Masterclass Procesmanagement - Moncherry · moncherry masterclass procesmanagement, 09 april 2018...

Masterclass Procesmanagement

Dagprogramma

• Introductie• Inleiding• Waar komen wij vandaan• Oefening ‘DIY’• Leiderschap en invloed

Lunch• Oefening ‘DBH OK’• Modellen en theorieën• 4-Fasen• Procesmanagement• Afsluiting

Moncherry Masterclass Procesmanagement, 09 april 2018

Waar komt’ie vandaan

Jaren-80

Jaren-90

21e-eeuw

• Overheid • Express-logistiek• Consultancy• Retail en e-commerce• Zorg• ICT-BPM-BPR• Bedrijfskunde

vanaf 2010

Eind jaren-70

B(l)oeiend LevenGeniet-Verbaas-Leer

• Radboudumc• Slingeland• Bernhoven• Alrijne• Haga• SLAZ• St. Jansdal• JBZ• OLVG Oost-West• Viecuri• VWS-RIVM• PEP • GS1• Univ.Twente


Alles draait om..


Proces (werking)Uit Wikipedia, de vrije encyclopedie

Een proces is een ontwikkelingsgang, verloop of voortgang van gebeurtenissen (volgens een min of meer vast stramien,

eventueel gestuurd) waarbij een product ontstaat uit een of meer vooraf bestaande objecten.

Bij de in de tijd geordende reeks van gebeurtenissen wordt een ingangsproduct omgezet in een al of niet bedoeld

uitgangsproduct.

Wat is...

Een object is een tastbaar iets, meestal bestaand uit levenloze materie. In

tegenstelling tot een voorwerp is een object niet altijd handelbaar. Een object is vaak een artefact zoals een gebouw of een

automobiel. Soms wordt een object vervaardigd uit kunstzinnige overwegingen:

een kunstobject.

PROCESSEN (bron: Wikipedia)

• Proces (werking): verloop, ontwikkelingsgang en werking, beschouwd in stappen of volgorde• Activiteit (proces): samenhangende bezigheden• Zelforganisatie: waarbij in een chaotisch systeem spontaan structuren ontstaan• Veranderingsproces: geheel van activiteiten die tot verandering leiden• Bedrijfsproces: ordening van het werk dat uitgevoerd wordt in een organisatie• Productieproces: een proces waarbij een product gemaakt wordt• Natuurlijk proces: een proces (ontwikkelingsgang) dat in de natuur optreedt• Proces (financieel): een proces in de financiële sector, vaak met een geheel van transacties• Proces (informatica): een samenhangende reeks toestandsveranderingen in een computer• Stochastisch proces: model in de kansrekening voor de toevallige evolutie van grootheden• Perpetuum mobile: een verondersteld apparaat of proces in eeuwige beweging


https://nl.wikipedia.org/wiki/Reactieproduct

https://nl.wikipedia.org/wiki/Object_(ding)

https://nl.wikipedia.org/wiki/Tijd

https://nl.wikipedia.org/wiki/Leven

https://nl.wikipedia.org/wiki/Materie

https://nl.wikipedia.org/wiki/Voorwerp_(ding)

https://nl.wikipedia.org/wiki/Artefact_(archeologie)

https://nl.wikipedia.org/wiki/Gebouw

https://nl.wikipedia.org/wiki/Auto

https://nl.wikipedia.org/wiki/Kunst

https://nl.wikipedia.org/w/index.php?title=Kunstobject&action=edit&redlink=1

Volgens de theorie is een proces‘het geheel van activiteiten dat zich afspeelt tussen de vraag naar een product of dienst en het

leveren daarvan’.

Een proces is dus een serie van activiteiten (uitgevoerd door mensen of machines), waarbij verschillende middelen, informatie en communicatie nodig zijn.

Veel voorkomende processen binnen organisaties zijn het inkoopproces, het interne controleproces of het leveringsproces. Een proces kan over verschillende afdelingen en soms zelfs

verschillende organisaties heen lopen.(Denken in processen van Peter Matthijsen)

Wat is...

Volgens Wikipedia:

Procesmanagement is een aanduiding voor een specifiek vakgebied van de categorie managementtaken. In het bedrijfsleven wordt veelal verwezen naar het beheersen van de organisatieprocessen. Een van de denkbeeldige volgorden betreft het richten, inrichten en verrichten in de organisatie. Waarbij men van strategisch, langs tactisch naar operationeel niveau de organisatie bestuurt.


https://www.managementboek.nl/boek/9789079240098/denken-in-processen-een-praktische-introductie-in-procesmanagement-peter-matthijssen

Door de bomen…


Topje…


Processen zijn..

DUIDELIJK CHAOTISCH

EXPLICIET IMPLICIET


Organisatiestructuur vs processen

EXPLICIET LATENT

georganiseerd

Mintzberg


Overzichtelijk Chaotisch

Zorgprocessen

Overzichtelijk

EXPLICIET

Chaotisch

IMPLICIET


Ambitie

KLAGEN

WACHTEN

DOEN

ACTIEF PASSIEF

VOORUITGANG

STILSTAND

CREATIE

PRODUCTIE



Wij zeggen……. Wij doen!

• Samenwerking• Overeenstemming• Afstemming• Vertrouwen• Continue verbeteren• Planbaar werken• Ondersteuning• Kostenbewust• Professioneel

Wij doen: ieder op zijn eigen eiland (07.30u-17.30u)

en “bij ons is het al goed geregeld”


Niets is eenvoudig

Hoge indirecte kosten door suboptimale processen

Registratieplicht


Belang degelijk procesmanagement

Vooruitgang…

Formule 1: pitstop1950-2009-2013

Wat zie en hoor je?


Formule 1 pitstop


• Core = autosport• Groeicurve => volwassenheid• Tijd tussen verbeterslagen• Teamwork• Focus (op taak)• Communicatie• Voorbereiding• Standaard handelingen• Snelheid van

• handelingen• veranderingen

• Domino-effect• Handelingen blijven gelijk• Vooraf knelpunten elimineren• Evalueren en verbeteren• Impact = groot• Proces = onderdeel succes


Observaties…

Conclusies

1. Processen worden door mensen bedacht

2. Processen zelf leiden niet tot (baanbrekende) ontdekkingen of innovaties

3. Processen zijn nodig om de transformatie en levering mogelijk te maken

4. Binnen processen zelf vinden verbeteringen en vernieuwingen plaats

5. Processen zijn kunstmatig en niet evolutionair (ingrijpen door de mens)


Voor vandaag…


Waar komen wij vandaan


GILDE


Thomas Newcomen 1712 James Watt 1777

Economisch rendabel

Industriele revolutie, 19e eeuw

Verstedelijking

Transport



Hoewel er al eerder ervaring met het idee was opgedaan in de slachthuizen van Chicago, was het Ransom Olds die het lopendebandprincipe als eerste gebruikte bij de productie van auto's. In plaats van de arbeiders in de fabriek naar het werk te laten lopen, werd het werk nu naar hen gebracht.

Henry Ford, 19131901

20e eeuwWetenschappelijke bedrijfsvoering (scientific

management of taylorisme: Frederick Taylor) is een stroming binnen de managementtheorie die het

aansturen van bedrijfsprocessen rond de werkvloer op een wetenschappelijke wijze vorm wilde geven.

Henry Fayol heeft aangegeven hoe organisaties kunnen worden ingericht door de onderdelen van de managementfunctie te benoemen en door het aangeven van beginselen. De gebruikelijke indeling

in de zogenoemde functionele gebieden (zoals financieel management en commercieel

management) wordt met aanpassingen nog steeds gehanteerd.

Harde kant (productie)

Zachte kant (HRM)

Massaproductie (volume)


https://nl.wikipedia.org/w/index.php?title=Ransom_Olds&action=edit&redlink=1


• Middenklasse• Productiegroei• Verwarring

PROCESMATIG WEINIG INTERESSANT

BEWUSTWORDING

• Welvaart• Kennisgroei• Distributie



70 80 90

management

on

twik

kelin

g

specialisme

technologie

00 10 20 30

transitie (project)

Management (proces)• Productie

• MRP• ERP• Lean

• Business• BPM-BPR• WFM• BSC• Governance

• Kwaliteit• TQM• PDCA (Deming)• ISO• TOC (Goldratt)• INK• 6 Sigma

• Project• Van alles wat• Gantt



Meten = Weten Meten = Weten = Kracht


Valkuil: structuur en rituelen zijn nog steeds afkomstig uit de

industriële revolutie.

Laag vs hoog kennisniveau

Samenvatting

• Agrarische revolutie (< 1600)• Nijverheidsrevolutie (1600)

• Voorloper industrialisering

• Industriële revolutie (19e-eeuw)• Omschakeling handmatig naar machinaal• Massaproductie• Hoog volume• Laag kennisniveau• Ontstaan management

• Digitale revolutie (90er-jaren)• Volwassenheid management• Globalisering• Miniaturisering

• Informatie revolutie (21e-eeuw)• Opkomst specialisme• Hoog kennisniveau• Internet of Things• Big Data

Heden en toekomst• Eén wereld• Standaardisatie• Vernieuwing• Kleiner• Sneller• Focus• Keuze

Procesbeheersingen vermogen tot

aanpassingvan …. naar ?

(of toch Darwin?)


Meten = Weten = Kennis = Anticiperen = Kracht

Oefening DIY

INGOLF stoel van Ikea

input of resultaat

handeling

keuze

wachten

MAAK EEN PROCESSCHEMAVOOR HET IN ELKAAR ZETTEN

EN VERVEN VAN DE STOEL stop (gereed)

start



Leiderschap en invloed

FORMEEL: hiërarchisch leiderschap (grotere organisaties)

INFORMEEL: kennisleiderschap (startup)

stijl stijl


Duidelijk, maar…

STRATEGIE

TACTISCH

OPERATIONEEL


En toen was daar…


Opkomst specialisten

Leiden van mensen en processenGenerieke kennis

Geeft de richting aan

Leiden van verandering en innovatieLeidt strategische projecten

Houdt de richting aan

Leiden van vakinhoudelijke kennisInzicht leidt tot innovatie

Geeft betekenis aan de richting

kennis

programma

hiërarchisch


Leiderschap en invloed


Eerste stap…

Processen binnen de Zorg:• Patiënt gerelateerd• Behandeling gerelateerd• Goederen gerelateerd

Stromen• Informatie• Geld

Geen innovatie, wel verbetering


Afhankelijkheid

€ 4.000.000


Winst procesbeheersing

60%

40%

€ 200.000.000

Druk op personeel

Personeel € 120.000.000

Materieel € 80.000.000


Vertaling

Fro

nto

ffic

e =

em

oti

e =

effe

ctiv

itei

t

Bac

koff

ice

= p

roce

sstu

rin

g =

effi

cie

ncy

• INFORMATIE• INTERACTIE• TRANSACTIE

INTEGRATIE• INTERN• EXTERN (KETEN)


EPD-SYSTEEM ERP-SYSTEEM

MAAK EEN PROCESSCHEMA OP HOOFDLIJNEN VOOR DE OPNAME VAN EEN PATIENT OP DE DAGBEHANDELING VOOR EEN INGREEP OP

DE OK. ZORG DAT DE MIDDELEN AANWEZIG ZIJN OM DE INGREEP OP TIJD TE LATEN PLAATSVINDEN. GEEF AAN WAAR KNELPUNTEN

ZICH VOOR KUNNEN DOEN BINNEN HET PROCES EN GEEF AAN WAAR VERLIES KAN OPTREDEN (ZICHTBAAR EN VERBORGEN).

Oefening DBH


Nabespreking

• 100% uniek bestaat niet• Verlies/winst zit in verborgen kosten• 80/20 verhouding• Stuur op standaard, manage op incident• Consultants denken in problemen


Een proces is een reeks van opeenvolgende handelingen bij het

tot stand brengen van een product of dienst

Procesmanagement is het inrichten, normeren, beoordelen,

verbeteren en evalueren van processen

Procesontwerp is de systematische ordening van opeenvolgende

bewerkingen bij het tot stand brengen van een product of dienst

Modellen en Theorieën


Vereenvoudigde weergave…

WT en NWT


Vereenvoudigde weergave

Bottlenecks zijn er nu eenmaal

Balanceer de stroom, niet de

capaciteit

GoldrattGoldratt

KwaliteitscirkelDeming


• Op strategisch niveau speelt dan de vraag of –en in hoeverre– we een

procesgerichte structuur willen hebben.

• De besturing van structuur op tactisch niveau gaat over de inrichting en herinrichting van de structuur. Hoe ontwerpen we processen en –belangrijker nog – hoe verbeteren we ze? Kwaliteitssystemen, interne en externe audits, benchmarking, kwaliteitssystemen en ISO zijn issues die op dit niveau aan de orde komen.

• Op operationeel niveau tenslotte gaat het om het verrichten, het werken met processen. Hoe implementeer je processen en hoe beheers je de feitelijke besturing op de werkvloer?

Initiatief…


Besturingsmodel

Deming


BSC en INK

BSC: Kaplan

INK = Instituut NL Kwaliteit


Van Ink naar …

QmentumNIAZ


Effect van…


Lean Six Sigma


Lean Six Sigma

Value Stream Mapping: stroom resourcesNB grondbeginsel Lean = eenvoudige procesflow


Creatieve procesflow (GS1)


4-Fasen


Praktijk case: upgrade endoscopie OK

Discussie > 1,5 jaarRegie bij OK (informeel)Binnen 12wkn geregeldPositieve reactieOntdekkingsreis01 juni operationeel


Praktijk case: goederenstroom OK

Onderdeel black beltBinnen 4wkn inzicht50% reductie OK-voorraadLean op agenda RvB


Praktijk case: GS1-standaardisatie


Praktijk case: Zorgstraat

1e EU-ziekenhuis GS1-gecertificeerdFocus intern naar externZichtbare bijdrage besparing


Praktijk case: KNO - CI


Praktijk case: leeninstrumentarium as-is


Praktijk case: leeninstrumentarium to-be


Praktijk case: LIR


Stapsgewijze verbetering

1.

2.

3.

4.

5.


Tips OK

• Wat stroomt niet goed door• Observeer en schets proces (ruw)• Bepaal knelpunten/verlies (kwantificeer)• Bespreek intern verbetermogelijkheid• Maak procesflow (definitief) met:

• Korte beschrijving• Besparingspotentieel en kosten• Bepaal succesfactoren

• Bepaal stakeholders• Creëer draagkracht• Krijg formele goedkeuring• Voer wijziging door• Meet succes (in het land der blinden…)• Deel en vier succes• Evalueer, leer en begin opnieuw

Overweeg certificering (bijv. ISO)


Procesmanagement

Voorkom blokkademacht

Reduceer inhoudelijke onzekerheid

1.

2.

4. Win-Win

3. Incorporeer dynamiek


Risico’s procesverandering

• Vasthouden aan klassiek management: command & controle

• Swing of pendulum: volledig procesmatig

Wet van de afnemende effectiviteit


Worst case..


Kernelementen procesarchitectuur

• Open proces

• Bescherming Core Values

• Voldoende prikkels voor vaart

• Garanties inhoudelijke kwaliteit resultaten

Niet voldoen =1. verkapte vorm

projectmanagement 2. command & control


Ongoing…


Wat is de winst


Om rekening mee te houden..


De jeugd heeft..

start stop


Masterclass Procesmanagement - Moncherry · moncherry masterclass procesmanagement, 09 april 2018...

Documents

Transcript of Masterclass Procesmanagement - Moncherry · moncherry masterclass procesmanagement, 09 april 2018...