Maatwerk met standaardcomponenten - Gerrit Vooijs, Hans Janssen, Wouter de Bruin - HO-link 2015

Universiteit Leiden. Bij ons leer je de wereld kennen.

Gerrit Vooijs (Universiteit Leiden)

Hans Janssen (Expertisecentrum)

Wouter de Bruin (CY2)

‘Maatwerk’ met

standaardcomponenten

HO-link 2015

18 juni 2015

Inhoud

• Even voorstellen

• Situatieschets, meer grip op • de wensen van studenten

• op nieuwe en veranderende processen en basis werkzaamheden

• op integratie van systemen / processen / gegevensverzamelingen

• Theorie • Representatieve versus Generatieve Digitalisering

• ‘Frameworks’ en ‘Tools’ in Campus Solutions • Campus HO

• Frameworks en tools

• Praktische toepassingen • T1: Studiekeuzecheck

• T2: Aanmelding voor buitenlandse studenten, buiten Studielink

• T3: Decentrale Selectie

• T4: Bindend Studie Advies (BSA) en Studieadviseurs

• Conclusie / samenvatting

HO-link 2015 - Maatwerk met Standaardcomponenten 2

Even voorstellen

• Gerrit Vooijs • Universiteit Leiden

• Hoofd Functioneel Beheer

• Wouter de Bruin • CY2 IT services

• Consultant Campus Solutions

• Hans Janssen • Expertisecentrum SaNS

• Productmanager CampusHO

• Samenwerking TiU/HvA/UvA/Leiden: SaNS.

• SIS op basis van PeopleSoft Campus Solutions.

• Gezamenlijk beheer en doorontwikkeling.


Grip op de wensen van studenten


Meer grip op de processen

• Studiekeuzecheck • Grote aantallen aanmelders / nieuw type gebruikers

• Communicatie

• Invulling verschilt per faculteit

• Logistiek rond keuze-activiteiten.

• Decentrale selectie • Vastleggen toetsresultaten.

• Berekenen totaal-uitslag.

• Selfservice voor studenten: Upload documenten / inzien status

• BSA • Complexe berekeningen studievoortgang

• Wel / niet BSA tweede jaar

• Ingewikkelde communicatie.

• Afschaffen loting, Nieuwe architectuur SL, LDE, etc.


Meer grip op de processen

• Studiekeuzecheck • Grote aantallen aanmelders / nieuw type gebruikers

• Communicatie

• Invulling verschilt per faculteit

• Logistiek rond keuze-activiteiten.

• Decentrale selectie • Vastleggen toetsresultaten.

• Berekenen totaal-uitslag.

• Selfservice voor studenten: Upload documenten / inzien status

• BSA • Complexe berekeningen studievoortgang

• Wel / niet BSA tweede jaar

• Ingewikkelde communicatie.

• Afschaffen loting, Nieuwe architectuur SL, LDE, etc.

=> SIS, ondersteunt dit niet, maar toch wel, en op maat


Meer grip op de basis werkzaamheden

• Overzicht van openstaande aanmeldingsverzoeken

• Gemakkelijk nagaan waarom berichten in ‘suspense’ komen

• Minder vaak klikken naar verschillende componenten

• Pagina’s met alleen de noodzakelijke informatie

• Pagina’s met alle relevante detailinformatie

• Zaakgericht werken

• Gedigitaliseerde documenten vastleggen en raadplegen

• Minder zoeken tussen alle vakken naar het eigen vak


Meer grip op integratie

• Systemen / Processen / Gegevens

• Casus: Uitfaseren applicatie voor Toelaten. • Studielink

• Pro: biedt al vrijwel alle functionaliteit.

• Contra: Niet flexibel genoeg aan te passen.

• Externe front-end applicatie, met CS webservices en back-end • Pro: Mooie look & feel, Flexibel aan te passen.

• Contra: Duur in ontwikkeling en complex beheer.

• Aanmeldschermen in Campus HO met ‘Fluid’-functionaliteit • Pro: Flexibel aan te passen functionaliteit (o.a. webservices), Geen aparte

beheercomponenten, Mooie look & feel

• Contra: Uitzoeken / Inrichten


Representatieve versus Generatieve digitalisering

• Representatieve digitalisering: slimme machines • Bestaande processen automatiseren.

• Handwerk 1: 1 vervangen door applicatie.

• Vergt standaardisatie en organisatie-aanpassing.

• Star in gebruik.

• Generatieve digitalisering: slimme collectieven • Inzet van een ‘open’ tool.

• Diensten en producten ontstaan vanzelf obv componenten.

• Schaalbaar, adaptief, flexibel in te zetten

• Collectief innovatieproces.

(Inauguratierede Peter van Baalen,

13 februari 2015, UvA)


Representatieve versus Generatieve digitalisering

• Representatieve digitalisering: slimme machines • Bestaande processen automatiseren.

• Handwerk 1: 1 vervangen door applicatie.

• Vergt standaardisatie en organisatie-aanpassing.

• Star in gebruik.

• Generatieve digitalisering: slimme collectieven • Inzet van een ‘open’ tool.

• Diensten en producten ontstaan vanzelf obv componenten.

• Schaalbaar, adaptief, flexibel in te zetten

• Collectief innovatieproces.

• We gebruiken representatieve oplossingen: • Modules en componenten als het Diplomeringsproces; BRON-HO etc..

• Maar ook heel veel generatieve: • SaNS samenwerking, Frameworks (platforms) als Workcenters; Notifications;

PopSelect etc..

(Inauguratierede Peter van Baalen,

13 februari 2015, UvA)


Inhoud

Even voorstellen

Theorie

Situatieschets

• ‘Frameworks’ en ‘Tools’ in Campus Solutions • CampusHO.

• Frameworks en tools.

• Praktische toepassingen • T1: Studiekeuzecheck.

• T2: Aanmelding voor buitenlandse studenten, buiten Studielink.

• T3: Decentrale Selectie.

• T4: Bindend Studie Advies (BSA).

• Conclusie / samenvatting


Standaard functionaliteit CampusHO


Modules CampusHO

StudentInschrijven

voor vakken

Onderwijs

& Toetsen

Diploma

aanvragen

Docent

SLB Vakstructuur

vastleggen

Vak

beschrijven

Onderwijs

verzorgen

Resultaten

vastleggen

Orga-

nisatieOpleidings-

structuur

vastleggen

Studiegids

maken

Voortgang

bewaken

Diploma

uitreiken

Rooster

vastleggen

Voortgang

bewaken

SR SR

SR

SR SRPE

SS

SRAM

SSAM

Program Enrollment

Studenten

begeleiden

CC

PE

Student

Aanmelden

Toelating

Orga-

nisatieOpleidingen

& structuur

vastleggen

PE

Studielink BRON HO

Aanmelden

Student Records

(Studentenrecords)SR

Campus Self Service

(Selfservice Campus)SS

Campus Community

(Campusgemeenschap)CC

Toelaten/

Inschrijven

Recruiting and Admissions

(Werving en Toelating)RA

Student Financials

(Student Financials)SF

Uitschrijven

Bekostigings

gegevens

Betalen

RA

Digitaal

machtigen

SR

Collegegeld

berekenen

SF

Studie

plannen

PE

Activity ManagementAM

Inschri

jfV

olg

Frameworks in Campus Solution

• PopSelect: studenten selecteren met een query.

• ComGen: brieven sturen aan groepen studenten.

• Checklists: vastleggen van eisen en ‘afvinken’ in bulkprocessen.

• Webservices: gegevens en functionaliteit beschikbaar maken: • QAS: maakt alle gegevens in het SIS beschikbaar middels een webservice

• AAWS en EWS: aanmelden voor opleiding of vak middels een webservice

• Workcenters, dashboards en homepages; pagelets.

• Related Content: detailgegevens beschikbaar maken.

• Notification Framework: berichten op basis van een trigger.

• Activity Guides: handelingen in een volgorde zetten.

• Program Enrollment en Activity Management.

• Rules Engine: bedrijfsregels vastleggen en onderhouden.

• Service Requests: Aanvragen van diensten/faciliteiten.


Praktische toepassing = frameworks combineren

1. Studiekeuzecheck bij HvA

2. Aanmelding voor buitenlandse studenten, buiten Studielink.

3. Decentrale Selectie.

4. Bindend Studie Advies (BSA) en studieadviseurs.


T1: SKC voorbeeld HvA: startpagina


T1: SKC voorbeeld HvA: Instructie


T1: SKC voorbeeld HvA: Vragenlijst


T1: SKC voorbeeld HvA: Activiteit kiezen


T1: SKC voorbeeld HvA: Workcenter


T2: Aanmelding buitenlandse studenten

• Vervanging van huidige pakket oIEM


T2: Login scherm standaard Campus Solutions


T2: Login scherm voor aanmeldapplicatie


T2: Login scherm CampusHO met ‘Fluid’


T2: Aanmeldscherm persoonsgegevens


T2: Aanmeldscherm vooropleiding


T2: Procesondersteuning / workflow


T2: Beheerder kan zelf velden toevoegen


T2: Werklijsten en overzicht ‘werkvoorraad’


T2: Verschillende vormen qua presentatie


T3: Decentrale selectie


T3: Student perspectief


T4: BSA Leiden

“Van representatieve digitalisering, naar Generatieve

digitalisering.”

Historie:

1e opzet is zes jaar geleden gerealiseerd in SaNS verband

=> veel handelingen

=> laag frequent

=> hoog complex

Nu:

Eenvoudig proces, volledig configureerbaar en veel kennis

‘in huis’.


T4: BSA Leiden


T4: Studieadviseurs


Conclusie: Grip?

• Veel basisfunctionaliteit in het SIS is fijn …

… maar afhankelijkheid remt ook snelle ontwikkelingen

• Een grote internationale SIS-leverancier geeft houvast …

… maar niet altijd aandacht voor NL-eigenaardigheden

• Snel zelf nieuwe processen kunnen ondersteunen is wenselijk

• Oracle levert daarvoor de tools

• Op maat gemaakte werkplekken/procesondersteuning

• Beheerders en eindgebruikers kunnen veel zelf

• Best of both worlds met Campus HO: • Zowel representatieve als generatieve functionaliteit

• ‘Ecosysteem’ rond het pakket: leverancier, beheer, consultancy, samenwerking


Conclusie: Grip!

• Veel basisfunctionaliteit in het SIS is fijn …

… maar afhankelijkheid remt ook snelle ontwikkelingen

• Een grote internationale SIS-leverancier geeft houvast …

… maar niet altijd aandacht voor NL-eigenaardigheden

• Snel zelf nieuwe processen kunnen ondersteunen is wenselijk

• Oracle levert daarvoor de tools

• Op maat gemaakte werkplekken/procesondersteuning

• Beheerders en eindgebruikers kunnen veel zelf

• Best of both worlds met Campus HO: • Zowel representatieve als generatieve functionaliteit

• ‘Ecosysteem’ rond het pakket: leverancier, beheer, consultancy, samenwerking


Vragen?

•Vragen?


Maatwerk met standaardcomponenten - Gerrit Vooijs, Hans Janssen, Wouter de Bruin - HO-link 2015

Education

Transcript of Maatwerk met standaardcomponenten - Gerrit Vooijs, Hans Janssen, Wouter de Bruin - HO-link 2015