimpen, waardoor er beschadigingen kunnen optreden.

Bewaren Petra Vanhoutte

Page 72: Meester over mijn schoolarchief

70

Zeker bij een combinatie van materialen kan dit extra funest zijn. De leren rug van een boekband zal op een andere manier reageren dan de kartonnen inhoud, waardoor het leer na verloop van tijd zelfs kan scheuren. Een lokaal waar de temperatuur plots met 10°C stijgt kan de snelheid van het aftakelingsproces verveelvoudigen2.

Schommelingen in de temperatuur zijn vrij eenvoudig te meten met een gewone kwikthermometer. De vochtigheid kan je met een hygrograaf meten, een toestelletje dat in de gewone detailhandel te koop is. Het is aan te raden om de waarden gedurende een tijd bij te houden om te na te gaan of er zich al dan niet grote schommelingen in temperatuur en vochtigheid voordoen. Dit kan via het optekenen van de gegevens

in een grafi ek - elke dag op min of meer hetzelfde tijdstip - of via gespecialiseerde apparatuur die dit soort gegevens automatisch bijhoudt. Deze zogenaamde dataloggers of thermohygrografen zijn in de vakhandel te koop.

Bij een te hoge of te lage relatieve luchtvochtigheid kan water aan de lucht worden onttrokken of toegevoegd met speciale apparaten die courant in de handel te krijgen zijn, ook in gewone ketens van huishoudapparaten. Professionele apparatuur haalt uiteraard een correcter niveau. De prijzen van ontvochtigers liggen tussen 200 en 1000 euro, die van bevochtigers zijn iets lager. Kies voor een type met hygrostaat, waardoor het percentage luchtvochtigheid nauwkeurig kan worden ingesteld. Deze toestellen dienen goed onderhouden te worden zodat er geen schimmel kan ontstaan in de fi lters.

Een eerste stap om de schadelijke invloeden te beperkten, is echter het zorgvuldig plannen van de inplanting van een archiefdepot. Veel instellingen bewaren hun archief op de zolder of in de kelder, veelal in een onverwarmde omgeving. Dit is zeker geen goed idee. Zorg steeds voor voldoende isolatie, dit is niet alleen goed voor je collectie, maar ook voor je energiefactuur en het milieu. Hou ramen en deuren zoveel mogelijk gesloten en dicht kieren en tochtgaten zoveel mogelijk. Een goede verwarming is essentieel, maar pas wel op om geen documenten in de directe nabijheid van het verwarmingselement te plaatsen, anders drogen ze uit. Een goed lokaal kan veel problemen wegnemen en maakt het plaatsen van ontvochtigers of bevochtigers veelal overbodig.

Page 73: Meester over mijn schoolarchief

3

71

Licht

Ook licht kan grote schade toebrengen aan materialen. Licht bestaat immers uit verschillende stralen. De ultraviolette stralen (UV) enerzijds zijn vrij energetisch en beschadigen de lignine en de cellulose. Het gevolg is het geel worden van het papier en een fenomeen dat depolymerisatie heet: het breken van de chemische verbindingen tussen de vezels in het papier, waardoor het papier bros wordt. De infraroodstralen (IR) anderzijds zorgen voor verdroging omdat ze erg veel warmte produceren. Ook lijmstoffen en aluin – stoffen die vaak gebruikt worden bij de productie van boeken en manuscripten – ondergaan veranderingen onder invloed van licht.

Bij beide soorten stralen beïnvloeden de intensiteit of sterkte evenals de duur van de bestraling de beschadiging. Daarom is het belangrijk om zoveel mogelijk licht te weren en dan bedoelen we zowel kunstmatig licht als zonlicht. Houd gordijnen gesloten en laat lichten niet nodeloos branden. Zorg bij tentoonstellingen dat er niet al te veel spots direct op de stukken zijn gericht of zorg voor fi lters op de spots om beschadiging te voorkomen. Ook in de bewaarplaats mogen de documenten niet te dicht bij de lampen liggen. In een archiefdepot kun je de ramen ook aanpassen met een speciale UV-werende folie – die is in de vakhandel te koop – maar beter is het nog om te zorgen dat de ruimte volledig verduisterd is.

Ongedierte, insecten en schimmels

Ook ongedierte en schimmels zijn vijanden van het archivalisch erfgoed. Een archief is een biotoop voor veel vormen van leven. Helaas betekent dat veelal ongenode gasten, zoals knaagdieren en insecten.

Er kunnen heel wat insecten voorkomen in archieven, zoals bijvoorbeeld zilvervisjes, boekenwormen, … Ze kunnen oppervlakkige schade veroorzaken, zoals het bevuilen of afgrazen van oppervlaktes, maar de schade kan ook veel ingrijpender zijn, zoals het graven van galerijen in een boek.

Bij het opmerken van de beschadigingen moet in de eerste plaats worden bepaald om welke insecten het precies gaat, om vervolgens de juiste verdelgingswijze te kunnen toe passen. Je vangt de insecten het best met een kleefvalletje om goed te zien om welk beestje het gaat. Insecten hebben vooral nood aan voedsel, zuurstof en een schuilplaats. Er zijn diverse bestrijdingsvormen mogelijk: scheikundige producten of vergassing. Dat laatste wordt vooral toegepast als er grote hoeveelheden materiaal zijn aangetast. Beide oplossingen zijn vrij duur en moeten door professionelen worden uitgevoerd.

Een andere en iets makkelijkere optie is de insecten op een meer natuurlijke wijze uit te schakelen. Insecten

Page 74: Meester over mijn schoolarchief

72

kunnen niet zonder zuurstof en dus bestaat de oplossing erin de aangetaste documenten een tijdje in een zuurstofl oze omgeving te bewaren. Dat kan door ze in te pakken in een zak die afgesloten is van de lucht. Bij de provinciale museumconsulenten kan een speciaal lasapparaat worden ontleend om luchtdichte zakken te maken van dikke plastic folie, waarbij je in de zak bij het object een aantal zakjes zuurstofabsorbers voegt die door een chemische reactie de zuurstof uit de lucht halen. Bij gebrek aan zuurstof sterven alle aanwezige insecten. De zakjes kunnen in kleine hoeveelheden bij een gespecialiseerde fi rma worden aangekocht. Een andere mogelijkheid is de documenten in een goed afgesloten plastic zak een week in de diepvries (minimum -21°C) bewaren. Weinig insecten zullen dat overleven. Het is belangrijk de zak goed te sluiten en erop te letten dat de boeken en documenten uit normale bewaaromstandigheden komen (ze mogen met andere woorden zeker niet te vochtig zijn). Echt kostbare werken steek je beter niet in de diepvries, maar het kan perfect voor gewone documenten.

Weet dat insecten niet alleen schade veroorzaken wanneer ze volwassen zijn. Ook als larve kunnen ze voor narigheid zorgen.

Een ander probleem zijn knaagdieren. Merk je deze op dan is directe actie nodig. Plaats vallen om de beestjes te vangen en leg geen gif: niet alleen is het weinig diervriendelijk, de kadavers zullen pas in staat van ontbinding gevonden worden, waardoor er vaak nog meer schade aan de stukken zal ontstaan.

Een minder gekend probleem is de aanwezigheid van schimmels in archieven. Schimmels zijn micro-organismen die organisch materiaal afbreken. Ze verspreiden zich door sporen in de lucht. Zwamvlokken kunnen documenten onleesbaar maken als ze zich op documenten nestelen. De schimmeldraden groeien door het papier of perkament heen en de enzymen breken het af. Op die manier kan het oppervlak van documenten verkleuren en het papier afbrokkelen. Er ontstaan roestbruine, roze, gele … vlekken. Ook recentere documenten worden er niet van gespaard. In de passende relatieve vochtigheidsgraad en temperatuur groeien schimmels op eender wat: papier, karton, perkament, hout, leder … De ideale temperatuur voor schimmelgroei is tussen de 4 en de 40°C, met een luchtvochtigheidsgraad boven de 70%.

Schimmel kan erg gevaarlijk zijn voor een archief. Bij verkeerde omstandigheden kan een heuse schimmelexplosie de hele collectie aantasten. De zorg voor goede bewaaromstandigheden (vochtigheid, warmte) is dus essentieel. Daarnaast moeten besmettingsbronnen worden vermeden. Stukken met schimmel worden beter eerst apart gezet, buiten de collectie in een quarantaine-lokaal. Het is ook belangrijk af en toe het archiefdepot en de stukken te onderzoeken om vast te stellen of er zich geen schimmels aan het

Page 75: Meester over mijn schoolarchief

3

73

ontwikkelen zijn. Dit kan door op gezette tijdstippen een aantal steekproeven te nemen. Bij de inrichting van het archiefdepot moet je vermijden dat er gevaarlijke microklimaten kunnen ontstaan, bijvoorbeeld een hoek tussen twee buitenmuren waar condensatie ontstaat en er geen luchtcirculatie is, kan voor schimmelgroei erg aantrekkelijk zijn. Wanneer je weet hebt van schimmel in het archief, draag handschoenen en een stofjas om jezelf te beschermen. Wanneer je in een archief met schimmel in contact komt, komt het er eerst op aan te bepalen of het al dan niet om een levende schimmel gaat. Dat kan met een staalname. Het is ook mogelijk de schimmel in een labo te laten determineren. Met een plakbandje wordt een beetje schimmel weggenomen dat op een glasplaatje wordt gekleefd. Opgelet: raak het plakbandje zelf niet aan, draag handschoenen en ook een mondmasker. Schimmel kan immers ook schadelijke gevolgen hebben voor de gezondheid van de mens. Het glasplaatje moet naar een labo om vast te stellen of het enerzijds om een levende en actieve schimmel

gaat die zich kan doorzetten en anderzijds om te weten welke schimmel het is om de juiste maatregelen te kunnen nemen. Er zijn in de handel kits die de staalnames makkelijker maken.

Echt waardevolle stukken kan een restaurator met gammastraling bewerken, maar voor minder waardevolle stukken is dat misschien wat te omslachtig. Het is een vrij dure methode, die niet doorwerkt na de behandeling: als je de stukken nadien opnieuw in de onveranderde omgeving plaatst, is de kans op aantasting even groot als voor de behandeling. De eenvoudigste methode is de schimmel droog mechanisch te verwijderen. Dit betekent dat je de schimmel met een borsteltje van de oppervlakte van de documenten wegveegt. Doe dat niet op de plek waar andere documenten worden bewaard, omdat het gevaar op besmetting reëel is. Doe het liever in openlucht of in een goed verluchte ruimte. Houd ook je stofzuiger in

aanslag om zoveel mogelijk van het stof te vangen. Het beste is de stofzuiger uit te rusten met een hepafi lter, zodat de schimmelsporen niet worden uitgestrooid als men de stofzuiger opnieuw in de nabijheid van de collectie gebruikt. Een hepafi lter wordt tegenwoordig al in heel wat electrowinkels verkocht.

Schimmel kan erg schadelijk zijn voor de mens. Het inademen van schimmelsporen kan irritatie van de luchtwegen veroorzaken en er kan huidirritatie optreden. Het is dus nodig handschoenen te dragen voor het manipuleren van stukken met schimmel. Die zijn in latex, vinyl en katoen te krijgen in de apotheek. Bij het schoonmaken draagt men ook beter een mondmasker dat geen fi jne sporen doorlaat. Het beste is bij de aankoop aan de verkoper te zeggen waarvoor het masker moet dienen. Probeer ook de plaatsen waar de beschimmelde stukken stonden te ontsmetten met een aangepast product (bv. dettol of sumabac).

Page 76: Meester over mijn schoolarchief

74

Het gevaar van schimmel voor de stukken en voor de mens is reëel. Reden genoeg om er aandacht aan te besteden en het probleem niet te negeren als het een archief treft. Ga na wat de oorzaken zijn en probeer die weg te werken. En zorg voor goede bewaaromstandigheden. Bij een gemiddelde temperatuur van 15°C en een relatieve vochtigheidsgraad van ca. 45 % zal de schade alvast beperkt blijven.

De mens

Heel wat archivalisch erfgoed is in de loop der tijd verdwenen. Een van de voornaamste oorzaken is de mens. Dagelijks worden interessante documenten, foto’s, archiefstukken, fi lm- en geluidsbanden enzovoort simpelweg weggegooid. Mensen vinden ze niet belangrijk genoeg om te bewaren, stukken raken in vergetelheid en worden achteloos weggegooid… Soms wordt er ook moedwillig vernietigd, uit praktische overwegingen of om bepaalde gevoelige informatie te laten verdwijnen.

Het is belangrijk dat bij de selectie van permanent te bewaren archieven en documentatie een aantal criteria – cultureel, historisch, praktisch belang – worden gebruikt. Niet alles kan worden bijgehouden, wat een juiste, voorzichtige en objectieve keuze en een weloverwogen beleid des te prangender maakt. Het selecteren van archieven wordt elders in deze handleiding behandeld.

De mens kan ook schade aanbrengen aan een bewaard stuk. Het op- en ontrollen van een kaart, wandplaat of ander document, het op- en ontvouwen van een perkamenten of papieren document, het fotokopiëren of scannen van een foto enzovoort: al deze handelingen kunnen schade veroorzaken. Behandel de stukken daarom met eerbied en voorzichtigheid. Pas op bij het ontplooien en ontrollen en duw documenten niet nodeloos plat. De lamp van een fotokopieerapparaat of scanner kan een stuk beschadigen omdat ze veel warmte en een grote lichtsterkte produceert. Fotograferen (indien mogelijks zonder fl its) kan een oplossing bieden.

Page 77: Meester over mijn schoolarchief

3

75

Tot slot: de mens heeft vaak ook een aandeel in de meest spectaculaire oorzaak van de vernietiging of beschadiging van documenten: rampen. Een deel heeft een natuurlijke oorzaak (bijvoorbeeld zware storm of orkaan…), maar andere zijn deels of volledig te wijten aan menselijke tussenkomst. De overstroming van een archiefdepot bijvoorbeeld is in veel gevallen een gevolg van een slecht werkende water- of afvoerleiding.

De bewaring van bepaalde dragers

Een archief bestaat hoofdzakelijk uit papieren bronnen. In deze bijdrage worden – behalve papier – een aantal vaak voorkomende dragers besproken. Elke drager stelt namelijk specifi eke eisen aan zijn omgeving. Zoals hierboven reeds werd uitgelegd, kunnen collectiebeheerders vaak niet anders dan gemiddelde ideale bewaaromstandigheden nastreven aangezien hun collectie verschillende dragers bevat. Er zijn echter wel een aantal specifi eke variabelen die aanpasbaar is binnen de context van een groter archiefdepot.

Papier

Om het verouderingsproces van papier beter te begrijpen, moeten we eerst de aanmaak en de samenstelling van papier onder de loep nemen. Papier is opgebouwd uit cellulosevezels met lange ketens moleculen die het papier zijn sterkte geven. In de middeleeuwen en vroegmoderne tijden gebruikte men voor de productie van papier vezels die uit linnen werden gewonnen. Die vezels bestaan uit bijna zuivere cellulose of alfacellulose. Vanaf de tweede helft van de negentiende eeuw werd een nieuw procédé ontwikkeld voor de productie van papier, met name door het gebruik van houtvezels. Die bevatten naast de zuivere cellulose minderwaardige bestanddelen, zoals lignine of houtstof en hemicellulose (de zogenaamde bèta- en gamma-cellulose). De hemicellulose is van mindere kwaliteit: de moleculen bevatten kortere ketens, waardoor het papier minder sterk is. De lignine of houtstof is een bindmiddel dat de houtvezels aan elkaar hecht3.

Er zijn twee manieren waarop papier kan verzwakken: ofwel breken de ketens van de cellulosevezels, ofwel breken de verbindingen die tussen de ketens tot stand zijn gekomen tijdens het papierscheppen. Dat gebeurt onder invloed van klimatologische omstandigheden en de inwerking van licht. Dit verval maakt deel uit van het normale verouderingsproces.

Zowel het breken van de celluloseketens als van de verbindingen tussen de ketens kan worden versneld door toedoen van bepaalde zuren. De aanwezigheid van zuren in het papier is in de meeste gevallen te wijten aan de lijming van het papier om het te verstevigen en goed bedruk- of beschrijfbaar te maken4. Voor omstreeks 1830 werd hiervoor een gelatinelijm gebruikt die alleen het oppervlakte behandelde. Vanaf

Page 78: Meester over mijn schoolarchief

76

1830 gebruikte men echter een nieuwe lijmmethode met aluin-/colofoniumhars. Door verzuring breken de cellulosevezels af: het papier wordt bruin en bros en valt ten slotte uit elkaar5. Er bestaan methodes om het verzuren van papier tegen te gaan, zoals het bekende Bookkeeperprocédé of Wei T’o. Die zijn erg duur en kunnen dus vaak enkel voor echt waardevolle materialen worden toegepast.

De beste methode is dus … preventie. En deze preventie is vrij makkelijk te realiseren. Verpak de materialen in zuurvrij of neutraal verpakkingsmateriaal, zodat ze beschermd zijn tegen negatieve invloeden van buitenaf. Dat materiaal kan tegen een redelijke prijs worden aangekocht bij gespecialiseerde fi rma’s en bij het Algemeen Rijksarchief te Brussel. Het verpakkingsmateriaal (mapjes, dozen…) werpt een barrière op tegen invloeden van buitenaf. Zorg ook voor een aangepast klimaat om de verzuring niet in de hand te werken: houd rekening met de ideale bewaaromstandigheden zoals een temperatuur van gemiddelde 15° en een relatieve vochtigheidsgraad vanongeveer 45 %. Wat goed is voor de preventie tegen schimmels, is met andere woorden ook goed om het papier te beschermen tegen verzuring.

Een tweede manier om preventief te werk te gaan is het gebruik van kwalitatief hoogstaand papier bij de aanmaak van het eigen archief. Recyclagepapier bestaat grotendeels uit oud papier dat wordt uiteengereten om er papierpulp en nieuw papier van te maken. Met andere woorden: de vezels waaruit dit papier bestaat zijn van een mindere kwaliteit. Druk documenten die lange tijd bewaard moeten worden dus niet af op recyclage- of kringlooppapier.

Vooral kranten zijn heel gevoelig voor verzuring aangezien krantenpapier grotendeels uit houtvezels bestaat. Onder invloed van het licht kunnen de bindingen tussen de vezels vergaan, wordt het papier bruin en broos en valt het ten slotte letterlijk uit elkaar. De verzuring kan worden vertraagd door het te bewaren in een constante en aangepaste temperatuur en vochtigheidsgraad en zuurvrij verpakkingsmateriaal te gebruiken. Plastieken mapjes en ringmappen zijn uit den boze. De drukinkt van de krantenartikels kan na verloop van tijd aan het plastieken mapje gaan plakken en het ijzer van ringmappen kan beginnen roesten.

Sommige mensen plakken krantenartikels op vellen papier. Het gevolg is vaak dat na een aantal jaar de lijm geel begint te worden en de artikels niet meer leesbaar zijn. Beschadigde krantenartikels kunnen bijna nooit worden gered. De lijm is immers in het papier gedrongen en is daar bijna niet meer uit te verwijderen. Een dure restauratie is vaak onbetaalbaar vooral omdat krantenartikels meestal niet tot de meest waardevolle stukken behoren. Vaak is het maken van een schaduwkopie op papier van goede kwaliteit de enige oplossing. Daarmee is de bron als dusdanig niet gevrijwaard, maar is wordt de informatie beter gevrijwaard.

Page 79: Meester over mijn schoolarchief

3

77

Perkament en leder

Perkament is gemaakt van de huiden van schapen, geiten of kalveren, net zoals leder. Het verschil met leder is dat perkament niet wordt gelooid. Perkament werd van de tweede tot de twaalfde eeuw courant gebruikt, daarna werd het meer en meer verdrongen door papier. Nog tot de achttiende eeuw werd perkament gebruikt voor belangrijke documenten en in de boekbinderij. Leder wordt dan wel niet als beschrijfstof gebruikt, toch komen we het vaak tegen in archiefbewaarplaatsen en bibliotheken. Leder wordt immers vaak gebruikt als omslag bij boekbanden.

Perkament is erg gevoelig voor veranderingen in de relatieve vochtigheidsgraad. Bij een langdurige bewaring tegen een te lage vochtigheid (lager dan 50 %), zal het verharden en opbollen. Het wordt dan minder buigzaam en kan moeilijker worden opengeplooid. Wanneer men het gaat forceren, kan het zelfs breken. Een restaurator kan deze perkamenten terug vlak maken door geleidelijk aan de luchtvochtigheid op te drijven en zo de vezels opnieuw fl exibel te maken. Deze operatie is echter tamelijk tijdrovend en duur. Je moet er ook rekening mee houden dat een behandeld perkament zijn oorspronkelijke vorm zal aannemen wanneer het wordt teruggeplaatst op zijn vroegere paats, wanneer de klimatologische omstandigheden daar ongewijzigd zijn gebleven.

Soms treedt er vervilting op. De oppervlakte wordt dan broos en de inkt lost van de drager. De inkt kan ook loslaten of schilferen als het perkament te vaak wordt opgerold en ontrold. Daarom is een constante temperatuur en luchtvochtigheid bij de bewaring van perkament essentieel. Het beste wordt perkament vlak bewaard, in een aangepaste doos of map.Bij sommige perkamenten en/of papieren documenten zijn zegels aangekleefd van metaal (lood, goud, zilver of elektron), was, lak of ouwel. Ouwel is een ongezuurd deeg (oblaat of hostiebrood) dat voor bezegeling of verzegeling werd gebruikt. Zegels hangen vaak aan documenten door middel van een lint van perkament, papier of textiel (= zegelstaart). Een slechte bewaring en uitvoerige manipulatie kunnen schadelijk zijn voor lint en zegel. De zegels hebben dan ook extra bescherming nodig. Soms worden ze ingepakt in zuurvrij papier of in isolatieplastiek met luchtbellen. Deze laatste oplossing is minder aan te raden omdat het plastiek te zuur is. Ideaal is de vasthechting van het document op een stuk zuurvrij karton (als stevige drager) door middel van strips melinexfolie, waarbij de zegelstaarten extra worden vastgehecht. Deze melinex is een specifi ek soort doorzichtig plastic dat uitermate geschikt is voor langdurige bewaring. Op die manier kan een document makkelijk worden getoond, gelezen en onderzocht, zonder het te manipuleren.

Page 80: Meester over mijn schoolarchief

78

Kaarten, affi ches en plannen

Kaarten en plannen hebben vaak – net als affi ches – moeilijk te bewaren grote formaten. Deze grote papieren en perkamenten kaarten zijn het beste te ontvouwen en vlak te bewaren. Oprollen doe je beter niet, tenzij bij zeer grote formaten die niet vlak kunnen worden bewaard. De rollen gaan immers aan de randen verslijten. Het papier brokkelt af. Wanneer er te veel rollen op elkaar worden bewaard, is er kans dat de onderste rollen ineengedrukt of geplooid geraken.

Beter is te kiezen voor een ladekast. Bij het vullen denk je er best aan om geen te grote druk op de onderste documenten te doen ontstaan door de laden bijvoorbeeld te vol te proppen. Leg indien mogelijk tussen de verschillende documenten een laag zuurvrij papier.

Voor bepaalde grote documenten zijn speciale voorzorgen nodig. Blauwdrukken bijvoorbeeld zijn speciale fotografi sche reproducties die gebruik maken van een combinatie van lichtgevoelige ijzerzouten. Bij deze documenten is de bewaring in zuurvrije mappen en dozen af te raden; neutrale materialen zijn meer geschikt6.

Kaarten en plannen zijn erg gevoelig voor inktvraat en moeten daar regelmatig op worden gecontroleerd. Inktvraat is – zoals de naam zegt – het vreten van de ijzergallusinkt door het papier heen. De letters vallen dan letterlijk uit het papier. Het gebeurt zelfs dat de inkt bladzijden verder ‘vreet’ en zo meerdere documenten onleesbaar maakt. IJzergallusinkt bevat onder meer plantenextracten met looizuur dat onder invloed van vocht zwavelzuur vormt en zo het papier aantast omdat er een zuur ontstaat dat door het papier heen vreet. Inktvraat is (voorlopig nog) niet makkelijk op te lossen. Een doorgedreven restauratie kan het verloren papier aanvullen en de letters herstellen. (Momenteel worden in de Koninklijke Bibliotheek in Nederland enkele methodes uitgetest die inktvraat in de toekomst zullen kunnen verhelpen.)Zorg ervoor dat de inkt niet verder gaat vreten door bijvoorbeeld tussen de verschillende bladzijden een stuk melinexfolie te leggen. In elk geval is voorkomen beter dan genezen: zorg voor een stabiel klimaat in de bewaarplaats om inktvraat zo weinig mogelijk kansen te geven.

Educatieve wandplaten

Educatieve wandplaten kunnen erg fragiel worden als ze niet in een constante temperatuur en relatieve vochtigheidsgraad worden bewaard. Ze bestaan uit een gedrukte papieren bovenkant die op stof wordt geplakt en aan weerszijden wordt verstevigd. Bij een wisselende temperatuur kunnen het papier en de stof anders reageren, wat tot het scheuren van een van beide (meestal eerst het papier) kan leiden. De 2 lagen

Page 81: Meester over mijn schoolarchief

3

79

gaan zich immers onder druk van de temperatuurschommelingen anders gedragen.Wandplaten worden het best niet al te veel gemanipuleerd. Het op- en ontrollen kan schade veroorzaken. De aangewezen manier om ze te bewaren is rechtopstaand, met voldoende steun aan alle kanten. Als de plaat over een haak beschikt, kan men ze ophangen. In beide gevallen is het belangrijk dat de plaat goed is dichtgemaakt, zodat zij niet opgerold blijft hangen of staan. De platen kunnen liggend worden bewaard, maar dan mogen er niet te veel op elkaar worden gestapeld, zodat de onderste laag niet al te veel druk krijgt.

Foto’s

In het begin van de fotografi e tijdens de negentiende en twintigste eeuw werd er heel wat geëxperimenteerd met methoden om beelden op een drager vast te leggen. Enkel een specialist slaagt erin om de verschillende methodes van elkaar te onderscheiden. Het is daarom raadzaam om voor het herstellen van oude foto’s steeds een specialist te raadplegen.

Analoge foto’s bestaan uit een drager en een emulsie of lichtgevoelige laag. Meestal is de drager een vel papier of een glasplaat, maar het kan ook een blikken, zilveren, porseleinen ... plaat zijn. De lichtgevoelige laag is erg gevoelig voor mechanische schade, zoals krassen. Zeker bij negatieven op een glasplaat moet al te veel manipulatie vermeden worden.

De lichtgevoelige laag bevat zilverzouten (die het beeld vormen) en een bindmiddel. De meest courante bindmiddelen zijn gelatine of collodium. Foto’s met collodium zijn erg gevoelig voor mechanische schade, zoals krassen, omdat het bindmiddel slechts in een heel dun laagje op de drager is aangebracht. Een bindlaag met gelatine is soepeler, maar kan na verloop van tijd opkrullen, een proces dat door een te lage luchtvochtigheid nog versneld wordt. De zilverzouten die op de foto het beeld vormen, zijn erg gevoelig voor licht en temperatuur. Onderzoek heeft uitgewezen dat bij een lagere temperatuur de afbraakprocessen (verbleken en verkleuren) stoppen.

Fotonegatieven op glas hebben – nog meer dan gewone foto’s – nood aan een stabiele en koele omgeving. Bij te grote schommelingen of in te warme omstandigheden kan de bovenste lichtgevoelige laag opdrogen en zelfs lossen van de glasplaat. In sommige gevallen kan de glasplaat zelfs kraken onder invloed van de uitzettende lichtgevoelige laag. Glasnegatieven bewaar je het best in speciale fourfl aps of zuurvrije mapjes. Fourfl aps hebben vier fl appen die de foto of het negatief op een goede manier inpakken door ze aan vier zijden te omarmen. Deze mapjes kunnen bij gespecialiseerde fi rma’s – vaak ook in kleine hoeveelheden – worden gekocht. Bewaar ze rechtopstaand, op de langste zijde. Op stapeltjes zou alle gewicht op

Page 82: Meester over mijn schoolarchief

80

het onderste negatief terechtkomen, wat schade kan veroorzaken.

Het is ook beter om handschoenen te dragen bij het hanteren van negatieven (zowel glasnegatieven als negatieven op fi lm). De zuren op onze huid kunnen chemische processen versnellen, met schade tot gevolg. Negatieven op fi lm bewaar je het beste in transparante negatieven mapjes vervaardigd uit polyethyleen. Let erop dat het verpakkingsmateriaal Photo Activity Test (PAT) goedgekeurd is, dit betekent dat het speciaal is gemaakt voor de bewaring van fotomateriaal.

Foto’s moeten koel worden bewaard. Zeker kleurfoto’s zijn gevoelig voor hoge temperaturen. Voor een magazijn met foto’s wordt een temperatuur onder de 18°C aanbevolen, gecombineerd met een relatieve vochtigheidsgraad van ongeveer 40%. Zorg er ook voor dat de foto’s zo weinig

mogelijk invloed van licht ondervinden, om te voorkomen dat ze verbleken of verkleuren.

Probeer foto’s altijd los te bewaren, niet in een album of op papier geplakt. Bewaar ze in polyester enveloppen of in zuurvrije mappen. Kies je toch voor een album, bevestig de foto’s dan met fotohoekjes om ze zo min mogelijk te schenden. Schrijf enkel met een zacht potlood op de achterkant, zeker niet met viltstift of balpen.

Bij ingelijste foto’s is het nodig de kaders regelmatig te controleren op houtworm en eventuele condensatie tussen glas en foto. Verzuurde passe-partouts worden best vervangen.

Dia’s zijn zeer gevoelig voor vocht, net zoals polaroidfoto’s, daarom moet er veel aandacht besteed worden aan de relatieve luchtvochtigheid. Een goede luchtcirculatie bij de bewaring is erg belangrijk. Let op dat er zich geen schimmels op de emulsie gaan zetten, dit kan ook door een lage luchtvochtigheid worden vermeden en/of door zakjes met vochtabsorberende stof (bijvoorbeeld silicagel) tussen de dia’s te plaatsen. Dia’s kunnen in dozen worden bewaard of in plastic melinexmappen. Deze laatste zijn het meeste aan te raden aangezien de dia’s geconsulteerd kunnen worden zonder ze te moeten aanraken. Als je dan toch dia’s verwerkt en uit mapjes haalt: altijd met katoenen handschoenen aan.

Page 83: Meester over mijn schoolarchief

3

81

Geluids- en beeldmateriaal

Film- en geluidsbanden bestaan uit magnetisch geladen materialen zoals bandopnames, cassettes, video’s enzovoort. De banden zijn op spoelen gewikkeld en zijn erg gevoelig, zeker als je ze veelvuldig gaat afspelen en beluisteren of bekijken. Zelfs bij een bewaring in optimale omstandigheden wordt de levensduur van een band geschat op om en bij de 30 jaar. Een fi lmstrook bestaat uit drie kwetsbare onderdelen: een transparante drager, een lichtgevoelige emulsie en een zeer dunne klevende laag (gelatine) die wordt gebruikt voor de fi xatie van de emulsie. Elk van deze delen kan beschadigd worden door externe fysische ingrepen: perforaties kunnen scheuren, een vuiltje in de projector kan het beeld krassen, de emulsie kan vergaan of de kleefstof kan haar kracht verliezen. De twee belangrijkste fi lmbanden zijn nitraatfi lms en acetaat- en polyesterfi lms. Nitraatfi lms (enkel 35 mm) werden tot het midden van de jaren 1950 gemaakt. Ze zijn uiterst brandbaar en ontbranden soms zelfs spontaan. Het is dus belangrijk dat ze uit de bewaarplaats worden verwijderd. Het beste is ze te laten digitaliseren en de originele fi lms in een gespecialiseerde instelling zoals het Koninklijk Belgisch Filmarchief in Brussel te laten bewaren. Zij hebben hiervoor een speciale ruimte en kunnen voor een veilige (en beter afspeelbare) kopie van de fi lm zorgen.

Omstreeks 1950 wordt de nitraatfi lm steeds meer vervangen door fi lms op basis van acetaat en polyester. Ze zijn erg gevoelig voor de temperatuur en worden het best in een ruimte van 5 tot 10°C bewaard, met een relatieve vochtigheidsgraad van ongeveer 40%. Voor fi lms in kleur moet de temperatuur eigenlijk nog lager: 2 tot 5°C met een relatieve vochtigheidsgraad tussen 25 en 40%7.

Acetaat- of polyesterfi lms kunnen na verloop van tijd worden aangetast door het azijnsyndroom, een chemisch afbraakproces waarbij een azijnzure lucht vrijkomt uit de zich ontbindende emulsie. Zowel de drager, de emulsie en de kleuren worden aangetast. De fi lm- en klankband ondergaan een vervorming die hen op termijn onbruikbaar maakt. Dat is makkelijk vast te stellen door aan de fi lms te ruiken. Is er een sterke azijngeur, dan is de fi lm aangetast en moet hij worden verwijderd uit de collectie. Het beste is op regelmatige basis de banden te controleren.

Bewaar fi lmbanden met kleurenfi lms dus zo koel mogelijk. Voor het verpakken van fi lms gebruik je het beste metalen of plastic dozen die speciaal hiervoor zijn ontworpen. Zorg voor een goede verluchting in de ruimte. Let er ook op dat de metalen dozen niet gaan roesten.

Ook videobanden en cassettes bestaan uit magnetisch materiaal. Het is dus belangrijk ze niet in de buurt van magnetische velden (luidsprekers, microfoons…) te bewaren. Stof, vuil en UV-straling kunnen de

Page 84: Meester over mijn schoolarchief

82

kwaliteit ook negatief beïnvloeden. Leg de videobanden niet te veel op elkaar en stockeer ze rechtop. Kartonnen verpakkingen zijn af te raden, omdat het te zure karton schade kan veroorzaken. Kies voor plastic dozen. Het is aan te raden om de band niet in de speler te laten zitten en de tape steeds volledig terug te spoelen. Zo kan alleen de beginstrook beschadigd raken. Jaarlijks zou je de band minstens één keer heen en weer moeten spoelen, dit om het samenklitten ervan tegen te gaan.

Cd’s en dvd’s kunnen zowel voor de opslag van audio(visueel) materiaal als voor digitale bestanden worden gebruikt. Het is belangrijk ze op een correcte manier aan te maken: gebruik kwaliteitscd’s en -dvd’s en schrijf ze in één keer, niet in meerdere sessies. Schrijf ook geen cd’s en dvd’s in een hoge snelheid: in het algemeen wordt voor cd’s de snelheid 2x of 4x aanbevolen; de kans op fouten is dan kleiner. Bewaar de cd’s en dvd’s in hun oorspronkelijke doosjes en zet ze rechtop. Wanneer cd’s en dvd’s in een stapel op elkaar liggen, krijgt de onderste alle druk te verwerken. Schrijf enkel met een speciale stift op de cd of dvd en kleef er geen etiketten op. Ook de bovenkant is immers erg kwetsbaar8.

1 Verhelst M., Zakboekje Archiveren. Brugge, 2004, p 932 Verhelst M., Op. cit., p 383 Lienardy A. en Van Damme P., Interfolia. Handboek voor de conservatie en de restauratie van papier, Brussel, 19894 Rombauts W., Conserveren van archieven. Inleiding tot de problematiek (Miscellanea archivistica, Manuale 22) Brussel,

1997, p 93-1275 De Reu M., “Voorkomen is beter dan genezen: besparingen op restauratiekosten door een optimale preservatie van

archivalia”. In: Introductie tot erfgoedzorg en Archieven, deel II Papieren van monumenten - opbouw en beheer van uw erfgoedarchieven. Verslag boek van de VCM-ontmoetingsdag, Gent, Vormingscentrum Guislain, 25 maart 2000, p135-136

6 Meer informatie over debewaring van documenten i.v.m. architectuur is te vinden in: Avermate t., Nevejans A. en Porvo B., Handleiding architectuurarchieven. Inventarisatie, Antwerpen, 2004, p 118-128

7 De Neef G., Audiovisuele ‘documenten’: beschrijving, ontsluiting, bewaring in: Basiscursus Archief- en erfgoedzorg. Kadoc-KULeuven, 2005, p 47

8 Meer informatie over het bewaren van cd’s en dvd’s en de problematiek van digitaal archiefbeheer: Boudrez F., Duurzame CD’s. Digitaal archiveren: richtlijn en advies nr. 2 (http://www.antwerpen.be/david); Boudrez F. en Dekeyzer S., Digitaal archiefbeheer in de praktijk. Handboek, Anwterpen, 2004; Beyers F.R., Care and handling of CDs and DVDs, Washington, 2003; Baaten L., Krachtlijnen conserverings- en digitaliseringsbeleid. Geluidsarchief, Anwterpen, 2003

Page 85: Meester over mijn schoolarchief

3

83

Page 86: Meester over mijn schoolarchief

84

Page 87: Meester over mijn schoolarchief

3

85

INVENTARISEREN: een noodzakelijke opdracht

Iedere archiefvormer staat vroeg of laat voor dezelfde keuze: hoe bewaar je je archieven optimaal voor de volgende generaties? Laat je dat het beste over aan anderen die gespecialiseerd zijn in de materie en sta je bijgevolg je patrimonium af? Of opteer je voor de mogelijkheid om de eigen archieven binnen de eigen instelling te bewaren, dicht bij de gebruikers en in hun originele context? In dit laatste geval moet de instelling zich ervan bewust zijn dat uit deze keuze een hele reeks consequenties volgt, gaande van de ruimte die nodig is om archieven optimaal te bewaren tot de bewerkingen die op dat archief moeten worden uitgevoerd om het én overzichtelijk te bewaren én raadpleegbaar te maken voor geïnteresseerden. In vaktermen noemt men dit ordenen en beschrijven, of, in één woord, inventariseren. Wat inventariseren inhoudt en hoe je het uitvoert, probeert deze bijdrage te verduidelijken.

Archief zelf bewaren of elders in bewaring geven?

Het archief zelf bewaren

Een school kan haar archief binnen de eigen site bewaren. Hieraan is echter een aantal voorwaarden verbonden: de archieven moeten immers in aangepaste omstandigheden worden bewaard en worden opgenomen in een inventaris.

Correcte bewaaromstandighedenArchief treft men vaak aan op de zolder of in de kelder. Dit zijn echter niet de aangewezen plaatsen om documenten te bewaren. Archiefbescheiden horen thuis in een ruimte waar geen grote temperatuurschommelingen, die het papier doen inkrimpen en uitzetten, kunnen optreden. De documenten takelen hierdoor versneld af. Een zolder voldoet dus niet aan deze voorwaarde. Ook de kelder is ongeschikt, aangezien de vochtigheid hier vaak niet optimaal is. Een te vochtige omgeving tast niet alleen het archief aan, maar het kan ook de ontwikkeling van schimmels en de aanwezigheid van ongedierte stimuleren.

Een archiefstuk mag je nooit in het directe zonlicht plaatsen. Wanneer je bijvoorbeeld krantenpapier één dag in de volle zon legt, krijgt het een gele kleur en voelt het harder of brosser aan. Het verzuringsproces is in een met het blote oog vast te stellen versnelling terecht gekomen. Het is dus raadzaam het archief zo donker mogelijk te bewaren, het liefst in zuurvrije archiefdozen. Niet alleen zijn de documenten zo goed beschermd tegen het licht en het stof, ook de bewaring op lange termijn is beter gegarandeerd.

Archiefdocumenten worden vaak bijeen gehouden met allerlei schadelijke voorwerpen, gaande van

Ordenen en beschrijven Caroline Vleugels en Carine Goossens

Page 88: Meester over mijn schoolarchief

86

paperclips, nietjes tot ringmappen en plastieken mapjes. Sommigen laten roestvlekken na, anderen vreten de inkt aan. Daarom kan je deze objecten het best uit het archief verwijderen en zuurvrije mapjes gebruiken om de documenten bij elkaar te houden. Deze mapjes spelen ook in de ordening van het archief een belangrijke rol (zie later).

Archiefstukken zijn unieke documenten. Het spreekt dus voor zich dat ze goed moeten worden opgeborgen. Bewaar het archief - indien het niet te omvangrijk is - in een afsluitbare kast, waarvan slechts één of twee personen de sleutel bezitten. Een omvangrijker archief zal je noodgedwongen in open rekken in een speciaal daarvoor vrijgemaakt archiefdepot moeten onderbrengen. Zorg er voor dat het archiefdepot uitsluitend voor de bewaring van het archief wordt gebruikt. Ook indien het archief in het schoolsecretariaat is ondergebracht of de ruimte nog voor andere doeleinden wordt gebruikt, dan is het verstandig om te kiezen voor af te sluiten kasten. Dit kunnen eenvoudige metalen bureaukasten zijn. Brandvrije kasten zijn een aanrader, maar hun prijskaartje ligt dan weer iets hoger.

Zie ook hoofdstuk III, Statisch archief, bewaren

Een inventarisWanneer het archief binnen de eigen schoolmuren wordt bewaard, is het noodzakelijk om een inventaris op te stellen. In een inventaris noteer je welke documenten, dossiers en registers in het archief aanwezig zijn.

Voordelen van zelf je archief te bewaren■ het archief is dicht bij de school die het gevormd heeft■ lokale onderzoekers kunnen het archief gemakkelijk raadplegen■ het archief kan bijdragen tot het historisch besef van de school■ een goed bewaard statisch archief kan ervoor zorgen dat mensen hun verantwoordelijkheid opnemen voor een effi ciënte administratie, het archief van morgen

Het archief elders in bewaring geven

Een andere mogelijkheid is het archief van de school in bewaring te geven bij een gespecialiseerde archiefi nstelling. In aanmerking komen bijvoorbeeld het Rijksarchief, de stads- en gemeentearchieven en, de erkende culturele archiefcentra1 in Vlaanderen en Brussel. De modaliteiten van de bewaargeving of de neerlegging worden in een overeenkomst vastgelegd. Het moet de school in principe toegestaan zijn de eigen documenten gratis te kunnen raadplegen. In het contract kan ook worden voorzien dat documenten

Page 89: Meester over mijn schoolarchief

3

87

steeds kunnen worden uitgeleend voor bijvoorbeeld een tentoonstelling.

WEETJE: Aan een overdracht of een neerlegging moet de school steeds een begeleidende overdrachtslijst toevoegen. Zodoende weten beide partijen welke documenten worden overgedragen. De overdrachtslijst vormt bovendien de basis voor de inventaris van het schoolarchief die door het personeel van de bewaarinstelling zal worden gemaakt. Het is ook voor de school belangrijk dat haar documenten snel en eenvoudig kunnen worden geraadpleegd.

Voordelen van je archief in bewaring te geven■ de bewaring van statisch archief is een grote verantwoordelijkheid. Soms is het veiliger dit toe te vertrouwen aan een gespecialiseerde instelling ■ sommige archiefi nstellingen bewaren reeds schoolarchieven en zijn ermee vertrouwd■ de bewaaromstandigheden in een archiefi nstelling zijn correct en worden gecontroleerd■ in een bewaarinstelling is het archief gemakkelijker toegankelijk en raadpleegbaar■ de school houdt de kosten voor personeel en ruimte beperkt

Het nut van inventariseren

Een archiefi nventaris opstellen biedt heel wat voordelen. In de eerste plaats weet de school dankzij een inventaris precies welke archiefstukken ze bezit. Dat is niet alleen effi ciënt wanneer schoolmedewerkers documenten moet opzoeken. Ook buitenstaanders die vragen hebben of een archiefstuk willen inkijken, kunnen uit de inventaris concrete informatie halen. De decreetgeving die de openbaarheid van bestuur regelt, bepaalt immers dat een aantal documenten uit het schoolarchief door derden kan worden geraadpleegd. Verder is een inventaris onontbeerlijk wanneer je in het kader van geschiedschrijving of historisch onderzoek bronnen wil raadplegen. Een inventaris biedt tevens een waarborg voor de veiligheid en de volledigheid van het archief. Wanneer de school niet weet welke archiefstukken ze bezit, is de kans groter dat in de loop van de tijd documenten verdwijnen. En zonder inventaris zal die verdwijning enerzijds amper opvallen, en anderzijds zal het later moeilijk te bewijzen zijn dat een bepaald verdwenen stuk oorspronkelijk deel uitmaakte van het archief van de school. Een inventaris zorgt er met andere woorden voor dat het gebruik van het archief kan worden gecontroleerd. Ten slotte is de inventaris het resultaat van een goede ordening en beschrijving van het archief. Archiefstukken die bij elkaar horen, worden in de inventaris onder dezelfde rubriek beschreven. Hierdoor vindt een gebruiker documenten gemakkelijker terug

Page 90: Meester over mijn schoolarchief

88

en krijgt hij een beter inzicht in de structuur van het archief. Het archief wordt bij de inventarisatie tevens verpakt in zuurvrije omslagen en dozen, waardoor de materiële bewaring op lange termijn beter wordt gegarandeerd.

Inventariseren: hoe begin je eraan?

Een archief inventariseren is een niet zo ingewikkelde, maar vooral tijdsrovende opdracht. Met een goede handleiding, voldoende tijd en ruggensteun van een adviserende organisatie (de plaatselijke erfgoedcel kan je verwijzen naar gespecialiseerde instanties) kan je echter zelf ook een bevredigend resultaat halen. En wanneer je geïnteresseerd bent in de geschiedenis van de school, zal het een fi jn werk zijn waarbij je misschien tal van ontdekkingen zult doen. Afhankelijk van de graad van vervuiling van het archief, voorzie je je het beste van een stofjas, katoenen handschoenen en een stofmasker. Inventariseren voer je steeds uit in de locatie waar het archief wordt bewaard.

Inventariseren volgens de regels van de kunstHet proces van het inventariseren bestaat idealiter uit vijf (zes) stappen, die in wat volgt, heel concreet worden toegelicht. Indien je echter over weinig tijd beschikt om aan de inventarisering te wijden, volgt hierna ook nog een verkorte versie waarmee je een sneller resultaat boekt:0. Het verzamelen van alle te archiveren documenten, registers en dossiers: je brengt alle te behandelen

archiefmateriaal uit alle kasten en lokalen bijeen in een ruimte. 1. De kennismaking met de school (de archiefvormer) en het archief: je wint enerzijds informatie in over

de werking van de school zelf en anderzijds bekijk je de te inventariseren stukken. Je noteert zaken die van belang zijn voor de geschiedenis van de school. Het resultaat van deze handelingen is een identifi catiefi che van de school.

2. Op basis van deze identifi catiefi che en het modelarchiefschema dat je elders in deze handleiding terugvindt, stel je een aan jouw school aangepast archiefschema op.

3. Ordenen en schonen: je ordent het archief volgens het archiefschema en je verwijdert ondertussen schadelijke elementen.

4. Beschrijven en verpakken: je beschrijft de documenten, dossiers en registers die je aantreft. Na elke beschrijving verpak je de stukken in een zuurvrije omslag en je stopt ze in een zuurvrije archiefdoos.

5. Defi nitieve afwerking: wanneer je het volledige archief hebt beschreven, zal je de beschrijvingen van de losse stukken proberen te groeperen. Vervolgens vergelijk je de nummering van de stukken en de inventaris met elkaar en werk je de inventaris af.

Page 91: Meester over mijn schoolarchief

3

89

Stap 1: kennismaking

Vooraleer je start met de inventarisatie van het archief, is het nuttig om eerst informatie in te winnen over de school (de archiefvormer) en het archiefbestand. Kijk eens na hoe de school precies functioneerde, welke activiteiten ze ontplooide en wie er in de werking een rol heeft gespeeld. Als er reeds een kroniek van de school is verschenen, bijvoorbeeld naar aanleiding van een jubileum, dan is het raadzaam deze eerst te lezen. Zodoende zal je de archiefstukken beter kunnen situeren. De stukken die je moet ordenen zijn immers ontstaan als gevolg van het uitoefenen van de taken van je archiefvormer met betrekking tot zijn of haar functies. Daarom is het belangrijk dat je precies nagaat wat die functies en die taken inhouden. Zo leer je de context van de archiefstukken en de dossiers kennen en leer je bijvoorbeeld onderlinge verbanden leggen tussen onderdelen van versnipperd geraakte dossiers. Concreet maak je een identifi catiefi che van je school waarin je behalve de geschiedenis en de belangrijke gebeurtenissen ook een lijst opstelt van alle taken en functies. Let op: deze kunnen in de loop van de tijd evolueren qua volume maar ook qua inhoud en uitvoering.

Daarnaast moet je je ook een beeld kunnen vormen van wat in die dozen en die mappen zit. Je moet kennismaken met je onderwerp van studie. De bedoeling is dat je alle dozen en mappen opent, de stukken [diagonaal] leest, aantekeningen maakt betreffende de archiefvormer, het document, de datum, of andere opvallende kenmerken of informatie inzake de geschiedenis van de school noteert. Wees ook alert voor sporen van oude ordeningen. Wellicht kan je daar later, bij het opstellen van het archiefschema, gebruik van maken. Je stopt alle documenten terug zonder dat je aan de volgorde raakt. Deze aantekeningen zullen je ook in staat stellen de identifi catiefi che verder aan te vullen of te corrigeren zodat het beeld van de context waarin het archief is ontstaan nog duidelijker wordt.

Stap 2: een archiefschema opstellen

Een uitgebreide studie in het kader van het PAVLOE-project heeft geresulteerd in het opstellen van een modelarchiefschema voor scholen. Het gaat uiteraard om een theoretisch model, dat aan elke schoolrealiteit afzonderlijk moet worden aangepast. Elk archiefbestand is immers uniek en heeft een eigen identiteit. Het moet een op maat gemaakt, als het ware gepersonaliseerd archiefschema krijgen. Bovendien groeit de structuur van een archief voortdurend en moet het archiefschema steeds kunnen worden aangepast.Met de gegevens die je in je identifi catiefi che hebt verzameld, zou je in staat moeten zijn om onderstaand modelschema aan de eigenheid van je eigen schoolarchief aan te passen.

Page 92: Meester over mijn schoolarchief

90

Een modelarchiefschema voor schoolarchieven:

I. Organisatie1.1. Instelling, fusies en opheffi ng

1.2. Samenstelling

1.3. Reglementering van de werking

- Statuten

- Organogrammen

- Huishoudelijke reglementen

- Dienstnota’s en huishoudelijke onderrichtingen

1.4. Vergaderingen

1.5. Rapportering en statistiek

II. Ondersteunende taken2.1. Materieel beheer

2.1.1. Beheer van onroerende eigendommenb.v. subsidiedossiers, eigendomsakten, plannen, (ver)bouwdossiers

2.1.2. Beheer van roerende eigendommen

2.1.2.1. Algemeenb.v. inventarissen

2.1.2.2. Bibliotheekbeheerb.v. catalogi

2.1.2.3. Archiefbeheerb.v. Dossiers inzake organisatie van het klassement en archivering, staten van de inhoud van het klassement op kantoor en in de archiefruimten, nadere toegangen op delen van het dynamisch en/of semi-statisch archief

2.1.2.4. Beheer ICT

Page 93: Meester over mijn schoolarchief

3

91

2.2 Boekhouding en fi nancieel beheer

- Algemeen

- Begroting

- Balansen

- Jaarrekeningen

- Bewijsstukken bij de rekening

2.3. Personeelsbeheer

2.3.1. Algemeen- Reglementering

- Functiebeschrijvingen

- Personeelsregisters

2.3.2. Registreren personeelsgegevens

2.3.3. Personeelsevaluatie

2.3.4. Personeelsvergaderingen

2.3.5. Initiatieven en activiteiten voor personeelb.v. notulen van vergaderingen, vorming

2.4. Preventie en bescherming op het werk

Algemene coördinatie

Organisatie van het Comité voor Preventie en Bescherming op het werk

Gezondheidstoezicht

2.5. Public Relations, promotie van de schoolb.v. aankondigingen, stukken gebruikt tijdens activiteiten, periodieken, informatiebrochures, gelegenheidspublicaties

Page 94: Meester over mijn schoolarchief

92

III. Onderwijstaken3.1. Administratieve onderwijstaken

- Registreren van leerlingengegevens

- Vastleggen van afspraken met en regels voor leerlingen

- Registreren van schooluitslagen

- Opvolgen van leerlingenstages

3.2. Pedagogische onderwijstaken

3.2.1. Lessen en lesinhouden- Organiseren en plannen van klassen en lessen

- Lesgeven

- Evaluatie

- Inspectie en begeleiding

3.2.2. Buitengewone scolaire activiteiten- Door de school georganiseerde initiatieven en activiteiten voor leerlingen

- Door de schooloverheid opgerichte of gesteunde verenigingen van leerlingen

- Extrascolaire cursussen door eigen medewerkers

- Publicaties en initiatieven van leerlingen

3.3. Samenwerking

3.3.1. Samenwerking met CLB’s, MST en PMS-centra- Beleidsplanning

- Vergaderingen

- Evaluatie

3.3.2. Samenwerking met stad, gemeente of provincie

3.3.3. Nationale en internationale projecten+ Nationale en internationale onderzoeken

Page 95: Meester over mijn schoolarchief

3

93

IV. Verenigingen verbonden aan de school

- Oudercomité

- Schoolkoor

- Verenigingen van oud-leerlingen

- Verenigingen van oud-personeel

VV Stukken zonder aanwijsbaar verband met de archiefvormer

Het voorgestelde archiefschema vertrekt vanuit het model één bestuur één school. Hierbij valt de archiefvorming door het bestuur en de school voor een groot gedeelte met elkaar samen. Daarom wordt het schoolbestuur in dit schema ook niet afzonderlijk weergegeven. Net als voor een aantal andere organen dat actief kan zijn binnen de school kan je de grote structuren binnen het schema zonder probleem overnemen om de door elk van hen gevormde archiefbescheiden te ordenen. Dit schema vormt, voor alle duidelijkheid, een kapstok waaraan je de ordening van het schoolarchief of administratie kan ophangen. De grote structuren zijn bij iedere school wel terug te vinden, maar naargelang specifi eke behoeften kan het zonder probleem nog verder worden aangevuld en verfi jnd.

Je kunt klassiek gebruik maken van de grote driedeling organisatie – ondersteunende taken – taken waarvoor de instelling werd opgericht. De leerlingenadministratie vormt binnen dit plan geen ondersteunende taak, omdat het wezenlijk deel uitmaakt van de hoofdtaak van de instelling. Het verstrekken van onderwijs wordt opgesplitst in de dagelijkse activiteit van het lesgeven en de organisatie van buitengewone scolaire activiteiten, georganiseerd zowel door de school als door de leerlingen. Een derde luik binnen de onderwijstaken heeft betrekking op de samenwerking met externe diensten. Deze opsomming is niet exhaustief, maar enkele belangrijke mogelijke partners werden hier bij wijze van voorbeeld opgenomen.

Naast deze grote driedeling wordt ook een luik toegevoegd voor verenigingen die ontstaan zijn binnen de schoot van de school, maar die niet noodzakelijk een wezenlijke invloed hebben op haar taakuitoefening. Ook deze lijst is niet exhaustief en opnieuw werden slechts enkele voorbeelden aangehaald. Bovendien ga je hier het beste ook wat pragmatisch mee om. De rol die bijvoorbeeld wordt toegekend aan het oudercomité door de instelling zelf kan ertoe leiden dat je de inrichting hiervan eerder bij het organisatorische onderbrengt wanneer zij bijvoorbeeld in meerdere mate weegt op de door directie of schoolbestuur genomen maatregelen.

Page 96: Meester over mijn schoolarchief

94

Stap 3: ordenen en schonen

Ordenen en schonen zijn twee heel verschillende handelingen die je gemakkelijk tezelfdertijd kunt uitvoeren.

De ordeningVooreerst ga je op basis van het archiefschema dat je in stap 2 hebt opgesteld, de archiefdocumenten fysisch ordenen. Ook hiervoor ga je stapsgewijs te werk:1. Een van de belangrijkste principes van het ordenen is het zogenaamde integriteitbeginsel. Dit wil zeggen

dat in één archiefbestand slechts documenten van één en dezelfde archiefvormer thuishoren. Een concreet voorbeeld: een verzonden brief hoort thuis in het archief van de geadresseerde, het concept of het dubbel van diezelfde brief moet je terugvinden in het archief van de verzender. Of meer specifi ek in het kader van je school: stel dat je school in 1975 ontstaan is uit de fusie van twee kleinere scholen. Beide scholen moeten voor 1975 worden behandeld als twee aparte archiefvormers. Je hebt in dit voorbeeld met andere woorden te maken met drie archiefbestanden: de twee kleinere scholen die in 1975 zijn gefuseerd (tot 1975) en de nieuwe school die uit die fusie is ontstaan (vanaf 1975). Deze informatie moet de identifi catiefi che bevatten die je in stap 1 hebt opgemaakt. Bijgevolg moet je deze eerste ordening eveneens terugvinden in het archiefschema dat je in stap 2 hebt opgesteld. Concreet ga je het archief opnieuw doornemen en een eerste grote ordening op archiefvormer doorvoeren. Je maakt evenveel stapels als je archiefbestanden hebt geïdentifi ceerd (in het voorbeeld zijn er dat drie).

2. Vervolgens pak je archiefbestand per archiefbestand aan. Je gaat nu de documenten opdelen volgens de hoofdafdelingen van je archiefschema. In het modelarchiefschema zijn er vier hoofdafdelingen: organisatie, ondersteunende taken, onderwijstaken en verenigingen verbonden aan de school. Dit betekent dat je per archiefvormer vier stapels bekomt.

3. Nu ga je verder per hoofdafdeling. Iedere hoofdafdeling is immers verdeeld in onderafdelingen. Zo orden je volgens het modelarchiefschema de stapel ondersteunende taken verder tot vijf stapeltjes: 2.1. materieel beheer; 2.2. boekhouding en fi nancieel beheer; 2.3. personeelsbeheer; 2.4. preventie en bescherming op het werk; 2.5. public relations en promotie van de school. De drie andere hoofdafdelingen deel je verder op volgens hetzelfde principe. Volg steeds de indeling van je archiefschema.

4. Ten slotte werk je de stapeltjes met de onderafdelingen verder uit. Je gaat nu per onderafdeling verder opdelen in rubrieken. Voor onderafdeling 2.3. personeelsbeheer zijn dat volgens het modelarchiefschema volgende rubrieken: 2.3.1. Algemeen; 2.3.2. Registreren van personeelsgegevens; 2.3.3. Personeelsevaluatie; 2.3.4. Personeelsvergadering; 2.3.5. Initiatieven en activiteiten voor

Page 97: Meester over mijn schoolarchief

3

95

personeel. In deze stap ga je reeksen en series afscheiden. Die zijn gemakkelijk herkenbaar omdat het stukken met dezelfde redactionele vorm zijn: in- en uitgaande briefwisseling, notulen van vergaderingen, personeelsdossiers, … In deze stap zou je ook de stukken die met elkaar te maken hebben, maar in het verleden van elkaar zijn afgescheiden, terug aan mekaar moeten kunnen linken: je voegt ze samen tot één dossier. Je herstelt met andere woorden de context.

5. Orden volgens dezelfde manier verder tot je ook het laagste niveau van je archiefschema hebt afgewerkt en je hele archiefbestand – het is immers effi ciënter één archiefbestand ineens af te werken – in kleine rubriekstapeltjes op je werktafels geordend ligt. Eén ordeningshandeling moet je nu nog uitvoeren. De documenten van het laagste niveau krijgen onderling een chronologische ordening. Werk van het oudste archiefbestanddeel naar het jongste. Plaats de niet-gedateerde stukken en dossiers ofwel helemaal vooraan ofwel helemaal achteraan. Werk alle rubriekstapeltjes op deze manier af.

6. Niet alle stukken uit het archief zijn gemakkelijk te identifi ceren en onder een bepaalde hoofdafdeling of rubriek onder te brengen. Een briefje, losse nota’s, een akte,… Het is goed mogelijk dat deze stukken oorspronkelijk bij een dossier of serie hoorden. Twijfelgevallen houd je dus het best apart en je voegt ze als laatste stapeltje aan je geordend archief toe. Na afwerking van de volgende stap in de inventarisatie, wordt vaak vanzelf duidelijk waar in de ordening van het archief deze stukken hun plaats moeten krijgen, tot welk dossier ze horen of met welke andere documenten je ze kunt samenvoegen.

Het schonenTerwijl je de intellectuele handeling van het ordenen uitvoert, is het een koud kunstje om het archief te schonen. Je ontdoet de stukken en de dossiers van alle aanwezige elementen die schade kunnen veroorzaken. Dat doe je op twee niveaus:1. je verwijdert alle schadelijke voorwerpen: nietjes, paperclips,

elastieken, naalden, plastic mapjes, binders, andere metalen voorwerpen. Zaken waarvan duidelijk is dat ze bij elkaar moeten worden gehouden (vandaar de nietjes en de mapjes) stop je in een papieren omslag, liefst zuurvrij.

2. je verwijdert alle overbodige documenten: blanco’s, omslagen (tenzij er informatie op staat geschreven), dubbels, kladjes en documentatie.

Deze handeling garandeert je zuivere dossiers, wat de levensduur van de stukken beter waarborgt. Bovendien spaar je door het verwijderen van allerlei overbodigheden, heel wat plaats in je archiefdepot. En dat is zuivere winst.

Page 98: Meester over mijn schoolarchief

96

stap 4: beschrijven en verpakken

Het archief ligt nu geordend en geschoond klaar om te beschrijven en te verpakken! De beschrijving van het archief is het grootste werk tijdens het inventarisatieproces. Het komt er concreet op neer dat je de geordende stukken nog eens leest en ze in een lijst opneemt (dit kan zowel in Word- als in Excelformaat).

Zuurvrije mapjes en archiefdozenNadat je een archiefstuk, dossier of register hebt beschreven, berg je het op in een zuurvrije omslag. De dossiers waaruit je bijvoorbeeld paperclips hebt verwijderd, heb je reeds in stap 3 in een zuurvrije map gestopt. Deze mapjes bieden drie grote voordelen. In de eerste plaats zorgen ze voor een goede bewaring van de documenten op lange termijn. Het materiaal zorgt er immers voor dat het papier minder snel zal afbreken of verzuren. Ten tweede bieden ze ook de mogelijkheid om de stukken makkelijk in de dozen terug te vinden. De nummers op de mapjes komen immers overeen met de nummers in de inventaris. De nummers van de archiefstukken of de dossiers noteer je in potlood in de rechter bovenhoek. Zodoende worden de documenten bij raadpleging zonder beschadiging geïdentifi ceerd. Tot slot zorgen de mapjes ervoor dat de archiefstukken samen blijven. Ze vervangen de paperclips, nietjes, ringmappen, enzovoort die je in de vorige stap bij het schonen hebt verwijderd.

Het belang van de contextDe context van het archief is erg belangrijk. Sommige documenten horen duidelijk bij elkaar. De administratie heeft ze in het verleden samengevoegd en zo een dossier gecreëerd. Ofwel heb je zelf, tijdens de vorige fase — de ordeningsfase — de verloren verbanden hersteld en dossiers opnieuw samengevoegd. Het verband tussen deze stukken moet dan ook behouden blijven. Je houdt de documenten over dezelfde zaak samen en stopt ze in één zuurvrije omslag, terwijl je de beschrijving aanvat met dossier betreffende... Het is mogelijk dat je in bepaalde dossiers mooie stukken aantreft. Zo kan een restauratiedossier interessante plannen en foto’s omvatten. Het is echter uit den boze om deze uit het dossier te halen, want zo vernietig

Page 99: Meester over mijn schoolarchief

3

97

je de context van de stukken. Binnen tien jaar zal geen enkele onderzoeker nog weten welk plan bij welk dossier hoorde. Bijgevolg mag je deze stukken nooit apart beschrijven en ordenen. Wel mag je in de beschrijving van het dossier vermelden dat er speciale of opmerkelijke stukken aanwezig zijn.

Een archief bestaat niet alleen uit mooie afgebakende dossiers en series. Elk archiefbestand bevat losse stukken, die je in stap 3, voorlopig achteraan hebt geplaatst. Deze stukken beschrijf je als losse stukken. Die brief, akte, nota,… krijgt een apart nummer en beschrijving en wordt ook in een apart mapje weggeborgen. Wanneer het volledige archief beschreven en later ook geordend is, zal het snel duidelijk zijn welke archiefbestanddelen verband houden met elkaar.

Wat moet in de beschrijving worden opgenomen?1. Doorlopende nummering

Elke beschrijving krijgt één uniek nummer. Het eerste archiefstuk dat je beschrijft, wordt nummer 1, het volgende nummer 2, enzovoort. De volgorde waarin je de stukken behandelt, dit is beschrijft en nummert, ligt in belangrijke mate vast: ze is bepaald door de orde die je in de stukken hebt gemaakt na de afwerking van de vorige fase. Ieder los stuk, ieder dossier, ieder register krijgt een uniek nummer, waardoor het later gemakkelijk is terug te vinden. Het is daarom uit den boze om nummers dubbel te gebruiken. Ook het werken met letters of bisnummers wordt het best vermeden. Het nummer dat elk archiefbestanddeel krijgt, noteer je vóór de inhoudelijke beschrijving (zie verder) in de inventaris. Nadat je de beschrijving hebt afgewerkt breng je datzelfde nummer ook aan op de rechter bovenhoek van het zuurvrije mapje waarin je de stukken opbergt. Nadien stop je het mapje in een zuurvrije archiefdoos. Als een doos vol is, noteer je op de voorkant de nummers die in de doos aanwezig zijn. Op deze manier zijn de stukken later steeds gemakkelijk terug te vinden.

Wat doe je als een archiefbestanddeel te groot is voor een zuurvrij mapje?Het komt voor dat een dossier van een dergelijke omvang is, dat het niet in één mapje past. In dat geval mag je het dossier opsplitsen in verschillende mapjes. Aan de lijst van de beschrijvingen verandert er niets. Het dossier krijgt slechts één nummer. Materieel gezien kan het wel in verschillende mapjes worden geplaatst. Je kan dan bijvoorbeeld werken met de onderverdeling 1/3 , 2/3, 3/3. Zo weet iemand die het dossier uit de doos haalt meteen dat het matereel uit drie mappen bestaat. Wanneer deze onderverdeling over verschillende dozen loopt, mag je dit ook op de dozen noteren. Wanneer een dossier of serie omvangrijk is, is het zeker aan te raden om deze opsplitsing te maken. Het is immers niet de bedoeling dat er bij raadpleging archiefstukken uit de map vallen.

Page 100: Meester over mijn schoolarchief

98

2. InhoudsbeschrijvingBeschrijf vervolgens beknopt de inhoud van de archiefstukken. Het is belangrijk om hierbij ook de redactionele vorm van de documenten te noteren. Bijvoorbeeld: een rekening, een brief, een akte, een lijst, een register,… Voor een onderzoeker wordt dan meteen duidelijk over welk soort bron het gaat en wat hij mag verwachten daarin terug te vinden. Wanneer er op de documenten een authentieke titel is vermeld, mag je deze ook in de beschrijving opnemen.

1 Brief van A. Calewaert aan de bestuurder van het Sint-Jozefi nstituut betreffende de aanstelling van een tweede subregent. 1938.

1 stuk

2 Programma’s van de publieke oefeningen in de normaalschool.1840-1852.

4 stukken

3 Dossier betreffende de viering van het 100-jarig jubileum van de school.1942.

1 omslag

Interessante series als jaarrekeningen en begrotingen beschrijf je het best afzonderlijk per jaar. Ditzelfde geldt ook bijvoorbeeld voor schooluitslagen, examens, enzovoort. Deze bescheiden hebben vaak een grote inhoudelijke waarde. De chronologische ordening zorgt ervoor dat de documenten makkelijk raadpleegbaar zijn. Indien je opziet tegen de grote hoeveelheid mapjes die hiervoor nodig is, kan je de documenten ook per 5 of 10 jaar klasseren. Uitzondering hierop zijn natuurlijk de ingebonden stukken.

Jaarrekeningen

1 1930 1 omslag

2 1931 1 omslag

3 1932 1 omslag

Examens

8 1950-1954 1 pak

9 1955-1959 1 pak

10 1960-1964 1 pak

Hoe fi jn moet de inhoud beschreven worden?De inhoudsomschrijving van de archiefbestanddelen moet vooral in verhouding staan met de informatieve en onderzoekswaarde van de documenten. Sommige stukken spreken voor zich, waardoor er geen

Page 101: Meester over mijn schoolarchief

3

99

gedetailleerde omschrijving nodig is, zoals bijvoorbeeld personeelsregisters, reglementen, statuten enzovoort. Wanneer je dossiers beschrijft, is het niet nodig de inhoud ervan tot in het detail te omschrijven. Het volstaat dat de onderzoeker weet wat hij ongeveer kan verwachten. Indien er in een dossier interessante documenten aanwezig zijn, mag je deze in de beschrijving opnemen (bijvoorbeeld foto’s, plannen, enzovoort). Je kan daarvoor met een subscript werken. Wanneer je interessante stukken aantreft, is het nuttig om deze te vermelden. Zo vinden ook de andere onderzoekers dit materiaal later gemakkelijk terug.

12 Dossier over de aanstelling van directeur H. Janssens. 1904. Met foto’s

1 omslag

Wat betreft de losse documenten die je zonder verband achteraan hebt geordend, is het interessant om deze iets uitgebreider te beschrijven. Dit is vooral nuttig voor de stukken die een grote informatieve waarde bevatten. Een goed voorbeeld hiervan zijn notariële akten. Wanneer je in de laatste fase de inventaris herwerkt, helpt een uitgebreide beschrijving om na te gaan of bepaalde stukken al dan niet verband houden met elkaar.

32 Akte, ten overstaan van notaris Geerts, betreffende de schenking van een stuk grond gelegen naast de school door Josephus Felix Gislenus, fabrikant, aan Louis Joseph Delebecque, bisschop van Gent.1842. 1 stuk

Stukken die verband houden met verschillende archiefbestanden, hoofdafdelingen of rubriekenHet is mogelijk dat sommige stukken betrekking hebben op meerdere organisaties of personen. Een goed voorbeeld hiervan zijn ledenregisters die voor verschillende verenigingen werden gebruikt. In dergelijk geval geef je het stuk één nummer. Vervolgens beschrijf je alle informatie die je erin aantreft.

28 Ledenregister van de Congregatie Onze-Lieve-Vrouw Onbevlekt Ontvangen. 1893-1941. Met ledenlijst van de Confrérie van de Gedurige Aanbidding.

1 deel

In de volgende en meteen laatste fase van het inventariseren kan je de beschrijving kopiëren naar de verschillende rubrieken waar het thuis hoort. Je vermeldt in de inventaris het nummer één keer. Nadien werk je met een streepje en verwijs je naar het nummer (zie later).

Page 102: Meester over mijn schoolarchief

100

3. Datering van de stukkenNa de inhoudsbeschrijving noteer je wanneer het stuk, dossier of register werd opgesteld. Het gaat hierbij dus om de datum van opmaak. In principe volstaat het jaartal. Je bent natuurlijk vrij om de datering nog nauwkeuriger te vermelden. Bij dossiers noteer je de datum van het oudste en van het jongste document.

63 Dossier betreffende de herstellingswerken aan de schoolgebouwen. 1946-1951

1 omslag

Ongedateerde stukken mag je aanduiden met z.d. (zonder datum). Af en toe zal je echter uit de opmaak of de inhoud van de stukken kunnen afl eiden uit welke periode ze dateren. In dat geval mag je dit vermelden, zij het tussen rechte haken. Bijvoorbeeld:

2 Schooluitslagen van de Retorica. [19de eeuw]

1 deel

18 Stukken betreffende de aankoop van lesmateriaal.z.d.

3 stuk-ken

In een dossier kan je soms stukken aantreffen waarvan de datering niet opeenvolgend is. Bijvoorbeeld een akte uit 1830 die zich bevindt in een dossier waarvan de overige documenten dateren uit de tweede helft van de negentiende eeuw. Het is belangrijk dat je in zulke gevallen duidelijk aangeeft dat er in het dossier een hiaat aanwezig is. Zodoende krijgen onderzoekers geen verkeerde verwachtingen. Hiaten duid je aan door het gebruik van een komma; een liggend streepje in de datering betekent dat er voor die periode stukken aanwezig zijn.

169 Circulaires van het Ministerie van Onderwijs.1945-1956, 1960-2004.

1 pak

4. De omvang van de stukken in het mapje of de uiterlijke (materiële) vormWanneer je de stukken beschrijft, is het interessant om ook de omvang van de documenten per mapje aan te geven. Gaat het om enkele stukken? Kan de onderzoeker een dik dossier verwachten? Gaat het om een register of is het eerder los materiaal? De vermelding van de materiële vorm heeft een aantal voordelen. De onderzoekers kunnen inschatten hoeveel archief ze onder een bepaalde nummer in de inventaris kunnen verwachten. Verder is het ook interessant dat de school zelf weet over welke hoeveelheid documenten ze beschikt. Het zorgt voor een zekere beveiliging van de archiefstukken.

Page 103: Meester over mijn schoolarchief

3

101

Archief kan zodoende minder gemakkelijk verdwijnen.

Er bestaan archivistische termen om de omvang aan te duiden:

Stuk (ken)Deze term gebruik je wanneer er slechts enkele losse stukken in een mapje worden opgeborgen. Bijvoorbeeld een losse brief is één stuk. Drie akten zijn drie stukken, enovoort. De grens om de term stukken te gebruiken ligt op vier. Zodra je meer documenten in een mapje opbergt, mag je de term omslag gebruiken.

WEETJE: Een document in zijn geheel wordt beschouwd als één stuk. Een brief met bijlagen is dan ook maar één stuk. Dit geldt ook voor dubbels. De term stukken slaat dus niet op het aantal documenten.

1 Reglement voor het huishoudpersoneel. 1850

1 stuk

7 Programma’s van de literaire en fi losofi sche oefeningen. 1865-1894.

4 stuk-ken

OmslagDe term omslag wijst erop dat er meer dan vier stukken in een mapje aanwezig zijn. De maximale dikte mag echter niet groter zijn dan ca. 2 cm.

20 Uitnodigingen voor plechtige prijsuitdelingen.1950-1969.

1 omslag

PakAls de omvang dikker is dan 2 cm, mag je de term pak gebruiken. Indien het aantal documenten echter te groot is voor één mapje, mag je een materiële opsplitsing maken (zie boven).

300 Dossier over de restauratiewerken aan de school.1910-1915.

1 pak

DeelDeze term duidt aan dat het om een ingebonden stuk gaat, een register.

Page 104: Meester over mijn schoolarchief

102

105 Personeelsregister. 1926-1945.

1 deel

Band (gedetailleerd)Dit zijn achteraf ingebonden stukken. Een band wordt vaak verward met een register.

Lias (gedetailleerd)Wanneer documenten zijn ingebonden met een touwtje, wordt dit een lias genoemd. Vaak treft men dit aan bij akten.

Katern (gedetailleerd)Een geplooid A3-blad is een katern.

Stap 5: de defi nitieve ordening en de afwerking van de inventaris

Nadat je de beschrijvingen van een volledig archiefbestand hebt afgewerkt, heb je als resultaten enerzijds een volledig verpakt en genummerd archief en anderzijds een voorlopige inventaris, waaraan nog moet worden gesleuteld.

Beschrijvingen samenvoegen die met elkaar verband houden De losse stukken waarvan je bij de ordening in fase drie niet onmiddellijk een verband zag met andere stukken of dossiers, ga je nu extra bestuderen. Mogelijk zijn er je tijdens het beschrijven al enkele mogelijke oplossingen duidelijk geworden. In elk geval zal je nu ontdekken dat een aantal losse archiefbestanddelen verband houdt met elkaar. Misschien heb je ook gemerkt dat twee dossiers tot één dossier kunnen worden samengevoegd. Voeg in alle gevallen de overeenkomstige beschrijvingen samen, en plaats deze beschrijving onder de rubriek waar ze thuishoort. Het is mogelijk dat één van de documenten of dossiers reeds onder de correcte rubriek was geordend. Je voegt de andere documenten toe in dat mapje en je behoudt het nummer in kwestie. De lege mapjes verwijder je, en de corresponderende nummers vervallen. De overeenkomstige beschrijvingen schrap je in de inventaris. Vergeet ook niet de dozen aan te passen.

Page 105: Meester over mijn schoolarchief

3

103

Bijvoorbeeld:

3 Personeel

231 Stukken betreffende de bezoldiging en verzekering van het schoolpersoneel 1935, 1941, 1945, 1960, 1963, 1974-1975, 1980.

1 omslag

279 Verzekeringskaart van Arthur De Hovre, personeelslid van de school.1928-1928.

1 stuk

Het is duidelijk dat beide beschrijvingen verband houden met elkaar. Het is dus raadzaam om nummer 279 samen te voegen bij nummer 231. Nummer 279 vervalt dan.

167 Stukken betreffende de verbouwing van de school. 1866. Met een lastenkohier en plannen.

3 stukken

410 Plannen van de verbouwing van de school. 1867.

2 stukken

In nummer 167 zijn er al plannen van de verbouwing van de school aanwezig. Het is dus niet interessant om deze nog eens extra onder een nieuw nummer onder te brengen. Daarom is het nuttig om de plannen van nummer 410 aan nummer 167 toe te voegen.

Resterende losse stukkenLosse stukken die je bij nader inzien geen beredeneerde plaats in de ordening kunt geven, of waarvan je onmogelijk het precieze verband met andere stukken hebt kunnen achterhalen, laat je helemaal achteraan de inventaris staan, onder de rubriek losse stukken zonder aanwijsbaar verband met het archiefvormer. Bijna iedere inventarisator krijgt met dergelijke niet te determineren stukken te maken.

Archief met dezelfde redactionele vorm: meervoudige beschrijvingenWanneer er in de beschrijvingen geen overlappingen meer zijn qua inhoud, kan je de tekst op punt zetten. Bij het beschrijven van archief gebruik je best volzinnen. Telegramstijl is voor de onderzoeker niet handig. Zorg er ook voor dat aan de beschrijving van de stukken de redactionele vorm voorafgaat (rekeningen, brieven, dossier, register, akte, serie,…). Beschrijvingen met dezelfde redactionele vorm en die verband houden met elkaar, mag je onder een meervoudige beschrijving plaatsen. Het komt erop neer dat je één hoofdbeschrijving maakt, en daarop de nummers van de volgende beschrijvingen laat volgen. Meestal volstaat in dat geval de datering van de stukken.

Page 106: Meester over mijn schoolarchief

104

Bijvoorbeeld:

Leerlingenregisters.

23 1806-1899 1 deel

206 1900-1945 1 deel

308 1946-heden 1 deel

Kasboeken

306 1922-1945. 1 deel

222 1946-1969 1 deel

Rekeningen.

21 1922 1 omslag

58 1923 1 omslag

6 1924 1 pak

220 1925 1 omslag

Archiefbeschrijvingen die thuishoren onder meerdere rubriekenVervolgens ga je na of sommige beschrijvingen niet onder meerdere rubrieken horen te staan. Als dit het geval is, dan noteer je de eerste keer de beschrijving op de geijkte manier: nummer, inhoudsbeschrijving, datering en materiële omvang. Beschrijf al de gegevens, ook die van de andere archiefvormers. Nadien kopieer je de beschrijving naar de andere rubriek. De informatie die voordien in een subscript stond, plaats je nu in de hoofdbeschrijving en omgekeerd. Het nummer wordt bij de tweede beschrijving echter niet meer genoteerd, maar vervangen door een streepje. Zodoende vermijd je een dubbele nummering van eenzelfde stuk.

Bijvoorbeeld:

28 Ledenregister van de Congregatie Onze-Lieve-Vrouw Onbevlekt Ontvangen. 1893-1941. Met ledenlijst van de Confrérie van de Gedurige Aanbidding (1899-1911). 1 deel

Page 107: Meester over mijn schoolarchief

3

105

222 Ledenregister van de Confrérie van de Gedurige Aanbidding. 1899-1911.Met ledenlijst van de Congregatie Onze-Lieve-Vrouw Onbevlekt Ontvangen 1893-1941.Zie nummer 28.

1 deel

Controle van de nummeringTen slotte raden we je aan om voor de defi nitieve afronding de nummering van de stukken (op de omslagen en de dozen) te controleren met de nummering van de beschrijvingen in de inventaris. Mogelijk zijn er bij het samenvoegen van dossiers en documenten fouten in de nummering geslopen. In de laatste rubriek Losse stukken kan het voorvallen dat als gevolg van deze samenvoegingen hiaten in de nummering zijn ontstaan. Dit is in principe niet erg, maar toch raden we je aan om de nummering aan te passen, zowel op de omslagen als in je inventaris. Later zal dit nog van pas komen: een sluitende, opeenvolgende nummering betekent dat geen twijfel kan bestaan over het al dan niet aanwezig zijn van een genummerd en beschreven stuk in het archief.

Het eindresultaatAls eindresultaat heb je nu een mooi gestructureerde inventaris in handen. In principe is hiermee het inventarisatiewerk afgerond. Enerzijds is het archief veilig opgeborgen in zuurvrije omslagen en archiefdozen, anderzijds beschikt de school over een duidelijke inventaris waarin men gemakkelijk archiefstukken terugvindt.

Maar natuurlijk blijft daar steeds het fenomeen van het toekomstig archief, dankzij de werking van de huidige administratie van je school, die ook vandaag documenten vormt en ontvangt. Op zekere dag zal het secretariaat deze documenten, wegens het verstrijken van het administratief nut, aan de archiefdienst willen overmaken.

Je zal deze overdracht moeten verwerken en aan het bestaand geordend archief toevoegen. Dit kan moeilijk lijken, maar is het in feite niet. Je gaat na welk nummer je het laatst hebt gebruikt en je werkt hiermee verder. Is het laatste nummer 500? Dan krijgt het eerste stuk uit de nieuwe overdracht (bijvoorbeeld een rekening) het nummer 501. Het volgende stuk 502, enzovoort. Werk met een digitale inventaris, dan kan je deze nieuwe rekening gemakkelijk toevoegen aan de reeds bestaande reeks rekeningen en ook de andere documenten op hun correcte plaats in het schema plaatsen.

Page 108: Meester over mijn schoolarchief

106

Rekeningen en begrotingen.

26 1980 2 stukken

27 1981 2 stukken

28 1982 2 stukken

501 1983 2 stukken

502 1984 2 stukken

Ook voor de berging in de dozen stelt zich in de praktijk geen probleem. Probeer de nieuwe rekening met het nummer 501 niet toe te voegen aan de doos met de voorafgaande rekeningen. Overvol gevulde dozen zijn immers gevaarlijk om te hanteren en scheuren snel. Ga na of de laatste doos van je archief volledig gevuld is en voeg eventueel enkele nieuwe documenten, te beginnen met 501, toe. Is deze doos gevuld, dan maak je nieuwe dozen aan die je vult met de volgende documenten die deel uitmaken van de nieuwe overdracht. Je laat deze nieuwe doos of dozen volgen op de laatste doos van het geordend archief. Gezien alle documenten een unieke nummer hebben gekregen en die op de doos is geëtiketteerd, zul je er steeds in slagen om in je depot snel een document terug te vinden.

De basisinventarisatie: een snelle werkwijze

Omwille van een aantal factoren buiten je wil om, kan het voorvallen dat je minder tijd aan de inventarisatie van het schoolarchief kunt besteden dan je zelf wel zou willen. Daarom stellen we je in deze handleiding ook een alternatieve basiswerkwijze voor, waarmee je sneller resultaat zult boeken. Het aantal stappen is herleid tot drie (vier). De kennismaking met je archief is onder meer weggevallen. 0. Het verzamelen van alle te archiveren documenten, registers en dossiers: je brengt alle te behandelen

archiefmateriaal uit alle kasten en lokalen bijeen in een ruimte. 1. De beschrijving en verpakking van de stukken: je beschrijft de stukken/dossiers/registers die je aantreft.

Eventueel kan je reeds tevoren het archief rudimentair ordenen. Na elke beschrijving worden de archiefstukken direct verpakt in een zuurvrije omslag en een archiefdoos.

2. Wanneer je het volledige archief hebt beschreven, zal je de lijst van beschrijvingen ordenen volgens een archiefschema. Dit is letterlijk knip- en plakwerk. De beschrijvingen worden onder de juiste rubrieken geplaatst. Het archief, dat veilig is weggeborgen in de dozen, wordt voorlopig niet meer aangeraakt.

3. Verfi jning van de inventaris: de beschrijvingen worden verbeterd. Sommige archiefbestanddelen kan je indien nodig splitsen of samenvoegen. Het archief kan tot slot ook materieel worden geordend.

Page 109: Meester over mijn schoolarchief

3

107

Stap 1: de beschrijving van de stukken en de verpakking

De beschrijving van het archief is het grootste werk tijdens het inventarisatieproces. Het komt er concreet op neer dat je het archiefbestand nakijkt en een lijst opstelt van de aanwezige stukken.

Werkwijze: de beschrijving van het archief

In sommige archieven kan je een oude ordening aantreffen. Het archief van de Inrichtende Macht wordt bijvoorbeeld los van de leerlingenadministratie bewaard. In dat geval kan je gewoon vanuit deze oude orde vertrekken. Voor veel archieven hebben we echter niet het geluk om een ordening aan te treffen. In het slechtste geval zit het archief volledig door elkaar. Wanneer de documenten dan nog op een onordelijke manier bewaard worden (bijvoorbeeld in grote bananendozen, opgestapeld in de kast, …) is het een hele karwei om uit te maken onder welke rubriek ieder stuk/dossier/register hoort. In dat geval heb je twee opties. Je brengt eerst een rudimentaire ordening in het archief aan, of je start onmiddellijk met de beschrijving van de documenten.

Een eerste ordeningConcreet ga je na welke documenten verband houden met elkaar. Je sorteert de stukken volgens de verschillende functies en taken die de school heeft uitgeoefend. Dikwijls wordt hierbij het archief op een tafel uitgespreid en in stapeltjes onderverdeeld.

Zonder ordeningIn veel archieven vinden we weinig orde terug. Wanneer het dan om grote archiefbestanden gaat, is het vaak erg demotiverend om eerst een ordening in de documenten aan te brengen. In die gevallen is het aan te raden om onmiddellijk te starten met de beschrijving van het archiefmateriaal. De meest eenvoudige oplossing is de archiefstukken/dossiers/registers te beschrijven zoals je ze aantreft in het archiefbestand. Bij het openen van de kast neem je gewoon het eerste stuk dat je tegenkomt. Je beschrijft het, plaatst het in een zuurvrij mapje en daarna in een archiefdoos. Vervolgens neem je willekeurig een tweede stuk/dossier/register uit de kast, enzovoort. Zodoende werk je het volledige archief af. Alles wordt beschreven op een lijst en direct verpakt. Uiteindelijk bekom je een lijst van ongeordende archiefbescheiden waarmee je gemakkelijk kunt werken. Over het archief zelf moet je je geen zorgen maken, aangezien dit reeds veilig in de dozen is weggeborgen.

Page 110: Meester over mijn schoolarchief

108

Zuurvrije mapjes en archiefdozen

Nadat je een archiefstuk/dossier/register hebt beschreven, berg je het op in een zuurvrij omslag. Deze mapjes hebben drie grote voordelen. In de eerste plaats zorgen ze voor een goede bewaring van de documenten op lange termijn. Het materiaal zorgt er immers voor dat het papier minder snel zal afbreken of verzuren. Ten tweede bieden ze ook de mogelijkheid om de stukken makkelijk in de dozen terug te vinden. De nummers op de mapjes komen immers overeen met de nummers in de inventaris. Je kunt de nummers van de archiefstukken gemakkelijk op de mapjes noteren. Zodoende worden de documenten zonder beschadiging geïdentifi ceerd. Tot slot zorgen de mapjes ervoor dat de archiefstukken samen blijven. Op die manier vervangen ze de functie van paperclips, nietjes, ringmappen en dergelijke.

Het belang van de context

De context van het archief is erg belangrijk. Sommige documenten horen duidelijk bij elkaar. De administratie heeft ze in het verleden samengevoegd en zo een dossier gecreëerd. Het verband tussen deze stukken moet dan ook behouden blijven. Je houdt de documenten samen en beschrijft het dossier als dossier betreffende... Het is mogelijk dat je in sommige dossiers mooie stukken aantreft. Zo kan een restauratiedossier interessante plannen en foto’s omvatten. Het is echter uit den boze om deze uit het dossier te halen, juist omdat je zo de context van de stukken vernietigt. Binnen tien jaar zal geen enkele onderzoeker nog weten dat het plan oorspronkelijk bij dat dossier hoorde. Zodoende mag je deze stukken nooit apart beschrijven en ordenen. Wel mag je in de beschrijving van het dossier vermelden dat er speciale stukken aanwezig zijn.

Het kan ook gebeuren dat de archiefvormer bepaalde documenten van dezelfde aard heeft samengevoegd, bijvoorbeeld een serie brieven, examens, reglementen enzovoort. Ook deze oude ordening moet behouden blijven.

Een archief bestaat niet alleen uit mooie afgebakende dossiers en series. In elk archiefbestand kom je losse stukken tegen. Een briefje, losse nota’s, een akte,… Het is goed mogelijk dat deze stukken vroeger bij een dossier of serie hoorden. Mogelijk vind je tijdens de inventarisatie andere documenten terug die hier perfect mee kunnen worden samengevoegd. Toch is het niet raadzaam om in de eerste fase van de beschrijving hierover reeds na te denken. In dit stadium heb je immers nog geen overzicht van het volledige archief. Het is daarom eenvoudiger om deze stukken als los materiaal te beschrijven. Die brief, akte, nota,… krijgt een aparte nummer en beschrijving en wordt ook in een apart mapje weggeborgen. Wanneer het volledige archief beschreven en later ook geordend is, zal het snel duidelijk zijn welke archiefbestanddelen verband houden met elkaar. Op dat moment heb je een volledig overzicht van het archief. Sommige nummers kunnen

Page 111: Meester over mijn schoolarchief

3

109

dan worden samengevoegd.

Wat moet in de beschrijving worden opgenomen?

1. Doorlopende nummeringElke beschrijving krijgt één uniek nummer. Het eerste archiefstuk dat je beschrijft, wordt nummer 1, het volgende nummer 2 enzovoort. Je geeft gewoon een doorlopende nummering aan de stukken zonder rekening te houden met de latere ordening. De nummers dienen om de stukken later makkelijk terug te vinden. Het is daarom uit den boze om nummers dubbel te gebruiken. Ook het werken met letters of bisnummers wordt best vermeden. Het nummer dat elke archiefbestanddeel krijgt, wordt niet alleen in de lijst genoteerd. Nadat je de beschrijving hebt afgewerkt zal datzelfde nummer ook worden aangebracht op het zuurvrije mapje waarin de stukken worden opgeborgen. Nadien wordt het mapje opgeborgen in de archiefdoos. Als een doos vol is, noteer je op de voorkant ook de nummers die in de doos aanwezig zijn. Zodoende vind je later gemakkelijk de stukken terug.

Wat moet je doen als een archiefbestanddeel te groot is voor een zuurvrij mapje?Het kan gebeuren dat een dossier van dergelijke omvang is, dat het niet in één mapje past. In dat geval mag je het dossier opsplitsen in verschillende mapjes. Aan de lijst van de beschrijvingen verandert er niets. Het dossier krijgt slechts één nummer. Materieel gezien kan het wel in verschillende mapjes worden geplaatst. Je kunt dan bijvoorbeeld werken met de onderverdeling 1/2, 2/2 enzovoort. Wanneer deze onderverdeling van mapjes over verschillende dozen loopt, mag je dit ook op de dozen noteren. Wanneer een dossier of serie omvangrijk is, is het zeker aan te raden om deze opsplitsing in de mappen te maken. Het is immers niet de bedoeling dat er bij raadpleging archiefstukken uit de map vallen.

2. InhoudsbeschrijvingJe beschrijft kort de inhoud van de archiefstukken. Het is belangrijk om hierbij ook de redactionele vorm van de documenten te noteren. Bijvoorbeeld: een rekening, een brief, een akte, een lijst, een register,… Dit kan interessant zijn voor onderzoekers. Wanneer er op de documenten een authentieke titel is vermeld, mag je deze ook in de beschrijving opnemen.

1 Brief van A. Calewaert aan de bestuurder van het Sint-Jozefi nstituut betreffende de aanstelling van een tweede subregent. 1938.

1 stuk

Page 112: Meester over mijn schoolarchief

110

2 Programma’s van de publieke oefeningen in de normaalschool.1840-1852.

4 stukken

3 Dossier betreffende de viering van het 100-jarig jubileum van de school.1942.

1 omslag

Interessante series als jaarrekeningen en begrotingen kan je best per jaar apart beschrijven. Ditzelfde geldt ook bijvoorbeeld voor schooluitslagen, examens enzovoort. Deze bescheiden hebben vaak een grote inhoudelijke waarde. De chronologische klassering per jaar zorgt ervoor dat de documenten makkelijk raadpleegbaar zijn. Indien je opziet tegen de grote hoeveelheid mapjes die hiervoor nodig is, kan je de documenten ook per 5 of 10 jaar klasseren. Uitzondering hierop zijn natuurlijk de ingebonden stukken.

Jaarrekeningen.

1 1930 1 omslag

2 1931 1 omslag

3 1932 1 omslag

Examen.

8 1950-1954 1 pak

9 1955-1959 1 pak

10 1960-1964 1 pak

Hoe fi jn moet de inhoud beschreven worden?De inhoudsomschrijving van de archiefbestanddelen moet vooral in verhouding staan met de informatieve en onderzoekswaarde van de documenten. Sommige stukken spreken voor zich, waardoor er geen gedetailleerde omschrijving nodig is. Bijvoorbeeld: personeelsregisters, reglementen, statuten. Wanneer je dossiers beschrijft, moet je de inhoud ervan niet te nauwgezet op papier zetten. Het volstaat dat de onderzoeker weet wat hij ongeveer kan verwachten. Indien er in een dossier interessante documenten aanwezig zijn, mag je deze in de beschrijving opnemen (bijvoorbeeld foto’s, plannen). Men kan dan met een subscript werken. Wanneer je interessante stukken aantreft, is het nuttig om deze te vermelden. Zo vinden ook de andere onderzoekers dit materiaal later gemakkelijk terug.

12 Dossier over de aanstelling van directeur H. Janssens. 1904.

1 omslagMet foto’s

Page 113: Meester over mijn schoolarchief

3

111

Wanneer je losse documenten in het archiefbestand aantreft, is het interessant om deze iets uitgebreider te beschrijven. Dit is vooral nuttig voor de stukken die een grote informatieve waarde hebben. Een goed voorbeeld hiervan zijn notariële akten. Indien je deze los in het archief aantreft, kan je deze best goed beschrijven. Wanneer de inventaris later wordt herwerkt, is het zo gemakkelijker om na te gaan of bepaalde stukken al dan niet verband houden met elkaar.

32 Akte, ten overstaan van notaris Geerts, betreffende de schenking van een stuk grond gelegen naast de school door Josephus Felix Gislenus, fabrikant, aan Louis Joseph Delebecque, bisschop van Gent. 1842.

1 stuk

Stukken die verband houden met verschillende archiefvormersHet is mogelijk dat sommige stukken betrekking hebben op verschillende organisaties of personen. Een goed voorbeeld hiervan zijn ledenregisters die voor verschillende verenigingen werden gebruikt. In zulke gevallen geef je één nummer aan het stuk. Je beschrijft vervolgens alle informatie die je aantreft.

28 Ledenregister van de Congregatie Onze-Lieve-Vrouw Onbevlekt Ontvangen. 1893-1941.Met ledenlijst van de Confrérie van de Gedurige Aanbidding.

1 deel

Later, bij de ordening van de inventaris, kan je de beschrijving kopiëren onder de verschillende rubrieken waar het thuis hoort. Je vermeldt één keer het nummer van de inventaris. Nadien werk je met een streepje en verwijs je naar het nummer (zie later).

3. Datering van de stukkenNa de inhoudsbeschrijving noteer je wanneer het stuk/dossier/register werd opgesteld. Het gaat hierbij dus om de datum van opmaak. In principe volstaat het jaartal. Je bent natuurlijk vrij om de datering nog nauwkeuriger te vermelden. Bij dossiers mag je de datum van het oudste en het jongste document noteren.

63 Dossier betreffende de herstellingswerken aan de schoolgebouwen. 1946-1951.

1 omslag

Ongedateerde stukken mag je aanduiden met z.d. (zonder datum). Soms kan je echter wel uit de opmaak van de stukken afl eiden uit welke periode ze dateren. In dat geval mag je dit vermelden, zij het tussen rechte haken. Bijvoorbeeld:

Page 114: Meester over mijn schoolarchief

112

2 Schooluitslagen van de Retorica. [19de eeuw].

1 deel

18 Stukken betreffende de aankoop van lesmateriaal.z.d.

3 stukken

In een dossier kan je soms stukken aantreffen waarvan de datering niet opeenvolgend is. Bijvoorbeeld een akte uit 1830 die zich bevindt in een dossier waarvan de overige documenten dateren uit de tweede helft van de negentiende eeuw. Het is belangrijk dat je in zulke gevallen duidelijk aangeeft dat er in het dossier een hiaat aanwezig is. Zodoende krijgen onderzoekers geen verkeerde verwachtingen. Hiaten duidt men aan door het gebruik van een komma. Een liggend streepje in de datering betekent dat er voor de hele periode stukken aanwezig zijn.

169 Circulaires van het Ministerie van Onderwijs.1945-1956, 1960-2004.

1 pak

4. De omvang van de stukken in het mapjeWanneer je de stukken beschrijft, is het interessant om ook de omvang van de documenten per mapje aan te geven. Gaat het om enkele stukken? Kan de onderzoeker een dik dossier verwachten? Gaat het om een register of is het eerder los materiaal? De vermelding van de materiële vorm heeft een aantal voordelen. De onderzoekers kunnen inschatten hoeveel archief ze onder een bepaalde nummer in de inventaris kunnen verwachten. Verder is het ook interessant dat de school zelf weet over welke hoeveelheid documenten ze beschikt. Het zorgt voor een zekere beveiliging van de archiefstukken. Archief kan zodoende minder gemakkelijk verdwijnen.

Er bestaan een aantal archivistische termen om de omvang aan te duiden:

Stuk (ken)Deze term gebruik je wanneer er slechts enkele losse stukken in een mapje worden opgeborgen. Bijvoorbeeld een losse brief is één stuk. Drie akten zijn drie stukken enzovoort. De grens om de term stukken te gebruiken ligt op 4 stukken. Zodra je meer documenten in een mapje opbergt mag je de term omslag gebruiken.

Een document in zijn geheel wordt beschouwd als één stuk. Een brief met bijlagen is dan ook maar één stuk. Dit geldt ook voor dubbels. De term stukken slaat dus niet op het aantal documenten.

Page 115: Meester over mijn schoolarchief

3

113

1 Reglement voor het huishoudpersoneel. 1850

1 stuk

7 Programma’s van de literaire en fi losofi sche oefeningen. 1865-1894.

4 stukken

OmslagDe term omslag wijst erop dat er meer dan vier stukken in een mapje aanwezig zijn. De maximale dikte mag echter niet groter zijn dan ogeveer 2 cm.

20 Uitnodigingen voor plechtige prijsuitdelingen.1950-1969.

1 omslag

PakAls de omvang dikker is dan 2 cm, mag je de term pak gebruiken. Indien het aantal documenten echter te groot is voor één mapje, mag je een materiële opsplitsing maken (zie boven).

300 Dossier over de restauratiewerken aan de school.1910-1915.

1 pak

DeelDeze term duidt aan dat het om een ingebonden stuk gaat, een register.

105 Personeelsregister. 1926-1945.

1 deel

Lias (gedetailleerd)Wanneer een document is ingebonden via een touwtje, wordt dit een lias genoemd. Vaak treft men dit aan bij akten.

Katern (gedetailleerd)Een geplooid A3 blad is een katern.

Page 116: Meester over mijn schoolarchief

114

Stap 2: de ordening tot een inventaris

Nadat het volledige archief is beschreven en verpakt, kan je overgaan tot de ordening van de lijst van ongeordende archiefbescheiden. Aan de archiefstukken in de dozen zal je in deze fase niets veranderen, je werkt alleen op basis van de lijst. Na deze ordening kan je in de dozen de nodige veranderingen aanbrengen.

Een archiefbestand is gecreëerd door een archiefvormer uit hoofde van zijn/haar functies en taken1

Voor de ordening van het archief moet je hier dus rekening mee houden. De beschrijvingen worden geplaatst onder de rubrieken waar ze thuis horen. Deze zijn opgebouwd volgens de verschillende functies en taken van de archiefvormer. Zodoende wordt de context van het archief bewaard en vindt men gemakkelijk de archiefstukken terug. De lijst van ongeordende archiefbescheiden kan in Word of Excel worden opgesteld. De beschrijvingen kan je via knippen en plakken onder de juiste rubriek plaatsen.

Zie hoger voor het modelarchiefschema en de bijhorende verklaringen.

Stap 3: de verfi jning van de inventaris

De beschrijvingen onder de rubrieken chronologisch rangschikkenNa de ordening van de lijst, is het nodig om de inventaris te verfi jnen. Per rubriek worden de beschrijvingen chronologisch geordend. Archiefbestanddelen die ongedateerd zijn, plaats je bovenaan. Nadien volgen de dossiers met de oudste stukken.

Beschrijvingen die verband houden met elkaar samenvoegenNadat de beschrijvingen in de rubrieken chronologisch zijn geordend, is het mogelijk dat een aantal archiefbestanddelen verband houden met elkaar. De beschrijving van de stukken gebeurde immers zoals je de documenten aantrof. Er kunnen dus losse documenten opduiken die eigenlijk bij een dossier of serie horen. Deze situatie komt in elk archief voor. Zelfs al zou je het archief eerst ordenen alvorens te beschrijven, dan nog zal je met losse stukken worden geconfronteerd. Het kan interessant zijn om bepaalde stukken uit een beschrijving te halen en in een ander bestanddeel te plaatsen. De beschrijvingen kunnen dus gemakkelijk opgesplitst of samengevoegd worden. Wanneer dit noodzakelijk is, haal je gewoon de stukken uit de mapjes en voeg je ze toe bij een ander nummer. Het lege mapje verdwijnt uit de doos en het nummer vervalt. Dit laatste kan zeker geen kwaad, aangezien de nummers louter een hulpmiddel zijn om de stukken in de dozen terug te vinden. Het valt in de inventaris zelfs niet op dat er nummers ontbreken, eventueel kan

Page 117: Meester over mijn schoolarchief

3

115

je het vermelden. Wel moet je op de dozen zeker aangeven dat sommige nummers niet bestaan. Zodoende schep je geen verkeerde verwachtingen over hiaten in het archief. Indien gewenst kan je de lege nummers later opvullen met nieuwe stukken die worden overgedragen aan het archief. In dat geval houd je best een lijstje van de lege nummers bij.

Bijvoorbeeld:

3 Personeel

231 Stukken betreffende de bezoldiging en verzekering van het schoolpersoneel 1935, 1941, 1945, 1960, 1963, 1974-1975, 1980.

1 omslag

279 Verzekeringskaart van Arthur De Hovre, personeelslid van de school.1928 - 1929.

1 stuk

Het is duidelijk dat beide beschrijvingen verband houden met elkaar. Het is dus raadzaam om nummer 279 samen te voegen bij nummer 231. Nummer 279 vervalt dan.

167 Stukken betreffende de verbouwing van de school. 1866Met een lastenkohier en plannen.

23 stukken

410 Plannen van de verbouwing van de school.1867.

2 stukken

In nummer 167 zijn er al plannen van de verbouwing van de school aanwezig. Het is dus niet interessant om deze nog eens extra onder een nieuwe nummer onder te brengen. Daarom is het nuttig om de plannen van nummer 410 te voegen bij nummer 167.

Archief met dezelfde redactionele vorm: meervoudige beschrijvingen

Wanneer er in de beschrijvingen geen overlappingen meer zijn qua inhoud, kan je de tekst op punt zetten. Bij het beschrijven van archief gebruik je het beste volzinnen. Telegramstijl is voor de onderzoeker niet handig. Zorg er ook voor dat de redactionele vorm van de stukken wordt vermeld (rekeningen, brieven, dossier, register, akte, serie,…). Beschrijvingen met dezelfde redactionele vorm die verband houden met

Page 118: Meester over mijn schoolarchief

116

elkaar, mag men tevens onder een meervoudige beschrijving plaatsen. Het komt erop neer dat je één hoofdbeschrijving maakt, en daarop de nummers van de beschrijvingen laat volgen. Dikwijls volstaat in dat geval de datering van de stukken.

Bijvoorbeeld:

Leerlingenregisters.

23 1806-1899 1 deel

206 1900-1945 1 deel

308 1946-heden 1 deel

Kasboeken

306 1922-1945. 1 deel

222 1946-1969 1 deel

Rekeningen

21 1922 1 omslag

58 1923 1 omslag

6 1924 1 pak

220 1925 1 omslag

Archiefbeschrijvingen die thuishoren onder meerdere rubrieken

Tot slot moet je nagaan of sommige beschrijvingen niet onder verschillende rubrieken horen. Als dit het geval is, dan noteert je de eerste keer de beschrijving op een normale wijze: nummer, inhoudsbeschrijving, datering en materiële omvang. Beschrijf al de gegevens, ook die van de andere archiefvormers. Nadien kopieer je de beschrijving naar de andere rubriek. De informatie die voordien in een subscript stond, plaats je nu in de hoofdbeschrijving en omgekeerd. Het nummer wordt bij de tweede beschrijving echter niet meer genoteerd, maar vervangen door een streepje. Zodoende wordt een dubbele beschrijving vermeden.

Page 119: Meester over mijn schoolarchief

3

117

Bijvoorbeeld:

28 Ledenregister van de Congregatie Onze-Lieve-Vrouw Onbevlekt Ontvangen. 1893-1941. Met ledenlijst van de Confrérie van de Gedurige Aanbidding (1899-1911). 1 deel

222 Ledenregister van de Confrérie van de Gedurige Aanbidding. 1899-1911.Met ledenlijst van de Congregatie Onze-Lieve-Vrouw Onbevlekt Ontvangen 1893-1941.Zie nummer 28.

1 deel

Het eindresultaat

Na de verfi jning bekom je een goed geordende lijst van archiefbeschrijving. In principe is met dit resultaat het inventarisatiewerk afgerond. Enerzijds is het archief veilig opgeborgen in zuurvrije omslagen en archiefdozen, anderzijds beschik je over een duidelijk overzicht waarin men gemakkelijk archiefstukken terugvindt.

Is een omnummering noodzakelijk?In de inventaris zijn alle beschrijvingen op een logische manier onder de juist archiefvormers en rubrieken geplaatst. Op materieel vlak is er echter geen orde in het archief aangebracht. In de dozen is het archief nog steeds opgeborgen in de volgorde waarin het werd beschreven. Indien je dit wenst, kan je ook hierin een ordening aanbrengen. Hiervoor is een omnummering van de beschrijvingen in de inventaris noodzakelijk. Wat wordt hiermee bedoeld? In de oorspronkelijke inventaris werd er niets aan de nummers veranderd. Na de ordening van de eerste lijst, kan het dus perfect zijn dat de eerste beschrijving niet nummer 1 is, maar wel bijvoorbeeld nummer 132.

1. Beleid en advisering

1.1. Inrichten van algemene bestuurs- en adviesorganen

132. Verslagen van de Inrichtende Macht. 1922-1999.

1 pak

87. Stukken betreffende de samenstelling van de Inrichtende Macht.

Page 120: Meester over mijn schoolarchief

118

1969-2001. 1 omslag

1.2. Interne werking en organen van het dagelijks bestuur

Huishoudelijke reglementen van de school

233. 1893. 1 stuk

178. 1900. 1 stuk

241. 1921. 1 stuk

Bij de omnummering wordt de eerste beschrijving van de inventaris omgevormd tot nummer 1, de tweede tot nummer 2 enz. Bij elke aanpassing haal je de archiefstukken uit de dozen en vervang je de nummer op het mapje. Nadien plaats je de stukken in nieuwe dozen.

1. Beleid en advisering

1.1. Inrichten van algemene bestuurs- en adviesorganen

1. Verslagen van de Inrichtende Macht. 1922-1999.

1 pak

2. Stukken betreffende de samenstelling van de Inrichtende Macht.1969-2001.

1 omslag

1.2. Interne werking en organen van het dagelijks bestuur

Huishoudelijke reglementen van de school

3. 1893. 1 stuk

4. 1900. 1 stuk

5. 1921. 1 stuk

De omnummering heeft tot voordeel dat het archief zowel op papier als materieel geordend is. Er zijn echter ook een aantal belangrijke nadelen aan verbonden. Het omnummeren van de inventaris is een tijdrovend werkje, waarbij je je niet mag vergissen bij de nummering. Daarom is het uiterst belangrijk dat je steeds twee lijsten bijhoudt, de oude niet-omnummerde lijst en het nieuwe document. Eventuele vergissingen of fouten kan je zodoende herstellen. Het grootste nadeel van een omnummering is dat er geen rekening wordt gehouden met het toekomstige archief van de school. In de omnummerde lijst wordt het archief als ‘af’ beschouwd. In de realiteit vormt de administratie nog steeds documenten en zullen deze ook op lange termijn in het archief worden opgenomen. Stel dat er een nieuwe rekening aan het archiefbestand

Page 121: Meester over mijn schoolarchief

3

119

wordt toegevoegd, dan zal je hieraan een nieuwe nummer moeten toekennen. Concreet kun je kijken naar het laatst gebruikte nummer en hierop verder werken. Is het laatste nummer 500? Dan wordt die nieuwe rekening nummer 501. Elk archiefstuk/dossier/register moet immers één uniek nummer hebben. In de inventaris kan je deze nieuwe rekening plaatsen onder de juiste rubriek. De mooie volgorde van een omnummering wordt hierbij dus teniet gedaan.

Rekeningen en begrotingen.

26. 1980. 2 stukken

27. 1981. 2 stukken

28. 1982. 2 stukken

501. 1983. 2 stukken

502. 1984. 2 stukken

Ook in de dozen stelt zich een probleem. Wanneer je deze nieuwe stukken bij de andere rekeningen wil plaatsen, dan zal je hiervoor in de dozen moeten schuiven. In het slechtste geval moet je het archief in verschillende dozen gaan verplaatsen om zo de nieuwe stukken toe te voegen. Het is duidelijk dat dit niet ideaal is. Het is niet alleen tijdrovend, maar het werkt tevens demotiverend. Men zal misschien minder snel geneigd zijn nieuwe documenten van de administratie aan het archiefbestand toe te voegen, terwijl deze overgang precies zo vlot mogelijk moet verlopen. Daarom is het interessanter om de oorspronkelijke ordening van de dozen zoveel mogelijk te behouden. Wanneer je dit doet, kan je de nieuw overgedragen archiefstukken makkelijker laten aansluiten op de rest van het archief. De nummers 501 en 502 (zie voorbeeld) zullen dan worden toegevoegd aan de laatste doos waarin reeds nummer 500 werd opgeborgen. In de inventaris blijft de werkwijze dezelfde: je plaatst de beschrijvingen van de nieuwe stukken onder de rubriek waar ze thuishoren. Aangezien de nummers niet herordend zijn, zal het niet opvallen dat er nieuwe beschrijvingen aan de inventaris zijn toegevoegd.

De toekomst

De raadpleging van het archief

Wanneer er een inventaris voorhanden is, zal de raadpleging van het archief gemakkelijker verlopen. Onderzoekers weten welk materiaal er ter beschikking is en ook de school kan snel en effi ciënt haar documenten terugvinden. Er kruipt echter veel werk in het opstellen van een inventaris. Het is dan ook niet

Page 122: Meester over mijn schoolarchief

120

meer dan normaal dat er bij de raadpleging van het archief een aantal regels worden gerespecteerd.1. De ordening van de mapjes en de documenten erin, mag nooit worden veranderd. Als men dit toch doet,

moet dit goed doordacht zijn. Men zal dan ook de wijzigingen in de inventaris opnemen.2. Op de documenten zelf mag men nooit aantekeningen aanbrengen. Dit geldt zowel voor de inventarisator

(die beschikt over de zuurvrije mapjes) als de raadpleger (nota’s op een apart blad).3. Het archief wordt alleen onder toezicht van een schoolmedewerker geraadpleegd. Laat vreemden nooit

alleen bij het archief. De documenten zijn hiervoor veel te kostbaar. Leg dit eventueel vast in een archief- en leeszaalreglement.

4. Archief wordt niet uitgeleend. De documenten moeten steeds ter plaatse geraadpleegd worden, zo beperk je de kans dat archief verdwijnt. Als er archief wordt uitgeleend voor een tentoonstelling, zorg er dan voor dat er een duidelijk bruikleencontract wordt afgesloten.

De administratie van de school: het dynamische archief

Archief groeit elke dag aan. De rekening van dit jaar zal immers binnen afzienbare tijd ook een archiefstuk zijn. Zolang de school actief is, zal de omvang van het archief dus toenemen. De administratie van nu is het archief van de toekomst. Het is daarom belangrijk dat ook de dynamische documenten goed worden beheerd. Hierdoor zal het archiefwerk later minder omvangrijk zijn. . Meer informatie en richtlijnen hiervoor vind je in hoofdstuk I, Dynamisch archief, Orde en structuur in de schooladministratie.

Maak duidelijke afspraken over de overdracht van archiefDocumenten met een administratieve waarde worden in het secretariaat van de school bewaard. Na een bepaalde periode zal men echter niet alle stukken nog dagelijks nodig hebben. Wanneer ze hun administratieve waarde verliezen, horen de documenten thuis in het archief van de school. Het is bijgevolg interessant om afspraken te maken over de overdracht van archief. Zo kan je bijvoorbeeld vragen dat er om de vijf of tien jaar documenten naar het archief worden gebracht, of je kan bij elke bestuurswissel een overdracht plannen.

WEETJE: Schoolarchief wordt nooit door privé-personen bewaard. De kans dat deze documenten na verloop van tijd worden weggegooid, op de zolder belanden of versnipperd geraken onder erfgenamen, is groot.

Een geordende administratieEen goede, logische administratie kan later gemakkelijk in het archief worden opgenomen. Bij een slordige

Page 123: Meester over mijn schoolarchief

3

121

manier van werken, zal je tijd verliezen aan de inventarisatie van de stukken. Het is daarom aan te raden om zoveel mogelijk met duidelijk afgelijnde dossiers te werken. Deze kunnen later gemakkelijk in de inventaris worden opgenomen. Ook het aanleggen van mooie series (bijvoorbeeld van rekeningen, personeelsdossiers, examens) kan helpen bij het inventarisatiewerk. Vermijd in ieder geval losse documenten. Een kleine nota, een losse akte, een plan zonder uitleg,… Het zijn allemaal documenten waar men later veel tijd mee zal verliezen. Het uitpuzzelen van de herkomst van deze stukken, hun inhoud en hun doel, is een arbeidsintensief werk dat kan worden vermeden.

WEETJE: Bij sommige series kan het handig zijn om de documenten in te binden (bijvoorbeeld een jaargang van het schoolblad, rekeningen,..). Hierdoor gaan de stukken minder gemakkelijk verloren en het is tevens handiger in het gebruik.

1 AMSAB-ISG vzw, AMVB vzw, ADVN vzw, DACOB vzw, KADOC vzw, Liberaal Archief vzw, Vrijzinnig Studie-, Archief- en Documen-

tatiecentrum Karel Cuypers.

Page 124: Meester over mijn schoolarchief

122

Page 125: Meester over mijn schoolarchief

4

123

Hoofdstuk IV: De praktijk Wetenschappelijke studies op basis van schoolarchiefRijk en gevarieerd: het archief van het Klein Seminarie van RoeselareAandacht voor het eigen verleden: archief- en erfgoededucatie in het GO!

Page 126: Meester over mijn schoolarchief

124

Page 127: Meester over mijn schoolarchief

4

125

Op het eerste zicht lijkt het vreemd dat een bijdrage als deze bestaansrecht heeft. Mij werd namelijk gevraagd om als professioneel historicus het nut van het schoolarchief te duiden. Aangezien onderwijsinstellingen vast en zeker niet moeten overtuigd worden van hun eigen relevantie en dus van het belang van hun geschiedenis zou dit in feite automatisch een appreciatie van hun archieven moeten meebrengen. Geschiedkundige werken worden namelijk uiterst zelden zonder archieven geschreven. Het gewicht van het archief bestaat er dan ook uit dat het archief de historie van een school bewaart. Dat het niet alleen de moeite loont voor het instituut zelf om de eigen geschiedenis uit het archief te lichten, hoop ik met enkele voorbeelden aan te tonen. Hopelijk wordt de waarschijnlijk nog altijd bestaande koudwatervrees voor het op poten zetten van een schoolarchief dan alleen nog maar ingegeven door praktische problemen – onder andere ruimte, geld of personeel – die begrijpelijkerwijs de inrichting van een archief binnen een school bemoeilijken.

De constatatie dat verscheidene onderwijsinstituten vaak ouder zijn dan België zelf en dus dikwijls één van de oudste constanten in de lokale gemeenschap, maakt dat een institutionele geschiedenis van een school niet kan maar moet gezien worden als een geschiedenis van het dorp, de stad of het land waarbinnen de school zich heeft ontwikkeld. De Belgische historicus Xavier Dusausoit maakte van deze geïntegreerde visie het centrale punt van zijn doctoraatsonderzoek naar Belgische jezuïetencolleges, in casu deze van Aalst, Brussel, Gent, Mons en Verviers.1 Dusausoit gebruikt het symbool waarmee in de pers de Italiaanse of Amerikaanse maffi a wordt beschreven om deze colleges te benoemen: het jezuïetencollege is een la piovra, een octopus die haar tentakels over de stad en de maatschappij uitwerpt. Hij stelt namelijk dat deze scholen via het schooltoneel, de Société Littéraire, de Maria en Sint-Vincentius à Paulogenootschappen of de oud-leerlingenbonden de maatschappij beïnvloedden door (oud-)leerlingen binnen deze activiteiten te socialiseren tot christenen die actieve rollen in de maatschappij opnamen. Palmaressen, programma’s en verslagboeken, in verschillende scholen vaak bewaard gebleven, waren de voornaamste bronnen voor dit deel van de studie.

Anderzijds benadrukt Dusausoit ook dat in de negentiende en het begin van de twintigste eeuw de invloed die andere sociale groepen hebben uitgeoefend op de religieuze orde die nochtans de reputatie heeft traditioneel en gesloten te zijn, niet te onderschatten was. Aan de hand van de economische archieven, binnen schoolarchieven de fondsen die bijna nooit verloren zijn gegaan of vernietigd zijn, legt Dusausoit bijvoorbeeld een modern fi nancieringsmodel bloot waaruit blijkt dat de jezuïetencolleges zich spiegelden aan negentiende-eeuwse commerciële ondernemingen en men dus kan spreken van écoles-entreprises.

Ook voor andere scholen geldt dat hun institutionele geschiedenis en archief bijdragen tot verdere uitdieping van de vaderlandse geschiedenis. Verschillende lemma’s opgenomen in de Nieuwe Encyclopedie van de Vlaamse Beweging bewijzen de niet te onderschatten rol van de Vlaamse kleinseminaries binnen

Wetenschappelijke studies op basis van schoolarchief Thomas Buerman

Page 128: Meester over mijn schoolarchief

126

deze emancipatorische beweging.2 In zijn overzichtswerk van twee eeuwen geschiedenis van het Klein Seminarie van Roeselare plaatst Johan Strobbe expliciet het door hem bestudeerde instituut binnen de Vlaamse Beweging. Dit lukt op een zo bevredigende manier dat we hier kunnen spreken van de presentatie van het kleinseminarie van Roeselare als een lieu de mémoire van de Vlaamse Beweging.3 Een thematisch helemaal verschillend voorbeeld zijn onderwijsinstellingen zoals het college van Melle, de abdijschool van de benedictijnen te Maredsous en het Koninklijk Atheneum van Luik waarvan men aan de hand van in de archieven bewaarde prospectussen, oud-leerlingenbladen of memorialen stelt dat ze cruciaal zijn geweest in het verspreiden van de voetbalsport in België.4

Een school draait om, op en rond mensen, leerkrachten en leerlingen in het bijzonder. Natuurlijk komen deze personen in institutionele geschiedenissen aan bod maar het schoolarchief bevat ook bronnenmateriaal voor historische studies die specifi ek de leerkrachten of leerlingen betreffen. De leerkracht van de basisschool is reeds het onderwerp van uiteenlopend onderzoek geweest. Daarbij heeft men enerzijds vooral aandacht gehad voor de veranderende sociale status van het beroep over de tijd en anderzijds voor de vervrouwelijking van de professie.5 Leerlingen zijn het onderwerp geweest van verschillende studies die proberen de sociale en geografi sche achtergrond van de leerlingen van een bepaald instituut te achterhalen.6 Voor dit soort kwantitatief onderzoek zijn de in het schoolarchief bewaarde personeel- en leerlingenlijsten, palmaressen en rekeningen essentieel. Het belang ervan werd door de samenstellers van onderwijsstatistieken in 2006 als volgt omschreven: “Betrouwbare kwantitatieve gegevens (...) bezitten immers een onbetwistbaar historisch-wetenschappelijk belang, daar verantwoordelijken voor het onderwijsbeleid aan dat cijfermateriaal het subsidiebeleid voor het onderwijs ophingen. Cijfergegevens vormden bovendien ook een belangrijk element in de ideologische strijd rond het onderwijs; ze staafden de mobilisatie van de onderwijswereld of van een bepaalde maatschappelijke-ideologische achterban. Met cijfers werd geschermd in ideologisch zwaar geladen debatten.”7 Aangezien er nog slechts zeer fragmentarisch cijfers beschikbaar zijn voor wat het middelbaar onderwijs in de negentiende en het begin van de twintigste eeuw betreft, kan elke school met haar eigen archief, onderzoek en cijfers aan dit project bijdragen.8

Het schoolarchief kan echter ook bijdragen tot meer kwalitatief onderzoek. Terwijl aan de hand van bewaarde reglementen en prospectussen kan gereconstrueerd worden hoe volgens de schoolleiding het school- of internaatsleven moest verlopen, vertellen bijvoorbeeld brieven van ouders, memorialen met strafbepalingen, door leerlingen geschreven bijdragen in schoolkranten of opgetekende herinneringen in oud-leerlingenbladen –, bronnen die vaak in het schoolarchief bewaard zijn –, over het eigenlijke leven in de onderwijsinstelling. De waarde van dit soort bronnen voor historisch onderzoek ziet men in een Canadese studie naar de opvoedingsidealen in humanioracolleges in Quebec.9 De Canadese historici tonen via beschrijvende bronnen aan dat voor de ontwikkeling van de collegejeugd van adolescent tot man het

Page 129: Meester over mijn schoolarchief

4

127

overtreden van bepaalde schoolregels essentieel was. De Amerikaanse historica Rebecca Rogers heeft met gelijkaardige bronnen onderzoek gedaan over een Frans meisjespensionaat. Zij komt tot de conclusie dat het pensionaat meisjes voorbereidde op het huwelijksleven maar dat deze meisjes niet zo passief receptief waren als wordt aangenomen. Pensionaatgangsters creëerden onder elkaar een autonome cultuur waarbinnen vriendschap en groepsgevoel centraal stonden. Hieruit groeide zelfvertrouwen en later het besef dat vrouwen een grotere rol in de maatschappij konden spelen. Deze autonome meisjescultuur droeg dan ook de kiemen van de vrouwenbeweging in zich.10

Aan het Canadees project ging een grote inventarisatie van jeugdherinneringen vooraf. Voor België is zo’n oplijsting van persoonlijke gedenkschriften met betrekking tot de jeugd nog niet gedaan. Wederom kan elk schoolarchief zijn steentje bijdragen binnen ruimer historisch onderzoek door op zoek te gaan naar getuigenissen over de school in de eigen bestanden maar ook daarbuiten. Schoolherinneringen zijn bijvoorbeeld vaak te vinden in de literatuur.11 Een voorbeeld hiervan zijn Maurice Maeterlinck’s in 1948 geschreven jeugdherinneringen Les bulles bleues waarin hij ook op zijn tijd in het Sint-Barbaracollege te Gent terugblikt.12 Daarnaast zal het niemand verbazen dat een project omtrent mondelinge geschiedenis zoals in het Sint-Jozef-Klein-Seminarie van Sint-Niklaas is uitgevoerd, waarbij oud-personeelsleden en -leerlingen van de school werden geïnterviewd, voor dit soort van onderzoek van onschatbare waarde is.13 Een goede kennis van de beroemde maar evengoed van de illustere onbekende personen die in de instelling de revue zijn gepasseerd, maakt van het schoolarchief een lokale expert die ten dienste kan staan van zowel professionele vorsers als van de vele genealogen die actief zijn in Vlaanderen en speuren naar informatie omtrent een welbepaald familielid.

Tot slot wil ik kort wijzen op het potentieel van het materiële erfgoed van een school. Hetgeen de school voor een groot deel defi nieert, is haar gebouw. Net als de bovenvermelde leerlingenaantallen speelde het schoolgebouw en haar architectuur een rol in de ideologische strijd die zich rondom het onderwijs heeft ontsponnen. Mark D’Hoker geeft in een bijdrage aan hoe bepaalde schoolgebouwen binnen het lager onderwijs in neorenaissance en art nouveaustijl de opkomende moderniteit verheerlijkten en tevens stonden voor het verzet van de verlichte burgerij tegen de Kerk. Daartegenover stonden neogotische katholieke scholen die refereerden aan het strijdbaar katholicisme van de middeleeuwen.14 Van deze laatste scholen vindt men in het boek Honderd jaar vrij onderwijs uit 1932 aan de hand van vele foto’s een mooi overzicht.

Daarnaast speelt het schoolgebouw ook een grote rol in het socialiseringsproces dat met schoolgaan verbonden is en kan het dus ook gebruikt worden binnen onderzoek naar disciplinering. De school was en is tenslotte een gebouw waarin op vaste momenten leerkrachten en leerlingen zich bewegen. Deze bewegingen zoveel mogelijk in de gaten houden of zelfs nooit uit het oog verliezen, zette de school zich vaak expliciet tot taak. Daarom zijn er in het schoolgebouw bepaalde ruimtes aangebracht, de kamers van

Page 130: Meester over mijn schoolarchief

128

de surveillanten bij de slaapzalen en de leraarskamer vlak bij de speelplaats, of op strategische plaatsen ramen geplaatst. De door de bewaking opgelegde architecturale keuzes in het originele ontwerp of de latere aanpassingen blootleggen, heeft als doel de veranderende disciplineringsmethodes te bestuderen. Meestal is van het originele schoolgebouw slechts nog een kern bewaard. Matthias Desmet die in zijn licentiaatsverhandeling het schoolgebouw van het Sint-Amandscollege te Kortrijk op deze manier bestudeerde, maakte bijvoorbeeld ook gebruik van in het archief bewaarde bouwplannen, foto’s en prospectussen waarin delen van het gebouw werden afgebeeld.15

Het materiële erfgoed bestaat natuurlijk ook uit een pak roerend goed. Dat bijvoorbeeld de kunstwerken die in de school aanwezig waren ook invloed uitoefenden op leerlingen leest men in Maurice Maeterlincks eerste prozastuk La massacre des Innocents waarvoor hij inspiratie vond in Breugels De kindermoord te Bethlehem waarvan een reproductie hing in het Institut du Nouveau Bosch te Gent waar Maeterlinck zijn kleuterjaren doorbracht.16 Er is nog maar weinig onderzoek gedaan naar de rol en betekenis van dit soort van erfgoed binnen scholen. Een uitzondering is de studie Growing Good Catholic Girls van Christine Trimingham Jack die aantoont hoe afbeeldingen van bepaalde vrouwelijke heiligen de toekomstidealen van meisjesstudenten in katholieke kloosterschool hebben bepaald.17 In de door Ria Christens geschreven geschiedenis van het Heilig-Hartinstituut te Heverlee worden veelvuldig foto’s gebruikt. Door de situering van deze schoolgeschiedenis binnen de ruime onderwijscontext dienen deze niet louter tot illustratie maar tonen zij aan hoe de materiële cultuur, waaronder gebouwen en uniformen, inwerkte op het leven van de leerlingen.18 Algemener maar ook met aandacht voor het onderwijs is het overzicht The Material Culture of Catholic Childhood van Robert Orsi waarin de auteur duidelijk maakt wat onderzocht kan worden en hoe deze zaken de opvoeding en het opgroeien hebben beïnvloed.19 De inventarisaties van het kunstpatrimonium die in het Klein Seminarie van Roeselare en in het Sint-Jozef-Klein-Seminarie van Sint-Niklaas – bij deze laatste in samenwerking met Centrum voor Religieuze Kunst en Cultuur – zijn doorgevoerd, maken dat dit soort onderzoek voor deze scholen van start kan gaan.20

In het bijzonder dient hierbij nog de schoolbibliotheek vermeld te worden. Schoolarchieven zijn vaak niet alleen rijk aan gebruikte leerboeken, waarvan reeds een repertorium bestaat21, maar beschikken ook vaak over collecties boeken afkomstig uit de oude leerkrachten- en leerlingenbibliotheek. Aan de hand van deze collecties kan enerzijds achterhaald worden of bepaalde pedagogische ontwikkelingen binnen de schoolmuren zijn weten door te dringen. Wanneer het anderzijds lectuur voor leerlingen betreft, spreekt men van een hidden curriculum, een verborgen leerplan dat aan de aandacht van de onderzoeker ontsnapt indien deze zich alleen toespitst op de klassieke pedagogische bronnen en vergeet dat bijvoorbeeld ook de in de scholen gelezen romans het leven van de leerlingen hebben beïnvloed.22

Het zal de lezer van deze bijdrage wel opgevallen zijn dat mijn voorbeelden hoofdzakelijk het vrije onderwijs

Page 131: Meester over mijn schoolarchief

4

129

betreffen. Dit heeft alles te maken met mijn eigen onderzoek dat het zoeken naar ideaalbeelden binnen het katholieke onderwijs in de negentiende eeuw inhoudt.23 Daardoor ben ik vooral vertrouwd met de schoolarchieven waarin ik onderzoek gedaan heb, in casu die van de kleinseminaries van Roeselare en Sint-Niklaas, en met de literatuur omtrent de geschiedenis van het katholiek onderwijs. Dit impliceert hoegenaamd niet dat de geschiedenis van andere netten niet geschreven moet worden, integendeel. De Belgische onderwijsgeschiedenis kan een comparatieve aanpak zeker gebruiken. Belangrijk is echter er hier nog op te wijzen dat mijn keuze voor Roeselare en Sint-Niklaas onder meer werd ingegeven door het feit dat beide archieven goed ontsloten zijn.24 De graad van toepasbaarheid van een schoolarchief voor wetenschappelijk onderzoek hangt dus af van de mate waarin het archief geordend en geïnventariseerd is. In samenwerking met het KADOC Documentatie- en Onderzoekscentrum voor Religie, Cultuur en Samenleving heeft ook het Klein Seminarie te Mechelen haar archief geïnventariseerd. Deze laatste inventaris kan men van het internet downloaden.25 Maar dat een schoolarchief waarde heeft, daar mag men niet aan twijfelen. Om dit belangrijk punt nogmaals in de verf te zetten, sluit ik af met een citaat geschreven op het einde van de negentiende eeuw en gepubliceerd in de Revue pratique de l’enseignement à l’usage des établissements d’éducation du diocèse de Bruges:

Le Collège est une grande famille où maîtres et élèves occupent les mêmes bâtiments, vivant de la même vie, priant au même sanctuaire, partageant les mêmes joies et les mêmes peines.

Dans cette famille il y a un élément qui change sans cesse: le personnel s’y succède, comme le fl ot succède au fl ot. Mais il y a quelque chose de stable et de permanent, que l’on dirait ancré dans ces murs qui ont vu passer le fl ux et le refl ux des générations et en ont gardé l’empreinte: c’est l’esprit, ce sont les traditions du Collège. Le Collège, tout comme une famille, a ses événements ses jours de joie et ses jours de deuil.

Tout cela vaut la peine d’être transmit: c’est le patrimoine de la grande famille qui a passé par la. Gardons religieusement tout ce que de nos devanciers nous ont laissé. Faisons des recherches sur les origines et l’histoire de nos Maisons: réunissons tous les détails que nous pouvons trouver à ce sujet. (...) Oui, les choses mêmes qui nous paraissent insignifi antes maintenant, prennent de l’importance quand elles sont vues à distance.26

1 Xavier Dusausoit, Les collèges jésuites et la société belge du XIXème s. (1831-1914). Echanges, infl uences et interactions, onuitgegeven doctoraatsverhandeling, Université Catholique de Louvain, 2005. Dit werk wordt binnenkort gepubliceerd. Zie voor een samenvatting van dit doctoraat: Belgisch Tijdschrift voor Nieuwste Geschiedenis, XXXVI, 1-2, 2006, 249-255. [www.fl wi.ugent.be/btng-rbhc/nl/archief]

2 Zie de lemma’s van de kleinseminaries van Hoogstraten, Mechelen, Roeselare, Sint-Niklaas en Sint-Truiden in Reginald de Schrijver, et. al. (eds.), Nieuwe Encyclopedie van de Vlaamse Beweging, Tielt, 1998, 1722-1733.

Page 132: Meester over mijn schoolarchief

130

3 Johan Strobbe, 200 jaar dichters, denkers en durvers. Het Klein Seminarie van Roeselare. Biografi e van een college, Tielt, 2007.4 Roland Renson, Corpus Alienum: naschoolse sport in het katholiek onderwijs, in: Mark D’hoker, Roland Renson en Jan Tolleneer (eds.),

Voor lichaam en geest. Katholieken, lichamelijke opvoeding en sport in de 19de en 20ste eeuw, Leuven, 1994, 99-121.5 Marc Depaepe, Maurits De Vroede en Frank Simon, Geen trede meer om op te staan. De maatschappelijke positie van onderwijzers

en onderwijzeressen tijdens de voorbije eeuw, Kapellen: 1993; Marc Depaepe, Hilde Lauwers, Frank Simon, De feminisering van het leerkrachtencorps, in Revue Belge de Philologie et d’Histoire/Belgisch Tijdschrift voor Filologie en Geschiedenis, 82, 4, 2004, 969-994.

6 Twee recente voorbeelden: Daisy B. Bossuyt, Het Klein Seminarie van Roeselare. De leerlingen. Geografi sche herkomst, sociale afkomst en geestelijke toekomst 1830-1890, onuitgegeven licentiaatsverhandeling, Universiteit Gent, 2004 en Lindsay Marien, Prosopografi e van de studenten van het kleinseminarie te Sint-Niklaas 1879-1940, onuitgegeven licentiaatsverhandeling, Universiteit Gent, 2004.

7 Mark D’Hoker, Marc Depaepe, Frank Simon, Bart Hellinckx, Bregt Henkens en Angelo Van Gorp, De statistieken van het onderwijs in België. Het Algemeen Secundair Onderwijs, 1945-2000, Brussel, 2006, deel 1, p. 21.

8 Offi ciële cijfers uit de negentiende eeuw zijn te vinden in Rapports triennaux sur l’état de l’enseignement moyen en Belgique.9 Louise Bienvenue en Christine Hudon, “Pour devenir homme, tu transgresseras...”: Quelques enjeux de la socialisation masculine dans les

collèges classiques québécois (1880-1939), in The Canadian Historical Review, 86, 3, 2005, 485-511.10 Rebecca Rogers, Schools, Discipline and Community: diary-writing and schoolgirl culture in late nineteenth-century France, in Women’s

History Review, 4, 1995, 525-554. 11 In deze context moet het onderzoek van Hugo Röling vermeld worden. Hugo Röling, “Anders Als Mijn Tijdgenootjes, Anders Dan Gij

Alleen?” Kinderlijk zelfbewustzijn in negentiende- en twintigste-eeuwse jeugdherinneringen uit Nederland en Vlaanderen, in Tijdschrift voor Sociale en Economische Geschiedenis, 1, 4, 2004, 127-145; Hugo Röling, Jeugdherinneringen aan de school uit Nederland en Vlaanderen, in Leidschrift, 20, 2, 2005, 129-150. Het aandeel van Vlaamse herinneringen in zijn verzameling is echter klein. Belgische Franstalige voorbeelden ontbreken. In de door Röling verzamelde citaten grasduinen kan via zijn website. [http://www2.fmg.uva.nl/pow/jeugdherinneringen/index.cfm?page=colofon]

12 Zie het hoofdstuk Maurice Maeterlinck au collège Sainte-Barbe in Gustave Vanwelkenhuyzen, Vocations Littéraires: Camille Lemonnier, Georges Eekhoud, Émile Verhaeren, Georges Rodenbach, Maurice Maeterlinck, Genève, 1959.

13 Dit project mondelinge geschiedenis werd in 2007 georganiseerd in samenwerking met leerlingen van het 6de jaar ASO en hun leerkrachten Nederlands en geschiedenis en onder begeleiding van Björn Rzoska, medewerker van het toenmalige Vlaams Centrum voor Volkscultuur, thans FARO. Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw.

14 Mark D’Hoker, De lagere-schoolgebouwen in België in de 19de eeuw: een kwantitatieve, kwalitatieve en architectonische benadering, in Frank Simon (ed.) Liber Amicorum Karel De Clerck, Gent, 2000, 43-58.

15 Matthias Desmet, Het Sint-Amandscollege te Kortrijk (1879-1940): disciplinering en sociaal beleid, onuitgegeven licentiaatsverhandeling, Universiteit Gent, 2006.

16 Zie het lemma Maeterlinckc, Maurice van André Capiteyn en Frans Heymans in het lexicon van Literair Gent. [www.literair.gent.be]17 Christine Trimingham Jack, Growing Good Catholic Girls. Education and Convent Life in Australia, Carlton, 2003.18 Ria Christens, 100 jaar Heilig-Hartinstituut Annuntiaten Heverlee. Geschiedenis van een school en een congregatie, Leuven. Christens

geeft in haar inleiding terecht aan dat de vele schoolgeschiedenissen met een louter chronologisch-beschrijvend karakter gewaardeerd moeten worden omdat deze een rijk overzicht aan realia bieden.

19 Robert Orsi, The Material Culture of Catholic Childhood – Material History of American Religion Project. [http://www.materialreligion.org/participants/orsi.html]

20 Het kunstpatrimonium van het Klein Seminarie Roeselare. Fotoboek en interactieve DVD, Roeselare: Klein Seminarie Roeselare, 2006.21 Marc Depaepe, Mark D’Hoker en Frank Simon, Belgische leerboeken 1830-1880 repertorium, Brussel, 2003.22 Jonathan Rose, The History of Education as the History of Reading, in History of Education, 36, 4, 2007, 595-605.23 Thomas Buerman en Tine Van Osselaer, Op zoek naar de goede katholiek m/v. Feminisering en masculiniteit in het katholicisme in België

sinds de vroegmoderne tijd (ca. 1750-1950), in Handelingen – Koninklijke Zuidnederlandse Maatschappij voor Taal- en Letterkunde en Geschiedenis, LXI, 2008, 255-268.

Page 133: Meester over mijn schoolarchief

4

131

24 Koen Verstraeten, Schoolarchieven: miskend cultureel erfgoed? Een gevalstudie over het archief van het Sint-Jozef-Klein-Seminarie van Sint-Niklaas, onuitgegeven masterscriptie, Vrij Universiteit Brussel, 2005. In Roeselare is een inventaris in het schoolarchief aanwezig.

25 Michel Geerts, Inventaris van het archief van het Klein Seminarie te Mechelen 1830-1988, Mechelen, 2007. [http://www.bimsem.be/index_frames.htm]

26 H. D., Les Livres de raison dans les Collèges, in Revue pratique de l’enseignement à l’usage des établissements d’éducation du diocèse de Bruges, 3, 1898-1899, 156-158.

Page 134: Meester over mijn schoolarchief

132

Page 135: Meester over mijn schoolarchief

4

133

Het Klein Seminarie van Roeselare werd in 1806 opgericht op initiatief van mgr. Fallot de Beaumont, toenmalig bisschop van Gent en Brugge. De school kende een bewogen beginperiode met ondermeer tijdelijke sluitingen na confl icten met Napoleon en later met de Nederlandse koning Willem I. Toch wist het Klein Seminarie zich al snel op te werken tot de belangrijkste onderwijsinstelling van het bisdom. De lijst van oud-leerlingen uit de negentiende eeuw is indrukwekkend: het Vlaamse trio Guido Gezelle, Hugo Verriest, Albrecht Rodenbach geniet de grootste naambekendheid, maar bijna eindeloos is de rij parlementsleden, dichters, ministers, gouverneurs, missiebisschoppen, auteurs, prelaten, voormannen in de Vlaamse en de sociale strijd, … De Eerste Wereldoorlog betekende een ramp: samen met heel de stad werd ook de school totaal verwoest. Onverwacht snel nam men de vooroorlogse draad weer op. Het interbellum werd gekenmerkt door de felle strijd tussen het Algemeen Katholiek Vlaams Studentenverbond (AKVS) en de door leraar Karel Dubois binnen de seminariemuren opgerichte Katholieke Studentenactie (KSA). Na de Tweede Wereldoorlog kende de schoolbevolking een geweldige groei, maar men ontsnapte niet aan de nieuwe tendensen van de seculariserende maatschappij.1

Momenteel telt het Klein Seminarie 1100 leerlingen. Het acht hectare grote domein in het Roeselaarse stadscentrum herbergt ook een lagere school en het Vrij Agro- en Biotechnisch Instituut, dat gegroeid is uit het Vrij Landbouwinstituut en de Tuinbouwschool. Dat betekent dat er dagelijks zo’n 2000 leerlingen schoollopen op de ‘campus’.

Het Klein Seminarie koestert een vrij uitgebreid schoolarchief. Het mag bijna een wonder heten dat zoveel oude documenten twee wereldoorlogen, overstromingen en papierslagen hebben overleefd.

Een archief kan slechts bestaan doordat de vorige generaties allerlei uiteenlopende bronnen uit hun eigen tijd hebben bewaard voor het nageslacht. Blijkbaar kon men gedurende de al meer dan tweehonderdjarige geschiedenis van het Klein Seminarie altijd rekenen op idealistische leraars die zich in hun vrije uurtjes over het archief ontfermden. Er werd altijd wel een priesterleraar bereid gevonden zich belangloos in te zetten en vooral rond jubilea of herdenkingen met tentoonstellingsmateriaal, oude foto’s of een artikel over de brug te komen.

Graag geven we hier een kort overzicht over wat het schoolarchief, goed voor ongeveer tweehonderd meter documenten, vandaag te bieden heeft. Het archief is ondergebracht in een oude priesterkamer, volgestouwd met boeken, rapporten, dozen, uitpuilende kasten. Aan de muren hangen oude foto’s en schilderijen, affi ches, grote kaders met de foto’s van het zoeavenkorps, schilderijen en zelfs sabels. De bezoeker komt hier in een andere wereld terecht. Hij waant zich terug in de tijd, in een klein museum, alhoewel de meest waardevolle kunststukken op andere plaatsen in de school worden uitgestald. Alleen het platte computerscherm valt een beetje uit de toon. Hier berusten de belangrijkste archiefstukken. In enkele andere

Rijk en gevarieerd: het archief van het Klein Seminarie van Roeselare Johan Strobbe

Page 136: Meester over mijn schoolarchief

134

archiefkamers vindt men oud didactisch materiaal (wandplaten, labo-instrumenten, opgezette dieren, …), het lopende of dynamische archief, het archief van het economaat van de laatste dertig jaar, de verzameling oude studieboeken, … Los daarvan staat de vroegere lerarenbibliotheek, die duizenden boekdelen omvat van de zestiende tot de twintigste eeuw. Deze verzameling wordt tussen 2007 en 2010 met de steun van de Vlaamse gemeenschap volledig geïnventariseerd en gedigitaliseerd.

Terug naar het statische of het oude archief. Het is een onbegonnen werk alles op te sommen wat daar bewaard wordt. Aan een gedetailleerde inventaris wordt al enkele jaren gewerkt, maar de publicatie moet niet voor 2009 verwacht worden. Tijdsgebrek is daarvan de voornaamste reden. De archivaris is leraar geschiedenis en wordt voor welgeteld twee lesuren vrijgesteld voor archiefwerk, hetgeen al een stap vooruit is tegenover 1999 (geen vrijstelling) en 2001 (één uur vrijgesteld). Eens alle aanvragen door derden behandeld zijn, blijft er nog nauwelijks tijd over. Het inventariseren is dus grotendeels vrijwilligerswerk.

Wat kan men zoal in het archief van het Klein Seminarie terugvinden? Een eerste belangrijke verzameling is de volledige reeks palmaressen van 1806 tot vandaag. Het vormt een rijke bron, want zij bevat alle namen van de leerlingen, de verschillende afdelingen en de vakken die geëxamineerd werden. Ook de internaats- en externaatsboeken worden zorgvuldig bewaard. Zij geven bijkomende informatie over de leerlingen, want hun kosten werden telkens ingeschreven. Niet elke internaatsverantwoordelijke hield de boeken even nauwgezet bij, maar van veel leerlingen weten we bijvoorbeeld precies welk muziekinstrument zij bespeelden, of zij doktersbezoek kregen, hoeveel pennen en papier zij verbruikten. Verder zijn er reglementen, prijskaarten, prospectussen, lesprogramma’s, lerarenlijsten, jaarboeken, dagboeken van de superior, vormselboeken, briefwisseling van het economaat, massa’s rekeningen, foto’s, toneelstukken, sermoenen, …

Een opmerkelijke verzameling is die van de Lettergilde. De opstellen van deze bijeenkomsten, die alleen voor enkele leerlingen van de hoogste klassen waren weggelegd, werden vanaf 1855 gebundeld. De duizenden bladzijden fl interdun papier zijn nog altijd heel leesbaar: de inkt was toen van uitstekende kwaliteit. Verschillende universiteitsstudenten hebben er al hun tanden in gezet, maar veel teksten bleven nog onaangeroerd.

Een andere merkwaardige verzameling is het archief van het Roeselaarse zoeavenkorps. De papieren van het korps, actief tussen 1866 en 1960, vullen tien archiefdozen. Er zijn ook elf fotomappen, enkele sabels en houten geweren die tijdens de parades werden gebruikt, uniformen en een zoeavenbibliotheek. De verslagboeken van het korps gaan terug tot 1870. Zij vermelden het reilen en zeilen van deze studentengroep: hun oefeningen, de toespraken, de fi nanciële situatie en de ledenlijsten. Hun bibliotheek bestond uit tientallen boekjes over de krijgskunst en militaire oefeningen, vooral daterend uit de periode 1870-1880, maar ook na 1900 werd de boekenrij nog aangevuld. Een andere map bevat enkele

Page 137: Meester over mijn schoolarchief

4

135

persoonlijke spullen van leerling August De Rynck, die zwaargewond raakte in de slag bij de Porta Pia, en na zijn terugkeer tot een van de symbolen van het Roeselaarse korps zou uitgroeien. Ook het zoeaventijdschrift L’Avant-Garde is, op een beperkt aantal nummers na, volledig aanwezig. We willen hier ook wijzen op de aanwezigheid in de school van de unieke zoeavenverzameling van de vereniging Pro Petri Sede, een collectie die ooit het zoeavenmuseum vormde.

Ook andere collegeverenigingen lieten hun sporen na in het archief: het Sint-Vincentiusgenootschap, de Société Ste Cécile (muziek), het koor, de Mariacongregatie, de Sint-Sebastiaansgilde (boogschieten), de Congrégation Saint Louis de Gonzague, het Werk van de H. Kindsheid, de Sodality of the Immaculate Conception of the Blessed Virgin Mary for the Conversion of England, de missieverenigingen, enzovoort.

Verder worden nog thematisch bewaard: het toneelleven (een tiental dozen), het archief van de lagere school (gedeeltelijk), het archief van de oud-leerlingenbond, de KSA, alles rond Guido Gezelle, documenten over de Augustijnenperiode en een omvangrijke stapel school- en klasblaadjes. Andere documenten worden chronologisch gerangschikt met één of meerdere mappen per jaar. Het archief beschikt ook over een eigen bibliotheek met een honderdtal werken over de eigen geschiedenis, schoolgeschiedenissen en boeken van oud-leerlingen en (oud-)leraars.

Er is natuurlijk ook een uitgebreid fotoarchief. Jammer genoeg ontbreken bij veel foto’s namen of data. Via oproepen in het oud-leerlingenblad werd een klein gedeelte hiervan al geïdentifi ceerd. Wat de klasfoto’s betreft zijn er enkele opvallende hiaten, die wij eveneens via oud-leerlingen proberen aan te vullen.

Het zeer uitgebreide muziekarchief vormt een aparte categorie. De inventarisatie hiervan gebeurt door een collega musicoloog.

Tenslotte een paar pronkstukken: een genaamtekend boek van Guido Gezelle en enkele papieren van zijn hand, het dodenmasker van Gezelle, een neogotische kelk van de Engelse bekeerling Joseph Algar, een handschrift van Albrecht Rodenbach, het jubileumboek van 1856, een gedeelte van de bibliotheek van de Brugse achttiende-eeuwse zonnebisschop mgr. van Susteren, een Nederlandstalig Nieuwe Testament met commentaar uit 1614 en enkele zeldzame clandestiene klasblaadjes uit het Interbellum. De oudste stukken behandelen de periode 1642-1797, toen in de schoolgebouwen een augustijnenklooster gevestigd was.

Toch zijn er in de loop van de jaren veel bronnen betreffende de seminariegeschiedenis verspreid geraakt. De bisschoppelijke archieven van Gent (voor de vroegste periode) en Brugge, het Roeselaarse stadsarchief en privé-archieven herbergen eveneens veel materiaal.

Page 138: Meester over mijn schoolarchief

136

Het archief van het Klein Seminarie krijgt jaarlijks gemiddeld 25 tot 30 aanvragen of bezoekers en dit aantal gaat in stijgende lijn. Het gaat vaak om mensen die op zoek zijn naar meer informatie over hun voorouders, maar er komen ook thesisstudenten, heemkundigen of universiteitsprofessoren over de vloer. De voorbije twee jaar hebben ook doctoraalstudenten het archief ontdekt.

Men kan de documenten ter plaatse raadplegen tijdens de schooldagen, maar enkel na een voorafgaande afspraak met de archivaris. De consultatie is steeds gratis.

Het schoolarchief blijft groeien. Niet alleen produceert de school jaarlijks een indrukwekkende hoeveelheid brieven aan ouders, richtlijnen en verslagen allerhande, maar gelukkig komen er geregeld schenkingen binnen van oude stukken. Alle schenkers krijgen een bedankbrief en de aanwinsten worden in een apart register genoteerd. Het archiefwerk is dus nooit af.

Behalve met tijdsgebrek kampt de archivaris nog met andere problemen. De huidige werkruimte is te klein, de verschillende archiefdepots liggen verspreid, er is geen mogelijkheid om in de archiefdepots een constante temperatuur of vochtigheidsgraad te garanderen, er is te weinig geld voor zuurvrij verpakkingsmateriaal, … Het zijn klachten die de andere schoolarchivarissen bekend in de oren zullen klinken.

Toch willen wij niet klagen. De voorbije tien jaar is de aandacht voor het patrimonium van het Klein Seminarie sterk toegenomen. Er werd binnen de schoolmuren een erfgoedcel opgericht en die levert goed werk. Er waren tentoonstellingen over Gezelle, de augustijnen en 200 jaar Klein Seminarie. Nu wordt er gewerkt aan een permanente expositieruimte en met het stadsbestuur en de toeristische dienst werd een overeenkomst gesloten voor groepsbezoeken. Wat het eigenlijke archiefwerk betreft, zijn er contacten met andere scholen en met het KADOC in Leuven.

Vaak verbazen bezoekers zich over de grote hoeveelheid bewaard archiefmateriaal en zij zijn er ons heel erkentelijk voor. Maar tegelijk is het onvoorstelbaar dat het er niet meer zou zijn. Een belangrijk stuk geschiedenis zou plots niet meer bestaan. Daarom is het zo jammer dat de overheid zo bitter weinig aandacht en ondersteuning schenkt aan de schoolarchieven. Er is al onvoorstelbaar veel materiaal verloren gegaan. Ministers pakken graag uit met projecten, die op korte tijd resultaten kunnen waarborgen. Schoolarchieven hebben echter meer baat met permanente steun. In afwachting daarvan werken wij verder zoals de vorige generaties het hebben voorgedaan: vol van idealisme en met veel plezier.

1 De hele geschiedenis van de voorbije eeuwen staat uitgebreid beschreven in het boek 200 jaar dichters, denkers en durvers. Biografi e van een college. Het Klein Seminarie van Roeselare, Tielt, 2007, 466 p.

Page 139: Meester over mijn schoolarchief

4

137

Page 140: Meester over mijn schoolarchief

138

Page 141: Meester over mijn schoolarchief

4

139

HEREDUC

Met HEREDUC speelt het GO! onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap een voortrekkersrol op het vlak van erfgoededucatie in Europa. Hereduc is een project gesubsidieerd in de Comenius 2.1.-actie binnen het Socrates-programma van de Europese Unie en heeft zich ten doel gesteld om materialen te ontwikkelen op het terrein van het cultureel erfgoed in de vorm van een een handboek voor leerkrachten, de website www.hereduc.net en een internationale training.

De ontwikkelde materialen zijn bedoeld voor: ■ leerkrachten van basis- en secundair/voortgezet onderwijs ■ opleiders van leerkrachten en opleidingsinstellingen, nascholingsinstituten ■ studenten van de lerarenopleiding ■ educatief verantwoordelijken in erfgoedinstellingen, musea, archieven, ...

Waarom dit project? Waarom erfgoededucatie?

Dit project wil cultureel erfgoed in dialoog brengen met zoveel mogelijk (jonge) mensen. En omgekeerd. Leerkrachten zijn bij een dergelijk streven de gedroomde bemiddelaars die een bepaalde stof op een interessante, enthousiasmerende en toegankelijke manier onder de aandacht van hun leerlingen kunnen brengen. Dat is een win-win-winsituatie: erfgoed heeft alles in zich om leerlingen te boeien en belangrijke inzichten aan te reiken. Voor leraren is het een uitgelezen kans om leerlingen te motiveren, aan te sluiten bij hun leefwereld en vakgrenzen te overschrijden. En omdat leerlingen van nu de erfgoedgebruikers van morgen zijn, moeten ze de kans krijgen om hun te erven goed beter te leren kennen. Kortom, erfgoed moet de klas in en de klas moet het erfgoed in.De criteria voor opname van de projecten waren interdisciplinariteit, het vakoverstijgende karakter en overdraagbaarheid/de manier waarop er aansluiting wordt gevonden met het leven van de leerlingen, de samenwerking met erfgoedpartners, de actieve inbreng van de leerlingen, het projectmatige karakter en de aandacht voor het proces, los van het eindproduct.

Op de website, bestemd voor leerkrachten uit het basis- en het secundair onderwijs die cultureel erfgoed willen integreren in hun lessen, vind je informatie over het opzetten van een project met je klas of school waarin erfgoed een belangrijke rol speelt, over hoe je je lessen extra kan kleuren met een erfgoeddimensie… Voor leerkrachten is er al een pak aan informatie en lesmateriaal rond erfgoed voorhanden. De website wil deze informatie voor Vlaanderen verzamelen en bewegwijzeren. Op deze pagina’s vind je

Aandacht voor het eigen verleden: archief- en erfgoededucatiein het GO! Sofi e Descamps

Page 142: Meester over mijn schoolarchief

140

■ praktijk, inspiratie, voorbeelden■ publicaties■ erfgoedpartners■ informatie over subsidies■ links

Het Vlaamse projectteam bestaat uit Veerle de Troyer (coördinator), Jens Vermeersch en Katrien Lehouck

Contactgegevens: GO! Onderwijs van de Vlaamse GemeenschapInternationaliseringE. Jacqmainlaan 20 - B-1000 BrusselT +32 2 790 96 61, [email protected] +32 2 790 95 98, [email protected]/europa

Koninklijk Atheneum te Antwerpen

Ter gelegenheid van zijn 200-jarig bestaan publiceerde de Vriendenkring van het Koninklijk Atheneum te Antwerpen het stripalbum de Maagd van Antwerpen. De talentrijke Antwerpse striptekenaar Serge Baeken vlocht in een deels autobiografi sch verhaal pure fi ctie en historische feiten aan elkaar. Het verhaal speelt zich af in en rond het Atheneum van Antwerpen. Het hoofdpersonage in het boek is de Maagd van Antwerpen, enerzijds een belangrijke historische fi guur in de Antwerpse onderwijsgeschiedenis, anderzijds de titel van het enige schilderij dat bij de brand van 15 januari 2003 uit de geklasseerde voorbouw gered werd. De geschiedenis en voorbeschiktheid indachtig, wil dit boek een boodschap van verlichting en emancipatie brengen voor alle Antwerpenaars.

De school programmeerde twee bijzondere initiatieven: een historische tentoonstelling over het Atheneum en zijn buurt en een toneelstuk van haar oud-leerling Willem Elsschot, De 5 vrouwen van Elsschot in een regie van Eric Vlaminck. Het eerste gedichtje dat Elsschot ooit schreef, handelt over de studiezaal van het Atheneum.

Er werd een groeitentoonstelling opgezet met archiefstukken van de school en het stadsarchief, in samenwerking met het MAS en het Letterenfonds, en documenten van oud-leerlingen. De

Page 143: Meester over mijn schoolarchief

4

141

fototentoonstelling met unieke en historische beelden van het Atheneum en zijn buurt verliep in samenwerking met Antwerps auteur en verzamelaar Frans Lauwers.

De school had contact met het Rijksarchief inzake het op punt stellen en de overdracht van het archief.Op de website van de school is een fi lmpje uit de oude doos te bekijken.

Koninklijk Atheneum Erasmus Deinze-De Pinte

Binnen het Koninklijk Atheneum Erasmus Deinze-De Pinte bestaat reeds lang aandacht voor erfgoed. Elk jaar slaagt de school er in talrijke leerlingen te doen participeren in projecten die als doel hebben het erfgoed uit te dragen naar een breed publiek van jongeren en volwassenen uit de regio. Binnen de school is een vakoverschrijdende dynamiek inzake erfgoed op gang gekomen. Leerkrachten van diverse vakken en leerlingen uit alle richtingen van de drie onderwijsvormen (ASO, TSO en BSO) zijn hierbij betrokken. De school realiseert bijgevolg een belangrijke opvoedings- en onderwijsdoelstelling: leerlingen uit alle studierichtingen en studieniveaus werken samen aan één project. Ook buiten de school loopt de integratie met de partners vlot; steeds meer komt de vraag tot samenwerking dan ook van externe partners. Jongeren geven onder meer via presentaties van hun erfgoedwerking uitleg over erfgoed aan andere generaties en aan elkaar.

De leerlingen komen onder meer op Open Monumentendagen in contact met het cultuurpatrimonium van de stad en haar deelgemeenten via plaatselijke ankerpersonen en veelvuldige leeroefeningen (onthaal en gidsenwerk op het terrein tijdens Open Monumentendag). Partners hierbij zijn de lokale comités in verband met Open Monumentendag, de dienst Cultuur van de stad, leden van de Kunst- en Oudheidkundige kring, andere scholen, de kerkfabriek, kloosters, kunstenaars, bewoners van erfgoeddragende woningen en getuigen met historische verhalen. Hun verhalen dienen als basis voor de kennis en opleiding van de leerlingen en zorgen voor intensief contact met culturele kennis.

De erfgoedprojecten worden zowel op lokaal als op regionaal, nationaal en internationaal niveau gerealiseerd. Didactische uitstappen worden steevast gegidst door de leerlingen. Een achttal projecten wordt jaarlijks op permanente basis gerealiseerd. Het doel van de school hierbij is te bekomen dat jonge mensen met een persoonlijke, betrokken, open en tolerante blik kijken naar de waarde van het eigen cultureel patrimonium in relatie tot de bredere historische cultuurcomplexen waarvan ze deel uitmaken, met andere woorden het stimuleren van een open en tolerante cultuurparticipatie bij de jongeren, die een maatschappelijke voorbeeldfunctie krijgen.Voorbeelden van projecten:

Page 144: Meester over mijn schoolarchief

142

■ leerlingen gidsen op Open Monumentendag mensen langs de monumenten van Deinze en deelgemeenten. Ze bereiden een gidsenbeurt voor, stellen een draaiboek en brochure samen via opzoekwerk en contact met lokale ankerpunten.

■ organisatie en voorstelling in binnen- en buitenland van een fi etsroute vierfrontenroute waarbij het oorlogserfgoed van de Eerste en Tweede Wereldoorlog ontsloten wordt.

■ meewerken aan het behoud van de herinnering aan de bloedbaden die de Duitsers aanrichtten in Vinkt, Meigem en Deinze tijdens de meidagen van 1940 op basis van de verwerking van het archief van ooggetuige Jozef De Vliegher en interviews met ooggetuigen. In samenwerking met het KA werd een educatieve en interactieve cd-rom ontwikkeld.

■ binnen het onderwerp Monument worden door alle Europese partnerscholen in het Comeniusproject producten gemaakt die te maken hebben met het toeristisch en cultureel patrimonium van de streek (fi lms, fi ches, cd-rom, muziekopnames, video’s..…)

■ leerlingen maken gidsenbeurten over de stationsbuurt met een link naar het festivalgebeuren en de (sub-) culturen die leven in Deinze en de Leiestreek.

■ gidsen door de leerlingen Toerisme in het buitenland.

Bron: informatie school

Archiveren van het staats-, rijks- en gemeenschapsonderwijs te Dendermonde

Midden 2005 oordeelden enkele oud-gedienden van het Rijksonderwijs (Gemeenschapsonderwijs) Dendermonde dat het 50-jarig bestaan van het Rijkstechnisch onderwijs in 2006 en de 125ste verjaardag van het Rijksonderwijs Dendermonde in 2007 onder de aandacht van het groot publiek moesten worden gebracht. Een werkgroep (bestaande uit ereleraars, -studiemeesters, -directeur en -onderdirecteur) opteerde om zo veel mogelijk foto’s, documenten en informatie te verzamelen om aldus twee tentoonstellingen op te zetten over het offi cieel onderwijs in Dendermonde (met uitzondering van enerzijds gemeentelijk en provinciaal onderwijs, anderzijds het avondonderwijs en enkel met betrekking op de scholen in het centrum van Dendermonde).Het project werd enthousiast onthaald door de directies en de algemeen directeur van de Scholengroep.

Page 145: Meester over mijn schoolarchief

4

143

De groep ■ kreeg toegang tot de archieven voor zover die in de scholen aanwezig waren, ■ nam contact op met honderden personeelsleden en oud-leerlingen om foto’s, documenten en

voorwerpen te verzamelen,■ interviewde oud-directeurs en laatste getuigen,■ raadpleegde maandenlang de schoolarchieven,■ doorzocht honderden publicaties en artikels in week- en dagbladen evenals alle stadsverslagen van de

periode 1850-1920 in het stadsarchief van Dendermonde■ zocht in de archieven van het Liberaal Archief Gent en van AMSAB Gent.

Alle verkregen info werd gedigitaliseerd, nadien geanalyseerd en geordend.

Op die manier kon de werkgroep aan de huidige GO!-scholen het volgende aanbieden:■ de expo KT@ 50 jaar jong … een terugblik (juni 2006) ■ de expo 125 jaar offi cieel onderwijs in 1000 foto’s en documenten, gespreid over twee zalen in het

Dendermondse stadhuis (oktober 2007) ■ een cd-rom 50 jaar KTA met alle ca. 4250 verzamelde foto’s en documenten■ een dvd 125 jaar offi cieel onderwijs Dendermonde met alle ca. 4550 verzamelde foto’s en documenten■ een brochure 125 jaar offi cieel onderwijs Dendermonde

De werkgroep heeft geen medewerking aan de leerlingen gevraagd. Wel werden er in de klassen van de basisschool projecten in verband met oude klasfoto’s, de schoolgebouwen vroeger … uitgewerkt.

Bron: informatie werkgroep

Koninklijk Atheneum I Hasselt: Erfgoedproject De Groene Boulevard

Beschrijving van het project

Gedurende twee schooljaren werd gewerkt aan het erfgoedproject de Groene Boulevard. De Groene Boulevard is uniek in Vlaanderen, een begrip in en rond Hasselt. Niet alleen kan je er nog verdoken getuigen

Page 146: Meester over mijn schoolarchief

144

vinden van de oude stadsomwalling, je treft er ook verscheidene prachtige huizen, monumenten en pleinen aan (of juist niet aan omdat ze verdwenen zijn).

Dit project kwam tot stand in samenwerking met de Erfgoedcel Hasselt en het Stadsmus (het stadsmuseum). Tijdens het eerste schooljaar werd het project uitgedacht: welk thema, doelstellingen, welke leerlingen, aanpak (zie verder). Hierbij werd eveneens het advies van de pedagogische adviseurs voor geschiedenis en Nederlands ingewonnen.

Doelgroep was alle leerlingen van het tweede jaar van de tweede graad. Het project werd volledig door hen gerealiseerd. De jonge leeftijd van de leerlingen vroeg uiteraard een degelijke begeleiding, bijsturing en omkadering door de leerkrachten.

DoelDe leerlingen op een creatieve en ludieke manier Hasselts erfgoed laten ontdekken.

MotivatieErfgoed openstellen voor de leerlingen; hen laten inzien dat ze dagelijks met erfgoed worden geconfronteerd en hen erfgoed leren te appreciëren.

Voordelen■ projectmatige aanpak ■ vakoverschrijdende werking (vakken wiskunde, geschiedenis, Nederlands, plastische opvoeding en

cultuurwetenschappen)■ samenwerking met externe partners zoals de erfgoedcel Hasselt, het Stadsmus, het stadsarchief en de

provinciale bibliotheek■ realiseren van een eindproduct, namelijk een krantje en een voorstelling van het project in het Stadsmus

AanpakHet schooljaar 2006 - 2007Oprichten van een denktank: zes leerkrachten hebben samen met de directrice een denktank opgericht met als doel het project gestalte te geven. Samenwerking met externe partners met name de erfgoedcel Hasselt en het Stadsmus. Kleine tentoonstelling op de opendeurdag van de school (11/03/07) met als doel een voorsmaakje te geven van het project. Verschillende voorwerpen belichtten het Hasselts erfgoed terwijl een powerpointpresentatie het nut van erfgoed verduidelijkte.

Page 147: Meester over mijn schoolarchief

4

145

Twee introductiedagen voor de leerlingen van de doelgroep, georganiseerd door de Erfgoedcel Hasselt. Doel was om de leerlingen op de hoogte te brengen van het erfgoedproject én om ze een aantal instellingen voor te stellen waar ze het volgend jaar opzoekingen moesten verrichten. In elke instelling werd dan nog les gegeven om de leerlingen bepaalde (historische) vaardigheden bij te brengen. Zo hebben ze het stadsarchief bezocht en bepaalde archiefstukken (zoals oude stadskaarten) bekeken. In de provinciale bibliotheek leerden de leerlingen hoe ze informatie moeten opzoeken en aanvragen. In het Stadsmus kregen de leerlingen les over interviewtechnieken. De Stadswijzer tenslotte organiseerde een wandeltocht langs de Boulevard en heeft hen iets bijgebracht over stadsplanning en -architectuur.

Schooljaar 2007-2008Per klas kregen de leerlingen opdrachten. Zij werkten in groepjes van drie of vier leerlingen aan een bepaalde taak. Feedback en raad waren altijd mogelijk.

Hoe werden de opdrachten verdeeld?De leerlingen van 4 humane (A-klas) werkten rond het verenigingsleven van de Groene Boulevard in het kader van het vak Cultuurwetenschappen. Daarnaast kregen ze de opdracht om een affi che te ontwerpen voor het project en om een voorstelling te maken van de Boulevard in de toekomst, dit in het vak Plastische Opvoeding.De leerlingen van 4 moderne talen (B-en C-klassen) interviewden in het kader van het vak Nederlands Hasselaren over de Boulevard (verhalen, kleine weetjes, heraanleg, wijken die verdwenen zijn). Hiervoor kregen ze apparatuur van het Stadsmus ter beschikking. De leerlingen uit de wiskundige en wetenschappelijke richting (D- en E-klassen) werkten rond de historie en de evolutie van de Boulevard, de sociale functie ervan en verdiepten zich in bepaalde huizen, instellingen en pleinen, gelegen langs de Boulevard (bijvoorbeeld oude gevangenis, jeneverstokerij, casino). Vermits hier ook wiskundige opdrachten aan waren verbonden, zoals het maken van een maquette van de oude gevangenis, kaderde dit gedeelte in de vakken geschiedenis en wiskunde.

Concrete uitwerking

Het project verliep in drie fases:1. opzoeken van informatie en formuleren van onderzoeksvragen De leerlingen stelden een onderzoeksstappenplan of een soort contract op waarin duidelijk werd

geformuleerd wie wat deed, tegen wanneer, enzovoort. De onderzoeksvragen werden door de leerkrachten geformuleerd (opdrachtenfi ches). Hierdoor konden

de leerlingen gericht zoeken naar informatie. In de loop van de opzoekingen, moesten zij zelf ook

Page 148: Meester over mijn schoolarchief

146

mogelijke onderzoeksvragen opstellen. Voor het verwerven van informatie werden de leerlingen een eerste keer begeleid naar bibliotheek,

Stadsmus en stadsarchief. Nadien werden zij verondersteld zelf verder informatie op te zoeken. 2. verwerken van informatie Interviews werden uitgeschreven, de resultaten van het onderzoek werden neergeschreven, foto’s

werden genomen, enzovoort. 3. vertalen naar een breed publiek Als kers op de taart werd er een krantje uitgebracht waarin het volledige project werd voorgesteld,

bepaalde foto’s werden getoond en de interviews gepubliceerd. Twee leerlingen kregen als opdracht om het project op te volgen, foto’s te maken van de leerlingen en dit in een tekst te gieten. Zij verzorgden ook de inleiding van het krantje. Deze krantjes worden tegen een democratische prijs te koop aangeboden.

Het sprak voor zich dat het leerproces belangrijker was dan het eindproduct. De leerlingen zijn dan ook vooral geëvalueerd op concrete vaardigheden en onderzoekscompetenties gedurende het leerproces, wat niet wegneemt dat het eindresultaat toch van belang was. Het vertalen naar een breed publiek via een krant of een voorstelling was uiteraard een meerwaarde. Bovendien was het werken naar een concreet product zeer motiverend voor de leerlingen.

Andere realisaties

Naar aanleiding van het 150-jarig bestaan van KA I Hasselt werd een boek gepubliceerd (1994) over de geschiedenis van de gebouwen en de school. Dit werd uitgewerkt door de leerkrachten geschiedenis en de toenmalige directeur.

Naar aanleiding van 11 november wordt er jaarlijks een herdenkingsplechtigheid georganiseerd aan het monument voor de gesneuvelden. Dit is een steen waarop de namen van leerkrachten en leerlingen die omgekomen zijn tijdens de Wereldoorlogen staan gegraveerd. Deze plechtigheid is voorbehouden aan de leerlingen van de derde graad. Jaarlijks worden oud-strijders en leden van de vaderlandslievende bewegingen uitgenodigd. Leerlingen van het laatste jaar lezen gedichten voor — zelf gekozen of geschreven—, schrijven een speech en verzorgen de ceremonie. De leerlingen van het vijfde jaar krijgen de kans om oud-strijders of getuigen uit Tweede Wereldoorlog te bevragen over hun oorlogservaringen. De dag wordt afgesloten met een workshop rond de beeldvorming van de Holocaust (uitsluitend het 6e jaar). Hierin wordt dieper ingegaan op beeldvorming, gebruik van archiefmateriaal enzovoort.Doel is het bevorderen van de burgerzin en leerlingen bewust smaken van de gruwel van de oorlogen.

Page 149: Meester over mijn schoolarchief

4

147

Voordeel bij dit evenement is de directe betrokkenheid van getuigen uit WO II en de mogelijkheid tot dialoog.

Bron: Informatie school

Koninklijk Atheneum Deurne

Eveneens een geslaagd voorbeeld van een project dat het eigen schoolgebouw als uitgangspunt heeft vonden we in het KA Deurne met zijn project SCHOOL MAKEN IN ARCHITECTUUR: het Koninklijk Atheneum Deurne als architectuursensibilisator.

Het project was een initiatief van de toenmalige directeur Dirk van de Vondel die Terenja Van Dijk, architecte en videaste, contacteerde als externe coördinator met de vraag om een volledige week opdrachten te maken voor de leerlingen van het 5de jaar Menswetenschappen met bezoeken aan andere scholen, bewoners van een huis van Van Steenbergen, enzovoort, en een toonmoment voor hun medeleerlingen op de laatste dag.

Het project werd opgezet als een Geïntegreerde Werkperiode voor leerlingen van de vijfde Menswetenschappen, omdat zo’n project goed aansloot bij het programma van deze leerlingen (Nederlands, geschiedenis, media) en zij er extra door gestimuleerd werden om creatief te werken. Het project werd opgezet als een gesloten project, voorbereid door de directeur en een externe coördinator. Zij ontwikkelden voor de leerlingen acht opdrachten, die samen een beeld gaven van de tijdsgeest tijdens het interbellum, de architectuur van die tijd en de school en de wijze waarop jongeren nu deze architectuur beleven. De leraren (vooral de leraar Nederlands) fungeerden als begeleiders van de leerlingen, maar werkten niet mee aan de ontwikkeling van het project. Het doel van het project was de motivatie voor de school en de betrokkenheid van de leerlingen bij het eigen schoolgebouw verhogen.

Terenja heeft een groot netwerk van contacten en was als architecte bekend bij het Vlaams Architectuurinstituut (VAi). Het idee ontstond een video Als een school monument wordt te maken en het VAi en Canon Cultuurcel waren bereid om dit project uit te breiden naar een lessenpakket School maken in architectuur en te zorgen voor de verspreiding. De opdracht zelf kwam wel van de school maar door de enorme dynamiek en inzet van Terenja was het product zodanig leerrijk geworden, dat het werd overgenomen door het VAi.

Page 150: Meester over mijn schoolarchief

148

Cookies - projecten van de Veerman

Cookies is een concept van De Veerman, ondersteund door Breedbeeld. Vanuit het concept worden scholen begeleid om een eigen project omtrent cultureel erfgoed op te zetten. Cookies wil jongeren laten refl ecteren over lokaal cultureel erfgoed. In de lessen wordt vakoverschrijdend gewerkt rond het gekozen thema en anderzijds wordt samengewerkt met een artiest.

Bron: V. De Troyer, J. Vermeersch, e.a., Hereduc. Erfgoed in de klas. Een handboek voor leerkrachten, Antwerpen-Apeldoorn, 2005, Garant, 154 p.

Koninklijk Technisch Atheneum de Merodelei Turnhout

In KTA de Merodelei (Turnhout) verdiepten de leerlingen van het derde jaar technische zich in de speelkaart en bouwden een gigantische speelkaartenconstructie op de overdekte speelplaats.Turnhout is sinds het begin van de negentiende eeuw bekend voor de productie van de speelkaart. De leerkrachten die zich achter het project schaarden, bezochten met de hen toegewezen kunstenaar Erik De Vries de historische drukkerij in Turnhout en daarna samen met de leerlingen het Museum van de Speelkaart. De bedoeling was dat de leerlingen een theoretische bundel zouden maken waarin ze verschillende invalshoeken van de speelkaart belichtten. Vervolgens maakten ze samen met de kunstenaar een maquette van een speelkaartconstructie en één van de speelplaats waar de constructie zou geplaatst worden. Ze verwerkten hierin de vakken wiskunde en schaalberekening. De voorbereiding van de constructie werd uitgewerkt door de leerlingen van grafi sche technieken en vervolgens gerealiseerd door de leerlingen van de afdeling elektriciteit. De leerlingen ontwierpen speelkaarten met bekende stripfi guren. Er werd belang gehecht aan het aanbrengen van de idee dat het verleden niet statisch is, maar nog steeds doorwerkt.

Positieve effecten: op het vlak van erfgoed wekte het project de interesse bij de leerlingen op en verlaagde het de drempel naar cultuurbeleving en museumbezoek. Bovendien werkt dergelijk project de relatie tussen leerkrachten en leerlingen onderhand positief in de hand.

Bron: A. Morbee, Koken met Cookies. Handleiding voor het opzetten van een kunsteducatief erfgoedproject in secundaire scholen, Leuven, Marc Collier, 2006, 68 p. (eindredactie De Veerman vzw)

Page 151: Meester over mijn schoolarchief

4

149

Koninklijk Technisch Atheneum Pro Technica Halle

Wie: 3de, 4de, 5de jaar Afdelingen Hout en Bouw

De projectverantwoordelijke van de school kreeg de taak toebedeeld om samen met zijn leerkrachtenteam een erfgoedthema voor de groep te kiezen. Hilde Braet begeleidde hen als fotografe in de conceptontwikkeling.

Als erfgoedthema werd gekozen voor het Hallerbos. De Duitsers hadden in dat bos hout gekapt tijdens de Tweede Wereldoorlog, mogelijk voor het bouwen van barakken in concentratiekampen. Op die manier bood het een bijkomende mogelijkheid voor de richting hout en bouw in het nabouwen van deze barakken. Hilde Braet werkte een programma van tien dagen uit rond dit thema.

Uitstap nummer één was een wandeling in het Hallerbos waar geschiedenis, beplanting en functie van het bos besproken werden. Luik één van Hildes programma werd aan de wandeling gekoppeld namelijk het in beeld brengen van het bos op een kunstzinnige manier met wegwerpcamera en het maken van een compositie met vindmateriaal uit het bos waarvan fotogrammen gemaakt werden. Theorie en refl ectie werden ingebouwd.

Uitstap nummer twee was een geleid bezoek aan Breendonk. Van hieruit vertrokken verschillende sporen. In de les constructie werd via internet informatie over verschillende concentratiekampen opgezocht. Daarna werd er één gekozen om als bouwkundige tekening op de computer uit te tekenen en uit te printen.Tijdens de lessen houtbewerking werd een bed uit een concentratiekamp bestudeerd, uitgetekend en nagebouwd. In de lessen constructie werd een plan van een barak getekend waarna de leerlingen van de afdeling hout deze hebben uitgegewerkt in de praktijk. Opdrachten die niet alleen beroepsvaardigheden bijbrachten maar ook vaardigheden als samenwerken. In het vak project algemene vakken (PAV) werd het thema van oorlog en vrede en de concentratiekampen onder de loep genomen.De fotografi eopdrachten bestonden erin Breendonk in beeld te brengen en in een later stadium het maken van zelfportretten ikzelf in een concentratiekamp en het maken van een schaduwbeeld van zichzelf in de sfeer van een gevangene in Breendonk door middel van fotogrammen. De opdracht werd creatief aangepakt, de leerlingen waren geïnteresseerd en er was een goede samenwerking. Ondermeer in de les voeding werd ook rond het thema vroeger en nu gewerkt.

Reeds in het begin van het project nam de school de beslissing om met de resultaten uit de verschillende lessen en de artistieke momenten een tentoonstelling te bouwen en hiermee deel te nemen aan Erfgoeddag. De school werd uitgenodigd op de voorbereidende vergaderingen van Erfgoeddag in de streek, ontving promotiemateriaal, werd vermeld in de brochure en werd in contact gebracht met de zoon van een overlevende van de concentratiekampen.

Page 152: Meester over mijn schoolarchief

150

Voor Erfgoeddag werd een klaslokaal omgebouwd tot expositieruimte/kampwoning met de hulp van de leerlingen. De buitenkant van het klaslokaal bestond uit de simulatie van een houten kampwoning. De tentoonstelling bestond uit het bed, de fotoreeksen, een videoreportage over de kampen, relevante eigendommen van de overlevende uit het concentratiekamp, didactisch lesmateriaal en schriften van de leerlingen in verband met cookies, en de constructietekening van het kamp Birkenau. Een van de leerlingen die niet deelgenomen had aan het project hoorde van het opzet en kwam tijdens de vakantie zijn eigen verzameling legerhelmen aan de tentoonstelling toevoegen.

De school werd uitgenodigd om tentoon te stellen op de De Dag van de democratie en rechtvaardigheid in het Fort van Breendonk.

Bron: Jaarverslag De Veerman, 2004

Koninklijk Atheneum I Pitzemburg Mechelen

Waar: MechelenWie: derde jaar ASO, 110 personen. Artiesten: Hanne Deneire (muzikante en componiste) en Philippe Inkelberghe (fotograaf en recyclagekunstenaar)

Bij de start van het project koos het leerkrachtenteam unaniem voor het thema bier en brouwerijen. Als opwarmer brachten alle jongeren een bezoek aan het Brouwerijmuseum Het Anker. Vervolgens kwam het thema in verschillende vakken aan bod. In de les Frans werd het cabaretcircuit bestudeerd en werd een rapsong over alcoholisme vertaald, in de les lichamelijke opvoeding werd op de rapsong een dans gemaakt, de lerares wiskunde liet accijnzen berekenen, in de les biologie werd de waterkwaliteit waarmee bier gebrouwen werd getest, de godsdienstlerares behandelde het thema abdijen en brouwerijen, beteugeling van de dronkenschap. Voor het begeleiden van het artistieke luik werden Hanne Deneire en Philippe Inkelberghe ingeschakeld. Daarnaast werd door deskundige leerkrachten een atelier fotografi e en een atelier museum creëren georganiseerd. Een aantal maanden lang werd telkens één dag in de verschillende ateliers gewerkt volgens een doorschuifsysteem. Daarop volgde een intense projectdriedaagse met aansluitend een intern toonmoment.

Artiesten Philippe en Hanne vertrokken beide vanuit het werken met recyclagemateriaal in verband met bier. Bij Philippe werd eerst tweedimensionaal gewerkt op grote houten panelen. Bierlabels werden uitvergroot, er werd gezocht naar expressieve kleuren en aansprekende composities. Slogans, al dan niet moraliserend,

Page 153: Meester over mijn schoolarchief

4

151

werden gecreëerd en in de composities verwerkt. Op de panelen bevestigden de jongeren daarna decoratief recyclagemateriaal rond bier. Met de techniek van het fi guurzagen creëerden zij grote houten beelden die op sokkels geplaatst werden. Vertrekpunt was weet je wat ik zie als ik gedronken heb?. Bij Hanne werd in eerste instantie rond ritme en de parameters van muziek gewerkt. Jongeren maakten zelf kleine composities en kregen daarin begeleiding van de artieste. Aansluitend daarbij gaf Hanne dansimprovisatie waarna muziek en dans bij elkaar gevoegd werden tot verschillende kleine performances.

Tijdens het fotografi eatelier trok de groep de stad in. Er werden opnames gemaakt op actieve en historische brouwerijsites. Foto’s werden door de jongeren ontwikkeld en afgedrukt. Van de reeks werd een kleine tentoonstelling gemaakt.

Het museum liet de geschiedenis van het bier zien en de oorspronkelijke productieplaatsen in België.

Bron: Jaarverslag De Veerman, 2004

Middenschool van het Gemeenschapsonderwijs Halle

Wie: tweede jaar A-stroomArtiest: Peter Aers (acteur en regisseur)Erfgoedthema: Kasteelleven

Participatie van de leerlingen stond voorop bij het leerkrachtenteam. In een brainstorm met de leerlingen werd een aantal mogelijke erfgoedthema’s neergepend. Leerlingen mochten ook vertellen welke artistieke disciplines hen boeiend leken. Daarna werd op democratische wijze gestemd voor thema en discipline. De keuze viel op kasteelleven met daarbij theater op locatie. Aanknopingspunt waren de recent opgegraven resten van een middeleeuws burcht nabij de school. Verder zijn er in de nabije omgeving het Kasteel van Gaasbeek en het Kasteel van Beersel terug te vindenen verscheidene kleinere kastelen in de omtrek zijn in privé-bezit. De leerkrachten geschiedenis en Latijn leidden de exploratietocht naar het verleden.De artiest had de opdracht de jongeren te laten refl ecteren over het verleden en z’n kastelen. Hij heeft daarvoor de insteek van luchtkastelen gekozen. Via dramatische oefeningen zijn de leerlingen luchtkastelen gaan ontwerpen. Het idee was om vertrekkend van het grondplan het kasteel terug op te bouwen met materiaal dat door ballonnen gedragen kan worden. Samen met de jongeren werd een scenario geschreven en daarna gespeeld voor het publiek.

Page 154: Meester over mijn schoolarchief

152

Koninklijk Technisch Atheneum Gistel

Wie: tweede en derde graad TSO/BSO alle afdelingen, derde jaar Latijn, wetenschappen en economieArtiest: Paul Segers (muzikant)Erfgoedthema: West-Vlaams dialect

Op aanraden van een lid van de cultuurraad Gistel koos de school voor het (Gistels) dialect als erfgoedthema. Via deze weg wou de school aandacht besteden aan taal. Verscheidene acties stonden op de agenda.Leerlingen sprokkelden verhalen bij ouders, grootouders en eventueel overgrootouders. Met behulp van de dvd van het Vlaams Centrum voor Volkskunde kregen de leerlingen interviewtechnieken aangeleerd. In deze context leerden ze ook stambomen maken.In kader van Zakelijke brieven leren schrijven (op het programma van het derde jaar Latijn, wetenschappen en economie) schreven zij het OCMW en het rust- en verzorgingstehuis aan met de vraag om medewerking. Verder leerden de leerlingen hoe ze een contract moeten laten invullen door de geïnterviewden met het oog op het gebruik van hun verhaal.

Koninklijk Technisch Atheneum Gent

Het Koninklijk Technisch Atheneum 1 Gent is in de stad, in de regio en ver daarbuiten, vooral bekend als De Nijverheidsschool of als De Lindenlei. De school is de oudste technische school van Vlaanderen. De geschiedenis van de school en haar locaties werd vastgelegd in een brochure.KTA Gent werkte een jaar lang rond een erfgoedthema uit de buurt van de school. Ze zochten daarbij niet verder dan nodig en namen hun eigen schoolgebouw onder de loep dat er ondertussen 175 jaar stond. De leerlingen van het 5de jaar BSO auto en elektrische installaties snorden de geschiedenis van het gebouw en zijn verschillende functies op en stuitten daarbij op een enorme collectie aan beelden van de school en zijn gebruikers door de eeuwen heen.Samen met fotografe Hilde Braet gingen ze aan de slag om de huidige populatie in beeld te brengen. Dat leidde tot een tentoonstelling met onder andere een reeks knappe zelfportretten te bezichtigen in de bibliotheek. Op zondag 10 september 2006, op Open Monumentendag, stond de school open voor het publiek waarbij de bibliotheek en het oorlogsmonument op de speelplaats toegankelijk waren voor geïnteresseerden.Een ander erfgoedthema was de Veeartsenijschool, omdat de school naar dit historisch belangrijk gebouw verhuisde. Cookies werd opgezet voor de beroepsafdeling auto en de technische afdeling informatica.Als vertrekpunt werd het thema dieren door fotografe Hilde Braet geïntroduceerd. In de afdeling auto

Page 155: Meester over mijn schoolarchief

4

153

werd met zelfportretten gewerkt en de relatie mens-dier in zijn historische context bekeken. De afdeling informatica maakte een fotoroman, vertrekkend vanuit het gegeven dieren en de veeartsenij-school als locatie. Vakken als informatica, Nederlands, project algemene vakken, levensbeschouwelijke vakken en chemie waren betrokken.Zowel de fotoroman als de zelfportretten werden met veel grandeur tentoongesteld tijdens de opendeurdag en de opening van het nieuwe schoolgebouw.

In september 2007 startte het KTA Gent met een nieuw Cookies-project. Ditmaal werd het geïntegreerd in de vrije ruimte, waardoor leerlingen uit de derde graad ervoor konden kiezen wekelijks aan het project te werken. Als thema werd voor textiel en het Gentse textielverleden gekozen. Door de eigenheid van de studierichtingen koos men de invalshoek technieken van textielproductie. Ambachtelijke technieken zoals batikken, haken, weven en spinnen maar ook nieuwere technieken als composieten kwamen aan bod. Aan de hand van werkbezoeken werd het thema opengetrokken: een bezoek aan het MIAT (museum voor industriële archeologie en textiel) en het kostuumatelier van het NTG (Nederlands Toneel Gent). Ontwerpster Anita Evenepoel en de leerlingen hadden zich als doel gesteld een rijwaardige auto uit stof te maken, geïnspireerd op oldtimermodellen.

Koninklijk Atheneum Grimbergen

Het KA Grimbergen startte in september 2007 eveneens met een project. Hier koos men ervoor om rond de naburige abdij van Grimbergen te werken.In de eerste maanden werd vooral aan conceptontwikkeling gedaan. Leerkrachten identifi ceerden waarop ze willen focussen tijdens de les. Artiesten beslisten om het thema te benaderen via het gegeven symbolen en rituelen en het concept werd samen uitgetekend.In maart 2008 werkten de leerlingen een week lang rond het onderwerp: zij volgden artistieke ateliers in dans, fotografi e en mode- en textielontwerp. Daarnaast brachten zij tijdens die week een bezoek aan de abdij en haar biermuseum, hadden ze een gesprek met de paters, ... De week eindigde met een toonmoment.

De Permanente Ondersteuningscel voor de CLB’s van het GO! (POC, voorheen het Vormingscentrum) wil op haar eigen manier de herinnering aan het verleden levendig houden. In de jaren negentig startte het POC met het verzamelen en bewaren van allerlei testen die door de PMS-centra (huidige CLB’s) werden gebruikt. Via een zoektocht en overdrachten door diverse PMS-centra werd een heuse collectie opgebouwd. Oorspronkelijk werden deze testen bewaard op het centrum zelf waar een

Page 156: Meester over mijn schoolarchief

154

rondleiding en uitleg werden aangeboden aan buitenlandse en interne bezoekers. Wegens plaatsgebrek na een verhuis van het POC werd de collectie in bruikleen gegeven aan de School van Toen te Gent waar ze onderdeel vormt van de tentoonstelling. De collectie van het museum bestaat uit schoolmeubilair, didactisch en iconografi sch materiaal over de geschiedenis van het onderwijs in het algemeen en van de stad Gent in het bijzonder van kleuter- tot hoger onderwijs. Eenieder die geïnteresseerd is in dit verleden, kan het museum bezoeken, ook klassen.

Page 157: Meester over mijn schoolarchief

155

Bijlagen LexiconLijst met afkortingenBibliografi e

Page 158: Meester over mijn schoolarchief

156

Page 159: Meester over mijn schoolarchief

157

- Archief: geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door een persoon, groep personen of or-ganisatie

- Archiefstuk: document, ongeacht zijn vorm, naar zijn aard bestemd om te berusten onder de persoon, groep personen of organisatie die het heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn of haar activiteiten, zijn of haar taken of ter handhaving van zijn of haar rechten. Dit is de kleinste logisch ondeelbare, archivistische een-heid, bijvoorbeeld een brief, een memorandum, een rapport, een foto, een geluidsopname.

- Archiefvormer: persoon, groep personen of organisatie die zelfstandige archiefvorming als een van zijn of haar activiteiten heeft.

- Archiefbestand: is het organisch gegroeid geheel van archiefbescheiden ontvangen of opgemaakt door een instelling, administratie, persoon, particulier, groep personen of familie, die naar hun aard bestemd zijn om onder die persoon, groep personen, instelling, organisatie, … te blijven berusten. Het is bijgevolg het geheel van archiefstukken opgemaakt of ontvangen door één archiefvormer.

- Archiefbestanddeel: a. geheel van archiefbescheiden binnen een archief, bijeengebracht met een bepaald doel en in onderlinge samenhang te raadplegen; b. bestand waarvan tenminste één archiefstuk deel uitmaakt. Dit is idealiter het niveau waarop een archiefbestand wordt beschreven.

- Bestemmingsbeginsel: ieder archiefstuk maakt deel uit van het archief waarin het bij ontvangst of opmaak is opgenomen. Het archiefstuk kan enkel binnen de context van het archief waarvan het deel uitmaakt, correct, volledig en overeenkomstig zijn oorspronkelijke functie worden geïnterpreteerd en is daardoor bestemd om van dat bepaalde archief deel uit te maken.

- Deelarchief: een deel van een archiefbestand, gevormd en ontvangen door een zelfstandig handelende en-titeit van de archiefvormer.

- Nadere toegang: systematische beschrijving van (a) gegevens in een archiefstuk of in een archiefbestand-deel, (b) archiefbestanddelen binnen een archiefafdeling of een archief. Bijvoorbeeld klappers, indexen, …

- Ordening: de intellectuele en fysieke processen en de resultaten van het analyseren en rangschikken van documenten in overeenstemming met de archivistische beginselen.

- Serie: archiefbestanddeel dat bestaat uit formeel gelijksoortige archiefbescheiden (bv. naar functie, ontwikkel-ingsstadium of redactionele vorm). Een synoniem is reeks.

- Structuur: ieder archief is een geheel met een structuur, bepaald door de archiefvorming. Het verstoren van de structuur leidt tot een verlies van informatie doordat archiefbescheiden van hun context worden losge-maakt en daardoor niet meer juist kunnen worden geïnterpreteerd.

- Collectie/verzameling: geheel van documenten en voorwerpen, volgens een bepaald criterium kunstmatig bijeengebracht en op of vanuit één plaats beheerd door een persoon of een organisatie zonder dat ze naar hun aard bestemd zijn om onder die persoon of organisatie te berusten.

Lexicon

Page 160: Meester over mijn schoolarchief

158

- Documentatie: verzameling documenten betreffende een feit of reeks feiten, bijeengebracht met een bepaald doel. Documentatie slaat op de verzameling die min of meer bewust, maar soms ook willekeurig door een per-soon of instelling wordt bijeengebracht, met als doel snel te informeren over een bepaald onderwerp. Docu-mentatie is dus geen organisch gegroeid geheel en niet naar haar aard bestemd om onder een archiefvormer te berusten.

- Bibliotheekmateriaal: documenten met een openbaar, gepubliceerd karakter (monografi eën, tijdschriften, bro-chures, congresverslagen), gericht op een ruime verspreiding en bijgevolg niet uniek.

DE LEVENSFASES: DYNAMISCH, SEMI-DYNAMISCH EN STATISCH- Dynamische fase: de archiefstukken worden nog veelvuldig geraadpleegd in het kader van de dagelijkse

activiteiten- Semi-dynamische fase: de archiefstukken vervullen een beperkte functie in de uitvoering van activiteiten,

taken en handhaving van de rechten van de archiefvormer.- Statische fase: het archief wordt nog incidenteel geraadpleegd door de archiefvormer, maar vooral door

wetenschappers en andere onderzoekers. De voor vernietiging in aanmerking komende archiefstukken zijn verwijderd.

ARCHIEF- OF ORDENINGSSCHEMA?- Ordeningsschema: schema voor de ordening van het dynamisch archief, opgebouwd op basis van alle func-

ties en taken van de archiefvormer.- Archiefschema: schema voor de ordening van het statisch archief of aan elkaar verwante statische archieven.

Opgebouwd op basis van de functies en taken uitgeoefend door de archiefvormer die worden gedocument-eerd door archiefbescheiden na selectie.

BRONNEN:den TEULING (A.J.M.), Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen, ’s-Gravenhage, 2003.

ISAD(G) - Algemene Internationale Norm voor Archivistisch beschrijven, Antwerpen / Leuven / Amsterdam, 2004, vertaling van General International Standard Archival Description, 2nd ed., Ottowa, 2000, p. 7-9. (http://www.ica.org/en/node/30099, laatst gecontroleerd 4/03/2009)

VERSCHELDE (M.), Zakboekje Archiveren, Brugge, 2004, p. 8-17

Page 161: Meester over mijn schoolarchief

159

1. Projecten, instellingen en organisaties

Cultureel erfgoedADVN: Archief en Documentatiecentrum voor het Vlaams-nationalismAMSAB-ISG: Archief en Museum van de Socialistische Arbeidsbeweging - Instituut voor Sociale GeschiedenisAMVB: Archief en Museum voor het Vlaams Leven te BrusselARA: Algemeen RijksarchiefCRKC: Centrum voor Religieuze Kunst en CultuurDACOB: Documentatie- en Archiefcentrum van de Communistische BewegingFoKAV: Forum Kerkelijke Archieven VlaanderenFARO: Vlaams Steunpunt voor Cultureel ErfgoedeDAVID: expertisecentrum Digitale Archivering in/voor Vlaamse Instellingen en DienstenKADOC: Documentatie- en onderzoekscentrum voor Religie, Cultuur en SamenlevingMAS: Museum aan de StroomMIAT: Museum voor Industriële Archeologie en TextielNTG: Nederlands Toneel GentPAVLOE: Project Archiefbeheer en -Educatie binnen Vlaamse OnderwijsinstellingenSTADSMUS: Stadsmuseum HasseltVAi: Vlaams ArchitectuurinstituutVVBAD: Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek-, Archief- en Documentatiewezen

OnderwijsgerelateerdCLB: Centrum voor LeerlingenbegeleidingKA: Koninklijk AtheneumKTA: Koninklijk Technisch AtheneumPMS: Psycho-Medisch-Sociaal centrumPOC: Permanente Ondersteuningscel voor de CLB’s van het GO!VSKO: Vlaams Secretariaat voor het Katholiek Onderwijs

Lijst met afkortingen

Page 162: Meester over mijn schoolarchief

160

2. Onderwijstypes en –vormen

ASO: Algemeen Secundair OnderwijsBaO: BasisonderwijsBSO: Beroepssecundair Onderwijs BuSO: Buitengewoon Secundair OnderwijsDBSO: Deeltijds Beroepssecundair OnderwijsDKO: Deeltijds KunstonderwijsKSO: Kunstsecundair OnderwijsTSO: Technisch Secundair Onderwijs

3. Onderwijsbeleid en -organisatie

GOK: Gelijke OnderwijskansenGON: Geïntegreerd OnderwijsGWP: Geïntegreerde WerkperiodeOLC: Open LeercentrumPAV: Project Algemene Vakken

4. Informatisering en digitalisering

ASCII: American Standard Code for Information InterchangeICT: Informatie- en CommunicatietechnolgieISO: International Standard OrganizationIT: InformatietechnologieXML: eXtended Markup Language

5. Bewaring

PAT: Photo Activity Test

Page 163: Meester over mijn schoolarchief

161

AVERMATE T., Nevejans A. en PROVO B., Handleiding architectuurarchieven. Inventarisatie, Antwerpen, 2004, 164 p.

BAATEN L., Krachtlijnen conserverings- en digitaliseringsbeleid. Geluidsarchief, Antwerpen, 2003, 47 p.

BEYERS F.R., Care and handling of CDs and DVDs, Washington, 2003, vi + 42 p. (http://www.clir.org/pubs/reports/pub121/pub121.pdf)

BOUDREZ F., Digitaal ArchiVeren: rIchtlijn & aDvies nr. 1, Archiveren van e-mail, Antwerpen, 10 p. (http://www.edavid.be/davidproject/teksten/Richtlijn1.pdf)

BOUDREZ F., Digitaal ArchiVeren: rIchtlijn & aDvies nr. 2, Duurzame cd’s, Antwerpen, 9 p. (http://www.edavid.be/davidproject/teksten/Richtlijn2.pdf)

BOUDREZ F., Digitaal ArchiVeren: rIchtlijn & aDvies nr. 3, Mappenstructuren en bestandsnamen voor digitale documenten, Antwerpen, 6 p. (http://www.edavid.be/davidproject/teksten/Richtlijn3.pdf)

BOUDREZ F., Digitaal ArchiVeren: rIchtlijn & aDvies nr. 4, Standaarden voor bestandsformaten, Antwerpen, 6 p.

(http://www.edavid.be/davidproject/teksten/Richtlijn4.pdf)

BOUDREZ F., E-mails: hoe klasseren en goed archiveren? Technisch rapport Stadsarchief Antwerpen, Antwerpen, 2006, 67 p. (http://www.edavid.be/docs/emailrapport_lr.pdf)

BOUDREZ F., Standaarden voor digitale archiefdocumenten, Antwerpen, 2001-2005, 72 p.

BOUDREZ F. en DEKEYSER H., DAVID – Digitaal archiveren in de praktijk. Handboek, Antwerpen, 2004-2006, 100 p.

(http://www.edavid.be/davidhandboek)

DE NEEF G., Audiovisuele ‘documenten’: beschrijving, ontsluiting, bewaring, in: Basiscursus archief- en erfgoedzorg, Leuven, 2005, 155 p.

HORSMAN P.J., Archiveren. Een inleiding. Archiefschoolschrift 1, Den Haag, 2004, 108 p.

LIENARDY A. en VAN DAMME P., Interfolia. Handboek voor de conservatie en restauratie van papier, Brussel, 1989, 247 p.

ROMBAUTS W., Conserveren van archieven. Inleiding tot de problematiek (Miscellanea archivistica, Manuale 22), Brussel, 1997, 323 p.

SCHOUPS I e.a. (ed.), Wie klasseert, die vindt. Hedendaags document- en archiefbeheer in besturen en organisaties, Brussel, 2008

VANHAECKE W. en VANHOUTTE P., Aan de slag met archief en documentatie. Handleiding voor de erfgoedhouder, Mechelen/Brussel, 2007, 101 p.

VERSCHELDE M., Zakboekje archiveren, Brugge, 2004, 119 p.

BOSSUYT D.B., Het Klein Seminarie van Roeselare. De leerlingen. Geografi sche herkomst, sociale afkomst en geestelijke toekomst 1830-1890, onuitgegeven licentiaatsverhandeling, Universiteit Gent, 2004, 119 p.

BIENVENUE L. en HUDON Ch., « Pour devenir homme, tu transgresseras… »: Quelques enjeux de la socialisation masculine dans les collèges classiques québécois (1880-1839) in: The Canadian Historical Review, 86, 3, p. 485-511

BUERMAN Th. en VAN OSSELAER T., Op zoek naar de goede katholiek m/v. Feminisering in het katholicisme in België sinds de vroegmoderne tijd (ca. 1750-1950), in: Handelingen – Koninklijke Zuidnederlandse Maatschappij voor Taal- en Letterkunde en Geschiedenis, LXI, 2008, p. 255-268

CHRISTENS R., 100 jaar Heilig-Hartinstituut Annuntiaten Heverlee. Geschiedenis van een school en een congregatie, Leuven,

Bibliografi e

Page 164: Meester over mijn schoolarchief

162

1994, 387 p.

D. H., Les livres de raison dans les Collèges, in: Revue pratique de l’enseignement à l’usage des éablissements d’éducation du diocèse de Bruges, 3, 1898-1899, p. 156-158

DEPAEPE M., D’HOKER M. en SIMON F., Belgische leerboeken 1830-1880 repertorium, Brussel, XXXII + 361 p.

DEPAEPE M., DE VROEDE M. en SIMON F., Geen trede meer om op te staan. De maatschappelijke positie van onderwijzers en onderwijzeressen tijdens de voorbije eeuw, Kappellen, 1993, 345 p.

DEPAEPE M., LAUWERS H. en SIMON G., De feminisering van het leerkrachtencorps, in: Revue Belge de Philologie et d’Histoire/Belgisch Tijdschirft voor Filologie en Geschiedenis, 82, 4, 2004, p. 969-994

DESMET M., Het Sint-Amandscollege te Kortrijk (1879-1940): disciplinering en sociaal beleid, onuitgegeven licentiaatsverhandeling, Universiteit Gent, 2006, 176 p.

D’HOKER M., DEPAEPE M., SIMON F. e.a., De statistieken van het onderwijs in België. Het Algemeen Secundair Onderwijs, 1945-2000, Brussel, 2006

D’HOKER M., De lagere schoolgebouwen in België in de 19de eeuw: een kwantitatieve, kwalitatieve en architectonische benadering, in: SIMON F., Liber amicorum Karel De Clerck, Gent, 2000, p. 43-58

DUSAUSOIT X., Les collèges jésuites et la société belge du XIXème s. (1813-1914).Echanges, infl uences et interactions, onuitgegeven doctoraatsverhandeling, Université Catholique de Louvain, 2005, 832 p.

GEERTS M., Inventaris van het archief van het Klein-Seminarie te Mechelen, 1830-1988, Mechelen, 2007, 90p.

Maurice Maeterlinck au collège Sainte-Barbe, in: VANWELKENHUYZEN G., Vocations Littéraires: Camille Lemonnier, Georges Eekhoud, Emile Verhaeren, Georges Rodenbach, Maurice Maeterlinck, Genêve, 1959, 161 p.

MARIËN L., Prosopografi e van de studenten van het kleinseminarie te Sint-Niklaas 1879-1940, onuitgegeven licentiaatsverhandeling, 2004, 192 p.

RENSON R., Corpus Alienum: naschoolse sport in het katholiek onderwijs, in: D’HOKER M., RENSON R. en TOLLENEER J. (eds.), Voor lichaam en geest. Katholieken, lichamelijke opvoeding en sport in de 19de en 20ste eeuw, Leuven, 1994, 293 p.

ROGERS R., Schools, Discipline and Community: diary-writing and schoolgirl culture in late nineteenth-century France, in: Women’s history review, 4, 1995, p. 525-554

ROSE J., The History of Education and the History of Reading, in: History of Education, 36, 4, 2007, p. 595-605

RÖLLING H., “Anders Als Mijn Tijdgenootjes, Anders Dan Gij Alleen?” Kinderlijk zelfbewustzijn in negentiende- en twintigste-eeuwse jeugdherinneringen uit Nederland en Vlaanderen, in: Tijdschrift voor Sociale en Economische Geschiedenis, 1, 4, 2004, p. 127-145

RÖLLING H., Jeugdherinneringen aan de school uit Nederland en Vlaanderen, in: Leidschrift, 20, 2, 2005, p. 129-150

STROBBE J., 200 jaar dichters, denkers en durvers. Het Klein Seminarie van Roeselare. Biografi e van een College, Tielt, 2007, 465 p.

TRIMINGHAM JACK Ch., Growing Good Catholic Girls. Education and Convent Life in Australia, Carlton, 2003, xvi + 133 p.

VERSTRAETEN K., Schoolarchieven, miskend cultureel erfgoed? Een gevalstudie over het archief van het Sint-Jozef-Klein-Seminarie van Sint-Niklaas, onuitgegeven masterscriptie, Vrije Universiteit Brussel, 2005, 120p.

Page 165: Meester over mijn schoolarchief

163

Page 166: Meester over mijn schoolarchief

FORUM KERKELIJKE ARCHIEVENVLAANDEREN

2009