1

Velkommen til webinar om projekters mål

Find en kop kaffe/the og sæt dig godt tilrette

Vi starter 10.00

Besøg os i ventetiden på LinkedIN

Webinarer på mitiba.dk

Hvis du joiner gruppen på LinkedIN, får du løbende nyheder om projektledelse og notifikationer når vi holder nye webinarer om projektledelse – vi har to mere i efteråret, se evt.

2

Mål i projekter

IBA Erhvervsakademi Kolding

Søren Løvlund MandsbergChristian Pfeiffer Jensen

2014-10-29

3

Grundbegreber

Målbeskrivelsen

Målhierarki

Mål ifht. organisationen

Mål ifht. tid

Agenda

4

5

Postulat

Målformuleringen er projektets fundament:

… for planlægning

… for gennemførelsen

… for afslutning/evaluering

… modvirker at målene ”skrider” ukontrolleret undervejs

6

Grundbegreber

Kendetegn ved et projekt unikt tidsbestemt målrettet ressourcekrævende tværorganisatorisk

ProjekttrekantenTid

RessourcerLeverance

7

Behovsafklaring

Hvorfor er projektet startet?

Hvad er formålet med projektet?

Hvilke forventninger er der til projektets resultat? Af hvem?

Hvem repræsenterer formålet?

8

Grundbegreber i Målbeskrivelsen

Især:

Produktmål

Effektmål

Succeskriterier

9

EffektProduktInput

Ressourcer

Projekt

ProduktmålEffektmål

(måles ved projekt afslutning)

(måles typisk efter nogen tid i drift)

Formål

Mål

10

Formål

Hvorfor gennemføres projektet?

Når projektet er gennemført, hvad er det så for en overordnet virkning vi ønsker?

Spørgsmål: hvorfor…

Vi ønsker en bedre sundhedstilstand i befolkningen i Danmark – mere sundhed for pengene

11

Produktmål (leverancer)

Hvad er projektets produkt?

I hvilken kvalitet skal produktet leveres?

Spørgsmål: hvad…

Nye arbejdsgange

Nye ansættelsesvilkår

Nyt IT-system

12

Effektmål

Hvilke effekter skal projektet give - og vi kunne måle senere?

Spørgsmål: Hvordan gik det?

Administrationsomkostninger skal være nedbragt med 5% efter 1 år

Patienterne skal på en skala fra 1-10 melde min 8 i samlet tilfredshed efter

1 år

13

Succeskriterier

Hvilke mål afgør projektets succes – så interessenterne er tilfredse?

Hvordan måler vi disse udvalgte mål

• Mulighed for 10% flere operationer pr. uge (Succeskriterie ifht. produktmål)• Ventetid for brystkræftpatienter nedbragt med 15% indenfor 1 år efter projektafslutning (Succeskriterie ifht. effektmål)• Projektet må ikke medføre øget personaleafgang, mens det løber. Måles hvert kvartal. (Policy mål)

14

EffektProduktInput

Ressourcer

Projekt

ProduktmålEffektmål

SucceskriterierSMART

(SMART)(SMART)

Formål

(måles ved projekt afslutning)

(måles typisk efter nogen tid i drift)

Mål - Succeskriterier

15

SMART

Mål / succeskriterier skal være SMART’e:

Specifikke

Målbare

Accepterede

Realistiske

Tidsbestemte

16

Oversigt over måltyper

Måltype Mål Succeskriterier

Formål Det overordnede formål

•Effektivisere arbejdsgange og øge kundetilfredshed via nyt IT-system

Produktmål =Resultatmål

Hvad skal konkret leveres?•IT-system udviklet•Uddannelse af medarbejdere•…..

Hvad skal der til for at interessenterne accepterer løsningen?• Der bliver max fundet 5 kategori 1-fejl under sluttest• Alle brugere består eksamen•…..

Effektmål =Nyttemål

Hvilke fordele skal realiseres?• Hurtigere arbejdsgange med nyt system•Højere kundetilfredshed•…..

Hvad skal der til, for at interessenterne er tilfredse?• Reducere tidsforbrug med 30% efter 3 mdr.• Opnå kundetilfredshed på 4,5 efter 6 mdr.•…..

Hvorfor? n/a

17

EffektProduktInput

Ressourcer

Projekt

ProduktmålEffektmål

Succeskriterier

Effektivitet

Produktivitet

SMART

(SMART)

(SMART)(måles ved projekt afslutning)

(måles typisk efter nogen tid i drift)

Formål

Mål – Produktivitet og Effektivitet

18

Kobling til Organisation

Især:

Hvem er ansvarlig for hvad?

19

Projektorganisationen

20

EffektProduktInput

Ressourcer

Projekt

ProduktmålEffektmål

Formål

Mål - Ansvar

Projektlederens

ansvar

Styregruppensansvar

21

Kobling til Tid

Især:

Hvornår i projektforløbeter de forskellige dele af målbeskrivelsen relevante?

22

Mål ifht. tid

Ide Plan AfslutningGennemførelse

Drift

Formål defineret

Produktmål, effektmål og succeskriterier

defineret (”låst”)

Produktmålrealiseret Formål /

effektmålrealiseret

Post Project Review

23

Målhierarki

Især:

Hvad er den logiske sammenhæng mellem de forskellige mål?

Hvordan får man ”hul” på at lave Målbeskrivelsen?

24

Målhierarki eksempel: Elektronisk Patientjournal

25

Målhierarki eksempel: Elektronisk Patientjournal

26

xxx xx

Formål / Effektmål :

Produktmål:

27

Oversigt over måltyper

Måltype Mål Succeskriterier

Formål Det overordnede formål

•Effektivisere arbejdsgange og øge kundetilfredshed via nyt IT-system

Produktmål =Resultatmål

Hvad skal konkret leveres?•IT-system udviklet•Uddannelse af medarbejdere•…..

Hvad skal der til for at interessenterne accepterer løsningen?• Der bliver max fundet 5 kategori 1-fejl under sluttest• Alle brugere består eksamen•…..

Effektmål =Nyttemål

Hvilke fordele skal realiseres?• Hurtigere arbejdsgange med nyt system•Højere kundetilfredshed•…..

Hvad skal der til, for at interessenterne er tilfredse?• Reducere tidsforbrug med 30% efter 3 mdr.• Opnå kundetilfredshed på 4,5 efter 6 mdr.•…..

Hvorfor? n/a

31

Så vidt så godt ….

32

Check-up på det indledende Postulat:

Målformuleringen er projektets fundament:

… for planlægning

… for gennemførelsen

… for afslutning/evaluering

… modvirker at målene ”skrider” ukontrolleret undervejs

33

… og et par andre gevinster:

Målformuleringen

er en del af ledelsens beslutningsgrundlag for at godkende projektet

afstemmer forventninger i Projektgruppen, med Styregruppen og med Interessenter

giver retning og fokus

giver fællesskab og teambuilding i projektgruppen

hjælper til motivation og engagement i projektgruppen

er en hjørnesten i projektets Storytelling

34

?Næste gratis webinar 19/11 kl. 10: Belbin – Persongalleriet i et team

35

Næste gratis webinar 19/11 kl. 10: Belbin – Persongalleriet i et team

Tak for nu !