Welkom!

Zaaksysteem als basis voor uw Mid-Office

Luk Van der Steen – 13/04/2023

2

INFOMAT & BCT

• Infomat: • Beneluxorganisatie, 50 medewerkers

• ERP, ECM, BI, ...

• Implementator van Corsa ECM platform

• Eigen consultants en helpdesk

• Van analyse over implementatie tot support

• BCT• Editor van het Corsa ECM platform

• Ontwikkeling Corsa sinds 1987

• 170 medewerkers

• Core business: orde scheppen in ongestructureerde informatie

• Marktleider in de locale overheid in NL (170 gemeenten = 40%!)

Wat is digitaal werken?

5

• Digitaal werken vereist procesmatig werken

• Een proces is een opeenvolging van taken die in de juiste volgorde en op de juiste manier moeten worden verricht om een aanvraag af te handelen

Wat is digitaal werken?

6

• Digitaal werken is het volledig electronisch laten verlopen van een proces

• Voorwaarde: alle infomatie nodig voor het afhandelen van de verschillende taken is digitaal beschikbaar

• Zaaksgewijs werken is manier om digitaal werken in uw organisatie mogelijk te maken

• Vastleggen: Registratie van de zaak Vertrouwelijkheid

• Afhandelen Distributie naar dienst/persoon Uitvoeren van taken Omsluiten van documenten in een dossier

• Terugkoppelen Klant Collega’s Management/bestuur

• Archiveren Geen wijzig meer mogelijk Bewaartermijnen

Waaruit bestaat zaaksgewijs werken?

7

Zaaksgewijs werken doe je met een zaaksysteem

Hoe starten met zaaksgewijs werken?

8

• Maak tijd om tot een heldere doelstelling te komen Vermijd copy/paste Duidelijke afspraken tussen bestuur en administratie Doelen op korte termijn versus lange termijn Specifieer voorwaarden voor het bereiken van een doelstelling

• Definieer het stappenplan Fasering! Fase 1: quick win Opgelet voor 2 snelheden Volgende stap: na acceptatie fase 1

• Tussentijdse evaluaties Doelstellingen behaald? Wat hebben we geleerd? Is iedereen mee, gaan we verder?

GISRuimtelijke ordening

FINOverheids-opdrachten

SportCultuur

Milieu

Poststukken – mail – fax – loket – e-loket – telefoon

Ontvangen, registreren, zoeken en terugkoppelen

9

Front - mid - backoffice

Relaties

Front

Back

Mid

Burgers – bedrijven - overheden

DocumentenZakenmagazijn

Adresbeheer

Notulenbeheer

Workflow

DossiersBroker

13

Corsa ECM

user interface

workflow management

document management

application

input&

capturing

output&

presentation

solutions

Document beheer

Dossier beheer

Routering

18

Referenties in België

Vragen?

19

?

?????