VERBORGEN KOSTEN UW GROOTSTE UITDAGING

BESPARINGVAN VERBORGEN PRINTKOSTEN AANTOONBARE BESPARINGEN MAKEN

De werkelijke kosten van print zijn vaak onduidelijk. Wanneer u weet waar u naar moet kijken, kunt u aantoonbare besparingen realiseren.Hier volgen een paar ideeën over hoe u slimmer kunt werken …

OP KANTOOR … Printkosten kunnen tot 3% van de omzet van een onderneming bedragen1.Wij denken dat ze een zwart gat in IT-budgetten zijn geworden …

1Gebaseerd op onderzoek door ALL Associates Group, EDAM Whitepaper, 2012

Zichtbare kosten zoals hardware, papier, verbruiksmaterialen en onderhoud vormen slechts 20% van de totale printgerelateerde kosten binnen de kantooromgeving2.Het zijn de verborgen kosten rondom print- en documentbeheer die de grootste invloed uitoefenen op budgetten.

2The True Cost Of Enterprise Printing, IDC Report, 2011

TER ILLUSTRATIE…… Tel bij elkaar op hoeveel van uw printkosten op kantoor wordt besteed aan deze activiteiten:

Afhandelen van helpdeskvragen, beheer en onderhoud van apparatuur, trainen van medewerkers, printservers, netwerkaansluitingen en printsoftware.

IT-ONDERSTEUNING EN INFRASTRUCTUUR

+

Niet-gecoördineerde inkoop met gefragmenteerde besluitvorming rondom inkoopprocessen. Beheer van meerdere apparaten en leveranciers, opslag van verbruiksmaterialen, aanvullen en controleren van voorraden.

INKOOP EN ADMINISTRATIE

+

De tijd die eindgebruikers werkelijk besteden aan het printen van documenten – instellen en aanpassen van apparaten, verhelpen van problemen en handmatig afwerken van documenten.

DOCUMENTPRODUCTIE EN ARBEIDSKOSTEN

+

Documentmanagement-processen, zoals archiveren, opslaan, indexeren, scannen, inbinden, opzoeken, opvragen en delen van documenten.

DOCUMENTBEHEER EN WORKFLOWS

=

Veel organisaties hebben moeite kosten toe te wijzen aan deze activiteiten. En bij organisaties die dat wel inzichtelijk hebben, is het totaal van deze kosten vaak veel hoger dan verwacht.

VERBORGEN KOSTEN

Wanneer u deze kosten al inzichtelijk heeft en over een team beschikt dat ervaring heeft met printmanagement, dan hebben wij de tools om u in staat te stellen deze kosten nog beter te bewaken.

WAT KUNT ERAAN DOEN?

Onze software helpt u met het beheren en verbeteren van beveiligde printtaken, routeren en volgen van printopdrachten en bewaking van de kosten binnen uw gehele organisatie.

Of het nu gaat om scannen of printen vanaf pc’s of mobiele apparaten, u kunt rekenen op een consistente printkwaliteit en gebruikersbeleving bij verschillende apparaten.

Ons aanbod van printapparatuur stelt u in staat uw printerpark te consolideren en te standaardiseren. En daarmee de betrouwbaarheid en effectiviteit te verbeteren, zelfs in bestaande IT-omgevingen.

SOFTWARE HARDWARE

Wanneer dit klinkt als ‘heel veel extra werk ’ of als uw team niet over de vaardigheden of ervaring beschikt, kunt u een Managed Print Service (MPS) overwegen. Hiermee kunt u het beheer van uw printactiviteiten uitbesteden aan een deskundig team.

OF ...

Tegenwoordig zijn de mogelijkheden zeer flexibel en kunt u kiezen voor een basisondersteuning of een keuze maken uit een compleet pakket aan diensten en consultancy. – Zelfs een op maat gemaakte oplossing kan worden geboden voor specifieke documentvereisten.

DE MPS-OPTIE

Beh

eer

do

or

klan

t

Beheer door Canon

Zelf beheren van hardware en software

Volledig uitbesteed MPSWaar bevindt u zich op de lijn?DE JUISTE MPS VOOR U

MPS REALISEERT KOSTENBESPARINGEN DOOR …

• het besparen op tijd en inspanningen bij contact met meerdere leveranciers;

• het optimaliseren van apparatuur en verlagen van kosten voor beheer en onderhoud van meerdere printsystemen;

• het verbeteren van de ROI dankzij gecentraliseerde inkoop van alle apparatuur en verbruiksmaterialen;

• het bewaken van het gebruik van de printvoorzieningen – basis voor continue verbetering;

• het reduceren van verspilling door het opstellen en doorvoeren van printbeleid in de hele organisatie.

Het is onze ervaring dat de beste benadering is gebaseerd op een bewezen methodiek die ook besparingen op de langere termijn blijft opleveren. Zoals …

MPS DIENT EEN TRAJECT VAN CONTINUE VERBETERING TE ZIJN …

MPS

DiscoverSignaleren van potentiële besparingen en verbeteringen binnen uw huidige printomgeving.

DesignVertalen van inzichten

in aanbevelingen en een business case.

ReviewPeriodieke analyse van prestaties en stimuleren van constante, langdurige besparingen en efficiëntieverbeteringen.

Transition & implementationBegeleiden van de introductie van onsite diensten – trainen van medewerkers in gebruik van de nieuwe apparatuur speelt de hoofdrol.

Support & manageBeheren van leverancierscontracten, apparatuur en verbruiksmaterialen. Pro-actief oppakken van incidenten en issues voordat deze een probleem worden. U kunt zich volledig concentreren op uw kernactiviteiten.

WAAR U ZICH OOK IN HET TRAJECT BEVINDT, WIJ KUNNEN HELPEN.

MAAR, ER IS MEER MOGELIJK …

DENK EENS AAN UW PRINT-PRODUCTIE.

HET UITBESTEDEN VAN PRINTWERK

KAN OOK EEN BELANGRIJKE KOSTENFACTOR ZIJN

Promotiemateriaal

Boekjes

Afleverbonnen

Rapporten

Brochures

Transactionele documenten

Gepersonaliseerd marketingmateriaal

Posters en bewegwijzering

Het is onze ervaring dat in-house printproductie tussen de 10% en 30% kan besparen ten opzichte van outsourcing.Als uw organisatie deze besparingen nog niet behaalt of als u overweegt om deze activiteiten in-house te gaan uitvoeren, wat zijn dan de belangrijkste aandachtspunten?

In-house printfaciliteiten kunnen een aanwinst zijn – maar alleen als medewerkers het optimaal gebruiken kan waarde worden toegevoegd en zijn kostenbesparingen te realiseren ten opzichte van outsourcing.

Als u meer opdrachten door uw interne printfaciliteit kunt laten uitvoeren, en kortere doorlooptijden weet te realiseren, kunt u kosten besparen en uw dienstverlening verbeteren.

EN EEN EFFICIËNTBEHEER VAN DE WORKFLOW IS ESSENTIEEL

Door in-house de juiste diensten aan te bieden, zult u meer gebruikers aantrekken, schaalvoordelen behalen en waarde toevoegen …PRINT ON-DEMAND Kleine oplagen en korte doorlooptijden zorgen voor snelle respons bij veranderende eisen.

VARIABLE DATA PRINT Communicatiematerialen eenvoudig afstemmen op doelgroep met aantrekkelijke, gepersonaliseerde content. WEB TO PRINT Stroomlijnen van diensten met online offertes, bestelmogelijkheid en volgen van de opdrachtstatus.

Bij het helpen van uiteenlopende organisaties om kostenbesparingen te realiseren, de efficiency te verhogen en aantoonbare concurrentievoordelen te behalen, hebben wij o.a. het volgende gedaan … • Introduceren van nieuwe diensten om nieuwe

gebruikers aan te trekken

• Automatisering van productieworkflows en optimalisatie van processen

• Verbeteren van kostenbeheer en nauwkeurige facturatie

HOE KUNNEN WIJ U HELPEN?Als u op zoek bent naar een oplossing om deze verborgen kosten te verlagen, dan kunnen wij u helpen …

Van kantoordocumenten tot gespecialiseerde of hoogvolume printproductie.Wij beschikken over de ervaring en expertise om met toonaangevende technologie een groot verschil te maken in de manier waarop u met print werkt.

© Canon Nederland N.V. 2015

Als er onderwerpen zijn die uw aandacht hebben en die u graag wilt bespreken of als u een afspraak wilt maken, neem dan contact op met Canon via 073 681 55 17.